BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang dan Permasalahan. yang berkaitan maupun informasi bersifat umum yang dapat diakses oleh

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin maju menuju arah global mendorong masyarakat semakin butuh akan sumber informasi, baik informasi bersifat khusus yang hanya diketaui oleh beberapa pihak yang berkaitan maupun informasi bersifat umum yang dapat diakses oleh khalayak umum. Masyarakat menjadi sangat mudah untuk mengakses dan mendapatkan berbagai informasi dari setiap kegiatan yang dilakukan sehari- hari karena pada dasarnya sebuah informasi sangat dibutuhkan untuk semua kalangan mulai dari pribadi, kelompok, masyarakat ataupun sebuah organisasi baik itu merupakan organisasi pemerintahan ataupun organisasi swasta. Kebutuhan akan informasi sudah menjadi dasar bagi kegiatan khalayak umum dalam kesehariannya. Kesejahteraan masyarakat Indonesia sangat dipengaruhi pada kemampuan mendapatkan akses dan menggunakan layanan publik. Dalam layanan publik masyarakat berhak mengakses informasi yang dibutuhkan. Salah satu bentuk informasi didalam layanan publik adalah arsip. Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan pengertian arsip sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

2 2 pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan bernegara. 1 Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pada organisasi. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Dengan kata lain arsip aktif merupakan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan dalam aktivitas perkantoran. Sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. Atau dengan kata lain arsip inaktif merupakan dokumen yang sudah jarang digunakan dalam administrasi perkantoran. 2 Adapun arsip yang digunakan dalam kegiatan organisasi setiap harinya adalah arsip aktif. Dengan adanya kegiatan administrasi yang berjalan setiap harinya, maka arsip aktif yang tercipta harus diserahkan kepada unit kerja dalam suatu organisasi untuk kepentingan administrasi perkantoran. Setiap organisasi atau instansi pasti memerlukan suatu unit kerja dan unit kearsipan yang bertugas mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil dari suatu kantor dalam kegiatan administrasi antara lain adalah arsip korespondensi (surat persuratan, nota dinas, dan surat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dan Konvensional ke Basis Komputer. (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 9.

3 3 dinas), formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip. Setiap pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran, maka pekerjaan arsip akan berada pada setiap unit kerja. 3 Mengingat pentingnya peranan arsip maka penataan berkas harus dikelola secara tepat. Sehingga dalam proses penyimpanan dan penemuan kembali dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Guna menunjang pelaksanaan proses penyimpanan dan penemuan kembali yang efisien dan efektif maka diperluakan suatu sistem kearsipan. Sistem filing adalah suatu sistem, metode atau cara arsip (penyimpanan, pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. 4 Menurut E. Martono dalam bukunya Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoan Modern, dalam praktek dasar-dasar filing yang sering dipergunakan di kantor adalah: 5 1. Filing Sistem Abjad/ Alfabetic system 2. Filing Sistem Subjek/ Subject system 3. Filing Sistem Nomor/ Numeric system 3 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 1991) hlm Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991) hlm E. Martono, Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran ModernJakarta: Karya Utama, 1994), hlm. 77.

4 4 4. Filing Sistem Ilmu Bumi/ Geographic system 5. Filing System Khronologis/Chronology system. Penataan arsip aktif berkaitan erat dengan kegiatan administrasi di suatu organisasi atau instansi. Dengan adanya penataan arsip yang baik maka akan membantu suatu organisasi atau instansi dalam proses penemuan kembali suatu arsip yang sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dinamis aktif biasanya selalu dilakukan oleh setiap organisasi atau instansi yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan baik itu instansi pemerintah maupun swasta., salah satunya PSTA- BATAN (Pusat Sains dan Teknologi Akselerator - Badan Tenaga Nuklir Nasional. Badan Tenaga Nuklir Nasional disingkat BATAN, adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan pemanfaatan tenaga nuklir. Untuk mendukung serta memperlancar tugas dan wewenang lembaga tersebut maka diperlukan penataan arsip yang sistematis dan berguna untuk penataan arsip yang baik dan benar, namun penulis hanya fokus dalam membantu penataan arsip dinamis aktif di Subbagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah PSTA-BATAN. Berdasarkan pemaparan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana kondisi arsip dinamis aktif di Subbagian PKDI?

