Pengantar Knowledge Management Untuk Kementerian PPN/BAPPENAS dan TRP

Transkripsi

1 Pengantar Knowledge Management Untuk Kementerian PPN/BAPPENAS dan TRP Ir. Moh. Haitan Rachman MT. E : haitan.rachman@multiforma.co.id haitan.rachman@gmail.com W : haitanrachman.wordpress.com 1

2 AGENDA 1. Pengantar Knowledge Management 2. Knowledge Mapping 3. Knowledge Portal 4. Knowledge Management Reformasi Birokrasi Indonesia 5. Knowledge Management Kementerian PPN/BAPPENAS dan TRP 2

3 PENGANTAR KNOWLEDGE MANAGEMENT 3

4 2 Disiplin Sangat Berkembang KNOWLEDGE MANAGEMENT INNOVATION MANAGEMENT 4

5 Lingkungan 5

6 Teknologi 6

7 Perhatian Era Pengetahuan : KEHILANGAN PENGETAHUAN Saya membawa pengetahuan saya mati atau pindah pekerjaan. 7

8 Tanpa Strategi Pengetahuan Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman Kita akan kehilangan peluang untuk tumbuh dan peningkatan pelayanan publik Kita akan kehilangan visi dan misi Saya membawa pengetahuan saya mati atau pindah pekerjaan 8

9 Agenda pengetahuan Membuat pengetahuan dan proses pengetahuan lebih eksplisit. Pengembangan kerangka kerja strategis untuk memandu eksploitasi pengetahuan - dalam produk, jasa dan proses. Pengenalan metode yang lebih sistematis untuk manajemen pengetahuan. 9

10 Pengertian Data Berkaitan dengan himpunan fakta Satu unit data terdiri dari dua eleman, yaitu nama dari atribut dan nilai dari atribut. Beberapa contoh : atribut nomor hp; nilai ; atribut nama pegawai; nilai Haitan; atribut alamat ; nilai haitan.rachman@gmail.com; 10

11 Pengertian Informasi Himpunan fakta (data) dengan mempunyai relasi-relasinya di antara fakta-faka tersebut. Relasi biasanya disajikan dalam bentuk : jika kondisi maka fakta Atribut harga mobil paling murah, jika harganya dibawah 75 juta; harga menengah jika harganya di antara 75 juta sampai 130 juta; dan harga mahal jika lebih dari 13 juta Jika harga < 75 juta maka tingkat = murah Jika harga >= 75 juta dan harga < 130 juta maka tingkat menengah Jika harga >= 130 juta maka tingkat = mahal 11

12 Pengertian Pengetahuan merupakan campuran dari pengalaman, nilainilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam pikiranpikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya pada dokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitan dengan organisasi Davenport and Prusak 12

13 Tipe Pengetahuan Tacit knowledge adalah pengetahuan yang dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain, ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan lainnya. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit knowledge yang didokumentasikan. 13

14 SECI Model - Transfer Pengetahuan 14

15 Transfer pengetahuan Sosialisasi. Individu memiliki kekayaan pengetahuan tacit yang mereka berbagi dengan anggota organisasi lainnya. Ini pertukaran pengetahuan mungkin menjadi satu-ke-satu, satu-kebanyak, atau interaksi banyak-ke-banyak. Secara tradisional, sama tempat / waktu yang sama face-to-face pertemuan telah menjadi media untuk pertukaran. Eksternalisasi. Pengetahuan eksplisit adalah pengetahuan yang disimpan pada disk komputer, kertas, audio atau video,, dll. Organisasi secara tradisional mendokumentasikan prosedur operasi standar, dibuat laporan periodik, 'kertas putih', dll 15

16 Transfer Pengetahuan (lanjutan) Kombinasi. Interaksi ataupun transfer pengetahuan eksplisit ke bentuk eksplisit lainnya. internalisasi Ini bentuk penciptaan pengetahuan tergantung pada kemampuan individu dari informasi yang eksplisit. Internalisasi yang berhasil adalah memperlihatkan fungsi dari atribut individu pengertian-pembuat, termasuk keahlian personal, pengalaman, dan pola pikir. 16

17 Pengertian Knowledge Management Knowledge Management (KM) adalah pendekatan terintegrasi untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan dan menciptakan pengetahuan untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, layanan dan pertumbuhan yang berkaitan dengan organisasi. 17

18 Proses Knowledge Management Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja, mentrasnformasikan organisasi... Dari belajar dan inovasi secara "episodik ;... Menuju belajar dan inovasi terus-menerus 18

