BAB I PENDAHULUAN. bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Perusahaan adalah menjalankan atau menyelenggarakan pekerjaan suatu bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan 1. Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan membutuhkan informasi. Salah satu informasi adalah dokumen perusahaan. Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan yang dimaksud dengan Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis di atas kertas, atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau di dengar 2. Pengertian tersebut memiliki kesamaan makna dengan arsip yang pada hakekatnya rekaman informasi. Arsip merupakan rekaman informasi yang terekam dari kegiatan sebuah organisasi dalam bentuk dan media apapun. Berdirinya sebuah organisasi tidak lepas dari arsip. Arsip merupakan urat nadi bagi organisasi, tanpa adanya arsip organisasi tidak bisa beroperasi. Arsip penting bagi organisasi dan arsip dapat dimanfaatkan sebagai sumber sejarah, bahan bukti, serta informasi. Menurut Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah: 1 Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Modern, (Jakarta: Pustaka Amani Jakarta, t.t.), hlm Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997, tentang Dokumen Perusahaan.

2 2 Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara 3. Sesuai bentuknya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip tekstual dan non tekstual. Arsip tekstual merupakan arsip yang terekam bermediakan kertas yang bisa dibaca tanpa menggunakan alat bantuan. Arsip tekstual sering disebut arsip konvensional. Arsip non tekstual adalah arsip yang memiliki bentuk khusus yang terdiri dari arsip audiovisual, arsip elektronik, arsip kearsitekturan dan kartografi. Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua yaitu, arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara 4. Berdasarkan kegunaannya arsip dinamis dibedakan menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari yang dikelolah oleh Unit Pengolah. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dan jarang digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip inaktif dikelola oleh Pusat Arsip (Records Centre). 3 Undang-Undang No 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan Bab 1 Pasal 1. hlm2. 4 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Gramedia,1993),

3 3 Pengolahan arsip inaktif adalah kegiatan mengolah dan menata informasi dan fisik arsip inaktif melalui proses identifikasi, pendeskripsian isi informasi, penyusunan skema, pengelompokan, sehingga arsip mudah ditemukan. Kegiatan pengolahan arsip inaktif terdiri dari tahapan pemilahan, pendeskripsian, pembuatan skema penataan, manuver kartu deskripsi, penomoran definitif terhadap kartu deskripsi yang telah disusun, manuver fisik arsip, penomoran definitif arsip sesuai kartu deskripsi, memasukkan arsip ke dalam boks, membuat label pada boks arsip, dan pembuatan daftar arsip. Tujuan dilakukannya pengolahan arsip inaktif adalah menyediakan informasi dengan cepat dan tepat dengan waktu dan biaya yang seefisien mungkin, yang akan digunakan pimpinan dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijakan suatu organisasi atau orang yang memerlukan arsip tersebut. Pada saat ini, masih banyak instansi pemerintah dan swasta kurang memperhatikan arsip inaktifnya. Membiarkan arsipnya menumpuk pada akhirnya hanya disimpan dalam gudang, sehingga arsip mudah rusak dan dianggap tidak berguna lagi. Akan sulit untuk ditemukan kembali jika sewaktu-waktu digunakan. Semakin banyak kegiatan dan berkembangnya organisasi, volume arsip yang tercipta akan semakin bertambah. Bertambahnya volume arsip inaktif perlu diantisipasi dengan menggunakan sistem pengolahan yang tepat. Jika tidak dilakukan pengolahan, maka arsip inaktif akan semakin bertumpuk dan tidak dapat terkendali. PT Krakatau Steel (Persero) Tbk adalah perusahaan besar yang bergerak di bidang manufaktur baja. PT Krakatau Steel (Persero) Tbk yang berlokasi di

