TUGAS KELOMPOK TECHNOLOGY MANAGEMENT AND VALUATION REVIEW: PERFORMANCE MEASUREMENT OF HIGHER EDUCATION INFORMATION SYSTEM USING IT BALANCED SCORECARD

Transkripsi

1 TUGAS KELOMPOK TECHNOLOGY MANAGEMENT AND VALUATION REVIEW: PERFORMANCE MEASUREMENT OF HIGHER EDUCATION INFORMATION SYSTEM USING IT BALANCED SCORECARD Kelas : LMA3 Andy Gracia Junaidy MAGISTER MANAJEMEN SISTEM INFORMASI BINUS University Jakarta 2016

2 Performance Measurement of Higher Education Information System Using IT Balanced Scorecard 1. Abstrak Penelitian ini dilakukan untuk mengukur kinerja sistem informasi yang ada di perguruan tinggi atau yang biasa disebut SIPERTI dengan menggunakan IT Balanced Scorecard (BSC) yang terdiri dari 4 perspektif, yaitu: Corporate Contribution, User Orientation, Operational Excellence, and Future Orientation. Untuk pengumpulan data digunakan kuesioner, kemudian dilakukan analisis statistik terhadap data yang terkumpul, di mana hasilnya digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja SIPERTI serta merumuskan rekomendasi perbaikan kinerjanya. 2. Latar Belakang Latar belakang penelitian ini adalah permasalahan dengan penggunaan SIPERTI dan kebutuhan untuk memperbaiknya. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja SIPERTI serta merumuskan rekomendasi perbaikan kinerjanya. Penelitian ini difokuskan pada pengukuran dan evaluasi kinerja SIPERTI dengan menggunakan IT BSC yang terdiri dari empat perspektif, yaitu: Corporate Contribution, User Orientation, Operational Excellence dan Future Orientation. Studi kasus dilakukan di sebuah universitas swasta yang berlokasi di Jakarta, Indonesia. Pengunaan IT BSC dipilih karena beberapa alasan sebagai berikut: 1. IT BSC umum digunakan sebagai metodologi evaluasi kinerja dan dianggap sebagai salah satu yang paling fleksibel dan lebih sederhana dari kerangka lainnya. 2. IT BSC memungkinkan untuk menentukan langkah-langkah yang tepat untuk mengevaluasi efektivitas sistem dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. 3. IT BSC terbukti meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi. 3. Studi Literatur Balanced Scorecard (BSC) adalah salah satu kerangka kerja manajemen kinerja yang paling banyak digunakan dalam organisasi, pemerintahan, dan organisasi non-profit. BSC diperkenalkan oleh Kaplan dan Norton, yang berdasarkan asumsi bahwa evaluasi organisasi tidak hanya terbatas pada langkah-langkah keuangan tetapi perlu juga dilengkapi dengan langkah-langkah operasional penting lainnya yang menentukan kesuksesan finansial organisasi. Mereka menyatakan bahwa evaluasi dapat diperluas dengan mencakup langkah-

3 langkah mengenai perspektif tambahan lainnya seperti kepuasan pelanggan, proses internal dan kemampuan untuk berinovasi dalam mencapai tujuan strategis organisasi. Van Grembergen mengadopsi BSC untuk digunakan oleh departemen teknologi informasi (TI) di organisasi. Dikarenakan departemen TI hanya menyediakan layanan untuk internal organisasi dan para penggunanya adalah orang internal, maka perspektif yang biasa digunakan perlu diubah dan disesuaikan. Sehingga akhirnya perspektif BSC yang terdiri dari Financial, Customer, Internal Business Process, and Learning & Growth diubah menjadi IT BSC yang terdiri dari Corporate Contribution, User Orientation, Operational Excellence, and Future Orientation. Perspektif Corporate Contribution menggambarkan nilai bisnis yang diperoleh dari investasi TI. Perspektif User Orientation mewakili penilaian pengguna TI. Perspektif Operational Excellence menggambarkan proses TI digunakan dalam mengembangkan dan menyediakan aplikasi. Perspektif Future Orientation menunjukkan sumber daya manusia dan teknologi yang dibutuhkan oleh TI untuk memberikan layanan dari waktu ke waktu. IT BSC dianggap sebagai pengukuran dan sistem manajemen yang mendukung tata kelola TI, salah satunya adalah proses yang menjamin pemanfaatan TI yang efektif dan efisien untuk mencapai visi, misi dan tujuan strategis organisasi. IT BSC juga digunakan sebagai alat untuk mengukur keberhasilan departemen TI dalam pelaksanaan, kinerja dan kontribusi sistem informasi terhadap organisasi. 4. Metodologi Penelitian 4.1 Pengukuran Gambar 4.1 menunjukkan pengukuran IT BSC yang akan digunakan dalam penelitian ini. Pengukuran ini dibangun berdasarkan tinjauan literatur dan implementasi praktik terbaik yang dikembangkan oleh peneliti lain yang juga meneliti masalah yang sama.

