BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 9 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Menurut McLeod (2001, p11), sistem adalah elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud untuk mencari suatu tujuan, dimana unsur-unsur dari sistem meliputi input, tekransformasi, output, mekanisme pengendalian, tujuan dan umpan balik. Menurut O Brien (2004, p8), adalah kelompok komponen yang saling terintegrasi yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama dengan menerima input dan memproduksi output dalam sebuah proses transformasi yang terorganisasi. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok atau lebih elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama. 2.2 Informasi Menurut McLeod (2001, p15), informasi adalah data yang telah diproses sehingga lebih berarti dan lebih bermanfaat bagi pemakai tertentu. Menurut O Brien (2004, p13), informasi adalah data yang telah diolah mempunyai arti dan berguna secara konteks untuk end user tertentu. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan kebutuhannya..

2 Sistem Informasi Menurut Sastradipoera (2001, p30), sistem informasi merupakan seperangkat prosedur yang terorganisasi dengan sistematik yang jika dilaksanakan akan menyelesaikan informasi yang dapat dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan dan proses pengawasan. Menurut O Brien (2004, p7), sistem informasi dapat berupa kombinasi terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data yang mengumpulkan, mengubah dan menghasilkan informasi dalam suatu organisasi. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, menyimpan, memanipulasi, mengubah, menghasilkan informasi, sehingga dapat mendukung satu atau lebih kerja sistem. 2.4 Jaringan Komunikasi Jaringan komunikasi merupakan sebuah sistem yang mampu menghubungkan dan menggabungkan beberapa titik komunikasi menjadi satu kesatuan yang mampu berinteraksi antara satu dengan lainnya. Menurut Stallings (2000, p153), jaringan komunikasi adalah fasilitas yang menampilkan layanan transfer data di antara perangkat-perangkat yang terpasang ke jaringan Internet Menurut Laudon (2004, p282), internet adalah jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang merupakan kumpulan dari jaringan privat dan publik.

3 11 Menurut McLeod (2001, p73), internet mungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang, tetapi juga mencakup para pelanggan. Menurut Thompson (2003, p161), internet adalah jaringan dari jaringan dan merupakan kumpulan dari jaringan komputer yang berhubungan. Internet suatu fenomena perubahan dalam komputer dan telekomunikasi (O Brien, 2004, p107). Menurut Anonymous (3), Internet secara umum adalah kumpulan dari jaringan komputer yang terhubung dan bekerja sebagai suatu sistem. Sedangkan pengertian Internet secara khusus adalah suatu jaringan komputer terbesar di dunia karena menghubungkan seluruh jaringan komputer yang ada di dunia ini. Jadi dapat disimpulkan bahwa internet adalah kumpulan dari jaringan komputer internasional baik privat maupun publik Intranet Menurut Laudon (2004, p23), intranet merupakan suatu jaringan internal yang berdasarkan pada teknologi internet dan World Wide Web (WWW). Intranet dapat membantu perusahaan untuk menciptakan suatu lingkungan yang lebih kaya dan lebih responsif terhadap informasi. Aplikasi internal perusahaan yang berbasiskan web dapat dibuat interaktif dan digunakan berbagai media, teks, audio, video. Dibuat tersedia melalui intranet, dokumen dapat selalu up-to-date, sehingga menghapuskan biaya kertas, cetak, dan biaya distribusi. Intranet adalah jejaring internal perusahaan yang menggunakan arsitektur, protokol dan aplikasi yang sama seperti Internet. (Anonymous (9)).

4 12 Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa intranet merupakan jaringan internal suatu perusahaan yang melalui teknologi internet dapat di akses oleh pihak yang memiliki izin Ekstranet Extranet adalah sebuah kelanjutan dari intranet perusahaan yang mengkaitkan jaringan internal satu perusahaan dengan jaringan internal supplier mereka maupun pelanggan mereka. (Anonymous (6)). Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. (Anonymous (2)) 2.5 World Wide Web (WWW) World Wide Web merupakan suatu jaringan global dari multimedia internet untuk menyediakan informasi, pendidikan, e-business, dan e-commerce (O Brien, 2004, p113). WWW adalah ruangan informasi di internet, tempat dokumen hypermedia disimpan dan dapat diambil melalui suatu skema alamat yang unik. WWW bukan hanya sekedar menangani materi text, tetapi juga mampu menyimpan dan mengambil hypermedia/multimedia yang terdiri dari text, grafik, audio dan video (McLeod, 2001, p75) Menurut Ellsworth (1998, p33), World Wide Web adalah jaringan yang luas dari dokumen-dokumen yang terhubung bersama, satu set protokol (aturan) yang menentukan bagaimana sistem bekerja dan mentransfer data, satu set ketentuan, dan satu bagian tubuh dari software yang membuatnya bekerja dengan halus.

