BAB I PENDAHULUAN. kapan dan dimana saja. Kini, informasi merupakan kebutuhan primer dalam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Pada era globalisasi sekarang ini, segala aspek kehidupan manusia erat kaitannya dengan teknologi yang semakin berkembang pesat. Hal ini juga berlaku pada perkembangan teknologi dalam bidang informasi. Teknologi dalam bidang informasi sekarang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat dari berbagai kalangan untuk memenuhi kebutuhan mereka, mulai dari teknologi yang paling sederhana hingga teknologi yang paling canggih. Informasi dapat dengan mudah diperoleh kapan dan dimana saja. Kini, informasi merupakan kebutuhan primer dalam kehidupan masyarakat modern. Bagi setiap organisasi, baik badan usaha/ perusahaan maupun instansi pemerintahan, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang mendasar. 1 Kebutuhan informasi berguna untuk keberlangsungan kegiatan organisasi. Oleh karena itu, informasi harus diperoleh secara cepat, tepat, lengkap, dan akurat, agar organisasi bisa berjalan dengan lancar untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila kebutuhan informasi tidak terpenuhi secara baik dan benar, maka akan berakibat buruk bagi keseluruhan unsur organisasi. Informasi yang sudah diolah akan sangat berguna bagi pimpinan organisasi dalam proses pengambilan keputusan dan 1 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2005), hlm. 10.

2 2 menentukan kebijakan. Informasi yang akurat, otektik, dan dapat dipertanggungjawabkan salah satunya berasal dari arsip. Di dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara. 2 Dengan demikian arsip merupakan bukti dari pelaksanaan kegiatan organisasi yang dapat berupa arsip konvensional, arsip elektronik, maupun arsip bentuk lain yang proses pengolahannya menggunakan teknologi informasi dan komunikasi sesuai perkembangan zaman. Pengelolaan arsip konvensional atau secara manual dirasa sudah tidak bisa mengimbangi kemajuan teknologi informasi dan akan menghambat kemajuan organisasi. Oleh karena itu, penggunaan teknologi sangat dibutuhkan untuk mengelola arsip suatu organisasi yang setiap harinya selalu bertambah banyak dengan jenis arsip yang mungkin berubah dan diiringi meningkatnya tugas dan fungsi organisasi tersebut. Dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi diharapkan tujuan pengelolaan arsip dapat tercapai, yakni terciptanya arsip yang reliabel, terpeliharanya otentisitas dan kelengkapan arsip sesuai ketentuan, serta tersajinya arsip secara akurat kepada pengguna yang berhak, pada saat yang tepat, dan dimanapun diperlukan dengan dengan cara lebih efektif dan efisien. 3 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 3 Imam Mulyono, Otomasi dalam Kearsipan (Yogyakarta: Universitas Terbuka, 2008), hlm. 3.5.

3 3 Penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip ini dimplementasikan dalam sistem otomasi kearsipan. Automated records management systems are tools for supporting the recordkeeping process. 4 Sistem otomasi manajemen kearsipan adalah sistem/alat yang mendukung dalam proses penataan arsip (recordkeeping) secara otomasi/elektronik. Sistem otomasi kearsipan adalah bagian dalam pengawasan penataan dan pengolahan segala bentuk arsip di organisasi. Misalnya mencakup kegiatan registrasi, klasifikasi dan pengindeksan, penemuan kembali, penyusutan rekod, pelacakan (taracking) penggunaan rekod-rekod tersebut, dan mengontrol siapa saja yang dapat mengakses rekod-rekod tersebut. 5 Pada prinsipnya, sistem otomasi kearsipan sama halnya dengan sistem kearsipan manual, hanya saja penggunaan medianya yang berbeda. Sistem otomasi kearsipan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsipnya. Penggunaan media elektronik yang digunakan saat ini adalah perangkat komputer. Komputer digunakan tidak terbatas pada pengetikan arsip saja melainkan juga sebagai sarana mengelola dan menyimpan arsip tersebut. Komputer digunakan sebagai pengganti indeks atau daftar isi dari seluruh arsip yang tersimpan. Dengan demikian, maka komputer dapat menciptakan arsip konvensional dan 4 Jay Kennedy dan Schauder, Records Management: a Guide for Students and Practicioners of Records and Information Management with Exercises and Case Studies(Melbourne: Longman Chashire, 1994), hlm Nina Mayesti dan Eka Kusmayadi, Materi Pokok Kajian Software (Jakarta: Universitas Terbuka, 2011), hlm 6.17.

