PENDAHULUAN Pembayaran gaji dan upah harus mendapat perhatian pimpinan perusahaan karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam p

Transkripsi

1 ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM PENGGAJIAN PT TASPEN (PERSERO) JAKARTA Bani Zamzami Pembimbing : Dr. Misdiyono Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma ABSTRAK Pembayaran gaji dan upah harus mendapat perhatian pimpinan perusahaan karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian, selain itu besarnya gaji yang dibayarkan akan berpengaruh terhadap laba bersih perusahaan. Karena itu didalam perusahaan dibutuhkan pengendalian internal untuk menghindari kesalahan dan kecurangan, mengecek kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan perusahaan terhadap penggajian. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui apakah sistem pengendalian internal perusahaan sudah berjalan dengan baik atau belum. Data penelitian menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data primer didapat dengan meninjau langsung ke objek penelitian yaitu PT TASPEN (PERSERO) Jakarta. Sedangkan untuk data sekunder penulis mengambil dari catatan dan dokumen yang sudah ada pada PT TASPEN (PERSERO) Jakarta. Data yang digunakan bersifat deskriptif (kualitatif), penulis akan melakukan pengolahan data dengan membuat Internal Control Questionnaire yang digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern pada sistem penggajian PT TASPEN (PERSERO) Jakarta sudah cukup efektif. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengontrol jalannya kegiatan perusahaan, Pencatatan absensi juga sudah menggunakan mesin pencatatan waktu yang mencatat kehadiran serta jam pulangnya karyawan dimana mesin absensi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup efisien untuk meminimalisir kerugian yang mungkin ditanggung oleh perusahaan. Namun masih terdapat masalah yang perlu diperbaiki dalam sistem pengendalian yang berjalan, misalnya tidak terpisahnya bagian pencatatan kehadiran pekerjaan dan pembuatan daftar gaji yang dapat memunculkan resiko terjadinya kecurangan. Kata Kunci : Sistem Pengendalian Intern, Sistem Penggajian

2 PENDAHULUAN Pembayaran gaji dan upah harus mendapat perhatian pimpinan perusahaan karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian, selain itu besarnya gaji yang dibayarkan akan berpengaruh terhadap laba perusahaan. Karena itu di dalam perusahaan dibutuhkan sistem pengendalian internal agar kesalahan dan kecurangan dapat dihindari. Unsur sistem pengendalian intern digunakan untuk melihat apakah sistem pengendalian yang berjalan efektif atau tidak. Tujuan Penelitian 1. Untuk menganalisis prosedur penggajian karyawan di PT TASPEN (PERSERO) Jakarta sudah dilaksanakan dengan baik atau belum 2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern didalam perusahaan sudah berjalan dengan baik atau belum Kerangka Pemikiran Untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi. Adapun unsur pokok sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut : LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Gaji dan Upah Gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu. Sistem Akuntansi Penggajian Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transakasi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari berbagai unsur dan tidak terbatas pada metode pengendalian yang dianut oleh bagian akuntansi dan keuangan, tetapi meliputi pengendalian anggaran, biaya standar, program pelatihan pegawai dan staf pemeriksa intern

