BAB 2 TINJAUAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 TINJAUAN TEORI 2.1. Data, Informasi Dan Pengetahuan atau Knowledge Pengumpulan dan pengolahan data untuk menjadi sebuah informasi, kemudian untuk selanjutnya menjadi knowledge merupakan suatu bagian dari rutinitas perusahaan dalam rangka menjalankan kegiatan bisnis dan menghadapi persaingan yang semakin tajam. Namun demikian masih banyak perusahaan yang belum mengetahui bagaimana cara untuk mengelola data, informasi dan knowledge yang dimilikinya sehingga data, informasi dan knowledge itu mempunyai manfaat dan mempunyai nilai atau value. Hal ini dilatarbelakangi oleh ketidaktahuan perusahaan dalam membedakan dan memperlakukan data, informasi dan knowledge itu sendiri dan seringkali dengan bertambahnya data, informasi dan knowledge yang diperoleh perusahaan boleh jadi bertambahnya juga biaya atau cost yang harus dikeluarkan perusahaan dalam pengelolaannya. Dalam Knowledge Management, perbedaan antara data, informasi dan knowledge menjadi penting, karena ketidakjelasan pembedaan potensial menimbulkan inefisiensi dan kesalahan dalam penerapan Knowledge Management. Secara diagram Data, Informasi dan Knowledge dapat digambarkan sebagai berikut. 13

2 14 Data Information Knowledge Unorganized Numbers, N Words, S ounds, Images Organized Patterned Grouped Categorized Data Arranged/ Processed Into Meaningful Patterns Context Relevance Authenticity Experience Information Put into Productive Use, Made Actionable Gambar 2.1 Diagram Data, Information dan Knowledge (Maholtra, Yogest) Data Data merupakan fakta-fakta mentah yang antara lain berupa angka, tulisan, suara atau gambar yang disajikan tanpa suatu konteks dan juga tanpa disertai analisis dan interpretasi data. Contohnya adalah transaksi pembelian pada suatu toko, dimana dari transaksi tersebut si pemilik toko hanya memperoleh gambaran tentang produk apa yang dibeli, kapan dan jumlahnya berapa, dan tidak menjelaskan alasan kenapa pembeli membeli produk tersebut, memilih merek tertentu, jumlah dan mengapa pembeli berbelanja saat itu. Informasi Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan atau konteks yang mempunyai arti untuk membantu pengambilan keputusan.

3 15 Proses perubahan data menjadi informasi menurut Davenport dan Prusak (1998), dilakukan melalui beberapa tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu : Contextualized : memahami manfaat data yang dikumpulkan Categorized : memahami unit analisis atau komponen kunci dari data Calculated : menganalisis data secara matematik atau statistik Corrected : menghilangkan kesalahan atau error dari data Condensed : meringkas data dalam bentuk lebih singkat dan jelas Dari contoh sebelumnya, si pemilik toko akan memperoleh informasi dari data transaksi sebagai berikut : Konteks - pada jam-jam berapa atau hari apa saja terjadinya puncak penjualan Kategorisasi berdasarkan waktu, volume, jenis barang dan hasil penjualan (rupiah) Kalkulasi dengan metode statistik digambarkan berbagai pola yang mungkin muncul Koreksi mengidentifikasi dan menghilangkan data yang tidak relevan yang muncul, seperti penjualan pada hari libur, sehingga diperoleh gambaran yang lebih konsisten Meringkas menyimpulkan hasil perhitungan statistik yang sudah dilakukan, seperti puncak penjualan terjadi pada pukul , atau produk yang paling banyak terjual adalh minuman ringan merek tertentu.

