Tindakan yang etis pastilah tindakan yang benar.

Transkripsi

1

2

3 Tindakan yang etis pastilah tindakan yang benar.

4 Pesan dari Pimpinan Yth. Rekan Sekerja, Meskipun International Paper terus berkembang dan beradaptasi terhadap pasar global yang terus berubah, ada satu hal yang tidak berubah, yakni komitmen kita yang kuat untuk melakukan hal yang benar dengan alasan yang benar. Etika dan integritas mendasari nilai-nilai inti kita komitmen, rasa memiliki, rasa hormat dan keunggulan. Nilai-nilai ini menjadikan International Paper salah satu nama terpercaya dalam bisnis dan menjadi dasar keberhasilan kita. Nilai-nilai ini juga yang menjadikan IP tempat kerja yang membuat kita semua bangga. Kita beroperasi di beberapa negara dan budaya di seluruh dunia, yang terhubung dengan misi, visi dan nilai-nilai yang sama. Kita bertanggung jawab untuk menjunjung nilai-nilai ini di seluruh bisnis kita dan di kawasan tempat kita beroperasi di seluruh dunia. Pedoman Perilaku kita dirancang untuk menjelaskan tentang nilai-nilai inti dan standar International Paper yang mengatur bisnis kita. Pedoman ini juga memberi panduan untuk menghadapi masalahmasalah etika dengan sukses. Dalam lingkungan global kita yang kompetitif, kita kadang menjumpai situasi yang menguji kualitas penilaian dan integritas kita. Ketika hal itu terjadi, Pedoman ini akan membantu kita merespons dengan cara yang menjunjung IP Way dan mematuhi semangat dan ketentuan dalam undang-undang. Pedoman ini memberi dasar bagaimana kita memperlakukan pelanggan, investor, pemasok, dan satu sama lain. Kita mengandalkan seluruh karyawan untuk tidak hanya mengikuti Pedoman ini, tapi melaporkan pelanggaran terhadapnya tanpa rasa takut terhadap pembalasan. Kami menanggapi semua laporan pelanggaran Pedoman Perilaku, dan kami tidak akan menoleransi pembalasan terhadap karyawan yang mengemukakan kekhawatiran tentang etika dengan niat baik. Semua pimpinan senior kita, termasuk dewan direktur IP, mendukung Pedoman ini dan berkomitmen untuk menjaga nilai-nilai dan prinsipnya di dalam inti operasi kita. Saya berharap Anda mempelajari seluruh Pedoman ini agar lebih memahami bagaimana nilai inti kita mempengaruhi keputusan bisnis sehari-hari Anda dan agar Anda siap memberikan jawaban yang sesuai jika diperlukan. Di International Paper, kita yakin bahwa cara kita mencapai sasaran sama pentingnya dengan pencapaian keberhasilan akhir. Tindakan yang etis pastilah tindakan yang benar. Pedoman Perilaku IP adalah peta jalan menuju keberhasilan di masa mendatang, yang berisi panduan tentang standar etika, integritas pribadi dan kepatuhan yang merupakan fondasi bagi masyarakat global International Paper. Salam, Mark Sutton Pimpinan dan CEO

5

6 DAFTAR ISI Daftar Isi Nilai-Nilai Inti Kita 6 Komitmen 6 Kepemilikan 6 Rasa Hormat 6 Keunggulan 6 Pedoman Perilaku Kita 7 Siapa Kita 7 Inti Persoalan 7 Standar, Kebijakan, dan Prosedur Kita 7 Pedoman ini Berlaku Bagi Kita Semua 7 Sumber Daya dan Pelaporan 8 Komitmen 11 Konflik Kepentingan 13 Hadiah dan Hiburan 14 Melindungi Aset Perusahaan 16 Kesehatan dan Keselamatan 17 Hubungan Masyarakat 18 Kegiatan Politik 18 Kegiatan Amal 19 Kepemilikan 21 Antitrust dan Kompetisi 23 Anti-Korupsi dan Penyuapan 25 Bisnis Internasional 26 Perdagangan Orang Dalam 27 Rasa Hormat 29 Tanggung Jawab Kita terhadap Satu Sama Lain 31 Lingkungan dan Sumber Daya Alam 33 Transaksi yang Adil dan Jujur 33 Keunggulan 35 Arsip yang Akurat 37 Melindungi Sumber Daya Informasi dan Arsip Kita 38 Privasi 38 Hak Kekayaan Intelektual dan Informasi Rahasia 38 Informasi Kompetitif 39 Sumber Daya 41 Kantor Etika dan Kepatuhan Global 43 Pendidikan dan Kesadaran 43 Nasihat dan Konseling 43 Melaporkan Kekhawatiran 44 Terhubung di Seluruh Dunia 45 HelpLine 48 Cara Kerja HelpLine 49 Membuat Keputusan Etis 50 Di Inti Bisnis Kita 51 Bukan Sekadar Kata-Kata 51 Sebuah Pesan Sederhana 51 PEDOMAN PERILAKU 5

7 Nilai-Nilai Inti Kita Kita hidup pada masa di mana inovasi terjadi sangat cepat, di mana tekanan dan kenyataan baru menghadang kita setiap hari. Untuk mengalibrasi kompas etika kita, kita bergantung pada nilai inti yang solid, tetap bertahan, dan melewati ujian waktu. Komitmen Kita berkomitmen untuk melakukan apa yang menjadi kepentingan terbaik pemegang saham, perusahaan, dan sesama kita. Kita melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan kita dan mendukung kesejahteraan masyarakat tempat kita beroperasi. Kepemilikan Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk mengikuti semangat dan ketentuan hukum yang berlaku bagi IP. Masing-masing dari kita akan mengikuti hukum di mana pun kita beroperasi dan menjunjung standar etika tertinggi perilaku dalam pekerjaan. Rasa Hormat Kita memperlakukan pihak lain dengan hormat dan bermartabat dan meyakini bahwa keragaman pemikiran, kebudayaan, dan latar belakang adalah hal yang baik. Kita berurusan dengan pemasok, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya dengan adil. Kita mengelola sumber daya dengan bertanggung jawab. Keunggulan Kita merasa bangga dengan keunggulan operasional kita, dan kita menjalankan integritas saat mengelola informasi dan aset yang sangat penting bagi bisnis kita. Kita juga memperlakukan sumber daya lain dengan benar, mempraktikkan komitmen kita terhadap keunggulan etika.

8 Pedoman Perilaku Kita Pedoman Perilaku Kita Siapa Kita International Paper adalah masyarakat global yang terdiri atas profesional bermotivasi tinggi yang bersatu, yang mempersembahkan nilai unggul bagi pelanggan kita. Dengan operasi kita di seluruh dunia, kita mempengaruhi hidup manusia di mana pun untuk menjadi lebih baik. Pedoman Perilaku ini menentukan mana yang perilaku etis dan mana yang tidak. Dengan kata lain, Pedoman ini mendefinisikan apa yang kita inginkan bersama sebagai perusahaan dan apa yang kita harapkan dari diri kita sebagai individu. Standar, Kebijakan, dan Prosedur Kita Nilai-Nilai Di Balik Standar Kita. Kita telah mengembangkan standar perilaku, kebijakan dan prosedur yang mengatur bagaimana kita menjalankan bisnis kita. Standar ini berdasarkan pada nilai-nilai inti kita. Standar-standar ini menghadirkan integritas pada praktik bisnis dan cara kita memperlakukan orang. Nilai-nilai inti kita menyatukan kita sebagai perusahaan dan sebagai kumpulan individu. Kepatuhan terhadap Hukum dan Pedoman ini. Standar yang ditentukan dalam Pedoman ini berlaku di semua negara tempat IP menjalankan bisnis. Semua karyawan IP harus menaati hukum dan peraturan negara tempat mereka tinggal dan bekerja. Karena kita adalah perusahaan AS yang beroperasi secara global, hukum AS mungkin berlaku untuk kegiatan yang terjadi di luar Amerika Serikat. Pedoman ini Berlaku Inti Persoalan Kita berkomitmen untuk mematuhi semua hukum dan peraturan yang mendorong dan menegakkan perilaku etis, tapi kita bergantung pada nilai-nilai inti kita untuk menginspirasi pilihan kita. Itulah mengapa Pedoman Perilaku ini tidak hanya membahas kepatuhan saja. Pedoman ini juga memberi perspektif. Pedoman ini membahas bagaimana kita berhubungan dengan pihak lain dalam menjalankan bisnis kita di mana pun di seluruh dunia, bagaimana rasa hormat kita kepada sesama mengatur perilaku kita dalam bekerja. Bagi Kita Semua Tiap karyawan, pejabat, dan anggota dewan direksi diharapkan menjunjung keseluruhan Pedoman Perilaku ini. Pengabaian atau pengecualian sebagian dari Pedoman hanya dapat diberikan jika disetujui oleh dewan direksi. Keputusan apa pun dari dewan direksi untuk memberi pengabaian atau pengecualian akan segera diumumkan secara publik. PEDOMAN PERILAKU 7

