BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Salah satu kegiatan yang rutin organisasi laksanakan yaitu penciptaan, penyimpanan dan penyusutan data ataupun informasi baik dalam lingkup organisasi maupun antara organisasi dengan organisasi lain. Kegiatan pembuatan, penyimpanan dan penyusutan data yang dijalankan suatu organisasi merupakan hal yang sama dengan daur hidup arsip. Oleh karena itu suatu organisasi sangat lekat kaitannya dengan bidang kearsipan. Pengelolaan data ataupun informasi suatu organisasi perlu dikelola dengan tepat. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi yang terus berkembang mengikuti arus zaman yang semakin canggih. Suatu organisasi dituntut agar bisa menyesuaikan dan memberikan pelayanan terbaik kepada pengguna jasa organisasi sehingga nantinya akan mendapat citra yang positif dimata masyarakat. Sumber data ataupun informasi organisasi merupakan arsip kegiatan yang ada di organisasi. Pernyataan ini sesuai dengan pengertian arsip yang ada dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

2 2 kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip bagi organisasi memiliki peranan penting sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. 2 Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitasnya. 3 Arsip dinamis bila ditinjau dari tingkat, lingkup kepentingan dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi kegunaannya untuk 1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bab I ketentuan umum, pasal 1 ayat 2. 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 5.

3 3 penyelenggaraan kerja masih tinggi. 4 Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan kerja mulai menurun. Banyak organisasi yang tidak memperhatikan pentingnya arsip dinamis inaktif, hal ini dikarenakan pemahaman bahwa arsip yang penggunaannya telah menurun tersebut sama dengan barang yang sudah tidak berguna sehingga mereka hanya membiarkanya saja dan arsip inaktif ditumpuk di meja kerja. Akibatnya ruang kerja menjadi berantakan dan kinerja organisasi menjadi kurang maksimal karena arsip inaktif tidak dikelola dengan baik serta dalam proses temu balik arsip memakan waktu yang lama. Untuk menentukan cara yang paling tepat dalam penyimpanan arsip inaktif perlu beberapa pertimbangan seperti pengembangan jadwal pemusnahan yang dimuat dalam jadwal retensi arsip dinamis, keputusan menyangkut media penyimpanan arsip, kemudian mengenai pengelola arsip dinamis dalam organisasi yang harus mengambil keputusan apakah arsip dinamis inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas, format magnetik, atau format optik. Selain itu perlu mempertimbangkan keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan, keputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi organisasi. 5 Setelah melaksanakan beberapa pertimbangan di atas, hal yang perlu diperhatikan yaitu mengenai pengelolaan arsip inaktif yang memiliki keterkaitan 4 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Yogyakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), hlm Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2003), hlm 287.

4 4 terhadap fungsi pada tahapan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan. Pengelolaan arsip berguna untuk menyediakan bahan referensi, bahan pengambilan keputusan, dan bahan bukti hukum terkait dengan tahapan penggunaan. Pemindahan arsip merupakan prosedur awal dikelolanya arsip inaktif yang berasal dari unit kerja pencipta dan juga pencarian dalam rangka layanan arsip yang diperlukan kembali oleh unit kerja, keduanya terkait pada tahapan pemeliharaan. Selanjutnya penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan dalam pengelolaan arsip inaktif terkait dengan tahapan penyusutan. Ruang lingkup pengelolaan arsip inaktif dapat mencakup kegiatan sebagai berikut: penentuan fasilitas penyimpanan arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke pusat arsip (records center), pembenahan arsip inaktif yang tidak teratur, kondisi ruang pusat arsip (recods center), penataan dan penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif dan pelayanan arsip inaktif. 6 Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebagai bagian dari organisasi satuan kerja perangkat daerah (SKPD) di Kota Salatiga memiliki tugas melaksanakan pengelolaan arsip statis, pengelolaan arsip inaktif yang sekurangkurangnya sepuluh tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah serta melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah. 7 Oleh karena itu peran Kantor 6 diakses pada Sabtu, 20 Desember 2014, pukul WIB 7 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bab III penyelenggaraan kearsipan, bagian kelima lembaga kearsipan, paragraf 3 arsip daerah kabupaten/ kota, pasal 24 dan 25.

