BAB I PENDAHULUAN. melakukan dan melaksanakan aktivitas suatu kegiatan. Arsip atau dokumen tersebut

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Aktivitas instansi atau organisasi menghasilkan arsip sebagai bukti telah melakukan dan melaksanakan aktivitas suatu kegiatan. Arsip atau dokumen tersebut selain berfungsi sebagai alat bukti juga sebagai memori sebuah organisasi. Perusahaan menghasilkan dokumen perusahaan sedangkan organisasi atau instansi dipemerintahan dokumen tesebut sering disebut dengan arsip, dokumen dan arsip secara umum sama. Pengertian arsip menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 1 ayat 2, yaitu : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip terbagi menjadi dua menurut fungsi dan kegunaannya yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 2 Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dimana salah satu bahan yang tercipta adalah arsip korespondensi. 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan 2 Ig. Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 18.

2 2 Arsip korespondensi merupakan surat meyurat yang tertulis maupun tercetak untuk kepentingan suatu instansi. Arsip korespondensi merupakan jenis arsip yang tercipta dalam jumlah yang banyak dari pada arsip jenis lainnya. Dengan banyaknya jenis arsip tersebut yang tercipta maka memerlukan adanya pengelolaan terhadap arsipnya. Pengelolaan dalam konteks arsip dinamis disebut dengan records management atau manajemen kearsipan. Records management adalah pelaksanaan dari siklus hidup arsip mulai dari penciptaan (creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance), dan yang terakhir adalah penyusutan (disposal). 3 Komponen terpenting dalam records management adalah pemberkasan yang berada pada siklus penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance). Pemberkasan dilakukan bertujuan agar arsip terlihat rapi, mempermudah untuk penemuan kembali, dan mengurangi resiko kehilangan arsip yang kondisinya tidak teratur. Dalam penemuan kembalinya arsip yang cepat maka akan tercipta efektifitas dan efisien dalam bekerja. Setiap organisasi pasti menghasilkan arsip yang masih disimpan selama arsip tersebut mempunyai nilai guna yang berkelanjutan. Jumlah arsip yang dihasilkan tergantung dari besar kecilnya organisasi itu sendiri, semakin besar organisasi tersebut semakin banyak pula arsip yang dihasilkan. Arsip yang dihasilkan tersebut disimpan dan dilakukan pemberkasan baik secara sederhana atau sistematis 3 Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: CV. Muliasari, 1997), hlm. 15.

3 3 tergantung banyaknya arsip. Pemberkasan atau filing adalah tindakan untuk melakukan pemberkasan dan penyimpanan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat, tepat, dan lengkap. 4 Dalam melakukan pemberkasan arsip hendaknya menggunakan suatu sistem pemberkasan atau sistem penyimpanan atau sering disebut sistem filing (filing system). 5 Dengan begitu setiap organisasi harus merencanakan sistem pemberkasan setepat mungkin yang sesuai dengan khasanah arsip yang dimiliki agar dapat melayani pengguna secara cepat dan tepat. 6 Di dalam buku Manajemen Kearsipan Modern yang dikarang oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono mendefinisikan : Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. 7 Pemberkasan dikatakan baik jika pada waktu arsip dibutuhkan kembali arsip tersebut dapat dengan cepat ditemukan kembali. 8 Sistem pemberkasan mempunyai 4 4 Ibid., hlm Ig. Wursanto, op.cit., hlm Boedi Martono, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Midas Surya Grafindo, 1992), hlm Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2015), hlm Boedi Martono, Penataan, op.cit., hlm. 22.

