BAB I PENDAHULUAN. memproduksi arsipnya sendiri. Arsip yang tercipta menyesuaikan tugas pokok dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan bagian penting dari seluruh kegiatan dan aktivitas yang berjalan pada lembaga pemerintahan maupun swasta. Seluruh instansi memproduksi arsipnya sendiri. Arsip yang tercipta menyesuaikan tugas pokok dan fungsi serta kegiatan administrasi yang berjalan pada suatu instansi tersebut. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran organisasi, salah satunya sebagai sumber informasi dan pusat ingatan suatu instansi. Organisasi dituntut untuk mengoptimalkan kinerjanya. Informasi yang cepat, tepat dan akurat inilah yang akan memberi kontribusi besar di dalam kinerja organisasi. Arsip berisi informasi yang berfungsi sebagai data pendukung dalam kegiatan organisasi. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media susuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 Berdasarkan pengertian tersebut, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa jenis. Diantaranya arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif 1 Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2

2 2 adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan administrasi, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. 2 Masalah kearsipan khususnya tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif yang sering dihadapi oleh organisasi karena kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebgaian besar instansi pemerintah maupun swasta. Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi lebih lancar, maka suatu organisasi dalam mencapai tujuannya diperlukan keefesienan dalam pekerjaannya. 5 (lima) asas efisiensi bagi tata usaha yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan penggabungan. 3 Pengelolaan arsip dinamis inaktif memiliki keterkaitan terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Dalam rangka pengelolaan arsip dinamis inaktif perlu penanganan secara khusus agar terjaga keselamatan fisik dan informasinya. Menata sebuah arsip dinamis inaktif dibutuhkan dukungan sumber daya manusia yang siap, berkualitas dan menguasai materi kearsipan. Mengelola arsip dinamis inaktif harus memperhatikan aspek fungsi dan substansi informasi yang terkandung dalam arsip, dengan kata lain, manajemen 4 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2007) hlm. 3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern (Yogyakarta: Liberty, 2007) hlm. 174.

3 3 kearsipan sebagai suatu sistem harus menyesuaikan lingkup, struktur dan volume kegiatan instansi atau organisasi.manajemen kearsipan adalah pengendalian dokumen berupa pengendalian penggunannya, pemeliharaan, perlindungann serta penyimpanan arsip. Mengingat pentingnya peran arsip dalam mendukung aktivitas, maka perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik dan benar melalui manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan yang efektif akan dapat menyediakan data dan informasi dengan cepat dan tepat. Selain itu tujuan manajemen kearsipan yaitu untuk penyelamatan fisik arsip maupun informasi yang terdapat didalamnya. 4 Pemeliharaan lingkungan arsip dinamis inaktif dapat dilakukan melalui salah satu sarana untuk mendukung kegiatan tersebut yaitu Records Center yang berfungsi sebagai tempat pengelolaan dan penyimpanan arsip inaktif, dirancang dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip jika sewaktu-waktu diperlukandengan cara cepat, tepat dan benar. Records center mempunyai peran yang penting dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Dengan adanya records center pengelolaan arsip dinamis inaktif dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Records center di bentuk untuk kebutuhan suatu organisasi. Selain memerlukan gedung, records center juga memerlukan peralatan dan prasarananya seperti rak, almari arsip, roll o pack, tangga, box arsip, map/folder, kartu deskripsi, kertas pembungkus arsip.mengelola arsip tidak semata- 4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Moderen dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta : Gava Media, 2005) hlm. 15.

