BAB IV EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBAYARAN HONOR INSTRUKTUR PADA BINUS CENTER FULLY OWNED

Transkripsi

1 BAB IV EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBAYARAN HONOR INSTRUKTUR PADA BINUS CENTER FULLY OWNED IV. 1. Evaluasi terhadap Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang akademis, khususnya pendidikan non formal, sejak tahun 1991 hingga sekarang, Binus Center senantiasa melakukan perubahan baik secara struktural, prosedur maupun sistem ke arah yang lebih baik. Perusahaan sadar akan pentingnya kecepatan dan keakuratan informasi bagi perkembangan perusahaan. Salah satu bidang yang menentukan dalam penyajian informasi adalah mempunyai suatu sistem yang informasinya yang tepat waktu dan tepat guna. Oleh sebab itu, penggunaan komputer dan program yang tepat sangatlah penting. Pada sistem berjalan saat ini di Binus Center, proses yang dianggap penting telah dilakukan secara komputerisasi untuk mempermudah kelancaran bertransaksi. Dalam bab sebelumnya telah dijelaskan mengenai sistem informasi akuntansi pembayaran honor yang berjalan di perusahaan, di samping adanya kebaikan, pada sistem berjalan ini juga masih ditemukan beberapa kelemahan yang akan diteliti lebih lanjut. Adapun evaluasi yang akan dilakukan, meliputi: evaluasi terhadap struktur organisasi, dokumen yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta praktik yang sehat. Evaluasi akan dibahas lebih rinci dalam bab ini, yang bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem informasi akuntansi pembayaran honor baik yang telah sesuai maupun belum 85

2 dengan pengendalian interen. Selain evaluasi yang dilakukan, adapula beberapa upaya usulan yang diberikan untuk membenahi sistem yang sedang berjalan agar bisa berubah ke arah yang lebih baik, untuk ke depannya diharapkan sistem pada perusahaan berjalan secara optimal dan semakin diperbaharui. IV.. Evaluasi terhadap Struktur Organisasi Evaluasi pertama dilakukan terhadap struktur organisasi perusahaan, berikut kebaikannya adalah: 1. Setiap bagian yang termasuk dalam struktur organisasi telah diberikan uraian mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab Pemisahan yang jelas dan sistematis setiap bagian dalam struktur organisasi merupakan salah satu hal yang mendukung terciptanya pengendalian interen, sehingga kesalahan atau kecurangan yang terjadi dapat segera ditemukan dan ditanggulangi. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada Bab III - Gambar. (p. 41), yang telah menunjukkan adanya pembagian mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap bagian (p ). Marketing Supervisor dan Marketing Executive dengan dibantu oleh Customer Service menjadi tim pemasaran yang memusatkan perhatian pada penjualan produk. Academic Supervisor bertanggung jawab atas instruktur, pemakaian ruangan, materi dan jadwal pelatihan. Operational Supervisor, Pool Service dan System Administrator bekerja sama untuk menjaga kelancaran operasional kelas. Branch Manager sebagai posisi tertinggi memimpin dan mengawasi proses pelaksaanaan seluruh sistem yang berjalan serta mengotorisasi setiap dokumen yang digunakan. 86

3 . Adanya pemisahan fungsi bagi pihak yang melakukan perhitungan dan pembayaran honor Dalam sistem berjalan di perusahaan, sudah dilakukan pemisahan fungsi antara pihak yang melakukan perhitungan honor dan pembayaran honor. Di mana bagian Operational Supervisor berfungsi sebagai pihak yang melakukan perhitungan besarnya jumlah honor dan transportasi berdasarkan dokumen sumber yang tersedia, serta membuatkan laporan perhitungannya yang telah diperiksa dan disetujui pula oleh pihak yang berwenang, seperti: Branch Manager, General Manager dan Director perusahaan. Sedangkan bagian Finance berfungsi sebagai pihak yang memeriksa laporan dari Operational Supervisor yang telah diotorisasi, jika sudah disetujui maka melakukan pembayaran honor dan transportasi secara transfer ke rekening masing-masing instruktur. Sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II.4.5, p. ), dengan adanya pemisahan fungsi ini dimaksudkan agar adanya pengawasan dan saling kontrol sehingga apabila terjadi masalah dan kecurangan dapat segera terdeteksi, apalagi menyangkut masalah uang yang tingkat likuiditasnya cukup tinggi. Sedangkan mengenai kelemahannya ialah sebagai berikut: 1. Tidak efektifnya upaya pengendalian melalui pengambilan cuti untuk mereview kinerja karyawan Dalam sistem berjalan di perusahaan, struktur organisasi perusahaan disusun sangat sederhana dan hampir semua bagian terdiri dari satu orang, demikian pula halnya pihak yang melakukan perhitungan honor, kecuali System Administrator, Customer Service dan Pool Service. 87

4 Seharusnya sesuai dengan pengendalian interen yang baik, setiap karyawan diwajibkan mengambil hak cutinya agar kinerja pada saat cuti dapat direview, yang secara tidak langsung mempunyai efek terhadap kinerja dan ketelitian bekerja dari staf yang bersangkutan. Selama ini hal tersebut dapat terjadi karena setiap bagian hanya terdiri dari satu orang dan sudah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Ditambah pula dengan adanya pembatasan hak akses terhadap pekerjaan setiap bagian, sehingga menyebabkan kurangnya perhatian mengenai pekerjaan salah satu karyawan dengan karyawan lainnya. Jika keadaan ini tetap terjadi, maka akan mengakibatkan upaya pengendalian melalui pengambilan hak cuti menjadi kurang efektif. Setiap bagian sudah disibukkan dengan kewajiban yang harus diselesaikan, jadi pengambilan hak cuti akan membuat pekerjaan menjadi tertunda dan dikhawatirkan dapat membuat penyelesaian laporan menjadi terlambat. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka perusahaan menerapkan upaya pengendalian lain seperti: pemberian penghargaan kepada karyawan berprestasi dan sanksi kepada karyawan yang bersalah serta pemeriksaan rutin ataupun mendadak oleh tim audit terhadap kinerja setiap karyawan.. Terdapat perangkapan fungsi pengawasan pencatatan kehadiran dan perhitungan honor oleh Operational Supervisor Dalam sistem berjalan di perusahaan, belum ada pemisahan fungsi antara pihak yang mengawasi pencatatan kehadiran dan perhitungan atas honor. Saat ini perhitungan honor, dilakukan berdasarkan dokumen yang dibuat oleh Operational Supervisor sendiri tanpa pengawasan khusus dari bagian lain. 88

