BAB I PENDAHULUAN. diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Perkembangan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Pada era globalisasi sekarang ini memungkinkan banyak terjadinya perkembangan baik dalam ilmu pengetahuan maupun teknologi. Teknologi merupakan keseluruhan sarana untuk menyediakan barang atau alat yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Perkembangan teknologi terbaru saat ini, termasuk diantaranya mesin cetak, telepon dan internet. Teknologi tersebut telah membawa manusia dalam era informasi. Informasi merupakan data-data yang telah diolah sehingga dapat berguna bagi siapa saja yang membutuhkannya. Dari beberapa pengetahuan tentang peristiwa tertentu yang telah dikumpulkan atau dari berita dapat juga dikatakan sebagai informasi. Salah satu sumber informasi bisa didapat dari sebuah arsip. Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting dalam organisasi atau sesuatu yang penting dalam kegiatan administrasi maupun pelaksanaan tugas suatu organisasi. Arsip digunakan dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan seperti halnya dalam pengambilan keputusan serta merencanakan kebijakankebijakan. Mengingat arti penting sebuah arsip maka perlu adanya sistem pengolahan yang sistematis, efektif, dan efisien. Dengan adanya sistem pengolahan arsip yang sistematis tersebut maka dapat mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah, cepat, tepat, dan lengkap. Seiring dengan

2 2 dinamika kehidupan kebangsaan, ruang lingkup kegiatan administrasi suatu organisasi atau lembaga terus meningkat. Dengan demikian mengakibatkan volume arsip yang menjadi sumber informasi suatu organisasi atau lembaga tersebut berkembang dengan cepat, sehingga menimbulkan berbagai masalah seperti masalah pada sarana prasarana kearsipan, fasilitas ruang penyimpanan, biaya dan lain sebagainya. Dapat dijelaskan bahwa arsip merupakan catatan tertulis baik dalam bentuk gambar maupun bagan yang memuat mengenai keterangan-keterangan dalam pokok persoalan maupun peristiwa yang dibuat oleh seseorang serta untuk membantu daya ingat seseorang (itu) pula. 1 Ilmu Kearsipan merupakan suatu hal yang terbilang masih baru, bahkan banyak sebagian orang yang kurang paham akan keberadaan arsip atau kurang mengerti akan kearsipan dan sering kali meremehkannya. Namun ketika arsip itu dibutuhkan baru menyadari bahwa arsip tersebut dianggap penting. Arsip dapat disebut sebagai salah satu bahan yang dapat memberikan informasi yang akurat, lengkap, dan tepat dalam mengahadapi permasalahan nantinya atau pada saat diranah hukum. Tidak dapat dibayangkan bila arsip-arsip yang dianggap penting tersebut mengalami kerusakan akibat faktor-faktor penyebab kerusakan arsip atau bahkan hilang. Karena arsip adalah suatu identitas sebuah organisasi dan arsip tercipta karena terjadinya suatu transaksi kegiatan di dalam suatu organisasi tersebut. 1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2000),hlm.01.

3 3 Berdasarkan Undang-undang no 43 tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2 menerangkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Ira A. Penn dalam bukunya Records Management Handbook juga membahas mengenai pengertian arsip yang menyatakan bahwa: Arsip adalah any information captured in reproducible form that is required for conducting business, 3 (informasi terekam yang bentuknya bisa diperbaharui yang diperlukan untuk melaksanakan tugas). Didalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 3 juga membahas mengenai pengertian dari arsip dinamis yang menyatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 4 Ada dua kategori arsip dinamis yaitu arsip dinamis aktif, dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam 2 Undang-undang no 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 2. 3 Ira A. Penn, Gail B. Pennix and Jim Coulson, Records Management Handbook (Aldershot: Gower),hlm03. 4 Undang-undang no 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat 3.

