ANALISIS SISTEM DAN PENGENDALIAN INTERN PEMBAYARAN GAJI DAN UPAH KARYAWAN PADA PT BARA DINAMIKA MUDA SUKSES DI MALINAU

Transkripsi

1 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, 2015, 3 (1): ISSN , ejournal.adbisnis.fisip-unmul.ac.id Copyright 2015 ANALISIS SISTEM DAN PENGENDALIAN INTERN PEMBAYARAN GAJI DAN UPAH KARYAWAN PADA PT BARA DINAMIKA MUDA SUKSES DI MALINAU Abdi Putra 1 Abstrak Tujuan penelitian ini untuk mengetahui sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan dan untuk memperoleh informasi mengenai penerapan unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem dan prosedur akuntansi pembayaran gaji yang diterapkan PT. Bara Dinamika Muda Sukses. Untuk teknik analisis data menggunakan deskiprif komparatif yaitu membandingkan antara sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah yang diterapkan dalam perusahaan dengan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah berdasarkan teori yang sebenarnya dengan unsur-unsur pengendalian intern. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (a) penerapan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses di Malinau sudah cukup baik, namun belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern secara keseluruhan, atau dengan kata lain masih terdapat beberapa unsur pengendalian intern yang belum diterapkan dalam sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan tersebut, (b) pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi pembayaran gaji dan upah karyawan pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses di Malinau tidak ada pemisahan antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran, (c) untuk pembayaran gaji dan upah dengan menggunakan kas, fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan sekaligus sebagai fungsi pembayaran gaji, mengisi slip pengambilan ke bank, dan melakukan pengambilan uang ke bank guna pembayaran gaji. Saran yang penulis ajukan adalah (a) sebaiknya perusahaan harus memenuhi unsur-unsur pengendalian intern penggajian dan pengupahan agar resiko atau akibat yang tidak baik bagi perusahaan dapat dihindari, (b) sebaiknya antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran diadakan pemisahan tugas, sehingga dapat dijamin adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas. Kata Kunci : sistem dan prosedur, pengendalian intern, gaji dan upah. 1 Mahasiswa Program S1 Ilmu Admistrasi Bisnis, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mulawarman. abdiputra1992@gmail.com

2 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: Pendahuluan Persaingan yang sedemikian rupa di dunia bisnis telah memaksa perusahan untuk berkonsentrasi pada rangkaian proses atau aktivitas penciptaan produk dan jasa yang terkait dengan kompetensi utamanya (core competence). Dengan melakukan fokus tersebut, niscaya akan dapat dihasilkan sejumlah produk dan jasa yang memiliki kualitas andal dan memiliki daya saing tinggi di pasar global. Konsekuensi logis dari strategi tersebut adalah keputusan pimpinan perusahaan atau manajemen untuk mengalihdayakan atau menyerahkan proses-proses yang bukan merupakan core competence tersebut kepihak lain. Kontrak jasa merupakan pemberian pekerjaan atau penyerahan pekerjaan tertentu pada pihak ketiga, di luar perusahaan sendiri, dengan persyaratan dan pembayaran tertentu. PT Bara Dinamika Muda Sukses adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa salah satunya adalah penyedia jasa tenaga kerja batubara di Malinau. Seiring dengan berjalannya waktu struktur organisasi perusahaan yang masih sederhana akan mengalami perkembangan. Karyawan yang bertambah banyak dan kegiatan perusahaan yang semakin kompleks, dalam keadaan ini pimpinan tidak dapat mengawasi secara langsung kegiatan perusahaan. Apabila suatu perusahaan dimana sebagian tugas dan wewenang di delegasikan kepada orang lain, maka pimpinan perusahaan membutuhkan alat untuk mengadakan pengawasan dan untuk mengetahui perkembangan perusahaan. Hal ini dapat dicapai dengan adanya sistem pengendalian intern yang terencana dengan baik. Dalam mengatur kegiatan perusahaan PT Bara Dinamika Muda Sukses tentu saja sudah memiliki dan menerapkan analisis sistem dan pengendalian intern, khususnya yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Sistem dan prosedur tersebut merupakan informasi yang digunakan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, baik informasi yang berkaitan dengan akuntansi keuangan atau akuntansi manajemen. Dalam pelaksanaan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah tersebut diperlukan suatu analisis mengenai sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah yang telah diterapkan perusahaan untuk mengetahui apakah terdapat hambatan atau kelemahan serta memperhatikan unsur-unsur pengendalian intern penggajian dalam pelaksanaannya. Sistem penggajian yang diterapkan perusahaan termasuk dalam sistem gaji dan upah tertentu, tetapi apabila karyawan lembur, akan mendapat uang tambahan, sebaliknya apabila karyawan tidak masuk kerja karena hal-hal yang melanggar undang-undang atau peraturan perusahaan maka, gajinya akan dikurangi secara professional. Besarnya tarif gaji pokok setiap karyawan ditentukan berdasarkan perjanjian awal antara karyawan dengan perusahaan, 128

3 Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra) pada saat karyawan yang bersangkutan diterima menjadi pegawai di perusahaan. Adanya pengendalian intern seperti pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas, praktik yang sehat serta adanya sistem otorisasi dan pencatatan yang baik dapat membantu perusahaan dalam mengatasi kesalahan dan penyelewengan yang terjadi dengan cepat. Penelitian sementara dapat diketahui bahwa perusahaan belum memiliki struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Bagian yang bertugas melakukan pembayaran atas gaji dan upah adalah fungsi keuangan. Fungsi lainnya yang juga terlibat dalam sistem pembayaran gaji dan upah ini adalah fungsi pencatat waktu. Pengisian waktu hadir karyawan tidak diawasi oleh fungsi pencatat waktu yang berada di bawah wewenang bagian personalia. Hal ini merupakan praktik yang tidak sehat, karena karyawan dapat dengan leluasa mengisi absen tersebut tanpa adanya pengawasan. Kegiatan lembur karyawan (overtime) merupakan tambahan penghasilan yang diterima karyawan. Dalam pelaksanaannya tidak ada yang mengawasi kegiatan lembur ini. Karena tidak ada yang mengawasi, maka dapat saja karyawan menulis sendiri waktu lembur tersebut. Karyawan bersangkutan dapat saja berpura-pura melakukan lembur, padahal kenyataannya tidak ada yang dikerjakan. Hal ini akan merugikan perusahaan, karena perusahaan akan membayar lembur karyawan tersebut, yang ternyata hanya lembur fiktif sehingga pengeluaran perusahaan akan bertambah dan menjadi tidak efisien. Keandalan informasi mengenai data karyawan merupakan hal penting dalam sistem pembayaran gaji dan upah. Dan yang tidak akurat dapat merugikan perusahaan, karena perusahaan akan mengeluarkan biaya yang tidak efisien. Kerangka Dasar Teori Pengertian sistem dan prosedur Mengelola perusahaan yang besar, dimana perusahaan mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain dalam lingkungan intern perusahaan, maka pimpinan perusahaan sangat memerlukan suatu alat untuk mengawasi dan untuk mengetahui sampai dimana efesiensi kerja yang telah dicapai selama operasi perusahaan yaitu dengan adanya suatu sistem dan prosedur. Beberapa ahli memberikan definisi sistem dan prosedur dari berbagai sudut pandang, meskipun diungkapkan dengan kalimat-kalimat yang berbeda namun memiliki maksud dan tujuan yang sama. Berikut ada beberapa definisi atau pendapat para ahli ekonomi mengenai sistem dan prosedur. 129