4 4 (empat) sistem klasifikasi yaitu; (1) abjad (alphabetic), (2) nomor (numeric), (3) alphanumeric, dan (4) kronologis (chronologic). 9 Sistem klasifikasi alfabetis adalah sistem yang mengatur arsipnya berdasarkan huruf, kata, dan unit. Ada 3 (tiga) jenis utama penataan dengan menggunakan sistem klasifikasi abjad ini, diantaranya penataan nama, subjek, dan tempat geografis. 10 Sistem klasifikasi numeric adalah sistem yang mengatur arsipnya berdasarkan nomor. Ada 2 (dua) jenis utama penataan dengan sistem klasifikasi nomor, diantaranya sistem nomor berurut dan duplex atau sistem nomor tak berurut. 11 Sistem klasifikasi alphanumeric adalah sistem yang mengatur arsipnya berdasarkan kombinasi alfabetis dan numeric. 12 Sistem klasifikasi kronologis adalah sistem yang mengatur arsipnya secara berurutan berdasarkan tanggal. 13 Pemberkasan dengan pengaturan arsip filing system dibutuhkan oleh semua instansi atau organisasi baik itu swasta maupun pemerintahan. Pemberkasan sangat penting bagi instansi karena instansi yang baik akan diukur dari sistem pemberkasannya yang baik, apalagi instansi tersebut adalah instansi pemerintah yang 9 Betty R. Ricks, Information and Image Management A Records System Approach, (Cincinnati, OH: South-Western Publising Co, 1992), hlm Ibid., hlm Ibid., hlm Ibid., hlm Ibid.

5 5 bergerak dibidang pengujian dan pelayanan. Salah satu instansi yang bergerak untuk pengujian dan melayani publik adalah Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta Yogyakarta. Oleh sebab itu, kajian ini akan mengambil tema pemberkasan dengan objek Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta Yogyakarta. Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta Yogyakarta adalah sebuah instansi milik pemerintahan dibawah Direktorat Jendral Peternakan dan Kesehatan Hewan, Kementerian Pertanian Republik Indonesia. Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta Yogyakarta merupakan tempat pengujian dan pelayanan kesehatan hewan yang berada di wilayah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pelayanan yang diberikan tidak hanya untuk wilayah Yogyakarta saja melainkan melebar ke Provinsi Jawa Tengah dan Provinsi Jawa Timur. Banyaknya pengujian dan pelayanan yang dilakukan, tentunya banyak pula arsip yang tercipta di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta Yogyakarta. Dengan arsip yang setiap saat bertambah, maka perlu adanya pemberkasan kepada arsipnya. Pemberkasan dilakukan agar arsip tersebut mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan serta arsip yang ada akan tertata rapi dengan melakukan pemberkasan arsipnya. berikut : Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai 1. Bagaimana kondisi arsip di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta?

6 6 2. Bagaimana proses pemberkasan arsip korespondensi di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta? 3. Bagaimana proses penemuan kembali arsip di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta? 4. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan sistem penataan berkas di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta? 5. Kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pemberkasan arsip di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta? B. Keaslian Tugas Akhir Kajian dengan tema Pemberkasan Arsip Korespondensi di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta merupakan tema yang baru yang belum pernah diangkat pada kajian-kajian sebelumnya. Kajian ini belum pernah ditulis, dalam artian kajian ini adalah kajian yang baru di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta, namun demikian tema tentang pemberkasan di institusi lain pernah dikaji pada tulisan-tulisan sebelumnya. Pada tahun 2015 laporan tugas akhir berjudul Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates mengulas mengenai gambaran arsip pidana yang sudah selesai diperkarakan dan diputuskan baik itu perkara perdata maupun perkara pidana. Pemberkasan arsip pidana dari pendaftaran arsip sampai penemuan kembalinya arsip pidana. Sarana dan prasarana dalam proses penyimpanan arsipnya. Pembahasan yang terakhir adalah kendala yang dihadapi dalam proses

7 7 penyimpanan arsip yaitu masalah ruang arsip, sumber daya manusia, dan proses penemuan kembali arsipnya. 14 Pada tahun yang sama yaitu tahun 2015 tema yang lain juga pernah ditulis sebagai laporan tugas akhir yang berjudul Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta. Laporan tersebut mengulas tentang pemberkasan yang diawali dengan proses pengurusan surat yang dilakukan dengan menggunakan aplikasi atau sistem komputerisasi yaitu Sistem Administrasi Perkantoran Pemerintah Daerah (SISMINKADA). Pemberkasan arsip dinamis aktif yang dimulai dari meneliti atau memilih arsipya sampai penyususnan dan penyimpanan berkas. Sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pemberkasan arsipnya. Pembahasan yang terakhir adalah kendala dalam melaksanakan pemberkasan yaitu sumber daya manusia, kurangnya kesadaran pentingnya arsip dan sarana prasarana. 15 Berbeda dari penulisan laporan tugas akhir yang telah disebutkan di atas, di dalam Laporan Tugas Akhir ini penulis akan membahas mengenai pemberkasan arsip korespondensi yang ada di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta. Tempat dan 14 Gharin Al Mala Credin, Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, Diah Ayu Permatasari, Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.