4 4 kegiatan administrasi atau arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan dalam kegiatan administrasi dan frekuensinya sudah mulai menurun. Informasi yang terkandung didalam arsip merupakan nilai yang sangat akurat, tepat serta berharga dalam menunjang kegiatan operasional, bahan pembuktian, dan bahan pertanggungjawaban dalam kegiatan di organisasi. Arsip dinamis inaktif yang ada di unit pengolah seharusnya dipindahkan ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga Negara ataupun badan pemerintah masing-masing. Dengan demikian dalam penyimpanan arsip nantinya baik arsip aktif maupun arsip inaktif tidak bercampur baur menjadi satu yang mengakibatkan volume arsip yang berada di unit pengolah menjadi menumpuk dan sulit dalam penemuan kembali arsip nantinya. Menurut Boedi Martono bahwa: Volume arsip yang tercipta dari keseluruahan arsip di suatu organisasi kira-kira mencapai 30 35%. Namun ketika suatu organisasi atau lembaga tersebut telah dilaksanakan maka arsip yang tercipta tadinya dapat berangsur-angsur menurun frekuensi penggunaannya atau akan menjadi arsip inaktif. 5 Secara umum 40% arsip dinamis sebuah organisasi merupakan arsip dinamis inaktif yang rinciannya adalah 30% arsip dinamis inaktif dan 10% adalah arsip dinamis jangka panjang, yang merupakan arsip dinamis inaktif. 6 5 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Sinar Harapan, 1994),hlm Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen,(Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003),hlm.287.

5 5 Dengan adanya pengolahan arsip yang sistematis, efektif dan efisien maka dapat memperlancar dalam penemuan kembali arsip apalagi dalam penemuan kembali arsip inaktif, terpeliharanya informasi suatu organisasi dan dapat lebih berdaya guna. Maka alasan inilah yang mendorong saya untuk melaksanakan kegiatan penelitian secara langsung mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Kantor Arsip Kabupaten Bantul adalah organisasi pembina kearsipan di wilayah Kabupaten Bantul. Lembaga ini yang melakukan pembinaan dalam bidang keasripan dan pengelolaan arsip inaktif SKPD di wilayah Kabupaten Bantul dibawah lingkungan Kementerian Dalam Negeri. SKPD merupakan unit pencipta arsip dari hasil rekaman pelaksanaan kegiatan dan aktivitas yang dilakukan di organisasi tersebut. Setelah arsip SKPD masuk kedalam kategori inaktif atau retensinya telah lebih dari 10 tahun maka wajib memindahkan arsip inaktifnya ke Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 7 Arsip inaktif yang diterima oleh Kantor Arsip Kabupaten Bantul memungkinkan bahwa jumlah arsip inaktif dalam bentuk konvensional/kertas tidaklah sedikit. Untuk dapat memanfaatkan informasi arsip inaktif sebagaimana mestinya, demi menunjang kemajuan instansi dimasa yang akan datang maka diperlukan suatu manajemen arsip inaktif yang sistematis. Kecamatan Banguntapan merupakan salah satu kecamatan yang terletak di Kabupaten Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta yang beralamatkan di Jalan Karangturi Ngipik Baturetno, Bantul, Yogyakarta. Kecamatan Banguntapan 7 Peraturan Pemerintah no 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undangundang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal

6 6 adalah salah satu SKPD yang berada dibawah kewenangan dalam bidang kearsipan oleh Kantor Arsip Kabupaten Bantul yang telah memindahkan arsip yang telah menurun frekuensi penggunaannya atau telah inaktif ke Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Rata-rata umur arsip yang telah dipindahkan oleh Kecamatan Banguntapan sekitar dari tahun 1982 sampai dengan tahun Kecamatan Banguntapan tersebut membawahi kelurahan atau desa yaitu Desa Tanaman, Desa Singosaren, Desa Jagalan, Desa Wirokerten, Desa Jambidan, Desa Potorono, Desa Baturetno dan Desa Banguntapan. Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip dinamis inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul? 2. Sarana dan prasarana apa sajakah yang digunakan dalam menunjang pegolahan arsip dinamis inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul? 3. Kendala apa sajakah yang dihadapi saat mengelola arsip dinamis inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul? B. TUJUAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Arsip Kabupaten Bantul bertujuan untuk:

7 7 1. Mengetahui pengolahan arsip dinamis inaktif Kecamatan Bangntapan yang dilakukan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 2. Mengetahui sistem pengolahan arsip dinamis inaktif, faktor pendukung dan kendala yang dialami dalam mengelola arsip dinamis inaktif, serta sarana dan prasarana dalam mengelola arsip dinamis inaktif, Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. C. METODE PENGUMPULAN DATA Dalam pengumpulan data yang diperlukan, maka kegiatan yang perlu dilakukan untuk memperoleh informasi yang terbaru dan data yang relevan dengan tema yang dipilih baik secara langsung maupun tidak langsung yaitu dengan metode studi pustaka, observasi - partisipasi dan wawancara. a. Studi Pustaka Metode ini bertujuan untuk memperoleh literatur data yang berdasarkan pada sumber yang jelas sesuai dengan tema yang dipilih agar relevasi antara teori dan praktik sehingga dapat diterapkan secara nyata dan jelas. Literatur tersebut diperoleh dari perpustakaan di Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM serta mengakses lewat internet mengenai informasi yang berkaitan dengan pengolahan arsip dinamis inaktif. Literatur ini bermanfaat untuk menambah referensi dan memperluas pengetahuan pada pembahasan permasalahan serta bagaimana konsep mengenai pengolahan arsip dinamis inaktif.