9 Sumber Daya dan Pelaporan Pedoman ini juga merupakan panduan referensi yang berisi sumber daya untuk membantu Anda menjawab pertanyaan etika atau untuk melaporkan pelanggaran atau kekhawatiran. Kewajiban Anda. Jika Anda yakin bahwa seseorang telah melanggar atau mungkin melanggar hukum atau kebijakan perusahaan, Anda memiliki kewajiban untuk melaporkan informasi tersebut segera kepada manajer Anda, manajer lain, kantor Etika dan Kepatuhan Global, HelpLine, Sumber Daya Manusia, Audit Internal, atau Departemen Hukum. Mencari Petunjuk. Di International Paper, ada banyak tempat untuk melaporkan persoalan kepatuhan. Anda bisa menemukannya di bagian Sumber Daya Pedoman ini. Kita mendorong karyawan untuk menyampaikan kekhawatiran dan mencari petunjuk mengenai persoalan etika, dan juga keselamatan, kualitas, dan lingkungan kerja. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Perilaku Bisnis Etis Kebijakan Perusahaan: Anti-Pembalasan T & J Apa yang disebut pembalasan? Pembalasan dapat berupa tindakan seperti pemindahan tugas, penurunan posisi, atau pemberhentian seseorang karena dia menyampaikan keluhan dengan niat baik. Pembalasan juga dapat berupa tindakan lain seperti tidak mengikutsertakan seseorang dalam kegiatan kerja. Komitmen Kita. Kita memperlakukan semua laporan pelanggaran terhadap Pedoman ini dengan serius, dan akan secara menyeluruh menginvestigasi semua laporan. Kita juga memiliki kebijakan anti-pembalasan dan kerahasiaan untuk melindungi mereka yang membuat laporan semacam itu. Kita tidak akan menoleransi pembalasan kepada siapa pun yang dengan niat baik meminta saran, menyampaikan kekhawatiran, atau melaporkan perilaku yang salah. Jika Anda ragu, tindakan yang terbaik adalah menyampaikan kekhawatiran Anda. Kita semua berkewajiban untuk melapor karena itulah yang benar, dan itu memungkinkan perusahaan untuk mengatasi potensi permasalahan dengan cepat. Beberapa kebijakan kita lebih ketat daripada hukum lokal negara saya. Mengapa kita harus bertindak lebih dari apa yang diharuskan oleh hukum lokal? IP Way berarti melakukan hal yang benar untuk tujuan yang benar. Dalam beberapa kasus, menjunjung nilai-nilai inti kita berarti kita akan mengikuti kebijakan yang lebih ketat bahkan jika pendekatan lain diperbolehkan oleh hukum lokal sekalipun. 8

10 Pedoman Perilaku Kita Apakah ini hal yang benar untuk dilakukan? Ketika Anda perlu menentukan apakah Anda melakukan hal yang benar, tanyakan kepada diri Anda: Apakah hal itu mengikuti ketentuan dan semangat hukum? Apakah hal itu akan mencoreng reputasi perusahaan? Apakah hal itu merupakan kepentingan terbaik bagi rekan, pelanggan, dan stakeholder IP? Bagaimana kira-kira pendapat orangorang dekat saya tentang hal itu? Bagaimana kira-kira pendapat rekan kerja saya tentang hal itu? Apakah hal itu mengikuti kebijakan perusahaan kita? Bagaimana kira-kira reaksi orang jika hal itu muncul di koran, program berita televisi, atau internet? T & J Siapa yang mendukung Pedoman Perilaku kita? Dewan direktur IP menyetujui dan menerapkan Pedoman Perilaku kita. Direktur kita, bersama dengan CEO dan semua pimpinan dan karyawan lainnya, mendukungnya dan berkomitmen untuk menerapkannya sehari-hari. Apa yang terjadi jika seseorang melanggar Pedoman Perilaku kita? Kita semua memiliki tanggung jawab pribadi untuk membaca, memahami, dan mematuhi standar dalam Pedoman kita, dan kita semua bertanggung jawab atas tindakan kita. Jika Anda mengetahui kemungkinan pelanggaran terhadap Pedoman ini, Anda harus segera memberi tahu manajer Anda atau menelepon HelpLine, tanpa rasa takut akan pembalasan. Semua panggilan diinvestigasi secara menyeluruh. Siapa pun yang melanggar Pedoman ini atau kebijakan perusahaan yang terkait akan menerima hukuman disiplin sampai dengan dan termasuk pemberhentian. Apakah Pedoman ini menjelaskan semua standar yang perlu saya ketahui? Pedoman kita menjelaskan secara garis besar inti komitmen kita untuk berperilaku dengan integritas, namun tidak membicarakan setiap hukum atau kebijakan yang berlaku bagi pekerjaan Anda. Ada kebijakan dan prosedur khusus yang mencakup perilaku Anda dan bagaimana perusahaan menjalankan bisnis, dan Anda diharapkan untuk mematuhi panduan itu dan juga Pedoman ini. Bantuan untuk mengakses panduan tambahan ini dapat ditemukan di bagian Sumber Daya. Saya bekerja di luar Amerika Serikat. Bagaimana saya tahu apakah ada hukum AS yang berlaku pada saya? Selain mengikuti Pedoman kita, Anda bertanggung jawab untuk memahami hukum asing dan hukum AS mana yang berlaku bagi aktivitas bisnis Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan, hubungi Kantor Etika global dan Kantor Kepatuhan. PEDOMAN PERILAKU 9

11 Seperti apa perilaku etis itu? Salah: Benar: Martha memperbolehkan karyawannya untuk mengambil jalan pintas terkait produksi yang merisikokan standar keselamatan IP selama mereka tidak melanggar hukum lokal dan peraturan yang mengatur pabrik tempat mereka bekerja. Leon memiliki alasan untuk mencurigai supervisornya atas tindakan tidak etis; namun dia memutuskan untuk tidak melaporkannya sampai dia menemukan fakta jelas untuk dilaporkan ke HelpLine. Raj bekerja di negara di mana pemberian uang pelicin kepada mitra bisnis adalah hal yang biasa dan legal menurut hukum untuk mempermudah layanan dari mereka. Namun, ketika pejabat pemerintah meminta pembayaran semacam itu untuk mempercepat pengiriman beberapa pasokan, Raj bertanya kepada manajernya untuk mencari tahu apakah melakukan hal itu dapat diterima oleh kebijakan perusahaan. Ketika dia menemukan bahwa hal itu termasuk penyuapan dan, maka dari itu, dilarang, dia menolak melakukan pembayaran itu. Setelah Lila menghubungi HelpLine mengenai Matt, seorang manajer yang berkali-kali mengatakan komentar yang mengandung indikasi tidak menyenangkan kepadanya, manajer tersebut memindahkannya ke shift ketiga untuk menghukumnya karena menyampaikan keluhan. Ketika Jian mengalami dilema etika berkaitan dengan vendor perusahaan, dia menelepon kantor Etika dan Kepatuhan Global untuk meminta saran. Leslie dan Norma menghubungi HelpLine untuk melaporkan manajer yang berkalikali melecehkan secara lisan beberapa anggota tim mereka tanpa takut manajer itu akan membalas mereka. Ketika Dwayne tidak dapat menemukan panduan khusus dilema etika dalam Pedoman Perilaku, dia melihat kebijakan perusahaan untuk mendapatkan petunjuk dan membicarakan situasi tersebut dengan manajer.

12 Komitmen

13 Komitmen Kita berkomitmen untuk melakukan apa yang menjadi kepentingan terbaik pemegang saham, perusahaan, dan sesama kita. Kita melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan kita dan mendukung kesejahteraan masyarakat tempat kita beroperasi.

14 Komitmen Konflik Kepentingan Apa yang Diharapkan dari Kita. Kita semua memiliki kewajiban kepada shareholder, perusahaan, dan terhadap satu sama lain untuk membuat keputusan terutama demi kebaikan perusahaan, tidak hanya untuk memenuhi kepentingan pribadi Anda. Ini berarti kita tidak dapat membiarkan kepentingan sosial, politis, atau keuangan pribadi kita mencampuri penilaian kita atau membuat kita menghasilkan keputusan bisnis yang bukan yang terbaik bagi kepentingan International Paper. Mengenali Konflik Kepentingan. Kita semua memiliki banyak kepentingan dan aktivitas di luar pekerjaan yang sering kali sama dengan tugas kita di International Paper. Konflik yang harus kita hindari adalah situasi di mana kepentingan pribadi atau kepentingan anggota keluarga mengganggu kemampuan kita untuk membuat keputusan obyektif dalam pekerjaan kita atau mengganggu kesetiaan kita kepada perusahaan. Konflik kepentingan dapat muncul dalam berbagai macam. Beberapa konflik umum yang harus kita kenali dan hindari termasuk: Memiliki pekerjaan kedua di luar International Paper dengan perusahaan yang menjadi pemasok, pelanggan, pesaing, atau subkontraktor IP atau jika pekerjaan tersebut mengganggu pekerjaan Anda di IP Memiliki investasi atau kepemilikan di perusahaan pemasok, pelanggan, subkontraktor, atau perusahaan lainnya yang mengganggu kemampuan Anda untuk membuat keputusan obyektif atas nama International Paper Hubungan pribadi atau keluarga yang tumpang-tindih dengan kehidupan profesional Anda, contohnya, ketika Anda memiliki anggota keluarga yang bekerja untuk pesaing IP atau Anda adalah manajer IP yang membawahi seorang teman dekat Apakah itu hal yang benar? Apakah hal itu mengikuti ketentuan dan semangat hukum tersebut? Menghindari Konflik Kepentingan. Situasi apa pun yang menciptakan atau bahkan terkesan menciptakan konflik antara kepentingan pribadi dan perusahaan harus dihindari, diselesaikan, atau dilaporkan. Jika Anda menjalin hubungan atau melakukan kegiatan yang mungkin berpotensi konflik kepentingan, Anda harus mengungkapnya ke manajer Anda atau kantor Etika dan Kepatuhan Global dan dapatkan persetujuan sebelum melanjutkannya. Dalam beberapa kasus, pengungkapan tidak dapat menyelesaikan konflik, dan Anda harus mengambil langkah untuk menghilangkannya. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Konflik Kepentingan Etika dalam Tindakan Sepertinya manajer saya terlibat dalam perilaku buruk. Saya tidak ingin mengakibatkan masalah baginya jika saya salah, tapi jika saya benar, ini bisa jadi permasalahan serius. Apa yang harus saya lakukan? Anda harus selalu melapor jika menurut Anda ada perilaku buruk yang terjadi. Anda tidak bertanggung jawab untuk menginvestigasi kemungkinan perilaku buruk, tapi Anda bertanggung jawab untuk melaporkan dengan niat baik apa yang telah Anda lihat. Anda memiliki sejumlah alternatif. Anda dapat melapor ke manajer Anda untuk mengklarifikasikan pemahaman Anda atas tindakannya. Namun, Anda tidak diharuskan membicarakan kekhawatiran Anda dengan manajer Anda. Anda juga dapat menyampaikan persoalan tersebut dengan manajer perusahaan yang mana pun, Sumber Daya Manusia, atau kantor Etika dan Kepatuhan Global atau Anda dapat menghubungi HelpLine. PEDOMAN PERILAKU 13