5 5 Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sangat penting, dengan mengatur dan menjalankan perencanaan bidang kearsipan di lingkungan pemerintah Kota Salatiga, kondisi seluruh arsip Kota Salatiga tercermin di lembaga ini. Adapun kurang lebih lembaga yang dikelola Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebanyak 60 SKPD di tingkat Kota Salatiga. 8 Volume arsip dinamis inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang terus meningkat membutuhkan penanganan secara maksimal. Oleh karena hal tersebut, penulis menginginkan dari penelitian ini dapat diharapkan adanya solusi mengenai pengelolaan arsip inaktif yang baik. Penulis memilih Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga sebagai tempat praktek kerja lapangan yang sebelumnya sejauh penelusuran penulis belum pernah dilaksanakan praktek kerja lapangan di bidang kearsipan. Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut. 1. Bagaimana pengelolaan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga? 2. Bagaimana pengolahan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dan solusi dalam melaksanakan pengelolaan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga? 8 Wawancara dengan Rinaldi Anggoro Shakti S.Sos, Kepala Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan, tanggal 26 Januari 2015.

6 6 B. TUJUAN Tujuan dari pelaksanaan praktek kerja lapangan (PKL) ini adalah sebagai berikut. 1. Mengetahui pengelolaan arsip inaktif yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 2. Mengetahui kendala yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 3. Dapat memberikan solusi dari kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga 4. Penelitian ini dapat menjadi bahan referensi mengenai pengelolaan arsip inaktif kedepan agar lebih baik lagi. C. METODE PENGUMPULAN DATA Proses pengumpulan data yang penulis peroleh untuk mendapatkan informasi mengenai pengelolaan arsip inaktif dilakukan dengan beberapa metode sebagai berikut. 1. Metode Wawancara Metode wawancara merupakan bagian dari teknik pengumpulan data dalam metode survei. Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode survei yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subyek penelitian. Teknik wawancara dilakukan jika peneliti memerlukan komunikasi atau hubungan dengan responden. Data yang dikumpulkan umumnya berupa

7 7 masalah tertentu yang bersifat kompleks, sensitif atau kontroversial. 9 Metode ini digunakan sebagai sarana pembuktian dari metode observasi atau dari yang dilihat di lapangan, agar adanya kesesuaian yang dilihat sesuai pemahaman penulis dan yang diketahui oleh narasumber. Dalam metode ini akan diterapkan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Salatiga dengan mewawancarai beberapa pegawai yang sesuai dengan objek penelitian. Adapun pegawai yang diwawancarai yaitu Kepala Seksi Bina Perpustakaan dan Kearsipan serta Kepala Seksi Arsip Daerah, hal ini karena dua kepala seksi tersebut yang lebih memahami pengelolaan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. 2. Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka merupakan metode pengumpulan data dengan cara mencari bahan pustaka yang relevan dengan topik penelitian, setelah bahan pustaka yang relevan ditemukan, tahapan selanjutnya adalah menganalisis dan mengkaji dari bahan pustaka tersebut. Bahan pustaka yang relevan yakni yang dapat mendukung landasan teori penelitian. 3. Metode Observasi Metode observasi merupakan proses pencatatan pola perilaku subyek (orang), obyek (benda) atau kejadian yang sistematik tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu-individu yang diteliti. 10 Metode observasi ini 9 Nur Indriantoro dkk, Metodologi Penelitian Bisnis: untuk Akuntansi dan Manajemen, (Yogyakarta: BPFE, 2002)., hlm, Ibid., hlm 157.

8 8 memiliki tujuan mengumpulkan data sebenar-benarnya sesuai kondisi yang ada sehingga dapat menjadi informasi yang akurat sebagai bahan penelitian di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Salatiga. D. TINJAUAN PUSTAKA Untuk menunjang penulisan tugas akhir ini, terutama untuk pemahaman tentang arsip inaktif, perlu adanya dukungan dari bahan pustaka yang relevan dengan topik yang dipilih sebagai acuan teori dalam penulisan, diantaranya buku yang dipilih adalah Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, karangan Basir Barthos, Records Management Handbook, karangan Ira A. Penn, Gail Pennix, Anne Morddel dan Kelvin Smith. Serta buku Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karya Sulistyo Basuki. Buku pertama adalah buku Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, yang ditulis oleh Basir Barthos, diterbitkan oleh PT. Bumi Aksara di Jakarta tahun Buku tersebut berisi tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan dibahas dan disajikan dengan jelas dalam buku ini. Mulai dari terciptanya arsip sampai pada tahap penyusutan arsip dibahas dalam buku ini. Buku ini berisi sembilan bab yang sangat relevan dengan tema yang diambil penulis dalam memahami pemahaman mengenai arsip dinamis inaktif, karena dalam buku tersebut secara khusus membahas mengenai pengelolaan arsip inaktif, seperti tahapan penanganan arsip inaktif dan prosedur yang harus dilakukan berkaitan dengan arsip inaktif.

