BAB I PENDAHULUAN. informasi yang beraneka ragam guna menunjang pelaksanaan kegiatan

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Seiring dengan berkembangnya zaman, setiap organisasi membutuhkan informasi yang beraneka ragam guna menunjang pelaksanaan kegiatan administrasi. Setiap organisasi membutuhkan informasi untuk dijadikan sumber dalam peningkatan kualitas organisasi atau dapat dijadikan acuan dalam hal evaluasi. menurut Undang Undang no 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, pengertian informasi adalah: keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 1 Kelancaran informasi merupakan hal yang mutlak dibutuhkan oleh seluruh manusia. Mengingat pentingnya informasi, pemerintah membuat Undang Undang tentang keterbukaan informasi publik. Dalam Undang Undang tersebut dijelaskan bahwa hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia. Setiap elemen masyarakat memiliki hak untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Salah satu dari sumber informasi adalah arsip. Arsip merupakan sumber informasi karena arsip tercipta sebagai bukti rekaman kegiatan. Pengertian arsip 1 Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal (1) ayat (1)

2 2 menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal (1) ayat (2) tentang Kearsipan, adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, yaitu dokumen tersebut masih sering digunakan dalam kegiatan suatu organisasi. Arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan organisasi. 3 Retensi penggunaan arsip statis sudah habis, namun arsip tersebut masih disimpan karena memiliki keterangan simpan permanen. Berdasarkan frekuensi penggunaannya arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif artinya arsip dinamis yang digunakan secara terus menerus atau secara aktif masih digunakan. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah berkurang, yaitu kurang dari 10 kali penggunaan dalam satu tahun. Contoh (2) 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal (1) ayat 3 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 12.

3 3 arsip dinamis inaktif adalah berkas karyawan yang sudah diberhentikan, tagihan yang sudah dibayar pada tahun anggaran lampau, proyek yang sudah selesai, dan cek yang sudah dilunasi. 4 Secara umum 40% arsip dinamis sebuah badan korporasi merupakan arsip dinamis inaktif dengan rincian 30% arsip dinamis inaktif dan 10% arsip dinamis jangka panjang, yang lazimnya merupakan arsip dinamis inaktif. 5 Arsip dinamis inaktif perlu dikelola dengan baik karena secara administrasi masih digunakan walaupun waktu penggunaannya tidak terus menerus. Arsip dinamis inaktif perlu disimpan di sebuah Records Center atau pusat arsip sebagai tempat yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yang telah ditentukan dan ruangan yang didesain khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Tujuan pengolahan arsip dinamis inaktif di Records Center adalah untuk mengontrol dan mengendalikan keutuhan arsip inaktif yang tersimpan, serta untuk menghindari penumpukan arsip yang berlebih. Kegiatan pengelolaan arsip dimulai dari proses pemindahan arsip dari aktif menjadi inaktif, pengolahan arsip dinamis inaktif, dan proses penemuan kembali sehingga arsip mudah diakses dalam pelayanan arsip. Pemindahan arsip dilakukan untuk mengurangi tumpukan arsip di unit pengolah. Arsip inaktif yang dipindahkan perlu dikelola kembali, sehinga apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 4 Ibid., hlm Ibid., hlm. 287.

4 4 Kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif dilakukan untuk mengolah arsip yang telah dipindahkan agar tidak berserakan dan merusak fisik arsipnya, tahapan pengolahan ini dimulai dari tahap penerimaan, deskripsi arsip, manuver, penataan dalam boks, dan pembuatan daftar arsip. Pelayanan arsip dapat berupa peminjaman arsip, memberikan informasi kepada pengguna, serta prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan informasi. Tujuan pengelolaan arsip dinamis inaktif sendiri adalah mampu menyediakan arsip dengan waktu yang cepat, biaya yang dikeluarkan dapat seminimal mungkin, serta membantu organisasi dalam melakukan kegiatan. Pengelolaan arsip dinamis inaktif dilakukan oleh seluruh organisasi atau instansi baik swasta maupun milik pemerintah, demikian halnya dengan Pengadilan Negeri Batang. Pengadilan Negeri Batang merupakan suatu lembaga yang menciptakan arsip perkara pidana dan mengelola arsip inaktif. Pengadilan Negeri Batang belum pernah dijadikan sebagai tempat praktik kerja lapangan tentang kearsipan, oleh karena itu penulis tertarik untuk praktik kerja lapangan tentang sistem kearsipan di Pengadilan Negeri Batang, khususnya tentang pengelolaan arsip inaktif perkara pidana. Pengadilan Negeri Batang merupakan badan yang memberikan pelayanan hukum secara adil kepada masyarakat di wilayah Kabupaten Batang. Pengadilan Negeri Batang memiliki tugas dan wewenang untuk menerima, memeriksa, memutuskan dan menyelesaikan setiap perkara yang masuk. Dalam melaksanakan tugasnya, Pengadilan Negeri Batang menghasilkan banyak dokumen dokumen