15 Hadiah dan Hiburan Hadiah dan hiburan adalah cara yang umum untuk menciptakan good will (nama baik) dan memperkuat hubungan bisnis kita, namun hal itu juga dapat menyebabkan kesulitan ketika akan membuat keputusan yang obyektif mengenai mitra bisnis. Dalam beberapa kasus, memberi hadiah dan hiburan bisnis bahkan bisa jadi ilegal, seperti ketika penerimanya adalah pejabat pemerintah. Karena alasan ini, kita harus menghindarinya jika hal itu dapat memunculkan kesan yang berisiko bagi keputusan bisnis. Ini bergantung pada posisi kita sebagai pemberi atau penerima. Apa yang diperbolehkan. Memberi, meminta, dan menerima hadiah bahkan yang besar untuk amal yang disponsori perusahaan diperbolehkan. Menerima hadiah atau hiburan umumnya diperbolehkan apabila: Nilainya wajar dan hal itu sudah biasa Diberikan secara terbuka dan transparan Diberikan untuk meningkatkan hubungan bisnis yang sah Dicatat dengan baik sesuai persyaratan akunting perusahaan Sejalan dan sepadan dengan komitmen IP untuk memperlakukan siapa pun dengan hormat dan bermartabat Etika dalam Tindakan Seorang teman lama dari masa kuliah memiliki bisnis terkait teknik dan ingin mendapatkan proyek di salah satu pabrik kita. Saya kenal dia dan perusahaannya dengan baik, dan menurut saya dia akan mampu bekerja dengan baik. Bolehkah saya mengambil jalan pintas dan langsung memberi dia pekerjaan? Memberi pekerjaan kepada perusahaannya hanya karena Anda mempercayai teman Anda tentu melanggar praktik pengadaan perusahaan. Jika Anda terlibat dalam proses seleksi ini, memberi pekerjaan teman Anda tanpa melalui prosedur yang sudah ada akan menciptakan konflik kepentingan. Bahkan jika Anda yakin bahwa perusahaannya dapat bekerja dengan baik, keputusan harus mengikuti proses yang sudah ada. Untuk menghindari kesan konflik, Anda harus menjauhkan diri dari proses seleksi. Saya melakukan pembangunan tambahan bagi rumah saya, dan kontraktor yang mengerjakan pembangunan di pabrik tempat saya bekerja menawari untuk membangunnya dengan diskon yang sangat besar daripada penawar paling rendah. Apakah saya perlu khawatir mengenai menyewanya untuk proyek rumah saya? Jika Anda memiliki pengaruh dalam merekrutnya di pabrik, maka Anda tidak boleh menerima tawarannya. Bahkan jika Anda tidak punya peran apa pun dalam merekrut atau membawahi dia di pabrik, ada kemungkinan bahwa memintanya untuk melakukan pekerjaan di rumah Anda akan menimbulkan kesan bahwa dia berjasa bagi Anda dengan harapan dia akan terus mendapat pekerjaan di pabrik. Anda harus melaporkan potensi konflik ini ke manajer Anda dan membicarakannya dengannya. Kesan benar-benar penting. Kita harus menghindarinya meskipun itu kesan konflik kepentingan. 14

16 Komitmen Apa yang Tidak Diperbolehkan. Kita tidak boleh menerima hadiah, jasa, atau hiburan jika hal itu membuat kita memiliki kewajiban atau bahkan tampak memiliki kewajiban kepada si pemberi. Kita juga tidak boleh memberi hadiah atau hiburan apa pun dengan harapan bahwa si penerima akan memiliki kewajiban pada kita. Kita tidak boleh memberi atau menerima hadiah yang mewah, berulang-ulang, atau dapat diartikan sebagai suap bahkan jika hal itu dapat diterima oleh kebiasaan lokal. Karyawan tidak boleh memberi atau menerima uang tunai atau hadiah yang sifatnya seperti uang, misalnya voucher uang. Demikian pula, tidak seorang pun yang bekerja di perusahaan ini boleh menerima hadiah, layanan, maupun kontribusi dari vendor, pemasok, atau mitra bisnis lainnya baik untuk keuntungan pribadi maupun atas nama IP. Permintaan semacam ini hanya boleh dilakukan atas nama organisasi amal yang secara resmi mendukung perusahaan. Selalu mintalah saran kantor Etika dan Kepatuhan Global atau departemen Hukum sebelum Anda memberi hadiah atau hiburan berbentuk apa pun kepada siapa pun yang berafiliasi dengan pemerintah atau perusahaan yang dikendalikan pemerintah. Menghormati Standar Lokal. Beberapa departemen dan bahkan beberapa negara mungkin memiliki panduan yang lebih ketat atas memberi dan menerima hadiah, dan prosedur khusus mungkin berlaku dalam keadaan tertentu. Karyawan bertanggung jawab untuk mengetahui standar yang berlaku bagi mereka. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Kepatuhan dengan Hukum Anti-Korupsi Kebijakan Perusahaan: Memberi dan Menerima Hadiah, Keramahan, dan Pemberian Mitra Bisnis Lainnya Etika dalam Tindakan Seorang pemasok menawari saya tiket pertandingan basket profesional. Bolehkah saya menonton pertandingan itu? Mungkin. Jika si pemasok juga menonton, dan kedatangan Anda akan memungkinkan Anda untuk membangun hubungan yang TIKET lebih baik, maka mungkin ada alasan bisnis yang sah untuk Anda pergi. Anda harus menjelaskan kehadiran Anda di pertandingan itu kepada manajer Anda dan memastikan bahwa hal itu tidak bertentangan dengan panduan khusus yang mungkin diterapkan oleh organisasi bisnis Anda. Sebuah perusahaan akunting yang baru-baru ini saya gunakan mengirimi saya keranjang hadiah berisi permen, buah, dan voucher uang $25. Bolehkah saya menyimpannya? Anda dapat menyimpan semuanya kecuali kartu hadiahnya. Meski nilai di kartu itu kecil, menerima uang tunai atau voucher uang melanggar kebijakan perusahaan. Anda harus mengembalikan voucher uang itu dan dengan sopan menjelaskan kebijakan kita tentang hadiah semacam itu. Di negara saya, menolak hadiah dari mitra bisnis dianggap penghinaan. Apa yang harus saya lakukan jika pemasok menawari saya hadiah yang dilarang oleh kebijakan perusahaan? Konsultasikan dengan kantor Etika dan Kepatuhan Global. Jika menolak hadiah tersebut dapat merusak hubungan bisnis, mungkin boleh menerima hadiah itu atas nama perusahaan dan kemudian menyumbangkannya untuk amal. PEDOMAN PERILAKU 15

17 Etika dalam Tindakan Bolehkah saya menggunakan perusahaan untuk memberi tahu suami saya untuk menjemput anak-anak di sekolah atau menggunakan internet untuk menemukan tukang ledeng yang bagus? Penggunaan dan Internet perusahaan secara terbatas untuk kepentingan pribadi diperbolehkan selama tidak mengganggu pekerjaan Anda atau menyia-nyiakan sumber daya perusahaan. Saudara saya bercerita tentang perangkat lunak yang dapat saya unduh secara gratis yang akan membantu saya dalam pekerjaan saya. Karena gratis dan berhubungan dengan bisnis, bolehkah saya mengunduhnya? Tidak. Anda harus mengikuti prosedur perusahaan untuk menambahkan perangkat lunak ke jaringannya. Apakah boleh saya meninggalkan laptop di mobil saya ketika saya ke restoran? Kita berharap karyawan berhati-hati untuk memastikan bahwa laptop dan perangkat mobile yang berisi atau menyimpan informasi perusahaan tidak hilang, dicuri, atau diakses oleh orang yang tidak berwenang. Meninggalkan laptop Anda di mobil menimbulkan risiko perangkat tersebut dapat dicuri. Lebih baik Anda tidak meninggalkan laptop dalam mobil, namun jika Anda harus melakukannya, pastikan laptop ada di dalam bagasi dan tidak terlihat. Selalu laporkan segera kehilangan atau pencurian peralatan atau informasi perusahaan. Menemui keadaan yang menimbulkan kekhawatiran etika? Jika begitu, maka... Pertimbangkan mengapa hal ini membuat Anda khawatir. Dapatkan semua fakta dan buat keputusan berdasarkan fakta-fakta itu. Melindungi Aset Perusahaan Menggunakan Aset Kita. Aset perusahaan digunakan demi keuntungan perusahaan dan shareholdernya tidak untuk keuntungan pribadi karyawan kita. Kita semua memiliki kewajiban untuk melindungi aset IP dan menjaganya dari pencurian, penggunaan yang siasia, dan penyalahgunaan. Beberapa contoh aset adalah peralatan, perlengkapan, kendaraan, komputer, telepon seluler, sistem , bahan-bahan sisa, catatan, dana, waktu karyawan, informasi rahasia, perangkat lunak, paten, merek dagang, hak cipta dan reputasi perusahaan. Penggunaan pribadi beberapa sumber daya ini seperti telepon seluler, dan kendaraan perusahaan mungkin diperbolehkan secara terbatas. Karyawan yang menggunakan aset perusahaan untuk tujuan nonbisnis sampai pada batas tertentu harus mendapat persetujuan sebelumnya dari manajernya. Penyalahgunaan Aset. Contoh penyalahgunaan aset perusahaan termasuk: Terlibat dalam kegiatan pribadi apa pun yang mengganggu kemampuan Anda untuk memenuhi tanggung jawab pekerjaan Anda Mengambil persediaan kantor atau perlengkapan perusahaan untuk penggunaan pribadi Memindahkan peralatan atau perlengkapan dari tempatnya, meskipun Anda bermaksud untuk mengembalikannya setelahnya Menggunakan kendaraan perusahaan tanpa izin sebelumnya Secara sengaja menggunakan kartu kredit perusahaan untuk melakukan pembelian pribadi, meskipun Anda berniat membayar kepada perusahaan nantinya Mengambil kesempatan untuk mencari untung yang Anda ketahui karena posisi Anda di perusahaan Menggunakan perusahaan untuk mendukung bisnis pribadi atau pengumpulan dana tanpa izin Menggunakan merek dagang perusahaan atau materi non-perusahaan sebagai bagian dari situs web yang tidak resmi dan tidak dikendalikan oleh perusahaan Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Penggunaan yang Diperbolehkan Kebijakan Perusahaan: Konflik Kepentingan Kebijakan Perusahaan: Keamanan Informasi Kebijakan Perusahaan: Penggunaan Media Sosial 16