4 4 mengubahnya menjadi arsip elektronik untuk kemudian dikelola dalam suatu sistem otomasi kearsipan. Adanya komputer mengakibatkan penataan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien sehingga mendukung pekerjaan sumber daya manusia dalam menyelesaikan tugas dan fungsi organisasi. Selain itu, juga akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan. 6 Maksudnya adalah penggunaan media elektronik akan memudahkan, mempercepat waktu, dan menghemat tenaga, pikiran, biaya dalam proses pencarian, temu kembali, pendistribusian, dan pengolahan arsip. Selain itu, penemuan arsip dapat dilakukan dengan sangat cepat, karena komputer dapat menunjukkan melalui beberapa arah atau pendekatan sekaligus. 7 Sub sistem - sub sistem komputer yaitu hardware (perangkat keras komputer), software (perangkat lunak komputer), brainware (manusia sebagai perangkat akal), procedure, dan sumber daya. 8 Dengan demikian, maka komputer hanya berperan sebagai alat/sarana. Di dalam komputer terdapat sistem aplikasi atau software untuk memproses dan mengerjakan data pada komputer. Dibutuhkan sumber daya manusia agar komputer dapat dioperasikan dengan maksimal. Sumber daya manusia yang bertanggunjawab, profesional dan mengerti 6 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional Ke Basis Komputer (Yogyakarta: Penerbit Gava Media, 2005), hlm Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama,2001), hlm Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, op.cit., hlm. 127.

5 5 perkembangan teknologi informasi dalam menangani otomasi kearsipan akan meningkatkan pelayanan kebutuhan informasi secara cepat, tepat, dan akurat. PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta sudah menerapkan sistem otomasi kearsipan dalam penataan dan pengolahan arsipnya dengan tujuan untuk mempercepat proses penemuan kembali arsip. Wujud dari sistem otomasi kearsipan tersebut adalah AMS (Aplikasi Manajemen Surat). AMS adalah suatu sistem berbasis website yang dibuat oleh PT PLN (Persero) untuk mengelola arsip persuratan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk membahas mengenai penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai sistem otomasi arsip persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengorganisasian dan pengelolaan arsip di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta? 2. Apa saja peralatan penunjang pengoperasian AMS yang digunakan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta? 3. Bagaimana penerapan AMS sebagai sistem otomasi arsip persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta? 4. Apa saja kendala otomasi kearsipan yang diterapkan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta?

6 6 B. Keaslian Pada tahun 2014, terdapat penulisan tugas akhir yang memiliki tema sama dengan penulisan tugas akhir yang penulis pilih, yaitu tema otomasi kearsipan. Penulisan tugas akhir karya Bayu Dwi Saputra dengan judul Otomasi Kearsipan di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Dalam karyanya, Bayu membahas sistem otomasi kearsipan atau alih media arsip konvensional ke bentuk digital di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Ada beberapa jenis sistem otomasi kearsipan yang digunakan di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, yaitu Aplikasi Pengendalian Surat, Aplikasi Arsip Dinamis Inaktif, Aplikasi Arsip Foto, Aplikasi Arsip Kartografi, dan Aplikasi Arsip Ephemera. Namun, Bayu hanya menerangkan mengenai tahapan pengelolaan surat elektronik menggunakan Aplikasi Pengendalian Surat. Tahapan-tahapannya adalah pemilahan, pengalihmediaan arsip, input hasil alih media ke aplikasi, pengamanan, dan perawatan. Bayu juga menyebutkan sarana prasarana yang digunkan dalam pengotomasian arsip, yaitu perangkat keras komputer, scanner, wifi, arsip konvensional, dan perangkat lunak berupa anti virus dan aplikasi Win-Pitoe. 9 Pada tahun 2015, Dian Prasetyo menulis tugas akhir dengan judul Otomasi Arsip Jaminan Di Cabang Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan) Kota Magelang. Dalam karyanya, 9 Bayu Dwi Saputra, Otomasi Kearsipan di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014.

