Sarini. Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel

Transkripsi

1 RACAG BAGU SISTEM IFORMASI PEGELOLAA DATA KEAIKA GAJI BERKALA BERBASIS APLIKASI DEKSTOP : STUDI KASUS BADA KEPEGAWAIA DAERAH KABUPATE BAGKA SELATA Sarini Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PAGKALPIAG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Sarini_8@yahoo.co.id Abstrak Regional Employment Board of South Bangka Regency has a vision of human resources to realize a clean, professional and prosperous. One work program BKD South Bangka is proposed to process periodic salary increases PS. Administrative processes and data processing periodic salary increases in South Bangka BKD are still many weaknesses, all administrative records archived only in paper sheets. To overcome the problems encountered in the above, it is necessary KGB data processing information systems are computerized and integrated so as to give satisfaction in the service of data processing periodic salary increases. Kata kunci : Sistem Informasi Pengelolaan Kenaikan, Metodologi Berorientasi Objek, Unifield Modelling Language (UML). Pendahuluan. Latar Belakang Masalah Kemajuan teknologi yang semakin pesat dan canggih telah membawa dampak yang sangat besar khususnya dibidang informasi dan merupakan jawaban tepat dalam mengolah data pegawai, oleh karena itu tidak mustahil teknologi informasi banyak digunakan diberbagai macam perusahaan swasta maupun pemerintah. Perkembangan teknologi informasi tersebut dapat dijadikan sebagai rujukan atau acuan dasar dalam pengambilan keputusan. Karena informasi merupakan katalisator yang sangat dibutuhkan dalam melakukan beberapa tindakan yang memerlukan respon terhadap sesuatu hal. Visi Badan Kepegawaian Daerah dalam masa kepemimpinan Kepala Daerah yang kedua sesuai dengan Rencana Strategis (Renstra) adalah Terwujudnya sumber daya manusia aparatur yang bersih, profesional dan sejahtera yang dijabarkan ke dalam misi sebagai berikut : a. Pengembangan manajemen PS berbasis kompetensi; b. Meningkatkan pembinaan dan pengelolaan SDM Aparatur; c. Meningkatkan pelayanan prima dibidang kepegawaian; dan d. Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Mengingat pentingnya peranan sistem pengolahan data kenaikan gaji berkala, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang maksimal bagi pegawai serta dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, yang berupa informasi sebagai dasar pengambian keputusan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi bertujuan untuk meningkatkan pelayanan dan memudahkan dalam penyajian data dan informasi yang diharapkan..2 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mempermudah pengolahan data pegawai dengan membuat, menerapkan dan mengaplikasikan dalam sebuah sistem informasi pada dengan obyek penelitian di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan dan Subyeknya adalah pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah kabupaten Bangka Selatan secara efektif dan efisien. Adapun manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Pendokumentasian data pegawai pada Pemerintahan Kabupaten Bangka Selatan supaya mudah dalam perawatan sistemnya,

