BAB I PENDAHULUAN. Arsip dinamis ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap lembaga yang menjalankan tugas pokok dan fungsinya akan menghasilkan suatu arsip. Dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan pengertian arsip sebagai berikut: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 1 Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pada organisasi. Arsip statis ialah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan dipermanenkan serta telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan. 2 Menurut Michael Roper dan Laura Millar dalam buku Managing Archives mendefinisikan arsip statis atau archives are those records that are worthy of permanent retention because of their enduring value as evidence of for research. Archives are an 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 2 Ibid., pasal 1

2 2 elite body of records. 3 Perbedaan fungsi dari kedua jenis arsip tersebut tidak hanya menimbulkan pengistilahan yang berbeda tetapi menimbulkan cara pengolahan arsip yang berbeda pula. Tidak hanya perbedaan dalam mengolah maupun fungsi, tetapi sarana dan prasarana penunjang, keterampilan dan keahlian mengolah dan fisik arsip tersebut itu juga berbeda. Pengolahan arsip statis menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan serta standar deskripsi arsip statis. 4 Pengolahan arsip statis sesuai dengan kaidah kearsipan pada prinsipnya adalah melakukan pengaturan dan penataan fisik arsip dan informasi arsip yang mampu mempresentasikan kembali lembaga pencipta arsip dan aktivitasnya. Oleh karena itu sedapat mungkin pengolahan arsip mengarah pada penataan sesuai provenance dan original order-nya atau setidak-tidaknya mendekati kondisi tersebut dengan tujuan untuk merekonstruksi serta menggambarkan lembaga pencipta dan aktivitas pada masa aktifnya. 5 Adapun yang berhak mengelola arsip statis adalah lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan yang dimiliki pemerintah yang berhak mengelola arsip statis adalah Arsip Nasional Republik Indonesia, lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan 3 Michael Roper, Laura Millar., Managing Archives (London: International Records Management Trus, 1999), hlm 5. 4 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undangundang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal Lampiran Peraturan Kepala BPAD DIY Nomor 259/KEP/2009 tentang Petunjuk Teknis Pengolahan Arsip Statis Tekstual.

3 3 kabupaten/kota, perguruan tinggi. 6 Manajemen arsip statis menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 59 ayat 2 terdiri dari: akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis. 7 Seperti yang dipaparkan, lembaga kearsipan provinsi merupakan lembaga kearsipan yang salah satu kegiatannya melakukan pengolahan arsip statis di tingkat provinsi. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta adalah lembaga kearsipan provinsi yang salah satu kegiatannya melakukan pengolahan arsip statis baik sebagai sumber informasi untuk pengguna intern maupun ekstern yang dilakukan oleh tenaga ahli yang berkompeten dalam bidang kearsipan. Komponen di dalamnya tentunya mempunyai keterkaitan yang saling menunjang dalam pengolahan arsip statis sebagai sumber infomasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Pada tahun 2013 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah Mada. 8 Melihat dari fokus praktik kerja lapangan sebelumnya dengan judul Pengelolaan Records Center di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY, Preservasi Arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Tema pengolahan arsip statis sebelumnya pernah 6 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 7 Ibid., pasal Andrianus Yohanes Seran, Pengelolaan Records Center di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2013., Nindya Darpita Yudha, Preservasi Arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2013.

4 4 ditulis pada tahun Pada praktik kerja lapangan tahun ini penulis akan mengambil fokus yang berbeda dari judul sebelumnya yaitu mengenai Pengolahan Arsip Statis Tekstual di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Selain untuk mengetahui pengolahan arsip statis juga sebagai penyedia layanan informasi dengan mengacu pada prosedur-prosedur kearsipan yang ada. Hal ini penting dilakukan dalam rangka menjamin terpeliharanya fisik arsip dan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut yang memiliki nilai guna bagi perkembangan dan kelangsungan hidup suatu organisasi, intansi, dan perorangan, serta menyelamatkan informasi yang mempunyai nilai guna sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. Lokasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY mudah dijangkau sehingga memudahkan dalam pengumpulan data. Terkait dengan dengan berlangsungnya kegiatan yang ada di badan tersebut maka arsip di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY perlu dilakukan prosedur pengolahan arsip statis dimulai dari penyusunan rencana teknis dan skema sementara. Dalam penyusunan rencana teknis dan skema sementara dilakukan penelitian arsip untuk mengidentifikasi tentang arsip yang akan diolah. Dengan begitu arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY dapat tertata secara sistematis. Dengan latar belakang yang sudah diuraikan tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 9 Fitria Nurvita Sari, Pengolahan Arsip Statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM 2014.

5 5 1. Bagaimana pengolahan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY? 2. Bagaimana sarana yang ada dalam mendukung pengolahan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY? 3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengolahan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY? B. Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini adalah untuk menjelaskan pengolahan arsip statis tekstual sebagai sumber informasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Adapun tujuan dari praktik kerja lapangan (PKL) ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui kondisi arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. 2. Untuk mengetahui proses kegiatan pengolahan arsip statis yang berlandasakan teori dengan perbandingan kondisi di lapangan. 3. Untuk mengetahui Sumber Daya Manusia (SDM) dan sarana prasarana apa saja yang menjadi penunjang dalam pengolahan arsip statis. 4. Dapat mengetahui kendala yang ada dalam pengolahan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY.

