USABILITY KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEB PADA PT. MEGA KONSTRUKSI NEW PONTIANAK

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2016, pp. 437~ USABILITY KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEB PADA PT. MEGA KONSTRUKSI NEW PONTIANAK Windi Irmayani Komputerisasi Akuntansi, AMIK BSI Pontianak Jl. Abdurrahman Saleh No. 18 A Pontianak windi.wnr@bsi.ac.id ABSTRAK Knowledge management system adalah sebuah sistem informasi yang berkembang sangat pesat. Knowledge management system bahkan diakatakan merupakan faktor penting dalam membangun sistem informasi di suatu perusahaan. Hal ini didasari dengan pentingnya perusahaan mengelola pengetahuan sebagai aset tak-kasat-mata (intangible). Melihat pentingnya hal tersebut, PT. Mega Konstruksi New Pontianak harus memiliki sistem informasi yang baik dan terupdate, untuk itu web knowledge management system perusahaan dibangun. Setelah menggunakan web ini, perusahaan harus mengukur performansi atau kinerja dari web tersebut. Untuk mengevaluasi apakah web yang telah dibuat sesuai dengan tujuan perusahaan dalam mengelola pengetahuan sebagai aset. Salah satu indikator pengujian yang dapat diimplementasikan adalah usability knowledge management system. pengujian usability menggunakan aplikasi spss untuk mevalidasi data dan mengukur data yang masuk. Hasilnya web knowledge management system yang dibangun untuk PT. Mega Konstruksi New Pontianak memiliki performansi atau kinerja yang baik dalam penggunaan dan perolehan informasi yang dibutuhkan. Kata Kunci: Usability, Knowledge, Knowledge Management System 1. Pendahuluan Knowledge management system berkembang pesat dan kini seringkali dibicarakan di banyak forum ilmiah. Knowledge management system juga dikatakan sebagai salah satu pilar utama dalam membangun sistem informasi di suatu perusahaan. Sistem informasi yang dapat didukung oleh knowledge management system antara lain, customer relationship management, supply chain management dan enterprise resource planning. PT. Mega Konstruksi New Pontianak merupakan salah satu perusahaan konstruksi di Pontianak yang telah dibuatkan knowledge management system berbasis web. Perusahaan menyadari bahwa untuk berkembang secara optimal dibutuhkan strategi pengelolaan dan penggunaan pengetahuan secara optimal dari aset intelektual yang mereka miliki. Disini butuh peran teknologi informasi untuk mendorong implementasi knowledge management yang efisien dan efektif. Dalam penelitian ini penulis mengukur kinerja web yang telah dibuat dengan mengambil indikator usability untuk mengetahui sejauh mana karyawan merasa bahwa sistem yang dibangun mudah untuk digunakan, apakah informasi yang dibutuhkan dalam sistem ini mudah untuk didapat dan bagaimana kinerja knowledge management system yang berjalan. 2. Metode Penelitian Sebelum membahas mengenai knowledge management, terlebih dahulu kita bahas beberapa macam dimensi dari pengetahuan itu sendiri (knowledge). Berikut beberapa dimensi dari pengetahuan (knowledge) yang juga penting untuk diketahui: Procedural Context Social Gambar 1. Pengetahuan Tacit Knowledge Explicit Individual Task Declarative Dimensi (Knowledge) Tacit Explicit Tacit dapat diartikan sebagai suatu substansi yang dapat diekspresikan secara implisit tanpa terang-terangan. Tacit knowledge dapat diartikan pengetahuan yang tersimpan Diterima 15 Februari, 2016; Revisi 24 Februari, 2016; Disetujui 15 Maret 2016