2 b. Mempermudah penyajian informasi kepegawaian dalam proses KGB (Kenaikan ) agar terlaksana dengan baik dan dapat diakses dengan cepat dan mudah sehingga dapat memperlancar kinerja urusan Bagian Kepegawaian, c. Pembuatan laporan KGB (Kenaikan Gaji Berkala) yang cepat sebagai tembusan, d. Pegawai juga dapat menerima haknya pada waktu yang tepat dengan jumlah gaji yang benar dalam laporan slip gaji,.3 Batasan Penelitian Penelitian ini membahas pengolahan data kenaikan gaji berkala pada BKD Kabupaten Bangka Selatan, yaitu : a. Jenis sistem yang dibangun hanya dibatasi pada pengolahan data pegawai berupa data kenaikan gaji berkala oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan dengan output berupa Surat Keputusan ( SK ) Kenaikan Gaji Berkala ; b. Sistem Informasi digunakan untuk melakukan pengolahan data golongan ruang Pegawai egeri Sipil untuk selanjutnya digunakan untuk membuat laporan pemrosesan data..4 Metode Penelitian Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka 2. Sistem Informasi Pengolahan Data Kenaikan Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3). Kenaikan gaji berkalah adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada pegawai negeri sipil yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu setiap 2 (dua) tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyarat berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku; Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang pegawai negeri sipil yang diangkat dalam golongan I, II, III diberikan setelah mempunyai masa kerja 2 (dua) tahun sejak diangkat menjadi calon pegawai negeri sipil dan selanjutnya 2 (dua) tahun sekali, kecuali untuk pegawai negeri sipil yang pertama kali diangkat dalam golongan II/a diberikan kenaikan gaji berkala pertama kali setelah mempunyai masa kerja (satu) tahun dan selanjutnya setiap 2 (dua) tahun sekali. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UML Menurut Munawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi Unified Modelling Language (UML) UML adalah sebuah bahasa pemodelan yang menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software. Menurut Munawar (25) menyatakan, bahwa UML adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Analisa Sistem Berorientasi Obyek Tools yang digunakan dalam analisa sistem berorientasi obyek dengan UML adalah sebagai berikut: a) Activity Diagram, teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen Keluaran, analisa mengenai dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem. c) Analisa Dokumen Masukan, bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan. d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Diagram usecase menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut: ) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah model data yang menggunakan beberapa

3 notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295) 2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record Structure), sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. 3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari link-link diantara tipe record. Record adalah sekumpulan atribut yang mempunyai hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link ini menunjukkan arah hubungan dari satu record ke record lainnya berdasarkan tingkat cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity. 4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel. 5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani (2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya basis data merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. Menurut Aji Supriyanto (2005:90) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. 6) Rancangan Dokumen Keluaran, berisi gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang. 7) Rancangan Dokumen Masukan, berisi gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang. 8) Rancangan Layar Program, berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 9) Sequence Diagram, suatu diagram UML yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702) 0) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UML digambarkan dengan kotak. 3. Metode Penelitian Metode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: 3. Pengumpulan Data a. Wawancara Merupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis dengan responden bertujuan untuk mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini. b. Observasi Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan. c. Studi Pustaka Metode pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan. d. Studi Literatur Pengumpulan bahan tertulis yang ada kaitannya dengan masalah yang dihadapi. 3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah: a) Menganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada. b) Menspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. Tools yang digunakan antara lain, yaitu: ) Activity diagram sistem berjalan 2) Use case diagram sistem usulan 3) Deskripsi Use Case 4) Dokumen keluaran 5) Dokumen masukan 3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek Tahap Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah: a) Entity Ralationship Diagram (ERD) b) Logical Record Structure (LRS) c) Table d) Spesifikasi Basis Data e) Rancangan masukan f) Rancangan keluaran g) Rancangan Dialog Layar h) Sequence Diagram i) Class Diagram