4 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: Menurut Mulyadi (2001: 5), sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Cole, dikutip oleh Baridwan (2002: 3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Churchman yang dikutip Krismiaji (2002: 1) mengatakan bahwa sebuah sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkain tujuan. Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu: (1) Komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar atau dirasakan; (2) Proses, yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlibat dalam sebuah sistem; dan (3) Tujuan, yaitu sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. Menurut Bodnar yang telah diadaptasi oleh Jusuf (2000: 1), mendefinisikan sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hall (2001: 5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Penulis dapat menyimpulkan dari beberapa definisi di atas bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur, kumpulan atau kelompok komponenkomponen subsistem yang saling berinteraksi dan merupakan satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Beberapa definisi di atas dapat dirinci beberapa hal mengenai sistem,yaitu (a) setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur, sekelompok komponen, kumpulan sumber daya. Dapat pula dikatakan sebagai subsistem, dimana subsistem ini nantinya akan membentuk suatu sistem, (b) subsistemsubsistem yang membentuk sistem tersebut merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan dan tidak dapat berdiri sendiri, (c) subsistem-subsistem tersebut saling bekerja sama untuk mencapai tujuan. Di bawah ini akan dipaparkan definisi prosedur menurut beberapa pakar. Menurut Mulyadi (2001: 5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal,biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Cole, seperti yang dikutip Baridwan (2002: 3), prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan karani, biasanya melibatkan 130

5 Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra) beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi yang berulang-ulang. Sistem Pengendalian Intern The American Institute Of Certified Public Accountants (AICPA) yang telah dikutip oleh Baridwan (2002: 13), mendefinisikan pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Menurut Mulyadi (2001: 163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen. Menurut Sutabari (2004: 33), pengendalian intern (internal control) merupakan pengendalian yang meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan dalam perusahaan dengan tujuan menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam usaha, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Menurut Baridwan (2002: 13), pengertian pengawasan internal dapat mempunyai arti yang sempit dan luas. Dalam arti sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan baik penjumlahan mendatar (crossfooting), maupun penjumlahan menurun (footing). Sedangkan dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Beberapa definisi sistem pengendalian intern di atas, dapat penulis simpulkan bahwa sistem pengendalian atau pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode atau cara-cara, ukuran-ukuran, yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi yang telah ditetapkan dan untuk memperoleh informasi bagi pimpinan melanjutkan operasional dan dipatuhi kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan. Gaji dan Upah Mulyadi (2001: 373) memberikan pendapat bahwa gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang di lakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya 131

6 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Diana (2011: 174) memberikan pendapat bahwa upah diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini ditemukan pada kegiatan di perusahaan pabrik, dan upah juga didasarkan pada unit produk yang dihasilkan. Metode Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah deskriptif komparatif (perbandingan), yaitu dengan cara membandingkan antara sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah yang diterapkan dalam perusahaan dengan sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah berdasarkan teori yang sebenarnya dengan unsur-unsur pengendalian intern. Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian yang akan dilakukan maka teknik pengumpulan data yang akan digunakan adalah sebagai berikut: Penelitian Kepustakaan (Library Research) Yaitu kegiatan pengumpulan data di pustakaan dengan mempelajari literature, jurnal ilmiah, majalah, artikel-artikel, brosur media massa dan bukubuku perpustakaan yang berkaitan dengan penulisan ini sebagai alat sekunder. Penelitian Lapangan (Field work Research) Yaitu kegiatan pengumpulan data penelitian dilakukan langsung ke objek penelitian yaitu PT. Bara Dinamika Muda Sukses, baik dengan teknik interview, maupun dengan menggunakan daftar Internal Control Questionnaire (ICQ) kepada pihak perusahaan dan observasi terhadap objek penelitian sebagai data primer. Teknik Analisis Data Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: (a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, (b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, (c) praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, (d) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. 132

