BAIK BAIK HASIL YANG CARA YANG

Transkripsi

1 HASIL YANG BAIK CARA YANG BAIK Peraturan Perilaku Agustus 2015

2

3 Salam dari CEO Para kolega ADM yang terhormat, Sebagai salah satu perusahaan agrikultur terbesar di dunia, ADM melayani kebutuhan global yang sangat penting. Kita menghubungkan hasil panen ke rumah rakyat, dan mengubah hasil bumi menjadi produk yang memenuhi kebutuhan vital akan makanan dan energi. Hasil kerja kita menjangkau kehidupan jutaan orang setiap hari kolega kita bekerja di lebih dari 750 lokasi di hampir semua sudut bumi, menghasilkan produk makanan dan energi yang mendukung kualitas hidup yang baik. Dengan tujuan yang sangat penting ini, tentunya mengandung tanggung jawab yang besar pula: kita harus memastikan bahwa kita selalu memenuhi komitmen yang dipegang teguh ADM, dan melaksanakan standar integritas yang tertinggi dan berperilaku bisnis yang etis. Di halaman berikut, Anda dapat melihat Peraturan Perilaku kita. Peraturan ini dirancang untuk memandu kita dalam kegiatan kerja sehari-hari, di manapun kita ditempatkan. Peraturan ini juga menunjukkan bagaimana cara melakukan bisnis kita dengan cara yang etis dan legal; dan menjabarkan hukum, peraturan dan kebijakan yang harus kita ketahui dan patuhi. Selain itu, peraturan ini juga mengarahkan ke mana kita harus menghubungi apabila ada pertanyaan, kekuatiran atau masalah, atau apabila kita ingin melaporkan sesuatu. Kita semua diharapkan untuk melaporkan pelanggaran terhadap Peraturan kita. Untuk melakukannya, Anda dapat menghubungi referensi yang terdaftar dalam bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Ingatlah, ADM tidak akan mentoleransi pembalasan dendam apabila Anda melaporkan suatu masalah atau pelanggaran perilaku. Penting bagi kita semua untuk mengetahui dan mematuhi Peraturan Perilaku ADM kita, baik yang tersurat maupun yang tersirat. Dengan mewujudkan nilainilai kita dan menjunjung tinggi Peraturan, Anda akan membantu memastikan kita dapat terus mencapai hasil yang baik, dengan cara yang baik. Hormat saya, Juan Luciano Chief Executive Officer 1

4 Peraturan Kita Selaras dengan Nilai-Nilai Inti Kita Nilai-nilai inti kita menyatakan apa yang kita harapkan dari diri kita sendiri dan dengan orang lain. Nilai-nilai ini memandu perilaku kita, dan berfungsi sebagai fondasi pengambilan keputusan kita. Dalam segala hal yang kita lakukan di ADM, kita harus selalu melaksanakan dan mewujudkan nilai-nilai ini: Memiliki Integritas Bertindak jujur dan benar Hormat Menghormati Memperlakukan orang lain dan segala hal dengan penuh perhatian Mencapai Keunggulan Jadilah yang terbaik dalam pekerjaan Anda, dan selalu bertambah baik Bertindak cerdas dan panjang akal Melaksanakan dengan cara yang benar Melaksanakan Kerja Sama Tim Sukses Bersama Mengambil Tanggung Jawab Kuasai. Lakukan. Jangan menyerah. 2

