BAB I PENDAHULUAN. pelaksana teknis Direktorat Jenderal Imigrasi, yang melaksanakan tugas dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang merupakan bagian dari pemerintahan di daerah. Secara fungsional Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang ini merupakan unit pelaksana teknis Direktorat Jenderal Imigrasi, yang melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan HAM di bidang keimigrasian yaitu layanan publik pembuatan paspor, Izin Tinggal Terbatas Warga Negara Asing, Izin Tinggal Tetap Warga Negara Asing, Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian, Layanan Informasi dan Media Pengaduan khususnya di daerah yang menjadi wilayah kerjanya, yaitu Kota Tegal, Kota Pekalongan serta Kabupaten Tegal, Kabupaten Brebes, Kabupaten Pekalongan, Kabupaten Pemalang dan Kabupaten Batang. Peran penting aspek keimigrasian dalam tatanan kehidupan kenegaraan akan dapat terlihat dalam pengaturan keluar-masuk orang dari dan ke dalam wilayah Indonesia. Untuk mewujudkan prinsip selektif, diperlukan kegiatan pengawasan terhadap orang asing, pengawasan ini tidak hanya pada saat orang asing masuk ke wilayah Indonesia, tetapi juga selama orang asing berada di wilayah Indonesia termasuk kegiatan-kegiatannya sebab terdapat orang asing yang keberadaanya di Indonesia merugikan kepentingan bangsa, 1 seperti kasus penyalagunaan dokumen 1 Wahyudin Ukun, Telaah Masalah-Masalah Keimigrasian, (Jakarta: PT. Adi Kencana Aji, 2004), hlm.4 1

2 2 izin tinggal kunjungan, izin tinggal keimigrasian, imigran gelap, dan lain sebagainya. Kegiatan keimigrasian membutuhkan sistem manajemen keimigrasian yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan informasi guna mendukung operasional, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi keimigrasian seperti sebagai dokumen perjalanan untuk masuk dan keluar wilayah Indonesia. Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya membutuhkan informasi yang beraneka ragam guna menunjang pelaksanaan kegiatan dengan cepat, tepat, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. Setiap organisasi membutuhkan informasi untuk dijadikan sumber dalam peningkatan kualitas suatu organisasi atau dapat dijadikan acuan dalam hal evaluasi. Pengertian informasi menurut Undang Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah: keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 2 Setiap organisasi dapat menggunakan informasi sebagai sumber pengambilan keputusan. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Arsip dapat dikatakan sebagai salah satu bukti kegiatan administrasi. Arsip merupakan sumber informasi penting sebagai proses berjalannya suatu organisasi. Setiap kegiatan 2 Undang-UndangNomor 14 Tahun 2008tentang Keterbukaan Informasi Publik, pasal (1) ayat (1)

3 3 yang dilakukan dari adanya tugas dan fungsi organisasi secara otomatis menciptakan arsip setiap harinya. Pengertian arsip menurut Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2 yaitu: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga penelitian, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3 Dengan demikian, arsip merupakan sumber informasi terpercaya dari pelaksanaan kegiatan organisasi. Berdasarkan fungsinya arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan, yaitu dokumen tersebut masih sering digunakan dalam kegiatan suatu organisasi. Arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari. 4 Retensi penggunaan arsip statis telah berkurang, namun arsip tersebut masih disimpan karena memiliki keterangan simpan permanen. Arsip merupakan bagian penting dalam suatu organisasi pemerintah maupun swasta. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai salah satu alat bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan untuk ke depannya bagi suatu organisasi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 4 Sulistyo Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Isi Dokumen (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm. 12

