. program software). Ketersediaan sarana komputer berikut kelengkapan sesuai standar minimal di unit ketatausahaan dan unit pengolahan dokumen/arsip.

Transkripsi

1 PEMANFAATAN SOFTWARE OTOMASI PENGENDALIAN DOKUMEN FASILITATIF DAN SUBSTANTIF BADAN LITBANG PERTANIAN HARDIANTO Sekkretariat Badan Litbang, JI. Pasar Minggu No. 29, Jakarta RINGKASAN Aplikasi Software Otomasi Pengendalian Dokumen unit kerja Badan Litbang Pertanian dihadirkan sejalan dengan perkembangan teknologi informasi pengelolaan dokumen sebagai tindak lanjut langkah dalam penyelenggaraan kearsipan Departemen Pertanian. Perwujudan dinamisitas dalam dimensi kearsipan unit kerja diperlukan suatu sistem operasional yang disesuaikan dengan perkembangan dan kondisi organisasi substansi terkait. (Litbang,2003) Untuk mengetahui sejauh mana kemampuan sistem, diperlukan suatu bentuk kegiatan implementasi kesiapan secara manual dan aplikasi software atas sistem yang berjalan. Kekurangsempurnaan aplikasi penerapan sistem manual terkait dirumuskan dalam alternatif pemecahan permasalahan sistem melalui upaya penyempurnaan mendimensi. Kata kunci : Dokumen, software otomasi PENDAHULUAN Implementasi Software Pengendalian Dokumen era perkembangan teknologi informasi substansi Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian merupakan penjabaran program kearsipan Departemen Pertanian menuju kesiapan penyediaan bukti informasi perjalanan kegiatan substansi unit kerja melalui pemanfaatan teknologi informasi. Hal ini sejalan dengan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan yang menekankan pada tujuan menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan pemerintah. Selanjutnya untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan dalam Undang- Undang tersebut unit kerja dituntut menggiatkan usaha kearah kesempurnaan melalui pengembangan aplikasi perlengkapan teknis kearsipan. Berangkat dari sini pengembangan bidang fasilitatif diperkenalkan melalui teknologi informasi sistem operasional pengendalian dokumen. Hasil pengamatan menunjukkan bahwa, sejak Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian didirikan, pengembangan software pengendalian dokumen yang diaplikasikan di berbagai tingkatan eselon, sistem tampilan pengelolaannya masih memiliki keterbatasan kemampuan (Litbang, 2003). Dalam perkembangan pengelolaan dokumen substansi selalu menuntut peningkatan teknologi informasi melalui peran unit kerja Sekretariat Badan sebagai pintu utama pengendalian informasi dokumen masuk dan keluar Badan Litbang Pertanian. Dengan semakin meningkatnya jumlah dan ragam bobot permasalahan yang memerlukan akurasi penyelesaian sejalan dengan berkembangnya kegiatan substansi, oleh sebab itu diperlukan upaya peningkatan kemampuan pengelolaan melalui pemanfaatan software otomasi pengendalian dokumen. Keterkaitan obyek pengendalian informasi antara bentuk arsip dan dokumen didasarkan pada kesamaan pengertian dasar mengenai ruang lingkup dokumen, bahwa arsip termasuk dokumen privat yang memiliki sifat tertutup untuk umum, karena memiliki keterbatasan dalam keterbukaan isi informasi didalamnya (Abubakar, 1985). Untuk mengetahui fenomena yang terjadi didalam pengendalian dokumen fasilitatif dan substantif, pernah dilakukan evaluasi sejauhmana unit kerja sampel lingkup Badan Litbang Pertanian mengaplikasikan sistem kearsipan Departemen Pertanian. Hasil evaluasi menunjukkan masih adanya kekurangsempurnaan aplikasi terutama pada 553