5 HyperText Markup Language (HTML) Menurut Anonymous (8), HTML (HyperText Mark up Language) merupakan suatu metoda untuk mengimplementasikan konsep hypertext dalam suatu naskah atau dokumen. HTML sendiri bukan tergolong pada suatu bahasa pemrograman karena sifatnya yang hanya memberikan tanda (marking up) pada suatu naskah teks dan bukan sebagai program. Menurut Ellswort (1998, p45), HTML adalah sistem yang digunakan untuk membuat halaman-halaman dan dokumen-dokumen untuk ditampilkan di web. Dokumen HTML dapat dibuat di text editor standar apa saja, walaupun hal ini lebih mudah dilakukan dengan editor yang dirancang untuk membuat HTML. HTML (Hypertext Markup Language) merupakan bahasa program yang digunakan untuk menulis format dokumen yang dapat diakses dalam Web. Dengan menggunakan format HTML setiap dokumen yang dibuat dapat dibaca oleh semua sistem operasi dan tipe komputer yang ada di dunia. (Anonymous (7)). Menurut Sidik dan Pohan (2002, p9), dokumen HTML adalah file teks murni yang dapat di buat dengan editor teks sembarang. Dokumen ini dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface aplikasi di dalam internet. 2.7 Pengertian Portal Portal adalah aplikasi berbasis web. Aplikasi ini menyediakan akses suatu titik tunggal dari informasi online terdistribusi, seperti dokumen yang di dapat melalu pencarian, berita dan link ke situs khusus. Untuk memudahkan pengguna biasanya disediakan kemampuan pencarian dan pengorganisasian informasi.

6 14 Pada kenyataannya bila kita telusuri maka akan kita temukan berbagai macam portal di internet. Disamping itu pula portal juga dalam perkembangannya tidak hanya mendukung satu komunitas tapi beberapa komunitas. Portal juga mendukung berbagai macam servis atau layanan yang membedakannya dengan website HTML biasa. (anonymous (4)) Web portal adalah halaman web yang merupakan titik permulaan atau portal, kepada sumber lain di internet atau intranet. Portal Intranet juga dikenali sebagai enterprise information portals (EIP). Web portal biasanya menawarkan kemudahan yang khusus kepada pengguna mereka. (anonymous (5)) 2.8 Pengertian Organisasi Menurut Gibson, Donnelly, dan Invancevich (1995, p7), orang mendirikan organisasi karena alasan, bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak dapat kita capai secara perorangan. Jadi, apakah tujuannya untuk memperoleh suatu keuntungan, menyelenggarakan pendidikan, membantu perkembangan agama, meningkatkan pelayanan kesehatan, mengorbitkan manusia kebulan, memilih seorang kandidat/membangun sebuah stadion sepak bola, organisasi dapat melaksanakan pekerjaan itu. Organisasi dapat dicirikan oleh perilakunya yang terarah pada tujuan. Tujuan dan sasaran organisasi dapat dicapai lebih efisien dan efektif melalui tindakan-tindakan individu & kelompok yang diselenggarakan dengan persetujuan bersama. Menurut Sastradipoera (2001, p96), organisasi adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati.

