BAB I PENDAHULUAN. berjalan. Arsip merupakan aspek penting yang berkaitan dengan organisasi dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN Sebuah instansi atau organisasi yang ada saat ini baik pemerintah maupun swasta pasti menghasilkan arsip selama kegiatan dalam organisasi tersebut masih berjalan. Arsip merupakan aspek penting yang berkaitan dengan organisasi dan tidak bisa dipisahkan. Mengingat pentingnya peran arsip bagi kegiatan organisasi maka pengelolaan arsip juga harus dilakukan dengan baik dan benar. Pengelolaan bukan hanya mengutamakan pada kerapian penyimpanan arsip atau perawatan agar terhindar dari debu, namun juga bagaimana organisasi mampu menerapkan manajemen kearsipan sesuai dengan peraturan dan kaidah yang telah ditetapkan dalam kearsipan. Sistem penataan berkas yang baik dan proses temu kembali merupakan salah satu gambaran dari sebuah organisasi memperlakukan arsip yang tercipta. Arsip yang tercipta dan dilakukan tata kelola arsip yang baik maka akan mendukung kegiatan organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya dan arsip dapat terjaga dalam segi fisik maupun informasinya. Arsip merupakan urat nadi bagi setiap organisasi. Selain itu, arsip juga merupakan salah satu bukti sejarah, pusat ingatan serta sumber informasi jika suatu saat arsip dibutuhkan. Arsip juga memiliki peran penting bagi kegiatan administrasi organisasi. Oleh sebab itu kegiatan organisasi tidak terlepas dengan arsip, karena arsip merupakan sebuah catatan aktivitas atau catatan kegiatan perjalanan yang terekam baik secara tertulis maupun dalam bentuk media rekam lainnya. Jika sebuah organisasi telah menjalankan segala aktivitas yang menghasilkan sebuah arsip, maka pengelolaan

2 2 arsip harus dilakukan secara optimal agar dapat menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan baik. PT. Kereta Api Indonesia (Persero) merupakan perusahaan BUMN yang kegiatannya memberikan pelayanan kepada masyarakat. Perusahaan ini termasuk dalam perusahaan profit. Sehingga dalam menjalankan kegiatan perusahaan tersebut akan tercipta dokumen perusahaan. Pengertian dokumen perusahaan menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 adalah: Data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. 1 Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen perusahaan merupakan sebuah dokumen yang dihasilkan dari kegiatan perusahaan saat menjalankan fungsi dan tugasnya. Dokumen tersebut dapat berupa tertulis di atas kertas maupun dengan menggunakan sarana lain dan dapat dilihat, dibaca dan didengar. Dokumen perusahaan dapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Menurut pengertian dokumen perusahaan tersebut sama dengan arsip, hanya saja dalam penyebutannya yang berbeda. Karena arsip tersebut dalam perusahaan disebut dengan dokumen. Tetapi dokumen perusahaan tersebut merupakan arsip yang dihasilkan oleh perusahaan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 yang dimaksud dengan arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 Ayat 2.

3 3 diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari suatu kegiatan atau peristiwa dari organisasi dan arsip tercipta dengan berbagai bentuk dan media yang berbeda seiring dengan perkembangan zaman. Sehingga dengan era globalisasi saat ini memungkinkan untuk menggunakan teknologi yang ada agar dapat menjalankan tugas dan fungsi organisasi yang lebih praktis dan efisien. Tetapi, hingga saat ini arsip tekstual masih tetap digunakan sebagai bukti otentik dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. Maka dapat disimpulkan bahwa dokumen perusahaan sama dengan arsip karena sama-sama tercipta dari suatu kegiatan atau peristiwa baik dari perusahaan, instansi, atau sebuah organisasi. Seiring berkembangnya zaman dengan semakin canggihnya sebuah teknologi informasi, pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang melibatkan sebuah teknologi canggih yang berkembang saat ini. Organisasi berusaha agar arsip yang ada tetap terkelola dengan baik, terlebih arsip merupakan urat nadi organisasi dan memang benar-benar harus dijaga. Sehingga organisasi memanfaatkan teknologi yang ada dan menciptakan sebuah manajemen arsip dinamis elektronik. Arsip dinamis elektronik tidak terlepas dari dokumen elektronik yang tersedia pada sebuah organisasi. Sedangkan keberadaan dokumen elektronik tidak terlepas dari teknologi informasi. Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, menemu balik, menyebarkan, dan mendayagunakan informasi numerik, tekstual, 2 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 Ayat 1.

