BAB I PENDAHULUAN. Organisasi tanpa arsip seperti tubuh manusia yang tidak berakal, secara fisik

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN MASALAH Organisasi tanpa arsip seperti tubuh manusia yang tidak berakal, secara fisik ada tapi tak berisi. Penjelasan diatas menyatakan bahwa arsip merupakan salah satu hal penting dalam kehidupan organisasi. Hal itu karena arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki organisasi hilang atau kurang dalam pengelolaanya, maka akan mempengaruhi kegiatan organisasi yang mana organisasi tersebut akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuannya. Arsip merupakan salah satu informasi yang akan terus berkembang dan kita dituntut untuk mengikuti perkembangannya. Informasi yang terkandung pada arsip dibutuhkan oleh banyak pihak, mulai dari perseorangan, kelompok, organisasi/lembaga-lembaga baik lembaga pemerintah maupun swasta. Dalam menjalankan kegiatan, organisasi akan menghasilkan arsip, dimana arsip tersebut diperoleh dari proses kegiatan organisasi. Sesuai Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa: arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 1 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2.

2 2 Dari pengertian tersebut dijelaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima untuk kegiatan sehari-hari oleh lembaga atau organisasi pemerintah maupun non-pemerintah. Arsip memiliki arti penting bagi setiap organisasi. Hal ini dibuktikan bahwa arsip dapat menjadi sumber ingatan atau memori, bukti atau legalitas serta sebagai rujukan historis. Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi dalam suatu organisasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi dalam suatu organisasi, namun bersifat permanen. Arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang dipergunakan untuk kegiatan adaministrasi. 2 Arsip tercipta dari hasil kegiatan korespondensi atau surat menyurat. Organisasi tidak bisa lepas dari kegiatan surat menyurat untuk menunjang dalam kegiatan administrasinya. Surat mengambil tempat utama dalam sebuah organisasi yakni sebagai alat pemberi instruksi, pelapor dan penerima instruksi. 3, untuk menghindari penumpukan surat yang telah diterima serta penundaan dalam pengiriman surat, 2 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan ModernDari Konvensional Ke Basis Komputer, (Yogyakarta : Gava Media, 2005), hlm Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm. 48.

3 3 organisasi perlu melakukan kegiatan pengurusan surat. Pengurusan surat adalah kegiatan proses mencatat surat-surat (masuk dan keluar) dalam buku atau dalam kartu kendali. 4 Surat adalah alat penyampaian informasi atau keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. 5 Surat menyurat digunakan sebagai sarana untuk saling berkomunikasi oleh pihak satu dengan pihak lainnya. Pada suatu organisasi, surat menyurat merupakan kegiatan untuk menyampaikan informasi secara formal. Hal ini menjelaskan bahwa surat menyurat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tekstual yang disampaikan secara tidak langsung antara pihak satu dengan lainnya. Informasi yang akan disampaikan sesuai dengan tujuan setiap lembaga penciptanya. Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu bagian terpenting dari aktivitas organisasi, karena kegiatan tersebut mengambil tempat utama dalam organisasi yakni sebagai alat pemberi instruksi, pelapor, dan penerima keterangan. Kesemuanya itu perlu dilakukan secara tertulis, sehingga mudah diingat dan mudah dipertanggungjawabkan. Pengurusan surat yang baik dapat mencerminkan kinerja organisasi yang baik pula, sama halnya dengan yang dilaksanakan di Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral Sleman (SDAEM) Kabupaten Sleman. 4 Ig.Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm Ibid, hlm.11.

4 4 Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral (SDAEM) merupakan salah satu SKPD yang berada di kabupaten Sleman yang bergerak dibidang sumber daya alam yang berfokus menangani sumber daya air, energi dan mineral. Kegiatan pengurusan surat di Dinas SDAEM berada pada bagian Kesekertariatan dalam pelaksanaannya Subag Umum dan Kepegawaian yang mengambil alih kegiatan pengurusan surat. Kegiatan pengurusan suratnya berupa surat masuk, keluar, dan surat intern, pengendalian surat, dan penyimpanan surat Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana proses pengurusan surat masuk di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas SDAEM? 2. Bagaimana proses pengurusan surat keluar di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas SDAEM? 3. Bagaimana proses pengurusan surat intern di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas SDAEM? 4. Bagaimana sistem temu kembali surat di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas SDAEM? 5. Apa saja kendala dalam pelaksanaan pengurusan surat di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas SDAEM?

5 5 B. KEASLIAN TUGAS AKHIR Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral merupakan salah satu dinas yang berada di kabupaten Sleman yang bergerak di bidang sumber daya alam yang berfokus menangani sumber daya air, energi dan mineral. Dari segi tempat, Dinas Sumber Daya Air, Energi, dan Mineral Kabupaten Sleman belum pernah digunakan sebagai tempat PKL dan penulisan tugas akhir dalam bidang kearsipan. Tema tentang pengurusan surat sudah pernah diangkat pada penulisan tugas akhir namun di tempat yang berbeda pada tahun 2015 dan Tugas Akhir milik Sofia Nabila lebih memfokuskan praktik pada jenis-jenis surat dan volume surat yang meliputi prosedur pengurusan surat masuk dan prosedur pengurusan surat keluar, penyimpanan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan system berbasis elektronik dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat, serta kendala dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat.. Tema pengurusan surat pada penulisan tugas akhir diperiode sebelumnya memang sama namun dalam pembahasan yang akan penulis tulis pada tugas akhir tentu berbeda dengan periode sebelumnya. Hal itu karena tempat dan objek penelitian yang akan dilaksanakan berbeda dengan periode sebelumnya. Selain itu surat-surat yang dihasilkan antara instansi yang satu dengan yang lain jelas berbeda, karena 6 Sofia Nabila, Pengurusan Surat di Badan Pusat Statistik Republik Indonesia, Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan SV UGM, Sella Agustin Dwi Nur P, Pengurusan Surat di Badab Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Sleman, Laporan Tugas Ahkir Pada Prodi Kearsipan, SV UGM,2016.