18 Komitmen Kesehatan dan Keselamatan Ini semua tentang LIFE. Karena kita berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan selamat, kita mengikuti inisiatif Menghilangkan Cedera dan yang Mengubah Hidup dan Kematian (Life-Changing Injury and Fatality Elimination/LIFE). Ini berarti kita tidak hanya mengoperasikan fasilitas kita menurut hukum kesehatan dan keselamatan yang berlaku, namun kita juga menggunakan identifikasi risiko untuk berfokus dalam menghilangkan atau menanggulangi tugas-tugas yang dapat mengakibatkan cedera tersebut, dan kita mengomunikasikan informasi tersebut ke seluruh bagian perusahaan untuk meningkatkan kinerja keselamatan secara menyeluruh. Kita juga memiliki kebijakan yang mungkin lebih ketat daripada hukum tersebut. Contohnya, kita mengharapkan pelaporan yang akurat dan tepat waktu atas insiden keselamatan, terlepas dari apakah insiden tersebut mengharuskan pelaporan menurut hukum atau tidak. Kita juga mengharuskan tiap fasilitas perusahaan untuk menjalankan program keselamatan. Kebijakan dan Prosedur. Prosedur kerja dan kebijakan perusahaan dirancang untuk melindungi kesehatan karyawan kita dan kualitas produk kita. Kita tidak memangkas biaya ketika berkaitan dengan keselamatan orang dan fasilitas kita. Karyawan yang diperintahkan untuk melakukan sesuatu yang mungkin membahayakan keselamatan seperti melewatkan langkah prosedural untuk mencapai tenggat harus segera menyampaikan kekhawatirannya pada manajer atau menghubungi HelpLine. Tindakan yang Dilarang. Rekan kerja, masyarakat, pelanggan, dan pemilik saham kita semuanya mengharapkan kita untuk bekerja dengan aman, dan kebijakan kita mengharuskannya begitu. Kita tidak menoleransi tindakan lisan maupun fisik yang dapat mengakibatkan kekerasan. Demi keamanan dan kebaikan semua pihak, semua karyawan harus bekerja bebas dari pengaruh zat atau aktivitas apa pun yang dapat mengancam keselamatan atau efektivitas pekerjaannya. Kita semua bertanggung jawab atas keselamatan kita sendiri dan keselamatan rekan kerja kita. T & J Apa yang dapat saya lakukan untuk mendukung tujuan IP untuk meminimalkan dampak kita pada lingkungan? Kita semua dapat membantu mengurangi dampak lingkungan kita dengan melakukan daur ulang dan menggunakan kembali bahan dan dengan menjaga sumber daya seperti air dan listrik kapan pun kita bisa. Masing-masing dari kita juga harus merasa bebas untuk memberi saran kepada pabrik kita di banyak lokasi dan pada EHS&S untuk menghilangkan sampah dan menjadikan fasilitas kita lebih aman. Etika dalam Tindakan Saya melihat tindakan di lokasi saya yang sepertinya tidak aman. Namun, tindakan itu tidak di departemen saya. Haruskah saya melaporkannya? Ya. Kita semua bertanggung jawab untuk keselamatan diri kita dan rekan kerja kita. Kita semua dapat berkontribusi untuk membentuk tempat kerja yang aman dengan mengikuti prosedur keselamatan dan segera melaporkan persoalan apa pun agar tidak menjadi masalah. Selalu laporkan kekhawatiran Anda kepada manajer Anda, pimpinan keselamatan atau kantor Etika dan Kepatuhan Global. Saya melihat kilauan minyak dan sampah mengapung di sungai dekat pabrik kita. Saya tidak tahu apakah ini terkait dengan pabrik kita atau tidak. Haruskah saya melaporkannya? Laporkan apa yang Anda lihat kepada manajer Anda atau EHS&S agar persoalan ini dapat diinvestigasi. Melakukan hal ini dengan segera dapat membantu meminimalkan akibat dari persoalan ini, baik disebabkan oleh operasi IP atau bukan. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan Perusahaan Kebijakan Perusahaan: Pencegahan Kekerasan di Tempat Kerja PEDOMAN PERILAKU 17

19 Hubungan Masyarakat KEGIATAN POLITIK Kegiatan Politik Perusahaan. Sebagai perusahaan, kita dapat mengambil posisi mengenai persoalan politik dan melakukan lobi demi kepentingan dan tujuan kita, namun kita selalu mematuhi hukum. Karyawan tidak boleh berkomunikasi dengan pejabat pemerintah atas nama perusahaan tanpa persetujuan wakil presiden Hubungan Pemerintah Global. Dalam keadaan apa pun dana perusahaan tidak boleh digunakan untuk mendukung kandidat, kampanye, atau persoalan politik tanpa pengetahuan dan persetujuan wakil presiden Hubungan Pemerintah Global. Lobi Karyawan. Kegiatan lobi oleh karyawan harus dilaporkan ke kantor Etika dan Kepatuhan Global. Lobi bisa termasuk mempengaruhi perundang-undangan, peraturan, tindakan administratif, atau pembuatan keputusan. Jika Anda yakin tindakan Anda termasuk lobi, konsultasikan dengan kantor Etika dan Kepatuhan Global. Kegiatan Politik Pribadi. Kita mendorong partisipasi pribadi oleh karyawan dalam kehidupan politik masyarakatnya. Namun, Anda tidak boleh membiarkan kegiatan pribadi Anda bertentangan dengan tugas Anda di perusahaan. Contohnya, Anda tidak boleh: Menggunakan dana atau aset perusahaan apa pun untuk mendukung pilihan pribadi partai politik, kandidat, atau pergerakan Anda Terlibat dalam kegiatan politik pribadi ketika dalam jam perusahaan Mengiklankan atau menggunakan status pekerjaan Anda dengan International Paper untuk menggalang dana atau kampanye untuk diri Anda atau kandidat lain Apakah itu hal yang benar? Apakah hal itu akan mencoreng reputasi perusahaan? 18

20 Komitmen KEGIATAN AMAL Melalui berbagai kegiatan amal, IP mendukung masyarakat tempat kita beroperasi. Upaya ini, baik melalui donasi sumber daya perusahaan atau melalui aktivitas karyawan perusahaan, akan diadakan dengan mematuhi hukum dan tanpa menciptakan konflik kepentingan. Dukungan kita dapat berupa donasi perusahaan, kontribusi setara uang, kerja sukarela karyawan, dan hibah oleh International Paper Foundation pada ratusan program pendidikan, sosial, dan kebudayaan berbasis masyarakat. Etika dalam Tindakan Saya mencalonkan diri untuk posisi di dewan sekolah lokal. Bolehkah saya mengirimkan ke rekan kerja saya di IP untuk memberi tahu mereka mengenai penggalangan dana yang akan saya adakan? Tidak. Meski karyawan kita boleh menggunakan untuk keperluan pribadi kadang-kadang secara terbatas, kebijakan perusahaan melarang Anda menggunakan aset IP, seperti sistem , untuk tujuan politik. Memilih Kegiatan Sosial Anda. Karyawan IP dapat berkontribusi pada kegiatan sosial yang didukung oleh International Paper Foundation atau memberi pada organisasi apa pun yang mereka pilih. Namun, seperti juga partai politik, karyawan tidak boleh menggunakan sumber daya perusahaan untuk secara pribadi mendukung organisasi nirlaba yang tidak didukung oleh IP. Semua kontribusi atau penggunaan dana perusahaan harus disetujui sebelumnya sesuai dengan urutan otorisasi yang ada. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Kepatuhan dengan Hukum Anti-Korupsi Kebijakan Perusahaan: Donasi dan Kegiatan Politik Kebijakan Perusahaan: Donasi dan Kegiatan Amal Saya ditunjuk oleh walikota saya untuk bertugas pada komite perencanaan masyarakat. Pekerjaannya mungkin termasuk perjalanan ke luar kota dan rapat pada jam kerja. Apa yang harus saya lakukan? Kebijakan perusahaan tidak melarang Anda menerima penunjukan itu; namun, Anda harus membicarakan persoalan ini dengan manajer Anda dan memastikan bahwa pekerjaan itu tidak mengganggu jam kerja Anda yang sudah terjadwal. Ini bisa berarti bahwa Anda harus menggunakan hari libur atau mengambil cuti untuk memenuhi tugas Anda di dewan perencanaan. Seorang politisi lokal telah meminta manajer negara kita untuk memberi donasi $25,000 dari IP untuk pembangunan rumah sakit baru. Langkah apa yang harus kita lakukan untuk memberi donasi? Standar dan kebijakan IP, dan hukum yang berlaku, harus dipertimbangkan ketika berurusan dengan pejabat pemerintah. Karena donasi dapat dipandang sebagai pengganti pembayaran politik atau suap, Anda perlu menghubungi kantor Etika dan Kepatuhan Global untuk menentukan apakah donasi tersebut legal dan demi kepentingan terbaik perusahaan. PEDOMAN PERILAKU 19

21 Seperti apa perilaku etis itu? Salah: Benar: Seorang pemasok menawari Omar untuk diterbangkan ke pabriknya untuk melakukan investigasi atas beberapa persoalan kualitas yang sering muncul. Pemasok memberi Omar fasilitas istirahat dua hari di Las Vegas yang ditanggung penuh sebagai kompensasi dari permasalahan di departemennya karena masalah kualitas itu. Lang mengundang dan menemani pelanggan makan siang untuk merayakan kesuksesan proyek di mana mereka berkolaborasi. Seorang pejabat pemerintah memberi tahu pada Tariq bahwa tidak ada seorang pun yang benar-benar menggubris peraturan yang melarang hadiah dari perusahaan ke pejabat pemerintah, jadi Tariq menawarinya tiket konser. Ketika John pindah ke kota baru karena dia dipromosikan menjadi manajer pabrik, dia menemukan bahwa manajer operasinya yang baru adalah kawan lama yang dulu jadi pendamping pria pada pernikahannya. John memberi tahu HR akan kemungkinan konflik kepentingan yang mungkin muncul dari hubungan pribadi mereka. Erica menggunakan kartu kredit perusahaannya untuk membeli barang kebutuhan sehari-hari dan bahan bakar dan membayar uang muka traktor, kemudian dia segera mengembalikan uang perusahaan yang digunakan untuk pembelian-pembeliannya. Hukum lokal dengan tegas melarang pejabat pemerintah menerima makanan dari pemasok, jadi Alisha dan Raoul menghindari menawarkan atau menyediakan makanan bagi pejabat pemerintah yang mereka kenal.