4 Gambar 4.1: Pengukuran IT BSC Berdasarkan pengukuran IT BSC yang sudah ditentukan di atas, akan dibuat pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan pengukuran tersebut di dalam kuesioner yang nantinya akan dibagikan kepada responden. Skala Likert digunakan sebagai alat ukur kuesioner dengan lima poin skala, yaitu: Sangat Tidak Setuju, Tidak Setuju, Netral, Setuju dan Sangat Setuju. 4.2 Pengumpulan Data Untuk pengumpulan data akan digunakan kuesioner yang akan diberikan kepada para anggota fakultas dan staf dari universitas yang menggunakan SIPERTI dalam

5 pekerjaan sehari-hari. Dari populasi yang ada, diambil 52 sampel sebagai responden yang terdiri dari 14 dosen yang merangkap sebagai kepala dan wakil kepala program studi, 33 pengguna SIPERTI dari departemen SDM, keuangan, pemasaran, admisi dan akademik serta 5 orang dari manajemen tingkat atas. 4.3 Analisis Data Dalam penelitian ini digunakan analisis statistik pada umumnya untuk mendapatkan hasil analisis data yang terkumpul. Selain itu, dilakukan uji validitas dan reliabilitas pada kuesioner yang akan digunakan. Kuesioner dinyatakan valid jika mampu mengungkapkan sesuatu yang diharapkan untuk diukur. Sedangkan, untuk mengetahui reliabilitas dari kuesioner digunakan Cronbach s Alpha. Jika nilai dari Cronbach s Alpha adalah 0,7 atau lebih tinggi, maka kuesioner dinyatakan reliabel. Hasil kuesioner yang terkumpul, kemudian diolah dengan menghitung rata-rata setiap pertanyaan yang diisi oleh responden. Hasilnya kemudian diproyeksikan ke dalam skala penilaian IT BSC yang digunakan organisasi agar mudah dipahami oleh manajemen. Skala penilaian IT BSC dapat dilihat pada Gambar 4.2. Gambar 4.2: Skala Penilaian IT BSC Penentuan bobot penilaian IT BSC pada masing-masing perspektif dihitung berdasarkan jumlah pertanyaan di setiap perspektif yang ada di kuesioner. Penentuan bobot penilaian IT BSC dapat dilihat pada Gambar 4.3 Gambar 4.3: Bobot Penilaian IT BSC

6 5. Hasil Analisis IT Balanced Scorecard 5.1 Profil Responden Gambar 5.1 menunjukkan profil responden, di mana terdiri dari 52 responden untuk perspektif User Orientation, Operational Excellence, and Future Orientation serta 26 responden untuk perspektif Corporate Contribution. Gambar 5.1: Profil Responden 5.2 Uji Validitas dan Reliabilitas Dalam penelitian ini Cronbach s Alpha digunakan untuk melakukan uji reliabilitas pada kuesioner. Gambar 5.2 menunjukkan nilai Cronbach s Alpha lebih besar dari 0,7 untuk semua perspektif. Hasilnya menunjukkan bahwa semua pertanyaan yang ada di dalam kuesioner dapat dipercaya. Uji validitas dilakukan dengan menganalisis nilai korelasi dari setiap pertanyaan pada setiap perspektif IT BSC dengan total nilai korelasi. Hasilnya menunjukkan bahwa semua pertanyaan yang ada di dalam kuesioner valid. Gambar 5.2: Hasil Uji Reliabilitas

