RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT MSH NIAGA TELECOM INDONESIA DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK

Transkripsi

1 RANCANGAN SISTE INFORASI PENGADAAN BARANG PADA PT SH NIAGA TELECO INDONESIA DENGAN ETODOLOGI BERORIENTASI OBYEK uhammad Naufal Assegaf Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 2260 Telp. (02) ext.303, Fax naufal.assegaf@gmail.com ABSTRAK Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat diera globalisasi seperti sekarang ini, ketergantungan dunia bisnis dan industri terhadap sistem informasi berbasis komputerisasi kian hari semakin tinggi. Untuk meningkatkan kualitas serta mengurangi waktu perlu adanya dukungan sistem informasi yang handal karena informasi dan komputerisasi diera globalisasi sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. PT SH NIAGA TELECO INDONESIA adalah sebuah perusahaan yang salah satu usahanya adalah usaha pengadaan barang alat telekomunikasi. Didalam perusahaan / instansi membutuhkan sistem informasi pengadaan barang agar dapat dilakukan secara komputerisasi dan tidak dilakukan secara manual. Pengadaan barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan untuk mengadakan sesuatu yang asalnya tidak ada menjadi ada menurut peraturan yang berlaku dalam memenuhi kebutuhan barang. Kebutuhan akan barang menjadi hal yang sangat penting dalam menunjang proses kerja didalam suatu perusahaan, ketidak tersedianya barang dapat menghambat kinerja. Pada proyek ini dibuat penggunaan metodologi Analisis dan Design Sistem Berorientasi Obyek untuk tahap Analisis dan perancangan sistem, dengan alat bantu lain berupa Diagram E-R dan Normalisasi. Kata Kunci : Sistem informasi pengadaan barang, etodologi berorientasi obyek. PENDAHULUAN.. Latar Belakang Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat diera globalisasi seperti sekarang ini, ketergantungan dunia bisnis dan industri terhadap sistem informasi berbasis komputerisasi kian hari semakin tinggi. Untuk meningkatkan kualitas serta mengurangi waktu perlu adanya dukungan sistem informasi yang handal karena informasi dan komputerisasi diera globalisasi sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Didalam perusahaan / instansi membutuhkan sistem informasi pengadaan barang agar dapat dilakukan secara komputerisasi dan tidak dilakukan dengan menggunakan icrosoft Office. Pengadaan barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan untuk mengadakan sesuatu yang asalnya tidak ada menjadi ada menurut peraturan yang berlaku dalam memenuhi kebutuhan barang. Kebutuhan akan barang menjadi hal yang sangat penting dalam menunjang proses kerja didalam suatu perusahaan / instansi, ketidak tersedianya barang dapat menghambat kinerja. Pengawasan terhadap permintaan barang pada PT. SH NIAGA TELECO INDONESIA masih kurang maksimal, dikarenakan banyaknya berkas berkas permintaan pengadaan barang yang masih tersimpan dalam File dan terkadang ada yang robek dan hilang. ~ ~

2 Adapun alasan alasan diperlukannya sistem komputerisasi Pengadaan barang pada PT. SH NIAGA TELECO INDONESIA adalah sebagai berikut : a. Kebutuhan pihak manajemen terhadap laporan Pengadaan barang yang cepat, tepat dan akurat. b. Direktur dapat mengetahui berapa alokasi dana yang digunakan untuk pengadaan barang..2. asalah Dari pengalaman Riset yang dilakukan penulis selama menganalisa sistem yang berjalan pada PT. SH NIAGA TELECOINDONESIA, masalah yang dihadapi pada yaitu masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi seperti hal-hal sebagai berikut : a. Kegiatan pekerjaan divisi pengadaan barang tidak terorganisir dengan baik b. Input data dan pembuatan laporan pengadaan barang lambat c. Sulit mencari dokumen dalam bentuk kertas yang tersimpan pada tempat penyimpanan dokumen d. Sisa tempat penyimpanan kertas dokumen makin sedikit e. Sering terjadi kesalahan penomoran dokumen f. Divisi lain merasakan pelaksanaan layanan dari divisi pengadaan barang lambat g. Direktur agak sulit mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan akurat dapat diproses lebih cepat, tepat dan akurat. b. emberikan sistem usulan komputerisasi kepada Divisi Pengadaan Barang sehingga diharapkan dapat meringankan pekerjaan. c. Dapat mempercepat proses pencarian data, meminimalisir kesalahan dan kehilangan data, serta mempercepat proses pembuatan laporan. Tujuan yang ingin dicapai rancangan didalam perkuliahan adalah sebagai berikut: Sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Program Strata- Universitas Budi Luhur Jakarta..4. Ruang Lingkup/Batasan asalah. Sesuai dengan judul makalah ini, penulis memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan maka pada perancangan sistem ini, batasan masalah hanya akan membahas proses Pengadaan Barang mulai dari Proposal permintaan barang yang dilakukan oleh kepada Direktur sampai pembuatan laporan..5.kerangka Pemikiran Kerangka berfikir berikut merupakan serangkaian bagan-bagan yang menggambarkan alur dari proses Pengadaan barang pada PT. SH NIAGA TELECO INDONESIA. Berikut adalah gambar kerangka berfikir ini.3. Tujuan Penulisan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini adalah membuat rancangan sistem komputer Pengadaan Barang untuk pengolahan data di PT. SH NIAGA TELECO INDONESIA, dimana nantinya mekanisme kerja dapat berjalan lebih efisien dan efektif. Tujuan yang ingin dicapai rancangan didalam instansitersebut adalah sebagai berikut: a. Informasi laporan Pengadaan Barang yang dihasilkan dari sistem yang baru