22 Kepemilikan

23 Kepemilikan Masing-masing dari kita bertanggung jawab untuk mengikuti semangat dan ketentuan hukum yang berlaku bagi IP. Masing-masing dari kita akan mengikuti hukum di mana pun kita beroperasi dan menjunjung standar etika tertinggi perilaku dalam pekerjaan.

24 Kepemilikan Antitrust dan Kompetisi Hukum Kompetisi. Kita berkomitmen terhadap kompetisi yang adil dan sepenuh hati. Kita akan memenangkan bisnis berdasar harga, kualitas, dan layanan tidak melalui praktik non-etis. Kita percaya kompetisi yang bebas dan terbuka itu penting. Di banyak negara, hukum yang ketat melarang persetujuan bisnis yang membatasi kompetisi. Hukum semacam itu bisa ruwet. Tidak menaatinya dapat mengakibatkan hukuman yang serius, baik bagi perusahaan kita maupun pelanggar individu. Hukum Antitrust, dikenal juga sebagai hukum kompetisi, ditujukan untuk memastikan bahwa pasar yang kompetitif beroperasi dengan adil tanpa kolaborasi yang tidak pantas antar kompetitor. Kebanyakan negara tempat kita beroperasi memiliki hukum semacam itu. Kita berkomitmen untuk mematuhi ketentuan dan semangat hukum ini. Larangan. Hukum antitrust melarang persetujuan antara kompetitor yang: Mengatur atau mengendalikan harga atau ketentuan penjualan Memanipulasi hasil produksi Membagi atau mengalokasikan pasar geografis, daftar produk, atau pelanggan Hukum ini mungkin juga melarang: Etika dalam Tindakan Saya baru saja menerima beberapa informasi rahasia mengenai rencana strategis pesaing. Informasi ini bisa berguna bagi International Paper. Bolehkah saya menyebarkannya kepada orang lain di perusahaan? Hubungi pengacara bisnis Anda sebelum Anda menyebarkan atau bahkan membaca materi semacam itu. Cara mendapatkannya, dan juga faktor lain, bisa saja membolehkan Anda untuk menggunakannya. Jika tidak, Anda harus menghancurkan semua salinan elektronik atau fisik dari informasi tersebut. Manajer penjualan kita yang baru menyiapkan materi untuk review bisnis tiga bulanan. Ini akan menjadi kesempatan pertamanya untuk membuat pimpinan bisnis senior terkesan, dan dia ingin menunjukkan antusiasmenya tentang rencana tim. Dia ingin menggunakan bahasa yang indah seperti pemimpin industri, dominasi pasar, proposisi nilai yang tidak dapat ditolak pelanggan, dan lainnya. Haruskah dia lebih memperhatikan bahasanya? Kita harus selalu paham bahwa kata-kata yang kita gunakan dalam presentasi, , dan dokumen lain mungkin saja menyampaikan makna yang tidak kita inginkan. Dalam hal ini, manajer penjualan hanya ingin menunjukkan antusiasme, namun dia memilih kata-kata dan frasa yang memiliki konotasi anti-kompetitif. Dokumen yang berisi kata-kata ini dan semacamnya dapat menyebabkan permasalahan serius bagi perusahaan jika menjadi bagian pemeriksaan atau investigasi pemerintah. Diskriminasi harga atau ketentuan penjualan antar pelanggan-pelanggan kita Menolak bertransaksi dengan pelanggan atau pesaing tertentu Batasan lain bagi kebebasan pelanggan kita untuk berkompetisi Terlibat dalam kegiatan semacam ini dapat mengakibatkan denda yang besar, baik bagi IP dan bagi karyawan yang terlibat. Menemui keadaan yang menimbulkan kekhawatiran etika? Jika begitu, maka... Identifikasi siapa yang terpengaruh oleh situasi tersebut. Lihat IP Way, Pedoman ini, dan kebijakan perusahaan. Pertimbangkan opsi Anda dan konsekuensinya. PEDOMAN PERILAKU 23

25 Etika dalam Tindakan Saya telah diminta untuk memimpin proyek benchmarking pada teknologi ketel pemulihan. Hal itu akan memerlukan beberapa diskusi dengan karyawan di perusahaan pesaing. Bolehkah saya mengambil peluang ini? Benchmarking, khususnya dalam hal keselamatan dan teknis, adalah salah satu jenis interaksi yang sering diperbolehkan dalam hukum antitrust. Namun ingat bahwa percakapan apa pun dengan pesaing memiliki risiko. Perlindungan dalam hal ini harus melibatkan panduan ketat yang melarang topik diskusi yang sensitif bagi kompetisi seperti harga atau kapasitas. Berhati-hatilah dengan Perilaku Kita. Karena mengikuti hukum antitrust dan kompetisi sangatlah penting, kita harus berhati-hati dengan tindakan kita ketika berhubungan dengan pesaing. Bahkan percakapan lepas di konferensi perdagangan atau komentar untuk publikasi industri dapat mengarah pada pelanggaran atau tuduhan antitrust. Secara umum, sebaiknya jangan pernah membicarakan bisnis dengan pesaing dan hindari kontak dengan mereka jika mungkin. Jika Anda berinteraksi dengan pesaing sebagai bagian dari tanggung jawab pekerjaan sehari-hari Anda, pastikan Anda mengerti batasan interaksi Anda. Saya baru menerima telepon dari seseorang yang mengaku bekerja untuk publikasi perdagangan yang bertanya untuk memastikan mengenai kenaikan harga. Haruskah saya memberinya informasi? Tidak. Kita tidak membicarakan informasi sensitif seperti harga, produksi yang direncanakan, atau perubahan kapasitas dengan siapa pun kecuali mereka yang memiliki kepentingan untuk tahu, seperti pelanggan kita. Pertanyaan apa pun dari publikasi perdagangan harus diarahkan ke grup Komunikasi Perusahaan kita. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Kepatuhan Antitrust Kebijakan Perusahaan: Komunikasi Perusahaan Panduan Kepatuhan Antitrust IP Panduan Kepatuhan Hukum Kompetisi IP Apakah itu hal yang benar? Apakah hal itu merupakan kepentingan terbaik bagi rekan, pelanggan, dan stakeholder IP? 24

26 Kepemilikan Anti-Korupsi dan Penyuapan Persoalan Global. Dedikasi kita untuk memenangkan bisnis berdasar pada prestasi juga berarti bahwa kita tidak akan menawarkan keuntungan yang tidak pantas pada pihak lain atau menyuap. Kita tidak akan menoleransi penggunaan suap, korupsi, atau praktik tidak etis apa pun oleh karyawan atau pihak ketiga yang bekerja bagi kita. Sebagai sebuah perusahaan internasional, kita akan secara teguh mematuhi hukumhukum tersebut di seluruh dunia yang dirancang untuk mencegah korupsi dan penyuapan, seperti: Undang-Undang Praktik Korupsi Luar Negeri AS (Foreign Corrupt Practices Act/FCPA) Undang-Undang Penyuapan Inggris (U.K. Bribery Act) Hukum lokal tertentu seperti, Undang- Undang Pencegahan Korupsi di India Hukum-hukum ini melarang perusahaan kita, karyawan kita, dan pihak ketiga yang bekerja bagi kita untuk membayar apa pun yang bernilai untuk: Mendapat keuntungan bisnis yang ilegal atau melanggar hukum Mempengaruhi orang yang membuat keputusan yang mempengaruhi kita Lebih dari Sekadar Hukum. Kebijakan kita lebih dari sekadar hukum ini dan melarang pembayaran yang korup dalam keadaan apa pun, baik dalam berurusan dengan pejabat publik maupun swasta. Ini berarti kita tidak boleh secara langsung, maupun tidak langsung melalui pihak ketiga, memberi suap dalam jenis apa pun atau keuntungan yang tidak etis kepada: Etika dalam Tindakan Pejabat pabean menolak meloloskan beberapa komponen penting untuk impor kecuali saya membayar sejumlah uang untuk mempercepat prosesnya. Produksi dapat berhenti jika kita tidak mengirim komponen ini ke pabrik. Bolehkah saya memenuhi permintaannya? Memberi apa pun yang berarti, sekecil apa pun, dalam situasi ini adalah ilegal dan bertentangan dengan kebijakan perusahaan. Hubungi kantor Etika dan Kepatuhan Global untuk mendapatkan bantuan. Kita menjual sejumlah besar karton berlapis ke perusahaan milik pemerintah, dan sudah jadi kebiasaan di negara saya untuk mengirimkan parsel hari raya kepada pelanggan terlepas dari siapa yang memiliki perusahaan tersebut. Apakah sebaiknya saya tidak mengirim hadiah ke pelanggan ini? Sebagai peraturan umum, fakta bahwa memberi hadiah atau bahkan menyuap secara jelas adalah kebiasaan di sebuah negara tidak berarti bahwa kita dapat atau akan melakukannya juga. Pertanyaan yang harus Anda ajukan adalah apakah memberi hadiah bertentangan dengan kebijakan perusahaan atau tidak. Kebijakan kita memperbolehkan hadiah yang bersifat kebiasaan, seperti parsel hari raya, selama nilainya cukup kecil dan tidak dimaksudkan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan. Namun, jika hadiah tersebut untuk pejabat pemerintah atau karyawan perusahaan milik pemerintah, konsultasikan dengan kantor Etika dan Kepatuhan Global sebelum menawarkannya karena, di beberapa negara, ada hukum tertentu yang membatasi nilai hadiah untuk pejabat atau karyawan seperti itu, atau sepenuhnya melarangnya. Pejabat pemerintah Karyawan perusahaan milik pemerintah Partai Politik maupun kandidat jabatan politik Pihak swasta maupun komersial Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Kepatuhan dengan Hukum Anti-Korupsi PEDOMAN PERILAKU 25

