Lbrands Pedoman Perilaku dan Ethics Hotline

Transkripsi

1 Saat perusahaan kita berkembang, nilai-nilai kita tetap menjadi bagian utama dari segala hal yang kita lakukan: Pelanggan adalah yang utama! Seluruh hal yang kita lakukan wajib dimulai dan diakhiri dengan dorongan tiada henti untuk mengantisipasi dan memenuhi keinginan pelanggan kita. Semangat adalah jalan menuju kesuksesan. Kita memburu kesempurnaan karena kita terlibat dalam pekerjaan secara emosional, intelektual, dan spiritual dan itulah yang membuat bakat kita dihormati serta menghadirkan hasil luar biasa. Keikutsertaan menguatkan kita. Kita menghargai keragaman, sebab merangkul pemikiran, pengalaman, harapan, dan mimpi orang lain akan lebih melengkapi diri kita serta menghubungkan kita dengan pelanggan kita. Cara kerja kita sangatlah penting. Melakukan hal yang benar berarti mengikuti kepercayaan dan aturan kita meskipun tidak ada yang mengawasi. Kemenangan tidaklah berarti tanpa cara yang jujur, mengedepankan kerja sama, tertanam dalam nilai-nilai kita, serta membawa manfaat yang lebih besar. Apa pun keadaannya, kita selalu melakukan hal yang benar dan mematuhi Pedoman Perilaku. Melakukan Hal Yang Benar: Angkat Bicara! Anda dianjurkan untuk mendiskusikan gagasan, pertanyaan, masalah, dan kekhawatiran terkait pekerjaan dengan manajer Anda. Apabila Anda mengkhawatirkan sesuatu mengenai pekerjaan Anda, merek, atau perusahaan, sampaikanlah hal tersebut secara terbuka dan jujur kepada manajer Anda. Masukan Anda akan dipertimbangkan secara saksama. Salah satu tanggung jawab penting setiap manajer adalah mendengarkan dan membantu memecahkan segala masalah atau permasalahan terkait pekerjaan. Untuk alasan apa pun, jika Anda merasa belum puas dengan jawaban atas pertanyaan Anda, atau kekhawatiran Anda belum terselesaikan atau tampaknya terlalu lama ditanggapi, Anda selalu berhak untuk berbicara dengan pihak pada tingkat supervisi berikutnya. Apabila Anda masih belum puas dengan tanggapan tersebut, Anda dapat meneruskan ke tingkat manajemen berikutnya atau mitra Sumber Daya Manusia Anda. Selain itu, Anda juga dapat melaporkan permasalahan kepada Ethics Hotline: (Amerika Serikat) (Kanada) Untuk daftar kontak berdasarkan negara, lihat bagian Kontak pada Pedoman Perilaku ini. Apabila Anda melihat sesuatu yang dirasa salah, Anda diharapkan untuk melaporkannya. Ethics Hotline dioperasikan dan dikelola oleh sumber daya luar, serta Anda dapat berbicara secara anonim, sebagaimana diiizinkan oleh hukum, untuk melaporkan kegiatan ilegal atau tidak etis. Anda dapat menyampaikan kekhawatiran 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Seluruh laporan yang disampaikan kepada perusahaan terkait permasalahan dalam Pedoman Perilaku kita akan dijaga kerahasiaannya sebisa mungkin secara wajar dan diizinkan menurut hukum. Dalam keadaan apa pun, Anda atau karyawan lain tidak akan dikenakan pembalasan, hukuman, atau kerugian karier karena mematuhi pelaporan atau persyaratan lain pada Pedoman ini. Selain itu, jika Anda merasa bahwa hal tersebut sesuai, Anda dapat mengarahkan pertanyaan atau permasalahan Anda kepada Kantor Penasihat Umum. 1