4 16 Knowledge Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak. Knowledge juga didefinisikan sebagai informasi yang dapat ditindak lanjuti atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk bertindak atau actionable information, mengambil keputusan dan untuk menempuh arah atau strategi tertentu. Proses transformasi informasi menjadi knowledge menurut Davenport dan Prusak (1998) juga melalui 4 tahapan yang dimulai dengan huruf C, yaitu : Comparison : membandingkan informasi pada situasi tertentu dengan situasi-situasi yang lain yang telah diketahui Consequences : menemukan implikasi-implikasi dari informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan tindakan Connections : menemukan hubungan-hubungan bagian-bagian kecil dari informasi dengan hal-hal lainnya Conversations : membicarakan pandangan, pendapat serta tindakan orang lain terkait informasi tersebut.

5 Tipe Knowledge Dalam Organisasi Di dalam perusahaan knowledge merupakan aset dan kebanyakan perusahaan tidak bisa mengelola knowledge yang dimiliki dengan baik terutama knowledge yang dimiliki karyawannya dalam menjalankan proses bisnisnya, sehingga banyak perusahaan yang akhirnya tergantung pada karyawan, apabila karyawan tersebut pindah maka knowledge yang ada pada karyawan tersebut juga pindah tanpa ada yang tertinggal pada perusahaan tersebut. Selain itu, knowledge juga merupakan potensi yang sangat penting bagi perusahaan dalam menghadapi kompetisi yang semakin tajam dan mempunyai peranan dalam meningkatkan kemampuan karyawan dalam menghasilkan inovasi. Alasan-alasan itulah yang menyebabkan perusahaan perlu untuk mengelola segala knowledge yang dimilikinya. Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam perusahaan tersimpan dalam struktur seperti gambar dibawah ini. Gambar 2.2 Struktur (penyimpanan) knowledge didalam perusahaan (Delphi Group 1997)

6 18 Knowledge pada dasarnya tersimpan pada kepala manusia, dan tidak bisa secara mutlak diformulasikan dalam sekumpulan dokumen. Knowledge dibagi menjadi 2 tipe yaitu : Explicit, yaitu pengetahuan yang sudah terkodifikasi dalam bentuk dokumen atau bentuk lainnya yang disusun secara sistematis, atau berada pada sebuah proses sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Bentuknya dapat berupa dokumen, formula, kaset atau cd video dan audio, atau manual. Tacit, yaitu pengetahuan yang tersimpan pada kepala orang atau mind atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman dan perkerjaannya dalam bentuk intuisi, judjement, skill, values dan belief yang tidak mudah untuk memformulasikan dalam bentuk dokumen dan disebarkan dengan orang lain. Biasanya transfer tacit knowledge akan mengalami degradasi karena tidak mungkin pengetahuan yang ada pada orang bisa 100% ditransfer pada orang lain. Tacit Knowledge: Subjective and experiential knowledge that can not be expressed in words, sentences, numbers, or Formulas (Context -specific) Cognitive Skills: beliefs images perspectives mental models Explicit Knowledge: Objective and rational knowledge that can be expressed in words, sentences, numbers, or formulas (context - free) Theoretical approach Problem solving Manuals Database Technical Skills: craft know-how Source: Nonaka, I., HBR November-December 1991 Gambar 2.3 Hubungan antara Tacit dan Explicit Knowledge

7 Siklus Knowledge Kedua tipe knowledge tersebut, yaitu tacit dan explicit, oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) dipadukan melalui empat jenis proses konversi, yaitu : Sosialisasi, Eksternalisasi, Kombinasi dan Internalisasi atau yang sering disebut SECI Process (S: Sosialization, E: Externalization, C: Combination, I: Internalization). Tacit Explicit Tacit Socialization Teamwork Coaching Externalization Capturing Sharing Explicit Internalization Understanding Learning Combination Systemizing Classifying Gambar 2.4 Empat Model Konversi Knowledge (Nonaka dan Takeuchi,1995 The Knowledge Creating Company ) Tacit knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi dalam tim kerja atau teamwork dan pelatihan penyuluhan atau coaching. Kemudahan

