121 Jurnal Rekayasa Sistem & Industri Volume 1, Nomor 1, Juli 2014

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN ORDER MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENDUKUNG PERBAIKAN PROSES BISNIS PENGELOLAAN PEMESANAN JASA INBOUND DAN OUTBOUND GUDANG DISERTAI AUDIT SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLE GUNA MENANGGULANGI RISIKO PENGEMBANGAN SISTEM Budi Stos, 2 Rudi Theo Strio Y., Jerrystm Abiprdj, 4 Did Sekr Putri,2, Progrm Studi Tekik Idustri, Fkults Rekys Idustri, Telkom Uiversity bschulsoh@gmil.com, 2 theostrio@gmil.com, biprdjjerrystm@gmil.com, 4 did.sekr.putri@gmil.com Abstrk PT XYZ dlh slh stu peyedi js logistic tu bis disebut PL. Slh stu customer megguk js PL dlh DEF Compy. DEF compy dlh bergerk dlm bidg pedistribusi d import brg. Ketik melkuk ktivits pelpor dokume pd proses iboud d outboud, XYZ compy meglmi keterlmbt pd bul April 204 sebesr %. Keterlmbt dokume ii disebbk oleh terorgisiry order dokume d, sehigg k berdmpk pd terlmbty wktu pegirim brg kepd kosume. Pemet kodisi ktul dilkuk utuk megethui keterkit tr ktivits terdpt pd proses iboud d outboud DEF compy produk pd XYZ Compy Wrehouse. Perbik pd peeliti ii megguk pedekt metode Busiess Process Improvemet (BPI) melkuk lisis Stremliig. Perbik proses bisis dijuk megguk btu iformsi mjeme dpt megelol proses pemes js iboud d outboud gudg PT XYZ, yitu Mgemet System. OMS merupk web pplictio dibgu megguk bhs pemrogrm PHP megguk frmework lrvel d megguk itertive d icremetl sebgi metodologi y. Selm berjly seluruh proses, dri muli proses dokumetsi proses bisis ktul smpi OMS selesi, dilkuk pegws udit system developmet life cycle bertuju utuk memeriks, megwsi, d memstik bhw proses berjl lcr sehigg dpt terhidr dri keterlmbt bhk keggl. Dlm melkuk udit terhdp OMS, diguk metodologi risk bsed udit sert megcu pd frmework tu best prctice. Kt Kuci Mgemet System, PHP, Web Applictio, Lrvel Frmework, Itertive Icremetl Developmet, Audit System Developmet Life Cycle, Risk Bsed Audit, I. PENDAHULUAN PT XYZ sebgi slh stu bergerk di bidg js logistik memiliki beberp bidg ly. ditry dlh pergudg, iformsi logistik d tekologi gkut, distribusi d cross dockig, js ly tmbh / vlue dded services, d logistik dlm stu tp produksi. Dlm mejlk ly pergudg, terdpt beberp ktivits terjdi seperti iboud d outboud. Iboud dlh ktivits msuky brg ke gudg. Sedgk outboud dlh ktivits kelury brg dri gudg. Slh stu megguk ly pergudg dri PT XYZ dlh PT DEF. PT DEF dlh slh stu bergerk di bidg distribusi import brg. PT XYZ meyedik ly pergudg utuk PT DEF terdiri dri pegelol brg, peyimp brg, perwt brg, d pegirim brg. Dlm proses iboud d outboud terdiri beberp dokume semuy dikelol oleh PT XYZ, sehigg PT DEF hy melkuk pelpor ketik brg bru k memsuki gudg (purchse order) d ketik brg k kelur gudg (sles order) mellui emil, seli ktivits tersebut, semuy dikelol oleh PT XYZ. Presetse keterlmbt pelpor dokume PT DEF oleh PT XYZ pd bul April dlh %. Hl ii megidiksik bhw PT XYZ belum dpt memeuhi KPI telh ditetpk. Deg semki tiggiy tigkt keterlmbt pelpor dokume k keterlmbt pegirim, k berdmpk kepd meuruy performsi terhdp service level d. 2 Jurl Rekys Sistem & Idustri Volume, mor, Juli 204

