BAB I PENDAHULUAN. dari setiap masyarakat adalah informasi. Definisi informasi memiliki makna dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pada era saat ini, hal yang terus berkembang dan mendapat perhatian lebih dari setiap masyarakat adalah informasi. Definisi informasi memiliki makna dan pengertian yang luas tergantung dengan ilmu yang membahasnya. Pada sebuah organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta, informasi menjadi hal utama yang dianggap penting dalam menjalankan tugas-tugas keorganisasian. Salah satu rekaman informasi adalah arsip, seperti yang tertuang dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Kemudian, menurut Basir Bartos arsip mempunyai peranan yaitu :...sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisa, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. 2 1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 2. 2 Basir Bartos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2013), hlm. 2.

2 2 Dari dua uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan sebuah rekaman kegiatan yang direkam dalam berbagai macam bentuk sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi, yang digunakan sebagai sumber informasi dan bahan utama dalam melaksanakan segala aktifitas keorganisasian dalam mendukung proses pencapaian tujuan suatu organisasi. Untuk memperlancar dalam pencapaiaan tujuan organisasi maka dibutuhkan teknologi informasi yang baik dalam proses pelaksanaannya. Dalam proses ini diperlukan keefisienan dalam menjalankannya. Dalam keefisienan terdapat beberapa asas yang perlu diperhatikan yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghapusan dan penggabungan. 3 Asas keefisienan akan membuat pengelolaan arsip menjadi lebih mudah. Dalam kegiatan pengelolaan arsip, diperlukan manajemen kearsipan yang baik. Dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik diperlukan teknologi yang mampu mempermudah proses pengelolaan arsip, seperti halnya komputer. Dalam hal pengetikan dulu cukup dengan mesin ketik manual, kemudian meningkat penggunaan mesin ketik elektronik, dan diera sekarang penggunaan komputer sudah tidak asing lagi dalam penyelesasiaan tugas-tugas kantor. Perkembangan dalam bidang komputer pun semakin meningkat baik dalam hal hardware maupun software yang digunakan. 4 Teknologi komputer akan membantu mewujudkan 3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2007) hlm Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 122.

3 3 manajemen kearsipan yang baik karena akan mempercepat dan mempermudah Sumber Daya Manusia dalam menyelesaikan tugasnya. Teknologi komputer merupakan salah satu teknologi yang efektif digunakan dalam kegiatan kearsipan. Dengan menggunakan komputer, kegiatan pengelolaan arsip mulai dari penciptaan, pengolahan, penyimpanan, penelusuran, pelayanan hingga penyebaran informasi kemasing-masing bagian dalam organisasi dapat lebih cepat dilakukan. Apabila melihat dari pengertian arsip dan penjelasan diatas, maka surat adalah salah satu contoh dari arsip, karena didalamnya mengandung informasi yang penting bagi sebuah organisasi. Menurut Boedi Martono dalam bukunya Arsip Korespondensi: Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan dikemukakan bahwa: Surat itu sendiri diartikan sebagai pernyataan tertulis atau tercetak yang dibuat dengan maksud menyampaikan berita atau informasi-informasi kepada pihak lain. Surat disamping sebagai alat komunikasi berfungsi pula sebagai pentunjuk untuk melaksankan kegiatan sesuai dengan informasi yang terkandung didalamnya, permintaan atau permohonan untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kepentingan organisasi yang bersangkutan, sebagai bahan bukti telah dilakukan sesuatu tindakan atau transaksi tertentu, sebagai alat pengingat tentang segala sesuatu yang pernah dilakukan atau dilaksanakan. 5 Arsip terdiri dari berbagai macam bentuk, salah satunya yaitu berbentuk kertas yang sering disebut sebagai arsip konvensional. Siring dengan berjalannya waktu, kemajuan teknologi juga berdampak pada bentuk arsip. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi maka terciptalah arsip dengan bentuk yang 5 Boedi Martono, Arsip Korespondensi : Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm.48.