8 20 seseorang untuk menghubungi rekan sekerja yang mempunyai kompetensi dan keahlian dalam satu bidang juga merupakan sesuatu yang penting dalam organisasi. Setelah itu, kita menerima dan membagikan knowledge kepada orang lain agar knowledge menjadi eksplisit. Proses tersebut dinamakan eksternalisasi. Knowledge yang telah diterima dan diserap kemudian disusun secara sistematis dan dikelompokan. Tahap ini dinamakan kombinasi. Pada akhirnya, knowledge yang bersifat eksplisit tersebut dapat dipelajari, dipahami dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu. Proses ini disebut internalisasi. Knowledge yang telah mengalami proses internalisasi, kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah kembali menjadi explicit knowledge, demikian seterusnya. Melalui siklus ini, dari waktu ke waktu asset knowledge organisasi akan menjadi semakin kaya dan berkembang Definisi Knowledge Management Definisi tentang Knowledge Management sangat beragam. Jika dilakukan pencarian tentang definisi Knowledge Management di internet, maka akan ditemukan puluhan bahkan ratusan definisi Knowledge Management. Definisi Knowledge Management kemungkinan besar akan bertambah seiring dengan semakin berkembang dan beragamnya pemahaman tentang Knowledge Management. Hingga saat ini, belum ada definisi standar Knowledge Management. Setiap pakar Knowledge Management mempunyai definisi masing-masing. Begitu pula setiap organisasi, juga mempunyai pendekatan yang berbeda terhadap Knowledge

9 21 Management. Ada yang menyebut Knowledge Management sebagai cara baru dalam memandang sebuah organisasi, kumpulan teknologi dan program baru, serta filosofi baru dalam manajemen. Ada pula yang menganggap sebagai nama baru dari cara-cara lama yang sebenarnya telah dilakukan sebelumnya. Berbagai definisi Knowledge Management dari berbagai tokoh sebagia berikut : Knowledge Management is the systematic, explicit, and deliberate building, renewal, and application of knowledge to maximize an enterprise's knowledge-related effectiveness and returns from its knowledge assets. - Wiig Knowledge Management is the process of capturing a company's collective expertise wherever it resides - in databases, on paper, or in people's heads - and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoff. - Hibbard Knowledge Management is getting the right knowledge to the right people at the right time so they can make the best decision. - Petrash Knowledge Management applies systematic approaches to find, understand, and use knowledge to create value. - O'Dell Knowledge Management is the explicit control and management of knowledge within an organization aimed at achieving the company's objectives. - Van der Spek Knowledge Management is the formalization of and access to experience, knowledge, and expertise that create new capabilities, enable superior

10 22 performance, encourage innovation, and enhance customer value. Beckman Knowledge Management is the systematic process of finding, selecting, organizing, distilling and presenting information in a way that improves an employee's comprehension in a specific area of interest. - Knowledge Management must provide a means to capture and leverage the knowledge that is embodied in the actions and experience of the people in an organisation so as to increase responsiveness and innovation. - (Delphi Consulting Group) Dari beberapa definisi Knowledge Management diatas, dapat disimpulkan bahwa Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan knowledge dalam perusahaan. Sehingga, knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan dan prosedur lengkap, beserta informasi tentang pengalaman, keahlian dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif, yang dimiliki perusahaan dengan bantuan teknologi informasi. Pengelolaan elemen sistem Knowledge Management ditujukan agar perusahaan menjadi selalu kreatif serta efisien. Sehingga, mempunyai daya saing tinggi untuk jangka waktu yang panjang.