3 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern dilihat dari definisi sistem pengendalian intern adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Unsur Pengendalian Intern Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut. Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 3. Teknik kepustakaan 4. Teknik kuesioner Metode Analisis Data Metode analisis deskriptif (kualitatif), yaitu dengan membandingkan antara teori dengan praktek. Pengujian dilakukan dengan melaksanakan evaluasi hasil jawaban kuesioner. Hasil jawaban kuesioner akan disajikan dalam tabel yang selanjutnya akan dilakukan analisis statistik. HASIL DAN PEMBAHASAN Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mendapatkan hasil bahwa : 1. Subbagian Kompensasi Setiap karyawan yang hadir akan melakukan absen kedalam mesin absen. Mesin absen yang digunakan PT TASPEN (PERSERO) adalah Finger Print. Kemudian data yang telah tercatat didalam mesin akan direkap oleh Subbagian kompensasi untuk selanjutnya membuat daftar gaji karyawan. Daftar gaji yang telah dibuat lalu diberikan kepada manajer kompensasi untuk mendapatkan persetujuan dan tandatangan. Setelah mendapatkan persetujuan daftar gaji tersebut akan dikirim subbagian perbendaharaan. Sedangkan sistem yang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1. METODE PENELITIAN Objek Penelitian PT TASPEN (PERSERO) Jakarta, Jl Letjen Suprapto Cempaka Putih, Jakarta Pusat. Data yang digunakan Dalam penulisan ini menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data sekunder. Data primer di dapat dengan meninjau langsung ke objek penelitian yaitu PT TASPEN (PERSERO). Untuk data sekunder penulis mengambil dari catatan dan dokumen yang sudah ada pada PT TASPEN (PERSERO). Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik wawancara 2. Teknik dokumentasi

4 2. Subbagian Perbendaharaan Subbagian perbendaharaan mendapatkan daftar gaji pegawai dari subbagian kompensasi. Lalu bagian keuangan akan mengecek kembali daftar gaji sebelum membuat surat pengeluaran gaji. Pengecekan dilakukan dengan melihat kembali gaji karyawan apakah sudah sesuai dengan transport, status golongan pegawai serta jabatan karyawan. Subbagian akan meminta persetujuan dan tandatangan surat perintah bayar kepada kepala divisi perbendaharaan. Bila sudah mendapat persetujuan dan tanda tangan subbagian perbendaharaan akan segera membuat voucher, kemudian meminta kembali persetujuan voucher kepada bagian bendahara untuk pencairan dana gaji. Melalui 2 bank pilihan yaitu Bank Mandiri dan Bank BRI. Voucher dan daftar gaji yang telah mendapatkan persetujuan akan diberikan subbagian anggaran dan akuntansi untuk melakukan penjurnalan. Sistem yang berjalan lebih jelas dapat dilihat pada gambar Subbagian Anggaran dan Akuntansi Subbagian anggaran dan akuntansi akan mendapat voucher dan daftar gaji dari subbagian perbendaharaan. Voucher dan daftar gaji akan dijadikan bukti transaksi buat melakukan pencatatan dan membuat

5 jurnal. Untuk lebih jelas sistem dapat dilihat pada gambar 4.3. = = 0.57 Dari hasil keterangan yang diperoleh tersebut pengendalian internal atas penggajian dinyatakan cukup efektif. Hal ini didasarkan pada perhitungan dari daftar pertanyaan yang diajukan kepada perusahaan yang memperoleh hasil sebesar Dengan demikian dapat dikatakan sistem pengendalian internal PT TASPEN (PERSERO) cukup efektif. Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Pada Sistem penggajian pada PT TASPEN (PERSERO) kantor pusat Jakarta. Untuk menilai pelaksanaan pengendalian internal atas penggajian pada PT TASPEN (PERSERO) cukup efektif, maka dilakukan perhitungan dengan menggunakan rumus Gamma. Berdasarkan hasil jawaban yang diperoleh dari 26 daftar pertanyaan mengenai unsur-unsur pengendalian internal yang diajukan kepada 20 orang karyawan PT TASPEN (PERSERO), maka didapat hasil dari jawaban YA yang menunjukan pernyataan setuju sebanyak 408, dan jawaban TIDAK yang menunjukan pernyataan tidak setuju sebanyak 112 dengan perhitungan menggunakan rumus Gamma yaitu : γ = Σf a - Σf i Σf a + Σf i = KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sistem pengendalian internal pada sistem penggajian PT TASPEN (PERSERO) kantor pusat Jakarta cukup efektif, Dari pertanyaan kuisioner tersebut disimpulkan bahwa : 1. Organisasi. Terpisahnya bagian pembuatan daftar gaji dan bagian pembayaran gaji yang digunakan sebagai alat pengendalian dalam sistem penggajian. Namun bagian pencatatan kehadiran pekerjaan dan bagian pembuatan daftar gaji yang berada dalam satu bagian hal tersebut dapat memunculkan resiko terjadinya kecurangan. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan. Otorisasi yang jelas dalam melaksanakan setiap kegiatannya kegiatannya. Seperti pengangkatan sebagai karyawan perusahaan, perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji potongan atas gaji karyawan, dan lembur mendapatkan otorisasi langsung dari atasan. Serta Semua pencatatan di lakukan saat semua dokumen yang dibutuhkan telah tersedia. Sehingga pencatatan memiliki alat yang dapat digunakan sebagai bukti transaksi. 3. Pelaksanaan Kerja Secara Sehat. Dalam pembayaran gaji, tidak ada penandatanganannya dilakukan didepan petugas. PT TASPEN (PERSERO) membuat rekening khusus untuk para pegawai yaitu