7 15 Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan. Organisasi sangat perlu bagi masyarakat kita. Dalam dunia industri, pendidikan, pelayanan kesehatan, dan pengetahuan, organisasi telah memberikan keuntungan yang mengesankan bagi standar hidup kita dan pandangan kita tentang dunia. Menurut Sastradipoera (2001, p96), struktur organisasi menggambarkan segenap interaksi, menetapkan peranan, hubungan, sasaran dan ciri-ciri organisasi tersebut. Menurut Robbins (1998, p478), suatu struktur organisasi menjelaskan bagaimana suatu tugas diselesaikan, di kelompokkan, dan di koordinasikan. Menurut Gibson et al. (1995, pp15-16) untuk bekerja secara efektif dalam organisasi, para manajer harus memiliki pemahaman yang jelas tentang struktur organisasi. Dengan memandang suatu bagan organisasi, seseorang hanya melihat susunan posisi, tugas-tugas pekerjaan dan garis-garis wewenang dri bagian-bagian dalam organisasi. Struktur organisasi merupakan pola format kegiatan dan hubungan diantara berbagai sub-unit dalam organisasi. 2.9 Database Menurut Connolly (2005, p), database adalah suatu kumpulan data yang terkait secara logika, dan mendeskripsikan data tersebut, didesain untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Database adalah tempat penyimpanan data secara tunggal, memungkinkan tempat penyimpanan yang besar

8 16 dari data yang dapat digunakan secara bersamaan oleh beberapa bagian dan pemakai-pemakai lainnya. Menurut Laudon (2004, p221), database adalah kumpulan data yang terorganisir secara efisien untuk melayani banyak aplikasi disaat bersamaan dengan memusatkan data dan meminimalkan data redundancy. Menurut Thompson (2003, p75), database adalah kumpulan file yang saling berhubungan. Menurut C. J Date (2000, p10), database merupakan kumpulan dari data yang hampir tidak mengalami perubahan dan digunakan oleh aplikasi sistem pada beberapa perusahaan. Jadi dapat disimpulkan bahwa database merupakan kumpulan data maupun file yang saling berhubungan, yang diorganisir secara efisien Knowledge Management (KM) Knowledge Menurut Anonymous (3), pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, , e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia. Alat-alat pengetahuan bisa dalam berbagai bentuk, misalnya: dokumen, kertas, buku, percakapan, koran, , papan iklan, lukisan, imajinasi, dan apapun bentuknya yang bisa dimengerti dan yang mempunyai arti. Knowledge berlandaskan dari data dan informasi, tetapi tidak seperti data dan informasi, knowledge selalu dibatasi pada setiap individu dan knowledge menggambarkan suatu hubungan sebab akibat (Probst et al, 2000, p17)

9 Knowledge Management Knowledge Management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi sehingga knowledge mudah digunakan kapan pun diperlukan, oleh siapa saja sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetisinya (Widayana, 2005, p9). Knowledge Management mengelola seluruh elemen sistem berupa dokumen, basis data, kebijakan, dan prosedur lengkap beserta informasi tentang pengalaman, keahlian, dan kecakapan sumber daya manusia secara individu maupun kolektif yang dimiliki organisasi dengan bantuan teknologi informasi. Menurut Tiwana (2000, p5), knowledge management adalah organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan membangun keuntungan kompetitif. Knowledge management juga dapat memungkinkan pembuatan, komunikasi, dan aplikasi dari jenis knowledge untuk mencapai sasaran bisnis. Knowledge management juga dapat dikatakan sebagai sebuah proses untuk menangkap (to capture), menyimpan (to stay), dan mendistribusi (to distribute). Menurut Laudon (2004, p64), knowledge management adalah sekumpulan proses yang dikembangkan dalam sebuah organisasi untuk membuat, mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyebarkan knowledge. Menurut Thompson (2003, p291), knowledge management adalah kegiatan kritikal perusahaan yang membutuhkan perhatian khusus, kemampuan untuk menyebarkan knowledge dan keahlian dapat meningkatkan efektifitas organisasi.

10 18 Menurut Anonymous (3), Management pengetahuan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten. Menurut Anonymous (3), KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten. Jadi dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu proses mengumpulkan, menyimpan, dan mendistribusikan knowledge termasuk menyebarkan keahlian yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi dalam mencapai sasaran organisasi Dari Data, Informasi, hingga Knowledge Menurut Widayana (2005, pp12-14), risiko persaingan bisnis yang dihadapi saat ini semakin kompleks. Karena, langkah bisnis dituntut makin cepat, ledakan informasi dari berbagai sumber, meningkatnya jumlah pesaing pada tingkat lokal, regional, dan global, kondisi persaingan yang lebih agresif, perubahan politik, dan perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat. Menghadapi kondisi tersebut, masih banyak organisasi bisnis yang melakukan pengolahan data, mengumpulkan, dan menghasilkan informasi, dengan kondisi seperti berikut:

11 19 Tidak tersalurkan dengan baik dalam organisasi, Tersebar dimana-mana, mengakibatkan sangat sulit untuk diakses (file kertas maupun komputer), Diasumsikan sebagai informasi yang cerdas (Intelligence), dan Tidak dikelola sesuai dengan alur kerja. Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi, terlebih dahulu organisasi memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang dimiliki. Karena, tanpa data dan informasi tidak akan menghasilkan knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam melakukan strukturisasi data, informasi, dan knowledge, kita perlu melihat perbedaan di antara ketiganya, seperti berikut: Data merupakan fakta-fakta mentah, antara lain berupa gambar, angka yang disajikan tanpa suatu konteks. Lembar kerja dalam spreadsheets tanpa disertai analisis dan interpretasi data. Contohnya, 1000 karyawan merupakan data. Informasi adalah data yang telah tersusun dan disertai dengan referensi terhadap suatu hubungan (konteks) yang mempunyai arti, untuk membantu pengambilan keputusan. Contohnya, contohnya 1000 karyawan yang terdiri atas 100 orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian. Knowledge adalah informasi yang dilengkapi dengan pemahaman pola hubungan dari informasi disertai pengalaman, baik individu maupun kelompok dalam organisasi. Knowledge merupakan penerapan informasi yang diyakini dapat langsung digunakan untuk mengambil suatu keputusan untuk bertindak. Sebagai contoh perusahaan mempunyai 1000 karyawan yang terdiri atas 100

12 20 orang karyawan tetap dan 900 orang karyawan harian. Mengacu pada pola kerja tahun ini dan rencana kerja tahun berikutnya, maka jumlah karyawan tetap tidak perlu ditambah lagi Tipe Knowledge dalam Organisasi Seukuran apapun suatu organisasi, pasti memiliki aset knowledge. Namun pada kenyataannya, aset knowledge tersebut sering tidak digunakan secara maksimal karena organisasi tidak memiliki sistem untuk mengelola knowledge tersebut. Jika ditinjau lebih lanjut, terdapat beberapa tipe pengetahuan sebagai berikut: Tacit knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tacit knowledge sangat sulit untuk dipindahkan kepada orang lain, karena knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya. Hal ini bisa juga berupa pengalaman dan keahlian dari orang yang belum terdokumentasi. Contoh: gagasan, persepsi, wawasan, keahlian. Explicit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang bagaimna untuk, yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Ini merupakan pengetahuan yang terdapat pada buku, referensi dan lainnya. Pengetahuan berkembang dengan adanya informasi dan perlunya penataan informasi atau pengaturan isi dari informasi yang ada. Contoh: buku, laporan, dokumen, surat.

13 21 Potensial Knowledge adalah ilmu pengetahuan yang digunakan untuk menganalisis data dan mentransformasikan data menjadi pengetahuan. Pengetahuan berkembang dari hasil analisis terhadap data yang ada. Data yang berada dalam database suatu organisasi tidak menggambarkan knowledge, tapi merupakan potensial knowledge, yang dapat dikatakan potensial knowledge merupakan pengetahuan yang berasal dari kemampuan analisis seseorang yang kemudian dapat menjadi aset pembangunan pengetahuan bangsa. Manajemen tacit (implicit) knowledge, explicit knowledge maupun potensial knowlegde melalui mekanisme collaboration, digital library maupun kemampuan analisis menjadi penting untuk diimplementasikan dengan dukungan standard operasi perguruan tinggi bersinergi dengan media digital Cara Terbentuknya Knowledge Pada dasarnya pengetahuan diciptakan dari pengetahuan yang telah ada dan terdapat empat pola dasar penciptaan pengetahuan yang mungkin terjadi dalam sebuah organisasi (Nonaka dan Takeuchi, 1995), yaitu: Tacit Knowledge Explicit Knowledge Tacit Knowledge Socialization Externalization Explicit Knowledge Internalization Combination Tabel 2.1 Empat Model Knowledge Sharing (Nonaka et. Al., 1995, p62) 1. Socialization Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan disaat seseorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing sorang

14 22 staf yang baru bergabung. Staf yunior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh seniornya, menirunya dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukkan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Staf yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas perilaku staf senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada keseluruhan perusahaan. 2. Combination Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta berisi gagasan-gagasan baru. Sama halnya seperti saat awal penulisan, berangkat dari artikel-artikel yang telah ada dan kemudian mengintegrasikan gagasan-gagasan yang terkandung di dalamnya serta memasukkan gagasan baru ke dalam penulisan. Demikianlah pola penciptaan pengetahuan explicit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada. 3. Externalization Penciptaan pengetahuan tidak berhenti di kedua pola tersebut. Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran di mana para knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuan tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya ke dalam bentuk explicit dan menyimpannya untuk kemudian di distribusikan ke seluruh organisasi.