5 Seharusnya sesuai dengan pengendalian interen yang baik, dua fungsi yang saling berhubungan dan mempengaruhi harus dipisahkan. Untuk mencegah tindak kecurangan dan manipulasi data, telah disebutkan dalam Sub Bab II..5 mengenai prosedur pengendalian (p. ). Selama ini hal tersebut dapat terjadi karena tidak adanya bagian khusus yang bertanggung jawab penuh atas pengawasan pencatatan kehadiran instruktur, maka Operational Supervisor menangani kegiatan tersebut untuk menunjang kelancaran kewajibannya dalam melakukan perhitungan honor. Jika kondisi ini terus terjadi dapat mengakibatkan ketidakefisienan kinerja Operational Supervisor dalam menjalankan kewajiban utamanya. Jika terlalu disibukkan dengan kegiatan pengawasan dan perhitungan rekapitulasi kehadiran instruktur, maka Operational Supervisor kurang mempertahankan ketelitian dengan baik dalam melakukan perhitungan honor karena adanya tuntutan waktu batas akhir penyelesaian laporan. Selain itu, tidak ada pengawasan dalam pembuatan rekapitulasi kehadiran instruktur (Laporan Verifikasi Honor) dapat membuka celah untuk melakukan kecurangan. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka perusahaan sebaiknya memisahkan kedua fungsi tersebut. Dengan cara membuat tambahan fungsi baru yaitu fungsi pengawasan pencatatan kehadiran instruktur, Pengawas Absensi, yang berada di bawah pengawasan Operational Supervisor. Bagian ini bertugas mengawasi kehadiran instruktur secara langsung setiap pergantian shift, mengotorisasi langsung ketika instruktur melakukan absen dan penandatanganan daftar hadir, serta membuat rekapitulasi kehadiran instruktur (Laporan Verifikasi Honor) pada setiap akhir bulan. Dengan 89

6 demikian kinerja Operational Supervisor lebih efektif dan melakukan perhitungan honor berdasarkan dokumen yang diotorisasi bagian lainnya. IV.. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Selanjutnya evaluasi dilakukan terhadap dokumen yang digunakan, berikut kebaikannya adalah: 1. Slip Honor dan Transport dibuat sebanyak dua rangkap Slip Honor dan Transport (lihat halaman lampiran L5 dan L8) yang dibuat oleh Operational Supervisor berdasarkan perhitungan atas dokumen sumber yang tersedia (Laporan Verifikasi Honor), setelah diperiksa dan disetujui oleh Branch Manager lalu dibuat sebanyak dua rangkap, rangkap pertama diberikan kepada instruktur setiap bulannya dan rangkap kedua disimpan oleh Operational Supervisor sebagai dokumen arsip perusahaan. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti otentik yang memuat informasi perhitungan detail mengenai jumlah penghasilan yang akan diterima oleh instruktur per bulan (terdiri dari besarnya honor dan tunjangan transportasi beserta potongan Pajak Penghasilan). Hal ini sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II.4. no. 6, p. 9), bahwa setiap pemberi kerja wajib diberikan laporan keterangan penghasilan, dengan demikian dimaksudkan agar para instruktur dapat mengetahui laporan perhitungannya sehingga dapat segera diatasi jika terjadi kecurangan dan sebagai alat saling kontrol antara pihak pemberi kerja (perusahaan) dan pihak penerima kerja (karyawan), demi kepentingan bersama dan tidak ada pihak yang merasa dirugikan. 90

7 . Laporan Rekapitulasi Honor, Honor Transport, Pajak Honor dan Pajak Transport dibuat sebanyak tiga rangkap Laporan Rekapitulasi Honor, dalam bentuk Ms. Access (lihat halaman lampiran L6) maupun Ms. Excel (lihat halaman lampiran L7), Laporan Rekapitulasi Transport (lihat halaman lampiran L9) dan Laporan Pajak atas honor dan transportasi (lihat halaman lampiran L10 dan L11), yang dibuat oleh Operational Supervisor berdasarkan perhitungan akumulasi dari honor dan transport setiap instruktur, setelah diperiksa dan disetujui oleh Branch Manager lalu dibuat sebanyak tiga rangkap, rangkap pertama dan kedua diberikan kepada Finance, sedangkan rangkap ketiga disimpan oleh Operational Supervisor sebagai dokumen arsip. Ketiga laporan ini merupakan bukti otentik yang memuat informasi mengenai besarnya keseluruhan jumlah honor dan transportasi yang dibayarkan perusahaan kepada instruktur setiap bulannya, beserta potongan Pajak Penghasilan yang akan dilaporkan ke Kantor Pelayanan Pajak. Hal ini sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II.4. no. 5, p. 8), bahwa setiap laporan yang dihasilkan sebaiknya dibuatkan laporan rangkapannya untuk didistribusikan kepada fungsi lain yang membutuhkan, karena setiap fungsi dalam sistem tidak mungkin dapat berdiri sendiri, jadi pasti saling terhubung dan berinteraksi dengan fungsi yang lain. Dengan demikian dimaksudkan agar dapat terjadi saling kontrol antara pihak yang melakukan perhitungan honor (Operational Supervisor) dan pihak yang melakukan pembayaran honor (Finance) demi kelancaran sistem berjalan. 91

8 . Laporan Rekapitulasi Honor dibuat dalam dua bentuk laporan Perhitungan dan pembuatan slip honor untuk setiap instruktur dibuat dengan aplikasi perhitungan dalam format Ms. Access. Namun untuk perhitungan rekapitulasi besarnya honor seluruh instruktur, Operational Supervisor membuatnya dalam dua bentuk laporan, dalam format Ms. Access (berdasarkan nama instruktur untuk mengetahui jumlah honor per instruktur per bulan) dan format Ms. Excel (berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan semua instruktur untuk mengetahui jumlah honor per aktivitas per bulan). Kedua laporan ini dibuat oleh Operational Supervisor dan diotorisasi oleh Branch Manager dan General Manager. Hal ini sebagai alat kontrol karena walapun dengan format berbeda harus memiliki hasil akhir yang sama, alasan mendasar dibuatnya laporan dalam format Ms. Excel untuk mendukung proses perhitungan pajak yang dilaporkan berdasarkan aktivitas bukan per instruktur. Walaupun kelihatannya cukup menyita waktu karena harus membuat laporan yang sama dalam dua format berbeda, namun pada prakteknya semua masih terkendali dan laporan pun dapat dihasilkan tepat waktu, maka kegiatan ini tetap dipertahankan oleh perusahaan. 4. Dokumen yang digunakan mempunyai format yang jelas dan telah sesuai dengan standar pengendalian dokumen secara umum Secara umum dokumen yang digunakan oleh perusahaan telah sesuai dengan standar pengendalian dokumen yang baik. Pihak manajemen telah berupaya membangun suatu sistem pengendalian dokumen yang memenuhi standar pengendalian internal. Sebagai contoh untuk Daftar Hadir Instruktur tersedia kolom tanda tangan untuk jam masuk dan keluar, sehingga dapat diketahui 9

