BAB I PENDAHULUAN. Setiap lembaga, organisasi, maupun perorangan dalam segala kegiatannya

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap lembaga, organisasi, maupun perorangan dalam segala kegiatannya pasti akan menghasilkan arsip. Arsip yang dihasilkan pada umumnya berbentuk tekstual atau yang biasa dikenal dengan arsip konvensional. Arsip berperan penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Manfaat arsip bagi organisasi antara lain sebagai landasan dalam setiap pengambilan keputusan. Selain itu, arsip dapat dijadikan sebagai alat bukti dan pertanggungjawaban. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah di kemudian hari.meskipun arsip yang tercipta di masing-masing organisasi beragam jumlahnya, pengelolaan arsip menjadi kegiatan penting yang wajib dilaksanakan. Arsip merupakan identitas kolektif bangsa yang akan bercerita kepada generasi mendatang mengenai apa yang sudah dilakukan dalam perjalanan bangsa, juga sebagai perekam pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan. Dunia tanpa arsip sama dengan dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak yang sah, tanpa pengertian akan akar sejarah, tanpa ilmu serta tanpa identitas kolektif. Sementara itu, arsip juga di definisikan sebagai bukti setiap catatan yang tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai

2 2 suatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingat orang. 1 Dari pengertian arsip tersebut dapat dilihat bahwa arsip tidak hanya berbentuk tekstual, tetapi juga dalam bentuk lain sesuai dengan perkembangan teknologi dan komunikasi. Menumpuknya arsip menjadi hambatan dalam pengelolaan terutama pada segi penyimpanan. Dewasa ini banyak lembaga yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip untuk mengatasi masalah klasik dalam hal penyimpanan arsip. Pengelolaan arsip elektronik ini meliputi beberapa kegiatan seperti penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, maupun perawatan. Pengelolaan arsip merupakan perwujudan amanah Undang undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang menjelaskan bahwa: arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 2 Pengelolaan arsip elektronik pada dasarnya memiliki konsep yang sama dengan teknik kearsipan konvensional. Jika pada kearsipan konvensional memiliki kabinet yang secara fisik berfungsi untuk menyimpan dokumen-dokumen penting, maka hlm. 1. Kearsipan 1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Modern, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), 2 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang

3 3 sistem kearsipan elektronik ini memiliki kabinet virtual yang didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya di dalam map virtual berisi lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg, dll) atau dokumen (*.doc, txt, dll) 3 Tahap konversi arsip tekstual ke dalam bentuk file gambar atau digital disebut dengan digitalisasi. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau merupakan lembaga kearsipan provinsi yang salah satu kegiatannya melakukan digitalisasi arsip sebagai sumber informasi untuk pengguna baik internal maupun eksternal yang dilakukan oleh tenaga arsiparis. Hal ini sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau yang tertuang dalam Peraturan Daerah Provinsi Kepulauan Riau Nomor 5 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, dan Lembaga Lain Provinsi Kepulauan Riau Pasal 71. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau sebagai lembaga kearsipan tingkat provinsi memiliki banyak koleksi arsip salah satunya arsip-arsip yang berkaitan dengan sejarah Pulau Penyengat. Kekayaan dokumen atau koleksi arsip yang dimiliki belum bisa di akses publik secara luas. Arsip-arsip tersebut perlu diubah ke dalam bentuk digital sehingga masyarakat dapat mengakses 3 Agus Sugiarto, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional Ke Basis Komputer (Yogyakarta:Gava Media, 2005),hlm. 135.

4 4 dengan lebih mudah tanpa harus merusak fisik maupun informasi arsip yang terkandung di dalamnya. Dalam proses digitalisasi arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau tentu membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Selain tenaga dan waktu yang dibutuhkan, dukungan pemerintah dalam mendukung kegiatan digitalisasi arsip juga sangat penting. Tenaga kearsipan sangat dibutuhkan di tiap lembaga atau instansi, terutama Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau, sebenarnya sudah cukup untuk mengelola arsip-arsip di lembaga kearsipan tersebut. Namun fakta di lapangan masih banyak kendala yang dihadapi oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau. Berdasarkan latar belakang diatas, dapat dihasilkan rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana proses digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau? 2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau? 3. Bagaimana Sumber Daya Manusia (SDM), sarana, dan prasarana dalam mendukung kegiatan digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat yang dilakukan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau? 4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam proses digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau.

