BAB I PENDAHULUAN. mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Peranan kearsipan sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapuskan dalam menunjang kegiatan administrasi disuatu instansi. Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan instansi dalam melakukan kegiatan. Kegiatan tersebut antara lain perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian. Saat ini banyak instansi yang belum sepenuhnya memiliki kesadaran akan arti pentingnya arsip. Banyak arsip tertumpuk di gudang dan berserakan tidak teratur. Tindakan seperti itu dapat menyebabkan kerusakan fisik arsip dan kemudian berpengaruh terhadap isi informasinya. Penemuan kembalinya pun akan mengalami kesulitan karena arsip-arsip yang ada belum tertata rapi. Arsip sebagai salah satu informasi yang harus dikelola dengan baik agar dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan mudah dalam proses penemuan kembali. Menurut Undang-Undang No , arsip dapat didefinisikan sebagai: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 1 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.

2 2 Dalam pandangan lain, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok permasalahan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu. 2 Selain itu, arsip juga mempunyai nilai guna tinggi yaitu sebagai bahan informasi dan pemberitahuan, alat bukti, pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan, keuangan dan dokumentasi. Saat ini arsip tercipta tidak hanya dalam bentuk tekstual tetapi non tekstual yang disebut sebagai arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus atau Records In Special Format yaitu arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audio visual, kartografi dan kearsitekturan, ephemera, publikasi, karya seni yang selanjutnya muncul arsip elektronik. 3 Arsip foto bagian dari arsip audio-visual yaitu arsip yang informasinya berupa citra diam (still image) dan arsip yang lahir dari hasil pemotretan baik berupa negatif film, foto digital, maupun gambar positif atau hasil cetak print yang layak disimpan. Arsip foto adalah rekaman informasi dari suatu kegiatan badan pemerintah, badan usaha, organisasi non pemerintah, lembaga swasta, dan perorangan dalam format dan media apapun dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan dalam bentuk 2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), hlm Judith Ellis (eds.), Keeping Archives (Melbourne: D. W Thorpe, 1993), hlm

3 3 gambar baik yang dicetak maupun dalam bentuk negatif film, digital dan sesuai dengan perkembangan teknologi. 4 Arsip foto merupakan salah satu media visual yang efektif karena dapat menvisualisasikan suatu kegiatan atau peristiwa dengan lebih konkret, realistis, lebih akurat dan dapat mengatasi ruang dan waktu. Material arsip foto terdiri dari kertas, kaca (seluloid), logam dan plastik film (klise). Seperti hal nya arsip tekstual, arsip foto ini juga membutuhkan pengolahan yang baik sesuai dengan sistem kearsipan karena melihat material arsip foto memiliki struktur yang lebih rentan daripada arsip tekstual. Pengolahan arsip foto adalah pengaturan informasi dan fisik foto dalam rangka proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali (finding aids) pada lembaga kearsipan berdasarkan prinsip asal usul dan prinsip aturan asli dengan tahapan penelusuran dan pengidentifikasian asal usul pencipta arsip, penyusunan skema pengaturan arsip foto, pendeskripsian informasi arsip, pengelompokan informasi arsip, penyimpanan dalam amplop, pengelompokan fisik arsip, penataan, penyimpanan dalam boks, dan penyusunan daftar arsip foto. 5 Sebelum melakukan pengolahan arsip foto dilakukan kegiatan survei arsip terlebih dahulu, hal ini merupakan sebuah kegiatan pendataan arsip foto yang akan ditangani dan dilakukan pengolahan terhadap arsip foto yang ada. Apabila proses survei arsip foto sudah dilakukan maka langkah selanjutnya yaitu 4 Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto, Pasal 1 Ayat 2. 5 Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Foto, Pasal 1 Ayat 4