11 Siklus Knowledge Management Create Capture Knowledge Refine Disseminate Manage Store Gambar 2.5 Siklus Knowledge Management Knowledge didalam Knowledge Management yang baik tidak akan pernah berakhir karena setiap waktu terjadi perubahan dan knowledge harus selalu di-update untuk menggambarkan perubahan yang terjadi itu sehingga hal ini yang menyebabkan jumlahnya selalu bertambah. Berikut adalah siklus Knowledge Management yang juga menggambarkan fungsi dari Knowledge Management itu sendiri, yaitu : 1. Create knowledge Knowledge diciptakan oleh orang untuk menentukan cara dalam melakukan hal-hal yang baru atau develop know-how dan terkadang knowledge tersebut didapat dari luar organisasi atau perusahaan. 2. Capture knowledge Knowledge baru harus diidentifikasi sebagai sesuatu yang berharga dan direpresentasikan sebagaimana adanya (in a reasonable way)

12 24 3. Refine knowledge Knowledge baru harus ditempatkan sesuai dengan konteks-nya sehingga knowledge baru ini actionable. Disinilah, tacit knowledge yang ada di dalam mind manusia harus dapat ditangkap dan juga harus disertai dengan fakta-fakta yang ada atau explicit facts. 4. Store knowledge Knowledge yang bermanfaat kemudian harus disimpan atau stored dalam suatu format didalam sebuah knowledge repository sehingga organisasi lain dapat mengaksesnya. 5. Manage knowledge Seperti perpustakaan, knowledge yang dimiliki harus tetap dijaga. Kemudian, knowledge tersebut harus direview untuk diverifikasi apakah knowledge tersebut masih relevan dan dibutuhkan. 6. Disseminate knowledge Format dari knowledge harus di buat sedemikian sehingga dapat digunakan oleh siapa saja yang membutuhkan didalam organisasi, dimana saja dan kapan saja Menangkap Tacit Knowledge Hal tersulit dari Knowledge Management adalah menangkap atau capture pengetahuan tacit. Alasanya adalah karena pengetahuan tacit mengandung unsurunsur seperti seperti ambisi yang sangat sulit ditransfer melalui teknologi dan

13 25 pengetahuan tacit itu selalu terikat dengan manusianya, sehingga sulit sekali untuk didigitalisasi. Oleh karena itu, berbagai cara dilakukan agar proses menangkap atau capturing pengetahuan tacit dapat berlangsung dengan baik. Proses capturing ini berkaitan erat dengan proses transfer, ada beberapa faktor penghambat yang mempengaruhinya diantaranya kemampuan dan tingkat komunikasi, bahasa, motivasi, dan kemauan untuk berbagi. Dan hambatan terbesar di dalam upaya melakukan transfer pengetahuan, yakni adanya kultur penghambat yang dinamakan dengan pertentangan atau frictions. Pertentangan ini akan menghambat dan memperlambat atau bahkan dapat mencegah berlangsungnya proses transfer pengetahuan. Berikut tabel tentang beberapa bentuk frictions dan cara mengatasinya. Tabel 2.1 Penghambat Proses Transfer Pengetahuan dan Cara Mengatasinya (Sumber : Davenport dan Prusak, 2000) Pertentangan Kemungkinan Jalan Keluarnya Membangun hubungan dan kepercayaan melalui Kurangnya kepercayaan pertemuan dengan tatap muka Menciptakan pemahaman yang sama melalui Perbedaan kultur, bahasa, referensi pendidikan, diskusi, publikasi, berkelompok, rotasi pekerjaan Menetapkan waktu dan tempat transfer Tiadanya waktu dan tempat pertemuan, ide pengetahuan: pekan, ruangan percakapan, sempit mengenai bekerja produktif laporan konferensi Status dan penghargaan terhadap pemilik Evaluasi kinerja dan menyediakan insentif pengetahuan berdasarkan atas berapa yang dibagi Mendidik karyawan agar lebih fleksibel Kurangnya kapasitas menyerap dari penerima menyediakan waktu untuk belajar Mendorong pendekatan non hierarki terhadap Kepercayaan bahwa pengetahuan merupakan pengetahuan; kulitas ide lebih penting daripada hak-hak istimewa kelompok tertentu status sumber Menerima dan menghargai kesalahan kreatif dan Tidak toleran terhadap kesalahan atau kebutuhan kolaborasi; tidak kehilangan status karena tidak membantu mengetahui segalanya.