2 . program software). Ketersediaan sarana komputer berikut kelengkapan sesuai standar minimal di unit ketatausahaan dan unit pengolahan dokumen/arsip. 2) Pelaksanaan perancangan dan pembuatan software meliputi pendataan sistem pengelolaan menyangkut mekanisme operasional, kebutuhan data base permasalahan terkait menyangkut langkah pengelolaan, klasifikasi masalah, unit pengolahan, perintah operasional, lokasi penyelesaian/penyimpanan serta jangka waktu simpan. Untuk kemudian ditindaklanjuti dengan proses pembuatan software. 3) Implementasi software berupa uji coba, evaluasi serta perbaikan operasional software sesuai hasi I perancangan sistem manual yang telah dibuat HASIL DAN PEMBAHASAN Software Pengendalian Dokumen Dalam bidang penanganan dokumen, surat dan arsip, dari sisi teknologi informasi mencoba memperkenalkan software pengendalian dokumen dalam program Sistem Otomasi Perkantoran yang proses pengembangannya disepakati digunakan istilah SIMOTO. Sistem ini dirancang dan disesuaikan mengikuti perkembangan teknologi komputerisasi, yang diharapkan lebih membantu mempercepat proses penanganan dokumen khususnya menyangkut surat menyurat dan arsip. Software SIMOTO dibuat untuk diarahkan pada optimalisasi kapasitas penanganan surat/dokumen masuk dan keluar dalam koridor kemudahan pemantauan sejak penciptaan (penerimaan, pengarahan, pencatatan, monitoring, penyelesaian dan penyimpanan surat/dokumen). Pengelolaan pengendalian dokumen tersebut berlanjut dan berkembang dengan memiliki fleksibilitas operasional. Pemenuhan efisiensi dan efektifitas pemanfaatan software pengendalian dokumen tersebut diharapkan dapat ditunjukkan pada kemampuan akses data dan monitoring permasalahan dalam tahap penanganan/penyelesaian. Pemanfaatan software tersebut melengkapi fungsi akses dokumen secara konvensional yang menuntut percepatan dan ketepatan penanganan melalui tampilan tahapan proses penyelesaian dengan mempertimbangkan peran SDM. Pemanfaatan software pengendalian dokumen ini diperlukan persyaratan spesifikasi tertentu yang memungkinkan berfungsinya komponen sistem dalam operasionalnya. Disamping itu konsekuensi kebutuhan kelengkapan software pengendalian dokumen diperlukan sarana printer sesuai peruntukkannya. Dan dipastikan bahwa seluruh unsur pembuatan software tersebut terutama menyangkut komponen data base operasional terpenuhi, sehingga ragam tampilan sesuai keinginan dalam tampilannya dapat dibuat. Seperti, kode dan klasifikasi masalah, jumlah ragam unit pengolah, ragam perintah disposisi penyelesaian, jadwal jangka simpan (retensi). Pengenalan Program Software Pengendalian Dokumen SIMOTO dibangun menggunakan Program Microsoft Access merupakan aplikasi database yang berbasis Window. Dasar penggunaan program pengendalian dokumen tersebut adalah sebagai berikut 1) Disini diasumsikan bahwa program paket microsft access telah terinstall pada komputer yang akan digunakan dalam sarana pengendalian dokumen. 2) Perlu diketahui, bahwa program Microsoft access yang digunakan adalah berlogo kunci. Dengan melakukan "klik start" dan arahkan pada logo Microsoft Access sampai pada perintah buka menu program simoto, hingga muncul tampilan logo Simoto (gambar 1). Logo tersebut terdapat beberapa tombol perintah dengan atribut kata, meliputi 1) Pembuka Form Isian Data. Perintah ini digunakan untuk membuka form isian data surat masuk/keluar 2) Perintah Keluar Dari Menu. Hal ini dimaksudkan suatu perintah keluar dari menu dan kembali ke database. 555