4 4 dilakukannya tahap seleksi dan penilaian terhadap arsip foto, deskripsi terhadap arsip foto, setelah arsip foto di deskripsi kemudian dilakukan penomoran, kemudian tahap penyimpanan arsip foto ke dalam amplop foto, selanjutnya dilakukan penataan amplop ke dalam boks dan tahap yang terakhir penyusunan daftar arsip foto. Pengolahan arsip foto sangat penting untuk sebuah instansi. Pengolahan arsip foto yang sesuai standar dalam kearsipan akan sangat baik jika dilakukan oleh sebuah instansi demi untuk kelancaran sebuah instansi. Karena arsip foto mempunyai nilai yang sangat tinggi, selain itu arsip foto dapat merekam suatu peristiwa atau kejadian untuk pemberitaan, bahan bukti dan pelengkap pemberitaan. Kumpulan arsip yang disusun secara selektif dan kronologis dapat menggambarkan fakta dan dokumentasi dalam sejarah. Dengan melihat arti penting, nilai informasional, dan nilai kebuktian dari arsip foto, maka pengolahan arsip foto yang tepat dengan memenuhi standar minimal pengolahan arsip menjadi tuntutan yang harus dipenuhi. Maka dari itu pengolahan arsip harus dilakukan dengan tepat. Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta merupakan instansi yang memiliki tiga tugas pokok yaitu melaksanakan mitigasi Gunung Merapi, pengembangan metoda dan analisis, teknologi dan instrumentasi serta pengelolaan sarana dan prasarana laboratorium kegunungapian dan mitigasi bencana geologi disamping tugas umum ketatausahaan yang mencakup administrasi, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi bertugas

5 5 memantau aktivitas dari gunung merapi setiap harinya. Kegiatan tersebut harus didokumentasikan dari hari ke hari dan dituangkan tidak hanya bentuk tekstual tetapi dalam bentuk foto. Oleh karena itu perlu adanya penanganan arsip foto yang baik supaya dapat meminimalisir permasalahan penanganan arsip foto yang dimiliki. Dengan demikian arsip-arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta dapat terselamatkan. Arsip foto yang dikelola oleh Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta meliputi positif, negatif (klise) dan kaca (seluloid). Ketiga material tersebut mempunyai karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan pengolahan yang berbedabeda. Pada tahun 2011 Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Yogyakarta (BPPTKG) pernah menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Mahasiswa tersebut bernama Citra Kusumawati, Devi Mulia Utami, Bika Oktaviani, dengan judul Pengelolaan Arsip Seismogram di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian di Daerah Istimewa Yogyakarta. Selain itu, pada tahun 2013 juga pernah menjadi tempat Praktik Kerja Lapangan mahasiswa Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada. Mahasiswa tersebut bernama Choirun Sulaiman, dengan judul Digitalisasi Arsip Peta Situasi Puncak Gunung Merapi di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian Yogyakarta. Dalam rancangan ini, penulis akan membahas mengenai arsip foto

6 6 dengan judul Pengolahan Arsip Foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan (BPPTKG) Yogyakarta. 6 Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta? 2. Apa saja sarana yang dibutuhkan dalam pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta? B. Tujuan Praktik kerja lapangan tentang pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta bertujuan sebagai berikut: 6 Citra Kusumawati, dkk, Pengelolaan Arsip Seismogram di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian di Daerah Istimewa Yogyakarta, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2011., Choirun Sulaiman, Digitalisasi Arsip Peta Situasi Puncak Gunung Merapi di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kegunungapian Yogyakarta, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta, 2013.

7 7 1. Untuk mengetahui proses pelaksanaan pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG). 2. Untuk mengetahui sarana yang digunakan untuk pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG). 3. Untuk mengetahui kendala-kendala saat pelaksanaan pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG). C. Metode Pengumpulan Data Metode didalam pengumpulan data mengenai Pengolahan Arsip Foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) menggunakan tiga metode. Metode pertama adalah studi pustaka, mencari data atau bahan pustaka yang berisi teori-teori yang berhubungan dengan tema serta dapat mendukung dalam permasalahan yang dibahas. Bahan pustaka yang digunakan meliputi buku, artikel- artikel yang berhubungan dengan pengolahan arsip foto baik dari para penulis ataupun artikel dari internet. Metode yang kedua adalah melakukan observasi (partisipasi) atau mengamati dan ikut serta secara langsung mengenai pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknolgi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta. Hal tersebut untuk mengetahui lebih dalam mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan arsip foto terutama kegiatan pengolahan arsip foto di Badan Geologi Yogyakarta. Diharapkan setelah melakukan pengamatan

