BAB II LANDASAN TEORI. Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1996:1)

Transkripsi

1 BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (1996:1) Sistem Informasi Akuntansi adalah : Kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Sedangkan menurut Nugroho Widjajanto (2001:4) Sistem Informasi Akuntansi adalah : Susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan. B. Pengertian Pengendalian Intern Di dalam Standar Profesional Akuntan Publik, (2001 : 150.1) menyebutkan bahwa Standar Pekerjaan Lapangan kedua berbunyi: Pemahaman memadai atas Pengendalian Intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. Sedangkan pengertian pengendalian intern itu sendiri didalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) mempunyai pengertian sebagai berikut: Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personal lain entitas yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu keandalan pelaporan keuangan,

2 efektivitas dan efisiensi operasi dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sedangkan menurut Narko (2004 : 59) pengertian sistem pengendalian intern adalah: Mengacu kepada pengertian yang dikeluarkan oleh AICPA (American Institute Certified Public Accountant) pada tahun 1949 dan sistem pengendalain intern di pandang dari sisi struktur pengendalian intern seperti yang dibahas pada kebanyakan kepustakaan auditing era tahun 1990-an. Pengertian yang hampir senada diutarakan oleh Mulyadi (2001 : 163)bahwa: Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran - ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Dari definisi - definisi diatas secara tidak langsung dapat disimpulkan tujuan dari pengendalian intern yaitu : 1. Mengamankan kekayaan perusahaan. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Meningkatkan efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Tujuan yang sama diungkapkan oleh Alvin A. Arens dan James K. Loebbecke (1996 : 258) yaitu : Manajemen khususnya mempunyai lima kepentingan berikut dalam merancang struktur pengendalian intern yang efektif yaitu :

3 1. Keandalan pelaporan keuangan. 2. Mendorong efisiensi dan efektifitas operasional. 3. Ketaatan kepada hukum dan peraturan. 4. Keandalan pelaporan keuangan. 5. Penekanan pada pengendalian atas golongan transaksi. Sedangkan menurut Mulyadi (2001 : 179) tujuan pengendalian intern adalah : 1. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan : a. Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan. b. Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan. 2. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada : a. Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. b. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan. 3. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: a. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang. b. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang.

4 4. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi: a. Pencatatan semua transaksi yang terjadi. b. Transaksi yang dicatat adalah benar - benar terjadi. c. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar. d. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya. e. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya. f. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti. 1. Struktur Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern dapat dilihat dari sisi struktur pengendalian intern. Dari berbagai literatur yang penulis dapatkan struktur pengendalian intern memiliki tiga unsur pokok yaitu : a. Lingkungan Pengendalian b. Sistem Akuntansi c. Prosedur Pengendalian Penjelasan ketiga unsur tersebut menurut Narko (2004 : 62) adalah: a. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian mempunyai delapan unsur yaitu : 1). Falsafah dan gaya operasi manajemen Manajemen mempunyai peran yang sangat besar dalam memberikan lingkungan pengendalian yang baik. Apabila manajemen selalu menekankan arti penting pengendalian

5 10 misalnya memberikan penghargaan kepada unit organisasi yang berhasil mencapai target, atau memberi tindak lanjut bagi yang tidak berhasil mencapai target, maka semua karyawan akan terdorong untiik menggunakan anggaran sebagai alat pengendalian. Sebaiknya bila manajemen hanya menganggap anggaran hanya sebagai pelengkap saja maka pengendalian melalui anggaran jangan diharapkan. 2). Struktur organisasi Struktur organisasi memberikan kontribusi bagi lingkungan pengendalian yang baik dalam hal memberikan rerangka (framework) secara menyeluruh bagi perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian operasi. Struktur organisasi yang digambarkan dalam bentuk bagan organisasi harus jelas menggambarkan garis hubungan wewenang dan pelaporan. 3). Dewan komisaris Suatu perusahaan akan memiliki lingkungan pengendalian yang baik bila mempunyai dewan komisaris yang berfungsi penuh. Sebaliknya bila dewan komisaris tidak berfungsi atau hanya simbul saja maka besar kemungkinan sistem pengendalian tidak berjalan dengan baik. 4), Metode untuk mengkomunikasikan adanya wewenang dan tanggungjawab