19 Knowledge Management Processes Create Identify Apply Classify Share Store 19

20 Tujuan KM Framework Memperjelas elemen-elemen penting dari KM untuk keberhasilan organisasi Memberikan pemahaman dengan mudah terhadap KM Memperjelas faktor-faktor kritis untuk keberhasilan pengembangan KM 20

21 KM Framework 21

22 Manfaat Knowledge Management Hasil yang diharapkan dari Knowledge Management (KM) adalah untuk meningkatkan kemampuan individu, tim, dan organisasi dan dengan demikian dapat meningkatkan kapasitas sosial Bersama-sama, hasil ini akan memacu peningkatan produktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusi terhadap pertumbuhan organisasi. 22

23 Implementasi Knowledge management Structuring and Mapping Knowledge Needed to Enhance Performance B Capturing and reusing structured knowledge C Identifying Sources and Networks of Expertise A KM D Capturing and sharing lessons learned from practice Synthesizing and Sharing Knowledge from External Sources G F E Measuring and Managing the Economic Value of Knowledge Embed Knowledge in Products and Processes 23

24 Proses Penerapan KM Building KM Team Indentifying KM Project Finding Leaders and Experts Capturing & Training Knowledge Building KM System Selecting KM Tools KM Deployment KM Assessment & Feedback 24

25 Metoda dan Tool Non IT 1. Brainstorming 2. Learning and Idea Capture 3. Peer Assist 4. Learning Reviews 5. After Action Review 6. Storytelling 7. Collaborative Physical Workspace 8. Knowledge Management Assessment 9. Knowledge Café 10. Communities of Practice 11. Taxonomy 25

26 Metoda dan Tool IT 1. Document Management System 2. Knowledge Bases (Wikis, etc.) 3. Blogs 4. Social Network Services 5. Voice and Voice-over-Internet Protocol 6. Advanced Search Tools 7. Building Knowledge Clusters 8. Expertise Locator / Who's Who 9. Collaborative Virtual Workspaces 26

27 Highly Recommended Tools Non-IT Methods and Tools 1. Knowledge Worker Competency Plan 2. Knowledge Mapping 3. KM Maturity Model IT Methods and Tools 1. Knowledge Portal 2. Digital Asset Management 3. Video Sharing 27

28 KNOWLEDGE MAPPING 28

29 Apa itu Knowledge Mapping? Knowledge Mapping menggambarkan pengetahuan apa yang digunakan dalam proses, dan bagaimana mengalir di seluruh proses. Ini adalah dasar untuk menentukan kesamaan pengetahuan, atau daerah di mana pengetahuan yang sama digunakan di beberapa proses. Pada dasarnya, peta pengetahuan proses berisi informasi tentang pengetahuan organisasi. Ini menggambarkan siapa yang memiliki pengetahuan (diam-diam), di mana pengetahuan berada (infrastruktur), dan bagaimana pengetahuan ditransfer atau disebarluaskan (sosial). (IBM Global Services-Teknik Paper, 2000) 29

30 Penggunaan knowledge map 1. Kompilasi perusahaan pencari-internal dan eksternal sumber-km Yellow Pages 2. Mengidentifikasi peluang untuk menggunakan kembali informasi 3. Cari terjadi secara alamiah pengetahuan pelayan 4. Mengidentifikasi dependensi pengetahuan dalam lintas-fungsional kelompok kerja 5. Mengkategorikan nilai tambah penduduk informasi dalam organisasi Anda 6. Mengidentifikasi peluang berbagi pengetahuan 7. Untuk mengembangkan Community of Practices (CoP) 8. Buat alat pengetahuan yang membantu pengguna menemukan apa yang mereka butuhkan (misalnya Agricultural Trade Programming Tool). 30

31 TACTIC STRATEGIC Knowledge Mapping: Dimana fokus? 1. Peta Pengetahuan Perusahaan - tingkat: Strategis bisnis, teknis, pengetahuan pasar Menentukan"kekuatan" organisasi Mengidentifikasi daerah-daerah untuk memfokuskan upaya KM 2. Peta Pengetahuan Lintas-fungsional - antara divisi / bisnis tingkat kelompok Operasional penilaian pengetahuan 1. Kelompok kerja / proses Peta Pengetahuan: Pengetahuan taktis dan operasional yang diterapkan untuk memproses keunggulan, inovasi, hubungan pelanggan 31

32 Tipe knowledge map Enterprise Knowledge Map (Strategic Level) Process Knowledge Map (Tactic Level) Cross-Functional Knowledge Map (Strategic Level) 32