5 5 B. Keaslian Sejauh ini belum pernah ada mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada yang melaksanakan praktik kerja lapangan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau. Namun tema digitalisasi sudah banyak digunakan dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan oleh mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada pada tahun-tahun sebelumnya pada lembaga, organisasi, maupun instansi yang berbeda. Pertama, Laporan Tugas Akhir mahasiswa Program Studi Kearsipan UGM atas nama Bayu Triyanenda Hestu Pandega dengan judul Digitalisasi Arsip Registrasi Mahasiswa Strata II Di Direktorat Akademik Universitas Gadjah Mada. Di dalam Laporan Tugas Akhir tersebut Bayu Triyanenda Hestu Pandega melakukan digitalisasi terhadap arsip registrasi mahasiswa strata II menggunakan sarana seperti mesin scanner dan komputer dengan tahapan digitalisasi mulai dari tahap pemilahan, scanning, membuat folder penyimpanan, dan membuat sub folder penyimpanan. Kedua, Laporan Tugas Akhir atas nama Ratih Purwaningsih dengan judul Digitalisasi Karya Seni Perupa Indonesia Di Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta Di dalam Laporan Tugas Akhir tersebut Ratih Purwaningsih melakukan digitalisasi terhadap karya seni perupa Indonesia menggunakan sarana berupa mesin scanner dan komputer. Adapun tahapan kegiatan digitalisasi yang dilakukan mulai

6 6 dari penyortiran, pemindaian (scanning), pembuatan metadata arsip, penginputan data, sampai dengan menentukan prosedur akses. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui proses digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau. 2. Mengetahui kondisi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau 3. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau. 4. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau. Manfaat dari penelitian ini adalah; 1. Manfaat Praktis a. Penelitian ini diharapkan mampu memberikan masukan bagi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau untuk meningkatkan kegiatan digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di waktu yang akan datang. b. Sebagai bahan evaluasi terhadap kegiatan digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau.

7 7 2. Manfaat Akademis a. Sebagai bahan referensi bagi jurusan kearsipan khususnya dalam kegiatan digitalisasi arsip b. Dapat dipakai sebagai sumber literatur dan acuan untuk pengembangan ilmu kearsipan dan sekaligus memotivasi arsiparis untuk mengembangkan kegiatan digitalisasi arsip. D. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran penulisan Laporan Tugas Akhir penulis yang berjudul Digitalisasi Laporan ini disusun dalam empat bab. Masing-masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda, namun keempat bab tersebut saling berhubungan satu sama lain. Bab pertama berisi Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan dan manfaat Praktik Kerja Lapangan, keaslian tugas akhir, dan sistematika penulisan. Latar belakan dan permasalahan berisi tentang alasan penulis memilih tema yang diambil untuk penulisan tugas akhir. Tujuan dan manfaat merupakan target serta hasil yang ingin didapatkan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, serta sistematika penulisan merupakan inti dari keseluruhan isi tugas akhir. Bab kedua membahas tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka menunjukkan bahan pustaka sebagai acuan teori dan pedoman serta sebagai penunjang untuk menyusun laporan tugas akhir. Metode pengumpulan data

8 8 merupakan teknik-teknik untuk mendapatkan data dan informasi berkaitan dengan tema tugas akhir berupa observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Pada bab ketiga berisi subbab yang masing-masing membahas tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan yaitu Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau mulai dari sejarah, alamat, struktur organisasi, tugas dan fungsi pokok. Pada bab ini juga menjelaskan pengolahan arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau mulai dari kondisi, jenis, dan volume arsip serta penjelasan bagaimana tahap-tahap dan proses digitalisasi arsip sejarah Pulau Penyengat mulai dari proses kegiatan pemilahan, pemindaian (scanning), dan pembuatan folder penyimpanan serta menyimpan arsip. Bab keempat merupakan penutup dari laporan tugas akhir berisi kesimpulan atas permasalahan yang dibahas secara keseluruhan di dalam tugas akhir ini, serta saran yang merupakan masukan untuk diberikan kepada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Kepulauan Riau.