6 11 Pengendalian pada suatu perusahaan akan berjalan baik bila terdapat kejelasan dan kepastian mengenai wewenang dan tanggung jawab. Dalam suatu organisasi sebaiknya terdapat pedoman tertulis mengenai kebijakan-kebijakan, aturanaturan main, deskripsi jabatan, dan Iain-lain. 5). Metode pengendalian manajemen Adalah cara-cara bagi manajemen dalam mengendalikan semua kegiatan perusahaan yang meliputi perencanaan perusahaan, peramalan, anggaran, pembartdingan pelaksanaan dengan rencana, analisis perbedaan, dan tindak lanjutnya. 6). Auditing intern Auditing yang dilakukan oleh suatu bagian yang independen dalam perusahaan yang akan berfungsi efektif bila berdiri independen dan bukan merupakan bawahan unit-unit organisasi yang diaudit, misalnya audit intern bertanggung jawab dan melapor langsung kepada dewan komisaris. 7). Kebijakan kepegawaian Kebijakan kepegawaian harus mampu menyediakan karyawan yang dapat dipercaya dan memiliki kemampuan di bidangnya masing-masing.

7 12 8). Pengaruh organisasi luar. Pengaruh organisasi luar dapat memberi pengaruh yang baik terhadap lingkungan pengendalian, misalnya perusahaan-perusahaan yang sudah go-public diharuskan mengirim laporan keuangan yang diaudit oleh akuntan independen, maka akan mendorong terjadinya pengendalian di perusahaan yang bersangkutan. b. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga sistem mampu menjamin bahwa : 1). Sudah diidentifikasi semua transaksi yang salah. 2). Transaksi yang terjadi sudah mendapat persetujuan. 3). Transaksi telah dinilai dengan benar. 4). Transaksi telah diklasifikasikan dengan tepat. 5). Transaksi dicatat pada saatnya. c. Prosedur pengendalian Yaitu prosedur-prosedur tambahan yang dapat lebih menjamin terdapatnya sistem pengendalian yang baik. Beberapa diantaranya adalah : 1). Pemisahan tugas antara fungsi operasi, penyimpanan, dan akuntansi. 2). Terdapatnya otorisasi pada setiap transaksi dan kegiatan. 3). Adanya bukti-bukti dan catatan-catatan yang memadai.

8 13 4). Pengawasan fisik atas aktiva dan catatan-catatan. 5). Pengecekan-pengecekan silang secara bebas. 2. Komponen Pengendalian Intern Menurut Standar Profesional Akuntan Publik (2001 : 319.2) pengendalian terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling terkait yaitu : a. Lingkungan Pengendalian : Menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. b. Penaksiran Resiko : Identifikasi entitas dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola. c. Aktivitas Pengendalian: Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. d. Informasi dan Komunikasi: Pengidentifikasian, penangkapan dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.

9 14 e. Pemantauan : Proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. 3. Unsur - unsur Pokok Pengendalian Intern Terdapat empat unsur pokok dalam sistem pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified Public Accountant) pada tahun 1949 (Narko, 2004 : 59) yaitu : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang jelas. Dalam sistem pengendalian intern yang baik, dalam suatu organisasi hendaknya diadakan pemisahan antara fungsi otorisasi, operasi, penyimpanan aktiva, dan pencatatan formal (akuntansi). Misalkan penerimaan kas pada sebuah perusahaan yang berhak mengotorisasi adalah kepala bagian keuangan, fungsi operasi dalam hal ini dilaksanakan oleh kasir, penyimpanan kas dilakukan oleh bank, dan pencatatan formal oleh bagian akuntansi. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap harta, utang, pendapatan, dan biaya. Yang dimaksud dengan prosedur pencatatan dalam hal ini adalah sistem dan prosedur akuntansi yang tepat untuk organisasi yang bersangkutan. Dengan adanya sistem akuntansi