4 4. Hasil dan Pembahasan 4. Proses Bisnis Proses bisnis yang ada pada BKD Kabupaten Bangka Selatan adalah sebagai berikut: a. Proses Penerimaan Berkas PS menyampaikan berkas usulan kenaikan gaji berkala kepada Badan Kepegawain Daerah ( BKD ) sesuai dengan persyaratan yang ditentukan. Pihak BKD (Analis Kepegawaian) menerima berkas usualan tersebut untuk diproses lebih lanjut. BKD Terima Berkas KGB Lengkap Buat Daftar Penilaian Kinerja PS Serahkan Daftar Penilain Kinerja PS PIMPIA Terima Daftar Penilaian Kinerja PS b. Proses Pembuatan Daftar Penilaian Berkas yang memenuhi syarat dan lengkap diterima sebagai bahan penyiapan/ pemrosesan kenaikan gaji berkala akan mendapatkan daftar penilaian yang diserahkan kepada Kepala Kepagawaian. Tandatangani Daftar Penilaian Kinerja PS Gambar 2. Activity Diagram Pembuatan Daftar Penilaian c. Proses Pembuatan SK KGB Berkas yang memenuhi persyaratan diketik kedalam konsep Kenaikan. Berkas yang sudah diketik untuk selanjutnya di cetak. Konsep SK Kenaikan di sampaikan kepada atasan untuk di koreksi. Jika sudah benar SK KGB di paraf atau di tanda tangan sesuai kewenangannya. Konsep SK KGB yang salah, diperbaiki sesuai hasil koreksi atasan. BKD Buat SK Kenaikan Gaji berkala Serahkan SK Kenaikan gaji berkala untuk dikoreksi PIMPIA Terima SK Kenaikan Koreksi SK Kenaikan d. Proses Pemberian SK GKB SK KGB yang telah disetujui oleh BKD diberikan SK tersebut kepada PS yang bersangkutan. Terima hasil koreksi SK Terima SK yang telah disetujui [ Salah ] [ Benar ] Konfirmasi hasil koreksi SK Tandatangani SK Serahkan SK yang telah disetujui 4.2 Activity Diagram Buat SK sesuai hasil koreksi PS BKD Kumpulkan berkas kenaikan gaji berkala Serahkan berkas kenaikan gaji berkala Terima berkas kenaikan gaji berkala Periksa kelengkapan berkas Gambar 3. Activity Diagram Pembuatan SK KGB [ Tidak Lengkap ] [ Lengkap ] BKD PS Terima pengembalian berkas kenaikan gaji berkala Kembalikan berkas kenaikan gaji berkala Terima Berkas Kenaikan Serahkan SK Kenaikan Terima SK Kenaikan Gambar. Activity Diagram Penerimaan Berkas Gambar 4. Activity Diagram Pemberian SK KGB

5 4.3 Sistem Usulan a. Use Case Diagram Entry Data Dinas b. Rancangan Basis Data SK KGB o_sk Tgl_SK Perihal Jenis_Kenaikan Gapok_baru HASIL o_sk Entry Data PS Analis Kepegawaian Entry Data Persyaratan Entry Data Penilai USUR M DAFTAR M ADA PUYA PEILAI PEILAIA PEILAIA an an Jenis_Penilaian _Penilai Ket_Penilai Pemkab ama_penilai _Penilai DAPAT Gol_Penilai Jabatan_Penilai an Instansi_Penilai M DIAS SERAH SP KGB LAMPIR PERSYARATA Entry Data Unsur Penilaian ama_dinas Almt_Dinas ama_kadin M Tgl_SP ISI Unit_Kerja ama_syarat Gambar 5. Use Case Diagram Package Master ama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Pendidikan Gol TMT PS Entry SP KGB Gambar 8. Entity Relationship Diagram (ERD) SK KGB o_sk Tgl_SK Perihal Jenis_Kenaikan Gapok_baru Analis Kepegawaian Cetak Daftar Penilaian Cetak SK KGB USUR M PEILAIA an Jenis_Penilaian ADA an HASIL o_sk DAFTAR M PUYA PEILAIA _Penilai Pemkab ama_penilai _Penilai DAPAT Gol_Penilai Jabatan_Penilai an Instansi_Penilai PEILAI Ket_Penilai M DIAS SERAH SP KGB LAMPIR PERSYARATA Gambar 6. Use Case Diagram Package Transaksi ama_dinas Almt_Dinas ama_kadin M Tgl_SP ISI Unit_Kerja ama_syarat Analis Kepegawaian Cetak Laporan KGB ama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Pendidikan Gol TMT PS Gambar 7. Use Case Diagram Package Laporan Gambar 9. Transformasi ERD ke LRS