6 6 instansi-instansi tersebut bergerak dalam bidang yang berbeda. Sehingga, masingmasing dari instansi tersebut berbeda dalam pelaksanaan pengurusan surat. Tempat penelitian sebagai bahan dari tugas akhir dilaksanakan penulis di Dinas SDAEM Kabupaten Sleman. Dalam penulisan tugas akhir dengan judul Pengurusan Surat di Sub Bag Umum dan kepegawaian, Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral Kabupaten Sleman penulis lebih fokus untuk pengurusan surat masuk beserta penggolongan pengurusan surat masuk menurut isi informasinya dari surat penting, surat biasa, dan surat rahasia, pengurusan surat keluar, dan pengurusan surat intern yang dilaksanakan secara manual.selain itu penulis juga menjelaskan sistem temu balik surat dan kendala dalam pelaksanaan pengurusan surat. C. TUJUAN DAN MANFAAT Beberapa tujuan dari penulisan tugas akhir yang berjudul Pengurusan Surat di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral Kabupaten Sleman antara lain: 1. Menjelaskan bagaimana prosedur pengurusan surat masuk di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral 2. Menjelaskan bagaimana prosedur pengurusan surat keluar di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral 3. Menjelaskan bagaiman prosedur pengurusan surat intern di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral 4. Menjelaskan bagaimana penemuan kembali surat di Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral

7 7 5. Menjelaskan apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengurusan surat di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral. Adapun penulisan ini dapat memberikan manfaat antara penulis dan Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral, diantaranya yaitu dapat saling membagi ilmu yang dimiliki sehingga pengetahuan dari masing-masing pihak bertambah luas khususnya penulis yang mana dapat mendalami materi proses pengurusan surat sehingga dapat mengetahui perbedaan teori dengan praktek kerja lapangan, selain ilmu yang diperoleh pengalaman dan jaringan kerja pun diperoleh penulis. Ilmu yang diperoleh juga dapat digunakan, dimanfaatkan dan diterapkan oleh penulis didunia kerja. D. SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan tugas akhir dalam penyusunan Tugas Ahkir yang berjudul Pengurusan Surat di Sub Bag Umum dan Kepegawaian Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral Kabupaten Sleman terbagi menjadi empat bagian. Pertama, bab satu pada tugas akhir ini menguraikan tentang pendahuluan yang berisi tentang latar belakang dan permasalahan penulisan tugas ahkir. Pada latar belakang menjabarkan gambaran umum mengenai arsip dan alasan penulis menulis Tugas Akhir dengan judul tersebut, serta menjelaskan rumusan masalah yang diperoleh dalam penjelasan latar belakang. Kemudian keaslian tentang Tugas Akhir yang

8 8 bertujuan untuk meyakinkan kepada pembaca bahwa Tugas Ahkir ini benar-benar asli hasil tulisan penulis. Selanjutnya tujuan dan manfaat serta sistematika.yang menguraikan hal-hal pokok yang akan ditulis pada tugas ahkir. Bab kedua adalah Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Pada bab ini menjelaskan tentang pengertian dari setiap kata kunci pada judul Tugas Ahkir yang didasarkan pada buku acuan yang digunakan oleh penulis. Selanjutnya metode Pengumpulan data yang berisi pemamaparan cara memperoleh data atau mendapatkan informasi. Penulis menggunakan tiga metode yaitu observasi partisipatif, wawancara dan studi pustaka. Bab ketiga berisi Pembahasan dari hasil praktik kerja lapangan yang dilaksanakan penulis selama Praktik Kerja Lapangan. Yang memaparkan gambaran umum Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral Kabupaten Sleman, yang menjelaskan beberapa sub bab diantaranya profil, struktur tugas pokok dan fungsi organisasi serta pengorganisasian kearsipan. Bab ini juga menjelaskan mangenai pengelolaan arsip di dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral. Kemudian yang terahkir pemamparan tentang pelaksanaan Pengurusan Surat di Dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral berisi tentang pengurusan surat masuk berdasarkan sifatnya ( surat penting, biasa, dan rahasia), Surat keluar dan surat intern Bab Keempat adalah penutup, pada bab ini berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi keseluruhan jawaban dari uraian permasalahaan yang telah

9 9 dirumuskan dibagian pendahuluan. Pada sub bab saran menguraikan pendapat atau saran yang diberikan penulis kepada dinas Sumber Daya Air, Energi dan Mineral pada materi pengurusan surat, dengan harapan dari saran tersebut memberi perbaikan pada sistem pengelolaan surat.