BAB I PENDAHULUAN. Setiap aktivitas suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Setiap aktivitas suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu menghasilkan arsip yang menjadi rekaman kegiatan pada saat kegiatan sedang berlangsung. Arsip yang dihasilkan kian bertambah seiring berjalannya roda organisasi. Ada berbagai macam jenis arsip yang dihasilkan mulai dari arsip konvensional hingga arsip elektronik. Semua kegiatan terekam dalam beberapa media yang menjadi bukti berlangsungnya kegiatan tersebut. Media perekaman informasi tersebut berupa kertas, komputer, alat perekam, Handphone, kamera,dll. Banyaknya arsip yang tercipta memerlukan penangan khusus untuk mengolahnya menjadi informasi yang bernilai guna dan berdaya guna. Untuk mewujudkan hal tersebut maka dibentuklah manajemen kearsipan yakni pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga dimusnahkan atau menjadi permanen karena memiliki nilai guna yang permanen. Permasalahan pokok yang dihadapi setiap organisasi adalah banyaknya pertambahan volume arsip yang tidak diimbangi dengan ketersediaan tempat penyimpanan arsip yang memadai berikut pengamanannya. Permasalahan ini jika tidak segera ditangani akan berdampak pada operasional organisasi, yakni menghambat kelancaran kegiatan administrasi yang menyebabkan kurang efektif dan efisien dalam menjalankan kegiatannya. Arsip yang tersimpan memiliki sifat yang berbeda- beda. Ada yang bersifat permanen, ada yang sudah jarang digunakan bahkan ada juga yang sudah 1

2 tidak terpakai. Oleh karena hal ini, tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus. Sebagian arsip harus ada yang dipindahkan, dimusnahkan dan diserahkan ke lembaga kearsipan jika memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional. Kantor Administrasi Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada merupakan salah satu satuan unit yang ada di lingkungan Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Pengelolaan arsip di unit kerja sudah cukup baik dan pelaksanaan penyusutan sudah dilakukan. Penyusutan dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna atau habis masa retensinya serta penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. Jadi, penyusutan adalah Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 1 Kegiatan diatas dilakukan sesuai dengan prosedur bukan asal melakukan pemindahan ataupun pemusnahan. Pelaksanakan kegiatan tersebut diatas sudah didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jadwal Retensi Arsip ini merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan 1 Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 73 2

3 sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Dengan kata lain Jadwal Retensi Arsip berupa daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. 2 JRA ini merupakan alat penting dalam manajemen kearsipan yakni berguna dalam penanganan penyusutan arsip. Dengan adanya Jadwal Retensi Arsip dapat memaksimalkan upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan memberi proteksi terhadap arsip yang didalamnya memuat informasi bernilai guna tinggi yang dapat dilestarikan. Manfaat adanya Jadwal Retensi Arsip ini menjadikan seorang arsiparis tidak perlu takut mengambil keputusan dalam proses penilaian untuk melakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan sudah adanya jaminan hukum terhadap kegiatan penyusutan arsip. Pada Jadwal Retensi Arsip di dalamnya terkandung Judul subjek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang dimiliki organisasi, jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif dan penetapan simpan permanen dan musnah. 3 Penyusutan yang dilakukan pada Fakultas Peternakan UGM telah menggunakan Jadwal Retensi Arsip. Akan tetapi dalam pelaksanaannya belum berjalan dengan sempurna seperti yang diinginkan. Hal ini karena belum semua unit pengolah memahami pengertian ataupun kegunaan Jadwal Retensi Arsip itu 2 Budi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustakasinar Harapan, 1994), hlm Ibid 3

4 sendiri. Menurut E. Martono, 1994 suatu sistem kearsipan yang baik memiliki ciri- ciri: Pengurusan dokumen berusaha hanya mengurus arsip yang sedikit mungkin, tetapi dapat melayani seluruh kebutuhan aktivitas pelayanan organisasi.dokumen yang diurus senantiasa dibatasi hanya yang benarbenar bermutu, sehingga mampu memberi pelayanan sebaikbaiknya.penggunaan arsip yang sedikit tersebut tetapi bermutu diusahakan secara efektif dengan melalui pemilihan selekif yang teliti.penyelenggaraan manajemen arsip juga berusaha agar menghemat biaya, waktu dan tenaga atau mengusahakan prosedur kerja yang efektif dan efisien. 4 Sebelum melakukan penyusutan maka masih diperlukan penilaian arsip yang menjadi dasar dari penyusutan arsip. Penilaian ini merupakan tindakan menganalisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Dalam menilai arsip harus memperhatikan kepentingan organisasi. Namun demikian, penilaian tidak terbatas hanya untuk kepentingan organisasi saja. Tetapi juga harus memperhatikan kegunaan arsip bagi kepentingan lain di luar kepentingan organisasi, yaitu untuk kepentingan di masa mendatang, sumber sejarah dan kepentingan lainnya yang lebih luas dari kepentingan organisasi yang menciptakannya (The creating agencies). 5 Dengan adanya penilaian maka dalam pelaksanaan penyusutan arsip lebih aman serta sesuai dengan prosedur. Penyusutan arsip merupakan kegiatan yang penting dalam proses pengelolaan arsip dalam suatu lembaga. 6 Oleh karena hal inilah penulis mengambil tema tentang penyusutan dengan judul Pelaksanaan 4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer), (Yogyakarta : Penerbit Gava Media,2005), hlm Budi Martono, op.cit.,hlm Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, loc. cit. 4

5 Penyusutan Arsip di Kantor Administrasi Fakultas PeternakanUniversitas Gadjah Mada Yogyakarta. (Lihat lampiran 1) Sebagaimana yang telah dijabarkan diatas yakni tentang penyusutan, penulis ingin mendeskripsikan tentang bagaimana proses pelaksanaan kegiatan penyusutan yang dilakukan di Seksi Adminitrasi, Keuangan dan Umum Kantor Adminitrasi Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada sebagai unit satuan kerja di tingkat fakultas di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Bermula dari latar belakang masalah dan judul dalam tugas akhir ini, maka penulis menyusun rumusan masalah dalam bentuk pertanyaan penelitian sebagai berikut : Bagaimana proses pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada? Perangkat apa yang digunakan dalam prosedur penyusutan arsip? Hambatan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan arsip di Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada? B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan memberikan dampak positif khususnya dari segi wawasan ilmiah bagi penulis. Pertama, sebagai langkah nyata dalam menguji dan mengimplementasikan teori-teori ilmu kearsipan, khususnya tentang pelaksanaan penyusutan arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip maupun yang tidak memiliki jadwal retensi arsip, yang diperoleh saat proses belajar mengajar pada waktu kuliah, dan praktik secara langsung di lapangan. Kedua, memberikan sumbangan pengetahuan dan pengalaman bekerja sebelum memasuki dunia kerja. Ketiga, dapat membandingkan tingkat kesulitan dan kesenjangan antara teori dan praktikum. Keempat, penulis diharapkan dapat 5

6 membantu menyelesaikan permasalahan-permasalahan di bidang kearsipan yang dialami organisasi. Kelima, untuk menyusun Tugas Akhir yang digunakan sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar ahli madya di bidang kearsipan. Selain itu, Praktik Kerja Lapangan ini juga bertujuan untuk mengetahui dan memahami struktur organisasi Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Struktur organisasi ini menjelaskan tugas pokok dan fungsi masingmasing unit kerja sehingga memudahkan penulis dalam menentukan arsip-arsip yang tercipta di setiap unit kerja. Pemahaman terhadap struktur organisasi ini sangat penting terutama dalam mengetahui jenis arsip yang dihasilkan. Tujuan berikutnya adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip di Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. C. Metode Pengumpulan Data Dalam upaya mengumpulkan data-data penelitian, penulis menggunakan tiga macam metode. Pertama, observasi yaitu melakukan survei lapangan pada objek penelitian untuk melakukan pengamatan dan partisipasi di lapangan. Observasi ini dilakukan di Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Observasi ini bertujuan untuk mengumpulkan data-data yang kongkret dan valid, baik berkaitan dengan topik penelitian maupun kondisi obyek penelitian secara keseluruhan. Metode yang kedua adalah wawancara. Penulis mengadakan wawancara bebas atau terbuka kepada Kepala Bagian Tata Usaha serta arsiparis penanggungjawab kearsipan untuk mendapatkan informasi dalam melengkapi dan 6

7 memperjelas hasil-hasil observasi. Metode yang terakhir adalah Studi Pustaka, yaitu melalui penelusuran literatur-literatur kepustakaan. Buku-buku tersebut sangat membantu dalam memperoleh data-data karena isinya sesuai dengan topik yang dipilih penulis. Buku tersebut diperoleh dari perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada dan perpustakaan program studi diploma III kearsipan Universitas Gadjah Mada serta Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Langkah selanjutnya, setelah data-data terkumpul adalah evaluasi data dan analisa data. Evaluasi data diperlukan untuk mengukur tingkat validitas data, yaitu kesahihan atau ketepatan data, mengukur relevansi dan tingkat keakuratan data. Sementara itu, analisa data diperlukan untuk menginterpretasikan data-data sehingga akan diperoleh fakta, kemudian data-data tersebut dipadukan untuk diolah sehingga diperoleh gambaran menyeluruh dalam menyusun tugas akhir. D. Tinjauan Pustaka Penyusutan merupakan bagian yang penting dalam manajemen kearsipan. Arsip akan semakin bertambah seiring dengan bertambahnya kegiatan suatu organisasi yang dijalankan. Dengan adanya pertambahan arsip tersebut mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip dan terjadi percampuran antara arsip yang sudah tidak bernilai guna dengan arsip yang masih penting. Oleh sebab ini maka perlu dilakukan penyusutan yang sesuai prosedur yakni sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Penyusutan ini bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip yang menumpuk. Dalam penyusunan laporan ini penulis menggunakan buku sebagai tinjauan pustaka diantaranya: 7

8 Pertama adalah buku yang berjudul Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yang merupakan karya Boedi Martono diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan pada tahun Dalam buku ini terdiri dari beberapa bab pembahasan. Pada bab kedua dijelaskan tentang program penyusutan arsip yang meliputi tiga poin. Poin pertama yaitu tentang tujuan, poin kedua tentang jadwal retensi arsip yang membahas tentang inventarisasi arsip pendataan non fisik meliputi: pendataan fisik, nilai primer dan nilai sekunder dan penjadwalan yang meliputi: penataan jangka simpan atas dasar seri berkas, faktor yang mempengaruhi penetapan jangka simpan, kapan jangka simpan ditetapkan, menyatakan jangka simpan, penetapan jangka simpan (retensi) serta penetapan musnah dan simpan permanen. Buku selanjutnya yaitu buku yang berjudul Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer karya Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan pada tahun 2005 oleh penerbit Gava Media terdiri dari 13 Bab. Setiap bab menjelaskan tentang menejemen kearsipan modern mulai dari ruang lingkup kearsipan sampai pengendalian sistem berbasis komputer. Di dalam buku ini dijelaskan materi perbab sesuai dengan pembahasan pokok masalahnya. Bab yang paling cocok dan lebih relevan dengan tema yakni pada Bab IX yang membahas tentang penyusutan arsip. Pada bab ini membahas pengertian penyusutan, arti penting penyusutan arsip, dasar hukum penyusutan arsip dan kegiatan penyusutan arsip. Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip atau pengelolaan arsip secara umum diperlukan dasar hukum yang kuat. Karena kegiatan penyusutan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan dokumen atau 8

9 arsip. Sedangkan arsip itu sendiri memiliki nilai sebagai bukti otentik dalam suatu kegiatan. Tinjauan selanjutnya yaitu buku Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi yang merupakan karya Basir Barthos yang diterbitkan oleh Penerbit Bumi Aksara tahun 1989 memiliki relevansi yang cukup kuat dengan topik yang dibahas penulis. Buku ini terdiri dari sembilan bab yang seiap bab membahas tentang manajemen kearsipan. Buku ini merinci secara detail setiap topik yang dibahas disertai contoh atau lampiran. Bab yang paling relevan dengan tema yakni pada bab VII yang di dalamnya menjelaskan tentang penyusutan arsip. Bab ini terdiri dari dasar hukum dan dasar pertimbangan, beberapa pengertian dalam kearsipan, jadwal retensi arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, penyerahan arsip, ketentuan- ketentuan lain dan ketentuanketentuan peralihan. Bab VIII juga relevan dengan tema yakni tentang penyusunan jadwal retensi arsip. Di dalamnya dijelaskan tentang pedoman jadwal retensi asrip, penyusutan jadwal retensi dan pemindahan arsip. Sedangkan bab IX merupakan bab terakhir yang membahas tentang tata kearsipan perguruan tinggi. Didalamnya dijelaskan tentang pengelolaan surat menyurat di perguruan tinggi, pembakuan sarana persuratan dinas, organisasi pengelolaan surat menyurat, pedoman pengelolaan surat masuk, pedoman pengelolaan surat keluar, pedoman penataan berkas surat dinas dan pedoman penyusutan berkas surat. Buku- buku tersebut sudah terkumpul yang diperoleh dari berbagai sumber. 9

10 Tinjauan yang digunakan selanjutnya yaitu buku yang berjudul A Modern Archives Reader oleh F. Daniels dan Timothy Walch yang diterbitkan oleh National Archives and Records Service pada tahun Buku ini menjelaskan tentang penilaian arsip yaitu Record Appraisal yang terdiri dari beberapa pembahasan. Diantaranya yaitu The Appraisal of Modern Public Relation, Evidential Values, Informational Value dan Intrinsic Value in Archival Materials. Buku ini memiliki relevansi yang cukup banyak dengan tema yang diambil oleh penulis. E. Sistematika Penyusunan Laporan Untuk mempermudah dalam melakukan Penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dan untuk mempermudah para pembaca dalam memahami isi laporan ini, maka disusun sistematika penyusunan laporan yang terdiri dari empat bab.bab pertama yaitu pendahuluan yang menguraikan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan Praktik Kerja Lapangan, metode pengumpulan data, dan sistematika penyusunan laporan. Bab kedua berisi profil Fakultas Peternakan Universitas Gadjah Mada. Didalamnya memuat tentang sejarah berdirinya fakultas, visi dan misi, tugas pokok dan fungsi serta gambaran umum tentag Fakultas Peternakan. Bab ketiga adalah pembahasan mengenai pelaksanaan penyusutan arsip di Fakultas Peternakan UGM. Mulai dari penyusutan arsip di unit pengolah kemudian dipindahkan ke pusat arsip dan pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna serta peralatan dan Sumber Daya Manusia. Bab empat meruakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran dari penulis. 10