RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN BERBASIS APLIKASI DEKSTOP : STUDI KASUS DINAS KEBAKARAN DAN KEBERSIHAN KOTA PANGKALPINANG

Transkripsi

1 RACAG BAGU SISTE IFORASI PEGGAJIA BERBASIS APLIKASI DEKSTOP : STUDI KASUS DIAS KEBAKARA DA KEBERSIHA KOTA PAGKALPIAG Ahmad Tohirudin Sistem Informasi STIK ATA LUHUR PAGKALPIAG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Ahmad_902989@yahoo.co.id Abstrak Dinas Kebakaran dan kebersihan kota Pangkalpinang visionary human resources embody a clean, professional and prosperous. One of the employees is a welfare work program payroll system. The administration and processing of payroll data and the Fire Department of Sanitation Pangkalpinang there are still many weaknesses, all administrative records archived only in paper sheets. To overcome the problems encountered in the above, it is necessary payroll information systems are computerized and integrated in order to provide satisfaction in employee payroll services. Kata kunci : Sistem Informasi Penggajian, etodologi Berorientasi Objek, Unifield odelling Language (UL) dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, dapat berupa informasi yang berkualitas. Pendahuluan. Latar Belakang asalah Informasi berperan penting pada semua aspek kehidupan terutama bagi mereka yang menekuni dunia bisnis. Kemajuan teknologi khususnya komputer, menjadikan mereka bergerak dibidang bisnis perlu mencermati peluang yang mereka miliki karena komputer merupakan penunjang utama bagi pengguna sistem diera modern ini. komputer sebagai sarana pengolah data membantu untuk dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat dan akurat. Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang selaku instansi pemerintah dalam melakukan pengolahan data gaji belum memadukan antara data di bagian Kean dengan Keuangan, dan masih memanfaatkan aplikasi icrosoft Excel Hal ini menyebabkan terjadinya redudansi data, proses perhitungan gaji tidak efektif, serta informasi mengalami kesulitan dalam penyajiannya. Hal ini menjadikan sistem informasi berbasis aplikasi desktop lebih dibutuhkan dibanding aplikasi pengolahan angka yang lain. engingat pentingnya peranan sistem penggajian, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi serta yang disajikan dalam bentuk laporan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi dan terintegrasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan dalam penyajian data dan informasi yang diharapkan, tersedianya sistem penggajian yang mampu menghasilkan data yang akurat, tepat dan meminimalisirkan kesalahan..2 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : Dengan melihat dari permasalahan yang timbul, maka perancangan sistem ini mempunyai tujuan sebagai berikut : a. empermudah dan memperlancar cara kerja Pegawai dalam pengolahan data penggajian Pegawai yang lebih efektif dan efisien sehingga menghasilkan sistem yang sedang berjalan saat ini. b. encari jalan keluar untuk mengatasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang dipakai. c. eningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja Pegawai dalam penyajian laporan daftar gaji Pegawai. d. embuat laporan Skripsi, dalam rangka menyelesaikan pendidikan program sarjana pada STIK Atma Luhur Pangkalpinang.