14 26 Oleh karena itu, berbagai strategi dirancang agar proses penangkapan atau capturing dan transfer pengetahuan dapat berlangsung dengan baik, antara lain : Interview Merupakan tool yang paling sederhana, yaitu strategi dengan mewawancarai expert atau pemilik/sumber pengetahuan. Wawancara ini dapat dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada expert. Mendesain Ruang Percakapan Strategi ini telah dilakukan oleh IBM yang disebut dengan nama water cooler dan banyak perusahaan-perusahaan di Jepang yang diberi nama talk rooms. Strategi ini dimaksudkan untuk memfasilitasi para karyawan untuk saling bertemu dan bertukar pikiran secara informal sambil bersantai sehingga ruangan itu dijadikan sebagai tempat ajang berdiskusi dan juga sebagai tempat bertukar ide. Bagi knowledge worker, percakapan merupakan cara mengungkapkan apa yang mereka ketahui, berbagi dengan para koleganya dan didalam proses tersebut sering kali tercipta pengetahuan baru yang bermanfaat bagi perusahaan. Melakukan Pekan Pengetahuan atau Forum Terbuka Strategi ini telah dilakukan oleh perusahaan konsultan Ernst & Young, dimana para konsultan dan peneliti yang terpisah memamerkan informasi dan mendiskusikan pekerjaan mereka. Pekan pengetahuan ini merupakan salah satu metode transfer pengetahuan yang tidak terstruktur, namun memberikan kepada karyawan peluang untuk bebas berkeluyuran dan bergaul, dan juga

15 27 cukup waktu untuk berdiskusi. Berbeda misalnya dengan konferensi dan workshop dimana semuanya diatur dan terjadwal dengan ketat sehingga tidak ada waktu bagi peserta untuk berbicara mengenai apa yang mereka ingin bicarakan dan dengarkan. Mentoring Mentoring ini seringkali disusun perusahaan dan dilakukan untuk melakukan pentransferan tacit knowledge dimana karyawan senior diharapkan mau mentransfer pengetahuannya kepada yang lebih yunior. Namun demikian, dalam menangkap atau capture dan mentransfer tacit knowledge dapat dilakukan oleh perusahaan dengan banyak cara dan tidak ada satu cara yang terbaik. Dan diharapkan kesemua cara tersebut dapat menjamin proses capturing dan transfer tacit knowledge dapat berlangsung baik dan efektif Knowledge Management Ditinjau Dari Perspektif IT Infrastruktur Munculnya Knowledge Management adalah karena adanya perkembangan teknologi, terutama adalah perkembangan teknologi komputer dan perkembangan teknologi telekomunikasi. Keduanya saling mendukung munculnya Knowledge Management. Dengan tersedianya sarana atau infrastruktur teknologi informasi maka memungkinkan knowledge yang ada pada orang itu dikelola dan dipakai secara maksimal untuk meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan.

16 28 Perkembangan teknologi intranet atau internet dengan berbagai aplikasi didalamnya membuat teknologi ini menjadi basis utama pengembangan Knowledge Management Tool. Tujuan utama dari penggunaan teknologi intranet atau internet dalam Knowledge Management adalah untuk mendistribusikan knowledge melalui intranet atau internet yang memungkinkan knowledge yang dimiliki perusahaan dan karyawannya tersebar secara corporate wide dan menjadi milik kolektif perusahaan atau organisasi. Knowledge Management Tool biasanya terdiri dari tiga komponen utama, yaitu : komunikasi, kolaborasi, serta storage dan retrieval (Turban 2004). Teknologi Knowledge Management biasanya berupa gabungan atau sistem operasi dan aplikasi piranti lunak yang dibangun untuk memfasilitasi proses-proses dalam Knowledge Management. Jika mengacu pada siklus SECI yang dikembangkan oleh Nonaka, maka piranti lunak dikembangkan dan dirancang untuk dapat memfasilitasi dan mengakselerasi proses sosialisasi, ekternalisasi, kombinasi dan internalisasi. Peranan piranti lunak memiliki peranan yang signifikan dalam proses internalisasi yaitu individu mempelajari dokumen-dokumen knowledge yang sudah tersedia di Knowledge Management Tool, eksternalisasi berupa konversi dari tacit knowledge menjadi explicit knowledge dalam format digital dan kombinasi yaitu proses amplifikasi knowledge dengan memperluas akses ke seluruh pengguna Knowledge Management Tool. Piranti keras terdiri dari physical level dan network level dari Knowledge Management Tool. Physical level diwujudkan dalam bentuk repository system untuk menyimpan explicit knowledge atau rekaman tacit knowledge, sedangkan network