33 Competency Knowledge Management Knowledge Directory Competency-1 Competency-2 Competency-3 Competency-4 Competency-5 Competency-6 Competency Directory Job-A Job-1 Job-B Job-2 Job-C Job-3 LEARNING GARDEN FRAMEWORK By Moh. Haitan Rachman 33

34 Product Knowledge Management Knowledge Directory Phase Phase Phase Phase Objectives Objectives Objectives Objectives Job-B Job-C Job-A CYCLE PROCESS FRAMEWORK By Moh. Haitan Rachman 34

35 Customer Knowledge Management Product Competitor Problem Report Customer/ Intermediary Supplier Contact Person Employee 35

36 Knowledge Mapping Tools 1. Mind-Mapping 2. Business Process Diagram 3. Entity-Relationship Diagram 36

37 KNOWLEDGE PORTAL 37

38 Model Penyebaran Tradisional 38

39 Penyebaran dgn Komputer 39

40 Model Knowledge Portal 40

41 KNOWLEDGE MANAGEMENT REFORMASI BIROKRASI INDONESIA 41

42 Peraturan Menteri Negara PEDOMAN PELAKSANAAN PROGRAM MANAJEMEN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 14 TAHUN

43 Tujuan KM NOMOR 14 TAHUN 2011 Membantu Unit Pengelola Reformasi Birokrasi Nasional (UPRBN) dalam mengelola forum manajemen pengetahuan Memberikan pemahaman kepada Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah mengenal Knowledge Management Mendorong Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk berpatisipasi aktif dalam knowledge sharing yang dapat dimanfaatkan dalam perumusan kebijakan dan benchmarking pelaksanaan reformasi birokrasi 43

44 Kerangka Kerja Manajemen Pengetahuan 44

45 Proses KM 45

46 Knowledge Management In e-government 46

47 KNOWLEDGE MANAGEMENT KEMENTERIAN PPN/ BAPPENAS dan TRP 47

48 Visi Kementerian PPN/Bappenas Mewujudkan lembaga perencana yang handal, kredibel, dan proaktif untuk mendukung pencapaian tujuan berbangsa dan bernegara Catatan: HURUF MERAH mengandung Knowledge Management 48

49 Misi Kementerian PPN/Bappenas 1. Menyusun rencana pembangunan nasional yang berkualitas dalam rangka: a) mengintegrasikan, memadukan (sinkronisasi), dan mensinergikan baik antardaerah, antarruang, antarwaktu, dan antarfungsi pemerintah, maupun antara pusat dengan daerah; b) Mewujudkan keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan; c) Mengoptimalkan partisipasi masyarakat; d) menggunakan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan dan berkelanjutan. 2. Melakukan pemantauan dan evaluasi kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional, kajian dan evaluasi kebijakan yang berkualitas terhadap permasalahan pembangunan, sebagai masukan bagi proses perencanaan berikutnya dan atau untuk perumusan kebijakan pembangunan di berbagai bidang. 3. Melakukan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas-tugas Kementerian PPN/Bappenas. Catatan: HURUF MERAH mengandung Knowledge Management 49

50 Diagram Catatan: mengandung Knowledge Management 50

51 Roadmap KM- Kementerian PPN/Bappenas KM Kementerian PPN/Bappenas+ Nasional KM Deputi- Deputi KM Kementerian PPN/Bappenas KM Deputi KM Direktorat 51

52 Pengembangan KM Direktorat TRP Pengembangan K-Map Direktorat TRP Pengumpulan Pengetahuan K-Map Direktorat TRP Lokakarya, Kajian, Artikel, Diskusi (CoP, Knowledge Café) TRP PORTAL KM berdasarkan K-Map Direktorat TRP Digital Asset Management - Direktorat TRP ROADMAP KM DIREKTORAT TRP SOP DAN KEBIJAKAN KM DIREKTORAT TRP Buletin, Leaflet (e-publication) Direktorat TRP Website Direktorat TRP enewsletter & Mailing List Direktorat TRP 52

53 Tool Non IT KM Direktorat TRP 1. Knowledeg Mapping 2. Learning Reviews 3. After Action Review 4. Knowledge Management Assessment 5. Knowledge Café 6. Communities of Practice 7. Taxonomy 53

54 Tool IT Direktorat TRP 1. Knowledge Portal 2. Digital Asset Management 3. Document Management System 4. Blogs 5. Social Network Services 6. Video Sharing 7. Building Knowledge Clusters 8. Expertise Locator / Who's Who 9. Collaborative Virtual Workspaces 54

55 Terimakasih... Ir. Moh. Haitan Rachman MT. E : haitan.rachman@multiforma.co.id haitan.rachman@gmail.com W : haitanrachman.wordpress.com 55