8 8 b. Observasi - Partisipasi Metode ini diadakan untuk mengetahui apakah dalam praktik mengenai arsip dinamis inaktif tersebut sudah sesuai dengan pengolahan yang telah dipelajari di dunia perkuliahan dan apakah pengolahan yang diterapkan telah sesuai dengan peraturan dan pedoman yang telah ditetapkan? Dengan metode ini penulis dapat secara langsung melakukan pengamatan dan partisipasi terhadap kondisi arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Tujuan dari metode ini adalah untuk memperoleh data-data yang konkret yang berkaitan dengan objek secara keseluruhan dan mengetahui tentang penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan di lapangan, sedangkan tujuan metode pertisipasi adalah untuk ikut serta dalam pengolahan arsip dinamis inaktif di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. c. Wawancara Metode wawancara ini dilakukan untuk melengkapi data-data yang masih kurang paham atau kurang sempurna. Maka untuk mendapatkan informasi yang lebih lengkap yaitu melalui ketua arsiparis yang berwenang di bidang kearsipan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Wawancara ini dilakukan baik secara formal maupun informal yang dilakukan dengan pihak yang lebih paham, menangani dan terjun langsung yang berkaitan dengan pengolahan arsip dinamis inaktif.

9 9 D. TINJAUAN PUSTAKA Untuk menunjang penulisan tugas akhir ini, ada beberapa bahan pustaka yang digunakan antara lain: Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan karangan Boedi Martono, Manajemen Arsip Dinamis Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karangan Sulistyo Basuki, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi karangan Basir Barthos dan Records Management Handbook karangan Ira A. Penn, Gail B. Pennix and Jim Coulson. Bahan pustaka pertama yang saya ambil adalah buku yang berjudul Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, tahun 1992 yang ditulis oleh Boedi Martono dan diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan. Boedi Martono menjelaskan bahwa kegiatan penyusutan arsip telah mencapai masa inaktif merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Adapun kegiatan penyusutan yang dimaksud adalah untuk mengurangi arsip-arsip yang tercipta dengan jalan: memusnahkan arsip yang telah mencapai masa inaktif ke pusat arsip inaktif yang disertai dengan penilaian arsip. Serta didalam buku ini juga menyinggung mengenai arsip aktif yang mencakup tentang sistem pemberkasan, peralatan, penemuan kembali arsip, pengelolaan arsip, peminjaman, dan bagaimana penyusutan arsip yang benar di unit kerja. Dijelaskan juga mengenai tahapantahapan yang ada didalam ruang lingkup manajemen kearsipan mengenai terciptanya arsip, misalnya mulai dari tahap penciptaan arsip, tahap penggunaan, pemeliharaan, serta tahapan penyusutan arsip-arsipnya. Boedi Martono menjelaskan mengenai penyimpanan arsip inaktif yaitu mulai dari sistem

10 10 penyimpanannya, pusat arsip, penempatan arsipnya, penataan arsip inaktif, penemuan kembali arsip, serta penyusutan arsip inaktif. Buku kedua adalah milik Sulistyo-Basuki dalam bukuya Manajemen Arsip Dinamis Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, tahun 2003 yang diterbitkan oleh PT. Gramedia Pustaka Utama. Sulistyo Basuki membahas tentang petunjuk dan deskripsi tentang bagaimana prosedur pengelolaan arsip dinamis inaktif. Menjelaskan tentang arsip dinamis inaktif, cara penyimpanan arsip dinamis inaktif dan penafsiran arsip dinamis, Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta pemusnahan arsip. Selain itu dibahas juga tentang konsep dasar dan fungsi arsip dinamis, arsip dinamis aktif, administrasi dan menjelaskan tentang program manajemen arsip dinamis. Mengkaji manajemen kearsipan sebagai kegiatan yang dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi terekam yang dibuat dan diterima oleh suatu badan atau perorangan dalam menjalankan kegiatannya dan memberikan gambaran mengenai arsip dikelola untuk mencapai tujuan kearsipan. Buku ketiga adalah Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, yang ditulis oleh Basir Bathos dan diterbitkan oleh Bumi Aksara. Basir Barthos membahas tentang bagaimana ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, penanganan arsip dinamis inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah, tentang penyusutan arsip yang menguraikan tentang bagaimana penanganan arsip dinamis inaktif yang baik dan benar, serta tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis inaktif. Buku ini juga mengkaji tentang bagaimana persiapan pengelolaan arsip inaktif, proses