4 4 audio, dan citra dengan bantuan mikro-elektronik. 3 Dengan adanya teknologi informasi maka semua pekerjaan akan semakin mudah karena dapat menyingkat waktu, biaya serta tenaga yang digunakan dalam melakukan sebuah pekerjaan. Dengan adanya teknologi juga manusia akan mendapatkan sebuah hasil dari pekerjaan yang maksimal jika dilakukan secara benar-benar. Pada teknologi informasi terdapat dua komponen utama, yaitu komputer dan telekomunikasi. Komputer merupakan serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya. 4 Komputer merupakan serangkaian mesin elektronik dan saling bekerjasama dan dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi dengan rangkaian-rangkaian yang ada, sesuai dengan yang diinginkan oleh user. Sedangkan pengertian telekomunikasi yaitu teknik pengiriman atau penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain. 5 Telekomunikasi merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk melakukan penyampaian atau pengiriman sebuah informasi atau arsip yang tercipta dari suatu tempat ke tempat lain. Dengan 3 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis. (Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen) (Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003),hlm Dikutip dari diakses pada Senin, 20 Oktober 2014 Pukul WIB. 5 Dikutip dari diakses pada Senin, 20 Oktober 2014 Pukul WIB.

5 5 adanya teknologi informasi yang terintegrasi maka dalam proses pekerjaan dapat lebih mudah dan efisien. Proses pengiriman surat keluar dan surat masuk ataupun arsip-arsip yang tercipta pada sebuah organisasi dapat lebih mudah dengan teknologi informasi ini. Pengolahan arsip yang terkait dengan adanya peran komputer disini memiliki langkah yang panjang sehingga tercipta sebuah arsip dalam bentuk dokumen elektronik. Dengan adanya arsip elektonik ini yang tersimpan dalam sebuah komputer maka jika terjadi bencana arsip masih tersimpan di dalam komputer tersebut. Komputer adalah mesin hitung yang mampu menjalankan tugasnya dengan kecepatan tinggi. 6 Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa komputer berfungsi untuk menyimpan keseluruhan dokumen secara lengkap, atau hanya data dasarnya semua tergantung dari kebutuhan sebuah organisasi menghasilkan arsip dan kemampuan komputer yang dipergunakan yang berbeda-beda dalam software, penyimpanan, ataupun hal lainnya yang membedakan komputer satu dengan komputer lainnya. Selain pada komputer tentu aspek lain yang perlu diperhatikan yaitu bagaimana software (perangkat lunak) yang tersedia atau sistem yang digunakan untuk mengolah arsip yang tercipta. Untuk itu, berbagai sarana harus terpenuhi agar dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dapat berjalan dengan lancar. Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik termasuk suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik atau elektronik mail, telegram, teks, telekopi atau sejenisnya, tetapi huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi 6 Sulistyo Basuki, loc. Cit., hlm 186.

6 6 yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. 7 Dari pengertian diatas bahwa informasi elektronik merupakan satu atau sekumpulan data elektronik yang tidak terbatas hanya pada tulisan tetapi terdapat sekumpulan data elektronik dalam bentuk lain yang memiliki arti dan dapat dipahami oleh orang yang dapat memahami informasi elektronik tersebut. Dengan adanya informasi elektronik tentu berkaitan dengan sistem elektronik. Sistem elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/ atau menyebarkan informasi elektronik. 8 Sistem elektronik yang ada pada setiap organisasi tentu berbeda. Tergantung dengan penciptaan, penggunaan dan fungsi dari sistem tersebut. Dengan adanya deskripsi mengenai sistem elektronik, maka pengertian Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 yang digunakan di PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 6 Yogyakarta merupakan layanan aplikasi administrasi perkantoran, korespondensi surat menyurat dinas bagi setiap karyawan di internal PT. Kereta Api Indonesia (Persero) secara elektronis (office automation). Dengan adanya Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 ini, tentu banyak sekali perbedaan yang dapat dirasakan oleh organisasi. Dahulu sebelum menggunakan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 masih menggunakan kertas, menggunakan kurir, hanya 7 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 Ayat 1. 8 Ibid., hlm.3.

