BAB I PENDAHULUAN. atau instansi. Di dalam buku Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip memiliki status yang sangat berpengaruh dalam kegiatan organisasi atau instansi. Di dalam buku Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono dijelaskan bahwa: Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. 1 Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten merupakan lembaga pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada Presiden. Lembaga ini memiliki tugas mengolah data-data statistik sesuai dengan wilayahnya. Arsip yang dihasilkan tentunya sangatlah banyak karena cakupan wilayah Kabupaten Klaten yang dapat dikategorikan memiliki kecamatan yang luas. Arsip-arsip yang dihasilkan oleh Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten juga dituntut dapat disajikan dengan cepat. Pada tahun 2016, Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten mengadakan kegiatan Sensus Ekonomi, yang mana kegiatan tersebut dilaksanakan setiap 10 1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta:Gaya Media,2005), hlm. 8.

2 2 tahun sekali. Sebelum kegiatan Sensus Ekonomi dilaksanakan terlebih dahulu diadakan pelatihan Sensus Ekonomi. Hal ini dilakukan untuk menunjang pelaksanaan Sensus Ekonomi. Adapun arsip yang tercipta dari kegiatan pelatihan Sensus Ekonomi adalah arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi Kegiatan yang diselenggarakan oleh Badan Pusat Statistik tentunya akan menghasilkan arsip yang berstatus aktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaraan kerja masih tinggi atau masih sering digunakan sebagai berkas kerja. 2 Arsip ini memiliki peranan dalam memberikan pelayanan yang baik, cepat dan efisien untuk membantu pihak instansi itu sendiri maupun masyarakat. Hal ini juga harus didorong dengan prosedur penataan yang baik, rapi dan teratur. Penataan atau pemberkasan dapat dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. 3 Tuntutan dari Badan Pusat Statistik Jawa Tengah dan Badan Pusat Statistik Pusat untuk dapat menyajikan data yang cepat dan akurat mengharuskan BPS Kabupaten Klaten mempunyai sistem untuk menata arsipnya dengan tepat. Penataan arsip aktif juga harus didasari dengan sistem kearsipan yang jelas dan 2 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994), hlm Boedi Martono, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992), hlm. 22.

3 3 berkorelasi.karena kelengkapan dan bonafiditas data dan informasi sangat tergantung dari sistem kearsipannya. 4 Penataan ini diatur agar membantu pihak yang membutuhkan arsip. Sehingga arsip dapat ditemukan dengan mudah dan akurat. Dalam kegiatan penataan, letak atau keberadaan arsip juga perlu diperhatikan secara khusus. Hal ini dikarenakan arsip memiliki golongan waktu dan fungsi yang berbeda. Perbedaan ini didasarkan atas dasar penggunaan dan perbedaan nilai guna. Banyak suatu perusahaan atau instansi kurang memeperhatikan arsipnya. Adapula sistem penataan yang digunakan juga kurang pas. Kurangya kesadaran akan pentingnya arsip juga sebagai salah satu sebab arsip aktif ini kurang berjalan dengan lancar. Padahal fungsi arsip aktif ini sangat berperan dalam kegiatan pengambilan keputusan suatu perusahaan atau instansi. Penataan arsip dinamis aktif meliputi kegiatan dari proses penciptaan dan penggunaan, penataan atau pemberkasan, dan apa saja sarana prasarana yang digunakan. Adapun tujuan utama penataan arsip dinamis aktif ini agar saat dibutuhkan dapat ditemukan secara cepat, mudah, efektif dan efisien. Dan sudah semestinya penataan arsip dinamis aktif didasarkan atas prinsip efektivitas, efisiensi dan keamanan serta didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas dan sarana prasarana yang memadai. 4 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan,1990), hlm.20.