9 waktu aktualnya, dilengkapi pula kolom untuk kontrol akademis dan pengotorisasian. Dokumen yang digunakan mempunyai format sederhana, jelas dan mudah dimengerti oleh user sehingga dalam memudahkan proses pengisian dan pembacaan oleh user, dan untuk meminimalisasi kesalahan pengisian dan pemahaman oleh user. Untuk lebih jelasnya contoh semua dokumen yang digunakan dapat dilihat ke halaman lampiran L1-L1. 5. Dilakukan back up data secara rutin yang memuat file dan dokumen terkait dengan sistem oleh System Administrator Bagian System Administrator bertanggung jawab penuh terhadap proses back up data dan pemeliharaan server utama yang menampung database perusahaan. Back up data dilakukan dengan cara memindahkan semua data dari server ke dalam suatu media penyimpanan eksternal, seperti hard disk. Sebaiknya proses back up data ini tetap dipertahankan dan dilakukan secara rutin, sebagai upaya berjaga-jaga jika file master hilang. Sekaligus dilakukan pula upaya perlindungan data-data perusahaan terhadap hal-hal yang dapat merusak, seperti virus, hacker dan tindak penyalahgunaan software. 6. Pemberian nomor urut atau tanda terima nomor pada form Bank Disbursement (BD) dan Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana (SPP/SPD) Selain menandatangani form BD, Finance juga akan memberikan nomor urut BD yang dijadikan sebagai tanda terima bagi Operational Supervisor, menandakan bahwa form tersebut telah diperiksa dan disetujui oleh Finance dan akan dilakukan pembayaran honor. Selain sebagai tanda terima, penomoran form ini dimaksudkan untuk mempermudah penelusuran jika 9

10 terjadi masalah dalam proses pengeluaran dana, dan sebagai umpan balik dari Operational Supervisor jika instruktur yang bersangkutan belum menerima pembayaran honornya. Pembayaran honor dilakukan pada tanggal 15 atau 16 setiap bulannya, itu merupakan prosedur dari Yayasan Bina Nusantara yang menetapkan jangka waktu proses pengeluaran dana yaitu selama dua minggu dari tanggal pembuatan laporan. Hal ini sudah sesuai dengan pengendalian interen, adanya penomoran pada form dapat memperlancar dan memastikan ketepatan arus pengeluaran dana, pembayaran honor dilakukan secara transfer ke rekening masing-masing instruktur juga sangat mendukung dari segi keamanan dan mencegah terjadinya resiko yang tidak diinginkan. 7. Penghancuran dokumen keluaran (output) yang sudah tidak terpakai dan penghapusan data (dokumen arsip) selama jangka waktu 10 tahun Setiap laporan yang dihasilkan diotorisasi oleh pihak yang membuat, kemudian diserahkan ke pihak yang berwenang untuk diperiksa lebih lanjut dan disetujui dari segi kebenaran dan kelengkapannya, sehingga dapat dipertanggungjawabkan, lebih dipercaya dan digunakan oleh unit fungsi terkait lainnya untuk memenuhi kebutuhan informasinya dengan tepat waktu. Jika hasil keluaran ternyata ditemukan kesalahan maka langsung segera diperbaiki dan dibuatkan laporan yang baru, laporan yang salah dan sudah tidak terpakai perlu dihancurkan untuk menjaga kerahasiaan dan keandalan laporan. Semua laporan tersimpan baik di dalam arsip dokumen (hardcopy) maupun di dalam computer (softcopy), dan penghancuran atas dokumen akan dilakukan setelah usia dokumen tersebut telah mencapai 10 tahun. 94

11 Sedangkan berikut mengenai kelemahannya adalah: 1. Sebagian besar dokumen yang dihasilkan belum bernomor urut cetak Dalam sistem berjalan di perusahaan, sebagian besar dokumen yang digunakan belum bernomor urut cetak, kecuali form Bank Disbursement (BD) yang telah diberikan tanda terima nomor BD oleh bagian Finance. Semua dokumen yang dihasilkan hanya disusun berdasarkan kronologis, yaitu periode, tanggal pembuatan laporan atau tanggal proses. Sesuai dengan pengendalian interen yang baik, setiap dokumen diberi nomor urut untuk mempermudah penelusuran dokumen berdasarkan nomor urutnya, jika ditemukan terjadinya suatu kesalahan atau kecurangan. Selama ini hal tersebut terjadi karena pengarsipan dokumen berdasarkan kronologisnya sudah dirasakan cukup. Dan penyimpanan seluruh dokumen yang digunakan hanya dipegang oleh satu orang, yaitu Operational Supervisor, sehingga belum merasakan adanya permasalahan yang berarti dengan tidak menggunakan dokumen yang bernomor urut cetak. Jika keadaan seperti ini dibiarkan tetap terjadi, maka akan mengakibatkan adanya duplikasi dokumen (misalnya dokumen dengan nomor urut yang sama tetapi isinya berbeda), kurang menyadari jika ada dokumen yang hilang dan membutuhkan waktu yang lama karena kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen bila diperlukan. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka perusahaan sebaiknya mulai menerapkan pemberian nomor urut atas setiap dokumen yang dihasilkan dan digunakan dalam aliran sistem informasi akuntansi pembayaran honor ini agar pengarsipan lebih teratur dan sistematis. 95

12 . Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP (Satuan Acara Pelatihan) hanya dibuat sebanyak satu rangkap Di perusahaan, dokumen sumber untuk membuat rekapitulasi kehadiran yaitu Daftar Hadir Instruktur (lihat halaman lampiran L1) dan Laporan Realisasi SAP (lihat halaman lampiran L) hanya dibuat satu rangkap. Sehingga menjelang akhir bulan, dokumen tersebut langsung diserahkan kepada Operational Supervisor untuk membuat Laporan Verifikasi Honor. Seharusnya setiap laporan yang dihasilkan oleh suatu fungsi dalam sistem, dibuatkan laporan rangkapannya untuk didistribusikan kepada fungsi lain yang membutuhkan, karena setiap fungsi dalam sistem tidak mungkin dapat berdiri sendiri. Hal ini dimaksudkan agar terjadi saling kontrol antara fungsi yang satu dengan yang lainnya. Hal tersebut dapat terus terjadi karena belum adanya fungsi yang bertanggung jawab penuh terhadap pengawasan pencatatan kehadiran, kegiatan rekapitulasi kehadiran instruktur pun ditangani oleh Operational Supervisor dan memang sampai saat ini belum mengalami permasalahan berarti, jadi bagian lain merasa tidak membutuhkan penyimpanan dokumen. Namun jika keadaan seperti ini dibiarkan tetap terjadi, maka akan mengakibatkan perangkapan fungsi oleh Operational Supervisor sebagai pihak pengawas pencatatan kehadiran dan yang melakukan perhitungan honor. Kemudian dapat menimbulkan celah untuk manipulasi data karena pencatatan kehadiran masih dilakukan secara manual, sehingga mudah untuk diubah secara manual pula, apalagi belum adanya fungsi pengawasan yang bertanggung jawab penuh atas pengawasan pencatatan kehadiran. 96