3 Start Pengumpulan Data Studi Pustaka Identifikasi asalah Analisa Kebutuhan Perancangan Design Tes Sistem Dokumentasi / Laporan End.6. etode Penelitian Dalam penyusunan perencanaan sistem komputerisasi Pengadaan Barang ini, digunakan beberapa metode untuk memperoleh data yang dibutuhkan antara lain : a. Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada divisi yang terkait dalam sistem Pengadaan Barang. b. Pengamatan (Observasi) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan yang dilakukan oleh divisi-divisi yang terkait dalam sistem Pengadaan Barang. c. Penelitian Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mempelajari berbagai pustaka yang berhubungan dengan sistem informasi Pengadaan Barang terutama buku buku dan catatan catatan. d. Desain Sistem Tahap Analisa Sistem : ). Activity Diagram 2). Use Case Diagram. 3). Use Case Description 4). Entity Relationship Diagram Tahap Perancangan Sistem : ) Entity Relationship Diagram 2) Logical Record Structure 3) Normalisasi 4) Relasi 5) Spesifikasi basis data 2. LANDASAN TEORI 2.. Pengertian Pengadaan Barang a. Pengertian Pengadaan Barang Pengadaan Barang adalah proses pembelian berbagai jenis barang yang dibutuhkan oleh suatu lembaga atau instansi yang sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang telah disetujui oleh Direktur untuk tujuan memenuhi kebutuhan unit-unit kerja dilingkungan lembaga atau instansi. b. Tujuan : ) enjamin diperolehnya kualitas barang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja. 2) enjamin diperolehnya harga pembelian barang termurah untuk membantu tercapainya efisiensi biaya operasional. 3) eningkatkan kinerja setiap divisi yang meliputi ketetapan waktu dalam memproses pengadaan barang dengan perkiraan jumlah barang yang sesuai. 4) Sebagai alat bantu bagi pihak manajemen dalam mengawasi pelaksanaan dalam pengadaan barang.

4 9. Pengertian Fishbone (Diagram Ishikawa) Diagram fishbone dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar tahun 960-an. Diagram Ishikawa merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Diagram ini akan menunjukan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Contoh dari diagram Ishikawa : 3.2. Analisa asalah Process Procedure Pencatatan pengadaan Tidak adanya sistem dicatat kedalam buku pengadaan barang Laporan pengadaan barang dibuat Spesifikasi komputer dengan melihat arsip dokumen kurang memadai Penyajian Laporan Pengadaaan Barang kepada Direktur yang tidak Job desc yang kurang akurat dan membutuhkan sesuai waktu yang lama Sering terjadi kesalahan input data dan penomoran Tidak adanya pelatihan People Gambar 3: Fishbone Analisa asalah 3.3. Analisa Proses a. Permintaan Barang Divisi Direktur Gambar : Diagram Ishikawa 3. ANALISA SISTE 3.. Tentang Organisasi PT. SH NIAGA TELECO INDONESIA bergerak di bidang telekomunikasi meliputi jasa teknologi informasi, komunikasi, multimedia, telekomunikasi, navigasi, kontrol dan intrumentasi, remote sensing (pengindera jarak jauh). Kirim FPB (Form Permintaan Barang) [Tidak Sesuai] Terima FPB Cek FPB Terima FPB [Sesuai] Tanda Tangani FPB Gambar 4: Proses Permintaan Barang b. Permintaan Surat Penawaran Harga Direktur Divisi Penjualan Divisi Pengadaan Barang Divisi IT Support Divisi Keuangan dan Umum eminta kirimkan SPH by phone Buat SPH Gambar 2: Struktur Organisasi PT SH NIAGA TELECO INDONESIA Terima SPH Kirim SPH Gambar 5: Proses Permintaan Surat Penawaran Harga