9 9 Buku kedua adalah Records Management Handbook yang disusun oleh Ira A. Penn, Anne Morddel, Gail Pennix, dan Kelvin Smith diterbitkan Croft Road- Aldershot tahun 1989 oleh Gower Publishing Company buku ini menjelaskan mengenai pengeloloaan records management. Buku ini terdapat 15 bagian, setiap bagian memiliki beberapa bab. Dijelaskan pada bagian pertama yang terdiri dari dua bab, bab satu mengenai fungsi record management serta di bab kedua membahas tentang siklus hidup informasi dan pada bagian yang berikutnya menjelaskan records management secara rinci. Buku ini menjelaskan cara menyimpan suatu dokumen dengan metode yang tepat serta tahapan pengembangan sistem manajemen kearsipan yang dibutuhkan dan tepat untuk digunakan oleh suatu instansi. Hal seperti ini, membantu penulis untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih tentang metode penyimpanan dokumen dengan baik dan benar. Buku ketiga berjudul Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karya Sulistyo Basuki diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama tahun Buku ini membahas mengenai keseluruhan bagian arsip yang termasuk dalam arsip dinamis, seperti arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif dan arsip statis. Buku karya Sulistyo Basuki ini menjelaskan mengenai penyimpanan arsip dinamis inaktif, penaksiran arsip dinamis, pembuatan jadwal retensi arsip, dan pemusnahan arsip.

10 10 E. SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengelolaan Arsip Inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga terdiri atas empat bab yang saling berkaitan serta melengkapi antara satu bab dengan bab lainya untuk sebuah tema yaitu arsip inaktif. Bab pertama merupakan pendahuluan, bab ini terdiri dari subsub bab seperti latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan praktek kerja lapangan, metode pengumpulan data, dan tinjauan pustaka. Latar belakang masalah merupakan sub bab yang memaparkan perlunya pelaksanaan praktek kerja lapangan dengan tema arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Kemudian sub bab rumusan masalah merupakan perencanaan masalah-masalah yang sesuai dengan tema dan nantinya dapat timbul pada tempat dilaksanakannya praktek kerja lapangan. Sub bab tujuan praktek kerja lapangan merupakan tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan praktek kerja lapangan. Selanjutnya mengenai metode pengumpulan data merupakan caracara yang dilakukan dalam memperoleh data selama praktek kerja lapangan. Serta yang terakhir tinjauan pustaka merupakan beberapa sumber referensi yang penulis butuhkan dalam penyusunan tugas akhir (TA) dan praktek kerja lapangan. Bab kedua berisi tentang penjelasan mengenai visi dan misi, sejarah organisasi, struktur organisasi dan tugas pokok serta fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Visi dan misi merupakan penjelasan mengenai harapan serta capaian yang diinginkan dari berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Struktur organisasi menjelaskan tentang pola organisasi yang ada dengan menjelaskan bagian-bagian yang ada dalam instansi

11 11 tersebut dari pimpinan hingga staf. Tugas pokok dan fungsi menjelaskan tugas yang harus dilakukan serta fungsi dari setiap bidang dalam organisasi tersebut. Bab ketiga berisi tentang pengelolaan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga yang terdiri dari penerimaan arsip, pengolahan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, pelayanan arsip, penyusutan arsip serta kendala-kendala yang dihadapi selama pengelolaan arsip inaktif di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Bab terakhir laporan ini adalah bab penutup. Bab penutup berisi tentang kesimpulan yang merupakan jawaban atas pertanyaan yang dirumuskan pada bab pertama bagian pendahuluan, dan saran tentang masukan kepada instansi ini berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan agar kedepannya kinerja yang ada lebih baik lagi.