7 7 Dian menyebutkan bahwa jumlah arsip jaminan pada tahun 2012 yang perlu dilakukan otomasi berjumlah Sistem otomasi arsip jaminan ini menggunakan aplikasi ELOenterprise. Proses otomasi arsip jaminan di BPJS Ketenagakerjaan Kota Magelang, meliputi menyiapkan peralatan berupa scanner, perangkat komputer, wifi, arsip konvensional, aplikasi ELOenterprise, pelaksanaan otomasi arsip mulai dari pemilahan, meletakkan arsip konvensional ke scanner, membuka aplikasi ELOenterprise, alihmedia atau scanning, indeks, sistem penyimpanan, penemuan kembali arsip, akses dokumen, sistem pengamanan, hingga perawatan arsipnya. 10 Tugas akhir yang penulis tulis berbeda dari kedua judul di atas, meskipun tema yang diambil sama. Penulis mengambil judul Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. Penulis akan membahas mengenai sistem otomasi persuratan berupa AMS (Aplikasi Manajemen Surat) yang diterapkan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. Penulis akan menjelaskan jenis surat yang diolah menggunakan AMS, mekanisme pengelolaan surat berupa surat masuk, surat keluar, nota dinas, surat bentuk khusu, dan produk hukum berbasis, pengelolaan data pengguna, pengelolaan kode masalah, pencarian/penemuan kembali arsip, dan sistem penyimpanan berbasis website menggunakan AMS, peralatan penunjang pengopersian AMS, dan kendala yang dihadapi selama melakukan pengotomasian 10 Dian Prasetyo, Otomasi Arsip Jaminan Di Cabang Badan Penyelenggaraan Jaminan Sosial Ketenagakerjaan (BPJS Ketenagakerjaan) Kota Magelang. Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2015.

8 8 arsip persuratan menggunakan AMS di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. C. Tujuan dan Manfaat Penulisan tugas akhir berjudul Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta yang ditulis penulis bertujuan untuk: 1. Menambah wawasan ilmu dan teori kearsipan khususnya terkait sistem otomasi arsip persuratan secara langsung di lapangan. 2. Mengetahui penerapan AMS sebagai sistem otomasi arsip persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. 3. Mengetahui peralatan penunjang yang digunakan dalam otomasi persuratan. 4. Memberikan solusi terhadap permasalahan bidang kearsipan pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta dengan menemukan titi temu masalah dengan teori-teori ilmu kearsipan. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Menambah wawasan mengenai sistem otomasi kearsipan, khususnya sistem otomasi arsip persuratan. 2. Mendapatkan pengalaman dan pembelajaran dalam bekerja secara tim work di lingkungan kerja agar siap dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya. 3. Memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi terkait masalah sistem otomasi arsip persuratan dan kearsipan.

9 9 D. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dimaksudkan untuk memudahkan pemahaman yang menyeluruh dari tugas akhir yang berjudul Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. Penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi empat bab yang menjelaskan masalah berbeda-beda namun masih berketerkaitan. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut: Bab I adalah pendahuluan yang terdiri atas empat subbab, yaitu subbab latar belakang dan rumusan masalah yang menjelaskan ketertarikan penulis akan tema dan tempat praktek kerja lapang yang dipilih. Subbab keaslian tugas akhir menjelaskan bahwa tugas akhir penulis bukan plagiatisme dibuktikan dengan membandingan tugas akhir tema sama yang sudah ada. Subbab tujuan dan manfaat menyebutkan tujuan dan manfaat penulisan tugas akhir. Subbab sistematika penulisan memberikan gambaran keseluruhan isi penulisan tugas akhir. Bab II merupakan tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Subbab tinjauan pustaka memaparkan teori yang berkaitan dengan tema tugas akhir. Pada subbab metode pengumpulan data dijelaskan bahwa penulis menggunakan tiga metode pengumpulan data, yaitu metode observasi partisipasi, metode wawancara, dan metode studi pustaka. Bab III adalah Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) sebagai sistem otomasi arsip persuratan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta yang terdiri atas tiga subbab. Subbab gambaran umum PT PLN

10 10 (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta yang membahas profil, struktur, tugas pokok dan fungsi, dan pengorganisasian kearsipan yang diterapkan. Subbab pengelolaan arsip di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta membahas jenis, volume dan kondisi arsip, serta sistem pengelolaan arsip yang diterapkan. Subbab penerapan AMS (Apliaksi Manajemen Surat) menjelaskan mekanisme otomasi arsip persuratan menggunakan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) berbasis website, peralatan penunjang yang digunakan, dan kendala yang dihadapi saat praktek. Bab IV merupakan penutup yang berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan menguraikan pembahasan hasil praktek kerja langsung di Administrasi dan K3 atau disebut Sekretariat PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta. Dari kesimpulan tersebut maka diperoleh saran untuk kepentingan perusahaan dan penelitian-penelitian selanjutnya.