6 6 C. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan proposal praktek kerja lapangan ini, penulis menggunakan beberapa metode dalam penyampaian data atau informasi, diantaranya: 1. Studi Pustaka Metode studi pustaka dilakukan untuk mengetahui teori-teori tentang Pengolahan Arsip Statis. Buku-buku yang akan digunakan sebagai referensi didapat dari perpustakaan Universitas atau Program Studi Kearsipan, buku yang dapat diakses di Arsip UGM, ataupun buku teori yang terdapat di BPAD DIY. 2. Observasi-Partisipasi Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan diadakan pengamatan langsung atau observasi terhadap Pengolahan Arsip Statis, apakah dalam prakteknya pengolahan arsip statis sebagai sumber informasi tersebut sudah sesuai dengan prosedur yang selama ini dipelajari di bangku kuliah dan apakah prosedur yang diterapkan sudah sesuai dengan peraturan dan pedoman yang telah ditetapkan saat observasi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. 3. Wawancara (Interview) Pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab (interview) kepada arsiparis, kepala bidang, staf di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY. Pentingnya wawancara untuk mengetahui informasi yang lebih lanjut kepada narasumber.

7 7 D. Tinjauan Pustaka Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini tidak lepas dari berbagai sumber acuan terutama buku. Adapun buku-buku yang paling relevan dan menjadi acuan antara lain buku Manajemen Kearsiapan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer) yang ditulis oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Managing Archives buku panduan yang ditulis oleh Michael Roper dan Laura Millar diterbitkan di London, dan Manajemen Arsip Dinamis yang ditulis oleh Sulistyo Basuki. Buku pertama yang akan digunakan sebagai referensi ialah Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional Ke Basis Komputer, buku tersebut ditulis oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Buku tersebut dicetak pertama pada tahun 2005 dan diterbitkan di Yogyakarta oleh Gava Media. Dalam buku ini terdiri dari 13 bab. Bab yang menjadi acuan dalam pengolahan arsip statis adalah bab 1 yang menjelaskan tentang pengertian arsip statis, arsip statis yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelengaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi. Buku ini juga menjelaskan cara alih media arsip dari tekstual ke elektronik yang sangat penting bagi arsip statis dalam mempertahankan isi informasi arsip. Buku kedua yaitu Managing Archives merupakan buku petunjuk tentang proses manajemen arsip statis yang terbit di London, United Kingdom pada tahun 1999 ditulis oleh Michael Roper dan Laura Millar. Pada buku ini terdapat 5 lesson. Di lesson 3 dipaparkan tentang cara menyimpan arsip statis, proses accessioning arsip statis, membuat finding aids, menulis deskripsi arsip dan prosedur penyimpanan, perawatan

8 8 arsip statis dan tahapan layanan arsip statis serta dijabarkan tentang akses arsip statis sehingga buku ini sangat dibutuhkan untuk mengetahui proses pengolahan arsip. Buku ketiga yaitu Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen yang ditulis oleh Sulistyo Basuki terbit pada tahun 2003 di Jakarta. Dalam buku ini pada bagian 5 dengan dipaparkan tentang proses penilaian arsip, jenis arsip statis, peralatan, koordinasi tanggung jawab dan wewenang pengolah arsip statis, cara penyimpanan arsip statis, penyusunan arsip statis, sistem deskripsi arsip statis, konservasi dan perawatan arsip statis. Hal-hal tersebut merupakan bagian dari proses pengolahan arsip statis. E. Sistematika Penulisan Dalam penyusunan akhir pelaksanaan tugas praktik kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Statis Tekstual Sebagai Sumber Informasi Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY disusun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab pertama pada laporan, penulis membahas tentang latar belakang permasalahan yang meliputi topik pengolahan arsip statis, topik atau alasan pemilihan judul. Pada tugas akhir ini dijelaskan tujuan dari praktik kerja lapangan yaitu mengamati dan melakukan secara praktik nyata di lapangan mengenai sistem kearsipan serta

9 9 permasalahan dalam melakukan pengolahan arsip statis. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukan literatur dan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan akhir. Pada bab kedua tugas akhir berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya praktik kerja lapanagan yaitu Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY yang letak geografisnya berada di Jalan Tentara Rakyat Mataram Nomor 1 Yogyakarta. Dijelaskan pula mengenai sejarah singkat organisasi, visi misi organisasi, tugas pokok dan fungsi organisasi, kewenangan, dan struktur organisasi BPAD DIY. Bab tiga tugas akhir menguraikan penjelasan rinci permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan praktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip statis serta kondisi sebelum dilakukanya praktik. Kegiatanya adalah identifikasi arsip, pendeskripsian, penyusunan skema (definitif), manuver kartu, manuver berkas, penyampulan dan pengeboks-an, penyusunan senerai, penyusunan inventaris, pengesahan dan publikasi. Mengetahui SDM dan sarana penunjang pengolahan arsip statis, selain itu terdapat kendala yang muncul dalam praktik kerja lapangan. Bab empat tugas akhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada instansi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY untuk mendapatkan solusi dari kendala selama proses pengolahan arsip statis berlangsung.