BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang dan Permasalahan. yang semakin maju, masyarakat sangat dimudahkan dalam mengakses dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dewasa ini, seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin maju, masyarakat sangat dimudahkan dalam mengakses dan mendapatkan berbagai informasi guna memenuhi kebutuhannya. Informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan dalam suatu organisasi membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi yang akurat yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi adalah arsip. Arsip mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya. 1 Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan pengertian arsip sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan 1 Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Moderen dari Konvensional ke Basis Komputer. (Yogyakarta: Gava Media, 2005), hlm. 8.

2 2 perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2 Menurut fungsinya, arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang kehadirannya masih diperlukan bagi kelancaran kegiatan administrasi pada organisasi yang bersangkutan dalam kehidupan sehari-hari, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi bagi kepentingan organisasi dan memiliki nilai guna yang berkelanjutan. Kemudian untuk arsip dinamis itu sendiri, terdiri dari dua bagian yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. 3 Menurut Ig. Wursanto arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. 4 Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang digunakan dalam kegiatan administrasi di suatu oganisasi. Arsip dinamis aktif berperan sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan administrasi yang berjalan di suatu organisasi. Arsip bisa kita 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, pasal 1. 3 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992), hlm Ig. Wursanto,Kearsipan 2. (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm.11.

3 3 katakan sebagai jantung dari sebuah organisasi. Salah satu contoh arsip dinamis aktif adalah arsip korespondensi (arsip surat-menyurat). Tanpa adanya arsip, maka suatu organisasi tidak akan mampu berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, karena tidak ada informasi yang dapat diakses sebagai dasar dari pelaksanaan kegiatan administrasi. Oleh karena itu, sangat perlu dilakukan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar supaya arsip dapat berfungsi dengan optimal guna memenuhi tugas kearsipan. Pengelolaan arsip yang baik tidak lepas dari sistem penataan berkas yang baik pula yang harus dilakukan oleh suatu organisasi. Menurut Boedi Martono dalam buku Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan mendefinisikan bahwa penataan berkas (filing) ialah mengatur, menyusun sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan. 5 Berkaitan dengan pentingnya fungsi arsip sebagai sumber informasi yang akurat dalam pengambilan keputusan, maka penataan berkas harus diterapkan secara tepat, cermat, dan sistematis, sehingga akan memudahkan dalam proses penemuan kembali arsip. Penataan berkas harus memperhatikan kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip tersebut. Hal tersebut tergantung dari sistem yang digunakan oleh setiap organisasi dalam menata arsipnya. Dalam manajemen kearsipan, secara umum sistem pemberkasan yang sering dipergunakan di kantor terdiri dari sistem abjad atau alphabetic system, sistem subyek atau subject system, sistem nomor atau 5 Boedi Martono, op.cit., hlm.21.

4 4 numeric system, sistem ilmu bumi atau geographic system dan sistem kronologis atau chronology system. 6 Dalam proses pemberkasan arsip harus didukung juga dengan sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan standar. Hal tersebut bertujuan supaya dalam proses penemuan kembalinya tidak mengalami kendala sehingga dapat dilakukan secara cepat dan tepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Penataan arsip dinamis aktif wajib dilakukan oleh setiap instansi yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan, baik itu instansi pemerintah maupun swasta, salah satunya yaitu Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman adalah adalah lembaga teknis daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur/Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. Badan ini mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman membawahi satu bagian sekretariat dan lima bidang lain, 6 E. Martono, Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern (Jakarta: Karya Utama, 1994), hlm

5 5 yaitu bidang statistik penelitian dan perencanaan, bidang fisik dan prasarana, bidang ekonomi, bidang sosial dan pemerintahan, dan bidang pengendalian dan evaluasi. 7 Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi yang berjalan di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman, tentunya akan menghasilkan arsip sebagai bukti dari pelakasanaan kegiatan tersebut. Seiring dengan berjalannya kegiatan administrasi setiap harinya, maka arsip yang dihasilkan juga akan bertambah. Arsip dinamis aktif yang merupakan hasil dari kegiatan administrasi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman disimpan di unit pengolah atau bidang masing-masing sesuai dengan isi arsip yang dihasilkan. Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini penulis akan fokus kepada pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. Penataan arsip yang baik, benar dan sistematis perlu diterapkan untuk memperlancar pelaksanaan tugas dan wewenang guna melaksanakan tugas kearsipan sehingga arsip dapat berfungsi secara optimal jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Berdasarkan pemaparan latar belakang yang sudah disampaikan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip dinamis aktif yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman? 7 Bappeda, Profil Bappeda Sleman 2015 (Sleman: Bappeda, 2015) hlm. 1-6.