7 Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra) Hasil Penelitian dan Pembahasan Hasil Berdasarkan hasil penelitian mengenai unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan perusahaan, diketahui bahwa pelaksanaan sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. Adapun penjelasan mengenai hasil penelitian tersebut dilihat dari masing-masing unsur sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : (1) struktur organisasi diketahui bahwa (a) tidak ada pemisah antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah fungsi kasir sebagai pembayar gaji dan upah. Selain itu fungsi keuangan ini juga menerbitkan bukti kas keluar, melakukan pengambilan uang ke bank guna pembayaran gaji dan upah, dan melakukan transfer gaji dan upah melalui rekening, (b) fungsi pencatat waktu hadir dan fungsi operasi menjadi satu bagian, karyawan mengisi sendiri waktu hadir tersebut dengan diotorisasi oleh field coordinator. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (over time), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. (2) sistem otorisasi dan prosedur pencatatan diketahui bahwa (a) setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif, tambahan keluarga tidak didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan pada keputusan dan kebijakan perusahaan, (b) setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif, tambahan keluarga tidak didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan pada keputusan dan kebijakan perusahaan, (c) kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu, dalam hal ini ialah field coordinator, (d) daftar gaji diotorisasi oleh fungsi keuangan, (e) bukti kas keluar/bukti pengeluaran bank diotorisasi oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran, (f) perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan gaji karyawan. (3) praktik yang sehat diketahui bahwa (a) pemasukan cap jari (finger) kedalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencatat waktu, (b) pembuatan daftar gaji telah diteliti kebenarannya dan perhitungannya oleh fungsi akuntansi dan keuangan sebelum dilakukannya pembayaran, (c) catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi keuangan, (d) audit (pemeriksaan) belum pernah dilakukan. (4) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya diketahui bahwa (a) perekrutan karyawan dilakukan oleh Manager Service, seleksi penerimaan calon karyawan dilakukan dengan didasarkan pada spesifikasi dan persyaratan yang dituntut kerjanya, (b) belum pernah diadakan pengembangan pendidikan bagi karyawan. 133

8 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: Pembahasan Berdasarkan hasil analisis yang telah dikemukakan sebelumnya, maka selanjutnya akan dilakukan pembahasan mengenai unsur-unsur sistem pengendalian intern yang belum diterapkan oleh perusahaan. Dalam pembahasan ini digunakan perbandingan antara unsur-unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan yang diterapkan di PT. Bara Dinamika Muda Sukses dengan unsur-unsur sistem pengendalian intern menurut teori. Adapun pembahasan mengenai penerapan unsur-unsr pengendalian intern tersebut adalah (1) struktur oirganisasi: Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, jumlah tanggungan keluarga, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji, yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam PT. Bara Dinamika Muda Sukses tidak ada fungsi personalia yang secara khusus menjalankan tugas-tugas tersebut. Sistem data karyawan berada di tangan service manager. Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi keuangan. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap karyawan. Fungsi ini di tangan fungsi pembuat daftar gaji dan upah, yang berada di bawah bagian personalia dan umum. Sedangkan fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan, yang berada di tangan fungsi pembayar gaji dan upah/kasir. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan PT. Bara Dinamika Muda Sukses, fungsi pembuat daftar gaji tidak terpisah dari fungsi pembayaran. Pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah berdasarkan daftar gaji pokok masing-masing karyawan yang telah ditetapkan (berdasarkan kebijaksanaan perusahaan), daftar dan rekap hadir karyawan yang diperoleh dari service manager, serta informasi mengenai pinjaman-pinjaman karyawan. Pemisahan tugas dari kedua fungsi tersebut ini bertujuan untuk internal chek antara fungsi akuntansi sebagai pembuat daftar gaji dapat diperiksa ketelitian dan keandalannya oleh fungsi keuangan. (2) sistem otorisasi dan prosedur pencatatan: (a) demi menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Dalam PT. Bara Dinamika Muda Sukses, setiap hak yang menyangkut perusahaan secara umum akan didasarkan pada kebijaksanaan perusahaan yang diputuskan oleh Direktur Perusahaan. Dengan demikian, setiap perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga tidak 134

9 Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra) didasarkan pada Surat Keputusan Direktur Keuangan, tetapi didasarkan atas keputusan dan kebijaksanaan perusahaan. Hal ini tidak bertentangan dengan unsur pengendalian intern karena wewenang tertinggi di PT. Bara Dinamika Muda Sukses berada pada keputusan dan kebijaksanaan perusahaan diputuskan oleh Direktur, (b) setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, tarif gaji dan upah didasarkan pada surat keputusan mengenai kenaikan gaji dan upah. Hal ini dilakukan untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang, (c) setiap potongan gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Tujuannya agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukian pemotongan atas gaji yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian. Dalam sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses setiap potongan gaji atau upah karyawan diotorisasi oleh fungsi keuangan, (d) perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja regular, dengan tarif upah lebih tinggi dari tarif upah untuk jam kerja regular. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja regular, (e) daftar gaji dan upah seharusnya diotorisasi oleh fungsi personalia juga, namun pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses daftar gaji dan upah hanya diotorisasi oleh fungsi keuangan karena PT. Bara Dinamika Muda Sukses tidak memiliki fungsi personalia. (3) praktik yang sehat: (a) pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran. Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum di daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang handal, (b) catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji da upah. Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh 135