5 c. Pembuatan Purchase Order 4. RANCANGAN SISTE 4.. Entity Relationship Diagram (ER-D) Kd_Divisi Nama_Divisi Divisi Buat PO kirim Kd_Divisi Kirim PO Terima PO Tgl_FPB FPB Ajukan dapat IKdbrg Jml_Ajukan Deskripsi Gambar 6: Pembuatan Purchase Order pilih SPH ISI N N Barang N d. Pembuatan Tanda Terima Barang Divisi Keuangan Nospl NamaSpl Alamat_Spl TlpSpl FaxSpl Nospl Tgl_SPH No_PO untuk Kdbrg HrgSPH Qty Keterangan Kdbrg Nama_Brg Satuan HrgBrg Kirim barang dan dokumen Periksa barang dan dokumen Buat TTB (Tanda Terima Barang) No_PO Tgl_PO Tgl_Kirim untuk PO No_Retur Kdbrg Jml_Retur Keterangan Kembali Terima TTB Cetak No_TTB No_PO Serahkan invoice Terima invoice Gambar 7: Proses Pembuatan Tanda Terima Barang e. Pembuatan Retur Gambar 0: ERD 4.2. Rancangan Layar No_TTB Tgl_TTB Note TTB untuk Retur No_TTB No_Retur No_Retur Tgl_Retur Periksa Barang === Pengadaan Barang Pada PT.HS NIAGA TELECO === aster Transaksi Pengembalian Laporan Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB [Tidak Sesuai] Kirim Retur Terima Retur [Sesuai] Kirim Barang Terima Barang Gambar 8: Proses Pembuatan Retur f. Pembuatan Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang Direktur Gambar : Rancangan Layar enu Utama Buat Laporan Pengadaan Barang Terima Laporan Pengadaan Barang Gambar 9: Proses Pembuatan Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang

6 Form Permintaan Barang oleh Bagian Divisi Kode Divisi Nama Divisi Data Barang Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Jumlah Ajukan Descripsi No. [ 9999 ] Jumlah Harga [ x 50 x ] FOR PERINTAAN BARANG Tambah Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Nomor Transaksi No. FPB Tanggal FPB JumlahAjukan Total Dd/mm/yyyy Jumlah Harga Gambar 2: Rancangan Layar Permintaan Barang Form SPH Data FPB No. FPB Nama Divisi yg meminta Lihat barang yg diminta Data Barang Kode Barang Nama Barang Satuan Quantity Keterangan No. [ x 50 x ] Kode Nama Lihat SURAT PENAWARAN HARGA Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Nomor Transaksi No. SPH Tanggal SPH Quantity Jumlah Harga Total + PPN Dd/mm/yyyy Jumlah Harga Tambah Gambar 3: Rancangan Layar Penawaran Harga Tombol Simpan Batal Keluar Tombol Simpan Batal Keluar d. edia yang digunakan untuk penyimpanan data menjadi lebih sedikit, karena data informasi pengadaan barang tersimpan dalam hard disk komputer. e. Dengan sistem informasi pengadaan barang ini, kegiatan pencatatan nomor dokumen untuk keperluan pengadaan barang sudah otomatis dan tidak dilakukan secara manual lagi. f. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan pelayanan kepada masing-masing Divisi dengan terpenuhinya kebutuhan Divisi dengan cepat. g. Sistem komputerisasi dapat membantu Direktur dalam mengambil keputusan dengan menyajikan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu Saran 5. PENUTUP 5.. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti dibawah ini : a. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah kegiatan Pengadaan Barang. b. Dalam sistem komputerisasi dengan spesifikasi komputer yang memadai, dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan. c. Dengan sistem informasi pengadaan barang ini, divisi pengadaan barang lebih mudah membuat laporan pengadaan barang dikarenakan sudah tidak mencari satu persatu dokumen pengadaan pada arsip dokumen. Untuk melengkapi apa yang telah dilakukan, dapat diberikan saran sebagai berikut : a. elakukan pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras yang dilakukan oleh personil yang ahli untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. b. engadakan bimbingan dan pelatihan kepada karyawan mengenai penggunaan c. sistem yang baru. d. elakukan backup secara berkala terhadap data-data penting untuk mengantisipasi e. hal-hal yang dapat merugikan instansi. f. eningkatkan ketelitian dalam memasukkan data untuk mengurangi kesalahan sehingga dapat dihasilkan keluaran yang diinginkan.

7 DAFTAR PUSTAKA [] Jogiyanto, H. etodologi Penelitian Sistem Informasi.Yogyakarta :Penerbit Andi, [2] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta :Penerbit Andi, 2007 [3] Whitten, Jeffery, and Lonnie Bently. Systems Analysis and Design ethods 7 th Edition,New York : cgraw Hill, 2007 [4] Sugiarti, Yuni. Analisis Dan Perancangan UL (Unified odelinglanguage) Generated VB.6.Yogyakarta :Graha Ilmu, 203 [5] unawar, Pemodelan Visual dengan UL, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [6] Nugroho, Adi. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Obyek, Cetakan Pertama, Penerbit INFORATIKA, Bandung 2005 [7] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan dan Pembangunan SI, Yogyakarta, Andi Offset, 2002 [8] Uus Rusmawan, engolah Database dengan SQL dan Criystal report dalam Visual Basic 6.0, PT Alex edia Komputindo, Jakarta, 2005 [9] Tata Sutabri, Sistem Informasi anajemen, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005