4 4 Cilegon, Banten ini berdiri sejak tanggal 31 Agustus Visi PT Krakatau Steel (Persero) Tbk adalah sebuah perusahaan baja terpadu dengan keunggulan kompetitif untuk tumbuh terus menuju perusahaan global terkemuka. PT Krakatau Steel (Persero) Tbk memiliki tujuan dalam usahanya yaitu melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan dan program pemerintah dalam bidang ekonomi khususnya dalam bidang industri baja. PT Krakatau Steel (Persero) Tbk memiliki arsip dalam bentuk konvensional dan bentuk khusus. Arsip konvensional adalah arsip yang bermediakan kertas sedangkan arsip bentuk khusus adalah arsip foto dan arsip film. Pada periode sebelumnya, tempat ini sudah digunakan untuk Praktik Kerja Lapangan Kearsipan (PKL), dengan pokok tema Penggunaan Database dalam Pengolahan Data dan Pembuatan Laporan Pendistribusian Surat Keluar Oleh Dinas Kearsipan PT Krakatau Steel Cilegon, berbeda dengan tema yang ada pada proposal ini 5. Berbeda dengan periode saat ini yang dirancang melalui proposal ini dengan menggunakan tema Pengolahan Arsip Inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Mengingat begitu pentingya pengolahan arsip inaktif di instansi pemerintah atau instansi swasta maka perlu dilakukan manajemen arsip inaktif yang berjalan dengan baik. Arsip memiliki nilai guna. Selain itu, diperlukan penanganan khusus agar fisik dan informasinya tetap terjaga keamanannya. Berdasarkan latar belakang tersebut, beberapa rumusan masalah sebagai berikut: 5 Tri Alida Wicaksono, Timbul Wisnu Adi, Bira Kaulitsabit, Dedi Febri Martono, Penggunaan Database dalam Pengolahan Data dan Pembuatan Laporan Pendistribusian Surat Keluar Oleh Dinas Kearsipan PT. Krakatau Steel Cilegon, Program Studi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Gadjah Mada, 2005.

5 5 1. Bagaimana pengolahan arsip inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk? 2. Apakah sarana dan prasarana yang digunakan PT Krakatau Steel (Persero) Tbk untuk mengolah arsip inaktifnya? 3. Apa saja kendala yang ada di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk dalam melakukan pengolahan arsip inaktifnya? B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Tujuan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengolahan arsip inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Untuk mengetahui sarana dan prasarana apa yang digunakan PT Krakatau Steel (Persero) Tbk dalam mengolah arsip inaktifnya. Untuk mengetahui apa saja kendala yang dihadapi PT Krakatau Steel (Persero) Tbk, dalam pengolahan arsip inaktifnya. Adapun manfaat yang diperoleh dari Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah agar penulis nantinya mampu memberikan informasi dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai pengolahan arsip inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Memberi masukan bagi pemecahan permasalahan yang dihadapi pengolahan arsip inaktif. Untuk mengaplikasikan ilmu kearsipan dan teori-teori pada saat kuliah dengan dunia kerja yang sesungguhnya.

6 6 C. Metode Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data Praktik Kerja Lapangan, penulis menggunakan tiga metode yaitu: 1. Observasi Observasi adalah cara pengumpulan data melalui pengamatan. Penulis melakukan pengamatan dan survei langsung ke PT Krakatau Steel (Persero) Tbk tentang bagaimana pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Pengamatan tidak hanya melihat saja tetapi keaktifan mencermati, memaknai, dan mencatat. Penulis juga ikut terjun langsung dalam pengolahan arsip inaktif yang dilakukan di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Observasi ini dilakukan agar mendapatkan data yang valid tentang arsip inaktif yang ada di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. 2. Wawancara Melakukan tanya jawab dengan Ira Hurairah, Specialist Document Inactive dan Yuni Ardianti Officer Document Active Dinas Document Management PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Penulis melakukan wawancara untuk memperoleh data dan informasi yang tidak dapat diperoleh hanya melihat kondisi fisiknya saja. Metode wawancara dapat dilakukan secara formal maupun informal. Wawancara ini merupakan lanjutan dari obsevasi agar lebih valid data yang diperoleh penulis.

7 7 3. Studi Pustaka Pengumpulan data dengan cara penelusuran buku-buku, literatur-literatur, dan catatan-catatan sesuai dengan topik yang dipilih oleh penulis. Data yang diperoleh dari buku-buku, literatur-literatur dan catatan-catatan yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini seperti buku Basir Barthos Manajemen Kearsipan, Zulkifli Amsyah Manajemen Kerasipan, Ig. Wursanto Kearsipan 2, dan The liang Gie Administrasi Perkantoran Modern, Michael Roper dan Laura Millar Managing Records In Records Centre. Buku-buku tersebut dapat diperoleh dari Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada, dan Perpustakaan Program Studi Kearsipan. D. Tinjauan Pustaka Bahan pustaka yang digunakan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Pengolahan Arsip Inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk adalah buku Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Zulkifli Amsyah. Buku ini diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama di Jakarta, pada tahun Menurut Zulkifli Amsyah keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan adalah juga secara langsung dipengaruhi oleh perlatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Dalam pengadaan sarana dan prasarana hendaknya diperhatikan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi. Untuk dapat menata arsip diperlukan sarana dan prasarana yang sanggup menjalankan sistem dan metode sebaik-baiknya. Zaman modern ini