17 29 level mencakup jangkauan geografis sistem dan kapasitas transfer dari sistem (bandwith). Berbeda dengan repository data-data biasa, dalam knowledge repository juga tersimpan konteks bersama-sama dengan content itu sendiri. Berikut daftar dari beberapa teknologi informasi yang dibuat oleh Giraldo (2005) yang merupakan bagian dari Knowledge Management Tool : 1. Intranet-Internet 2. Portal 3. Data Warehousing 4. Document Management 5. Content Management 6. Search Engines 7. Messaging/ 8. Groupware atau Collaboration Technologies 9. Workflow and Tracking 10. E-Learning/Web-Multimedia-Computer Based Training Selain berfungsi sebagai media utama pendistribusian knowledge, penggunaan TI dalam Knowledge Management juga sangat berperan dalam mengeksekusi berbagai proses di Knowledge Management yaitu : Capture, generate atau akuisisi knowledge Kodifikasi knowledge Knowledge maintenance (validasi, pemeliharaan integritas knowledge) Keamanan atau Security dari knowledge Memonitor pemanfaatan knowledge

18 Knowledge Management Ditinjau Dari Perspektif Manusia Manusia bisa jadi merupakan harta yang sangat mahal karena mempunyai keahlian, kepandaian, inovasi dan kreatifitas. Kreatifitas yang ada pada diri manusia bisa memunculkan pengetahuan yang sebelumnya tidak terbayangkan. Knowledge Management merupakan suatu alat untuk mengelola pengetahuan dari sebuah organisasi atau perusahaan. Didalam Knowledge Management, manusia sebagai komponen dari sebuah organisasi atau perusahaan mempunyai beberapa peran yaitu : 1. Knowledge Management memperlakukan manusia atau people, terutama yang terkait dengan pengetahuanya, sebagai aset yang harus dikelola dengan baik sehingga mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap karyawannya. Manusia merupakan kombinasi antara pengetahuan, keahlian, inovasi dan kemampuan karyawan secara individu untuk mejalankan tugas-tugasnya. Juga termasuk nilai dari perusahaan, budaya dari perusahaan, filosofi dari perusahaan yang intinya adalah karena faktor manusia yang ada dalam perusahaan tersebut. Modal ini akan senantiasa melekat pada diri manusia dan tidak bisa secara mutlak dimiliki oleh perusahaan. (Edvinsson, Leif., S. Malone, Michael, 11). Kebanyakan perusahaan tidak bisa mengelola pengetahuan yang dimiliki karyawannya menjadi aset yang penting dalam menjalankan proses bisnisnya, sehingga banyak perusahaan yang akhirnya tergantung pada orang, apabila orang tersebut pindah maka pengetahuan yang ada pada orang tersebut juga pindah tanpa ada yang tertinggal pada perusahaan tersebut. Hal inilah