3 Team Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian ) Menu Tambahan. Program ini merupakan menu tambahan sebagai penghilang kejenuhan. Dari menu tersebut terdapat sub menu, antara lain : 1) Input data terdiri sub menu in put format lembar disposisi dan ke menu utam a. 2) Tampilan Pelaporan, terdiri dari unit pengolah, perihal, tanggal, indek dan kode. 3) Desain tabel terdiri dari sub menu desain tabel dan cetak tabel. 4) Versi untuk menampilkan versi program dibuat. 5) Untuk pilihan, lakukan "klik" salah satu menu tersebut. Tampilan Memasukkan Data Surat (Format Input Data) Pada bidang surat masuk pencatatannya diawali dengan melakukan "klik" Pembuka Format Isian Data yang telah disediakan. Setelah muncul tampilan format dengan kolom-kolom yang tersedia pada format lembar disposisi, siap untuk dilakukan pengisian data surat masuk. Pada Format seperti diatas terdapat beberapa tombol perintah seperti 4. Tombol Perintah (command Button) 5. Cetak untuk mencetak data 6. Awal Record untuk menuju record pertama 7. Lanjut -. untuk record selajutnya 8. Sebelumnya untuk record c. sebelumnya 9. Akhir -+ untuk record terakhir 10. Tambah Data --> untuk menambah data 11. Simpan - untuk menyimpan data 12. Cari Rekord cari data 13. Keluar ke - Menu Utama Kelengkapan Memasukkan Data a. Tombol Pilihan, merupakan instrumen berbentuk tombol untuk menentukan pilihan dengan cara menentukan pilihan dengan cara memberikan tanda pada kotak tersebut. Misalnya menyangkut pilihan tentang sifat surat masuk rahasia, sangat segera, segera, penting dan biasa. Untuk menentukan salah b.. satu diantaranya dengan cara melakukan "klik" dengan menandai pada kolom kotak tersedia Kotak Teks (Kolom Isian) Pengisian Data. Kolom isian pada format lembar disposisi yang perlu diisi. I. Indeks : Disi indeks masalah yang ada sesuai dengan isi masalah pada surat tersebut. 2. Kode : Diisi kode klasifikasi masalah pada surat. 3. Tanggal : Diisi tanggal, bulan, tahun surat diterima. 4. Tanggal Surat : Diisi tanggal, bulan dan tahun surat dibuat Nomor Urut : Diisi nomor urut sesuai urutan penerimaan surat masuk. 6. Asal Surat : Diisi nama instansi pembuat surat. 7. Perihal Surat : Diisi mengenai isi ringkas surat/ perihal. 8. Diteruskan : Diisi pilihan yang tersedia pada kotak teks 9. Isi Disposisi : Diisi dengan pilihan yang telah ada kotak teks kolom isi disposisi 10. Catatan Disposisi : Diisi dengan tambahan disposisi Tanggal Disposisi : Diisi dengan tanggal disposisi dibuat/diputuskan. 12 Retensi : Diisi jangka waktu simpan sesuai umur yang terdapat pada daftar tabel jangka simpan. Kotak Pilihan Lembar Disposisi, merupakan kotak yang berfungsi untuk menentukan pilihan disposisi dengan cara melakukan "klik" panah disebelah kanan, sehingga keluar menu pilihan 1. Form Lembar Disposisi (Kepala Badan/Sekretaris Badan). Form isian untuk penanganan surat masuk untuk Kepala Badan/Sekretaris Badan hampir sama dengan form Input Data. Perbedaannya hanya pada bentuk format untuk tingkatan organisasi unit kerjanya. 2. Form Surat Keluar Menggunakan Kartu Kendali. Penyiapan surat tersebut 5 5 6