2 dalam diri seseorang dimana bahkan orang tersebut tidak menyadari akan pengetahuan yang dimilikinya. Kebalikan dari Tacit, Explicit diartikan sebagai sesuatu yang terekspresikan secara langsung dan tanpa ambiguitas. Individual Social Sudut pandang ini melihat bagaimana sebuah pengetahuan didapatkan. Dapat melalui pembelajaran dan pengalaman pribadi maupun dari interaksi sosial dalam organisasi. Procedural Declarative Dimensi ini melihat bagaimana suatu pengetahuan dipresentasikan. Pengetahuan yang deklaratif akan tertulis sebagai uraian tentang suatu hal, sementara pengetahuan prosedural berisikan langkah-langkah yang berurutan tentang penyelesaisan suatu masalah atau melakukan sesuatu. Task Context Suatu pengetahuan dapat berupa jawaban lugas terhadap tugas-tugas tertentu yang rutin sehari-hari dijalankan perusahaan. Terkadang ini bisa berupa aktivitas decisionmaking pada level strategis. Untuk itu perlu context dari suatu pengetahuan yaitu latar belakang, deskripsi situasi, dan atribut lain menjelaskan maksud dari pengetahuan itu sendiri Knowledge Management Pengetahuan tidak tercipta dengan sendirinya, tetapi melalui rancang bangun pengetahuan terdiri dari data, informasi, pegetahuan dan wisdom. Berbagai pendekatan yang menginginkan pengetahuan individu dapat tercipta, diperbesar atau diperluas dan dinilai dalam organisasi dilakukan beberapa langkah, dengan metode knowledge spiral SECI (Nonaka dan Takeuci, 1995). dengan melalui on-the-job training, berbagai pengalaman, pengamatan, imitasi, dan praktek jadi setiap karyawan dari suatu organisasi mempelajari keterampilan baru. b. Externalization proses dimana tacit knowledge diartikulsasikan ke dalam explicit knowledge dengan bantuan metafora dan analogi. Eksternalisasi dipicu oleh dialog dan refleksi kolektif. c. Combination merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi set yang substansi dari explicit knowledge yang ada. d. Internalization merupakan proses dimana explicit knowledge dikonversi menjadi tacit knowledge, ini biasanya terjadi ketika explicit knowledge dipraktekkan. Menurut Alavi dan Leidner (2001) Knowledge Management terdiri dari empat tahap yaitu: 1. Penciptaan pengetahuan (creating/ generating knowledge) 2. Penyimpanan pengetahuan (representing/ storing knowledge) 3. Pengguanaan pengetahuan (accesing/ using/re-using knowledge) 4. Penyebaran pengetahuan (disseminating/ transfering knowledge) 2.2. Indikator Kinerja Knowledge Management Knowledge management sendiri memiliki tiga domain utama yaitu: People, Process, dan Technology. Ketiganya menetukan keberhasilan implementasi knowledge management system. People Process Technology Gambar 2. The SECI Model (Nonaka dan Takeuci,19995) Gambar di atas menjelaskan empat proses dalam konversi pengetahuan sebagai berikut: a. Sozialication merupakan proses mengubah tacit knowledge menjadi tacit knowledge Gambar 3. Integrasi People, Process dan Technology Knowledge management dibangun dari pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang. Orang-orang yang memiliki pengetahuan mengelola pengatahuan tersebut dalam menganalisa dan menyelesaikan suatu permasalahan. Dalam pengelolaan pengetahuan diperlukan proses yang jelas agat tercipta budaya KNiST, 30 Maret

3 berbagi pengetahuan dalam organisasi. Aktivitas berbagi pengetahuan ini semakin baik pengolahannya dengan bantuan teknologi. Teknologi mengoptimalkan proses berbagi pengetahuan antara seseorang dengan lainnya. Akhirnya ketiga domain ini menjadi indikator pengukuran kinerja Knowledge management system yang telah berjalan. Pendekatan dari pengukuran knowledge management dapat berupa kuesioner, pengumpulan data dari sistem, ataupun interview dengan pimpinan perusahaan. Sebagai salah satu teknik pengumpulan data, kuesioner terhadap karyawan berguna untuk mendapatkan gambaran mengenai kapabilitas dan kinerja knowledge management yang berjalan. Hal ini dikarenakan pentingnya peran karyawan atau knowledge worker dalam aktivitas knowledge management. Pendekatan dapat berdasarkan 3 domain pada knowledge management yaitu people, process, dan technology. People Beberapa yang dapat diukur antara lain dari perilaku knowledge sharing, aktivitas knowledge sharing, kesadaran dan partisipasi dalam aktivitas. Process Beberapa yang dapat diukur antara lain dari kualitas pengetahuan, efesiensi akibat proses baru, insentif, kontributor. Technology Beberapa yang dapat diukur antara lain keterlibatan aktif, knowledge structure, dan usability. 3. Hasil dan Pembahasan Pengujian sistem yang digunakan oleh staf maupun karyawan PT. Mega Konstruksi New Pontianak berupa pertanyaan yang dirangkum dalam kuesioner yang disebarkan kepada karyawan. Kuesioner yang dibagikan berisikan beberapa pertanyaan mengenai performance atau kinerja dari web. Kuesioner menitikberatkan kepada indikator pengukur kinerja dari salah satu domain Knowledge management system yaitu technology. Peneliti menitikberatkan pada pengukuran usability untuk mengetahui sejauh mana karyawan merasa bahwa sistem yang dibangun mudah untuk digunakan, apakah informasi yang dibutuhkan dalam sistem ini mudah untuk didapat dan bagaimana kinerja web keseluruhan. Gambar 4. Use Case Diagram Web KMS PT. Mega Kosntruksi New Pontianak 3.2.Web Knowledge Management System Berikut beberapa tampilan web knowledge management system PT. Mega Konstruksi New Pontiaanak. 1. Antar Muka Administrator a. Halaman Login Halaman login menampilkan pemberitahuan bahwa untuk masuk kesistem pengguna harus melakukan proses login. Pada proses ini pengguna akan divalidasi sebagai administrator atau sebagai anggota. Gambar 5. Halaman Login 3.1.Permodelan Sistem Berikut permodelan visual Unified Modelling Language (UML) berbentuk use case diagram Knowledge management system PT. Mega Konstruksi New Pontianak. KNiST, 30 Maret