8 8 secara langsung akan diperoleh perbandingan yang nyata antara teori dengan praktik yang ada di lapangan. Metode yang ketiga adalah melakukan wawancara (interview) secara langsung dengan arsiparis atau petugas di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan (BPPTKG) Yogyakarta. Wawancara dilakukan dengan Halia selaku Arsiparis di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknolgi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta, Prayitno selaku staf TU dan Nur Cholik staf seksi merapi. Dalam wawancara yang akan dibahas tentang pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknolgi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta. Wawancara ini bertujuan untuk mendapatkan informasi tambahan dari narasumber untuk melengkapi dan memperjelas data-data yang diperlukan. D. Tinjauan Pustaka Penyusunan tugas akhir ini mengacu pada beberapa sumber pustaka yang sesuai dengan tema yang di ambil yaitu Pengolahan Arsip Foto sehingga dapat membantu dan mendukung keberlangsungan proses penyusunan tugas akhir ini. Sumber pertama yang akan digunakan untuk dijadikan sebagai acuan adalah A Manual For Small Archives oleh Laura Coles yang diterbitkan oleh Small Archives Comitte, University Archivist, Simon Fraser University pada bulan Maret Pada Bab 8 yang berjudul Photographs and Other Visual Records menjelaskan tentang pengolahan, perawatan, penyimpanan dan penggandaan arsip foto dan arsip audio visual lainya. Pada bab Photographs and Other Visual Records juga menjelaskan tentang media yang dipilih untuk mencetak foto, cara

9 9 pengolahan, penyimpanan serta perawatanya termasuk foto dalam bentuk media kaca (seluloid). Sumber kedua yang digunakan adalah buku Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Amsyah, yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama Jakarta, tahun Buku ini berisi tentang ruang lingkup kearsipan secara umum. Zulkifli Amsyah menjelaskan tentang prosedur kearsipan, yang meliputi prosedur pencatatan dan pendistribusian, serta prosedur penyimpanan arsip. Selain itu, membahas seluruh aspek kegiatan kearsipan secara lengkap. Di dalam buku Manajemen Kearsipan juga memaparkan peralatan dan perlengkapan kearsipan yang dipergunakan untuk menyimpanan arsip. Sumber ketiga yang digunakan adalah Keeping Archives edisi ketiga yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivists pada tahun 2008 dengan editor Jackie Bettington. Pada chapter 12 menjelaskan tentang Finding Aids, macammacam finding aids, ruang lingkup, dan isi dari masing-masing kategori finding aids. Pada chapter 16 Plans, Photographs & Objects memaparkan mengenai penyimpanan arsip foto, suhu penyimpanan ruang arsip yang standart dan masalah yang dapat timbul akibat tingginya temperatur serta kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip foto, selain itu juga menjelaskan mengenai penyimpanan arsip foto harus bersih baik peralatan yang dipergunakan sampai dengan udara. Keeping Archives juga menjelaskan tentang tempat penyimpanan arsip foto yang berbeda dari arsip lainya serta pemeliharaan yang tepat untuk mencegah timbulnya kerusakan pada arsip foto.

10 10 E. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan serta pemahaman isi dari tugas akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta, laporan ini di susun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab pertama Pendahuluan terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka dan Sistematika Penulisan. Latar belakang dan Permasalahan mengulas tentang alasan penulis memilih tema yang dijadikan dalam Tugas Akhir dan rumusan masalah. Untuk menambah informasi dan menambah data, penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan studi pustaka. Pada subbab selanjutnya adalah tinjauan pustaka sebagai penunjang penulisan Tugas Akhir dengan menggunakan buku yang relevan dengan tema penulis. Bab kedua Profil Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakrta yang berlokasi di Jalan Cendana No. 15 Yogyakarta, terdapat enam subbab yang terdiri dari sejarah singkat BPPTKG, subbab kedua tugas pokok dan fungsi BPPTKG, subbab ketiga visi dan misi BPPTKG, subbab keempat lokasi dan fasilitas BPPTKG, subbab kelima struktur organisasi BPPTKG, dan subbab terakhir dalam bab dua adalah pengorganisasian arsip di BPPTKG. Bab tiga Pengolahan Arsip Foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta. Bab tiga ini terdiri dari

11 11 tiga subbab. Subbab pertama bagaimana proses pengolahan arsip foto di Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta. Subbab kedua menjelaskan sarana yang digunakan dalam pengolahan arsip foto dan subbab ketiga adalah kendala apa yang di hadapi selama praktik kerja lapangan berlangsung. Bab empat Penutup terdiri dari kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Balai Penyelidikan dan Pengembangan Teknologi Kebencanaan Geologi (BPPTKG) Yogyakarta, mulai dari proses pengolahan, sarana yang harus dilengkapi untuk menunjang proses pengolahan arsip foto.