4 dilaksanakan sebagai tindak lanjut dari surat masuk yang diterima sebelumnya, atau merupakan realisasi program kegiatan unit kerja yang harus diawali dengan penyiapan surat keluar. Keterangan : Isian pada form kartu kendali, meliputi : Nomor Urut, Kode, Tanggal Masuk/Keluar dan Perihal. Pelaporan Rekapitulasi Surat Untuk luaran pada pelaporan rekapitulasi surat, gunakan menu pelaporan dengan cara klik menu tersebut, maka akan menampilkan beberapa pilihan seperti dijelaskan pada bagian menu. Misalnya untuk laporan tingkat Bagian, caranya klik menu laporan, pilih "Diteruskan ke"...maka akan muncul tampilan daftar isian. Pengoperasian Software Pengendalian Dokumen 1. Tampilan Logo Software. Dalam tampilan awal, dihadapkan pada tampilan logo software SIMOTO (Sistim Otomasi Perkantoran Sekretariat Badan Litbang Pertanian) dengan beberapa pilihan tampilan, sebagai berikut : - Lembar disposisi - Kartu kendali - Cetak Disposisi 2. Asesories Tampilan Pelengkap. Asesories yang dimaksudkan, meliputi : tanggal dan jam mulai melaksanakan proses pencatatan. Fasilitas pelengkap lainnya, seperti sarana membangun program Simoto, acuan kelengkapan dalam pengembangan program software pengendalian dokumen SIMOTO. Disamping itu juga fasilitas pelengkap berupa atribut "Explorer", digunakan sebagai perintah untuk melihat direktori, seperti file. Tampilan "Selesai" digunakan untuk keluar dari program software Simoto. 3. Fungsi tampilan sarana pengendalian 1) Lembar Disposisi. Tampilan ini berupa format blanko pengendalian, berfungsi melakukan pencatatan surat masuk sebagai pengganti buku agenda. Dalam tampilan, pencatat dihadapkan format lembar disposisi dengan pilihan kolom isian identifikasi informasi surat masuk. Format tampilan tersebut dimunculkan dengan melakukan "klik" pada bagian tampilan pilihan lem bar disposisi. Jenis tampilan menu pilihan lembar disposisi, terdiri dari : - Lembar disposisi (LD) Kepala Badan - Lembar disposisi Sekretaris Badan - Lembar disposisi Kepala Bagian - Lembar Disposisi Komisi Pembinaan Tenaga - Tampilan ini dilengkapi dengan kolom (tombol) dengan cara melakukan klik untuk kembali ke Menu Utama. 2) Kartu Kendali. Fungsi dari kartu kendali digunakan dalam proses pengajuan konsep maupun net konsep surat keluar sampai dengan proses akhir hingga sampai pada surat dikirim dan berkas-berkas arsipnya disimpan pada unit yang mempunyai fungsi pengolahan. Rangkaian tampilannya melalui menu utama dengan penentuan pilihan pada tampilan kartu kendali. Pada tampilannya, terdiri dari beberapa kolom yang semuanya difungsikan dalam monitoring pengendal ian. 3) Proses Cetak. Dalam proses pencetakan dari sarana pengendalian ini menggunakan slip printer yang disesuaikan peruntukannya dan melalui beberapa kali uji coba agar menemui ketepatan dalam melakukan pencetakan. Proses cetak ini dilakukan setelah pelaksanaan pencatatan melalui pengisian lembar disposisi sesuai dengan jenis pilihannya maupun kartu kendali selesai dilakukan. Setelah melakukan pencatatan, lakukan "klik" untuk kembali ke Menu Utama. Pada Menu Utama, lakukan "klik" pada kolom "Cetak Disposisi" dan ingat! pada nomor 5 5 7

5 urut pencatatan. Tahap selanjutnya akan muncul tampilan pilihan dalam "Menu Cetak Lembar Disposisi (Lembar Pengendalian). KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT Melihat dari keragaan serta aspek dimensi didalam implementasi pemanfaatan software pengendalian dokumen unit kerja lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian, ada beberapa hat yang perlu digarisbawahi menghadapi perkembangan aplikasi administrasi perkantoran ke dalam era teknologi informasi sesuai tuntutan berkembangnya permasalahan substansi unit kerja yang semakin kompleks dan beragam. KESIMPULAN Untuk menuju pada kesiapan menerima kehadiran teknologi informasi khususnya