4 4 menyesuaikan perkembangan zaman yang banyak disebut sebagai arsip elektronik. Dalam buku Pegelolaan Arsip Elektronik Muhammad Rustam dikatakan: Arsip Nasional Australia dalam Digital Recordkeeping Guidelines Exposure Draft May 2004 menyebutkan pengertian arsip elektronik sebagai arsip yang diciptakan, dikomunikasikan dan disimpan dengan menggunakan teknologi komputer. Arsip elektronik dapat diciptakan langsung dengan menggunakan teknologi komputer (born digital), atau dapat juga dalam bentuk yang telah dikonversikan ke format digital dari format aslinya (misalnya hasil scan terhadap dokumen kertas). 6 Dari pengertian diatas dapat dikatakan bahwa arsip elektronik dengan teknologi komputer merupakan satu kesatuan yang sangat erat yang tidak dapat dipisahkan. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik dapat dikatakan sebagai alihmedia. Proses alihmedia menggunakan perangkat komputer dengan alat bantu yang disebut dengan scanner. Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sitem arsip manual. Sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip secara manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip manual. Suatu sistem elektronik dapat dikatakan sebagai otomasi kearsipan atau otomasi arsip. Otomasi kearsipan merupakan kegiatan pengelolaan arsip dengan menggunakan media komputer. Seperti yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Otomasi Arsip adalah kegiatan yang mencakup pengelolaan arsip yang dilakukan menggunakan komputer dengan memberikan kecepatan dan ketepatan penyimpanan, pencarian, penemuan kembali, hingga pendistribusian dokumen dalam organisasi, sehingga 6 Muhammad Rustam, Pengelolaan Arsip Elektronik (Jakarta: Universitas Terbuka, 2009), hlm

5 5 fungsi dokumen sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan oleh organisasi dapat dioptimalkan. 7 Dalam memaksimalkan otomasi kearsipan selain mementingkan teknologi sebagai peranan utamanya, aspek lain yang juga harus diperhatikan yaitu sumber daya manusia yang menjalankannya. Sumber daya manusia harus ditingkatkan mutu dan kualitasnya sebagai pengoperasi teknologi informasi pengolah arsip. Apabila kegiatan otomasi kearsipan ditangani oleh sumber daya manusia yang handal dan professional maka manajemen kearsipan akan berjalan dengan baik. Begitu pentingnya sebuah otomasi kearsipan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan menuntut setiap organisasi untuk menyelenggarakaannya. Dalam hal ini, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan membutuhkan penerapannya dalam menjalakan kegiatan administrasinya. Tidak terkecuali dengan Kementerian Perhubungan Republik Indonesia yang telah menerapkan sistem otomasi kearsipan. Kementerian Perhubungan Republik Indonesia (disingkat Kemenhub RI) adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan transportasi. Kemenhub dipimpin oleh seorang Menteri Perhubungan (Menhub) yang sejak tanggal 27 Oktober 2014 dijabat oleh Ignasius Jonan. 8 Dan didalam 7 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Ciracas: Erlangga, 2007) hlm Diakses pada tanggal 17 Desember 2015 jam 12:21 WIB.

6 6 Kemenhub terdapat Sekretariat Jenderal Kemenhub yang memiliki tugas pokok Melaksanakan pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas dan administrasi di lingkungan Departemen Perhubungan. Dari kegiatan yang dilakasanakan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia pasti akan menghasilkan arsip yang akan menjadi barang bukti terselenggaranya kegiatan tersebut. Salah satu arsip yang diciptakan atas kegiatan dari Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia adalah arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia menjadi bahan utama dalam penyelesaian tugas-tugas yang akan ditangani. Atas dasar tersebut arsip dinamis aktif harus terorganisir dengan baik dan benar. Kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip menjadi hal utama yang dibutuhkan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Untuk mewujudkan kecepatan dan ketepatan dalam penemuan arsip dibutuhkan teknologi yang mendukung kegiatan tersebut. Teknologi yang dimaksud adalah teknologi komputer, teknologi ini mampu mempercepat proses kerja dalam pengelolaan arsip. Tidak serta merta hanya menggunakan teknologi komputer saja, namun juga harus didampingi dengan sebuah aplikasi pendukung untuk mewujudkan sistem pengelolaan serta temu kembali arsip dengan cepat dan tepat. Penerapan sistem otomasi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia berguna untuk membantu petugas dalam kegiatan admistrasi. berikut: Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai

7 7 1. Bagaimana penerapan software e-persuratan sebagai Sistem Otomasi Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia? 2. Apa kelebihan dan kekurangan dari penerapan software e-persuratan sebagai Sistem Otomasi Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia? 3. Apa saja kendala yang dialami dalam pelaksanaan Otomasi Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia? B. Keaslian TA Dalama penelitian ini hal-hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian yang terdahulu. Tema Tugas Akhir otomasi kearsipan dengan judul Penerapan Software E-Persuratan Di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia merupakan tema Tugas Akhir yang pertama diambil sebagai bahan penelitian mahasiswa Diploma 3 Kearsipan Universitas Gadjah Mada di Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Sebelumnya ada beberapa penulis mengambil tema yang sama namun dengan judul dan tempat yang berbeda. 9 9 Refina Arvitiane, Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan Di Pt Taspen (Persero) Kcu Semarang, Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014.; Astri Wikandari, Otomasi Kearsipan Di Legal Office Pt. Angkasa Pura I (Persero) Cabang Bandar Udara Adisutjipto Yogyakarta, Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2014.; Ade Redi, Otomasi Persuratan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman, Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2015.