27 Apakah itu hal yang benar? Bagaimana kira-kira pendapat orangorang dekat saya tentang hal itu? Bisnis Internasional Semua negara di mana International Paper beroperasi menjalankan transaksi perdagangan internasional seperti impor, ekspor, dan transaksi keuangan. Sebagai perusahaan AS, kita harus mengikuti hukum perdagangan AS di mana pun kita menjalankan bisnis, bahkan jika hal itu bertentangan dengan hukum serupa pada negara lain. Hukum Pencegahan Pencucian Uang. Kadang transaksi komersial yang rumit dapat menyembunyikan pembiayaan kegiatan kriminal seperti penipuan, penyuapan, penghindaran pajak, dan perdagangan narkotik atau senjata ilegal. Hukum Pencegahan pencucian uang mengharuskan pembayaran dilakukan secara transparan dan semua pihak yang terlibat diidentifikasi. Di International Paper, kita menaati hukum pencegahan pencucian uang di seluruh dunia, dan kita hanya akan melakukan bisnis dengan pelanggan yang memiliki nama baik yang melakukan kegiatan bisnis yang sah. Hukum Pengendalian Ekspor. Amerika Serikat memiliki hukum pengendalian ekspor yang ketat, yang melarang kita mengekspor barang AS ke orang dan tempat tertentu di luar Amerika Serikat. Ada juga beberapa kasus di mana kita tidak dapat mengekspor barang dari operasi kita sendiri di luar negeri. Kita juga harus mengetahui dan mengikuti hukum pengendalian ekspor negara tempat kita beroperasi. Ekspor dapat berupa barang berwujud, seperti kertas dan produk kemasan. Ada juga ekspor barang tidak berwujud, seperti data elektronik atau informasi lain yang dapat diekspor melalui percakapan atau . Semua Karyawan yang terlibat dalam ekspor harus mengetahui peraturan yang berlaku. Etika dalam Tindakan Saya diberi tahu bahwa kita dapat menghapus sengketa pajak dengan didampingi konsultan yang memiliki hubungan dekat dengan pejabat pajak lokal. Konsultan tersebut meminta biaya $30,000 di depan, yang katanya untuk memulai proses. Haruskah saya menyewa konsultan ini dan membayar biayanya? Biaya besar dan hubungan dekat tersebut adalah lampu merah, dan Anda harus melanjutkan dengan hati-hati. Beberapa langkah yang harus Anda ikuti termasuk meminta untuk mengetahui tujuan biaya besar tersebut dan ke mana uang itu dibayarkan. Anda juga harus meminta rencana kerja dari konsultan yang menjelaskan bagaimana dia akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Terakhir, yang paling penting, minta pengacara bisnis Anda untuk mendampingi dalam menyusun perjanjian biaya yang berisi perlindungan untuk memastikan bahwa konsultan tersebut tidak membayar suap atas nama kita. Saya diminta oleh pelanggan yang baik untuk mengirim produk ke negara yang jadi sasaran larangan perdagangan pemerintah AS. Bolehkah saya mengirimkannya ke cabang IP di luar Amerika Serikat dan memerintahkan mereka menjualnya ke pelanggan di negara yang dibatasi tersebut? Tidak. Hukum melarang entitas yang dimiliki atau dikendalikan IP untuk menjual ke negara tersebut. Mengirimkannya lewat negara yang netral tidak menghindari larangan atas IP. Hukum Anti-Boikot. Menurut hukum, kita tidak boleh berpartisipasi dalam praktik perdagangan yang membatasi atau dalam boikot yang dikenakan oleh pemerintah asing atas negara lain atau terhadap warga atau perusahaan AS. Bahkan kita tidak boleh ikut serta dalam boikot yang tidak disetujui oleh pemerintah AS. Kita tidak boleh memasuki perjanjian, menyediakan informasi apa pun, atau membuat pernyataan apa pun yang dapat dipandang mendukung boikot apa pun yang dilarang oleh hukum AS. Sumber Daya Lain Situs Web Pabean dan Perdagangan Internasional 26

28 Kepemilikan Lakukan hal yang benar. Segera laporkan transaksi, aktivitas pelanggan, atau permintaan berhubungan dengan boikot apa pun yang mencurigakan ke kantor Etika dan Kepatuhan Global. Perdagangan Orang Dalam Informasi Material Non-Publik. Saham International Paper diperdagangkan secara publik. Dengan bekerja untuk IP atau salah satu anak cabangnya, Anda mungkin mengetahui informasi material mengenai perusahaan kita atau perusahaan lain yang belum dirilis ke publik. Hukum federal dan negara bagian AS menyebut informasi semacam itu sebagai informasi material non-publik. Informasi material non-publik dapat berupa informasi mengenai: Penemuan dan produk baru Kontrak dan penentuan harga Perencanaan strategis atau pemasaran Perubahan manajemen besar Merger dan akuisisi Spesifikasi Teknis Data keuangan Biaya produk Hukum di bidang ini rumit, namun umumnya melarang orang yang memiliki informasi material non-publik untuk: Berdagang saham perusahaan termasuk, kecuali dalam beberapa keadaan terbatas, melalui program kesejahteraan karyawan Memberi tahu siapa pun mengenai informasi semacam itu Hukum yang berlaku di yurisdiksi non-as lainnya memberlakukan batasan serupa atas penggunaan informasi material non-publik dan relevan khususnya bagi anak perusahaan IP. Periode Blackout (pengumuman resmi pendapatan perusahaan). Karyawan tertentu tidak diperbolehkan berdagang saham IP selama jangka waktu tertentu di sekitar perilisan pendapatan perusahaan tiap triwulan. Sebagai tambahan, kita mungkin memberlakukan batasan perdagangan serupa pada karyawan tertentu ketika perubahan penting terjadi di dalam perusahaan. Periode blackout semacam ini melindungi karyawan kita dari keterlibatan, atau kesan keterlibatan dalam perdagangan orang dalam. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Perdagangan Orang Dalam Menemui keadaan yang menimbulkan kekhawatiran etika? Jika begitu, maka... Pertimbangkan dampak dari tidak melakukan apa-apa. Cari tahu apakah dan bagaimana kasus semacam ini ditangani dengan baik. T & J Etika dalam Tindakan Saya tertarik dengan akuisisi yang akan dilakukan perusahaan yang masih belum dipublikasikan. Bolehkah saya menceritakannya kepada teman saya? Belum boleh. Menceritakan hal itu akan mengungkap informasi non-publik secara tidak benar. Anda harus menunggu informasi itu menjadi publik. Apa itu pembocoran informasi rahasia (tipping)? Pembocoran informasi rahasia ( tipping) adalah memberikan informasi material non-publik kepada mereka yang tidak berwenang untuk memilikinya contohnya menceritakan pada teman mengenai merger IP sebelum diumumkan ke publik. Pembocoran informasi rahasia ( tipping) adalah ilegal. Bagaimana saya tahu apakah saya memiliki informasi material non-publik yang mengharuskan saya untuk tidak terlibat dalam perdagangan saham IP? Jika Anda merasa ragu, hubungi kantor Etika dan Kepatuhan Global, dan bertanyalah. PEDOMAN PERILAKU 27

29 Seperti apa perilaku etis itu? Salah: Benar: Eliza menerima persetujuan dengan pesaing mengenai kenaikan harga yang akan mereka tawarkan kepada pelanggan. Ketika Ivan menghadiri pertemuan asosiasi perdagangan, pembicaraan berganti jadi strategi mengendalikan harga di pasar, jadi dia mengatakan bahwa pembicaraan itu tidak pantas dan dia meninggalkan ruangan. David menghadiri rapat rahasia di mana dia mendapat informasi bahwa IP berencana membeli perusahaan pesaing, jadi dia menelepon ibunya setelah rapat selesai dan menyuruhnya membeli saham perusahaan itu. Sebagai asisten administratif, Peter melihat rancangan laporan triwulanan IP, namun dia tidak mengatakan pada siapa pun apa isinya. Christine meminta vendor perbaikan dan perawatan untuk memperbaiki di rumahnya dengan biaya rendah sebagai imbalan untuk komentar memuaskan yang dia berikan pada evaluasi vendornya. Pemasok menawari Maria pembayaran tunai untuk mempercepat proses persetujuan pemasok. Dia secara sopan menolak tawaran itu dan segera melaporkan upaya penyuapan itu ke pimpinan timnya.

30 Rasa Hormat

31 Rasa Hormat Kita memperlakukan pihak lain dengan hormat dan bermartabat dan meyakini bahwa keragaman pemikiran, kebudayaan, dan latar belakang adalah hal yang baik. Kita berurusan dengan pemasok, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya dengan adil. Kita mengelola sumber daya dengan bertanggung jawab.

32 Rasa Hormat Tanggung Jawab Kita terhadap Satu Sama Lain Hak Asasi Manusia. International Paper berkomitmen untuk melindungi dan memajukan hak asasi manusia secara global dan, dengan semua aspek Pedoman ini, kita mengharapkan hal yang sama dari mitra dan pemasok kita. Kita menghargai prinsip internasional hak asasi manusia, termasuk yang diungkapkan di Deklarasi Hak Asasi Manusia PBB. Maka dari itu, kita tidak menoleransi pekerja di bawah umur, pekerja paksa, hukuman fisik, atau pelecehan. Kita menghargai hukum ketenagakerjaan di mana pun kita beroperasi. Kita juga mengakui kebebasan berasosiasi dan hak tawarmenawar kolektif karyawan kita. Kita berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat. Ini berarti kita mengoperasikan fasilitas kita sesuai peraturan dan hukum kesehatan dan keselamatan, dan kebijakan kita sendiri, yang mungkin saja lebih ketat. Memimpin dengan Teladan. Meski kita percaya bahwa melindungi hak asasi adalah peran pemerintah, kita juga percaya bahwa International Paper dapat membantu meningkatkan rasa hormat bagi hak asasi manusia melalui contoh tindakan dan nilai kita. Keberagaman. Tenaga kerja kita beragam seperti pasar yang kita layani, dan kita merangkul keberagaman di tiap level perusahaan. Bekerja bersama dengan latar belakang dan sudut pandang yang berbeda menjaga kita selalu berada di ujung tombak inovasi. Apakah itu hal yang benar? Bagaimana kira-kira pendapat rekan kerja saya tentang hal itu? Etika dalam Tindakan Rekan tim saya dan saya merasa tidak nyaman ketika pimpinan tim kami menceritakan lelucon yang bersifat etnis, namun kami tidak ingin membuat masalah. Apa yang harus kami lakukan? Biasanya cara terbaik untuk keadaan seperti ini adalah dengan menanganinya secara langsung. Anda harus mengatakan pada pimpinan tim Anda bahwa lelucon semacam itu membuat Anda tidak nyaman, dan memintanya berhenti. Jika Anda merasa tidak dapat berbicara dengannya secara langsung, bicara pada manajernya atau bagian Sumber daya Manusia, atau hubungi HelpLine. Perusahaan kita tidak menoleransi pelecehan atau tindakan tidak pantas apa pun di tempat kerja kita. Tahun lalu, saya melaporkan seorang rekan kerja yang menyampaikan komentar yang tidak menyenangkan pada saya. Sepertinya dia tahu siapa yang melaporkannya, karena sejak saat itu dia membuat kehidupan kerja saya jadi susah. Bagaimana saya menangani hal ini? International Paper tidak akan menoleransi pembalasan apa pun atas karyawan yang melaporkan komplain dengan niat baik mengenai tindakan tidak pantas. Laporkan kecurigaan pembalasan pada Sumber daya Manusia atau HelpLine. PEDOMAN PERILAKU 31

