A. Latar Belakang dan Permasalahan

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu instansi pasti menghasilkan arsip, volume arsip yang dihasilkan akan semakin banyak selama instansi masih menjalankan kegiatan operasionalnya. Arsip merupakan aspek yang sangat penting bagi sebuah organisasi. Oleh karena itu perlu dilakukan pengelolaan arsip yang baik dan benar. Ketepatan dalam memilih sistem penataan arsip merupakan suatu indikasi sebuah instansi mampu menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan kinerja suatu instansi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Arsip yang dikelola dengan baik akan menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi instansi. Untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan benar tentu tidak mudah, perlu adanya kesadaran dan dukungan dari berbagai pihak untuk melakukan pengelolaan yang sesuai dengan kaidah kearsipan. Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban dan merupakan sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu pengelolaan arsip yang baik tentu berdampak baik bagi suatu instansi, karena segala kegiatan yang dilakukan tidak akan pernah lepas dari arsip. Kegiatan operasional akan berjalan dengan lancar apabila telah dilakukan pengolahan arsip yang baik, sebaliknya jika pengolahan arsip tidak dilakukan maka akan ada kendala yang menghambat kegiatan operasional suatu instansi.

2 2 Menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 yang dimaksud dengan arsip adalah: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dari pengertian di atas arsip merupakan hasil dari kegiatan operasional sebuah instansi, dan arsip tercipta dalam berbagai bentuk serta media sesuai perkembangan zaman dan teknologi. Di era globalisasi seperti saat ini segala kegiatan yang dilakukan oleh instansi pasti akan didokumentasikan. Dokumentasi sangat penting karena setiap kegiatan yang pernah dilakukan akan tergambar secara jelas sehingga informasi yang terdapat dalam sebuah kegiatan tidak akan hilang begitu saja. Bidang dokumentasi dapat dibagi menjadi tiga bidang yaitu dokumentasi literatur yang meliputi bidang perpustakaan, dokumentasi korporil meliputi bidang museum, dan dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. 2 Seiring dengan perkembangan teknologi, arsip tidak hanya terdiri dari arsip tekstual saja tetapi juga arsip non tekstual atau arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus terdiri dari arsip audio visual, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pasal 1. 2 Hadi Abubakar. Pola Kearsipan Modern (Jakarta: Grafitas, 1985), hlm. 13.

3 3 mikro. 3 Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip audio visual dapat berupa moving image atau citra bergerak, still image atau citra diam, dan sound recording atau arsip rekaman suara. Arsip foto merupakan arsip citra diam atau still image yang tercipta dari proses dokumentasi, arsip foto dapat berupa negative film, gambar positif dan foto digital. Menurut Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 tahun 2013 yang dimaksud dengan arsip foto adalah: Arsip foto adalah rekaman informasi dari suatu kegiatan badan pemerintah, badan usaha, organisasi non pemerintah, lembaga swasta, dan perorangan dalam format dan media apapun dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dalam bentuk gambar baik yang dicetak maupun dalam bentuk negatif film, digital dan sesuai dengan perkembangan teknologi. 4 Meskipun media rekam arsip foto berupa kertas, namun kertas yang digunakan berbeda dengan arsip tekstual pada umumnya sehingga pengolahannya juga berbeda. Media yang berbeda membutuhkan kondisi penyimpanan yang berbeda untuk mencapai pelestarian jangka panjang yang optimal. 5 Arsip foto merupakan arsip yang penting sama halnya dengan arsip tekstual yang dimiliki oleh sebuah instansi. Walaupun berupa gambar, informasi yang terkandung dalam sebuah arsip foto dapat digunakan sebagai sumber informasi dan arsip foto dapat mengungkapkan sejarah, serta menjadi bukti bahwa Judith Ellis (ed), Keeping Archives (Melbourne D. W Thorpe, 1993), hlm. 4 Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto, pasal 1. 5 Kim Eberhard & Steve Stefanopoulos, Plans, Photographs & Objects, dalam Jackie Bettington, et al., Keeping Archives 3rd Edition, (Australia: Australian Society of Archivists, Inc., 2008), hlm., 519.

4 4 peristiwa tertentu benar-benar pernah terjadi. 6 Arsip foto mampu merekam peristiwa yang telah lampau dengan detil, namun arsip foto tidak dapat dijadikan sebagai bukti otentik tanpa didukung arsip tekstual. Oleh karena itu pengolahan arsip foto harus dilakukan dengan tepat agar informasinya dapat dimanfaatkan. Pengelolaan arsip foto terkait dengan kegiatan penciptaan arsip yang berasal dari pemotretan suatu kegiatan atau peristiwa, penataan arsip hingga akses arsip kepada publik sebagai sumber informasi. Pengolahan arsip foto menurut Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto: Pengaturan informasi dan fisik foto dalam rangka proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali (finding aids) pada lembaga kearsipan berdasarkan prinsip asal usul dan prinsip aturan asli dengan tahapan: penelusuran dan pengidentifikasian asal usul pencipta arsip, penyusunan skema pengaturan arsip foto, pendeskripsian informasi arsip, pengelompokan informasi arsip, penyimpanan dalam amplop, pengelompokan fisik arsip, penataan, penyimpanan dalam boks, dan penyusunan daftar arsip foto. 7 Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman merupakan salah satu lembaga kearsipan yang memiliki tugas pokok dan fungsi mengelola, memelihara dan menyediakan informasi kepada publik tentu memiliki khasanah arsip yang beragam, salah satunya adalah arsip foto. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam kurun waktu 2009 sampai dengan 2014 belum digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi 6 Wiliam H. Leary, The Archival Appraisal of photographs : A RAMP study with Guidelines, ( Paris: UNESCO, 1985), hlm Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto, pasal 1.