5 Daftar Isi Peraturan Perilaku ADM Salam dari CEO...1 Peraturan Kita Selaras dengan Nilai-Nilai Inti Kita... 2 Pengantar pada Peraturan Perilaku Kita...4 Mengapa Kita Memiliki Peraturan Perilaku?...4 Siapa Yang Harus Mematuhi Peraturan Perilaku?...4 Apa Yang Diharapkan Dari Saya?...5 Hukum Apa Saja Yang Harus Saya Patuhi?...6 Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran...7 Bagaimana Cara Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran?...7 Bagaimana Jika Saya Kuatir Akan Pembalasan Dendam?...8 Bagaimana Cara ADM Menangani Laporan?...8 Apa Saja Konsekuensi dari Pelanggaran Peraturan?...8 Menjunjung Integritas... bagi Orang-Orang Kita...9 Hormat Menghormati di Tempat Kerja Kita...9 Kesehatan dan Keselamatan di Tempat Kerja...10 Praktik Ketenagakerjaan yang Adil Privasi Kolega...12 Menjunjung Integritas bagi Pelanggan dan Mitra Usaha Kita...13 Kualitas dan Keamanan Produk...13 Bertransaksi yang Adil dan Berkompetisi yang Adil...14 Perlindungan Terhadap Informasi Pihak Ketiga...16 Perlakuan Yang Adil Kepada Pemasok...17 Pelanggan Pemerintahan...17 Menjunjung Integritas bagi Pemegang Saham Kita...18 Konflik Kepentingan...18 Anti Korupsi...21 Pengendalian Perdagangan...23 Aset dan Teknologi ADM...23 Pembukuan dan Pencatatan yang Akurat...26 Perdagangan Orang Dalam...28 Menjunjung Integritas bagi Masyarakat Kita...30 Pembinaan Lingkungan...30 Partisipasi Politik...30 Daftar Informasi Alamat...32 Catatan: untuk kemudahan baca, Peraturan ini secara kolektif merujuk Archer Daniels Midland Company dan semua anak-anak perusahaannya sebagai ADM. 3

6 Pengantar pada Peraturan Perilaku Kita Mengapa Kita Memiliki Peraturan Perilaku? Kita memiliki Peraturan Perilaku untuk menunjukkan cara mengambil keputusan yang benar dan untuk menggambarkan tindakan yang benar dalam melaksanakan bisnis di ADM. Peraturan ini mendukung pemahaman bersama akan apa arti dari mencapai hasil yang baik dengan cara yang baik. Dengan mengenal dan mematuhi Peraturan ini, kita semua melaksanakan tugas masing-masing untuk menjaga dan terus membangun kepercayaan dengan berbagai pemilik kepentingan, termasuk para kolega, pelanggan, mitra usaha, pemegang saham, dan masyarakat kita. Penting bagi kita untuk selalu memenuhi komitmen dan menjunjung integritas terhadap kelompok-kelompok ini dalam interaksi kita. Siapa Yang Harus Mematuhi Peraturan Perilaku? Peraturan Perilaku ini berlaku terhadap semua karyawan, pejabat, direktur, pekerja kontrak dan agen-agen ADM, divisi-divisi dan afiliasi kita di semua negara. ADM juga mewajibkan bahwa saat bekerja atas nama ADM, para pemasok, mitra usaha, agen dan konsultan menjunjung prinsip-prinsip Peraturan Perilaku ini. 4

7 Apa Yang Diharapkan Dari Saya? Ekspektasi Terhadap Karyawan Kita semua diharapkan mengetahui dan mematuhi nilai-nilai inti, Peraturan dan kebijakan, prosedur dan panduan perusahaan lainnya yang berlaku pada pekerjaan kita, beserta semua hukum yang berlaku, di manapun kita beroperasi. Kita tidak boleh mengabaikan atau mengakali Peraturan Perilaku ini atas alasan apapun juga, termasuk untuk memenuhi sasaran bisnis. Jika Anda membutuhkan bantuan untuk memahami Peraturan ini atau kebijakan, prosedur atau panduan spesifik lain, Anda dapat meminta panduan dari referensi yang terdaftar dalam Peraturan ini, di dalam bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Kegagalan untuk mematuhi Peraturan dan kebijakan perusahaan dapat menimbulkan konsekuensi berat baik bagi perusahaan kita maupun orang-orang yang terlibat. Selain berpotensi merusak reputasi ADM, perilaku yang melanggar Peraturan juga dapat melanggar hukum. Pelanggaran terhadap Peraturan atau kebijakan perusahaan kita dapat menyebabkan tindak disipliner, termasuk sampai pemutusan hubungan kerja. Jika dipandang perlu, ADM juga dapat mengajukan kasus seperti ini ke pihak yang berwenang, yang dapat menyebabkan hukuman personal terhadap orang-orang yang terlibat. Referensi Kebijakan, prosedur dan panduan Perusahaan dapat dilihat di dalam Pusat Informasi Kebijakan (Policy Center) ADM di Intranet. Apabila tidak memiliki akses ke Intranet ADM, harap hubungi manajer lokasi untuk mendapatkan cetakan dari kebijakan, prosedur atau panduan. Ekspektasi Tambahan bagi Manajer dan Atasan Mematuhi Peraturan kita dan semua hukum yang berlaku adalah fondasi dari keberlangsungan keberhasilan dan reputasi positif perusahaan kita. Meski kita semua wajib mematuhi Peraturan kita, manajer dan atasan mempunyai tanggung jawab yang lebih: Anda adalah duta Peraturan kita untuk anggota tim Anda. Anda harus memastikan bahwa Peraturan ini telah diinformasikan kepada semua orang yang bekerja untuk Anda, dan bahwa mereka telah mendapatkan pelatihan yang tepat untuk Peraturan ini, beserta kebijakan lain yang berpengaruh terhadap pekerjaan mereka. Sebagai seorang manajer, Anda diharapkan menciptakan lingkungan yang mendorong karyawan dapat datang kepada Anda jika ada pertanyaan atau laporan, dan dapat menangani pertanyaan dan kekuatiran kolega dengan baik dan tepat waktu. Apabila Anda tidak tahu 5