2 .3 Batasan Penelitian Penelitian ini membahas pengolahan data sistem penggajian pada Dinas Kebakaran dan Kebersihan Kota Pangkalpinang, yaitu : a. Pembuatan sistem informasi pengolaan gaji yang berbasis aplikasi desktop b. Sistem penggajian ini hanya mencakup yang ada pada dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang c. Sofware yang digunakan adalah Visual Basic.et 2008 dengan database icrosoft Acces etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: a. Pengumpulan Data b. Analisa Sistem c. Perancangan Sistem 2. Tinjauan Pustaka 2. Sistem Informasi Penggajian Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sistem tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem yaitu kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu, (Sutabri 2). Sistem Informasi adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu-kesatuan. (Indrajani 3). Definisi sistem informasi penggajian menurut Krismiaji (2005:25), sistem informasi penggajian adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan perusahaan secara efektif yang terdiri dari, proses dan menghasilkan output berupa informasi tentang gaji yang bermanfaat bagi perusahaan. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UL enurut unawar (2005:27) mendefinisikan obyek sebagai berikut: Obyek, baik yang konkret maupun konseptual, selalu ada di sekeliling kita. Sebuah obyek memiliki keadaaan sesaat (state) dan perilaku (behavior). State suatu obyek adalah kondisi obyek tersebut yang dinyatakan dalam attribute/properties. Sedangkan perilaku sebuah obyek mendefinisikan bagaimana sebuah obyek bertindak/beraksi dan memberikan reaksi Unified odelling Language (UL) UL adalah sebuah bahasa pemodelan yang menspesifikasikan, menvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem software. enurut unawar (25) menyatakan, bahwa UL adalah sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerja bersama dari Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Analisa Sistem Berorientasi Obyek Tools yang digunakan dalam analisa sistem berorientasi obyek dengan UL adalah sebagai berikut: a) Activity Diagram, teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. b) Analisa Dokumen an, analisa mengenai dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan sistem. c) Analisa Dokumen asukan, bagian dari pengumpulan informasi tentang sistem berjalan, dengan tujuan untuk memahami prosedur berjalan. d) Usecase Diagram, deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Diagram usecase menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem, yang lebih menekankan pada apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. e) Deskripsi Usecase, digunakan untuk menjelaskan urutan langkah-langkah yang menerangkan antara pengguna dengan sistem yang mendeskripsikan urutan kejadian, dan menjelaskan secara rinci mengenai usecase diagram Perancangan Sistem Berorientasi Obyek Perancangan sistem mempunyai 2 (dua) tujuan utama, yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Alat-alat yang digunakan dalam tahap perancangan sistem adalah sebagai berikut: ) Entity Relationship Diagram (ERD), sebuah model data yang menggunakan beberapa notasi untuk menggambarkan data dalam hal entitas dan relasi yang digambarkan oleh data tersebut.(jeffery L. Whitten et al, 2004 : 295) 2) Transformasi ERD ke LRS (Logical Record Structure), sebuah model sistem yang digambarkan dengan sebuah Diagram-ER akan mengikuti pola/aturan pemodelan tertentu. 3) LRS, (Logical Record Structure), terdiri dari link-link diantara tipe record. Record adalah sekumpulan atribut yang mempunyai hubungan relasi terhadap obyek tertentu. Link

3 ini menunjukkan arah hubungan dari satu record ke record lainnya berdasarkan tingkat cardinality setiap entity. LRS digambarkan dengan kotak persegi panjang dan berisi atribut setiap entity. 4) Tabel/Relasi, sekumpulan record yang sejenis secara relasi. Relasi menyatakan sebuah tabel dalam basis data. Tabel dihasilkan dari LRS dimana tiap satu LRS akan menjadi satu tabel, dan nama LRS akan menjadi nama tabel. 5) Spesifikasi Basis Data, menurut Indrajani (2009:2) mendefinisikan basis data sebagai berikut: Basis data merupakan kumpulan data yang berhubungan secara logis dan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Artinya basis data merupakan tempat penyimpanan data besar yang dapat digunakan oleh banyak pengguna. enurut Aji Supriyanto (2005:90) mendefinisikan basis data secara konsep sebagai berikut: Basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. 6) Rancangan Dokumen an, berisi gambaran tentang dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang dirancang. 7) Rancangan Dokumen asukan, berisi gambaran tentang dokemen masukan yang dibutuhkan oleh sistem yang dirancang. 8) Rancangan Layar Program, berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya. 9) Sequence Diagram, suatu diagram UL yang memodelkan logika dari suatu use case dengan menggambarkan interaksi berupa pengiriman pesan (message) antar objek dalam urutan waktu. (Jeffery L. Whitten et al,2004:702) 0) Class Diagram, merupakan himpunan dari objek yang sejenis yang mempunyai atribut dan perilaku (method) yang sama. struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class dalam notasi UL digambarkan dengan kotak. 3. etode Penelitian etode penelitian yang Penulis gunakan adalah sebagai berikut ini: 3. Pengumpulan Data a. Wawancara erupakan metode pengumpulan data yang berupa komunikasi langsung antara penulis dengan responden bertujuan untuk mendapatkan masukan serta informasi yang berkaitan dengan penyusunan laporan ini. b. Observasi Dalam hal ini penulis langsung melihat atau mengadakan pengamatan ke bagian-bagian yang ada hubungannya dengan sistem penggajian Pegawai sekaligus pengumpulan dokumen-dokumen yang digunakan. c. Studi Pustaka etode pengumpulan data dengan mempelajari dan mengumpulkan bahan dari buku-buku atau sumber yang berkaitan dengan topic permasalahan. d. Studi Literatur Pengumpulan bahan tertulis yang ada kaitannya dengan masalah yang dihadapi. 3.2 Analisa Sistem Berorientasi Obyek Kegiatan - kegiatan yang dilakukan pada tahap ini ialah: a) enganalisa sistem yang ada, yaitu mempelajari dan mengetahui apa yang dilakukan oleh sistem yang ada. b) enspesifikasikan sistem, yaitu menspesifikasi masukan yang ada, database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. Tools yang digunakan antara lain, yaitu: ) Activity diagram sistem berjalan 2) Use case diagram sistem usulan 3) Deskripsi Use Case 4) Dokumen keluaran 5) Dokumen masukan 3.3 Rancangan Sistem Berorientasi Obyek Tahap Perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan pada tahap ini adalah: a) Entity Ralationship Diagram (ERD) b) Logical Record Structure (LRS) c) Table d) Spesifikasi Basis Data e) Rancangan masukan f) Rancangan keluaran g) Rancangan Dialog Layar h) Sequence Diagram i) Class Diagram 4. Hasil dan Pembahasan 4. Proses Bisnis Proses bisnis yang ada pada Dinas Kebakaran dan Kebersihan Kota Pangkalpinang adalah sebagai berikut: a. Proses Pendataan Pegawai Pegawai memberikan data kepada sub bagian umum, lalu sub bagian umum mencatat data pada buku.