6 Bank Mandiri dan Bank BRI. Pemasukkan identitas untuk kehadiran kedalam mesin pencatatan waktu diawasi oleh petugas ini, PT TASPEN (PERSERO) telah menggunakan mesin finger print yang menggunakan telapak tangan sebagai identitas absen masuk. 4. Pegawai Berkualitas. Setiap proses rekruitmen dilakukan atas dasar kualitas pegawai. Sehingga penempatan karyawan dilakukan sesuai dengan kualitas yang dimiliki karyawan. Begitupula pada penetapan bonus dilakukan dengan melihat kualitas kerja pegawai. Jadi setiap gaji yang diterima karyawan sesuai dengan kualitas yang dimiliki karyawan dan kualitas kerja pegawai. SARAN Adanya pemisahan antara bagian pencatatan kehadiran dengan bagian pembuatan daftar gaji. DAFTAR PUSTAKA Baridwan, Zaki Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi 5. BPFE Yogyakarta., Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. BPFE Yogyakarta. Bodnar, H. G., dan W. Hopwood Accounting Information Systems, (8 th ed.), New Jersey : Prentice Hall Inc. Champion, Dean J Basic Statistic for Social Research, 2 nd Edition. Mac Milan Publishing Co. : New York. Cynthiadevi, Renata Analisis Efisiensi dan Efektivitas Pengendalian Internal Atas Sistem Penggajian PT. Gerbang Tata Gemilang. Skripsi Universitas Indonusa Esa Unggul. Jakarta. Handoko, T. Hani Manajemen. Edisi 2. BPFE Yogyakarta. Haripratiwi, Ika Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian Karyawan Pada BMT Al Ikhlas Yogyakarta. Skripsi Sarjana STAIN. Surakarta. Hartadi, Bambang Auditing : Suatu Pedoman Pemeriksaan Akuntansi Tahap Pendahuluan. Edisi 1. BPFE Yogyakarta., Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya dengan Manajemen dan Audit. Edisi 3. BPFE Yogyakarta. Graito, dan Suyono, Toni Manajemen Sumber Daya Manusia oleh Departemen Agribisnis Tanaman, Kementerian Pendidikan Nasional, Pusat Pengembangan dan Pemberdayaan Pendidik dan Tenaga Kependidikan Pertanian. Modul PJJ. Cianjur. Jusup, Al Haryono Auditing (Pengauditan). Buku 1. BP STIE YKPN Yogyakarta. Mardi Sistem Informasi Akuntansi. Ghalia Indonesia. Bogor. Marom, Chairul Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. PT. Grafindo. Jakarta., Sistem Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta. Niswonger, Rollin, C at al Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Erlangga. Jakarta.

7 Rachmat, Nasaruddin Analisis Efektifitas Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Penggajian PMI (Palang Merah Indonesia) DKI Jakarta. Skripsi Universitas Gunadarma. Jakarta. Widjajanto, Nugroho Sistem Informasi Akuntansi. Cetakan kesatu. Erlangga. Jakarta.