2 Berdsrk hsil observsi d wwcr terhdp slh stu petiggi dri PT XYZ, hl meyebbk keterlmbt pelpor dokume dlh ketertur pegelol order pemes d. Dlm ktivits iboud d outboud terjdi di dlm gudg terdiri dri beberp dokume slig terkit, sehigg jik dlm sutu proses terdpt keterlmbt dokume diperluk, mk meyebbk proses seljuty pu dpt diljutk. Jdi pegirim k tertud smpi dokume selesi dikerjk di ktor PT XYZ. Deg semki bertmbhy wktu kebergkt rmd pegirim dri sehrusy, meyebbk risiko keterlmbt smpiy brg ke gudg kosume mejdi sgt besr. Ketertur pegelol order pemes d disebbk oleh tig fktor, yitu fktor musi, mesi d metode diguk. Fktor kedisipli opertor d kurg phmy opertor dilpg lur proses d mejdi peyebb pertm. Peyebb kedu dlh metode pelpor d msih megguk cr trdisiol yitu msih melibtk dokume fisik. Seli itu dy metode bku megei cr pelpor brg, mejdi slh stu peyebb terlmbty proses pelpor dokume. Peyebb ketig dlh jrig komuiksi iteret stbil meyebbk keterlmbt smpiy dt ke ktor PT XYZ d mesi priter diguk jug meglmi kerusk sehigg peghmbt ketik melkuk pecetk dokume. II. DATA PEMESANAN INBOUND OUTBOUND BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT METODOLOGI PENELITIAN DATA AKTIVITAS DOKUMENTASI PROSES BISNIS AKTUAL PERBAIKAN PROSES BISNIS REKOMENDASI PROSES BISNIS PENGEMBANGAN ORDER MANAGEMENT SYSTEM DATA KPI ITERATIVE INCREMENTAL DEVELOPMENT METHOD Gmbr Metodologi Peeliti AUDIT BERBASIS RISIKO PENILAIAN RISIKO & AUDIT PENGEMBANGAN SISTEM A. CASE STUDY. Pemet Aktivits Aktul Actul Flowchrt Outboud Busiess Process Phse PT DEF PT DEF (Spv) PT XYZ (OE) PT XYZ (Checker) PT XYZ (Picker) Strt Sedig SO (H ) vi emil Sles (SO) Purchse Store (PO) Checkig Goods Sttus Problems? y Get Revisio Report Prit Sles (SO) Acceptig SO Vi emil Iput dt to WMS Exceed Prit Pickig Slip Sles Pickig Slip Mkig delivery order revisio Uplodig templte SO Iput dt to Computer Prit Bill of Ldig Bill of Ldig Ed Prit Sve Pickig Slip d Yes Checkig Avilbility Repetedly Tkig Pickig Slip Checkig Pickig Slip Avilble Yes Yes Askig picker to do pickig process Reportig Revisio Sttus Complete Gmbr 2 Pemet Aktivits Aktul () Tkig Checkig Do Pickig Process Pd thp ii dilkuk pemet proses bisis ktul gr dpt megethui permsl d. Thp seljuty dilkuk dlh lis ktegori ktivtits d. Pd thp ii seluruh ktivits d k diidetifiksi d digologk ke dlm tig jeis klsifiksi ktivits, yitu Rel Vlue Added (RVA), Busiess Vlue Added (BVA) d Vlue Added (NVA). Aktivits RVA dlh ktivits-ktivits berpegruh pd customer tu kelompok ktivits memberik ili tmbh pd produk tu merupk kegit sgt dibituhk oleh. Aktivits BVA dlh ktivits-ktivits berili tmbh bgi iterl, berpegruh secr lgsug pd customer, mu sgt dibutuhk oleh. Aktivits NVA dlh ktivits memberik ili tmbh bgi iterl mupu bgi customer. Thp seljuty dlh mlkuk lisis stremliig pd proses tersebut. stremliig bertuju utuk meghilgk proses-proses memberik ili tmbh d diperluk oleh. stremliig megguk k tools peyederh (stremliig) yitu megelimisi birokrsi, megelimisi dupliksi, megevlusi ili tmbh, megurgi kompleksits sutu proses, pegurg wktu perputr proses, pecegh keslh, membut tigkt efektifits lebih tiggi, Pegembg Mgemet System Utuk Medukug Perbik Proses Bisis Pegelol Pemes Js Iboud D Outboud Gudg Diserti Audit System Developmet Life Cycle Gu Meggulgi Pegembg Sistem Budi Stos, Rudi Theo Strio Y., Jerrystm Abiprdj, Did Sekr Putri (hl 2 28) 22