7 5.3 Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Hasil pengukuran IT BSC dari SIPERTI dapat dilihat pada Gambar 5.3. Pada gambar dapat dilihat nilai untuk masing-masing perspektif. Nilai Corporate Contribution sebesar 3.01, User Orientation sebesar 2,65, Operational Excellence sebesar 2,69 dan Future Orientation sebesar 2,97. Untuk mencari hasil secara keseluruhan, maka nilai dari masing-masing perspektif akan dikali dengan nilai bobot yang sudah ditentukan sebelumnya, sehingga hasilnya menjadi (0.23 x 3.01) + (0.35 x 2.65) + (0.32 x 2.69) + (0.10 x 2.97) = 2,78. Hasil yang sudah didapatkan kemudian diproyeksikan ke dalam skala IT BSC yang sudah ditentukan sebelumnya, sehingga hasil akhirnya adalah Memenuhi Harapan. Gambar 5.3: Hasil Pengukuran IT BSC 6. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kinerja SIPERTI memenuhi harapan manajemen universitas. Hal ini dilihat dari rata-rata angka pengukuran IT BSC yang menujukkan nilai 2,78 dan masuk ke dalam skala Memenuhi Harapan. Berdasarkan hasil akhir, maka dirumuskan beberapa rekomendasi mengenai perbaikan kinerja SIPERTI untuk masing-masing perspektif, yaitu: 1. Corporate Contribution Menggunakan model waterfall untuk pengembangan SIPERTI. Menyepakati ruang lingkup pengembangan SIPERTI dengan para stakeholder. Menyelaraskan pengembangan SIPERTI dengan strategi bisnis organisasi. 2. User Orientation Melibatkan lebih banyak pengguna dalam menentukan kebutuhan SIPERTI. Merancang menu SIPERTI dengan sedemikian rupa agar saling terhubung dari satu proses ke proses yang lain. Pemberian pesan error yang cukup untuk pengguna SIPERTI.

8 Meningkatkan akurasi data yang dihasilkan oleh SIPERTI sehingga tidak ada interpretasi data error. Menyediakan format data yang sesuai dengan kebutuhan pengguna SIPERTI. Menyediakan buku panduan dan fasilitas bantuan bagi pengguna SIPERTI. Penanganan error dan perbaikan SIPERTI yang harus dilakukan lebih cepat dan akurat. 3. Operational Excellence Pelatihan khusus untuk staf TI yang bertanggung jawab untuk SIPERTI. Meningkatkan jumlah staff TI yang bertanggung jawab untuk pengembangan dan pemeliharaan SIPERTI. Mengurangi downtime SIPERTI. 4. Future Orientation Pelatihan pengguna secara berkala. Pelatihan untuk modul baru. Pelatihan untuk manajemen tingkat atas yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Melibatkan lebih banyak pengguna dalam menentukan kebutuhan. Untuk evaluasi kedepannya, diharapkan menggunakan jumlah responden yang lebih besar dan bervariasi yang disesuaikan dengan kebutuhan evaluasi, karena kedua hal ini menjadi salah satu faktor yang dapat mempengaruhi penilaian terhadap kinerja sistem informasi. Referensi Afriliana, N and Gaol, F. L. (2014). Performance Measurement Of Higher Education Information System Using IT Balanced Scorecard. Asian Conference on Intelligent Information and Database Systems 2014, Berikut ini adalah hasil analisis mengenai paper di atas. 1. Penjelasan latar belakang masalah yang kurang detail. 2. Perlu ditambahkan rekomendasi mengenai pengoptimalan integrasi data agar tersedianya data yang valid dan akurat pada perspektif Operational Excellence.