4 4 Penataan arsip di perusahaan atau organisasi satu dengan lainnya pasti mempunyai suatu sistem dan peraturan yang berbeda. Sudah pasti setiap organisasi mempunyai kebijakan tersediri. Meski mempunyai sistem dan peraturan tersendiri untuk menata arsipnya, tetapi tujuan yang dicapai sama. Dapat tertata dengan rapi serta keamanan informasinya juga terjaga. Akibatnya, setiap organisasi akan memiliki citra yang baik apabila mereka dapat menata arsipnya secara disiplin dan teratur. berikut : Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai 1. Bagaimana penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten? 2. Apa sarana dan prasarana yang digunakan Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten untuk menata berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten? B. Keaslian Tugas Akhir Judul Tugas Akhir yang dipilih penulis yaitu Penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten. Dari segi tempat,

5 5 Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten merupakan pertama kali yang digunakan untuk tempat praktik kerja lapangan oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Sebelumnya tidak ada mahasiswa yang praktik kerja lapangan di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten. Dalam Tugas Akhir yang dituliskan ini akan menjabarkan perbedaan dan persamaan dari Tugas Akhir tahun lalu yang bertemakan sejenis dengan yang penulis buat. Tugas Akhir yang ditulis oleh Citra Dwi Wulansari 5 menjabarkan tentang penataan berkas di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan (B2P3KS) Yogyakarta. Penataan yang dijelaskan oleh Citra Dwi Wulansari ini dimulai dari pemberkasan arsip aktif, penemuan kembali dan peminjaman serta pemeliharaannya. Tujuan dilakukan pemberkasan arsip ini adalah agar arsip dapat tertata secara benar, logis dan sistematis. Sayangnya, di Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan (B2P3KS) kegiatan pemberkasan atau penataan disana belum dilakukan secara optimal. Arsipnya ditata tidak sesuai prosedur yang sesuai dan ditumpuk saja karena terbatasnya sarana dan prasarana. Persamaan penulis dengan yang dilakukan oleh Citra Dwi Wulansari adalah penulis sama-sama membahas tentang penataan atau pemberkasan arsip yang tergolong masih aktif. Perbedaannya terletak pada arsip yang diciptakan oleh suatu instansi atau perusahaan. Perbedaan lainnya, pada 5 Citra Dwi Wulansari, Penataan Berkas Di Balai Besar Penelitian Dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan (B2P3KS) Yogyakarta, Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2013.

6 6 Laporan Tugas Akhir Citra Dwi Wulansari adalah penjabaran tahapan pemberkasan yang berbeda. Pada Tugas Akhir penulis akan menjelaskan dari proses penciptaan, penataan, sarana dan prasarananya serta menjabarkan kendala apa saja yang dihadapi selama proses penataan berlangsung. Penulisan Tugas Akhir lainnya seperti yang dilakukan oleh Gharin Al Mala Credin 6 menjelaskan tentang mekanisme pemberkasan meliputi pengelolaan, penyimpanan, perawatan dan penemuan kembali arsipnya. Persamaan penulis dengan yang dilakukan oleh Gharin Al Mala Credin yaitu penulis sama-sama menjelaskan tentang mekanisme pemberkasan. Perbedaannya yaitu terletak pada mekanismenya. Pada Laporan Tugas Akhir penulis akan terdapat tahapan arsip perjanjian kerja pertugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan sensus ekonomi 2016 yang digolongkan menjadi arsip aktif dibuat. Serta arsip yang tercipta tentu berbeda pula. Penulisan Tugas Akhir berikutnya yaitu Sri Maryuni 7 yang menjelaskan tentang penataan berkas arsip dinamis aktif. Pada Laporan Tugas Akhir Sri Maryuni penataannya dilakukan belum sepenuhnya dilakukan dengan ilmu kearsipan yang benar. Arsip yang ada disimpan dan diatur berdasarkan pokok masalah. Persamaan Laporan Tugas Akhir dari Sri Maryuni dengan penulis adalah sama-sama menjabarkan tentang penataan 6 Gharin Al Mala Credin, Pemberkasan Arsip Hukum Pidana di Pengadilan Negeri Wates, Laporan Tugas Akhir Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, Sri Maryuni, Penataan Berkas Arsip Dinamis Aktif di Sub Bagian Keuangan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Bantul, Laporan Tugas Akhir Prodi Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.