2 Pertanyaan yang Sering Diajukan: Umum Lbrands Apakah yang dimaksud dengan Ethics Hotline? Ethics Hotline adalah sarana bagi karyawan atau mitra untuk melaporkan dugaan pelanggaran atas Panduan, Pedoman Perilaku, atau kebijakan kita. Sarana ini dioperasikan dan dikelola oleh sumber daya luar yang dapat berbicara dengan Anda secara anonim jika Anda menginginkannya dan jika diizinkan oleh hukum yang berlaku, untuk melaporkan kegiatan ilegal atau tidak etis. Mengapa saya perlu menggunakan Ethics Hotline? Kami mengkhawatirkan Anda sebagai individu, dan kami menganjurkan Anda untuk berbicara secara terbuka kepada kami sehingga masalah dan kekhawatiran dapat terselesaikan. Anda dianjurkan untuk mendiskusikan seluruh gagasan, pertanyaan, atau kekhawatiran terkait pekerjaan dengan manajer Anda atau manajer tingkat berikutnya ataupun mitra Sumber Daya Manusia. Apabila Anda meyakini bahwa suatu persoalan bersifat terlalu sensitif, Anda merasa tidak nyaman atau jika Anda merasa belum puas dengan penyelesaian dari persoalan tersebut, Anda dapat menghubungi Ethics Hotline. Apakah kekhawatiran saya terjaga kerahasiaannya? Apabila Anda melaporkan kekhawatiran melalui Ethics Hotline, hal tersebut dijaga kerahasiaannya sebisa mungkin secara wajar. Ini artinya, kekhawatiran Anda hanya akan dibagikan kepada orang-orang dalam bisnis yang berwenang untuk menindaklanjuti dan memecahkan permasalahan(-permasalahan) yang Anda ungkapkan. Saat membuat laporan, Anda juga berkesempatan untuk melaporkannya secara anonim, jika Anda menginginkannya. Apakah yang dimaksud dengan EthicsPoint? EthicsPoint adalah alat bantu pihak ketiga yang kita gunakan untuk mencatat dan menjawab kekhawatiran yang diungkapkan oleh karyawan. Layanan ini tersedia untuk Anda selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Mengapa kita memerlukan sistem seperti EthicsPoint? Terdapat beberapa alasan: Kami meyakini bahwa karyawan adalah aset terpenting kami. Dengan menciptakan sarana komunikasi terbuka, kita dapat menggalakkan lingkungan kerja yang positif dan memaksimalkan produktivitas. Perusahaan publik diwajibkan oleh hukum untuk menyediakan sarana pelaporan anonim demi mengatasi penipuan akuntansi dan audit secara langsung ke komite audit. Sistem pelaporan yang efektif meningkatkan upaya kita yang lain untuk memupuk budaya integritas dan pembuatan keputusan etis yang telah mengakar dalam nilai-nilai kita. Mengungkapkan Kekhawatiran Dapatkah saya mengungkapkan kekhawatiran dengan Internet atau telepon? Ya. Dengan EthicsPoint, Anda dapat mengajukan laporan rahasia secara anonim melalui telepon, , atau Internet. Jenis situasi apa yang harus saya ungkapkan? Sistem EthicsPoint dirancang bagi karyawan untuk mengungkapkan segala pelanggaran terhadap Pedoman Perilaku, kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan, atau kekhawatiran lain yang mungkin Anda miliki. Hal ini dapat meliputi: Perilaku tidak etis Diskriminasi atau pelecehan 2

3 Kekerasan atau ancaman di tempat kerja Pencurian atau penipuan Konflik kepentingan Barang untuk karyawan, pelaporan perjalanan dan pengeluaran, atau penyalahgunaan hadiah/hiburan Penyimpangan akuntansi atau audit Penyuapan atau korupsi 3