10 15 yang tepat maka pertanggungjawaban harta dan kewajiban perusahaan dapat dipelihara dengan benar. Harta yang tidak diadministrasikan dengan baik dapat berakibat hilangnya harta yang bersangkutan. Misalkan piutang yang tidak dibukukan dengan baik kepada siapa harus ditagih, tentunya menyulitkan upaya penagihannya. Utang yang tidak dibukukan dengan baik juga dapat menimbulkan kerugian. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fiingsi tiap bagian organisasi. Dengan adanya praktik yang sehat maka keamanan harta dan utang perusahaan dapat lebih terjamin. Contoh praktik yang sehat yaitu adanya formulir bernomor unit tercetak, audit mendadak, rotasi jabatan, pemanfaatan jasa asuransi, wajib cuti sementara, dan pencocokan jumlah-jumlah fisik persediaan dengan catatan. d. Karyawan yang jujur yang mampu melaksanakan tugasnya. Sumber daya manusia atau karyawan memegang posisi kunci dalam sistem pengendalian intern. Untuk melaksanakan sistem pengendalian intern dibutuhkan karyawan yang dapat dipercaya dan memilki kemampuan tinggi dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. Tanpa adanya karyawan yang jujur maka meskipun unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain sangat baik dapat saja terjadi kolusi. Padahal syarat berjalannya

11 16 sistem pengendalian intern adalah adanya asumsi bahwa tidak ada kolusi. Di sisi lain dibutuhkan karyawan yang memiliki kemampuan tinggi di bidangnya masing-masing agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan baik. 4. Keterbatasan Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2002:181) keterbatasan pengendalian intern antara lain disebabkan oleh : 1. Kesalahan dalam pertimbangan Seringkali, manajemen dan personel lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, atau tekanan lain. 2. Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan. 3. Kolusi Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut dengan kolusi (collusion). Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian intern yang dibangun untuk melindungi

12 kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian intern yang dirancang. 4. Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan, atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajemen melaporkan laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenamya untuk mendapatkan bonus lebih tinggi bagi dirinya atau untuk menutupi ketidakpatuhannya terhadap peraturan perundangan yang berlaku. 5. Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian intern tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian intern tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen hams memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian intern.

13 18 C. Sistem lnformasi Akuntansi Gaji dan Upah Menurut Mulyadi (2001 : 385) siklus atas gaji dan upah terdiri dari dua sistem informasi akuntansi sebagai berikut: a. Sistem informasi akuntansi penggajian yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1). Prosedur pencatatan waktu hadir 2). Prosedur pembuatan daftar gaji 3). Prosedur distribusi biaya gaji 4). Prosedur pembuatan bukti kas keluar 5). Prosedur pembayaran gaji b. Sistem informasi akuntansi pengupahan yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1). Prosedur pencatatan waktu hadir 2). Prosedur pencatatan waktu kerja 3). Prosedur pembuatan daftar upah 4). Prosedur distribusi biaya upah 5). Prosedur pembuatan bukti kas keluar 6). Prosedur pembayaran upah 1. Pengertian Gaji dan Upah Selain pengertian gaji dan upah, ada istilah lain yang ada hubungannya dengan gaji dan upah yang sering dianggap sama

14 19 artinya, padahal istilah-istilah tersebut dapat dibedakan misalnya kompensasi, gaji, dan upah. Kompensasi adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atas jasa yang diberikan kepada perusahaan. (Malayu S P. Hasibuan, 2003 : 118) Pengertian Gaji menurut Malayu SP. Hasibuan (2003 : 118) adalah: Balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti. Upah menurut Malayu SP. Hasibuan (2003:118) didefinisikan : Sebagai balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman atas perjanjian yang disepakati membayarnya. Sedangkan upah insentif adalah tambahan balas jasa yang diberikan kepada karyawan tertentu yang prestasinya diatas prestasi standar. Pengertian upah menurut Edwin B. Flippo adalah : Balas jasa yang adil dan layak diberikan kepada para pekerja atas jasa-jasanya dalam mencapai tujuan organisasi. (Malayu SP. Hasibuan 2003 : 119) Sedangkan menurut Andrew F. Sikula upah adalah : Sesuatu yang diberikan sebagai imbalan jasa atau balas jasa; akan tetapi lebih khusus, upah adalah uang yang dibayarkan untuk penggunaan sesuatu. Pengertian upah biasanya dihubungkan dengan proses pembayaran kepada karyawan jam-jaman). (Malayu SP. Hasibuan 2003 : 119)

15 20 Pengertian yang hampir sama dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 373) bahwa gaji dan upah adalah : Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. 2. Tujuan Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2001 : 374) tujuan dari kegiatan penggajian dan pengupahan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yaitu : a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. b. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu d. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