7 7 dapat diakses di kantor, nomor diberikan oleh unit dokumen, dokumentasi tersebar, kemungkinan nota hilang/tercecer, butuh ruangan arsip yang luas, dan disposisi secara manual. Dengan adanya Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 ini maka perbedaannya yaitu tidak menggunakan kertas (Paperless), tanpa kurir, dapat diakses dimana saja, nomor di generate otomatis, dokumentasi terpusat, tidak akan hilang/tercecer, butuh sedikit ruangan arsip, disposisi menggunakan Aplikasi Pelayanan Dokumen Banyak keuntungan positif yang akan dirasakan organisasi dengan adanya penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 yang akan mendukung kegiatan dari organisasi. Dengan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 ini dapat membuat nota dinas khusus untuk internal PT. Kereta Api Indonesia (Korespondensi antar Daop yang selama ini menggunakan format surat sekarang menggunakan nota dinas), membuat surat keluar (hanya untuk keluar PT.KAI) surat di cetak dan di tanda tangani, dan membuat dokumen lainnya yaitu merupakan dokumen lain selain Nota Dinas dan Surat Keluar (Dokumen ini meliputi Memo, Keputusan, Peraturan, Instruksi, Maklumat, Kontrak dan Dokumen Kerja). Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 ini digunakan sebagai pendukung agar dalam menjalankan kegiatan organisasi dapat berjalan lancar dan baik. Semua dimaksudkan untuk mendapatkan efisiensi dan optimalisasi dalam segala aspek. Dengan penggunaan sistem Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 ini diharapkan tumpukan arsip yang ada semakin berkurang, proses temu kembali arsip semakin mudah dan efisien serta jika arsip hilang atau terjadi bencana arsip yang terekam atau tersimpan dalam komputer masih ada dan utuh tersimpan dengan baik. Dan hal tersebut akan menghasilkan dampak yang positif bagi organisasi.

8 8 PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta dipilih karena pertimbangan tugas dan fungsi organisasi yang bergerak dibidang layanan dan jasa serta pada tahun sebelumnya sudah ada dari Program Studi Kearsipan yang melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan membuat Tugas Akhir mengenai pengelolaan surat. Tugas Akhir tersebut berjudul Pengelolaan Surat Dalam Rangka Penyediaan Informasi Pada Urusan Umum PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta dengan nama Toto Susanto, tahun Tugas Akhir yang sudah dibuat berbeda dengan yang penulis akan melakukan Praktik Kerja Lapangan pada tahun 2015 tersebut. Penulis akan membahas mengenai Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 sedangkan pada Tugas Akhir sebelumnya membahas mengenai Pengelolaan surat yang ada di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Mengingat tingginya segala aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, tentunya tingginya frekuensi arsip yang dihasilkan dari kegiatan operasional organisasi tersebut. Sehingga penulis memilih organisasi tersebut dengan harapan dapat mengetahui pengelolaan arsip yang ada di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6, Yogyakarta, khususnya mengenai penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen Jika dikaitkan dengan tahapan siklus arsip pada manjemen kearsipan proses penggunaan aplikasi pelayanan dokumen 2013 ini berada sampai pada tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip. Penggunaan aplikasi pelayanan dokumen 2013 masuk dalam penggunaan dan pemeliharaan dikarenakan di dalamnya terdapat disposisi surat. 9 Toto Susanto, Pengelolaan Surat Dalam Rangka Penyediaan Informasi Pada Urusan Umum Di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan, 2002.

9 9 Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah, sebagai berikut: 1) Bagaimana Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 dalam mengangani surat masuk dan surat keluar di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta? 2) Apa fasilitas yang digunakan dalam mengoperasikan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 yang ada di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta? 3) Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 yang ada pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta? B. TUJUAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Terdapat beberapa tujuan dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui bagaimana penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 di PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 6 Yogyakarta. 2. Untuk mengetahui sarana yang digunakan dalam penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 di PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 6 Yogyakarta. 3. Untuk mengetahui apa saja faktor-faktor yang menghambat proses penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 di PT. Kereta Api Indonesia Daerah Operasi 6 Yogyakarta.

10 10 C. TINJAUAN PUSTAKA Untuk mendukung pelaksanaan penelitian ini, terutama untuk pemahaman dasar dan dalam penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 perlu dilakukan tinjauan pustaka terhadap beberapa bahan pustaka yang dipilih oleh penulis. Pemilihan tinjauan pustaka tentu harus dipertimbangkan secara matang sehingga semua dapat sesuai dengan yang diharapkan. Tinjauan pustaka disini harus dipertimbangkan karena harus dipilih yang sesuai dan relevan dengan tema yang dipilih, sehingga ada keterkaitan antara tinjauan pustaka dengan tema apa yang ditulis. Buku pertama yang digunakan berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, yang ditulis oleh Sulistiyo Basuki di Jakarta, diterbitkan oleh PT. Gramedia Pustaka Utama pada tahun Secara umum Sulistiyo Basuki menjelaskan secara lengkap bagaimana pengelolaan arsip dinamis baik dinamis aktif maupun inaktif. Sulistiyo Basuki menerangkan secara terperinci mengenai arsip dinamis yang tercipta dengan berbagai masalah dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, temu balik, menyebarkan dan mendayagunakan informasi numerik, tekstual, audio, dan citra dengan bantuan mikro elektronik. Sulistyo Basuki juga memaparkan arsiparis dapat menggunakan teknologi informasi, terutama komputer dan telekomunikasi untuk membantu administrasi arsip. Buku kedua yang digunakan berjudul Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer, Karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono,