4 Apabila saya melihat adanya pelanggaran, bukankah saya harus menyampaikannya kepada manajer, bagian keamanan, atau sumber daya manusia dan membiarkan mereka menanganinya? Saat Anda mengamati beberapa perilaku yang Anda yakini melanggar Pedoman Perilaku kita, kami berharap Anda dapat mengungkapkannya. Idealnya, Anda harus menyampaikan segala kekhawatiran kepada supervisor langsung, manajemen pada tingkat yang lebih tinggi, atau mitra Sumber Daya manusia Anda. Namun demikian, kami menyadari bahwa mungkin terdapat keadaan ketika Anda merasa tidak nyaman dalam mengungkapkan permasalahan dengan cara ini. Dalam kondisi tersebut, kami menganjurkan Anda untuk menghubungi Ethics Hotline. Lebih baik Anda mengungkapkan kekhawatiran secara anonim daripada menyimpan informasi tersebut untuk Anda sendiri. Mengapa saya harus mengungkapkan hal yang saya ketahui? Apa manfaatnya bagi saya? Kami menyarankan Anda untuk mengungkapkan permasalahan tersebut karena itulah tindakan benar yang harus dilakukan. Pelanggaran Pedoman Perilaku sekecil apa pun masalah tersebut terlihat pada waktu itu dapat membahayakan kepentingan perusahaan. Memberi tahu perusahaan tentang adanya pelanggaran Pedoman adalah bagian dari tanggung jawab setiap karyawan. Apakah manajemen benar-benar mengharapkan saya untuk mengungkapkan kekhawatiran? Kami benar-benar mengharapkannya. Faktanya, kami membutuhkan Anda untuk mengungkapkan kekhawatiran Anda. Anda mengetahui segala hal yang terjadi di perusahaan kita - baik maupun buruk. Anda mungkin memiliki pengetahuan awal mengenai suatu kegiatan yang mungkin menyebabkan kekhawatiran. Mengungkapkan kekhawatiran dapat menekan potensi dampak negatif terhadap perusahaan dan karyawan kita. Ke mana kekhawatiran ini ditujukan? Siapa yang dapat mengaksesnya? Kekhawatiran akan langsung dimasukkan pada server aman EthicsPoint demi mencegah segala kemungkinan pelanggaran dalam hal keamanan. EthicsPoint hanya menyediakan akses untuk kekhawatiran ini kepada individu tertentu dalam perusahaan yang bertanggung jawab guna mengevaluasi kekhawatiran tersebut, berdasarkan jenis pelanggaran dan lokasi insiden. Setiap penerima telah dilatih untuk menjaga kerahasiaan laporan ini. Peninjau resmi dapat meliputi mitra Sumber Daya Manusia, manajer, serta anggota Kantor Penasihat Umum distrik dan regional. Bukankah sistem ini hanya contoh bahwa seseorang tengah mengawasi saya? Sistem EthicsPoint mendukung aspek positif dari keseluruhan falsafah kita dan memungkinkan kita untuk menjamin keselamatan, keamanan, serta etika di tempat kerja. Anda selalu dianjurkan untuk meminta panduan mengenai dilema etika, memberikan saran positif, atau menyampaikan kekhawatiran ini adalah bagian dari kebijakan pintu terbuka kita. Komunikasi yang efektif adalah hal penting di tempat kerja kita saat ini, dan EthicsPoint adalah alat bantu terbaik dalam menyempurnakan komunikasi tersebut. Keamanan & Kerahasiaan Sepengetahuan saya, segala kekhawatiran yang saya kirimkan dari komputer perusahaan memunculkan log server yang menampilkan setiap situs web yang terkoneksi dengan PC saya. Apakah log ini tidak akan mengidentifikasi saya sebagai pembuat laporan? EthicsPoint tidak memunculkan atau menyimpan segala log koneksi internal dengan alamat IP, sehingga informasi yang menghubungkan PC Anda dengan EthicsPoint tidak akan tersedia. Faktanya, EthicsPoint berdasarkan kontrak berkomitmen untuk tidak mencari identitas pelapor. Apabila Anda merasa tidak nyaman dalam mengungkapkan kekhawatiran dengan PC kerja Anda, Anda dapat memilih untuk menggunakan PC di luar lingkungan kerja kita (seperti komputer kafe internet, di rumah teman, dan lain-lain). Banyak orang memilih cara ini, sebagaimana yang ditunjukkan data EthicsPoint di mana laporan yang didapat selama jam kerja berjumlah di bawah 12%. 4

5 Dapatkah saya mengungkapkan kekhawatiran dari rumah dan tetap anonim? Laporan yang dikirimkan dari rumah, komputer tetangga, perpustakaan, atau portal internet mana pun akan tetap bersifat aman dan anonim. Portal internet tidak pernah mengidentifikasi pengunjung dari nama layar dan sistem EthicsPoint menghilangkan alamat internet sehingga anonimitas tetap dipertahankan. Selain itu, EthicsPoint berdasarkan kontrak berkomitmen untuk tidak mencari identitas pelapor. 5