3 peyederh bhs, stdrissi pekerj, peigkt kulits iput, secr globl, otomsi d/tu mekissi proses. 2. Proses Bisis Setelh dilkuk lis stremliig proses bisis ktul, dilkuk percg ktivits usul terdiri dri ktivits utuk proses iboud d outboud. Pd kedu proses, terdpt beberp perbik pd ktivits d melkuk pembh megguk iformsi Mgemet System. OMS berfugi utuk megelol segl ktivits berhubug order diterim oleh PT XYZ. Deg OMS, pegelol order k mejdi lebih tertur, rpi d terorgissi bik, sehigg megurgi risiko keslh d keterlmbt wktu dlm proses iboud d outboud. Mft-mft k diperoleh peggu OMS :. Memiimlisir Aktivits -Vlue Added (NVA) OMS megurgi ktivits memberik ili tmbh meyebbk wktu pegelol pes mejdi lm. Cotohy dlh pegecek kedtg pes tu dokume tertur, pegirim iformsi pes terformt. 2. Pemtu sttus pes terkii Fitur order moitorig diberik oleh, memugkik peggu utuk medptk iformsi megei sttus pes secr terkii.. Pegelol pes bik Semu pes (iboud d outboud) dlm stu hri termur di dlm stu job order, sehigg peggu berkepetig dpt mudh melkuk perekp pes. 4. Megurgi peggu kerts Deg diguky OMS k berkibt pd pegurg ktivits pecetk dokume fisik megguk kerts, sehigg efisiesi biy dpt diperoleh. B. METODOLOGI PENELITIAN. Pemodel Bisis Pemodel bisis dilkuk pd fse isepsi bertuju utuk meggmbrk kodisi proses d d bgim kodisi proses setelh Mgemet System diimplemetsi. 2. Idetifiksi Kebutuh Aktivits ii dilkuk pd du fse, yitu fse isepsi d fse elborsi. Tuju ktivits tersebut berbed pd setip fsey. Utuk fse isepsi tuju dri idetifiksi kebutuh fokus kepd kebutuh bisis d kebutuh proses iboud. Sedgk utuk fse elborsi tujuy lebih fokus kepd kebutuh proses outboud. berbed pd setip fsey. Utuk fse isepsi tuju dri ktivits tersebut fokus peetu fugsiolits proses iboud d percg etits berikut relsiy pd proses tersebut. Utuk fse elborsi tujuy lebih fokus lis fugsiolits proses outboud, percg relsi etits proses outboud, percg lur ktivits proses iboud, d percg GUI. Sedgk utuk fse kostruksi ktivits tersebut fokus kepd percg lur ktivits proses outboud. Proposed Flowchrt Outboud Busiess Process Phse PT DEF PT DEF (Spv) PT XYZ (OE) PT XYZ (Checker) PT XYZ (Picker) Strt Postig Sles (SO) Get Rel Time Sttus bout Outboud Process Geerte Sles (SO) Prit Accept tifictio SO Iput dt to WMS Updtig Dt OMS Geerte Pickig Slip Get delivery order revisio Updtig Ed Geerte Doc Prit Bill of Ldig Bill of Ldig Gmbr Pemet Aktivits Aktul (2) Yes Get Rel Time tifictio Checkig Pickig Slip Checkig Ask Picker to do pickig process Updte delivery order (revisio) o Sttus Complete Do Pickig Process 4. Implemetsi Aktivits ii dilkuk pd tig fse, yitu fse elborsi, fse kostruksi, d fse trsisi. Tuju ktivits tersebut berbed pd setip fsey. Utuk fse elborsi tuju dri ktivits tersebut fokus implemetsi seluruh ktivits wl. Utuk fse kostruksi tuju dri ktivits tersebut fokus implemetsi seluruh ktivits iboud. Sedgk utuk fse trsisi ktivits tersebut fokus implemetsi seluruh ktivits outboud.. Peguji Aktivits ii dilkuk pd du fse, yitu fse kostruksi d fse trsisi. Tuju ktivits tersebut berbed pd setip fsey. Utuk fse kostruksi dilkuk peguji uit pd proses pegelol iboud. Utuk fse trsisi dilkuk peguji uit pd proses pegelol outboud d peguji persetuju user.. d Percg Aktivits ii dilkuk pd tig fse, yitu fse isepsi, fse elborsi, d fse kostruksi. Tuju ktivits tersebut 2 Jurl Rekys Sistem & Idustri Volume, mor, Juli 204