8 8 sangat banyak sarana kearsipan yang tersedia. Sarana kearsipan bisa dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan. Buku kedua adalah buku Kearsipan 2 yang disusun oleh Ig. Wursanto. Buku ini diterbitkan oleh Kanisius, Yogyakarta, pada tahun Dalam buku ini Ig. Wursanto menjelaskan bahwa petugas arsip atau arsiparis ialah pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima, menyimpan, megurus, memelihara, dan mengawasi serta melayani apabila sewaktu-waktu arsip diperlukan. Mengingat demikian pentingnya arsip bagi keberlangsungan hidup organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata, atau dikelola dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, dan tata pengamanan. Buku yang ketiga adalah buku Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Basir Barthos. Buku ini diterbitkan oleh Penerbit Bumi Aksara di Jakarta, pada tahun Basir Barthos dalam buku ini menjelaskan bahwa unit kearsipan di samping mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif juga menyimpan dan mengelola arsip inaktif yang berasal dari unit-unit pengolah (satuan kerja) dalam lingkungan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan masing-masing. Basir Barthos juga menjelaskan tentang penanganan arsip inaktif sebagai ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip, penanganan arsip dalam masa transisi, penyusutan arsip, hingga penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Buku keempat adalah Administrasi Perkantoran Modern yang disusun oleh The Liang Gie. Buku ini diterbitkan oleh Penerbit Liberty di Yogyakarta pada tahun Dalam bukunya, The Liang Gie menjelaskan tentang

9 9 manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan menurut The Liang Gie adalah kegiatan menyimpan arsip dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang. Menyimpan arsip sebagi pusat ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi. Arsip disimpan memiliki kegunaan yang sangat penting untuk bahan penilaian atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. arsip disimpan karena mempunyai sesuatu atau keguanaan khusus bagi suatu organisasi. Arsip memiliki kegunaan dan nilai tertentu bagi setiap oraganisasi. Penyimpanan arsip harus dilakukan secara sistematis apabila suatu waktu akan digunakan, akan lebih mudah dalam penemuan kembali. Buku yang kelima adalah buku Managing Records In Records Centre yang disusun oleh Michael Roper dan Laura Millar. Buku ini diterbitkan oleh International Records Management Trust di London pada tahun Buku ini menjelaskan bahwa Records centre adalah bangunan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan dengan biaya yang murah. Records centre mempunyai karakter bersifat aman, bersih, efisien, dan ekonomis serta mampu menyimpan arsip inaktif dengan berbagai macam media. Fungsi dari records centre adalah tempat untuk menyimpan arsip inaktif sampai masa retensinya habis hingga arsip dapat dimusnahkan. E. Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran secara jelas dan mudah untuk dipahami isi Tugas Akhir, maka isi Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Inaktif di

10 10 PT Krakatau Steel (Persero) Tbk dibagi dalam empat bab yang saling berkesinambungan. Bab satu merupakan Pendahuluan yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistem penulisan. Bab dua merupakan gambaran umum PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. yang terdiri dari empat subbab. Subbab yang pertama tentang sejarah singkat PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Subbab kedua menjelaskan tentang bagaimana proses produksi baja di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Subbab ketiga menjelaskan tentang struktur organisasi dan visi misi PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Subbab yang keempat menjelaskan sejarah singkat dan struktur Dinas Document Management PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Bab tiga merupakan tediri dari beberapa subbab, subbab yang pertama adalah membahas tentang pengolahan arsip inaktif di PT Krakatau Steel (Persero) Tbk yang meliputi kegiatan pendeskripsian arsip, membuat daftar pertelaan, membungkus asrip dengan kertas casing, membuat label, pelabelan boks arsip, dan menata arsip ke dalam rak arsip. Subbab yang kedua membahas tentang sarana dan prasana yang digunakan untuk mengolah arsip inaktif PT Krakatau Steel (Persero) Tbk. Subbab yang ketiga tentang kendala yang dihadapi oleh PT Krakatau Steel (Persrero) Tbk dalam mengolah arsip-arsip inaktifnya. Bab keempat merupakan bab penutup yang berisi tentang kesimpulan dan saran. Pada bab ini merupakan bab terakhir dalam penulisan Tugas Akhir.