8 atau tidak yakin akan jawaban terhadap pertanyaan karyawan, Anda harus melihat ke referensi Anda untuk mendapat bantuan dalam menemukan jawabannya. Anda tidak boleh melakukan tindak pembalasan dendam apapun terhadap karyawan karena telah mengajukan pertanyaan atau kekuatiran, dan Anda tidak boleh mentoleransi tindak pembalasan dendam yang dilakukan orang lain. Hukum Apa Saja Yang Harus Saya Patuhi? Meskipun Peraturan ini tidak dapat mencakup bahasa spesifik dari semua hukum yang berlaku terhadap bisnis ADM, Anda dan semua agen yang mewakili ADM harus mengetahui, memahami dan mematuhi hukum dan Undang Undang yang mengatur pekerjaan yang Anda lakukan atas nama perusahaan. Ingatlah pula, hukum dapat sangat berlainan di satu negara dengan negara yang lain. Kita mungkin terkena hukum dan Undang Undang dari beberapa negara sekaligus. Jika Anda merasa kuatir tentang adanya konflik antara hukum dan kebijakan perusahaan, harap hubungi bagian Hukum atau Kepatuhan (Compliance) sebelum melaksanakannya. Jika setelah membaca Peraturan Perilaku ini dan kebijakan yang berlaku lainnya Anda mempunyai pertanyaan tentang peraturan yang berlaku pada pekerjaan Anda, Anda harus mengajukannya kepada pihak di dalam daftar referensi, di bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. 6

9 Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran Bagaimana Cara Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran? Saat Anda mengajukan pertanyaan dan kekuatiran, ADM dapat mendeteksi potensi problem sejak dini. Ini dapat membantu meminimalisir potensi bahaya terhadap perusahaan kita, pemilik kepentingan kita dan reputasi kita. Jika Anda mempunyai pertanyaan atau kekuatiran tentang etika atau integritas dalam segala aspek bisnis kita, Anda harus mengajukan masalah ini sesegera mungkin. ADM telah menyediakan berbagai referensi untuk mengajukan pertanyaan, pendapat, dan masalah atau kekuatiran. Anda diharapkan untuk menghubungi salah satu referensi berikut ini kapan saja: Sumber daya setempat, seperti atasan atau manajer Anda, atau bagian SDM Di lokasi tertentu, perwakilan sah yang dipilih oleh kolega Anda (misalnya serikat buruh dan dewan pekerja) Tim bagian Kepatuhan (Compliance) ADM Way Helpline Ingatlah, tim bagian Kepatuhan (Compliance) kita tersedia kapan saja apabila Anda mempunyai pertanyaan atau kekuatiran tentang integritas atau kepatuhan dengan hukum dan persyaratan perusahaan. Ada berbagai cara untuk menghubungi bagian Kepatuhan (Compliance). Untuk informasi lebih lanjut, lihatlah dalam bagian Daftar Informasi Alamat yang terdapat di bagian akhir Peraturan ini. Apabila Anda ingin mengajukan masalah atau kekuatiran secara anonim, sejauh diperkenankan oleh hukum, Anda dapat mengunjungi menelepon ADM Way Helpline atau menulis surat ke bagian Kepatuhan (Compliance) tanpa membuka identitas diri. Karena ada negara yang mengatur penggunaan layanan pelaporan anonim, poster ADM Way Helpline di lokasi Anda dapat memberi informasi tentang persyaratan hukum spesifik yang berlaku di negara Anda mengenai hal ini. Layanan telepon ADM Way Helpline bebas biaya. Tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu bagi yang berlokasi di negara-negara yang memiliki kode akses (lihat di bagian belakang Peraturan). Operatornya berbicara dalam hampir semua bahasa. Jika Anda ingin mengajukan laporan melalui ADM Way Helpline, Anda dapat memberi tahu nama Anda atau tetap anonim, sejauh diperkenankan oleh hukum setempat. 7