6 6 2. Bagaimana prosedur pemberkasan arsip korespondensi yang di terapkan di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman? 3. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman? 4. Kendala apa saja yang dihadapi dalam melakukan pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman? B. Keaslian Tugas Akhir Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman merupakan lembaga pemerintahan daerah yang berada di lingkup Kabupaten Sleman. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman sering digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan dan Penelitian dari berbagai Unversitas dan Jurusan, seperti mahasiswa dari jurusan Diploma III jurusan Ekonomi Terapan UGM, mahasiswa jurusan Akuntansi UNY dll, namun sejauh ini belum pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) khususnya oleh mahasiswa dari Program Studi Diploma III Kearsipan UGM. Sehingga rancangan Tugas Akhir yang akan penulis buat merupakan karya asli dari hasil pemikiran yang mengacu pada

7 7 berbagai referensi terkait dengan tema tugas akhir yang tercantum dalam daftar pustaka, namun untuk pengambilan tema mengenai penataan berkas arsip aktif sudah pernah digunakan dalam pembuatan Laporan Tugas Akhir pada tahun-tahun sebelumnya. Praktik kerja lapangan dengan tema pemberkasan pernah dilakukan pada tahun 2014 oleh mahasiswa Diploma III Kearsipan UGM, Muhammad Ichlasul Kurniawan dengan judul Penataan Berkas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. Dalam laporan tugas akhir tersebut Muhammad Ichlasul Kurniawan membahas secara keseluruhan mengenai bagaimana prosedur sistem penataan berkas yang diterapkan di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman. 8 Tema yang sama juga pernah digunakan pada tahun 2014 oleh mahasiswa Diploma III Kearsipan UGM, Delima Bella Rahmadani dengan judul Penataan Dosir Pensiun di PT.PLN (Persero) Area Yogyakarta. Dalam laporan tugas akhir tersebut Delima Bella Rahmadani membahas mengenai bagaimana gambaran umum pemberkasan arsip dosir pension di PT.PLN (Persero) area Yogyakarta mulai dari proses penataan dosir pensiun yang disimpan menggunakan sistem alfabetis, proses 8 Muhammad Ichlasul Kurniawan, Penataan Berkas di Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten Sleman, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014.

8 8 temu kembali dosir pensiun, proses pemeliharaan dosir pensiun, dan permasalahan proses penataan dosir pensiun. 9 Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan tema penataan berkas arsip dinamis aktif pada periode sebelumnya memang sudah pernah dilakukan, namun dalam penulisan laporan tugas akhir ini jelas berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, mengingat tempat atau instansi yang digunakan dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) sudah berbeda, sehingga objek penelitian/arsip yang dihasilkan dari masing-masing instansi berbeda-beda sesuai dengan tugas, pokok, dan fungsi masing-masing instansi. Penulis akan membuat laporan tugas akhir dengan judul Pemberkasan Arsip Korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. Dalam pembuatan laporan ini penulis akan fokus membahas mengenai bagaimana sistem pemberkasan arsip koresponden yang diterapkan di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman, sarana prasarana yang digunakan dalam menunjang pemberkasan, temu kembali, dan kendala yang dihadapi dalam proses pemberkasan. C. Tujuan Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir dan Praktik Kerja Lapaangan adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Penulisan 9 Delima Bella Rahmadani, Penataan Dosir Pensiun di PT.PLN (Persero) Area Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014.

9 9 Tujuan Penulisan tentang pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman adalah sebagai berikut: a. Untuk memaparkan tentang kondisi kondisi arsip dinamis aktif yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. b. Untuk Memaparkan tentang prosedur pemberkasan arsip korespondensi yang di terapkan di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabuaten Sleman. c. Untuk memaparkan tentang sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang pemberkasan arsip korespondensi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. d. Untuk memaparkan tentang kendala yang dihadapi dalam melakukan pemberkasan arsip korespondensi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. 2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tentang pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman sebagai berikut: a. Untuk mengetahui tentang bagaimana keadaan arsip dinamis aktif yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman.

