BAB I PENDAHULUAN. pada tahap pengambilan keputusan. Arsip mempunyai peranan penting bagi

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan hasil kegiatan organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Informasi yang terkandung dalam arsip memiliki berbagai macam nilai guna karena berisi rekaman kegiatan mulai dari tahap administrasi sampai pada tahap pengambilan keputusan. Arsip mempunyai peranan penting bagi pengawasan kegiatan organisasi dan dapat dijadikan alat bukti yang otentik di mata hukum. Dalam dunia perusahaan arsip cendrung disebut dengan dokumen perusahaan. Adapun pengertian dokumen perusahaan menurut Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaam, pasal 1 ayat 2 yaitu : Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas ataupun sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat dibaca, atau didengar. 1 Salah satu kegiatan perusahaan ialah melakukan sebuah perjanjian kerjasama yang menghasilkan sebuah dokumen kontrak. Dokumen kontrak merupakan suatu perjanjian antara pihak pertama dan kedua untuk melaksanakan suatu hal. 2 Penciptaan dokumen didasarkan sebagai alat bukti perjanjian kerjasama antar organisasi karena dokumen tersebut sangat penting 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Bab 1 Ketentuan Umum, Pasal 1 Ayat 2. 2 Manual Mutu Vice President Corporate Document Management PT Kereta Api Indonesia (Persero) Revisi 07 tahun 2015.

2 2 guna kelangsungan hidup organisasi. Dokumen kontrak perjanjian tersebut merupakan arsip vital bagi perusahaan maka diperlukannya perlindungan untuk menjamin kelangsungan perusahaan, keuangan dan kepemilikan. Pemberkasan merupakan salah satu metode perlindungan terhadap dokumen kontrak perjanjian, pemberkasan adalah proses mengatur dan mengurus berkas secara sistematis. Dengan melaksanakannya pemberkasan maka dokumen dapat tersimpan dengan baik dengan memperhatikan kegunaan serta memudahkan dalam mencari informasi yang dibutuhkan. Pemberkasan dapat dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukankan. 3 PT Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara, perusahaa ini bergerak dibidang layanan dan jasa transportasi yang menyediakan, mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api indonesia. Perusahaan ini beroprasi sebagai lembaga bisnis yang berfungsi untuk memproleh laba. Dengan tingginya aktifitas yang dilakukan oleh PT Kereta Api Indonesia (Persero) menjadikan dokumen kontrak perjanjian yang tercipta sangat banyak. Penataan yang dilakukan akan sangat berguna untuk melindungi dokumen kontrak perjanjian yang tercipta di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Dengan adanya prosedur pemberkasan maka dapat mendukung proses penyimpanan dan penemuan kembali secara efektif dan efisien. Oleh 3 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992), hlm. 22.

3 3 karena itu dibutuhkan sistem pemberkasan yang sesuai agar memudahkan dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali dokumen kontrak perjanjian. Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem penyimpanan dokumen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)? 2. Bagaimana proses penemuan kembali dokuemen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (persero)? 3. Apa saja Kendala yang dihadapi dalam pengolahan dokumen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)? B. Keaslian TA Dalam penelitian ini hal-hal yang diutarakan oleh peneliti yang sifatnya mendukung adanya penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian yang terdahulu, antara lain : Penelitian yang dilakukan oleh Gharin Al Mala Credin dengan judul Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates tahun 2015 bertujuan untuk mengetahui metode dan sistem yang digunakan oleh

4 4 Pengadilan Negeri Wates dalam mengelolaan, menyimpanan, merawatan dan menemuan kembali arsip. 4 Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Gharin Al Mala Credin pada tahun 2015 adalah sama-sama meneliti sistem pemberkasan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Perbedaan dari penelitian ini terletak pada tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Peneliti memilih melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penelitian yang dilakukan oleh Hermawan Krisna Eka Pratama bertujuan untuk mengetahui bagaimana proses pengurusan surat, sarana dan prasarana yang digunakan serta kendala yang dihadapi dalam proses pengurusan surat. 5 Persamaan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh Hermawan Krisna Eka Pratama adalah prusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero). Perbedaanya adalah objek penelitian yang diambil oleh peneliti merupakan dokumen kontrak Kanntor Pusat PT Kereta Api Indonesia (persero) sedangkan Hermawan Krisna Eka Pratama Pengurusan Surat di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. 4 Gharin Al Mala Credin Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negri Wates LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi,UGM, Hermawan Krisna Eka Pratama Pengurusan Surat di Bagian Sistem Manager Dokumen PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi, UGM, 2005.

5 5 C. Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui sistem penyimpanan dokumen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)? 2. Mengetahui proses penemuan kembali dokumen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)? 3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengolahan dokumen kontrak perjanjian di unit Legal Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero)? D. Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Mengetahui kondisi, sistem penyimpanan, proses penemuan kembali, dan kendala yang dihadapi secara langsung. 2. Diharapkan mampu memberikan masukan bagi Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (persero) untuk peningkatan pengelolaan Dokumen kontrak perjanjian. 3. Dapat digunakan sebagai bahan referensi ataupun acuan untuk pengembangan kearsipan. E. Sistematika Penulis Untuk mempermudah dalam memahami isi dan informasi dari laporan Tugas Akhir yang berjudul Pemberkasan Dokumen Kontrak di unit Legal

6 6 Document and Files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero), secara keseluruhan terdiri dari empat bab. Bab Pertama merupakan pendahuluan yang mencakup latar belakang dan permasalahan, Keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat yang di dapatkan ketika melakukan praktik kerja lapangan serta sistematika penulisan yang menjelaskan tentang garis besar penulisan laporan Tugas Akhir. Bab kedua berisi tinjuan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjuan pustaka merupakan penjelas terhadap kata-kata kuci dari judul Tugas Akhir sedangkan Metode pengumpulan data merupakan cara mendapatkan data yang dibutuhkan dengan metode studi pustaka, wawancara dan observasi. Bab ketiga merupakan hasil yang didapatkan pada saat Praktik Kerja Lapangan di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (Persero) selama kurang lebih dua bulan. Isi dari bab ketiga terdiri dari gambaran umum tempat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan yang meliputi profil instansi, Struktur dan Tupoksi serta pengorganisasian kearsipan yang diterapkan di instansi. Pengelolaan arsip di instansi yang mencakup Jenis, volume, kondisi dan sistem pengelolaan di Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (persero). Bab keempat merupakan bagian penutup. Di bab ini berisi kesimpulan dari pengelolaan Dokumen kontrak di Unit Legal Document and files Kantor Pusat PT Kereta Api Indonesia (persero) serta saran yang disampaikan setelah ditemukan berbagai kendala yang dihadapi pada saat Praktik Kerja Lapangan.