10 Bagaimana Jika Saya Kuatir Akan Pembalasan Dendam? Adalah penting bagi semua orang untuk merasa nyaman dan aman dalam mengajukan pertanyaan dan kekuatiran. ADM tidak pernah mentoleransi segala bentuk pembalasan dendam terhadap Anda karena dengan niat baik melaporkan suatu kesalahan perilaku, baik yang aktual maupun potensial. Mengajukan laporan dengan niat baik berarti laporan Anda jujur, tulus dan lengkap sejauh pengetahuan Anda. Jika Anda merasa telah terjadi pembalasan dendam, penting untuk memberi informasi ini kepada tim bagian Kepatuhan (Compliance) sehingga dapat diperiksa dan diselesaikan secara resmi. MARI MENERAPKANNYA T: Atasan Mayra memintanya untuk melakukan suatu hal yang menurutnya melanggar Peraturan kita. Jika ia melaporkan situasi ini, dan perusahaan menentukan bahwa tindakan atasannya itu ternyata tidak melanggar Peraturan kita, apakah Mayra akan terkena tindakan disipliner? J: Tidak. Mayra membuat laporan dengan niat baik, jadi meskipun atasannya tidak melakukan hal yang salah, laporannya tidak akan menyebabkan tindakan disipliner atau segala bentuk pembalasan dendam terhadapnya. Bagaimana Cara ADM Menangani Laporan? ADM akan menyelidiki semua laporan pelanggaran perilaku baik secara etik maupun hukum, sesegera mungkin. ADM akan menyimpan keterangan penyelidikan ini secara rahasia semaksimal mungkin, konsisten dengan resolusi masalah dan mematuhi hukum yang berlaku. Terkadang, kolega ADM dapat dipanggil untuk membantu penyelidikan internal atau eksternal terhadap dugaan pelanggaran perilaku. Kita semua bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan penyelidikan semacam ini. Anda tidak boleh mengganggu penyelidikan dengan mengubah atau menghancurkan dokumen atau bukti-bukti terkait. Apa Saja Konsekuensi dari Pelanggaran Peraturan? Saat bekerja dengan ADM, Anda berkomitmen untuk menjunjung tinggi Peraturan Perilaku kita. Semua yang melanggar Peraturan ini atau persyaratan perusahaan lain yang terkait akan terkena tindakan disipliner, termasuk sampai pemutusan hubungan kerja. Semua disiplin akan diberlakukan dengan adil, setara dan sesuai dengan hukum setempat. Selain itu, pelanggaran hukum dapat menyebabkan ADM dan individu yang terlibat terkena hukuman pidana dan/atau denda perdata. 8