4 4 mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya saja, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Arsip pasti dapat rusak, oleh karena itu arsip perlu dilakukan suatu program untuk mengupayakan agar tidak terjadinya kerusakan pada fisik arsip maupun dari segi informasinya.kebersihan, kelembaban suhu udara, penggunaan kamper dan fumigasi adalah hal-hal yang perlu diperhatikan di records center.melihat pentingnya arsip dinamis inaktif, Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakartasebagai salah satu instansi yang bertanggung jawab sebagai penyedia arsip secara cepat dan tepat kepada publik, maka penataannya harus benar-benar dilakukan dengan baik, salah satu tujuannya adalah ketika dibutuhkan kembali dengan mudah untuk ditemukan. Tujuan pengelolaan arsip dinamis inaktif adalah mencapai efisiensi dan ekonomis dalam penyimpanan, pencarian, dan penyusutan arsip dinamis inaktif. Pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di mulai dari tahap survey arsip, hal ini dikarenakan arsip di di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta tidak teratur sehingga perlu dilakukan rekontuksi arsip terlebih dahulu, kemudian pemberkasan atau pengelompokan arsip, penomoran definitif,membuat daftar pertelaan arsip, memasukan arsip ke folder, memasukkan folder ke box, pelabelan box dan memindahka boks ketempat penyimpanan arsip dinamis inaktif. Pada tahun 2015 di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta pernah menjadi praktik kerja lapangan mahasiswa Diploma Kearsipa Universitas Gadjah Mada angatan 2012, yaitu Ratina Lumantari dengan judul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.

5 5 Ratina menangani penyusutan arsip yang dimulai dari tahap survei sampai pada penyusutan arsip. Total keseluruhan arsip yang akan disusutkan sebanyak 2,968 ML, yaitu Arsip Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK), Arsip Daftar Penilaian Angka Kredit (DP3) dan Arsip Cuti Pegawai. Banyaknya kendala yang dihadapi pada saat penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY seperti, SDM yang kurang memadahi karena tidak ada arsiparis khusus untuk menangani arsip dan kurangnya pengetahuan tentang sistem kearsipan. Terbatasnya sarana dan prasarana yang kurang sistematis menyulitkan pada saat penyusutan arsip. 5 Berdasarkan pemaparan pada latar belakang praktek kerja lapangan ini, akan dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana kondisi arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta? 2. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta? 3. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan alam proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta? 4. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta? 5 Ratina Lumantari, Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Fakultas Sekolah Vokasi UGM, 2015.

6 6 B. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL) Praktik Kerja Lapangan (PKL) tentang pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta bertujuan dan bermanfaat untuk, sebagai berikut : 1. Mengetahui kondisi arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Mengetahui bagaimana pengelolaan arsipdinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 3. Mengetahui sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 4. Mengetahui kendala-kendala apa saja yang dihadapi dalam proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. C. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisan Tugas Akhir ini menggunakan tiga metode pengumpulan data yaitu studi pusataka, observasi partisipasi, dan yang terakhir wawancara. Ketiga metode tersebut digunakan untuk memperoleh data-data yang relevan dan valid. Uraian dari ketiga metode tersebut sebagai berikut : 1. Studi Pustaka Metode studi pustaka adalah kegiatan mengkaji dan membaca yang sesuai terhadap buku, peraturan perundangan, majalah, artikel dan literatur lainnya

7 7 untuk mendukung landasan teoritis dalam membahas permasalahan yang teliti. Buku tersebut dipinjam di perpustakaan pusat UGM. 2. Observasi Partisipasi Metode Observasi Partisipasi merupakan metode observer (individu pelaku observasi) terlibat langsung kedalam objek yang diteliti. Metode ini berguna untuk memperoleh data-data yang valid sesuai dengan tema penelitian yang dipilih mupun kondisi dilapangan secara keseluruhan. Kegiatan observasi dan partisipasi dilakukan secara bertahap yaitu dengan melakukan penelitian kemudian melakukan partisipasi langsung terhadap proses pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. 3. Wawancara Metode wawancara, metode ini bertujuan untuk memperjelas data-data hasil observasi dan pengamatan. Wawancara ini menanyakan hal-hal yang terkait dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang dilakukan oleh penulis dengan cara bebas atau terbuka kepada pegawai yang menangani arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. D. Tinjauan Pustaka Buku pertama adalah karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang berjudul Manajemen Karsipan Modern dengan penerbit Gava Media, tahun 2005 di Yogyakarta. Buku tersebut membahas secara umum pegelolaan arsip