16 21 3. Dokumen dan Catatan Menurut Mulyadi (2001 : 374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartujam hadir c. Kartujam kerja d. Daftar gaji dan daftar upah e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah f. Surat pernyataan gaji dan upah g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar 1). Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2). Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam

17 22 hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3). Kartu Jam Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4). Daftar Gaji dan Daftar Upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan - potongan berupa Pajak Penghasilan Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan koperasi. 5). Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

18 23 6). Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7). Amplop Gaji dan Upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8). Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 4. Fungsi dan Organisasi Menurut Mulyadi (2001 : 382) berbagai macam fungsi yang terdapat dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah :

19 24 a. Fungsi Kepegawaian b. Fungsi Pencatat Waktu c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah d. Fungsi Akuntansi e. Fungsi Keuangan Uraian fungsi-fungsi diatas dalam suatu organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut: 1). Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum. 2). Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

20 25 Dalam struktur organisasi fungsi pencatat waktu berada di tangan Bagian Pencatat Waktu, di bawah Departemen Personalia dan Umum 3). Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada di tangan Bagian Gaji dan Upah, di bawah Departemen Personalia dan Umum 4). Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun) Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan

21 26 Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal dengan uraian sebagai berikut: a). Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut. b). Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik) c). Bagian Jumal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jumal umum

22 27 5). Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur organisasi fungsi keuangan ini berada di tangan Bagian Kasir. 5. Sistem Pengendalian Intern dalam Pembayaran Gaji/Upah Dalam melakukan pengawasan terhadap pembayaran gaji/upah menurut Narko (2004 : 156) ada 3 (tiga) hal yang harus diperhatikan oleh manajemen yaitu : a. Organisasi 1). Pisahkan rungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji. 2). Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji 3). Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi. b. Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1). Daftar gaji harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 2). Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang 3). Transaksi penggajian akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar

23 28 4). Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang. c. Praktik yang Sehat 1). Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. 2). Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar Sedangkan menurut Alvin. A. Arens dan James K. Lobbecke (1999 : 540) maka untuk memenuhi tujuan pengendalian intern dalam pembayaran gaji dan upah, harus dikaitkan dengan pengendalian intern kunci yaitu : a. Pembayaran gaji yang dicatat adalah untuk pekerjaan yang secara aktual dilakukan oleh pegawai non fiktif (keabsahan). Pengendalian intern kunci : 1). Kartu absen disetujui oleh pengawas 2). Mesin absen digunakan untuk mencatat waktu kerja 3). Berkas kepegawaian yang cukup 4). Otorisasi kerja

24 29 5). Pemisahan tugas antara kepegawaian, pengelolaan waktu, dan pembayaran gaji. 6). Hanya pegawai yang dicatat dalam komputer yang sah 7). Otorisasi pengeluaran cek b. Transaksi penggajian yang ada telah dicatat (kelengkapan) Pengendalian intern kunci: 1). Cek gaji adalah prenumbered dan dapat dipertanggungj awabkan. 2). Penyiapan rekonsiliasi bank yang independen. c. Transaksi penggajian yang dicatat adalah jumlah waktu kerja aktual dan tingkat upah semestinya, dan pemotongan dihitung dengan semestinya Pengendalian intern kunci : 1). Verifikasi intern atas perhitungan dan jumlah. 2). Batch total dibandingkan dengan laporan ikhtisar komputer. 3). Otorisasi tingkat upah, gaji, atau komisi. 4). Pemotongan termasuk jumlah asuransi dan simpanan kepegawaian. d. Transaksi penggajian diklasifikasikan dengan memadai (klasifikasi) Pengendalian intern kunci: 1). Bagan akun yang memadai

25 30 2). Verifikasi intern atas klasifikasi e. Transaksi penggajian dicatat pada waktu yang tepat (tepat waktu) Pengendalian intern kunci: 1). Prosedur yang memerlukan pencatatan transaksi sesegera mungkin setelah gajt dibayarkan. 2). Verifikasi intern. f. Transaksi penggajian dimasukkan dalam berkas induk penggajian dengan semestinya; dan diikhtisarkan dengan semestinya (posting dan pengikhtisaran) Pengendalian intern kunci: 1). Verifikasi intern atas isi berkas induk gaji Perbandingan berkas induk penggajian dengan total buku besar penggajian