13 Untuk mengatasi kondisi seperti ini, perusahaan sebaiknya membuat Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP sebanyak tiga rangkap. Mengingat laporan yang masih diisi secara manual, penggandaan laporan dapat dilakukan dengan menggunakan karbon kopi. Rangkap pertama dapat diberikan kepada Pengawas Absensi yang mengawasi di lapangan dan membuat rekapitulasi kehadiran instruktur, rangkap kedua diberikan kepada Academic Supervisor sebagai pihak yang bertanggung jawab atas instruktur dan berwenang melakukan kontrol akademis secara rutin, rangkap ketiga diberikan kepada Operational Supervisor untuk disimpan sebagai dokumen pendukung (bukti pencatatan) dalam melakukan kewajiban perhitungan honor. Dengan adanya perangkapan dokumen, maka semua fungsi yang berkaitan memiliki bukti pendukung jika sewaktu-waktu terjadi masalah.. Laporan Verifikasi Honor hanya dibuat sebanyak satu rangkap Dalam sistem di perusahaan, Laporan Verifikasi Honor dibuat dan diotorisasi oleh Operational Supervisor lalu dijadikan dokumen sumber oleh untuk perhitungan honor instruktur, walaupun ada pengotorisasian dari Branch Manager namun laporan ini hanya dibuat satu rangkap. Sesuai dengan pengendalian interen, setiap laporan yang dihasilkan wajib dibuatkan laporan rangkapannya untuk diberikan kepada fungsi lain yang membutuhkan, hal ini dimaksudkan agar terjadi saling kontrol antara fungsi yang satu dengan yang lainnya. Karena setiap fungsi dalam sistem saling terhubung dan berinteraksi dengan fungsi lain. Selama ini hal tersebut dapat terus terjadi karena belum ada fungsi lain yang merasa membutuhkan dokumen tersebut dan belum mengalami masalah yang 97

14 serius terkait dengan kelemahan ini, kemudian didukung pula dengan tingkat kepercayaan dari atasan langsung terhadap kinerja Operational Supervisor. Jika kondisi ini tetap terjadi, maka akan mengakibatkan kemungkinan untuk terjadinya manipulasi data karena tidak ada saling kontrol. Dan penelusuran upaya penyelesaian masalah menjadi terasa lebih sulit karena dokumen tersebut hanya satu rangkap tidak dimiliki oleh fungsi yang lain. Untuk mengatasinya, maka perusahaan sebaiknya menambahkan Laporan Verifikasi Honor menjadi sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada Operational Supervisor sebagai dokumen sumber perhitungan honor dan rangkap kedua diberikan kepada Pengawas Absensi sebagai dokumen arsip dan bukti pertanggungjawaban atas dokumen yang telah dibuatnya. 4. File/dokumen yang digunakan dalam sistem perhitungan honor tidak diproteksi dengan password Sistem aplikasi perhitungan honor hanya dapat diakses dan terhubung dengan server utama dari komputer pihak yang berwenang, yaitu Operational Supervisor. Namun, semua file/dokumen pendukung yang tersimpan dalam komputer tidak diproteksi oleh password. Penggunaan password hanya dilakukan pada saat user melakukan login ke dalam komputer. Sesuai dengan pengendalian interen yang baik, perlu adanya pembatasan hak akses dan kewenangan user terhadap aplikasi dan dokumen. Jadi untuk meningkatkan keamanan maka diperlukan penggunaan password atas file/dokumen di dalam komputer. Penggunaan password pun perlu diperhatikan, seperti: pengetikan secara invisible, pergantian password secara rutin, validasi dan batasan maksimal untuk kesalahan input password. 98

15 Hal ini dapat terus terjadi karena menganggap bahwa System Administrator telah memberikan username dan password kepada masing-masing user serta hak akses yang dibatasi sesuai dengan tugas dan kewajibannya, yang merupakan tanggung jawab penuh bagi masing-masing user, jadi dengan begitu saja dirasa cukup untuk melindungi file/dokumen masing-masing. Jika keadaan seperti ini dibiarkan terus terjadi, dikhawatirkan dapat mengakibatkan kerawanan terhadap data rahasia perusahaan, karena apabila user yang berwenang lengah meninggalkan komputernya tanpa di-log off, maka dapat memungkinkan adanya pihak yang mengambil data dengan tidak bertanggung jawab dan dapat mengakses file tersebut dengan mudah. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka sebaiknya perusahaan memproteksi semua file/dokumen penting milik perusahaan, walaupun sudah ada pembatasan hak akses terhadap komputer masing-masing bagian. IV. 4. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor Kemudian evaluasi dilakukan terhadap jaringan prosedur dalam sistem informasi akuntansi pembayaran honor, berikut kebaikannya adalah: 1. Keseragaman terhadap perubahan rate honor dan transportasi yang berdasarkan kebijakan dari manajemen pusat Untuk menjamin keandalan data honor dan transportasi instruktur, setiap perubahan yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung jumlah penghasilan instruktur harus diotorisasi dan dikeluarkan oleh pihak berwenang, beserta dengan kelengkapan bukti sebagai alasan adanya perubahan rate tersebut. 99

16 Perubahan rate honor disebabkan oleh beberapa faktor, seperti: kenaikan level, aktivitas yang dilakukan (contoh: mengajar, asistensi, koreksi ujian, sidang) dan jenis kelas (contoh: on site regular class, inhouse, training). Sedangkan perubahan rate honor transportasi dapat disebabkan oleh lokasi tempat instruktur bertugas dan kondisi perekonomian nasional. Mengenai rate honor dan transportasi telah dijelaskan dalam Bab III (p. 6-65). Aliran data perubahan rate ini merupakan kebijakan resmi yang dikeluarkan oleh General Manager Binus Center Head Office, diterima oleh Academic Supervisor sebagai pihak yang berwenang atas data instruktur, dan di-update ke dalam database. Terakhir, dilaporkan kepada Operational Supervisor untuk dilakukan perubahan dalam sistem aplikasi perhitungan honor dan transportasi. Hal ini sesuai dengan sistem pengendalian interen bahwa setiap perubahan yang berkaitan dengan perhitungan honor harus diotorisasi oleh pihak berwenang, dengan disertai dokumen yang dapat dipercaya.. Perlu adanya bukti otentik dan otorisasi dari pihak yang berwenang untuk melakukan pengeluaran dana Setelah semua laporan yang diperlukan dalam rangkaian sistem pembayaran honor telah selesai dibuat, langkah terakhir adalah pengisian form Bank Disbursement (lihat halaman lampiran L1) dan Surat Permohonan Pembayaran/Permintaan Dana (lihat halaman lampiran L1) oleh Operational Supervisor, dengan data yang diperoleh dari Laporan Rekapitulasi Honor (per jenis kelas, seperti: Authorized Training, Special Class, Regular Class dan InHouse Training), Laporan Rekapitulasi Transport, Laporan Pajak Honor dan Transport. Form ini memuat informasi 100