15 23 4. Internalization Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan explicit tersebut dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya Knowledge Repository Knowledge repository merupakan tempat penyimpanan on-line yang berisi keahlian, pengetahuan, pengalaman, dan dokumentasi tentang fakta-fakta dari ahlinya. Dalam membuat knowledge repository, knowledge dikumpulkan, dirangkum dan digabungkan dari sumber yang bersilangan. Pendekatan ini mengizinkan banyak orang untuk mencari dan mengambil knowledge yang tersusun tanpa melalui orang yang mengembangkannya. Ini membuka kemungkinan untuk mencapai skala dalam penggunaan knowledge dan dengan demikian mengembangkan bisnis (Anonymous (1)). Menurut Tiwana (2000, p591), knowledge repository merupakan kumpulan dari informasi atau pengetahuan yang disimpan dalam database yang berguna dan menarik untuk perusahaan dan dapat di akses oleh jumlah populasi yang besar. Knowledge repository merupakan sistem komputer yang terus menerus menangkap dan menganalisa modal knowledge dalam sebuah organisasi. Ini merupakan penggabungan sistem dengan orang-orang yang bisa mengambil dan melihat informasi terstruktur dan tidak terstruktur dalam mengambil dan mempertahankan modal knowledge perusahaan dan fasilitas penggabungan pekerjaan (Anonymous (10)).

16 24 Definisi knowledge repository adalah alat atau tempat penyimpanan yang menyimpan, memelihara, dan memanfaatkan data, informasi dan knowledge (berupa pengalaman, dokumen, dan lain-lain) yang disediakan bagi orang yang memiliki hak akses Knowledge Goal Menurut Probst et al. (2000, p45) salah satu tujuan inti dari manajemen di dalam perusahaan adalah mewujudkan goals dari perusahaan. Hal tersebut akan berdampak pada proses inti yang jelas di dalam perusahaan. Dengan adanya perusahaan, maka akan dibuat rencana strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Knowledge goals, dibuat berdasarkan tujuannya mendukung strategi manajemen. Di dalam knowledge goals, dukungan terhadap tujuan tersebut dibagi berdasarkan 3 (tiga) bagian besar, yaitu normative, strategic, serta operational. 1. Normative Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada perilaku manajemen perusahaan. Dimana dengan adanya perilaku yang mendukung terciptanya lingkungan kerja yang optimal, maka perusahaan akan dengan mudah bergerak untuk mencapai tujuannya. Bertujuan untuk membuat suatu budaya perusahaan dimana keahlian individu dishare dan dikembangkan. 2. Strategic Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada pengembangan strategi perusahaan. Seperti pada bentuk struktur perusahaan, management systems, yang berdampak langsung pada strategi perusahaan di dalam mencapai tujuannya.

17 25 3. Operational Adalah dukungan knowledge management yang berdampak pada bentuk-bentuk kegiatan atau aktivitas kerja di dalam perusahaan. Seperti bagaimana bentuk penyebaran informasi, bagaimana menyelesaikan suatu pekerjaan, dan setiap tindakan atau aktivitas operasional di dalam perusahaan yang mencerminkan cara kerja karyawan di dalam mewujudkan strategi perusahaan Elemen Knowledge Management Ada tiga elemen penting yang saling berkaitan saat ingin menerapkan KM yaitu: people, process and technology. Satu sama lain elemen ini saling berhubungan erat. Pengetahuan diakuisisi dari people atas pengalaman dari prosesproses yang terjadi dalam organisasi. Teknologi berperan untuk mengubah pengetahuan dari analog menjadi digital, yang dengan formal yang terstruktur dapat diekstraksi sesuai kebutuhan. Ketiga elemen ini merupakan faktor terpenting dalam membangun KM. Tanpa elemen-elemen ini, tidak akan ada sebuah KM, yang ada hanyalah knowledge individual. Setiap perusahaan/organisasi memiliki sekumpulan aset yang unik dan memiliki masalah tersendiri bagaimana dan dimana aset pengetahuan tersebut layak diaplikasikan. Karena KM dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti budaya, strategi, proses dan isu-isu teknologi, maka penting untuk menyiapkan orang-orang dan alat untuk sharing-knowledge serta merancang sistem manajemen pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah dalam perusahaan/organisasi. Secara umum elemen sistem manajemen pengetahuan terdiri dari:

18 26 1. People: sebagai pelaku dalam proses pengetahuan 2. Process: memastikan bahwa KM dibutuhkan dalam proses bisnis 3. Technology: sebagai pendukung dalam proses pengetahuan Gambar 2.1. Elemen Sistem Knowledge Management People Menurut Bergeron (2003, pp81-82) Knowledge worker adalah inti pengoperasian suatu organisasi pengetahuan. Tidak hanya melakukan, mereka menghadirkan potensi terbesar untuk meningkatkan nilai suatu perusahaan, tetapi mereka juga menghadirkan resiko terbesar untuk melakukan suatu kesalahan. Lagipula knowledge worker merupakan suatu pekerjaan yang menarik karena merupakan suatu tantangan untuk mencapai tujuan yang mendorong masyarakat saling berbagi pengetahuan. Bagi knowledge worker yang menunjukkan nilai positif, menyediakan feedback yang sesuai yang mendukung perusahaan, investasi dalam pendidikan knowledge worker ketika ekonomi memungkinkan, dan memelihara prosesproses berhubungan dengan kesetiaan knowledge worker semua ini memaksimalkan nilai yang dapat dibawa oleh knowledge worker bagi perusahaan

19 Process Berbagi, menyimpan dan menggunakan kembali informasi terjadi pada kebanyakan organisasi, tapi terlepas dari aktifitas tersebut untuk mengurangi perubahan kemungkinan akan terjadi. Dalam perbandingannya, mengimplementasikan suatu program formal KM, dengan terbatas, memastikan parameter dapat diteliti sehubungan dengan pelatihan terbaik, memaksimalkan kemungkinan kesuksesan. Sebagai tambahan, program KM akan memiliki perubahan lebih baik untuk pengolahan perusahaan. Bagian dari tugas mengelola informasi adalah memahami proses yang dibuat, digunakan, disimpan, dan secepatnya ditentukan dan bagaimana memenuhi ketika biaya pengaturan lebih mahal daripada nilai yang akan diperoleh nantinya. (Bergeron, 2003, p83) Technology Teknologi tersedia untuk memungkinkan proses KM dari low-tech tools, seperti pena dan kertas ke high-tech expert system dan memperlihatkan keadaan sebenarnya. Bagaimanapun kebanyakan orang mengatakan kemungkinan teknologi, mereka menunjuk lebih kepada high-tech tools, seperti PDA, yang menyediakan beberapa keuntungan daripada pena dan kertas. Perbedaan antara tingkat bahan dan pengalaman pemakai. KM menggambarkan teknologi dan pendekatan pengembangan secara virtual setiap dasar dari pengetahuan komputer. Penyimpanan dan pengambilan knowledge dari repository informasi dan tools database. Penggunaan knowledge dan pemindahan dari tools interface, intranet dan internet, groupware, pendukung keputusan dan penggabungan sistem.

20 Proses Inti Knowledge Management Menurut Probst et. al. (2000, pp29-34), untuk pengaturan dan pengelolaan knowledge di dalam perusahaan atau organisasi dibutuhkan pengelompokkan dan pengkategorian masalah yang terdapat di dalam perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi aktifitas yang dianggap sebagai proses inti dari knowledge management dan terkait antara satu dengan yang lainnya. Adapun kegiatan yang dianggap merupakan proses inti knowledge management dapat dilihat melalui gambar berikut: Knowledge goals Feedback Knowledge assessment Knowledge identification Knowledge retention Knowledge aquisition Knowledge utilization Knowledge development Knowledge sharing/ distribution Gambar 2.2 Core Process Knowledge Management (Probst et al, 2000, p30) Manajemen pengetahuan memiliki enam proses inti yaitu: 1. Knowledge Identification Mengidentifikasikan pengetahuan eksplisit berarti menganalisa dan menggambarkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan untuk mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan. Ketidakjelasan mengakibatkan ketidakefisienan,