7 7 berkas. Perbedaannya terletak pada arsip yang tercipta, sistem penataan yang digunakan juga berbeda. Hal ini dikarenakan sistem penataan diberlakukan sesuai dengan jenis dan volume arsipnya. Pada Tugas Akhir penulis menggunakan sistem kronologis untuk penataan arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban. C. Tujuan Tujuan dari penulisan Tugas Akhir yang berjudul Penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten adalah : 1. Tujuan a. Untuk mengetahui kegiatan penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten b. Untuk memenuhi kelengkapan arsip yang tercipta pada kegiatan pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten c. Mengetahui sarana prasarana apa saja yang dibutuhkan d. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh Badan Pusat Statistik Klaten saat melakukan kegiatan penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten.

8 8 D. Manfaat 1. Manfaat bagi penulis a. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 yang dilakukan oleh instansi pemerintah. b. Meningkatkan ketrampilan untuk menjadi pembekalan pada dunia kerja. c. Mengetahui aktivitas kerja di instansi pemerintah yang akan berdampak memberikan tingkat kedisiplinan bagi penulis. d. Menambah pengalaman bagi penulis tentang bagaimana menyikapi dan mengatasi permasalahan di dalam dunia kerja. 2. Bagi instansi PKL a. Memberikan solusi dan saran yang membangun dalam menata berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi b. Memberikan sarana pertimbangan untuk memecahkan permasalahan dalam menata berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten. E. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah pemahaman dalam penulisan Laporan Tugas Akhir yang berjudul Penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat

9 9 pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten, Laporan Tugas Akhir ini telah dibagi menjadi empat bab. Masing-masing bab menggambarkan persoalan yang berbeda. Meskipun demikian rangkaian bab ini terjalin satu kesatuan tema yang utuh. Bab pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, keaslian Tugas Akhir, tujuan dan manfaat serta sistematika penulisan. Latar belakang dan permasalahan menjelaskan tentang berbagai alasan dalam penulisan Tugas Akhir. Keaslian Tugas Akhir menjelaskan bahwa Tugas Akhir yang ditulis benar-benar murni hasil karya penulis bukan hasil plagiasi karya tulis orang lain. Kemudian tujuan dan manfaat berisikan tentang tujuan dan manfaat bagi penulis dan instansi tempat dilaksanakannya praktik kerja lapangan, serta sistematika penulisan yang menjelaskan cakupan dari masing-masing bab. Bab kedua terdiri dari tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka menjelaskan beberapa sumber yang relevan dengan topik yang diambil dalam Laporan Tugas Akhir. Di dalam tinjauan pustaka berisikan kata kunci yang digunakan sebagai acuan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir. Metode pengumpulan data menjelaskan tentang beberapa cara penulis dalam mendapatkan data dari instansi tempat pelaksanaan praktik kerja lapangan. Bab ketiga mencakup tentang pembahasan dari hasil praktik kerja yang dilakukan oleh penulis selama kurang lebih tiga bulan di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten. Pembahasan ini menjelaskan gambaran umum organisasi tempat pkl, profil, struktur dan tupoksi serta pengorganisasian kearsipan. Cakupan

10 10 selanjutnya mengenai kegiatan penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 di Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten. Bab ketiga inilah yang merupakan inti dari tugas akhir yang penulis buat selama praktik kerja lapangan. Bab keempat berisikan penutup yang terdiri dari kesimpulan yang merupakan uraian dalam bab pembahasan, kemudian saran yang berisikan masukan penulis untuk Badan Pusat Statistik Kabupaten Klaten dan harapan dari saran yaitu agar kegiatan penataan berkas arsip perjanjian kerja petugas dan surat pertanggungjawaban pelatihan Sensus Ekonomi 2016 dapat berjalan lebih baik.