5 5 2. Bagaimana proses kegiatan atau prosedur penataan arsip dinamis aktif di Subbagian Bidang PKDI? 3. Sarana apa saja yang digunakan dalam melakukan penataan arsip dinamis di Subbagian PKDI? 4. Apa saja kendala-kendala yang ada dalam penataan arsip dinamis aktif di Subbagian PKDI? B. Keaslian Tugas Akhir Badan Tenaga Nuklir Nasional, disingkat BATAN, adalah Lembaga Pemerintah Non Kementerian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang penelitian, pengembangan, dan pemanfaatan tenaga nuklir. PSTA- BATAN dalam kurun 5 tahun terakhir ini belum pernah dijadikan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) oleh mahasiswa Diploma III Kearsipan. Namun pada tahun 1998, PSTA- BATAN pernah dijadikan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan tema Penanganan Arsip Dinamis Dan Peranannya Dalam Menunjang Kinerja Organisasi di PATN-BATAN Yogyakarta. 6 Laporan Tugas akhir tersebut mengulas tentang penanganan arsip dinamis dari pengurusan dan pengendalian surat masuk, pengurusan dan pengendalian surat keluar, penataan berkas, penataan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penggunaan kode klasifikasi, peminjaman dan penemuan kembali arsip, 6 Widodo, dkk. Penanganan Arsip Dinamis Dan Peranannya Dalam Menunjang Kinerja Organisasi di PATN-BATAN YOGYAKARTA, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, 1998.

6 6 dan peminjaman arsip. Sedangkan penulis dalam laporan Tugas Akhirnya tidak akan memaparkan secara keseluruhan seperti laporan Tugas Akhir tersebut namun hanya akan fokus pada penataan arsip dinamis aktif. Tema penulisan laporan Tugas Akhir yang sama dalam beberapa tahun terakhir tema mengenai penataan arsip dinamis aktif sudah pernah diguanakan di instansi yang lain. Pada tahun 2015 laporan Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Daerah Istimewa Yogyakarta memaparkan mengenai dari kondisi arsip, kegiatan penciptaan arsip aktif, penerimaan arsip, pemberkasan arsip aktif, layanan arsip, pemeliharaan arsip aktif, peralatan kearsipan, dan kendala dalam pelaksanaan pengelolaan arsip aktif. 7 Sedangkan dalam penulisan racangan proposal ini, penulis akan memaparkan penataan arsip dinamis aktif yang hanya fokus di satu sub bidang atau sub bagian saja, objek penelitian/arsip yang akan dikelola dan dihasilkan dari masing-masing instansi berbeda-beda sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsi masing-masing bidang. Rancangan Tugas Akhir yang akan penulis buat merupakan karya asli dari hasil pemikiran yang mengacu pada berbagai referensi terkait dengan tema tugas akhir yang tercantum dalam daftar pustaka. C. Tujuan Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan dalam penulisan Tugas Akhir dan pelaksanaan dalam Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut: 7 Aprilia Tri Utami, Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Daerah Istimewa Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.

7 7 1. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan Tugas Akhir dalam penataan arsip dinamis aktif hasil penelitian di Subbagian PKDI (Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah) PSTA- BATAN adalah sebagai berikut: a. Untuk memaparkan dan menjelaskan kondisi arsip dinamis aktif hasil pengamatan di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. b. Untuk memaparkan dan menjelaskan bagaimana proses kegiatan atau prosedur penataan arsip dinamis aktif yang berlandaskan teori dengan perbandingan kondisi di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. c. Untuk memaparkan dan menjelasakan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan penataan arsip dinamis aktif di Subbagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah PSTA- BATAN. d. Untuk memaparkan dan menjelaskan kendala-kendala yang ada dalam penataan arsip dinamis aktif di Sub Bagian PKDI PSTA- BATAN serta memberi kontribusi dalam menyelesaikan kendala yang tersendat dalam bidang kearsipan di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. 2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Maksud dan tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah untuk menjelaskan pengolahan arsip dinamis aktif hasil penelitian di PSTA- BATAN (Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-Badan Tenaga Nuklir

8 8 Nasional) Yogyakarta. Adapun tujuan dari praktik kerja lapangan (PKL) ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui kondisi arsip dinamis aktif di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. b. Untuk mengetahui proses kegiatan atau prosedur penataan arsip dinamis aktif yang berlandaskan teori dengan perbandingan kondisi di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. c. Untuk mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam melakukan penataan arsip dinamis aktif di di Subbagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah PSTA- BATAN (Pusat Sains dan Teknologi Akselerator-Badan Tenaga Nuklir Nasional) Yogyakarta. d. Dapat mengetahui kendala-kendala apa saja yang ada dalam penataan arsip dinamis aktif di Subbagian PKDI PSTA- BATAN serta memberi kontribusi dalam menyelesaikan kendala yang tersendat dalam bidang kearsipan di Subbagian PKDI PSTA- BATAN. D. Manfaat Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan Adapun manfaat dalam penulisan Tugas Akhir dan pelaksanaan dalam Praktik Kerja Lapangan di Subbagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah adalah sebagai berikut:

9 9 1. Manfaat Penulian Manfaat penulisan Tugas Akhir bagi penulis yaitu dapat mendapatkan informasi seputar ilmu kearsipan dengan membandingkan teori yang telah didapatkan di bangku perkuliahan dan ilmu yang didapatkan diluar bangku kuliah dengan adanya pelaksanaan PKL. Selain itu penulis dapat mengetahui secara nyata di lapangan bagaimana keadaan langsung prosedur penataan arsip dinamis aktif. Penulisan Tugas Akhir ini juga mempunyai manfaat dalam menambah wawasan dalam menulis secara baik dan benar. Penulisan Tugas Akhir ini mempunyai maanfaat tersendiri bagi semua pihak yang membaca hasil Tugas Akhir yang bertemakan Penataan Arsip Dinamis Aktif. Pembaca akan mendapatkan wawasan yang baru dengan memahami bagaimana informasi yang bisa didapatkan penulis setelah terjun langsung di lapangan saat pelaksanaan PKL. 2. Manfaat Praktik Kerja Lapangan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini mempunyai manfaat menambah wawasan serta ilmu pengetahuan tentang kearsipan. Teori yang didapat pada bangku kuliah dapat diterapkan di lapangan sehingga kemampuan berfikir dapat dijadikan acuan untuk penanganan masalah penataan arsip khususnya penataan arsip dinamis aktif. Selama berlangsungnya Praktik Kerja Lapangan (PKL) akan mendapatkan sebuah kesimpulan serta saran dan solusi dalam penanganan penyelesaian masalah dalam penataan arsip dinamis aktif. Kegiatan yang dilakukan di lapangan

10 10 juga akan menambah pengalaman dalam bersosialisasi yang bisa dijadikan pembelajaran untuk ke depannya dalam lingkungan kerja masing-masing. E. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan akhir pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan tugas Akhir yang berjudul Penataan Arsip Dinamis Aktif di Subbagian Persuratan, Kepegawaian dan Dokumentasi Ilmiah PSTA-BATAN disusun dalam empat bab. Masing-masing bab tersebut menguraikan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab yang lainnya. Bab 1 merupakan pendahuluan yang terdiri dari subbab yaitu Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian Tugas Akhir, Tujuan Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan, Manfaat Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan, dan Sistematika Penulisan. Latar belakang dan permasalahan menjelaskan tentang uraian topik penataan arsip dinamis aktif, alasan pemilihan tema penataan arsip dinamis aktif hingga muncul beberapa rumusan masalah dalam pemilihan tema tersebut. Penulisan Keaslian Tugas akhir bertujuan untuk menerangkan bahwa penulisan Tugas Akhir ini hasil murni yang ditulis asli oleh penulis serta mencantumkan beberapa contoh tema yang relevan dengan tema tugas akhir ini. Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dijelaskan juga mengenai tujuan Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan menjelaskan serta Manfaat Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan.

11 11 Bab 2 berisi tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data dari penulisan tugas akhir ini. Tinjauan pustaka merupakan penjelasan terhadap kata-kata kunci dari judul Tugas Akhir, didasarkan literatur sebagai penunjang atau acuaan dan bahan pustaka dengan menggunakan buku buku yang relevan atau yang sesuai dengan tema yang diambil penulis. Metode pengumpulan data menguraikan pengumpulan informasi dan data, yang dilakukan dengan beberapa metode yaitu, wawancara, observasi dan partisipasi, dan studi pustaka. Bab 3 merupakan pembahasan mengenai tema yang diambil penulis yaitu penataan arsip dinamis aktif. Sebelum masuk ke dalam pembahasan penataan arsip dinamis aktif, penulis memaparkan gambaran umum dari instansi tempat pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yang terdiri dari profil/sejarah, visi dan misi, struktur organisasi serta tupoksi serta pengorganisasian kearsipan dari instansi tersebut. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasaan penataan arsip dinamis aktid di instansi tersebut yang terdiri dari kondisi, jenis arsip, dan volume arsip. Selanjutnya menjelaskan tentang tahapan atau prosedur penataannya, penemuan kembali, sarana yang digunakan, dan kendala yang dihadapi saat penataan arsip dinamis aktif. Bab 4 merupakan penutup dari penulisan tugas akhir yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan rumusan atau intisari dari pembahasan bab bab sebelumnya yang telah dijelaskan. Saran berisi tentang masukan atau ide dari penulis bagi instansi terkait guna mendapatkan penataan yang lebih baik.