21 29 keputusan yang tidak tersampaikan, dan duplikasi. Manajemen pengetahuan yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang mereka butuhkan. 2. Knowledge Acquisition Perusahaan memasukkan bagian penting pengetahuan mereka dari sumber luar. Hubungan dengan customer, supplier, pesaing, dan mitra kerja disadari, mempunyai potensi untuk menyediakan pengetahuan maksud potensinya adalah jarang secara penuh digunakan. Perusahaan juga dapat membeli pengetahuan yang tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli atau memperolehnya dari perusahaan. Manajemen pengetahuan yang sistematik harus mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhitungkan. 3. Knowledge Development Pembangunan pengetahuan adalah sebagai building block yang melengkapi perolehan pengetahuan. Fokusnya adalah menghasilkan kemampuan baru, produk baru, ide yang lebih baik, dan proses yang lebih efisien. Pembangunan pengetahuan meliputi seluruh usaha manajemn yang ditujukan pada menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam organisasi atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau diluar organisasi. Secara tradisional, pembangunan pengetahuan dipakai perusahaan dalam melakukan riset pasar, dan membangun departemen, padahal pengetahuan penting dapat juga bersemi dari salah satu bagian dalam organisasi. Dalam building block ini kita memeriksa cara umum yang dilakukan perusahaan dalam berhadapan dengan ide baru dan menggunakan kreativitas karyawannya. Ketika dipertimbangkan dari sudut pandang manajemen pengetahuan, bahkan aktivitas

22 30 yang dahulu dipandang sederhana, seperti proses-proses produksi dapat dianalisa dan dioptimalkan sehingga menghasilkan pengetahuan. 4. Knowledge sharing and Distribution Pembagian dan distribusi pengetahuan di dalam organisasi adalah kondisi yang vital untuk mengubah informasi yang dikhususkan atau pengalaman menjadi sesuatu yang dapat digunakan oleh organisasi. Penentuan pada siapa saja pengetahuan tersebut dapat diakses dan seberapa luas akses yang diberikan. Pendistribusian pengetahuan memerlukan fasilitas yang menunjang agar pengetahuan yang dimaksud diterima oleh orang yang bersangkutan. Langkah yang paling penting adalah menganalisa peralihan pengetahuan dari individual kegroup atau organisasi. Distribusi pengetahuan adalah proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi. 5. Knowledge Utilization Keseluruhan inti dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa pengetahuan yang sudah ada dalam organisasi dipakai secara produktif untuk keuntungan organisasi tersebut. Sayangnya, identifikasi yang sukses, dan distribusi pengetahuan yang penting tidak menjamin bahwa itu akan dipakai oleh perusahaan dalam aktivitasnya sehari-hari. Ada beberapa tantangan yang merintangi penggunaan pengetahuan yang dari luar. Oleh karena itu langkah-langkah harus diambil untuk memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan aset pengetahuan seperti paten atau lisence digunakan secara penuh. 6. Knowledge Retention Kompetensi sekali diperoleh tidak secara otomatis tersedia untuk segala waktu. Penyimpanan informasi yang selektif, dokumen, dan pengalaman

23 31 membutuhkan pengaturan. Organisasi biasanya mengeluh bahwa peraturan kembali membutuhkan biaya dan tempat dari memori mereka. Proses untuk menyeleksi, memasukkan dan secara teratur memperbahurui pengetahuan yang bernilai bagi masa depan harus dengan hati-hati disusun. Jika ini tidak selesai, keahlian yang berharga mungkin dapat begitu saja terbuang. Penyimpanan pengetahuan tergantung pada penggunaan media penyimpanan dalam lingkup yang luas secara efisien. 7. Knowledge Assessment Suatu tindakan di dalam pengukuran atau penilaian dari kegiatan proses inti manajemen pengetahuan di dalam perusahaan. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengukur sejauh mana pengaruh yang dihasilkan knowledge di dalam perusahaan. 8. Knowledge Goal Merupakan suatu rencana akhir dari kegiatan dan knowledge. Dengan knowledge goal, perusahaan akan dengan lebih mudah menentukan arah dan strategi untuk mencapai tujuannya.