4 b. Proses Absensi Pegawai melakukan absensi harian melalui form daftar hadir, lalu sub bagian umum mencatat rekap absensi pada buku absensi. SUB BAGIA UU Serahkan rekap absensi SUB BAGIA KEUAGA Terima rekap absensi c. Proses Pembuatan Daftar Gaji Setelah sub bagian umum menerima data dan absensi, hasil dari pencatatan dan rekapan data tersebut diserahkan ke sub bagian keuangan, lalu sub bagian keuangan menghitung gaji dan membuat daftar gaji. Hitung gaji Buat daftar gaji d. Proses Penerimaan Gaji Pegawai menerima amplop gaji dari sub bagian keuangan lalu menandatangi daftar gaji. e. Proses Pembuatan Laporan Rekap Gaji Sub bagian keuangan merekap daftar gaji dan membuat laporan, lalu menyerahkan ke kepala dinas. Gambar 3. Activity Diagram Pembuatan Daftar Gaji SUB BAGIA KEUAGA Siapkan daftar gaji Siapkan amplop gaji 4.2 Activity Diagram Serahkan amplop gaji Terima amplop gaji SUB BAGIA UU Tandatangan daftar gaji Serahkan data Terima data Gambar 4. Activity Diagram Penerimaan Gaji Rekap data SUB BAGIA KEUAGA KEPALA DIAS Gambar. Activity Diagram Pendataan Pegawai Buat rekap daftar gaji SUB BAGIA UU Serahkan rekap daftar gaji Terima rekap daftar gaji Isi absensi pada form daftar hadir Serahkan form daftar hadir Terima form daftar hadir Gambar 5. Activity Diagram Laporan Rekap Gaji Rekap absensi Gambar 2. Activity Diagram Absensi Pegawai

5 4.3 Sistem Usulan a. Use Case Diagram b. Rancangan Basis Data POTOGA GAJI ISI POTOGA Entry Golongan GOLOGA ama_gol Uang_akan Pot_Rumah DAPAT TERIA Kode_Pot om_pot Kode_pot ama_pot Sub Bagian Keuangan Entry Jabatan Entry Pegawai Enty Potongan JABATA ama_jab ABSE peiode Jml_Hadir PUYA Kode_jab HASIL ama TmptLhr TglLahir Status Anak ILIK SLIP GAJI ADA Uang_mkn Pot_Rmah Tunj_Istri Tunj_anak om_tunj ama_tunj TUJAGA GAJI DETIL TUJAGA Entry Tunjangan Gambar 9. Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 6. Use Case Diagram Package aster POTOGA GAJI ISI POTOGA ama_gol Uang_akan Pot_Rumah TERIA Kode_Pot om_pot Kode_pot ama_pot GOLOGA DAPAT Sub Bagian Keuangan Entry Absen Cetak Slip Gaji Entry Tunjangan Gaji JABATA ama_jab ABSE peiode Jml_Hadir PUYA Kode_jab HASIL ama TmptLhr TglLahir Status Anak ILIK SLIP GAJI ADA Uang_mkn Pot_Rmah Tunj_Istri Tunj_anak om_tunj ama_tunj TUJAGA GAJI DETIL TUJAGA Gambar 0. Transformasi ERD ke LRS Entry Potongan Gaji Gambar 7. Use Case Diagram Package Transaksi ABSE POTOGA GAJI ISI Kode_Pot om_pot POTOGA Kode_Pot Kode_pot nama_pot ip peiode Jml_Hadir Sub Bagian Keuangan Cetak Laporan Penggajian JABATA ama_jab ama TmptLhr TglLahir Status Anak Kode_Gol TUJAGA GAJI Ket Gambar 8. Use Case Diagram Package Laporan GOLOGA ama_gol Uang_akan Pot_Rumah SLIP GAJI DETAIL om_tunj Uang_mkn Pot_Rmah Tunj_Istri Tunj_anak TUJAGA ama_tunj Gambar. Logical Record Structre (LRS)