17 ringkas dari seluruh laporan beserta jumlah dana yang perlu dikeluarkan. Pada akhirnya Finance akan menandatangani dan memberikan nomor urut Bank Disbursement sebagai tanda terima bagi Operational Supervisor bahwa laporannya telah diperiksa dan disetujui oleh Finance. Sesuai dengan pengendalian interen (sub bab II.4. no. 8, p. 9), bahwa melalui form ini semakin mempertegas adanya pemisahan fungsi perhitungan dan pembayaran honor, dan dalam rangka melakukan pengeluaran dana dari perusahaan untuk melakukan pembayaran (ataupun keperluan lainnya), diperlukan bukti otentik yang berfungsi sebagai surat perintah pengeluaran dana atas otorisasi dari pihak berwenang didasari oleh laporan sebagai dokumen pendukung.. Sistem Aplikasi Perhitungan Honor yang Telah Diotomatisasi Proses yang menyita waktu untuk prosedur perhitungan honor adalah pada saat perhitungan rekapitulasi jumlah kehadiran yang masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan lembur agar pembayaran honor tidak terlambat. Jika laporan tersebut sudah selesai, untuk proses perhitungannya dapat langsung meng-input data yang diperlukan (seperti jenis kelas, jumlah kehadiran), dan secara otomatis sistem yang akan melakukan perhitungan honor per instruktur, rekapitulasi honor seluruh instruktur dan perhitungan pajak setiap akhir bulannya. Ketelitian sangat dibutuhkan pada saat penginput-an data, apabila input sudah benar maka output benar dihasilkan juga benar, mengurangi human error dalam perhitungan jumlah nominalnya. 4. Dilakukan pengendalian umum terhadap peralatan pendukung sistem Bagian System Administrator secara rutin wajib melakukan pemeriksaan terhadap peralatan pendukung sistem yang mengalami kerusakan dan 101

18 memerlukan perbaikan serta pemeliharaan koneksi jaringan komputer. Pada setiap komputer pun sudah dilengkapi dengan penggunaan stabilizer dan UPS, untuk menjaga kestabilan arus listrik dan mencegah kehilangan data yang belum sempat disimpan jika tiba-tiba listrik padam. Begitu pula dengan maintenance server utama agar tetap terpelihara, supaya tidak membuat pekerjaan menjadi tertunda akibat server yang sering down. Hal ini dilakukan untuk mempertahankan komunikasi antar aplikasi pada sistem di perusahaan tetap terhubung dan berjalan dengan baik. Sedangkan berikut mengenai kelemahannya adalah: 1. Pencatatan kehadiran instruktur masih dilakukan secara manual dan dilakukan oleh instruktur itu sendiri dan tanpa adanya fungsi pengawasan yang intensif di lapangan Penandatanganan pada Daftar Hadir Instruktur harus disertai dengan pengisian Laporan Realisasi SAP, sebagai bukti otentik bahwa instruktur tersebut benar-benar hadir dan melakukan kewajibannya. Pengisiannya masih dilakukan secara manual, dan dilakukan oleh instruktur itu sendiri. Lemahnya tingkat pengawasan, karena tidak ada pengotorisasian secara langsung oleh petugas yang berwenang di lapangan. Walaupun di dekat tempat instruktur mencatat kehadiran ada Pool Service, namun tidak melakukan pengawasan khusus terhadap absensi, karena itu memang bukan tugas utama mereka. Academic Supervisor pun tidak melakukan kontrol akademis secara intensif per hari, paling cepat adalah per minggu. Seharusnya sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II.4.5, p. 4), pencatatan kehadiran instruktur yang dilakukan secara manual dapat 10

19 tetap dilakukan dengan menambahkan petugas khusus yang mengawasi pencatatan kehadiran, Pengawas Absensi. Petugas tersebut berwenang untuk mengotorisasi keabsahan jam aktual pada saat setiap instruktur yang melakukan pencatatan kehadiran. Selama ini hal tersebut dapat terus terjadi karena belum adanya fungsi yang bertanggung jawab penuh terhadap pengawasan pencatatan kehadiran, ditambah pula tingkat kepercayaan pihak operasional perusahaan terhadap kinerja para instruktur, sehingga merasa belum perlu diadakannya pengawasan dalam pencatatan kehadiran. Jika hal ini terus terjadi, maka akan mengakibatkan terjadinya kecurangan seperti instruktur yang menitip absen atau tidak menulis jam masuk dan jam keluar secara aktual (misal: terlambat datang atau pulang lebih awal), yang jelas merugikan perusahaan jika masalah ini tidak segera diketahui. Karena dapat menurunkan kualitas perusahaan yang akan mendapat keluhan dari peserta kursus mengenai tidak intensifnya jam pelaksanaan pelatihan. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, maka perusahaan sebaiknya menggunakan mesin absensi dengan data yang langsung terhubung dengan file Rekapitulasi Kehadiran, sehingga pencatatan kehadiran tidak hanya secara manual. Namun tetap perlu adanya fungsi pengawasan pencatatan kehadiran instruktur, Pengawas Absensi. Pengawas tersebut berada di lapangan pada saat instruktur melakukan absen dan pencatatan atas kehadiran masing-masing, jadi pengawas benar-benar mengetahui kehadiran actual setiap instruktur. Didukung dengan melakukan kontrol akademis yang lebih intensif (misalnya per hari) oleh Academic Supervisor. 10

20 . Laporan Verifikasi Honor diotorisasi oleh Branch Manager secara bersamaan pada saat semua laporan telah selesai dibuat Pada sistem perusahaan, Operational Supervisor mengecek kesamaan dari Daftar Hadir Instruktur dengan Laporan Realisasi SAP, jika sudah diperiksa kesamaannya maka akan dibuat rekapitulasi kehadiran instruktur dalam bentuk Laporan Verifikasi Honor (lihat halaman lampiran L). Laporan ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk dilakukan perhitungan honor instruktur. Laporan ini periksa dan disetujui Branch Manager pada saat akhir ketika semua laporan dalam sistem perhitungan honor sudah selesai dibuat. Seharusnya sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II..5, p. ), semua dokumen yang dijadikan sebagai sumber perlu diotorisasi oleh pihak yang berwenang dahulu, sebelum melakukan tahap berikutnya. Selama ini hal tersebut dapat terus terjadi karena rasa kepercayaan Branch Manager atas kinerja dari Operational Supervisor, meyakini bahwa semua akan berjalan sesuai kendali sehingga cukup mengetahui pada hasil akhirnya saja, mungkin juga karena disibukkan oleh beberapa hal penting lainnya. Jika keadaan seperti ini dibiarkan tetap terjadi, maka akan mengakibatkan kelemahan dalam tingkat pengawasan dan ketelitian. Kemudian apabila terdapat kecurangan dan kesalahan tidak segera terdeteksi. Sebaiknya pengajuan laporan kepada Branch Manager pada saat laporan selesai dan sebelum membuat laporan selanjutnya. Untuk meningkatkan pengendalian dan otorisasi pada selanjutnya, jadi proses perhitungan honor dijalankan dalam kondisi sepengetahuan Branch Manager. 104

