Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

Transkripsi

1 RANCANGAN SISTE INFORASI ANAJEEN PENATAUSAHAAN KEUANGAN DAERAH TINGKAT SKPD PADA BADAN PENANGGULANGAN BENCANA DAERAH (BPBD) PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG NOVILAS AWATI Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel novilasmawati@yahoo.co.id Abstrak Financial administration of the region is an integral part of the financial management area covers activities which includes planning, implementation, administration, accountability reporting, and financial control area. For that BPBDs Bangka Belitung Islands through KDP on education are required to keep records of transactions revenues, expenditures, and assets. One effort that can be done is to increase and improve the financial administration of local information systems with an integrated computerized system in order to provide precise and accurate information as a basis for decision making. Kata kunci : Sistem Informasi Penatausahaan Keuangan Daerah, etodologi Berorientasi Objek, Unifield odelling Language (UL). Pendahuluan. Latar Belakang asalah Penatausahaan keuangan daerah merupakan bagian yang tak terpisahkan dari proses Pengelolaan Keuangan Daerah, baik menurut Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 maupun berdasarkan Permendagri Nomor 3 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. Ruang lingkup pengelolaan keuangan daerah mencakup keseluruhuhan kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggungjawaban, dan pengawasan keuangan daerah. Penatausahaan keuangan daerah sebagai bagian dari pengelolaan keuangan daerah, memegang peranan penting dalam proses keuangan daerah secara keseluruhan. Keuangan daerah merupakan semua hak dan kewajiban daerah dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan daerah yang dapat dinilai dengan uang termasuk didalamnya segala bentuk kekayaan yang berhubungan dengan hak dan kewajiban daerah. Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) juga merupakan bagian dari Satuan Perangkat Kerja Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung yang melaksanakan penatausahaan keuangan daerah yang masih memiliki kelemahan dalam prosedur penatausahaan keuangan yang dijalankan, Belum adanya sistem informasi penatausahaan keuangan daerah tingkat SKPD, terlebih dalam hal penanganan penjurnalan dan control anggaran, sehingga harus dikerjakan manual, mengakibatkan fungsi verifikasi tidak optimal sehingga laporan keuangan tidak dapat disajikan sewaktu-waktu dan rentan terjadi kesalahan. Komputerisasi manajemen pemerintahan bertujuan untuk meningkatkan efiensi kerja dan memudahkan pimpinan dalam mengontrol perkerjaan. Kontrol langsung dari atasan akan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan juga dapat meningkatkan etos kerja pegawai karena merasa diperhatikan oleh atasannya. Ditinjau dari permasalahan di atas, maka dengan adanya Sistem Informasi anajemen Penatausahaan Keuangan SKPD (SI PPK SKPD), diharapkan tersedianya Sistem Informasi Penatausahaan Keuangan tingkat SKPD, yang dapat dioperasikan oleh segenap aparatur di BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan SKPD lain, terkait dengan proses peñatausahaan keuangan tingkat SKPD ()..2 Tujuan Penelitian Adapun maksud dan tujuan penulisan sebagai berikut : untuk menangani proses penatausahaan keuangan tingkat SKPD agar berjalan efektif dan efisien. Disamping isu sistem

2 pencatatan diatas, isu penting lainnya dalam akuntansi pemerintahan adalah basis pencatatan yang digunakan (basis kas atau basis akrual). Dalam Standar Akuntansi Pemerintahan (PP No. 24/2005) basis pencatatan yang digunakan adalah cash towards accrual. Dengan basis pencatatan ini, untuk realisasi pendapatan, belanja, penerimaan dan pengeluaran pembiayaan dicatat berdasarkan basis kas, sedangkan untuk mencatat aset, kewajiban dan ekuitas dicatat berdasarkan basis akrual. Dalam pelaksanaan basis pencatatan ini dikembangkan teknik jurnal yang disebut jurnal korolari, dimana jurnal korolari ini tidak ditemukan dalam akuntansi komersial..3 Batasan Penelitian Untuk menghindari meluasnya pembahasan laporan ini dari ruang lingkup permasalahan dan tujuan yang akan dicapai, maka perlu diberikan batasan-batasan sebagai berikut : verifikasi SPJ (dalam hal kontrol anggaran), penginputan akun-akun yang terjadi dalam sebuah transaksi keuangan, pembuatan jurnal, buku besar pembantu, buku besar sampai dengan Neraca Saldo pada Satuan Kerja Perangkat Daerah Badan Penangulangan Bencana Daerah Provinsi Kepulauan Bangka Belitung..4 etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka 2. Sistem Informasi Penatausahaan Keuangan Daerah Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3). Sistem Informasi anajemen Penatausahaan Keuangan Daerah Tingkat SKPD (SI PPK SKPD) ini dirancang untuk menangani proses penatausahaan keuagan daerah tingkat SKPD agar berjalan transparan dan akuntabilitas. Sistem ini sangat diperlukan mengingat lemahnya data keuangan dalam proses penjurnalan yang rentan mengakibatkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UL enurut unawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi Unified odelling Language (UL) UL adalah sebuah bahasa pemodelan yang menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software. enurut unawar (25) menyatakan, bahwa UL adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Analisa Sistem Berorientasi Obyek Tools yang digunakan dalam analisa sistem berorientasi obyek dengan UL adalah sebagai berikut: a) Activity Diagram, teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen an, analisa mengenai dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem. c) Analisa Dokumen asukan, bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan. d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Diagram usecase menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut: ) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295) 2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record Structure), sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER

3 akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. 3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari link-link diantara tipe record. Record adalah sekumpulan atribut yang mempunyai hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link ini menunjukkan arah hubungan dari satu record ke record lainnya berdasarkan tingkat cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity. 4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel. 5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani (2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya basis data merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. enurut Aji Supriyanto (2005:90) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. 6) Rancangan Dokumen an, berisi gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang. 7) Rancangan Dokumen asukan, berisi gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang. 8) Rancangan Layar Program, berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 9) Sequence Diagram, suatu diagram UL yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702) 0) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UL digambarkan dengan kotak. 3. etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: 3. Pengumpulan Data a. Wawancara erupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis dengan responden bertujuan untuk mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini. b. Observasi Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan. c. Studi Pustaka etode pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan. d. Studi Literatur Pengumpulan bahan tertulis yang ada kaitannya dengan masalah yang dihadapi. 3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah: a) enganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada. b) enspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. Tools yang digunakan antara lain, yaitu: ) Activity diagram sistem berjalan 2) Use case diagram sistem usulan 3) Deskripsi Use Case 4) Dokumen keluaran 5) Dokumen masukan 3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek Tahap Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah: a) Entity Ralationship Diagram (ERD) b) Logical Record Structure (LRS) c) Table d) Spesifikasi Basis Data e) Rancangan masukan f) Rancangan keluaran g) Rancangan Dialog Layar h) Sequence Diagram i) Class Diagram 4. Hasil dan Pembahasan 4. Proses Bisnis Proses bisnis yang ada pada BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung adalah sebagai berikut:

4 a. Pendataan Anggaran melakukan pendataan anggaran berdasarkan nomor bukti yang diperoleh dari kwitansi dan SP2D. Anggaran diperoleh dari Daftar Pelaksana Anggaran (DPA) DPPKAD yang berisi kegiatan, kode rekening, nama rekening dan pagu b. Pembuatan Jurnal Berdasarkan pendataan anggaran tersebut maka melakukan pencatatan ke dalam jurnal yang akan diserahkan kepada. c. Pembuatan Buku Besar Pembantu Dari setiap transaksi harian per kode rekening, akan membuatkan buku besar pembantu yang akan diserahkan kepada. Buku Besar Pembantu berisi rincian transaksi harian per kode rekening. d. Pembuatan Buku Besar Selanjutnya akan membuatkan Buku Besar yang akan diserhkan kepada. Akun dalam buku besar terdiri dari akun-akun dalam Neraca dan LRA. e. Pembuatan Neraca Saldo akan membuatkan rekap dari buku besar berupa Neraca Saldo yang akan diserahkan kepada Kepala Pelaksanan BPBD. 4.2 Activity Diagram Dari setiap transaksi harian Buat Buku Besar Pembantu Serahkan Buku Besar Pembantu Gambar 3. Activity Diagram Pembuatan Buku Besar Pembantu Dari akun-akun Neraca dan LRA Buat Buku Besar Serahkan Buku Besar Terima Buku Besar Pembantu Terima Buku Besar Gambar 4. Activity Diagram Pembuatan Buku Besar DPPKAD kan DPA yang telah disetujui Terima edaran DPA Berdasarkan Buku Besar yang direkap Lakukan pendataan anggaran sesuai DPA Buat Neraca Saldo Serahkan Neraca Saldo yang telah disetuju Terima neraca saldo Gambar. Activity Diagram Pendataan Anggaran Gambar 5. Activity Diagram Pembuatan Neraca Saldo Buat Jurnal sesuai dengan pendataan anggaran 4.3 Sistem Usulan a. Use Case Diagram Serahkan Jurnal Terima jurnal yang telah disetujui Gambar 2. Activity Diagram Pembuatan Jurnal