6 c. Class Diagram FOR ETRY JABATA ETRY JABATA Data Jabatan Kode Jabatan ama Jabatan Tunjangan Jabatan Rp. Kode Jabatan ama Jabatan Tunj. Jabatan Simpan Ubah Hapus Gambar 4. Rancangan Layar Entry Jabatan Gambar 2. Entity Class Diagram d. Tampilan Layar Di bawah ini tampilan layar Aplikasi Penggajian : FOR ETRY GOLOGA FOR ETRY POTOGA Data Potongan Kode Potongan ama Potongan ETRY POTOGA Data Golongan Kode Golongan ama Golongan Uang akan Uang Transport Potongan Rumah ETRY GOLOGA Rp. Rp. Rp. Kode Potongan ama Potongan Simpan Ubah Hapus Kode Gol. ama Gol U_akan U_Transport Pot.Rumah Gambar 5. Rancangan layar Entry Potongan Simpan Ubah Hapus FOR ETRY TUJAGA Gambar 3. Rancangan Layar Entry Golongan ETRY TUJAGA Data Tunjangan Kode Tunjangan ama Tunjangan Kode Tunjangan ama Tunjangan Simpan Ubah Hapus Gambar 6. Rancangan Layar Entry Tunjangan

7 FOR ETRY Data Pegawai ama Pegawai Tempat Lahir Tanggal Lahir Status Jumlah Anak Kode Golongan Kode Jabatan ETRY Cari Cari FOR ETRY DATA TUJAGA GAJI Data Tunjangan Gaji ETRY DATA TUJAGA GAJI ama Pegawai Keterangan Kode ama Tunjangan ominal Tambah cari ama Tpt Lhir Tgl Lhir status Anak Gol Jabatan Kode ama Tunjangan ominal Simpan Ubah Hapus Jumlah Simpan Gambar 7. Rancangan Layar Entry Pegawai Gambar 9. Rancangan layar Entry Data Tunjangan Gaji FOR ETRY KEHADIRA FOR ETRY POTOGA GAJI ETRY DATA POTOGA GAJI Data Potongan Gaji ETRY KEHADIRA ama Pegawai cari Data Kehadiran cari Keterangan ama Pegawai Jumlah Hadir Kode ama Potongan ominal Tambah Kode ama Potongan ominal ama Pegawai Jumlah Hadir Jumlah Simpan Simpan Gambar 20. Rancangan Layar Entry Data Potongan Gaji FOR CETAK SLIP GAJI CETAK SLIP GAJI Gambar 8. Rancangan Layar Entry Kehadiran ama Pegawai cari Uang akan Uang Transport Potongan Rumah Tunjangan Jabatan Tunjangan Istri Tunjangan Anak U_mkn U_Trans Pot.Rmh Tunj.Jab Tunj.Istri Tunj.Anak Cetak Gambar 2. Rancangan Layar Cetak Slip Gaji

8 FOR CETAK DAFTAR GAJI BULA TAHU Cetak CETAK DAFTAR GAJI Gambar 22. Rancangan Layar Cetak Daftar Gaji FOR CETAK DAFTAR GAJI BULA TAHU CETAK DAFTAR GAJI a. Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem informasi ini, supaya mereka mengetahui bagaimana cara menggunakan dan perawatan sistem informasi ini. b. Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c. Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. d. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh Bagian Penggajian Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang agar dapat terciptanya efisiensi dan efektivitas yang lebih dalam rangka mendukung sistem informasi ini. e. Perlu adanya audit paling tidak setiap 3 tahun sekali pada sistem informasi ini untuk memperbaiki kesalahan kesalahan yang terjadi pada sistem informasi yang terbaru dalam rangka mendukung sistem informasi ini. Cetak Daftar Pustaka Indrajani, Pengantar dan Sistem Basis Data Jakarta: PT Elex edia Komputindo, 2009 Gambar 27. Rancangan Layar Cetak Laporan Kejuaraan 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Komputerisasi pada rancangan Sistem Informasi Penggajian dapat meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan pimpinan dalam mengontrol pekerjaan sehingga dapat meningkatkan etos kerja. b. Sistem yang dibangun dapat menghasilkan kecepatan, epatan dan keakuratan proses database perencanaan serta meminimalisir kesalahan. c. Perancangan sistem informasi yang berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangannya. unawar, Pemodelan Visual dengan UL Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005 Sutanta Edhy, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual Yogyakarta: CV. Andi Offset, 20 Sutabri Tata, Analisis Sistem Informasi Yogyakarta: CV. Andi Offset, 202 Wahyudi Bambang, Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database Yogyakarta, CV. Andi Offset, 2008 Widjaya Iwan Kurniawan, anajemen Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha Ilmu, Saran Adapun saran saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut :

9