4 b. Halaman Utama Administrator f. Halaman Tambah Kategori Gambar 6. Halaman Utama Administrator c. Halaman Kelola Data Gambar 10. Halaman Tambah Kategori g. Halaman Kelola Data Proyek Gambar 7. Halaman Kelola Data d. Halaman Tambah Gambar 11. Halaman Kelola Data Proyek h. Halaman Tambah Proyek Gambar 8. Halaman Tambah e. Halaman Kelola Data Kategori Gambar 12. Halaman Tambah Proyek i. Halaman Lihat Detail Proyek Gambar 9. Halaman Kelola Data Kategori Gambar 13. Halaman Lihat Detail Proyek KNiST, 30 Maret

5 j. Halaman Kelola Aksi n. Halaman Kelola Diskusi Gambar 14. Halaman Kelola Aksi Gambar 18. Halaman Kelola Diskusi k. Halaman Tambah Aksi o. Halaman Tambah Diskusi Gambar 15. Halaman Tambah Aksi l. Halaman Kelola Artikel Gambar 19. Halaman Tambah Diskusi p. Halaman Utama Gambar 16. Halaman Kelola Artikel m. Halaman Tambah Artikel Gambar 20. Halaman Utama q. Halaman Pengetahuan Gambar 17. Halaman Tambah Artikel Gambar 21. Halaman Pengetahuan KNiST, 30 Maret

6 r. Halaman Artikel Gambar 22. Halaman Artikel s. Halaman Diskusi Gambar 23. Halaman Diskusi t. Halaman Komentar Tabel.1. Descriptive Statistics N Minim um Maximu m Mean Std. Deviation Valid N (listwise) 10 Responden terdiri dari 10 karyawan PT. Konstruksi New Pontianak. 10 hasil kuesioner yang dibagikan dan dikembalikan valid dan dapat dijadikan data perhitungan. Perhitungan dilakukan menggunakan aplikasi spss. Berikut hasil perhitungannya: Tabel.2. Jawaban Pertanyaan Pertama Gambar 24. Halaman Komentar 3.3.Usability Knowledge Management Pengukuran kinerja web Knowledge Management System PT. Mega Konstruksi New Pontianak diukur menggunakan data kuesioner yang disebar kepada karyawan. Data kuesioner yang didapat dihitung menggunakan aplikasi SPSS untuk mendapatkan validasi data untuk dianalisis. Berikut hasil perhitungannya: Pertanyaan pertama berisikan kepuasan responden terhadap kemudahan sistem. Pada pertanyaan pertama diantara 10 responden 10% orang menjawab kurang setuju, 30 orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Tabel.3. Jawaban Pertanyaan Kedua Pertanyaan kedua berisikan apakah penggunaan aplikasi ini sangat sederhana. Pada pertanyaan kedua diantara 10 responden 40% KNiST, 30 Maret

7 orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Tabel 8 Jawaban Pertanyaan Ketujuh Tabel.4. Jawaban Pertanyaan Ketiga Pertanyaan ketiga berisikan apakah karyawan dapat menyelesaikan tugas secara efektif ketika menggunakan sistem. Pada pertanyaan ketiga diantara 10 responden 10% orang menjawab kurang setuju, 50% orang menjawab setuju dan 40% lainnya menjawab Pertanyaan ketujuh berisikan apakah sistem ini mudah dipelajari. Pada pertanyaan ketujuh diantara 10 responden 20% orang menjawab setuju dan 80% lainnya menjawab Tabel 9 Jawaban Pertanyaan Kedelapan Tabel.5. Jawaban Pertanyaan Keempat Pertanyaan keempat berisikan apakah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat menggunakan aplikasi ini. Pada pertanyaan keempat diantara 10 responden 30% orang menjawab setuju dan 70% lainnya menjawab Pertanyaan kedelapan berisikan apakah karyawan yakin bisa lebih produktif ketika menggunakan sistem ini. Pada pertanyaan kedelapan diantara 10 responden 40% orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Tabel 10 Jawaban Pertanyaan Kesembilan Tabel.6. Jawaban Pertanyaan Kelima Pertanyaan kelima berisikan apakah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan efisien menggunakan sistem ini. Pada pertanyaan kelimat diantara 10 responden 60% orang menjawab setuju dan 40% lainnya menjawab Pertanyaan kesembilan berisikan apakah saat terjadi error, sistem ini memberikan pesan pemberitahuan tentang langkah yang karyawan lakukan untuk mengatasi masalah. Pada pertanyaan kesembilan diantara 10 responden 40% orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Tabel 11 Jawaban Pertanyaan Kesepuluh Tabel 7 Jawaban Pertanyaan Keenam Pertanyaan keenam berisikan apakah karyawan merasa nyaman menggunakan sistem ini. Pada pertanyaan keenam diantara 10 responden 40% orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Pertanyaan kesepuluh berisikan apakah kapanpun karyawan membuat kesalahan, mereka bisa memperbaikinya dengan cepat dan mudah. Pada pertanyaan kesembilan diantara 10 responden 30% orang menjawab setuju dan 70% lainnya menjawab KNiST, 30 Maret