5 5 Universitas Gadjah Mada. Sehingga penulis memilih instansi tersebut dengan harapan agar dapat mengetahui pengolahan arsip foto dari proses seleksi arsip foto sampai penyusunan daftar arsip foto yang dilakukan oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1) Bagaimana pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman? 2) Bagaimana sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman? 3) Kendala apa saja yang dihadapi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam melakukan pengolahan arsip foto? B. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksaan Praktik Kerja Lapangan antara lain: 1. Untuk mengetahui pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. 2. Untuk mengetahui sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. 3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman.

6 6 C. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang penelitian perlu melakukan tinjauan terhadap beberapa bahan pustaka yang berkaitan dengan topik yang dipilih. Tujuannya agar dapat memperoleh data yang relevan mengenai pengolahan arsip foto. Buku pertama berjudul Keeping Archives 3 rd Edition dengan editor Jackie Bettington, diterbitkan pada tahun Buku ini membahas tentang pengelolaan arsip non-tekstual. Plans, photographs & objects oleh Kim Eberhard dan Steve Stefanopoulos dalam buku Keeping Archives 3 rd Edition merupakan bagian yang membahas tentang penanganan arsip foto yang meliputi jenis arsip foto, yakni arsip foto prints, negative, slides dan digital images. Pengolahan arsip foto dilakukan dengan mengolah fisik arsip dan informasi arsip, berupa identifikasi foto, mencatat informasi melalui proses deskripsi arsip foto, penyimpanan dan penemuan kembali arsip foto. Pada bagian ini juga menjelaskan mengenai kondisi lingkungan yang optimal dalam penyimpanan arsip foto. Kondisi lingkungan yang baik tentu akan melindungi foto agar tetap awet dan kelak informasinya dapat dimanfaatkan sebagai obyek penelitian dan pengetahuan. Buku kedua adalah A Manual For Small Archives karya Laura Coles diterbitkan pada tahun Dalam Photographs and Other Visual Records menjelaskan tentang penanganan arsip foto yang baik dan benar agar arsip foto terhindar dari berbagai kerusakan. Laura menyarankan agar melakukan tiga tingkat penyimpanan arsip. Pertama menggunakan amplop bebas asam, kemudian boks dan disimpan dalam roll o pack dilakukan untuk perlindungan ekstra fisik arsip dari debu dan perubahan kondisi lingkungan yang dapat merusak arsip foto.

7 7 D. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh informasi tentang pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman maka metode yang digunakan adalah observasi dan partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Pemilihan metode tersebut agar data yang diperoleh dapat saling melengkapi sehingga informasi yang diperoleh merupakan informasi yang akurat. Adapun metode pertama yaitu observasi dan partisipasi, merupakan kegiatan pengamatan langsung terhadap proses pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman diharapkan setelah melakukan observasi dapat diperoleh data-data yang valid, karena observasi dilakukan secara langsung terhadap objek yang dijadikan sebagai bahan Praktik Kerja Lapangan. Wancara merupakan proses tanya jawab secara langsung terhadap narasumber yang memiliki pengetahuan tentang tema yang sedang diteliti. Tujuan wawancara adalah mendapatkan informasi secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewee (orang yang diinterview) dari interviewer (orang yang menginterview). 8 Wawancara merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi akurat langsung kepada orang yang memiliki pengatahuan tentang pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Metode ketiga yaitu studi pustaka, studi pustaka dilakukan dengan mencari bahan pustaka yang berhubungan dengan tema. Bahan pustaka yang digunakan meliputi buku, 8 Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-Dasar Penulisan Proposal Penelitian, (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2008), hlm. 35.

8 8 artikel- artikel yang berhubungan dengan pengelolaan arsip foto baik dari para penulis atau artikel yang diakses di internet. E. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan Tugas Akhir dengan judul Pengolahan Arsip Foto di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman terdiri dari empat bab. Bab satu dengan bab lain membahas permasalahan yang berbeda namun masih memiliki keterkaitan. Pada bab pertama merupakan pendahuluan dalam Laporan Tugas Akhir yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan. Pada bab ini juga dijelaskan tujuan dari pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Selain itu terdapat tinjauan pustaka yang digunakan sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan Tugas Akhir. Bagian akhir dalam bab satu berisi tentang sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Pada bab kedua berisi tentang gambaran umum tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, yaitu Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman yang meliputi profil, tugas pokok dan struktur organisasi, serta SDM Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman. Pada bab ketiga menguraikan tentang gambaran umum pengolahan arsip foto, tahap pengolahan arsip foto yang meliputi proses seleksi arsip, skema pengaturan arsip foto, deskripsi, manuver, penomoran arsip foto, hingga penyusunan daftar arsip foto. Pada bab ini juga menjelaskan penyimpanan arsip foto, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto serta kendala yang dihadapi ketika pengolahan arsip foto.

9 9 Pada bab keempat merupakan bagian penutup dari laporan tugas akhir ini, terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan oleh penulis mengenai pengolahan arsip foto. Saran berisi tentang masukan bagi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam pengolahan arsip foto agar lebih optimal.