11 Menjunjung Integritas... bagi Orang-Orang Kita Hormat Menghormati di Tempat Kerja Kita Keberagaman Penting bagi kita untuk bekerja sama memastikan tempat kerja kita selalu terbuka dan menerima keberagaman. Keberagaman dalam latar belakang individual, pengalaman dan cara berpikir kita adalah pendorong penting keberhasilan ADM. Oleh karena itu kita harus menghargai keberagaman yang ada dalam anggota tim kita. Diskriminasi Kita semua bertanggung jawab melaksanakan peran masingmasing dalam menciptakan sebuah lingkungan di mana seluruh kolega dapat berkembang dan sukses. Kita dan semua pelamar kerja di ADM akan dinilai berdasarkan kualifikasi, ketrampilan dan prestasi yang ditunjukkan. ADM melarang keras segala bentuk diskriminasi yang melanggar hukum. Oleh karena itu kita tidak boleh mengambil keputusan yang terkait dengan ketenagakerjaan (seperti penerimaan karyawan, promosi dan keputusan gaji) berdasarkan karakter yang dilindungi oleh hukum. Faktor seperti ini dapat berbeda-beda menurut hukum setempat, tapi umumnya mencakup ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal kebangsaan, cacat yang disandang, usia, orientasi seksual dan status perkawinan. Pelecehan Mencegah pelecehan di tempatkerja merupakan aspek penting untuk membina lingkungan kerja yang terhormat. Meskipun definisi pelecehan dapat berlainan di lokasi yang berbeda, di ADM umumnya merujuk pada tindakan yang tidak diinginkan terhadap karakter seseorang yang dilindungi menurut hukum, yang dapat menciptakan sebuah lingkungan kerja yang bersifat bermusuhan dan tidak menyenangkan. Pelecehan dapat berupa tindakan katakata, visual atau fisik. Dapat bersifat seksual maupun non seksual, dan dapat mencakup berbagai jenis tindakan, seperti hinaan, bahasa yang kasar, ancaman, intimidasi, olok-olok, lelucon atau gambar visual yang menyinggung perasaan, atau sentuhan yang tidak diinginkan. Kita semua bertanggung jawab untuk menjaga lingkungan kerja yang bebas dari segala bentuk tindakan yang mengintimidasi atau melecehkan. 9 Referensi Apabila Anda mengetahui atau menduga bahwa seseorang telah menjadi target diskriminasi atau pelecehan, Anda harus segera melaporkan masalah ini ke daftar referensi yang terdapat di bagian Mengajukan Pertanyaan dan Kekuatiran. Ingatlah bahwa ADM tidak akan mentoleransi segala bentuk pembalasan dendam terhadap Anda karena dengan niat baik melaporkan kesalahan perilaku baik yang aktual maupun potensial. Untuk informasi lebih lanjut, harap merujuk pada kebijakan anti diskriminasi dan pelecehan yang berlaku pada lokasi kerja Anda di Pusat Informasi Kebijakan (Policy Center) ADM. Contohnya antara lain: Kebijakan Anti Diskriminasi dan Pelecehan AS, Kebijakan Kesetaraan dalam Ketenagakerjaan Kanada, dan Kebijakan Anti Diskriminasi dan Pelecehan Kanada.

12 MARI MENERAPKANNYA T: Grant suka bercanda dengan lelucon yang tidak patut dan menyinggung rekan kerjanya, Paulo. Sudah berulang kali Paulo memberi tahu Grant bahwa candaannya itu menyinggung perasaan, tapi Grant terus saja berkomentar tidak baik. Paulo tahu ia bukan satu-satunya orang yang menjadi tidak nyaman atas perilaku Grant ini, tapi tidak ada yang berani bersuara, termasuk manajernya sendiri. Apa yang harus dilakukan Paulo? J: Jika ia tidak nyaman untuk berbicara dengan manajernya, Paulo harus melaporkan perilaku rekan kerjanya ini kepada manajer atau atasan/pengawas lain, bagian SDM atau referensi lain yang terdaftar dalam Mengajukan Pertanyaan atau Kekuatiran. Lelucon Grant menciptakan lingkungan yang tidak menyenangkan terhadap Paulo, dan mungkin orang lain, dan oleh karena itu termasuk pelecehan. Manajer yang mendapat informasi ini wajib mengambil tindakan untuk memastikan masalah ini diselidiki dan diselesaikan dengan baik. Kesehatan dan Keselamatan di Tempat Kerja Kita semua harus melakukan peran kita untuk menjaga sebuah tempat kerja yang aman dan sehat baik bagi kolega maupun tamu. Antara lain, ini berarti kita harus berkomitmen pada Nol. Kita percaya Nol itu Mungkin. Kita berjuang mencapai nol cedera dan nol insiden di tempat kerja kita. Untuk mengejar tujuan mencapai Nol, kita harus mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku yang dirancang untuk mencegah bahaya di tempat kerja dan mendukung sebuah lingkungan kerja yang aman dan sehat. Kita semua didorong untuk turut berkontribusi dalam upaya ini dengan cara berbagi ide dan kekuatiran, menyelesaikan pengamatan soal keselamatan kerja, memberi tanggapan kepada kolega tentang perilaku yang aman, menerima saran bermanfaat agar tetap aman dan selamat, dan bekerja sama untuk mengembangkan praktik kerja yang aman. Kita tidak boleh melakukan bisnis atas nama ADM, atau meminta orang lain untuk melakukannya, yang tidak dapat dilakukan dengan aman. Kita harus selalu memprioritaskan keselamatan kita dan keselamatan orang lain. Ini berarti kita tidak boleh bekerja untuk ADM jika dalam pengaruh alkohol, narkoba atau obatobatan apapun yang disalahgunakan, baik obat resep maupun obat bebas. Untuk memastikan tempat kerja yang aman dan sehat, kita juga harus mencegah tindakan dan ancaman kekerasan. Kekerasan tidak mendapat tempat di ADM dan tidak akan ditoleransi, baik terhadap kolega maupun tamu di fasilitas kerja kita. 10