8 8 Penelitian yang dilakukan oleh Ade Redi dengan judul Otomasi Persuratan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman tahun 2015 bertujuan mengetahui, membahas dan mempelajari tentang bagaimana pengelolaan persuratan dengan bantuan teknologi informasi dan telekomunikasi yang kemudian disebut sebagai otomasi. Salah satu faktor yang dapat membantu manajemen dalam pengelolaan kearsipan adalah adanya sistem informasi yang terkomputerisasi seperti otomasi kearsipan. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Ade Redi adalah: Peneliti sama-sama membahas mengenai otomasi persuratan. Perbedaannya adalah: Saudara Ade Redi membahas mengenai sistem otomasi yang terfokus pada persuratan dan masih membahas proses manual dari pengelolaan tersebut, sedangkan yang akan penulis sampaikan pada Tugas Akhir ini mengenai penerapan dari sistem otomasi persuratan itu sendiri, jadi Tugas Akhir ini akan terfokus pada sistem sekaligus penerapannya dalam dunia kerja. Disitulah perbedaan yang menunjukkan keaslian Tugas Akhir ini. Penelitian yang dilakukan oleh Refina Arvitiane dengan judul Penerapan Sistem Otomasi Kearsipan Di Pt Taspen (Persero) Kcu Semarang tahun 2014 bertujuan untuk mengetahui pengimplementasian aplikasi Electronic Filing System berbasis Electronic Leitz Ordner sebagai software otomasi kearsipan dalam pengelolaan arsip di PT TASPEN (Persero) KCU Semarang. Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Refina Arviantiane adalah: Peneliti sama-sama membahas mengenai penerapan sistem otomasi. Perbedaanya adalah: Saudari Refina Arviantiane membahas mengenai

9 9 penerapan sistem otomasi kearsipan, dimana sistem tersebut digunakan hingga sampai proses output data. Sedangkan yang akan penulis sampaikan pada Tugas Akhir ini mengenai pembahasan penerapan sistem otomasi persuratan, dimana aplikasi ini hanya digunakan saat arsip tersebut berstatus sebagai arsip dinamis aktif dan tidak ada proses output data pada sistem yang akan penulis bahasa pada Tugas Akhir ini. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan tugas akhir dengan judul Penerapan Software E- Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui pelaksanaan software e-persuratan sebagai sistem otomasi persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. b. Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari penerapan software e- persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. c. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam pelaksanaan software e- persuratan sebagai sistem otomasi persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia.

10 10 Penulisan tugas akhir ini juga bermaanfaat untuk: a. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa tentang sistem kerja di suatu instansi, khususnya dalam rangka pembekalan untuk menghadapi persaingan di dunia kerja. b. Mengimplementasikan ilmu dan teori khususnya yang diperoleh dari perkuliahan terutama mata kuliah Manajemen Arsip Eletronik pada realisasinya dalam instansi. D. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penyajian hasil penelitian ini dan dalam rangka memenuhi kaidah dan sistematika penulisan, maka dibuatlah sistematika penulisan dari Bab I hingga Bab IV beserta muatan masing-masing bab sebagai berikut: Bab I adalah Pendahuluan. Dalam bab ini akan disampaikan pokok-pokok mengenai latar belakang dan permasalahan, keaslian TA, tujuan dan manfaat, serta sistematika penulisan. Bab II adalah Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Bab ini membahas mengenai literatur-literatur yang digunakan penulis sebagai bahan acuan untuk menyusun Tugas Akhir, dan juga dijelaskan mengenai metode-metode yang dipergunakan oleh penulis untuk mendapatkan data dan sumber informasi yang relevan demi terselesaikannya Tugas Akhir ini. Bab III adalah Penerapan Sistem Otomasi Persuratan di Biro Umum Skretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Bab ini akan

11 11 terdiri dari tiga sub besar yaitu, gambaran umum organisasi yang terdiri dari profil organisasi dan struktur organisasi beserta tugas pokok dan fungsi, pengelolaan dan pengorganisasian arsip di Kementerian Perhubungan Republik Indonesia, dan otomasi persuratan di Biro Umum Skretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Pada subbab otomasi persuratan di Biro Umum Skretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia inilah akan dijelaskan hasil penelitian yang dilaksanakan penulis berdasarkan tempat praktik kerja lapangan yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian. Bab IV merupakan Penutup yang berisikan kesimpulan dan saran yang dianggap perlu dalam pembahasan tugas akhir ini. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah yang telah dibuat oleh penulis sebagai target pencapaian penulisan tugas akhir ini. Dari hasil pencapian target dan permasalahan yang ditemui oleh penulis, maka dibuatlah saran yang ditujukan kapada Kementerian Perhubungan RI yang diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan sistem pengelolaan arsip yang lebih baik dikemudian hari.