6 SK KGB o_sk Tgl_SK Perihal Jenis_Kenaikan Gapok_baru FORM ETRY DATA DIAS ETRY DATA DIAS USUR PEILAIA an Jenis_Penilaian DIAS ama_dinas Almt_Dinas ama_kadin DAFTAR PUYA PEILAI ADA PEILAIA an _Penilai Ket_Penilai ama_penilai Pemkab _Penilai Gol_Penilai Jabatan_Penilai Instansi_Penilai SP KGB LAMPIR PERSYARATA ama_syarat Tgl_SP Data Dinas Kode Dinas ama Dinas Alamat Dinas ama Kepala Dinas Kode Dinas ama Dinas Alamat Dinas ama Kepala Dinas ISI Unit_Kerja PS ama Tmpt_lhir Tgl_Lhir Jekel Pendidikan Gol TMT Gambar 2. Rancangan Layar Entry Data Dinas Gambar 0. Logical Record Structre (LRS) FORM ETRY DATA PS ETRY DATA PS c. Class Diagram Data PS Pilih ama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Pendidikan Golongan Terhitung Masuk Tgl Gambar 3. Rancangan Layar Entry Data PS FORM ETRY DATA PERSYARATA ETRY DATA PERSYARATA Data Persyaratan Kode Syarat ama Syarat Gambar. Entity Class Diagram d. Tampilan Layar Di bawah ini tampilan layar Aplikasi Penggajian : Kode Syarat ama Syarat Gambar 4. Rancangan layar Entry Data Persyaratan

7 FORM ETRY DATA PEILAI ETRY DATA PEILAI Data Penilai Kode Penilai Keterangan Kode Penilai Keterangan FORM CETAK DAFTAR PEILAIA o. Daftar Penilaian CETAK DAFTAR PEILAIA Pemkab Data Permohonan KGB o. SP KGB ama PS Unit Kerja Kode Penilaian Jenis Penilaian Data Penilai Kode Peniai Keterangan Penilai ama Penilai Golongan Jabatan Instansi Tambah Tambah Kode Jenis Kode Penilai ama Instansi Cetak Batal Keluar Gambar 5. Rancangan Layar Entry Data Penilai FORM ETRY DATA USUR PEILAIA ETRY DATA USUR PEILAIA Gambar 8. Rancangan layar Cetak Daftar Penilaian CETAK SK KGB Data Unsur Penilaian Kode Penilaian Data SK KGB CETAK SK KGB Jenis Penilaian omor SK o. SP KGB Tanggal SK Perihal ama Kode Penilaian Jenis Penilaian Jenis Kenaikan ominal o. Dafpen Tgl Lahir Golongan Unit Kerja Cetak Batal Keluar Gambar 6. Rancangan Layar Entry Data Unsur Penilaian FORM ETRY SP KGB ETRY SP KGB Gambar 9. Rancangan Layar Cetak SK KGB o. Surat Permohonan Data Dinas Kode Dinas ama Dinas Data Persyaratan Kode Syarat ama Syarat Tanggal SP Data PS ama Golongan TMT Unit Kerja FORM CETAK LAPORA KGB Data Laporan CETAK LAPORA KGB Tambah Awal Kode Syarat ama Syarat Akhir Simpan Batal Keluar CETAK KELUAR Gambar 7. Rancangan Layar Entry SP KGB Gambar 20. Rancangan Layar Cetak Slip Gaji

8 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi pada rancangan Sistem Informasi Kenaikan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan Kepala Dinas dalam mengontrol pekerjaan sehingga dapat meningkatkan etos kerja pegawai. b. Sistem yang dibangun dapat menghasilkan kecepatan, ketepatan dan keakuratan proses database perencanaan serta meminimalisir kesalahan. c. Perancangan sistem informasi yang berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangannya. Daftar Pustaka Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex Media Komputindo, 2009 Munawar, Pemodelan Visual dengan UML Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005 Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 20 Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi Yogyakarta: CV. Andi Offset, 202 Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi Offset, 2008 Widjaya Iwan Kurniawan, Manajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut : a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c. Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh Bagian Analis Kepegawaian BKD Pemrov Bangka Selatan agar dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini. e. Perlu adanya audit paling tidak setiap 2 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan kesalahan yang terjadi pada sistem informasi yang terbaru dalam rangka mendukung sistem informasi ini.