11 11 diterbitkan di Yogyakarta tahun 2005 oleh Gava Media. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono secara umum menjelaskan mengenai sistem pengarsipan elektronik (Electronic Filing System). Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono juga menerangkan mengenai penggunaan komputer dalam sistem kearsipan, konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer hingga pengendalian sistem berbasis komputer. Buku ketiga yang digunakan berjudul Manajemen Kearsipan Elektronik (Panduan Pengembangan Aplikasi Kearsipan Elektronik), Karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, yang diterbitkan di Yogyakarta tahun 2014 oleh Gava Media. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono secara umum menjelaskan mengenai manajemen perkantoran modern. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono juga menerangkan mengenai manajemen kearsipan elektronik, pengelolaan arsip elektronik, hingga perangkat yang digunakan dalam manajemen arsip elektronik. D. METODE PENGUMPULAN DATA Untuk memperoleh data tentang penggunaan sistem arsip elektronik, maka metode yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Penulis menggunakan ketiga metode tersebut tentu dengan tujuan agar ketiganya dapat saling melengkapi sehingga data-data yang diperoleh merupakan data yang benar dan akurat. Berikut merupakan uraian mengenai metode yang digunakan sebagai berikut: 1. Studi pustaka adalah usaha yang dilakukan untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi tersebut dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, peraturan

12 12 perundang-undangan dan sumber-sumber lain baik yang tercetak maupun dalam bentuk elektronik (Internet). Studi pustaka juga dipergunakan untuk memperkaya khasanah ilmu yang dimiliki peneliti agar dapat menganalisis data-data yang diperoleh di lapangan dan dituangkan dalam hasil praktik kerja lapangan. Studi pustaka yang dapat dilakukan di perpustakaan dengan cara mencari buku-buku yang terkait dengan judul penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen Selain mencari buku, penulis juga mencari informasi dengan menggunakan internet. 2. Observasi dan partisipasi adalah kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap penggunaan sistem arsip elektronik secara langsung di lapangan. Observasi dapat dilakukan sekali atau berulangkali. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi (disebut sebagai observee). 10 Kegiatan observasi dan partisipasi dilakukan secara bertahap yaitu dengan melakukan penelitian kemudian melakukan partisipasi langsung terhadap penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Observasi dan partisipasi ini langsung dilakukan pada bagian dokumen di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. 3. Wawancara adalah memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab antara penanya dengan penjawab atau responden untuk mendapatkan data tentang tema yang diteliti. Tujuan wawancara adalah untuk mendapatkan secara langsung dalam waktu yang singkat dari interviewee (orang yang 10 Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-Dasar Penulisan Proposal Penelitian. (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 2008), hlm. 35.

13 13 diinterview) dari interviewer (Orang yang menginterview). 11 Metode wawancara ini merupakan salah satu cara yang harus dilakukan untuk mendapatkan data dari sumber-sumber yang ahli dan berkompeten dalam bidangnya terutama pada objek yang akan diteliti. Dalam hal wawancara yang akan di wawancarai yaitu pegawai bagian dokumen yang mengangani Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 yang ada di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penyusunan akhir dalam melaksanakan tugas praktik kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Penggunaan Aplikasi Pelayanan Dokumen 2013 Sebagai Penunjang Administrasi Perkantoran di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, laporan ini disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab lainnya. Bab pertama pada laporan adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka, dan Sistematika Penulisan. Dalam latar belakang dan permasalahan berisi tentang alas an penulis memilih tema yang diambil untuk penulisan tugas akhir serta rumusan masalah sebagai pokok fokus dari penelitian yang dilakukan dalam praktik kerja lapangan. Tinjauan pustaka yang dipaparkan dalam bab satu menunjukkan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses 11 Ibid., hlm. 46.

14 14 penyusunan laporan akhir dan sebagai penunjang untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Pada bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum mengenai tempat dilaksanakannya praktik kerja lapangan yaitu PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, mulai dari sejarah organisasi dan tinjauan PT. Kereta Api Indonesia, kantor PT. Kereta Api Indonesia berada di Jl. Lempuyangan No.1 Yogyakarta. Selain itu dijelaskan mengenai organisasi, tugas pokok dan fungsi dai PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta. Bab ketiga laporan ini menguraikan penjelasan permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik kerja lapangan yang sudah dilakukan yang menggambarkan bagaimana penggunaan aplikasi pelayanan dokumen di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta ini. Kegiatan tersebut dimulai dari proses pengurusan surat keluar dan surat masuk. Selain itu dijelaskan juga mengenai kendala yang terjadi selama praktik kerja lapangan berlangsung. Pada bab keempat atau terakhir ini menjelaskan mengenai kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi 6 Yogyakarta, dimulai dari sarana dan prasarana yang harus dilengkapi serta penyimpanan arsip sesuai kaidah yang ada.