4 4 Kegiatan perkantoran tidak lepas dengan adanya arsip, salah satunya adalah arsip surat menyurat, sama halnya dengan Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Arsip surat yang dimaksud adalah setiap lembar kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. 5 Kegiatan surat menyurat tersebut berfungsi sebagai alat penghubung dan pencatatan, serta menghasilkan arsip-arsip korespondensi seperti, nota dinas, disposisi, dan surat dinas. Arsip-arsip yang dihasilkan sebagian besar bermedia kertas. Namun, seiring dengan perkembangan zaman yang modern proses pengolahan arsip korespondensi secara manual saat ini dirasa kurang efektif dalam pemeliharaan dan menghambat kemajuan dibidang elektronik. Pengolahan arsip korespondensi berbasis elektronik sangat perlu dilakukan dalam proses kegiatan surat menyurat di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Pengolahan arsip merupakan kegiatan mengontrol atau mengendalikan keutuhan arsip yang tersimpan, untuk menghindari penumpukan arsip yang berlebih serta penemuan kembali menjadi lebih efisien dan efektif. Arsip korespondensi diolah dengan benar menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Dengan sistem arsip berbasis elektronik membuat pengolahan arsip menjadi lebih mudah. Penggunaan teknologi diperlukan sebagai sarana bantu pengolahan arsip elektronik yang diterapkan pada aplikasi Electronic Mailing System yaitu aplikasi pengolahan arsip korespondensi berbasis elektronik. Penggunaan aplikasi Electronic Mailing System dapat mempermudah dalam pengolahan arsip. Aplikasi Electronic Mailing System pengelompokkan atau 5 Ig. Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius,1991), hlm.22

5 5 klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan penggunaan aplikasi Electronic Mailing System juga dapat mempermudah pengguna informasi untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Aplikasi Electronic Mailing System dilakukan untuk mengelola bukti organisasi melalui kontrol sistematis yang sangat diperlukan dalam meningkatkan pelayanan kebutuhan informasi Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang dan mampu melakukan pengolahan dan pemeliharaan arsip elektronik secara optimal. Berdasarkan pemaparan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan arsip korespondensi berbasis Electronic Mailing System di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang? 2. Apa kelebihan dan kekurangan dari aplikasi Electronic Mailing System sebagai pengolah arsip korespondensi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang? 3. Apa saja sarana dan prasarana penunjang pengoperasian aplikasi Electronic Mailing System di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang? 4. Bagaimana kendala yang dihadapi dalam proses pengolahan arsip korespondensi berbasis aplikasi Electronic Mailing System?

6 6 B. Keaslian Judul Tugas Akhir Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang merupakan Judul Tugas Akhir yang pertama diangkat sebagai Tugas Akhir program studi D-III Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Beberapa penulis mengambil tema yang sama namun dengan judul yang berbeda. 6 Tema-tema Tugas Akhir tersebut memang mengangkat tema otomasi, namun dalam kajian yang diangkat penulis berbeda. Penulis mengangkat tema Tugas Akhir tentang Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang, jadi penulis lebih berfokus pada bagaimana pengolahan arsip persuratan dengan bantuan teknologi informasi dan komunikasi. Penulis membahas bagaimana penerapan aplikasi persuratan dan mekanisme pengolahan jenis arsip surat masuk dan surat keluar, serta penemuan kembali yang tercipta dalam kegiatan di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Tema kedua yang diangkat oleh Fatmala Ayuningtyas dengan judul Penerapan Software E-Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal 6 Fatmala Ayuningtyas, Penerapan Sofware E-Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Perhubungan Republik Indonesia, LTA D-III Kearsipan, Sekolah Vokasi, UGM, 2016, Bayu Dwi Saputra, Otomasi Kearsipan di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2014, Dhania Agustina Ekaputri, Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT. PLN (PERSERO) distribusi Jawa Tengah dan DIY area Yogyakarta, LTA D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2016.

7 7 Kementerian Perhubungan Republik Indonesia kajiannya berfokus membahas tentang penerapan dari sistem otomasi persuratan, aplikasi e-persuratan hanya berstatus dinamis aktif dan tidak ada output data yang dihasilkan. Tema kedua yang diangkat oleh Bayu Dwi Saputra dengan judul Otomasi Kearsipan di Seksi Pengelolaan Arsip Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta kajiannya membahas tentang sistem otomasi kearsipan namun lebih berfokus pada alih media arsip konvensional ke bentuk digital. Tema ketiga yang diangkat oleh Dhania Agustina Ekaputri yang berjudul Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT. PLN (PERSERO) distribusi Jawa Tengah dan DIY area Yogyakarta berfokus pada penerapan sistem otomasi persuratan dengan prosedur pengolahan sistem yang berbeda.

8 8 C. Tujuan dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Tujuan dari Praktik Kerja Lapangan tentang Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang antara lain: 1. Penulis mengetahui Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. 2. Penulis mengetahui kelebihan dan kekurangan dari Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. 3. Penulis mengetahui sarana dan prasarana penunjang pengoperasian Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. 4. Penulis mengetahui bagaimana kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Uapaya dan Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang.

9 9 Adapun manfaat Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan adalah: Manfaat Praktis 1. Menambah wawasan mengenai sistem otomasi kearsipan, khususnya tentang Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi Di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang.. 2. Mendapat pengalaman dalam dunia kerja. 3. Dapat memberikan saran dan penyelesaian masalah terhadap permasalahan sistem otomasi kearsipan. 4. Penulis mampu ikut serta merasakan prosedur kerja dan mampu beradaptasi serta dapat memperoleh data guna menyelesaikan penulisan Tugas Akhir di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Manfaat Akademis: 1. Sebagai bahan referensi bagi program studi kearsipan dalam Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi Dan Efektivitas Layanan Informasi Di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. 2. Dapat digunakan sebagai literatur atau acuan untuk pengembangan kearsipan.

10 10 D. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dimaksudkan untuk memudahkan pemahaman yang menyeluruh dari Tugas Akhir yang berjudul Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari 4 (empat) bab yang menjelaskan masalah yang berbeda-beda namun saling berkaitan. Adapun sistematika penulisan sebagai berikut: Bab I adalah pendahuluan yang terdiri dari empat subbab yaitu latar belakang dan permasalahan yang menjelaskan alasan penulis memilih judul Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Subbab keaslian menjelaskan sebagai indikator untuk mengetahui bahwa penulisan Tugas Akhir sebelumnya belum pernah mengangkat judul Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Subbab tujuan dan manfaat menyebutkan tujuan dan manfaat Tugas Akhir. Subbab sistematika penulisan isi dari keseluruhan Tugas Akhir. Bab II tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Subbab tinjauan pustaka memaparkan teori yang berkaitan dengan tema Tugas Akhir. Pada subbab metode pengumpulan data yaitu metode studi pustaka, metode observasi partisipasi, dan wawancara.

11 11 Bab III adalah Pengolahan Arsip Korespondensi Berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efisiensi dan Efektivitas Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang yang terdiri dari tiga subbab. Subbab gambaran umum organisasi yang membahas sejarah kelembagaan, struktur organisasi, tugas, pokok, dan fungsi, dan pengorganisasian kearsipan yang diterapkan. Subbab pengelolaan arsip di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang yang membahas jenis arsip, volume, kondisi, dan sistem pengelolaan arsip yang diterapkan. Subbab pengolahan arsip korespondensi berbasis Electronic Mailing System Sebagai Upaya Mencapai Efektivitas dan Efisiensi Layanan Informasi di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang menjelaskan tentang sistem pengurusan surat serta pengolahan dan pengoperasian arsip korespondensi, prosedur penemuan kembali dan analisis efektivitas dan efesiensi dalam pengolahan arsip korespondensi berbasis Electronic Mailing System. Kendala yang dihadapi saat praktek kerja lapangan di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Bab IV merupakan penutup yang berisikan kesimpulan dan saran. Kesimpulan menguraikan seluruh rangkaian pembahasan kegiatan pengolahan arsip korespondensi berbasis Electronic Mailing System di Kantor Imigrasi Kelas II Pemalang. Dari kesimpulan tersebut maka diperoleh saran untuk kepentingan instansi atau perusahaan di penelitian-penelitian selanjutnya.