4 III. HASIL A. DOKUMENTASI HASIL IMPLEMENTASI SISTEM Cliet Hlm Iboud Job Cliet Hlm Iboud Product Gmbr 4 Hlm Iboud Job Gmbr 8 Form Tmbh Iboud Cliet Form Tmbh Iboud Product Cliet Form Tmbh Iboud Job Gmbr Form Tmbh Iboud Job Gmbr 9 Form Tmbh Iboud Cliet Kofirmsi Keselesi Pembh Iboud Product Cliet Hlm Iboud Gmbr 0 Kofirmsi Keselesi Pembh Iboud Product Gmbr 6 Hlm Iboud Cliet Form Tmbh Iboud Cliet Kofirmsi Keselesi Pembh Iboud Gmbr 7 Form Tmbh Iboud Gmbr Kofirmsi Keselesi Pembh Iboud Pegembg Mgemet System Utuk Medukug Perbik Proses Bisis Pegelol Pemes Js Iboud D Outboud Gudg Diserti Audit System Developmet Life Cycle Gu Meggulgi Pegembg Sistem Budi Stos, Rudi Theo Strio Y., Jerrystm Abiprdj, Did Sekr Putri (hl 2 28) 24

5 OE tifiksi Iboud Job Bru OE Kofirmsi Peerim Pckig List Gmbr 2 tifiksi Iboud Job Bru Gmbr 6 Kofirmsi Peerim Pckig List OE Hlm Pckig List Checker tifiksi Tugs Eksekusi Iboud Gmbr Hlm Pckig List Gmbr 7 tifiksi Tugs Eksekusi Iboud OE Dowlod Pckig List Checker Hlm ITS Gmbr 4 Dowlod Pckig List Gmbr 8 Hlm ITS OE Updte Iformsi Pckig List Checker Updte ITS Gmbr Updte Iformsi Pckig List Gmbr 9 Updte ITS 2 Jurl Rekys Sistem & Idustri Volume, mor, Juli 204

6 Checker Kofirmsi Keselesi Eksekusi ITS Gmbr 20 Kofirmsi Keselesi Eksekusi ITS Cliet Hlm Receipt Documet Gmbr 2 Hlm Receipt Documet B. TEMUAN DAN REKOMENDASI Setelh dilkuky evlusi selm proses lisis d berlgsug, terdpt beberp hl mejdi temu pbil seger ditggpi dpt meimbulk risiko-risiko ktegori tiggi terjdi. TABEL TEMUAN, ANALISIS RISIKO, DAN REKOMENDASI Temu Tidk dilkuky lisis kelyk sebelum dimuli. Peetu rug ligkup hy berdsrk rekomedsi mjeme, pemilih proses kritikl, kerumit proses pes, d pemilih klie 2 Tidk d steerig committee dibetuk utuk megwsi BAI Project - Project Lkuk lisis kelyk sebelum dimuli utuk meetuk rug ligkup d meghitug wktu dibutuhk dlm megembgk Betuk d delegsik sutu komite tiy k disebut sebgi Temu ii Tim melkuk peili risiko wl sebelum berlgsug 4 Tidk terdpt tolersi risiko ditetpk oleh stkeholders Stkeholders medpt pemberithu- ketik d risiko melmpui tolersi risiko merek 6 Tidk terdpt stdr kulits dri terkit EDM0. 02 BAI0. 0 BAI02.0 BAI0. 0 BAI02.0 BAI BAI0. APO. 0 9 hrp peggu stdr mutu Project Project Project - Peggu megl mi kesulit dlm meggu k steerig committee utuk megwsi jly d koordisi pembimbig dri tim pegembg Lkuk lisis d peili risiko wl sebelum berlgsug utuk dpt meghidri risiko-risiko mugki terjdi selm proses Dptk tolersi risiko stkeholders utuk megukur tigkt risiko Berik lpor tu pemberithu kepd stkeholders pbil terdpt risiko melebihi tolersi risiko gr d pihk dirugik, terutm megigt ii bersift peeliti Sebiky PT XYZ meetpk stdr kulits terkit utuk memstik kulits seluruh iformsi Pegembg Mgemet System Utuk Medukug Perbik Proses Bisis Pegelol Pemes Js Iboud D Outboud Gudg Diserti Audit System Developmet Life Cycle Gu Meggulgi Pegembg Sistem Budi Stos, Rudi Theo Strio Y., Jerrystm Abiprdj, Did Sekr Putri (hl 2 28) 26

7 Temu 7 Tidk d rec pejmi kulits dibut oleh tim pegembg APO BAI0.0 6 stdr mutu - Proses peguji - Arus iforms i dlm /std r d dpt dikemb gk lebih ljut - Peggu megl mi kesulit dlm meggu k stdr mutu - Proses peguji - Arus iforms i dlm d pd PT XYZ But rec pejmi kulits iformsi gr iformsi berkulits bik Temu 8 Tidk d dokumetsi st pelks pertemu (meetig) bik dlm iterl tim mupu PT XYZ 9 Tidk d peili QA dilkuk pd thp sedg berjl 0 Peguji dilkuk hylh uit d user cceptce test BAI0.0 6 APO. 04 BAI0.0 /std r d dpt dikemb gk lebih ljut Icosiste t requireme t - Proses peguji berjl ketik dideploy pd server - Terdpt bug dlm - Arus iforms i dlm stdr/ berjl ketik dideploy pd server But dokumetsi utuk setip pertemu dilkuk utuk memiimliss i terjdiy keslhphm d icosistet requiremet - Tetpk stdr kulits utuk PT XYZ terkit pegemb g - Lkuk peili QA terhdp pegemb g iformsi Sebiky peguji dilkuk secr keseluruh (uit,itegrtio, stress, user cceptce, 27 Jurl Rekys Sistem & Idustri Volume, mor, Juli 204

8 Temu Tidk d rec peltih, hy terdpt mteri peltih 2 Tidk d rec trsisi d koversi Rcg hy ditdtgi oleh project mger d busiess lyst tim. Tidk d persetuju dri pihk peggu 4 Pd test pl d td tg dri busiess ower, hy d td BAI0.0 BAI BAI0.0 2 BAI0.0 BAI0.0 - Terdpt bug dlm - Peggu resist utuk meggu -k - Peggu megl mi kesulit kesulit dlm meggu -k - Peggu sulit berdpt si bru Sistem berjl ketik dideploy pd server hrp peggu stdr mutu Proses peguji coversio test) But rec peltih didlmy berisi iformsi: wktu, peltih, sert loksi peltih But rec trsisi d koversi gr dpt megurgi terjdiy risiko berjl pd server Dptk persetuju dri pihk peggu gr kebutuh d hrp peggu Dptk persetuju dri busiess ower Temu tg dri project mger Pd test result hy d td tg dri project mger, tp d td tg dri busiess ower pertur/ prosedur Hsil peguji dpt dipertgg ugjwbk Dptk persetuju dri busiess ower pd hsil peguji IV. KESIMPULAN Pd peeliti ii terdpt beberp kesimpul, yitu :. Perbik bisis iformsi tmbh OMS dpt meyelesik keterlmbt dokume, sehigg proses pegirim brg mejdi tergggu d lebih lcr kre OMS dpt membtu PT XYZ dlm meghidri kehilg dokume d proses pelpor dokume mejdi lebih cept. 2. Pegembg OMS dilkuk metode IID terdiri dri fse isepsi, elborsi, kostruksi, d trsisi. Setip fse memiliki ktivits proporsi d focus berbed-bed.. Proyek OMS dilkuk bik proses lisis d percg proses bisis higg, didptk 6 temu jik dibirk dpt megkibtk risiko ktegori tiggi (high risk). DAFTAR PUSTAKA [] Frzell, E. (202). Supply Chi Strtegy. New York: Mc- Grw Hill. [2] Frzell, E. (2002). Work Clss Wrehousig d Mteril Hdlig. New York: Mc-Grw Hill. [] Hrrigto, J. (99). Busiess Process Improvemet The Brektrough Strtegy for Totl Qulity, Productivity, d Competitiveess. New York: Mc-Grw Hill. [4] Ic, B.R. (200). Systems Developmet Lifecycle: Objectives d Requiremets is. Beder RBT Ic. [] ISACA. (2009). : Eblig Process. Rollig Medows: ISACA. [6] ISACA. (20). for Risk. Rollig Medows: ISACA. [7] Mzouri, M., Nizm, M., & Arshd, H. (20). Mgemet i Supply Chi. Mgemet i Supply Chi : A Cse Study i Automotive Compies. [8] PT XYZ.(204). Pegembg Mgemet System Utuk Medukug Perbik Proses Bisis Pegelol Pemes Js Iboud D Outboud Gudg Diserti Audit System Developmet Life Cycle Gu Meggulgi Pegembg Sistem Budi Stos, Rudi Theo Strio Y., Jerrystm Abiprdj, Did Sekr Putri (hl 2 28) 28