sistem pengendalian dokumen, perlu diciptakan kesiapan pengendalian konvensional dalarn implementasinya, Hal tersebut dimaksudkan dalam Iangkah implementasi lebih lanjut akan lebih memudahkan dalam menghadapi kendala yang muncul, terutama menyangkut proses transfer teknologi informasi. Bagaimanapun tingkat kemampuan teknologi informasi dalam pengendalian dokumen dihadirkan guna menunjang operasional substansi unit kerja, tanpa diimbangi dengan kesiapan implementasi konvensional, tujuan memetik manfaat aplikasi teknologi informasi perkantoran yang menyangkut keakurasian pengendalian akan sulit terwujud. Dari hasil pengamatan yang pernah dilakukan dalam uji coba software pengendalian dokumen unit kerja, selalu dihadapkan pada kelemahan dalam pengaplikasiannya. Hal tersebut terlihat dari pemanfaatan sarana pengelolaan secara optimal, mekanisme kerja sistem, penggunaan blanko pengendalian dalam memfungsikan maupun pengisiannya, terutama mengenai kinerja dan pelaku sistem. Perlu diketahui bahwa, keberadaan sumberdaya pengelolaan tersebut merupakan dasar utama mengantarkan keberadaan jaringan informasi konvensional ke dalam jaringan elektronik dalam pengadopsian teknologi informasi pengendalian dokumen. TINDAK LANJUT. Penyempurnaan dalam bentuk pengembangan software pengendalian dokumen dalam dilakukan dapat disesuaikan dengan kebutuhan para pengguna dari berbagai level manajemen organisasi pengendalian dalam unit kerja. Hal tersebut mencakup pemanfaatan informasi saat penciptaan dokumen, penggunaan dokumen aktif, dokumen in aktif sampai pada saat penyusutan. Karakteristik software dalam sempurnaan tersebut memiliki sifat dinamis yang memerlukan uji coba secara bertahap sesuai kebutuhan dan tuntutan perkembangan teknologi informasi pengendalian dokumen unit kerja. Konsistensi implementasi pengendalian dokumen hendaknya selalui diwujudkan melalui pemantauan dan evaluasi secara simultan Karena dalam penyempurnaan software selalu memproyeksiken keragaan manual dalam aplikasi pada setiap langkah pengendalian. Dalam aplikasi software pengendalian dokumen nampak unsur ketergantungan atas produk keragaan manual. Oleh sebab itu setiap aplikasi software pengendalian selalu melihat hasil implementasi secara konvensional. Untuk memperoleh gambaran sejauhmana implementasi yang dapat dilakukan pada software pengendalian dokumen, diperlukan uji coba diberbagai tingkatan unit kerja dengan kapasitas kendali dan keragaman permasalahan dokumen, agar keakurasian dalam pengendalian terakomodir. DAFTAR PUSTAKA Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan UNDANG-UNDANG NOMOR 7 ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (1981). Tata Kearsipan Dinamis. Abubakar Pola Klasifikasi Dinamis Kearsipan Modern, Jakarta : Jambatan PERTANIAN Panduan Operasional Software Otomasi Perkantoran 5 5 8

6 Tenru Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2006 PERTANIAN. 1992). Petunjuk Teknis Tata Ksearsipan PERTANIAN Panduan Sistem Penyimpanan Arsip PERTANIAN Evaluasi Implementasi Program Otomasi Perkantoran PERTANIAN Laporan Kajian Pengelolaan Administrasi Perkantoran Mendukung Program Kerja Badan Litbang Pertanian. DEPARTEMEN PERTANIAN KEPUTUSAN MENTERI PERTANIAN, Nomor 1095 tentang Pedoman Administrasi Perkantoran DEPARTEMEN PERTANIAN, BIRO ORGANISASI DAN TATA USAHA Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan PERTANIAN (2003), Penyempurnaan Software Pengendalian Dokumen Fasilitatif dan Substantif 5 5 9