6 Saya merasa khawatir bahwa informasi yang saya berikan kepada EthicsPoint akan benar-benar menunjukkan identitas saya. Bagaimana Anda dapat menjamin hal tersebut tidak akan terjadi? Sistem EthicPoints dirancang untuk melindungi anonimitas Anda. Namun demikian, jika Anda menginginkan untuk tetap anonim, Anda - sebagai pihak pelapor - perlu memastikan bahwa isi laporan tidak secara sengaja menunjukkan identitas Anda. Contohnya, Dari meja kerja saya di samping Jan Smith... atau Selama 33 tahun bekerja di sini... Apakah saluran langsung telepon bebas pulsa juga bersifat rahasia dan anonim? Ya. Anda akan diminta untuk memberikan informasi serupa sebagaimana Anda akan berikan dalam laporan berbasis internet dan pewawancara akan menuliskan tanggapan Anda ke dalam situs web EthicsPoint. Tindakan keamanan dan kerahasiaan yang sama juga berlaku untuk laporan-laporan ini selama pengiriman. Bagaimana jika saya ingin diketahui sebagai pembuat laporan? Terdapat bagian dalam laporan yang dapat mengidentifikasi diri Anda, jika Anda menginginkannya. Kiat & Praktik Terbaik Saya mengetahui bahwa beberapa orang terlibat dalam tindakan tidak etis namun hal tersebut tidak berkaitan dengan saya. Mengapa saya perlu menyampaikannya? Perusahaan kita memilih untuk menggalakkan perilaku etis. Segala tindakan tidak etis, pada tingkatan apa pun, pada akhirnya mencederai perusahaan dan seluruh karyawan, termasuk Anda. Anda hanya perlu mempertimbangkan hal yang terjadi pada skandal perusahaan yang belakangan terjadi untuk melihat efek luar biasa dari keteledoran etika yang sekilas tampak tidak berbahaya tetapi dapat membalikkan kondisi perusahaan yang sehat. Maka, jika Anda mengetahui insiden pelanggaran atau pelanggaran etika apa pun, anggaplah bahwa ini adalah tugas Anda dan rekan kerja Anda untuk mengungkapkannya. Saya tidak yakin jika hal yang saya amati atau saya dengar melanggar kebijakan perusahaan, atau termasuk perilaku tidak etis, namun saya hanya merasa hal tersebut tidak benar. Apa yang harus saya lakukan? Ungkapkan kekhawatiran. EthicsPoint dapat membantu Anda mempersiapkan dan mengajukan laporan sehingga hal tersebut dapat dipahami dengan baik. Anda lebih baik mengungkapkan kekhawatiran mengenai situasi yang ternyata tidak berbahaya ketimbang membiarkan kemungkinan perilaku tidak etis lolos karena Anda tidak yakin akan hal tersebut. Bagaimana jika bos atau manajer saya terlibat dalam pelanggaran? Apakah mereka tidak akan ditindak dan kesalahannya ditutupi? Sistem EthicsPoint dan pendistribusian laporan dirancang agar pihak yang terlibat tidak mengetahui atau memperoleh akses terhadap kekhawatiran yang melibatkan nama mereka. Bagaimana jika saya mengingat sesuatu yang penting mengenai insiden setelah saya mengungkapkan kekhawatiran? Atau, bagaimana jika perusahaan memiliki pertanyaan lebih lanjut untuk saya terkait kekhawatiran saya? Ketika Anda mengungkapkan kekhawatiran di situs web EthicsPoint atau melalui Ethics Hotline, Anda menerima nama pengguna unik dan diminta untuk memilih kata sandi. Anda dapat kembali ke sistem EthicsPoint lagi, baik melalui internet maupun telepon, dan mengakses kekhawatiran sebelumnya untuk menambahkan lebih banyak perincian atau menjawab pertanyaan yang diajukan oleh perwakilan perusahaan serta menambahkan informasi lebih lanjut yang akan membantu memecahkan permasalahan yang dibuka. Kami amat menyarankan Anda untuk kembali ke situs pada waktu yang ditentukan untuk menjawab pertanyaan perusahaan. Kini, Anda dan perusahaan tengah masuk dalam dialog anonim di mana situasi tidak hanya diidentifikasi, namun juga dapat diselesaikan, serumit apa pun persoalannya. 6

7 Apakah tindak lanjut mengenai kekhawatiran sama amannya dengan pelaporan sebelumnya? Seluruh korespondensi EthicsPoint kerahasiaannya dijaga layaknya kekhawatiran awal dan tetap dilanjutkan di bawah naungan anonimitas. Apakah saya masih dapat mengungkapkan kekhawatiran jika saya tidak memiliki akses internet? Ya. Anda dapat menghubungi saluran langsung bebas pulsa EthicsPoint yang tersedia 24 jam sehari, 365 hari setahun. Untuk daftar nomor telepon berdasarkan negara, lihat Pedoman Perilaku ini. 7