21 . Belum adanya fungsi pengawasan berpengaruh terhadap kesalahan perhitungan jumlah kehadiran instruktur Pencatatan kehadiran instruktur masih dilakukan secara manual oleh instruktur itu sendiri dan belum ada fungsi yang bertugas khusus untuk melakukan pengawasan pencatatan kehadiran. Seharusnya ada suatu fungsi yang khusus bertugas mengawasi pencatatan kehadiran instruktur dan perhitungan rekapitulasi setiap bulannya. Selama ini belum adanya penambahan fungsi tersebut karena tempat pencatatan kehadiran instruktur berdekatan dengan Pool Service, tetapi itu bukan tugas utama mereka, karena pada saat pergantian shift kelas pun mereka berkewajiban mempersiapkan penyelenggaraan operasional kelas. Jika hal tersebut terus terjadi, selain menimbulkan kecurangan (seperti menitip absen padahal tidak hadir, tidak menulis waktu kehadiran yang sebenarnya), dapat juga menyebabkan beberapa instruktur yang lupa menandatangani daftar hadir, hal ini akan berpengaruh terhadap penerimaan honor yang kurang bayar dari perusahaan. Perusahaan sebaiknya menambahkan fungsi pengawasan pencatatan kehadiran instruktur, yang dapat memantau langsung kebenaran keberadaan instruktur dan mencegah adanya instruktur yang lupa melakukan absen. 4. Operational Supervisor tidak memperoleh Surat Penugasan yang diberikan oleh Academic Supervisor kepada Instruktur Academic Supervisor akan membuat Surat Penugasan yang diotorisasi oleh Branch Manager dan akan diberikan kepada Instruktur sebagai dokumen tertulis atas kewajiban mengajar. 105

22 Sesuai pengendalian interen yang baik, seharusnya Operational Supervisor sebagai pihak yang melakukan perhitungan honor memperoleh dokumen tersebut sebagai bukti bahwa instruktur yang bersangkutan benar-benar mendapat tugas untuk melakukan kewajibannya. Hal ini dapat terjadi karena melalui pengecekan Daftar Hadir Instruktur dan Laporan Realisasi SAP dianggap sudah cukup untuk mendukung proses perhitungan honor. Jika hal tersebut terjadi, dikhawatirkan dapat mengakibatkan adanya karyawan fiktif dan kurang akuratnya informasi yang diterima oleh Operational Supervisor terkait dengan perhitungan honor. Sebaiknya Academic Supervisor membuat Surat Penugasan rangkap tiga agar dapat didistribusikan kepada fungsi terkait, seperti instruktur (rangkap kedua) dan Operational Supervisor (rangkap ketiga). Sehingga jika terjadi masalah dalam jumlah penerimaan honor dapat ditelusuri dengan dokumen pendukung tersebut. 5. Belum ada pengotorisasian dan dokumen tertulis yang mendukung proses penggantian instruktur Jadwal pelatihan dan penetapan instruktur yang akan mengajar dibuat oleh Academic Supervisor berdasarkan Surat Penugasan. Namun, belum ada dokumen tertulis yang diotorisasi apabila instruktur yang bersangkutan berhalangan hadir dan digantikan dengan asistennya (jika ada) atau digantikan dengan instruktur lain. Seharusnya ada dokumen tertulis yang mendukung kegiatan tersebut, tidak cukup melalui pernyataan lisan saja. 106

23 Hal ini dapat terjadi karena terkadang pemberitahuan ketidakhadiran instruktur dalam waktu yang mendadak, demi kelancaran kegiatan pelatihan Academic Supervisor langsung mencari instruktur pengganti atau digantikan dengan asistennya dengan pernyataan lisan. Jika hal tersebut terus terjadi dan tidak ada pemberitahuan mengenai pergantian instruktur kepada Operational Supervisor, kemudian instruktur yang bersangkutan pun lupa untuk melakukan absen maka dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan honor dan kekeliruan pembayaran honor pada rekening yang salah. Sebaiknya Academic Supervisor tetap membuatkan dokumen tertulis mengenai pergantian instruktur tersebut, dan mendistribusikan informasi tersebut kepada Operational Supervisor sebagai pihak yang melakukan perhitungan honor. 6. Jabatan instruktur yang bersifat seumur hidup dan tidak ada penghapusan atas data instruktur yang sudah non aktif Pada perusahaan, jabatan instruktur diawali dengan masa kontrak selama dua tahun, tetapi jabatan tersebut tetap berlaku seumur hidup walaupun sudah tidak aktif dalam aktivitas pengajaran. Tidak ada penghapusan atas data instruktur yang sudah non aktif, semua instruktur baik yang aktif maupun non aktif memiliki status yang sama dalam database. Seharusnya sesuai dengan pengendalian interen yang baik (sub bab II.4.5, p. 4), pengendalian terhadap data instruktur aktif dan non aktif perlu ditingkatkan. Adanya pimpinan yang berwenang mengotorisasi keabsahan seorang instruktur dan disertai dengan dokumen pendukung yang dapat 107

24 dipercaya, diharapkan semua instruktur yang dipekerjakan oleh perusahaan merupakan karyawan resmi dan menghindari upaya kecurangan melalui keberadaan karyawan fiktif oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Selama ini hal tersebut dapat terus terjadi karena jabatan instruktur bersifat freelance, jadi walaupun saat ini mereka tidak bersedia mengajar dan tidak memperpanjang masa kontrak akan ada kemungkinan bahwa sewaktu-waktu mereka akan bersedia mengajar kembali jika diperlukan oleh perusahaan. Jika keadaan seperti ini tidak segera dibenahi, dikhawatirkan akan mengakibatkan manipulasi data dalam sistem perhitungan honor dengan adanya karyawan tidak resmi, dalam hal ini dapat disebut dengan instruktur fiktif. Sebagai contoh, salah satu instruktur sudah berakhir masa kontraknya terhadap perusahaan dan menyatakan tidak bersedia mengajar lagi karena mungkin sudah sibuk dengan kegiatan lainnya, tetapi karena account-nya masih tersimpan dalam database perusahaan sehingga datanya masih bisa diinput pada aplikasi perhitungan honor dan dibuatkan slip honornya apalagi jika pengawasan pencatatan kehadiran masih lemah. Untuk mengatasi kondisi seperti ini, walaupun perusahaan tidak melakukan penghapusan pada data instruktur yang non aktif sebaiknya perusahaan membuat pemilahan untuk data instruktur ini, account instruktur yang aktif dan non aktif dalam database yang dapat dilakukan oleh Academic Supervisor sebagai koordinator instruktur. Jadi, terdapat pembatasan bagi Operational Supervisor sehingga tidak dapat memasukkan semua nama instruktur yang ada, jika ingin meng-input perhitungan honor bagi instruktur yang sudah non aktif perlu meminta persetujuan dari Academic Supervisor 108