8 8 dinamis inaktif, mulai dari pemberkasan/penglompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi, manuver berkas, penomoran berkas, memasukan arsip ke dalam folder, memasukan folder ke dalam boks diikuti pelabelan boks dan membuat daftar pertelaan arsip. Kemudian membahas manajemen arsip dari pencipta arsip dengan benar dan memelihara arsip mulai dari peraturan ruang penyimpanan arsip atau menyemprot dengan bahan kimia secara berkala. Tempat penyimpanan diatur secara renggang agar ada udara diantara berkas arsip, kebersihan harus dijaga dari noda karat dan lain-lain. Buku kedua dari Betty R. Ricks, Aim J.Swafford dan Koy F.Gow dengan penerbit South-Western diterbitkan di Cincinati-Ohio pada tahun Buku ini berisi tentang records management. Menurut Betty R Ricks arsip arsip yang telah semakin menurun frekwensi pengunaannya oleh organisasi/digunakan kurang dari 1.0 kali dalam satu tahun dikatakan sebagai arsip dinamis inaktif. Arsip-arsip dinamis inaktif dapat dikelola dengan mempertimbangkan beberapa bidang kegiatan yang harus dilakukan yaitu meliputi records centre untuk menjadikan gedung pusat arsip perlu dilakukan perencanaan matang dan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan. Secara umum buku ini memahas tentang records centre atau tempat penyimpanan untuk arsip dinamis inaktif. Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, kontruksi, perlengkapan dan areal gedung. Dalam gedung pusat arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang

9 9 perawatan dan ruang penyimpanan arsip. Buku ini sangat mendukung penulis sebagai acuan untuk mengelola arsip dinamis dinaktif dan records centre sebagai tempat penyimpanannya. Buku ketiga dari karangan Sujono yang berjudul Manajemen Arsip Inaktif dengan penerbit Universitas Terbuka di Jakarta Tahun 2007, materi pokok tentang manajemen arsip inaktif merupakan seri 9 modul yang membahas konsep dasar manajemen arsip dinamis inaktif dan pusat arsip, fasilitas penyimpanan arsip dinamis inaktif, pembenahan arsip dinamis inaktif, penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif. Pemeliharaan arsip dinamis inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secra langsung, yang kedua faktor dari luar yaitu faktor dari lingkungan yang dapat merusak arsip secara tidak langsung. E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di bagi menjadi empat bab. Tiap bab menggambarkan hal yang berbeda tetapi semua masih dalam kesatuan tema yang utuh. Bab pertama merupakan pendahuluan, mencakup latar belakang dan permasalahan, keaslian tujuan dan manfaat penulisan tugas akhir dan sistematika penulisan. Bagian pertama uraian dalam latar belakang menjelaskan alas an mengapa topik tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif yang dipilih.

10 10 Bagian kedua membahas tentang tujuan dan manfaat tugas akhir. Bagian ketiga berisi apa saja metode pengumpulan data yang digunakan untuk mendapatkan data yang valid saat melakukan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian keempat berisi tentang tinjauan pustaka yaitu referensi dari buku-buku yang dipinjam di Perpustakaan yang isinya membahas tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif. Bagian kelima sistematika penulisan menguraikan isi dari setiap bab Laporan Tugas Akhir. Bab dua tentang Profil Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian ertama membahas tentang sejarah singkat Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian kedua membahas tentang struktur dan tugas pokok dan fungsi Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian ketiga membahas tentang Azas pengorganisasian tentang sistematika kearsipan di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bab tiga berisi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Bada Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian pertama membahas tentang bagaimana kondis arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian kedua menjelaskan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bagian ketiga menjelaskan sarana dan prasarana serta kendala yang dihadapi pada saat proses pengelollaan arsip dinamis inaktif di bps.

11 11 Bab empat merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan menjelaskan jawaban dari permasalahan Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Saran berisi tentang masukan untuk memperbaiki Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.