13 Referensi Apabila Anda melihat atau menduga adanya tindakan atau ancaman kekerasan di tempat kerja kita, segera beri tahu manajer, atasan atau bagian Keamanan Korporat ADM. Jika terjadi keadaan darurat dan situasinya sangat berbahaya, kolega juga dapat menghubungi petugas kepolisian setempat. JikaAnda tahu atau menduga bahwa ada suatu kondisi, perilaku atau situasi lain yang menyebabkan risiko baik di kantor maupun di lingkungan industri, segera beri tahu manajer atau atasan Anda. Kita harus mengetahui dan mematuhi semua kebijakan dan prosedur keselamatan kerja korporat yang berlaku di pekerjaan kita. Misalnya, lihatlah Standar Pengelolaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja Korporat kita, atau Kebijakan Mengenai Kekerasan di Tempat Kerja, yang terdapat di dalam Pusat Informasi Kebijakan ADM. Praktik Ketenagakerjaan yang Adil ADM berkomitmen untuk menghormati hak-hak karyawan kita, serta mematuhi semua Undang Undang upah dan jam kerja yang berlaku di semua bagian dunia tempat kita beroperasi. Selain itu, ADM mengharapkan para mitra usaha juga memperlakukan karyawan mereka dengan hormat dan bermartabat, dan mematuhi Undang Undang ketenagakerjaan setempat. Kita tidak akan pernah menggunakan pemasok yang mempekerjakan atau mengeksploitasi pekerja di bawah umur atau tenaga kerja paksa. Kita menentang keras praktik seperti itu. MARI MENERAPKANNYA T: Jon baru saja dipromosikan ke jabatan baru di pabrik tempatnya bekerja. Atasannya memintanya untuk segera mulai, meskipun ia belum mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mesin yang akan digunakan. Ia cerdas dan telah memahami dasar-dasarnya. Bisakah Jon mulai menggunakan peralatan ini sebelum mendapatkan pelatihan? J: Tidak. Sebagai bagian dari komitmen ADM untuk mencapai Nol, Jon tidak boleh bekerja dengan alat apapun sebelum ia mendapatkan pelatihan untuk itu. Ia harus memberi tahu manajer atau atasannya bahwa ia belum mendapatkan pelatihan yang diperlukan. Ia harus menolak melakukan tugas barunya sampai ia telah terlatih dengan baik. 11