33 T & J Bagaimana jika saya memiliki keyakinan kuat yang bertentangan dengan beberapa tujuan atau program International Paper? Bukan maksud International Paper untuk mengubah keyakinan pribadi Anda. Namun, kita harap Anda menggunakan nilai-nilai dan kebijakan perusahaan untuk memandu perilaku Anda di tempat kerja ketika bertindak atas nama perusahaan. Jika keyakinan Anda menjadi persoalan, mintalah saran pada manajer Anda, Sumber daya Manusia, atau kantor Etika dan kepatuhan Global. Bagaimana perusahaan mendapat manfaat dari keberagaman? Lingkungan bisnis global saat ini sangatlah kompleks. Di International Paper, kita menyadari bahwa menghargai dan mendorong keberagaman pemikiran, pengalaman, latar belakang, dan talenta akan menjadi keunggulan kompetitif. Dengan menghargai perbedaan individu, kita mendapat keuntungan dari sudut pandang unik yang mengarah pada tenaga kerja yang lebih bersemangat dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Rasa Hormat dan Martabat. Kita memperlakukan satu sama lain dan semua stakeholder kita dengan rasa hormat dan martabat. Kita tidak pernah menoleransi tindakan pelecehan, tidak jujur, atau kekerasan atau pelanggaran standar peluang pekerjaan yang setara. Pembalasan kepada siapa pun yang melaporkan tindakan semacam itu dengan niat baik adalah pelanggaran atas nilai-nilai kita dan atas Kode ini. Pengembangan diri. Di International Paper, kita mengharapkan karyawan untuk memberi kita yang terbaik dan memanfaatkan kesempatan untuk berkembang dan tumbuh. Kita mendorong pengembangan diri, dan kita menawarkan peralatan dan pelatihan untuk membantu karyawan kita: Mengatur Nada dari Dalam. Karyawan kita adalah yang terbaik di industri ini, dan kita harap manajer kita memimpin dengan: Memberi teladan tentang bagaimana bertindak dengan integritas Memastikan bahwa bawahan langsungnya memahami tanggung jawab sesuai Pedoman dan kebijakan dan prosedur perusahaan lainnya Mendorong budaya di mana karyawan merasa nyaman mengajukan pertanyaan, menyampaikan kekhawatiran, dan mengungkapkan ide Membicarakan nilai-nilai kita dengan karyawan dan memberi mereka pengetahuan, pelatihan, dan sumber daya untuk mengikuti standar kita Mendukung karyawan yang dengan niat baik mengajukan pertanyaan atau kekhawatiran mengenai kepatuhan dan integritas, tidak pernah melakukan pembalasan atau menoleransi pembalasan atas mereka Tidak pernah mendorong atau mengarahkan karyawan untuk mencapai hasil bisnis dengan mengorbankan perilaku etis atau kepatuhan pada Pedoman atau hukum Bertindak untuk menghentikan pelanggaran Pedoman atau hukum Menguasai pekerjaannya saat ini Memperluas keahlian mereka Meningkatkan karier mereka di perusahaan Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Pernyataan Kebijakan Sumber Daya Manusia 32

34 Rasa Hormat Lingkungan dan Sumber Daya Alam Komitmen Kita. Di International Paper, kita percaya bahwa menjadi akuntabel berarti menghargai, melindungi, dan melestarikan lingkungan. Kita berkomitmen untuk: Mendukung keberlanjutan lingkungan Menggunakan sumber daya dan energi secara efisien Menggunakan teknologi yang meminimalkan dampak lingkungan, jika memungkinkan dan sesuai Karyawan yang pekerjaannya mungkin berdampak pada lingkungan harus memahami izin, persyaratan, dan prosedur yang berlaku yang berhubungan dengan pekerjaannya. Sertifikasi Pihak Ketiga. Sebagai bagian dari komitmen kita pada lingkungan, kita mengikuti kebijakan penggunaan yang mengenali sertifikasi pihak ketiga yang berhubungan dengan pemerolehan fiber. Dengan begitu, kita mengetahui bahwa kita menggunakan pohon yang tumbuh dan dipanen dengan metode yang melindungi kualitas biodiversitas, kehidupan liar, tumbuhan, tanah, dan air. Kita mendukung sertifikasi pihak ketiga untuk standar yang diakui dunia di negara tempat kita beroperasi. Kita juga berkomitmen untuk mengembangkan sertifikasi di seluruh rantai pasokan kita. Hasil Akhir. Dengan mendorong pengelolaan hutan yang bertanggung jawab dan berkelanjutan, kita tidak hanya menciptakan produk yang diinginkan oleh serta nyaman bagi pelanggan dan konsumen, kita juga melestarikan hutan yang sehat dan kaya bagi generasi yang akan datang. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Lingkungan, Kesehatan, dan Keselamatan Perusahaan Transaksi yang Adil dan Jujur Sebagai orang yang percaya bahwa kesuksesan adalah hasil dari bertindak dengan integritas, kita memperlakukan semua pemasok, pelanggan, dan mitra bisnis secara jujur, adil, dan obyektif. Kita tidak boleh terlibat dalam: Praktik perdagangan yang tidak adil atau menipu Iklan atau pernyataan palsu atau menyesatkan, baik mengenai produk kita atau pesaing kita Kegiatan yang akan menipu siapa pun, termasuk pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis Pemasok Kita. Kita tidak hanya menghidupkan nilai-nilai inti kita dalam keputusan bisnis sehari-hari, kita juga mengharapkan pemasok untuk bertindak konsisten dengan Pedoman Perilaku ini. Kita memilih pemasok berdasarkan kriteria obyektif seperti kualitas dan biaya produk dan layanan mereka, dan kita juga mencari pemasok yang mempraktikkan standar tinggi perilaku bisnis etis kita. Kita mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa pemasok utama kita memahami standar yang kita terapkan pada kita sendiri dan kita harapkan mereka yang berbisnis dengan kita juga menerapkan standar yang sama. Standar ini terangkum dalam Pedoman Perilaku Pemasok kita. Mempengaruhi Mitra kita. Strategi bisnis global kita melibatkan kemitraan dengan pemasok, kontraktor, mitra bisnis gabungan, dan bisnis independen lainnya. Kita secara proaktif mencari rekan yang merangkul dan mempraktikkan standar etis tinggi dan kita memberi tahu mereka akan harapan kita pada mereka. Dalam hubungan ini, meski kita tidak mengendalikan pengaturan bisnis, kita akan menggunakan pengaruh dan kepemimpinan kita untuk membantu rekan kita mempertahankan standar etika perilaku yang tinggi. Sumber Daya Lain Pedoman Perilaku Pemasok PEDOMAN PERILAKU 33

35 Seperti apa perilaku etis itu? Salah: Benar: Jorge tidak mengundang Lola pada acara golf yang disponsori perusahaan karena dia yakin biasanya perempuan merasa bahwa golf itu membosankan. Natalia melamar untuk posisi pengoperasi mesin yang tidak ada perempuan yang pernah melamar posisi itu sebelumnya. Dia dipekerjakan pada posisi itu berdasarkan kualifikasinya semata. Kelly dan Chris membuat lelucon tentang seorang rekan kerja karena orientasi seksualnya. Josef menemukan bahwa salah satu pemasok IP menggunakan pekerja di bawah umur untuk membuat bahan pengemasan. Dia melaporkan situasinya, dan perusahaan berpindah ke pemasok lain, meski biayanya lebih tinggi. Paulo melepas pelindung dari mesin flexo agar dapat mengakses sumbatan dan gangguan lain yang mungkin memperlambat produksi mesin. Di posisi Ben yang baru, tanggung jawabnya termasuk pembuangan sampah, jadi dia bertanya pada manajer untuk memastikan bahwa dia membuang sampah sesuai persyaratan perusahaan dan hukum.

36 Keunggulan

37 Keunggulan Kita merasa bangga dengan keunggulan operasional kita, dan kita menjalankan integritas saat mengelola informasi dan aset yang sangat penting bagi bisnis kita. Kita juga memperlakukan sumber daya lain dengan benar, mempraktikkan komitmen kita terhadap keunggulan etika.