5 5 penting yang harus dikelola. Salah satu jenis dokumen yang dihasilkan oleh Pengadilan Negeri Batang adalah dokumen arsip perkara hukum. Arsip perkara hukum dibagi menjadi dua yaitu perkara hukum pidana dan hukum perdata. Arsip perkara perdata yaitu berupa arsip berkas permohonan dan gugatan. Arsip perkara pidana berupa berkas dokumen yang terdakwanya telah dipidanakan. Berkas arsip hukum pidana memiliki kekuatan hukum tetap karena kasus telah diputus oleh hakim dan perkara tidak diajukan banding. Arsip inaktif yang dimiliki oleh Pengadilan Negeri Batang disimpan di sebuah ruang penyimpanan arsip inaktif. Sehingga pengelolaan arsip inaktif menjadi lebih terpusat dan arsip dapat dikelola dengan baik. Terkait dengan gambaran latar belakang tersebut, dapat dirumuskan beberapa permasalahan yaitu : 1. Bagaimana kondisi arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang? 2. Bagaimana pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang? 3. Apa sajakah sarana dan prasaran yang digunakan dalam pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang? 4. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang? B. Keaslian Tugas Akhir Tugas Akhir ini membahas mengenai pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. Dari aspek tempat Pengadilan Negeri Batang belum

6 6 pernah digunakan sebagai objek Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Akan tetapi, dari aspek tema yaitu tentang pengelolaan arsip perkara pidana, sudah pernah digunakan sebagai tema tugas akhir oleh mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada sebelumnya. 6 Pertama, Tema yang dibahas oleh Sugiarti dengan judul Pengolahan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Bantul, Kajiannya membahas mengenai pengolahan arsip perkara yang ada di Pengadilan Agama Bantul. Pembahasannya dimulai dari pendeskripsian arsip perkara yang dicatat dalam buku pantauan minutasi permohonan dan gugatan, pelabelan boks, penataan boks dalam rak arsip, penataan arsip perkara kedalam boks arsip, pembuatan daftar isi rak, serta tahapan penemuan kembali arsip. Perbedaan tulisan tugas akhir penulis dengan milik Sugiarti yaitu dalam fokus pembahasan. Tugas akhir milik Sugiarti pembahasannya menekankan pada tahapan pengolahan arsip sedangkan penulis membahas mengenai pengelolaan arsip. pengelolaan arsip diawali dengan proses pemindahan arsip dari aktif menjadi inaktif hingga proses penyusutan, sedangkan pengolahan arsip dimulai dari pemindahan arsip hingga pembuatan daftar arsip inaktif. Perbedaan lain juga terdapat dalam jenis arsip yang dikelola. Tugas akhir milik Sugiarti membahas jenis arsip perkara pidana dan perkara perdata, namun penulis hanya fokus dalam pengelolaan arsip perkara pidana. 6 Sugiarti, Tugas Akhir Pengolahan Arsip Perkara di Pengadilan Agama Bantul, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, Gharin Al Mala Credin, Tugas Akhir Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri wates, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2015.