14 Privasi Kolega Kolega kita, termasuk calon dan mantan kolega ADM, memberi perusahaan kita dengan informasi pribadi seperti nomor identifikasi dari pemerintah dan data pribadi lainnya, dan mereka mengandalkan kita untuk menghormati dan melindungi informasi tersebut. ADM mengumpulkan informasi ini untuk tujuan yang spesifik, menyimpannya hanya jika relevan dengan kebutuhan bisnis dan hanya sepanjang dibutuhkan, dengan pengamanan yang selayaknya untuk membatasi akses. Kita semua harus mengambil tindakan yang selayaknya untuk menjaga keamanan data tersebut dan mematuhi semua peraturan yang berlaku. Kecuali dinyatakan lain oleh Undang Undang yang berlaku, kita tidak boleh menganggap informasi yang kita simpan dengan menggunakan aset perusahaan, seperti komputer, sistem komunikasi elektronik, lemari, meja dan sistem telepon, bersifat privat. ADM akan mengikuti semua persyaratan hukum setempat saat melihat informasi pribadi yang disimpan dalam asetaset ini. Namun, harap diingat bahwa ADM umumnya hanya akan memperhatikan perilaku pribadi Anda jika mengganggu tugas kerja Anda atau dapat merugikan perusahaan atau kolega Anda. Referensi Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menyimpan, menangani, mengumpulkan dan menggunakan informasi pribadi karyawan dengan benar, lihatlah kebijakan privasi yang berlaku pada lokasi kerja Anda. Misalnya Kebijakan Perlindungan Data kita. Anda dapat melihat kebijakan yang spesifik terhadap lokasi kerja Anda di Pusat Informasi Kebijakan ADM. 12

15 Menjunjung Integritas bagi Pelanggan dan Mitra Usaha Kita Kualitas dan Keamanan Produk Bertindak dengan integritas terhadap pelanggan dan mitra usaha berarti kita bangga akan pekerjaan kita dan menjadikan kualitas dan keamanan produk sebagai prioritas utama. Kita mengembangkan dan menghasilkan produk makanan yang berkualitas tinggi, bergizi dan aman, serta produk-produk industri berkualitas tinggi, yang memenuhi ekspektasi yang telah disetujui. Menjaga standar kualitas dan keamanan yang istimewa ini berarti kita harus bekerja sama untuk memastikan bahwa produk-produk kita selalu memenuhi atau bahkan melebihi persyaratan hukum dan Undang Undang. Referensi Jika Anda mengetahui atau menduga adanya ancaman terhadap kualitas atau keamanan produk, laporkan masalah ini kepada manajer atau atasan Anda sesegera mungkin. Untuk informasi lebih lanjut, lihatlah pada Kebijakan untuk Mencapai dan Menjaga Kepatuhan dalan Keamanan & Kualitas Produk kita di dalam Pusat Informasi Kebijakan ADM. MARI MENERAPKANNYA T: Saat sedang beristirahat, Tatiana melihat seorang petugas pemeriksa bekerja di tangki minyak goreng. Ia merasa melihat ada yang jatuh ke dalam tangki, tapi petugas pemeriksa itu tidak berusaha mengambil benda tersebut. Setelah itu, Tatiana melihat bahwa petugas pemeriksa tersebut tidak lagi membawa senter dan Tatiana kuatir senter itu telah jatuh ke dalam tangki. Apa yang harus ia lakukan? J: Tatiana harus segera melaporkan insiden tersebut ke manajer atau atasannya. Dengan demikian, semua produk yang terkena dapat segera dihentikan, dan insiden tersebut dapat diselidiki. 13

16 Bertransaksi yang Adil dan Berkompetisi yang Adil Penjualan dan Pemasaran Kita harus selalu melakukan praktik penjualan dan pemasaran yang adil dan etis. Ini berarti kita menitikberatkan kualitas produk dan layanan ADM, dan jangan pernah menghina atau menjelek-jelekkan pesaing atau produk dan layanan mereka. Jika Anda melakukan pernyataan tertulis atau lisan tentang pesaing, pastikan dilakukan dengan adil dan faktual. Undang Undang Persaingan Sehat dan Anti Monopoli Di ADM, kita didorong untuk bersaing dengan agresif dalam merebut peluang bisnis dan penjualan. Namun, sama pentingnya bagi kita untuk bersaing menurut hukum dan dengan integritas. Banyak negara tempat kita melakukan bisnis mempunyai Undang Undang terhadap persaingan usaha, atau anti monopoli, yaitu hukum yang mengatur cara bersaing di pasar. Undang Undang ini bertujuan untuk menghentikan praktik usaha tidak adil yang membatasi persaingan, memastikan bahwa pelanggan dan publik mendapat kesempatan untuk membeli produk dan layanan berkualitas tinggi dengan harga pasar yang wajar dan adil. Undang Undang Persaingan Usaha dapat berlainan di negara yang berbeda, dan kita mungkin terkena lebih dari satu yurisdiksi hukum. Penting bahwa Anda mengetahui tanggung jawab Anda menurut Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku di manapun Anda beroperasi. Di ADM, kita diharapkan untuk menyadari situasi yang dapat melanggar Undang Undang Persaingan Usaha ini. Ketika masalah ini terjadi, Anda harus meminta panduan dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum melakukan tindakan lebih lanjut. Penting untuk dicatat bahwa pelanggaran hukum seperti ini dapat menyebabkan hukuman pidana bagi individu yang terlibat dan ADM. Untuk memastikan Anda bertindak sesuai dengan Undang Undang Persaingan Usaha, sangat berhatihatilah saat berhubungan dengan pesaing ADM. Khususnya, hindari diskusi apapun dengan pesaing yang dapat dipandang sebagai perjanjian untuk mengatur perdagangan dalam bentuk apapun. Ini dapat terjadi baik dalam bentuk perbincangan lisan, tertulis, maupun tidak resmi. Namun, ketika bertransaksi bisnis dengan pesaing untuk memenuhi kebutuhan dan 14