25 untuk diaktifkan dahulu account-nya. Maka data instruktur tidak perlu dihapus secara total, ataupun boleh dilakukan penghapusan jika masa non aktif sudah mencapai batasan waktu tertentu sekian tahun. IV. 5. Evaluasi terhadap Pengendalian Aplikasi atas Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor 1. Pengendalian Batasan (boundary controls) Temuan Kondisi Sistem aplikasi perhitungan honor dapat diakses dan terhubung dengan server database hanya dari komputer pihak yang berwenang dan login sebagai Operational Supervisor, sistem aplikasi tersebut tidak diproteksi oleh password. Kriteria Perlu adanya pembatasan hak akses dan kewenangan user terhadap aplikasi untuk keamanan dan kerahasiaan. Sebab Merasa cukup dengan pembatasan IP address dan hak akses hanya pada saat melakukan login ke dalam komputer. Akibat Kerawanan penyalahgunaan aplikasi oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, jika pihak yang berwenang lengah meninggalkan komputer tanpa log off terlebih dahulu. Usulan Sebaiknya perusahaan membatasi hak akses menggunakan password, dengan memperhatikan pergantian password secara rutin, validasi, pengetikan secara invisible dan batasan maksimal untuk kesalahan input password. 109

26 . Pengendalian Masukan (input controls) Temuan Kondisi Dilakukan secara batch system, diadakan penjelasan kepada user mengenai validitas data (kode, karakter, field size), dalam beberapa transaksi masih belum terdapat warning message. Kriteria Mengecek keakuratan input data dengan dokumen sumber yang telah diverifikasi dan diotorisasi, serta pengarsipan dan pembubuhan tanda pada dokumen yang telah di-input. Sebab Biasanya mengoreksi kesalahan dengan melakukan perbandingan (balancing) antara laporan satu dengan lainnya karena saling berhubungan. Akibat Menjadi kurang efektif karena kesalahan terlambat ditemukan sehingga koreksi tidak dapat segera dilakukan secara aktual. Usulan Sebaiknya ditambahkan fasilitas warning message sebagai koreksi terhadap data yang salah dan user diberi preview terakhir atas setiap data yang telah di-input.. Pengendalian Proses (process controls) Temuan Kondisi Aplikasi yang digunakan telah memuat fasilitas menu yang cukup lengkap dan otomatisasi sistem untuk mempermudah perhitungan, proses perhitungan honor ini hanya dilakukan oleh Operational Supervisor. 110

27 Kriteria Mencegah data yang tidak valid, mendeteksi kehilangan dan perbaikan data dalam waktu yang singkat, serta data diproses dengan cara yang legal dan tersimpan dengan baik. Sebab Karena hanya bagian tersebut yang memiliki hak akses ke dalam aplikasi perhitungan honor. Akibat Dapat menimbulkan tindak kecurangan dan manipulasi data jika tidak dilakukan pemantauan oleh pihak yang berwenang. Usulan Melakukan pengarsipan dokumen sumber sebagai bukti pencatatan, dan diadakan audit trail oleh tim audit yang melakukan inspeksi baik secara rutin maupun tiba-tiba. 4. Pengendalian Keluaran (output controls) Temuan Kondisi Laporan hasil perhitungan honor disajikan dengan format yang mudah dimengerti, dilaporkan sesuai periode rutinnya kepada pihak berwenang, namun ada output yang belum diotorisasi dan telah dilakukan penghancuran terhadap output yang salah. Kriteria Informasi hasil output yang disajikan dapat dipertanggungjawabkan, akurat, lengkap dan didistribusikan kepada pihak berwenang dengan tepat waktu, serta adanya penghancuran arsip sesuai prosedur. Sebab Rasa kepercayaan atas kinerja Operational Supervisor sehingga cukup mengetahui hasil akhirnya saja. 111

28 Akibat Kelemahan dalam tingkat pengawasan dan ketelitian, apabila terdapat kecurangan dan kesalahan tidak segera terdeteksi. Usulan Sebaiknya setiap hasil output yang dijadikan dokumen sumber untuk perhitungan selanjutnya diotorisasi secara bertahap untuk meningkatkan pengendalian dan ketelitian. 5. Pengendalian Basis Data (database controls) Temuan Kondisi Tidak tersedianya fasilitas file back up otomatis atas file master, dan masih ada beberapa data yang bersifat independen. Kriteria Melakukan back up data secara rutin dan data yang lebih terintegrasi demi kelancaran informasi. Sebab Proses back up manual seluruh data perusahaan dilakukan oleh System Administrator dan dilakukan secara rutin setiap bulan. Akibat Kerawanan apabila file master hilang dan pekerjaan yang menjadi tertunda jika main server sedang down. Usulan Mengusahakan integrasi data dan back up data otomatis serta lebih intensif bahkan setiap ada perubahan bila memungkinkan. 6. Pengendalian Komunikasi Aplikasi (application communication controls) Temuan Kondisi Beberapa komputer masih memiliki hardware dan software yang sudah out of date. 11

29 Kriteria Menggunakan hardware atau software yang cukup memadai untuk mendukung kelancaran kinerja sistem informasi akuntansi pembayaran honor. Sebab Merasa cukup nyaman dengan kondisi saat ini sehingga kurang memperhatikan resiko yang mungkin terjadi dan belum menemukan permasalahan yang berarti. Akibat Memperlambat proses kinerja karyawan dan menimbulkan resiko kerusakan yang lebih tinggi. Usulan Mengupayakan penggantian baik hardware maupun software sesuai dengan perkembangan teknologi. IV. 6. Praktik yang Sehat Setelah melakukan tahap evaluasi yang ditinjau dari berbagai segi 1. Kewajiban instruktur untuk lulus tes BCI (Binus Center Certified Instructor) atas modul tertentu sebelum diberi hak mengajar Pengendalian dilakukan untuk menjamin kualitas perusahaan sebagai penyedia jasa pendidikan, perusahaan melakukan perekrutan terhadap tenaga pendidik yang memang memenuhi syarat dan berhasil lulus tes yang diujikan dengan baik (psikotest, tes skill, presentasi dan interview). Langkah selanjutnya, perusahaan terus mengupayakan pengembangan keahlian dan keterampilan para instrukturnya melalui penyelenggaraan seminar dan training. Dalam pengajaran di kelas hanya diperbolehkan bagi instruktur yang sudah lulus tes BCI (Binus Center Certified Instructor) atas modul 11