10 10 b. Untuk mengetahui tentang bagaimana prosedur pemberkasan arsip korespondensi yang di terapkan di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. c. Untuk mengetahui tentang sarana dan prasarana apa saja yang menjadi penunjang dalam pemberkasan arsip korespondensi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. d. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi dalam pemberkasan arsip korespondensi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman serta mampu membantu memberikan solusi atas hal-hal yang berkaitan dengan kesulitan menyelesaikan permasalahan di bidang kearsipan dalam instansi tersebut. D. Manfaat Penulisan dan Praktik Kerja Lapangan Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir dan Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut: 1. Manfaat Penulisan Manfaat Penulisan tentang pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman adalah sebagai berikut: a. Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan tentang kearsipan. b. Menambah kemampuan berfikir mengenai penerapan teori yang telah didapatkan di bangku perkuliahan ke dalam praktik yang sebenarnya.

11 11 c. Mengetahui kondisi nyata tentang bagaimana penataan arsip dinamis aktif yang diterapkan di Badan Perencanaan Daerah Kabupaten Sleman. d. Menambah pengetahuan tentang tata cara penulisan yang baik dan benar. 2. Manfaat Praktik Kerja Lapangan Manfaat Praktik Kerja Lapangan (PKL) tentang pemberkasan arsip korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman sebagai berikut: a. Dapat mempraktikan secara langsung tentang teori kearsipan yang telah dipelajari selama di bangku perkuliahan. b. Mendapatkan pengalaman dan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja serta memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi dalam menyelesaikan permasalahan di bidang kearsipan terutama pada bagian penataan arsip dinamis aktif. c. Memperoleh teman dan saudara baru di tempat Praktik Kerja Lapangan. E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pemberkasan Arsip Korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab yang disusun, menjelaskan tentang permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.

12 12 Bab pertama merupakan pendahuluan yang terdiri dari sub bab latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan penulisan dan praktik kerja lapangan, manfaat penulisan dan praktik kerja lapangan, dan sistematika penulisan. Pada sub bab latar belakang dan permasalahan berisi tentang latar belakang serta alasan penulis dalam memilih tema yang bersangkutan, selain itu dijelaskan pula tentang rumusan masalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Pada sub bab keaslian tugas akhir berisi penjelasan tentang keterangan keaslian dalam pembuatan laporan tugas akhir. Pada tugas akhir ini dijelaskan tujuan penulisan laporan yaitu untuk memaparkan tentang bagaimana prosedur pemberkasan arsip korespondensi di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. Pada tugas akhir ini dijelaskan pula manfaat penulisan laporan yaitu menambah wawasan pengetahuan tentang kearsipan dan menambah pengalaman bagi penulis. Bab dua berisi tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data, pada sub bab tinjauan pustaka berisi tentang penjelasan mengenai kata kunci dari judul tugas akhir yang dibuat penulis, tinjauan pustaka ditulis dengan menggunakan buku buku yang relevan atau yang sesuai dengan tema yang diambil penulis. Untuk mengumpulkan informasi dan data, penulis melakukan beberapa metode yaitu, studi pustaka, observasi dan partisipasi, dan wawancara. Bab tiga merupakan pokok pembahasan dari laporan tugas akhir yaitu Pemberkasan Arsip Korespondensi di Bagian Sekretariat Badan Perencanan

13 13 Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman. Pada bab ini penulis memaparkan tentang gambaran umum organisasi yang terdiri dari profil organisasi, visi dan misi organisasi, struktur organisasi dan tupoksi organisasi. Kemudian pada sub bab selanjutnya penulis menjelaskan tentang pengorganisasian kearsipan, jenis volume dan kondisi arsip, pemberkasan arsip korespondensi, penemuan kembali arsip, sarana dan prasarana dan kendala. Pada bab ini, berisi tentang kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan sesuai dengan tema yang penulis ambil guna menjawab rumusan masalah yang ada pada bab sebelumnya. Bab empat merupakan bab terakhir atau penutup dari penulisan Tugas Akhir yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan hasil atau intisari dari pembahasan pada bab bab sebelumnya. Saran berisi tentang masukan atau ide dari penulis kepada instansi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman untuk mendapatkan solusi dari kendala selama proses penataan arsip dinamis aktif berlangsung.