5 Entry Rekening DPPKAD REKENING Pagu CATAT ISI P TglBBP BlnBBP ThnBBP Dbet Krdit POSTING PEBANTU NOBBP PUNYA P TglBB BlnBB ThnBB SUSUN NOBB Entry N ANGGARAN BUAT JURNAL NERACA SALDO Gambar 6. Use Case Diagram Package aster TglBukti Tahun TglJurnal AJU TglNS BlnNS ThnNS NS Entry Anggaran Nama Jurnal Gambar 0. Transformasi ERD ke LRS Buku Besar Pembantu Buku Besar KEPALA PELAKSANA BPBD Rekening koderek koderek Buku Besar Pembantu P TglBBP BlnBBP ThnBBP Dbet Krdit Buku Besar TGlBB BlnBB ThnBB Neraca Saldo Gambar 7. Use Case Diagram Package Transaksi Isi Pagu Neraca Saldo TglNS BlnNS ThnNS NS NoBulti Laporan Jurnal Anggaran Jurnal Laporan Buku Besar Pembantu TglBukti NoBulti TglJurnal Nama KEPALA PELAKSANA BPBD Loparan Buku Besar Gambar. Logical Record Structre (LRS) Laporan Neraca Saldo c. Class Diagram Gambar 8. Use Case Diagram Package Laporan b. Rancangan Basis Data REKENING CATAT Pagu N ISI P TglBBP BlnBBP ThnBBP Dbet Krdit PEBANTU PUNYA P POSTING NOBBP TglBB BlnBB ThnBB SUSUN NOBB ANGGARAN BUAT JURNAL NERACA SALDO TglBukti Tahun TglJurnal AJU TglNS BlnNS ThnNS NS Gambar 2. Entity Class Diagram Nama Gambar 9. Entity Relationship Diagram (ERD)

6 d. Tampilan Layar Di bawah ini tampilan layar Sistem Informasi Akademik : ENTRY DATA REKENING Data Rekening Kode Rekenig ENTRY DATA REKENING CETAK JURNAL Nomor Jurnal Tanggal Jurnal Data Anggaran Nomor Bukti Tanggal Bukti <<Sysdate>> <<>> <<>> <<>> CETAK JURNAL cari Data Rekening Data Nama <<>> <<>> <<>> <<>> <<>> <<>> cari cari No Jurnal Tanggal Jurnal No Bukti Batal Gambar 6. Rancangan Layar Jurnal Ubah Hapus Batal CETAK PEBANTU CETAK PEBANTU Gambar 3. Rancangan Layar Entry Data Rekening ENTRY DATA <<>> ENTRY DATA Periode Awal Data Periode Akhir Nama Lihat Batal Nama Gambar 7. Rancangan Layar Buku Besar Pembantu CETAK Ubah Hapus Batal CETAK Gambar 4. Rancangan Layar Entry Data Periode Awal ENTRY DATA ANGGARAN ENTRY ANGGARAN Periode Akhir Data Anggaran Nomor Anggaran Tanggal Lihat Total cari Pagu <<>> Tambah Gambar 8. Rancangan Layar Buku Besar CETAK NERACA SALDO CETAK NERACA SALDO <<>> Batal Tanggal Gambar 5. Rancangan layar Entry Anggaran Lihat Gambar 9. Rancangan layar Neraca Saldo

7 LAPORAN JURNAL Periode CETAK CETAK LAPORAN JURNAL Tanggal Awal Tanggal Akhir pilih pilih KELUAR d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh pada BPBD Provinsi Kepulauan Bangka Belitung agar dapat meningkatkan kinerja sistem. e. Perlu adanya audit sistem paling tidak setiap 5 tahun sekali pada sistem informasi ini agar dapat memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem ini sehingga kedepannya diharapkan sistem dapat lebih optimal dan mampu memenuhi kebutuhan user Gambar 20. Rancangan Layar Laporan Jurnal 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi pada rancangan Sistem Informasi Penatausahaan Keuangan Daerah Tingkat SKPD dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan dalam mengontrol penatausahaan keuangan daerah dan menghasilkan informasi yang akurat dan tepat. b. Sistem yang dibangun secara komputerisasi dan terintegrasi dapat menghasilkan kecepatan dalam proses administrasi, ketepatan dan keakuratan data, serta dapat meminimalisir kesalahan dalam pengolaan penatausahaan keuangan daerah. c. Perancangan Sistem Informasi Penatausahan Keuangan Daerah yang berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang lebih baik dan lebih mudah dipahami oleh user (pengguna) dalam hal struktur perancangannya dan implementasinya. Daftar Pustaka Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex edia Komputindo, 2009 unawar, Pemodelan Visual dengan UL Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005 Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 20 Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi Yogyakarta: CV. Andi Offset, 202 Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi Offset, 2008 Widjaya Iwan Kurniawan, anajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut : a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c. Secara rutin melakukan back-up data yang ada minimal satu tahun sekali untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data.