10 ejournal Ilmu Administrasi Bisnis, Volume 3, Nomor 1, 2015: karyawan yang berhak. Oleh karena itu dalam sistem dan pengupahan setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan. Dalam sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses bukti pembayaran gaji dan upah karyawan hanya berupa rekap slip gaji dan upah yang disimpan oleh fungsi akuntansi, (c) pemeriksaan (audit) secara mendadak seharusnya sesekali dilaksanakan untuk memeriksa penerapan unsur-unsur sistem pengendalian internal dan memeriksa masalah-masalah yang mungkin timbul, namun sampai saat ini pada PT. Bara Dinamika Muda Sukses belum pernah diadakan audit mendadak, (d) pada sistem dan prosedur akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan PT. Bara Dinamika Muda Sukses belum pernah terjadi mutasi/rotasi jabatan karyawan. (4) karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya: (a) seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntunan tanggung jawab yang akan dipikulnya, manajeman harus mengadakan analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut, (b) perlu diadakan pengembangan pendidikan bagi karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntunan perkembangan pekerjaannya. Dalam penerimaan calon karyawan, PT. Bara Dinamika Muda Sukses juga melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya, namun sejauh ini pengembangan pendidikan bagi karyawan belum pernah dilaksanakan. Penutup Sesuai kriteria penilaian yang penulis buat yaitu bahwa dari setiap unsur pengendalian intern yang belum diterapkan perusahaan akan dilakukan pembahasan, dan apabila hasil pembahasan menunjukkan adanya pengarus atau dampak tidak baik bagi perusahaan maka berarti sistem yang selama ini diterapkan perusahaan belum sepenuhnya memenuhi unsur sistem pengendalian intern. Selanjutnya, berdasarkan dari hasil pembahasan di atas dapat diketahui bahwa beberapa praktik yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahan dapat menimbulkan akibat yang tidak baik bagi perusahaan. Sehingga dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem dan prosedur akuntansi pembayaran gaji dan upah yang diterapkan perusahaan PT. Bara Dinamika Muda Sukses belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. 136

11 Analisis Sistem&Pengendalian Intern Pembayaran Gaji pada PT BDMS (Abdi Putra) Sebaiknya perusahaan harus memenuhi unsur-unsur pengendalian intern penggajian dan pengupahan agar resiko atau akibat yang tidak baik bagi perusahaan dapat dihindari. Sebaiknya antara fungsi pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran diadakan pemisahan tugas, sehingga dapat dijamin adanya praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugas. Karena apabila dilakukan pemisahan, setiap kegiatan yang dilaksanakan akan ada internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait, sehingga setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya. Sebaiknya bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi setelah dilakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah, sebagai perintah pada fungsi keuangan untuk mengeluarkan jumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dengan demikian maka terjadi internal check yang baik dalam tugas masing-masing fungsi dan dapat mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan di dalam perusahaan. Sebaiknya perlu diadakan audit (pemeriksaan) secara mendadak untuk mengetahui kondisi perusahaan dan masalah-masalah yang terdapat pada perusahaan agar penyelesaian dapat segera dilakukan. Daftar Pustaka Baridwan, Zaki, 1998, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Lima, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi UGM, Yogyakarta. Bodnar, George H. dan Hopwood, William S, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Ahli Bahasa Oleh : Amir Abadi Jusuf dan Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Jakarta. Cole, W. Gerald, 1999, Sistem dan Prosedur Akuntansi, Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, Yogyakarta. Diana, 2011, Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah, Yayasan Pustaka Nusantara, Yogyakarta. Hall, James A, 2001 Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta. Sutabari, Tata, 2004, Pengendalian Intern, Salemba Empat, Jakarta. 137