38 Keunggulan Arsip yang Akurat Pencatatan, penyimpanan, dan pengungkapan informasi secara akurat dan jujur sangatlah penting, terutama karena banyak orang yang bergantung pada informasi kita untuk membuat keputusan bisnis yang baik. Standar Kita. Kita mengikuti standar yang ketat dalam pencatatan arsip keuangan dan akun. Pembukuan dan arsip kita harus jujur dan jelas dan mencerminkan keadaan asli semua komponen transaksi kita. Kita harus memastikan bahwa pengungkapan yang kita lakukan dalam komunikasi publik dan isian pemerintah adalah lengkap, adil, tepat waktu, akurat, dan dapat dimengerti. Informasi tidak boleh dipalsukan atau disembunyikan dalam keadaan apa pun. Karyawan yang menerima instruksi untuk melakukan hal sebaliknya harus melaporkan persoalan tersebut dan minta saran ke kantor Etika dan Kepatuhan Global. Tanggung Jawab Kita. Kita semua memiliki tanggung jawab individu ketika membuat, menyimpan, memperbarui, atau membuang arsip perusahaan untuk melakukannya sesuai dengan hukum dan kebijakan manajemen arsip kita dan jadwal retensi arsip. Etika dalam Tindakan Manajer saya menyuruh saya untuk menghancurkan dokumen yang berhubungan dengan proyek yang kita lakukan tahun lalu. Kini, auditor menanyakan beberapa pertanyaan sepertinya mereka khawatir. Saya hanya mengikuti instruksi apa yang harus saya lakukan? Auditor tidak bermaksud membuat siapa pun terkena masalah; tugas mereka memastikan kita mengikuti kebijakan dan proses yang ditentukan. Tanggung jawab Anda adalah untuk mengerti kebijakan penyimpanan dokumen kita. Jika manajer Anda memerintahkan untuk menghancurkan dokumen yang seharusnya disimpan, mengikuti perintah secara buta bukanlah tindakan yang benar. Namun saat ini hal terbaik yang bisa Anda lakukan adalah menjawab pertanyaan auditor sepenuhnya dan dengan jujur. Kita melampaui anggaran pada sebuah proyek kecil. Manajer proyek, seorang teman saya, meminta saya menggunakan beberapa material dari proyek itu untuk proyek lain yang terpisah. Apa yang harus saya lakukan? Melakukan apa yang diminta teman Anda akan mengakibatkan pemalsuan arsip perusahaan. Jelaskan padanya bahwa Anda tidak dapat melakukannya dan katakan alasannya. Anda juga harus membicarakan permintaan teman Anda dengan manajer Anda agar keadaan tersebut dapat ditangani dengan baik. Sumber Daya Lain Kebijakan Perusahaan: Kepatuhan dengan Hukum Anti-Korupsi Kebijakan Perusahaan: Manajemen Arsip Global Kebijakan Perusahaan: Penyelenggaraan Pembukuan dan Pengarsipan yang Akurat Panduan Kebijakan Keuangan PEDOMAN PERILAKU 37

39 T & J Jika perusahaan menghargai privasi saya, apakah ini berarti mereka tidak akan melihat pribadi saya atau situs web yang saya kunjungi di laptop IP saya? Bergantung pada hukum lokal, perusahaan mungkin mempunyai hak untuk mengetahui apa pun yang telah Anda lakukan menggunakan aset perusahaan baik panggilan, sms, , atau web yang dikunjungi. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin memiliki wewenang resmi mengenai bisnis perusahaan yang mungkin ada di komputer atau perangkat komunikasi Anda. Menyimpan Arsip yang Relevan. Permintaan oleh pihak ketiga, termasuk yang melibatkan lembaga pemerintah, tuntutan hukum atau persoalan hukum apa pun, dapat memunculkan kebutuhan untuk menyimpan informasi lebih dari masa retensi normal. Kita harus menyimpan arsip yang relevan bagi persoalan hukum atau investigasi yang melibatkan perusahaan. Karyawan yang menerima pemberitahuan penahanan dari lembaga hukum tidak boleh mengubah atau menghilangkan informasi apa pun yang disebutkan di sana. Etika dalam Tindakan Saya ada di sebuah tim yang sedang melakukan pengembangan unik atas produk kemasan. Bolehkah saya membicarakan pekerjaan yang saya lakukan di blog pribadi saya? Anda harus menghindari membicarakan pekerjaan Anda pada proyek tersebut dalam komunikasi bentuk apa pun, kecuali dengan karyawan atau pihak lain yang memiliki wewenang untuk tahu mengenai proyek tersebut. Saya baru bekerja di IP, dan saya membawa beberapa kotak berkas dari pekerjaan lama saya. Ada beberapa rencana pemasaran yang sangat baik dalam berkas-berkas ini yang saya kembangkan di pekerjaan lama saya. Bolehkah saya menunjukkannya dengan kolega baru saya? Kecuali Anda memiliki izin dari perusahaan lama Anda, Anda tidak boleh menggunakan berkas-berkas tersebut di pekerjaan yang sekarang. Melindungi Sumber Daya Informasi dan Arsip Kita Melindungi informasi perusahaan kita sangat penting bagi kesuksesan kita. Kita memiliki kebijakan dan prosedur manajemen informasi dan arsip untuk memastikan arsip perusahaan dipelihara, disimpan, dan jika perlu, dihancurkan sesuai peraturan dan hukum dan kebutuhan perusahaan. PRIVASI Kita menghormati privasi dan berkomitmen untuk melindungi harapan wajar tentang privasi dari karyawan kita dan juga pelanggan, mitra bisnis, dan pengunjung situs web kita. Kita menangani data pribadi secara bertanggung jawab dan sesuai dengan hukum. HAK KEKAYAAN INTELEKTUAL DAN INFORMASI RAHASIA Contoh Informasi Rahasia. Hak kekayaan intelektual dan Informasi hak milik adalah salah satu dari aset kita yang paling berharga. Kecuali dengan wewenang, karyawan tidak boleh mengungkapkan informasi apa pun baik dengan orang luar maupun orang dalam perusahaan yang tidak memiliki kebutuhan untuk tahu tentang penemuan, merek dagang, paten, hak cipta, dan rahasia dagang kita. Karyawan dan mitra bisnis kita juga harus menjaga semua informasi hak milik, rahasia, dan sensitif kita termasuk produk baru dan strategi pemasaran, rencana penentuan harga, proses pembuatan, ide penelitian dan pengembangan, dan informasi mengenai investasi potensial. Apakah itu hal yang benar? Apakah hal itu mengikuti kebijakan perusahaan kita? 38

40 Keunggulan Di Luar Pekerjaan. Kewajiban untuk melindungi data pribadi dan informasi non-publik IP berlaku sepanjang waktu. Hal itu berlaku di luar tempat kerja dan jam kerja, dan berlanjut bahkan setelah karyawan tidak lagi bekerja bagi perusahaan. Melindungi Informasi Pihak Lain. Semua karyawan kita juga harus melindungi informasi rahasia yang mungkin mereka terima dari sumber di luar. Menggunakan kepemilikan intelektual perusahaan lain tanpa izin yang sesuai dapat mengakibatkan denda besar, hukuman pidana, tuntutan perdata, dan kerusakan baik bagi perusahaan kita dan pelanggar individu. Kewajiban ini berlaku hingga: Apakah itu hal yang benar? Bagaimana kira-kira reaksi orang jika hal itu muncul di koran, program berita televisi, atau internet? Informasi rahasia yang dibawa karyawan baru dari sumber lain Informasi yang mungkin dibagikan oleh konsultan mengenai perusahaan lain jika diberikan kepadanya untuk dia simpan sendiri termasuk informasi mengenai pihak ketiga, seperti pelanggan kita Informasi Kompetitif Meski kita adalah pemain yang bersemangat dalam pasar global yang sangat kompetitif, kita tidak pernah menggunakan cara ilegal atau tidak etis untuk mendapatkan informasi tentang produk dan layanan pesaing. Kita menghargai informasi non-publik perusahaan lain, seperti juga kita berharap mereka menghargai informasi kita. Kita mungkin mendapat informasi mengenai perusahaan lain dari sumber publik, seperti situs web, arsip peraturan, atau iklan mereka. Namun, kita tidak: Mencuri informasi Memperbolehkan pihak ketiga mendapat informasi untuk kita dengan cara tidak etis Menggunakan informasi dagang dengan tidak pantas Mendapatkan informasi dalam menggunakan alasan palsu Mendapatkan informasi langsung dari pesaing Etika dalam Tindakan Seorang pelanggan baru saja mengirimi saya faks salinan daftar harga pesaing. Bolehkah saya menggunakannya? Mungkin, selama Anda tidak yakin bahwa pelanggan tersebut memiliki kewajiban untuk menyimpan informasi tersebut secara rahasia. Selalu hubungi pengacara bisnis Anda jika Anda menerima informasi daftar harga pesaing. Seorang konsultan telah mengirimkan proposal untuk proyek strategis yang akan segera berjalan. Salah satu faktor yang dia sebutkan sebagai alasan untuk merekrutnya adalah karena dia baru-baru ini bekerja di salah satu pesaing. Haruskah saya perlu khawatir jika merekrutnya? Ya. Kita tidak dapat memperbolehkan konsultan mengungkap informasi rahasia yang dia ketahui ketika bekerja di pesaing kita. Sebelum mempekerjakannya, Anda harus menjelaskan bahwa dia tidak boleh mengungkap informasi semacam itu kepada kita. Konsultasikan dengan kantor Etika dan Kepatuhan Global untuk saran tambahan mengenai bagaimana memastikan dia tidak akan mengungkap informasi kepemilikan. PEDOMAN PERILAKU 39

41 Seperti apa perilaku etis itu? Salah: Benar: Sue, karyawan baru di IP, menggunakan password lamanya untuk masuk ke situs web perusahannya yang dulu dan melihat data rahasia yang akan membantunya di pekerjaan barunya. Luis mewawancarai teknisi baru yang ingin berbicara tentang pekerjaannya di perusahaan pesaing dan bagaimana hal itu bisa berguna bagi IP. Luis memintanya untuk menyimpan informasi pesaing itu. Untuk mencapai target penjualan, Rita meminta kontroler untuk mencatat penjualan besar pada hari terakhir triwulan tersebut, meski order tersebut baru akan dikirim dua hari kemudian. Manajer Arra memintanya untuk mengubah rincian laporan kecelakaan. Dia merasa tidak nyaman melakukan pengubahan tersebut dan meminta saran manajer lain. Tim Ryan berhasil baik triwulan ini, namun dia tidak memiliki wewenang atau anggaran untuk memberi mereka bonus, jadi dia memberi tahu timnya bahwa mereka boleh menambah jam tambahan di catatan waktu kerja mereka sebagai kompensasi atas kerja baik mereka. Ray adalah karyawan baru yang menemukan bahwa rekan kerjanya sering kali mengisi jam kerja di kartu waktunya dengan tidak benar. Dia tidak merasa nyaman melapor ke manajer lokal, jadi dia menghubungi kantor Etika dan Kepatuhan Global untuk melaporkan persoalan tersebut.

42 Sumber Daya