7 7 Kedua, Pada tahun 2015 terdapat laporan tugas akhir yang ditulis oleh Gharin Al Mala Credin dengan judul Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates. Dalam laporan tugas akhir tersebut Gharin juga membahas mengenai arsip hukum pidana di Pengadilan Negeri, namun pembahasannya lebih mengenai sistem pemberkasan arsip yang dilakukan oleh Pengadilan Negeri wates. Dalam Tugas Akhir tersebut, Gharin menjelaskan mengenai tahapan-tahapan dalam mengelola arsip pidana. Mulai dari pencatatan arsip di buku register, mengalih media berkas perkara ke dalam bentuk softfile dan dimasukan ke CD, kemudian penataan arsip di rak penyimpanan, hingga proses penemuan kembali arsip. Perbedaan tugas akhir milik Gharin dengan penulis yaitu dalam fokus penulisan. Tugas akhir milik Gharin membahas mengenai sistem pemberkasan arsip pidana yaitu tahapan penataan arsip kedalam boks serta tahapan penyimpanan arsip di ruang penyimpanan arsip, sehingga terlihat perbedaan penulisan tugas akhir Gharin dengan milik penulis. Tugas akhir milik penulis menjelaskan tahapan dari awal pengelolaan arsip perkara pidana, sedangkan Gharin hanya menjelaskan proses pemberkasan arsip. C. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Pengadilan Negeri Batang adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan kondisi arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang.

8 8 2. Menjelaskan pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. 3. Mengidentiikasi sarana dan prasarana yang diperlukan dalam pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. 4. Menjelaskan kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. D. Manfaat Penulisan Manfaat yang ingin didapat dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini, sebagai berikut : 1. Memberikan pengetahuan, bagi pihak Pengadilan Negeri Batang khususnya, mengenai pentingnya manajemen kearsipan yang baik untuk menjamin ketersediaan informasi saat dibutuhkan. 2. Memberikan masukan yang membangun bagi Pengadilan Negeri Batang dalam bidang manajemen kearsipan, khususnya manajemen arsip perkara pidana. E. Sistematika Penulisan Guna mempermudah pembaca dalam memahami isi Laporan Tugas Akhir ini, laporan dibagi atas empat bab. Masing masing bab memiliki pembahasan

9 9 yang berbeda beda namun saling berhubungan antara satu bab dengan bab selanjutnya. Bab pertama merupakan pendahuluan, berisi latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, tujuan dan manfaat penulisan Tugas Akhir. Latar belakang berisi gambaran umum arsip dan instansi tempat Praktik kerja Lapangan. Bab kedua berisi tentang tinjauan pustaka dan metode penelitian. Tinjauan pustaka berisi penjelasan kata kunci yang sesuai dengan tema yang telah diambil yaitu Pengelolaan Arsip Perkara Pidana. Kata kunci tersebut dijelaskan dengan berbagai literatur-literatur yang terkait. Selanjutnya menjelaskan tentang metode penelitian yang telah dilakukan selama Praktik Kerja Lapangan. Terdapat tiga metode penelitian yang telah dilakukan oleh penulis yaitu observasi-partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Obsevasi-partisipasi dilakukan dengan terlibat secara langsung dalam proses pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. Metode studi pustaka dengan membaca dan memahami literatur-literatur yang dijadikan sebagai tambahan teori. Kemudian metode wawancara dilakukan guna melengkapi data-data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir. Wawancara dilakukan oleh penulis terhadap narasumber yang terkait dengan pengelolaan arsip, atau petugas yang menangani arsip. Bab ketiga merupakan bagian inti Tugas Akhir, bab ketiga membahas mengenai gambaran umum atau profil dari Pengadilan Negeri Batang. Kemudian membahas mengenai pengorganisasian arsip yang ada di Pengadilan

10 10 Negeri Batang. Pembahasan selanjutnya mengenai pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Batang. Pengolahan arsip tersebut membahas mengenai jenis arsip perkara, volume arsip, sistem pengolahan arsip yang digunakan, kondisi arsip dan proses pengelolaan arsip di Pengadilan Negeri Batang. Kemudian dijelaskan sarana prasarana yang digunakan dalam proses pengelolaan arsip, serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip di Pengadilan Negeri Batang. Bab keempat merupakan bab terakhir dalam Tugas Akhir, bab empat berisi tentang kesimpulan dan Saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari rumusan masalah yang telah dibuat. Saran merupakan pemberian masukan dan solusi untuk Pengadilan Negeri Batang dalam pengelolaan arsip perkara, sehingga dalam pengelolaan arsip dapat menjadi lebih baik.