11 11 pembuatan daftar hingga terjadinya penyerahan arsip. Buku milik Basir Barthos ini sangat membantu dalam pembahasan terutama dalam pembahasan pengurusan surat masuk dan keluar serta bagaimana pemeliharaan arsip yang benar dan baik. Buku keempat adalah Records Management Handbook yang ditulis oleh Ira A. Penn, Gail B. Pennix and Jim Coulson yang diterbitkan oleh Gower. Buku ini terdiri dari enam bagian. Bagian pertama yaitu introduction yang terdiri dari sub bagian the records management function dan the information life-cycle. Bagian ke dua yaitu programme structure and operation yang terdiri dari sub bagian organizing an integrated programme, management analysis techniques, the information survey. Bagian ke tiga yaitu creation, maintenance and use meliputi report management, directives management, form management, management of file, vital records, disaster planning and recovery. Bagian keempat appraisal, scheduling and storage yang meliputi appraisal and retention scheduling, records storage. Bagian ke lima yaitu ultimate disposition meliputi archiving. Dan pada bagian ke enam yaitu the future yang meliputi training and changing. E. SISTEMATIKA PENULISAN Laporan tugas akhir dengan judul Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul merupakan suatu tema yang terdiri dari empat bab. Pada bab pertama berisi tentang pendahuluan yang didalamnya terdiri dari latar belakang dan permasalahan. Latar belakang menjadi suatu dasar ketika dilakukannya praktik kerja lapangan, kemudian

12 12 permasalahan menjadi suatu pembahasan dimana suatu masalah dirumuskan sesuai dengan tema tugas akhir. Pembahasan selanjutnya yang dibahas yaitu tujuan dan manfaat praktik kerja lapangan. Untuk bagian berikutnya yaitu metode pengumpulan data. Metode yang digunakan dalam menyusun laporan tugas akhir ini adalah metode studi pustaka, observasi - partisipasi, dan wawancara. Setelah membahas tentang metode pembahasan selanjutnya adalah tinjauan pustaka. Tinjauan pustaka menceritakan tentang buku apa saja yang digunakan sebagai referensi dalam menulis laporan tugas akhir. Bagian terakhir dari pendahuluan adalah sistematika penulisan. Sistematika penulisan berfungsi sebagai review dari laporan tugas akhir. Pada bab kedua membahas tentang gambaran umum Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Hal-hal yang dibahas di dalamnya menceritakan tentang sejarah singkat berdirinya Kantor Arsip Kabupaten Bantul serta dasar hukum, dan visi dan misi Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Selanjutnya diuraikan juga kedudukan Kantor Arsip Kabupaten Bantul, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Selanjutnya bagian akhir yang dibahas dalam bab kedua adalah struktur organisasi serta tugas dan fungsi struktur organisasi Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Serta lokasi dan layout records center di Komplek II Pemda Bantul Manding Trirenggo Bantul dan sedikit membahas Kantor Arsip Kabupaten Bantul lama. Melalui gambaran umum instansi tersebut, dapat memberikan suatu pandangan tentang pengolahan arsip yang ada di Kantor Arsip Kabupaten Bantul yang dibahas dalam laporan tugas akhir ini.

13 13 Bab ketiga merupakan bagian intisari dari laporan, yaitu membahas mengenai asal arsip yang dikelola di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Selanjutnya dirumuskan mengenai kondisi records center yang meliputi kondisi fisik arsip dan kondisi ruang penyimpanan. Selanjutnya yang dibahas dari bab ini adalah pengolahan arsip dinamis inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul, meliputi pendeskripsian, entri data, memberi kode klasifikasi, manuver kartu, manuver berkas, dan sampai dengan menata dirak dan pemberian kapur barus. Bab keempat merupakan bagian terakhir atau bagian penutup dari laporan tugas akhir ini yang terdiri dari kesimpulan, kendala dan saran. Kesimpulan berisi tentang jawaban atas rumusan permasalahan pada bab pertama. Pada bagian kendala merupakan permasalahan yang dihadapi di Kantor Arsip Kabupaten Bantul dan saat melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Sedangkan pada bagian saran berisi tentang masukan bagi perkembangan pengolahan arsip dinamis inaktif Kecamatan Banguntapan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul.