BAB I PENDAHULUAN. peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawas yang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap organisasi baik pemerintahan maupun swasta memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi adalah arsip. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban penilaian dan pengendendalian setepat- tepatnya. 1 Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua bagian, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. 2 Sedangkan Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelengaraan administrasi sehari- hari. 3 1 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 1997), hlm 2. 2 Ibid., hlm Ibid., hlm. 12

2 2 Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya di atas dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Menurut Ig. Wursanto arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi. Sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja. 4 Arsip dinamis inaktif adalah yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari- hari. Arsip ini tidak terdapat di unit kerja, akan tetapi sudah berada di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. 5 Dari penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa berdasarkan fungsi arsip, surat termasuk dalam arsip dinamis aktif karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administarasi. Beragam corak surat sebagai alat yang dikirim atau diterima oleh suatu organisasi. Menurut Thomas Wiyasa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke pihak lain, atau salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Hal yang menyangkut dalam kegiatan suratmenyurat dapat perorangan atau badan (organisasi). 6 Organisasi baik pemerintahaan maupun swasta, surat merupakan alat komunikasi yang perlu dikelola secara baik dan benar.karena surat merupakan urat nadi dari suatu organisasi, apabila kegiatan surat menyurat hilang atau berhenti berarti organisasi tersebut juga ikut berhenti. Untuk Surat mengandung informasi yang berguna bagi 4 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm Ibid., hlm 11 6 Thomas Wiyasa, Pola Dasar Penyusunan Surat- Surat Resmi (Jakarta: PT. Pradnya Paramita, 1992) hlm. 1

3 3 organisasi terkait oleh karena itu di butukan suatu pengurusan surat yang baik dan benar sesuai dengan pedoman kearsipan. Menurut A. W. Widjaja pengurusan surat adalah kegiatan pemrosesan surat yang dimulai dengan penerimaaan surat masuk kemudian penyelesaian sampai surat tersebut disimpan. 7 Pengurusan surat merupakan suatu kegiatan terpenting dalam organisasi. Pengurusan surat yang baik dan benar sangat dibutuhkan dalam lingkup organisasi atau instansi sesaui dengan sistem yang berlaku. Pengurusan surat dilakukam dari tahap penciptaan sampai dengan penyimpananya dalam sistem pemberkasan yang sistematis agar terciptanya manajemen kearsipan yang efektif dan efisien dalam pengelolaanya. Tujuan dilakukan pengurusan surat agar surat sampai kepada pihak- pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Menurut Boedi Martono secara garis besar kegiatan- kegiatan dalam pengurusan surat meliput, menerima surat masuk, mensortir surat masuk, menetapkan dan menentukan arah surat, menggolongkangolongkan atas dasar sifatnya, mencatat surat dalam rangka pengendalian informasi, mendistribusikan surat kemeja- meja kerja, mencatat surat keluar, dan mengirimkan surat keluar. 8 PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor merupakan salah satu instansi yang bertanggung jawab sebagai penyedia arsip secara cepat dan tepat, sehingga memerlukan rancangan pengurusan surat yang sistematis dan efesien. 7 A. W. Widjaja,Administrasi Kearsipan (Jakarta: Rajawali, 1986), hlm.17 8 Boedi Martono, Pengurusan Surat ( Jakrata: Arsip Nasional Republik Indonesia, 1992), hlm.10

4 4 Pengurusan surat tersebut harus dengan cara yang baik dan bener sesuai dengan aturan dan landasan hukum yang berlaku. Berdasarkan pemaparan pada latar belakang proposal praktek kerja lapangan ini, akan di rumuskan beberapa masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem pengurusan surat dipt Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor? 2. Mengetahui surat jenis apa saja yang dikeloladi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor? 3. Sarana dan prasarana apa saja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pengurusan suratdi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor? 4. Kendala yang dalam pelaksanaan kegiatan proses pengurusandi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor? B. Keaslian Penelitian Tugas Akhir ini berbeda dengan hasil Tugas Akhir yang pernah dilakukan mahasiswa Program Studi Diploma Kearsipan Universitas Gadjah Mada namun tema tentang Pengurusan Surat pernah digunakan oleh peneliti sebelumnya. Praktik Kerja Lapangan yang akan digunakan penulis yaitu di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor. Tempat ini belum pernah digunakan peneliti dari Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada Sebagai contoh penulis mengulas Tugas Akhir Sofia Nabila dengan judul Pengurusan Surat Di Badan Pusat Statistik Republik Indonesia pada tahun Tugas Akhir tersebut Surat Edaran, surat perintah, surat instruksi, surat tugas, nota dinas, memorandum, surat dinas, surat undangan, surat perjanjian antar instansi,

5 5 surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar, pengumuman, laporan, telaahan staf, formulir, dan naskah dinas elektronik yang berada di Badan Pusat Statistik Republik Indonesia.Volume surat masuk dan surat keluar yang perharinya tidak menentu Persamaan adalah peneliti sama- sama menulis tentang pengurusan surat. Adapun perbedaannya, pengurusan surat yang adadi Badan Pusat Statistik Republik Indonesia sudah menggunakan pedoman pengurusan surat secara baik dan benar sedangkan di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor belum ada pedoman dalam pengurusan surat. Kedua, penelitian yang dilakukan oleh Sandra Rosita pada tahun 2013 yang berjudul Pengurusan Surat di Sub Bagian Tata Usaha SMK Perekbunan Muja- Muja 52 Yogyakarta penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengurusan surat mulai dari pengurusan surat masuk sampai dengan pengurusan surat keluar. Volume surat perhari yang ada di Sub Bagian Tata Usaha SMK Perekbunan Muja- Muja 52 Yogyakarta yaitu kurang lebih 5 surat perhari. Kendala yang hihadapi adalah masih belum sempurnanya pedoman kerja tentang pengelolaan pengurusan surat. Adapun perbedaanya adalah jika di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor sistem pengurusan suratnya sudah menggunakan sistem komputerisasi. Sedangkan pengurusan Surat di Sub Bagian Tata Usaha SMK Perekbunan Muja- Muja 52 Yogyakarta belum menggunakan sistem komputerisasi.

6 6 C. Tujuan Tujuan Penulisan Tugas Akhir tentang pengurusan surat di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor bertujuan untuk, sebagai berikut : 1. Mengetahui seperti apa sistem pengurusan suratdi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor. 2. Sarana dan prasarana apayang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pengurusan surat di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor. 3. Mengetahui Kendala yang di alami dalam pengurusan surat dalam manajemen kearsipandi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor. D. Manfaat 1. Bagi Mahasiswa Adapun manfaat yang dari pelaksanaan Praktik Lapangan Kerja untuk penulis antara lain : a. Mempraktikan teori yang telah didapat dalam perkuliahan dan membandingkannya. b. Menambah ilmu pengetahuan serta mengasah kemampuan penulis salama dua bulan Praktik Kerja Lapangan di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogortentang pengurusan surat. c. mendapatkan pengalaman dan pembelajaran bersosialisasi di lingkungan kerja.

7 7 d. Memperoleh kesimpulan berupa saran dan solusi dalam pengurusan surat. 2. Bagi Prodi Kearsipan a. Menambah sumber referensi bagi jurusan kearsipan khususnya dalam tema pengurusan surat. b. Sumber literature dan acuan bagi jurusan kearsipan khususnya dalam tema pengurusan surat. 3. BagiPT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor. Manfaat bagi PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogordari pelaksanaan Praktik Lapangan Kerja: a. Mengetahui lebih jelas tentang pengurusan surat berdasarkan pedoman ilmu kearsipan b. Sebagai bahan masukan bagi instansi dalam pengurusan surat. E. Sistematika Penulisan Tugas akhir Dalam melaksanakan tugas Praktik Kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengurusan Surat Di PT Multimedia Nusantara (METRASAT) Kota Bogor, laporan ini terdiri dari empat bab yang masing- masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan. Bab pertama merupakan pendahuluan, yang berisi latar belakang dan permasalahan yang menjadi titik fokus alasan memilih tema pengurusan surat di PT Multimedia Nusantara (METRASAT) Kota Bogor. Kemudia di jelaskan tentang keaslian penulisan tugas akhir, yang sudah pernah di tulis oleh peneliti

8 8 lain dengan tema pengurusan surat. Lalu di jelaskan juga tentang manfaat dan tujuan praktik kerja lapangan. Terakhir pada bab pendahuluan ini di jelaskan tentang sistematika penulisan yang memberikan gambaran mulai dari bab pendahuluan hingga bab penutup. Bab kedua membahas tentang tinjauan pustaka dan metode penulisan untuk pengumpulan data yang akan diperoleh dalam penulisan tugas akhir ini agar lebih efektif dan efisien serta lebih terperinci. Tinjauan pustaka berisi tentang pembahasan sumber- sumber berdasarkan buku referensi yang sesuai dengan tema penulis. Sedangakan metode pengumpulan data terdiri dari tiga metode yaitu, observasi, wawancara, dan studi pustaka untuk memberikan kemudahan dalam melengkapi data secara relevan, Bab tiga merupakan pokok pembahasan dari laporan tugas akhir. Pada bagian pertama di bab tiga berisi gambaran umum istansi mulai dari sejarah, visi dan misi, struktur organisasi, dan perorganisasian arsip. Bagian kedua, berisi tentang jenis surat, volume surat perharinya, kondisi intansi, dan pengorganisasian arsip. Bagian ketiga menjelaskan alur pengurusan surat masuk dan surat keluar, analisi pengurusan surat di PT Multimedia Nusantara (Metrasat) Kota Bogor, serta peralatan yang di gunakan dalam pengurusan surat. Bab empat ini merupakan penutup dari laporan tugas akhir. Bab terakhir ini akan menjelaskan kesimpulan dan saran, yang berisikan kesimpulan dari tiga bab sebelumnya. Kemudian itu pada bab ini selain berisikan kesimpulan, ada pula saran dari penulis dari hasil pengamatannya. Saran merupakan rekomendasi yang

9 9 dirumuskan oleh penulis, dan membawa manfaat bagi organisasi yang bersangkutan.