19 31 yang menjadi perhatian dari Knowledge Management, dimana pengetahuan baik itu karyawan, pelanggan dan bahkan pesaing harus dikelola dengan baik untuk mendukung meningkatkan kinerja perusahaan. Karyawan dari sebuah perusahaan boleh saja datang dan pergi, tetapi pengetahuan yang ada dalam perusahaan tidak boleh hilang begitu saja. Inilah peranan Knowledge Management. 2. Manusia yang merupakan komponen dari sebuah organisasi atau perusahaan mempunyai peran sebagai pelaku dari proses-proses yang ada di dalam Knowledge Management yang diterapkan. Kemudian, hal yang perlu menjadi perhatian dalam penerapan Knowledge Management adalah kesiapan sumber daya manusian dalam menggunakan dan memanfaatkan Knowledge Management, karena kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat yang harus dipenuhi sebelum sebuah teknologi atau sistem digunakan atau diterapkan dalam organisasi atau perusahaan. Betapa pun canggihnya teknologi atau sistem yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan, kegunaanya masih sangat tergantung kepada sumber daya manusia yang berada dibalik teknologi atau sistem itu. Sehingga manajemen diharapkan dapat meningkatkan kesiapan sumber daya manusia di dalam perusahaan dengan cara mendidik seluruh karyawannya untuk bisa menggunakan dan memanfaatkan semua knowledge yang dimiliki perusahaan yang terdapat didalam Knowledge Management agar dapat meningkatkan produktivitas, kreativitas dan inovasi dalam melakukan aktifitas pekerjaan.

20 Perbedaan Antara Document Management, Content Management dan Knowledge Management Ada tiga variasi manajemen informasi yang dikenal saat ini yaitu document management, content management dan knowledge management. Document Management merupakan aplikasi teknologi informasi yang dibangun untuk mengelola dokumen secara elektronik yang fungsi utamanya sebagai aplikasi penyimpan dokumen-dokumen organisasi. Mulai dari pengkategorisasian dokumen, otorisasi pengguna, pemisahaan dokumen per versi, pencarian perbedaan isi dokumen setiap versi yang berbeda hingga ke pencarian data pada dokumen. Pencarian data pada dokumen meliputi pencarian sederhana pada metadata dokumen, sampai pada pencarian isi dokumen. Content Management merupakan suatu proses pengelolaan dokumen beserta isinya yang dipublikasikan dengan memanfaatkan beragam aplikasi teknologi informasi dan komunikasi agar dapat dipergunakan oleh secara baik oleh segenap manajemen dan karyawan perusahaan yang membutuhkannya. Dalam operasionalnya, kerap dibentuk sebuah tim (dapat bersifat struktural, fungsional, proyek, atau penugasan khusus) yang secara khusus memiliki tanggung jawab untuk mencari, menyeleksi, menyusun, dan mendistribusikan sejumlah dokumen elektronik ke berbagai entiti organisasi melalui berbagai cara dan media, seperti: internet, website, telepon genggam, personal digital assistant, dan lain sebagainya. Sifatnya dikatakan statis dan pasif karena merupakan suatu proses tanpa interaksi karena aktivitas penyediaan konten dilakukan oleh suatu tim tertentu dan dikomunikasikan

21 33 secara satu arah, yaitu disusun oleh sebuah tim, dan dibaca oleh sejumlah komunitas yang membutuhkan. Berbeda dengan Knowledge Management yang merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap individu atau manusia sehingga harus ditemukan mekanisme penyebarannya informasi dan berbagi pengalaman agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam perusahaan. Oleh karena itulah dalam implementasinya yang terjadi adalah pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk mencari, membentuk, dan menyebarkan berbagai ide, gagasan, pengetahuan, dan pengalaman dari satu atau sekelompok orang ke satu atau sekelompok orang lainnya di dalam sebuah perusahaan. Teknologi yang dimaksud harus memungkinkan terjadinya interaksi dua atau multi arah antar berbagai manusia yang berniat untuk saling mempertukarkan pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya, sehingga dari hari ke hari terjadi proses pengoleksian atau peningkatan pengetahuan bagi masing-masing individu yang terlibat. Contoh aplikasi teknologi informasi yang terkait dengan konsep ini adalah intranet, /mailing list, corporate portal, web collaboration, tele conference, chatting, dan lain sebagainya.