8 8 objek yang akan diamati oleh penulis juga berbeda dengan kajian-kajian sebelumnya. Setiap organisasi menghasilkan arsip sesuai dengan tupoksi yang ada di suatu organisasi. Begitu juga dengan Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta yang mempunyai tupoksinya sendiri. Salah satu arsip korespondensi yang dihasilkan di Subbagaian Kepegawaian dan Tata Usaha Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta adalah arsip surat menyurat yang telah diciptakan untuk kepentingan fasilitatif. Pemberkasan arsip yang ada di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta tentunya berbeda dengan organisasi yang berada di pemerintahan lainnya. Dengan ini, penulis akan memaparkan arsip korespondensi, mulai dari kondisi arsip korespondensi, tata cara pemberkasan dan sistem pemberkasanya, sarana prasarana yang digunakan, dan yang terakhir adalah kendala yang dihadapi dalam pemberkasan arsipnya. C. Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir Laporan Tugas Akhir yang berjudul Pemberkasan Arsip Korespondensi Di Subbagian Kepegawaian Dan Tata Usaha yang dilaksanakan di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta mempunyai beberapa tujuan, diantanya sebagai berikut ini : 1. Untuk dapat mengetahui kondisi arsipnya; 2. Untuk dapat mengetahui bagaimana proses pemberkasan arsip korespondensi;

9 9 3. Untuk mengetahui proses penemuan kembali arsip korespondesi; 4. Untuk dapat mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan pemberkasan arsip korespondensi; 5. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi selama proses pemberkasan arsip korespondesi; 6. Dan yang terakhir mahasiswa dapat menambah wawasan dan pengalaman bekerja dengan adanya penelitian di instansi tersebut. Adapun manfaat dari Laporan Tugas Akhir ini yaitu, agar penulis dapat menggali informasi dan memperoleh data relevan yaitu tentang pemberkasan yang tentunya dibutuhkan penulis untuk Laporan Tugas Akhir yang berada di Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta. D. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Di Subbagian Kepegawaian Dan Tata Usaha Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta terdiri dari dari 4 (empat) bab. Berikut ini penjelasan isi dari setiap bab. Bab pertama merupakan pendahuluan yang menjelaskan latar belakang dan permasalahan atau alasan yang mendasari penulis mengambil tema atau judul tersebut. Keaslian tugas akhir yang membedakan tema yang diambil dengan kajian-

10 10 kajian sebelumnya, tujuan dan manfaat dalam penulisan Laporan Tugas Akhir, serta sistematika dalam penulisan laporan ini. Bab kedua berisi tinjauan pustaka yaitu menjelaskan kata-kata kunci yang diambil dari judul tugas akhir dan dijelaskan berdasarkan literatur yang digunakan. Metode pengumpulan data juga dijelaskan pada bab ini, yaitu metode-metode pengumpulan data untuk menunjang laporan tugas akhir ini. Metode-metode tersebut yaitu observasi partisipasi, wawancara dan studi pustaka. Bab ketiga yaitu penjelasan yang meliputi gambaran umum Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta, gambaran umum tersebut berupa sejarah singkat organisasi, visi, misi, tugas dan fungsi organisasi, gambaran struktur organisasi, dan pengorganisasian kearsipan yang diterapkan di Balai Besar Veteriner Wates. Gambaran umum pemberkasan arsip korespondensi juga dijelaskan pada bab ini. Penjelasan inti juga dijelaskan pada bab ini, yaitu mengenai pemberkasan arsip korespondensi yang berada di Balai Besar Veteriner Wates, tata cara pemberkasan, Penemuan kembali arsipnya, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pemberkasan dan kendala yang dihadapi dalam melaksanakan pemberkasan. Bab keempat adalah penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan yaitu jawaban atas permasalahan yang telah dirumuskan pada bagian pendahuluan. Sedangkan saran merupakan masukan dari penulis untuk Balai Besar Veteriner Wates Yogyakarta tentang kegiatan pemberkasannya.