30 tertentu, jika seorang instruktur merasa menguasai suatu modul tetapi yang bersangkutan belum mengikuti tes BCI maka perusahaan (melalui Academic Supervisor) belum memperkenankan untuk mengajar. Selain mengikuti tes BCI, adapula levelling instructor (p. 6-64) yang diperhitungkan berdasarkan lama bekerja, pengalaman dan kontribusi yang diberikan kepada perusahaan, akan berpengaruh terhadap rate honor instruktur.. Pemotongan PPh atas honor dan transportasi instruktur sebesar 5% bagi yang memiliki NPWP, dan sebesar 6% bagi yang tidak memiliki NPWP Sesuai dengan UU Perpajakan pasal 1 mengenai Pajak Penghasilan (PPh), sebagai Warga Negara Indonesia yang baik wajib untuk melaporkan dan membayarkan pajak dari penghasilan yang diterima per bulan. Untuk itu, semua honor dan tunjangan transportasi yang dibayarkan perusahaan kepada instruktur dikenakan potongan PPh. Mulai tahun 009 kebijakan untuk wajib memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) mulai diberlakukan, maka dikenakan perbedaan tarif bagi yang memiliki NPWP sebesar 5% dan bagi yang belum memiliki NPWP sebesar 6% atas honor dan transportasi. Dengan adanya perbedaan tersebut, diharapkan dapat mendorong para instruktur agar mulai mendaftar ke Kantor Pelayanan Pajak terdekat untuk mendapatkan NPWP. Dan kepada Operational Supervisor pun dituntut untuk ketelitian yang lebih, agar tidak salah menghitung besarnya potongan yang dikenakan kepada setiap instruktur yang memiliki dan tidak memiliki NPWP. Perhitungan dan pelaporan pajak yang tepat dan benar selain merupakan bentuk tanggung jawab kepada perusahaan tetapi juga kepada pemerintah. 114

31 . Pelaksanaan audit operasional dan audit keuangan secara periodik sebanyak dua kali dalam satu tahun Walaupun pengecekan rutin atas setiap aktivitas yang berjalan sudah dilakukan secara rutin, baik oleh supervisor (atasan langsung) setiap bagian dan juga oleh pihak manajemen pusat. Pada sistem yang berjalan di perusahaan sudah terdapat bagian internal audit yang bertugas melakukan audit secara periodik, untuk mengaudit sistem ini tim internal audit pun dibagi menjadi dua jenis, yaitu audit keuangan oleh divisi Finance pusat kemudian audit sistem dan prosedur oleh Coordinator System and Procedure dari Binus Center Head Office. Audit keuangan lebih bersifat material, dilakukan untuk mengecek posisi keuangan, tingkat laba dan aliran keuangan (sumber pendapatan dan tujuan pengeluaran). Sedangkan audit sistem dan prosedur lebih bersifat operasional, dilakukan untuk mengecek apakah aktivitas yang dijalankan selama ini sudah sesuai dengan pedoman dan kebijakan yang berlaku. Kedua pelaksanaan audit ini masing-masing dilaksanakan sebanyak dua kali dalam setahun, dengan waktu pelaksanaan audit yang akan diberitahukan sebelumnya kepada pihak yang akan diaudit. Untuk mendapatkan hasil yang lebih objektif dan dapat dipercaya memang diperlukan suatu bagian independen yang khusus bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap sistem berjalan dan memastikan bahwa segala sesuatu telah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 115

32 IV. 7. Usulan terhadap Struktur Organisasi Setelah melakukan berbagai evaluasi terhadap sistem informasi akuntansi pembayaran honor yang ditinjau dari berbagai segi, maka berikut merupakan usulan terhadap struktur organisasi: Gambar 4.1. Usulan Struktur Organisasi Yaitu dengan menambahkan Pengawas Absensi sebanyak orang (untuk shift pagi dan malam) di dalam fungsi operasional, bertugas melakukan pengawasan dan pengotorisasian atas pencatatan kehadiran instruktur secara langsung di lapangan pada setiap pergantian shift kelas, kemudian diserahkan kepada Academic Supervisor dan membuat Laporan Verifikasi Honor setiap bulannya untuk diserahkan ke bagian Operational Supervisor yang dijadikan sebagai dokumen sumber untuk perhitungan honor dan transportasi instruktur. 116

33 IV. 8. Usulan terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembayaran Honor Instruktur beserta Diagram Alirnya IV.8.1 Usulan pada Prosedur Pencatatan Kehadiran Instruktur A. Absensi Harian Bagian Instruktur: 1. Instruktur melakukan absen masuk di mesin absensi dan juga menandatangani kolom jam masuk pada Daftar Hadir Instruktur (tiga rangkap) dengan diawasi langsung oleh Pengawas Absensi, yang juga memberikan Laporan Realisasi Satuan Acara Pelatihan untuk diisi.. Instruktur masuk ke dalam kelas, kemudian mengisi Laporan Realisasi SAP (tiga rangkap) mengenai aktivitas apa yang dikerjakannya bersama peserta pada pertemuan tersebut.. Pada saat perkelasan selesai, Instruktur melakukan absen keluar pada mesin absensi dan menandatangani kolom jam keluar pada Daftar Hadir Instruktur, sekaligus mengembalikan Laporan Realisasi SAP kepada Pengawas Absensi yang mengawasi, demikian yang terus berjalan selama pergantian shift kelas. Bagian Pengawas Absensi: 4. Mengecek kecocokan Daftar Hadir Instruktur, Laporan Realisasi SAP dan data yang tersimpan dalam file Rekapitulasi Kehadiran (datanya terhubung dengan mesin absensi). 5. Mengotorisasi kedua dokumen tersebut dan melengkapi semua keterangan yang diperlukan untuk pembuatan Laporan Verfikasi 117

34 Honor (seperti nama kelas, nama dan ID instruktur, jumlah kehadiran dan keterangan per pertemuan) ke dalam file Rekapitulasi Kehadiran. 6. Melanjutkan kedua dokumen tersebut kepada Academic Supervisor, tahap ini dilakukan secara harian. Bagian Academic Supervisor: 7. Mengecek kecocokan kedua dokumen yang telah diterima dari Pengawas Absensi dengan jadwal instruktur, jadwal perkelasan dan pemakaian ruang. 8. Melakukan kontrol akademis dan otorisasi atas kedua dokumen tersebut, tidak ada pengarsipan maka menyerahkan kembali seluruh dokumen tersebut kepada Pengawas Absensi. B. Absensi Bulanan Bagian Pengawas Absensi: 9. Menerima kembali dokumen yang telah diperiksa dan diotorisasi oleh Academic Supervisor. 10. Pada akhir bulan melakukan perhitungan rekapitulasi kehadiran instruktur setiap bulannya, dengan acuan kedua dokumen tersebut dan data yang tersimpan pada file Rekapitulasi Kehadiran. 11. Menyimpan ke dalam file Verifikasi Honor dan mencetak Laporan Verifikasi Honor (dua rangkap). 1. Menyerahkan Daftar Hadir Instruktur, Laporan Realisasi SAP dan Laporan Verifikasi Honor kepada Operational Supervisor. 118