8 Tabel 12 Jawaban Pertanyaan Kesebelas Tabel 16 Jawaban Pertanyaan Kelimabelas Pertanyaan kesebelas berisikan apakah informasi yang disediakan sistem ini cukup jelas. Pada pertanyaan kesembilan diantara 10 responden 20% orang menjawab setuju dan 80% lainnya menjawab Tabel 13 Jawaban Pertanyaan Keduabelas Pertanyaan kelimabelas berisikan apakah pengorganisasian informasi yang ditampilkan cukup jelas. Pada pertanyaan kelimabelas diantara 10 responden 50% orang menjawab setuju dan 50% lainnya menjawab Tabel 17 Jawaban Pertanyaan Keenambelas Pertanyaan keduabelas berisikan apakah sangat mudah mencari informasi di aplikasi ini. Pada pertanyaan kesembilan diantara 10 responden 20% orang menjawab setuju dan 80% lainnya menjawab Tabel 14 Jawaban Pertanyaan Ketigabelas Pertanyaan keenambelas berisikan apakah tampilan sistem ini sangat enak dilihat. Pada pertanyaan kelimabelas diantara 10 responden 20% orang menjawab setuju dan 80% lainnya menjawab Tabel 18 Jawaban Pertanyaan Ketujuhbelas Pertanyaan ketigabelas berisikan apakah informasi yang diberikan oleh sistem ini sangat mudah dipahami. Pada pertanyaan ketigabelas diantara 10 responden 20% orang menjawab setuju dan 80% lainnya menjawab Tabel 15 Jawaban Pertanyaan Keempatbelas Pertanyaan ketujuhbelas berisikan apakah karyawan menyukai penggunaan antarmuka aplikasi ini. Pada pertanyaan ketujuhbelas diantara 10 responden 30% orang menjawab setuju dan 70% lainnya menjawab Tabel 19 Jawaban Pertanyaan Kedelapanbelas Pertanyaan keempatbelas berisikan apakah informasi yang disediakan efektif membantu menyelesaikan pekerjaan karyawan. Pada pertanyaan ketigabelas diantara 10 responden 40% orang menjawab setuju dan 60% lainnya menjawab Pertanyaan kedelapanbelass berisikan apakah sistem ini memberikan semua fungsi dan kapabilitas yang karyawan perlukan. Pada pertanyaan kedelapanbelas diantara 10 responden 50% orang menjawab setuju dan 50% lainnya menjawab KNiST, 30 Maret

9 Tabel 20 Jawaban Pertanyaan Kesembilanbelas Pertanyaan kesembilanbelass berisikan apakah secara keseluruhan karyawan puas dengan kinerja sistem ini. Pada pertanyaan kedelapanbelas diantara 10 responden 30% orang menjawab setuju dan 70% lainnya menjawab 4. Kesimpulan Dari pembahasan pengukuran usability di atas dapat diambil kesimpulan bahwa: 1. Web Knowledge management system PT. Mega Konstruksi New Pontianak yang dibangun mudah untuk digunakan. 2. Informasi yang dibutuhkan dalam web Knowledge management system PT. Mega Konstruksi New Pontianak ini mudah untuk didapat. 3. Knowledge management system PT. Mega Konstruksi New Pontianak yang berjalan memiliki kinerja yang baik. Referensi E. Meilinda. (2015). Knowledge Management System Berbasis Web Pada PT. Mega Konstruksi New Pontianak Menggunakan Metode ACWA (Applied Cognitive Work Analysis) Dan Pendekatan Metode Specific Actions. Jakarta: Pascasarjana STMIK Nusa Mandiri Jakarta. M. Alavi. And D. Leidner (2001). Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quaterly Vol.25, pp R. Nur Imansyah. (2010). Pengukuran Nilai dan Performansi Knowledge Management. Jakarta: Universitas Bina Nusantara. KNiST, 30 Maret