17 tujuan komersial ADM secara sah, perjanjian dengan pesaing dalam persyaratan transaksi yang spesifik dapat dilakukan dan perlu. Pengecualian untuk dapat membicarakan syaratsyarat transaksi dengan pesaing bersifat terbatas. Hubungilah bagian Kepatuhan (Compliance) jika ada pertanyaan. Undang Undang Persaingan Usaha tidak hanya mengatur hubungan kita dengan pesaing, tapi juga melarang kita membuat perjanjian baik resmi maupun tidak resmi dengan pelanggan, pemasok atau mitra usaha lain yang dapat secara tidak adil membatasi persaingan usaha atau berpartisipasi dalam perilaku yang tidak patut lainnya. Referensi Pusat Informasi Kebijakan ADM memuat berbagai kebijakan Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku pada lokasi kerja Anda, yang mungkin mencakup Kebijakan Kepatuhan terhadap Persaingan Usaha. Anda juga dapat meminta panduan dari bagian Kepatuhan (Compliance). Informasi Pesaing Dalam pelaksanaan usaha yang normal, tidak jarang kita harus mendapatkan informasi tentang organisasi lain, termasuk para pesaing. Jika didapatkan dari sumber yang sah, seperti dari pelanggan atau jurnal industri, informasi seperti ini dapat sangat berharga untuk tujuan analisis pasar, memperluas kredit atau mengevaluasi pemasok. Merupakan hal yang alami dan wajar bagi kita untuk mendapatkan informasi ini dalam sistem persaingan pasar. Namun, ada batasan terhadap cara mendapatkan dan menggunakan informasi semacam itu, khususnya informasi tentang pesaing. Informasi tentang kondisi persaingan dalam pasar mencakup informasi tentang: Harga Syarat dan ketentuan penjualan Produksi dan hal-hal semacam itu 15

18 MARI MENERAPKANNYA Kita tidak boleh mendapatkan informasi semacam itu dengan berkomunikasi dengan perwakilan pesaing di pasar. Pesaing dapat mengungkapkan informasi mengenai kondisi pasar kepada kita dalam konteks transaksi bisnis yang sah, sepanjang komunikasi tentang informasi tersebut penting terhadap pertimbangan transaksi. Perlindungan Terhadap Informasi Pihak Ketiga Terkadang, pelanggan, pemasok dan mitra usaha kita dapat memberi tahu informasi rahasia tentang operasi mereka dengan ADM. Merupakan tanggung jawab kita untuk menggunakan, menyimpan dan mengamankan dengan hati-hati informasi semacam itu dengan cara yang mematuhi semua hukum dan/atau perjanjian yang terkait. Kita harus melakukan tindakan yang diperlukan untuk mengamankan informasi ini dan memastikan hanya digunakan untuk tujuan bisnis yang telah disetujui. Kita juga diharapkan untuk menghormati hak kekayaan intelektual pihak ketiga dalam kegiatan bisnis sehari-hari. Ini berarti kita tidak boleh secara sengaja melanggar hak cipta, merek dagang atau paten orang lain, misalnya menggunakan proses yang telah dipatenkan atau T: Monique, seorang petugas penjualan ADM, bertemu sahabat lama yang bekerja di salah satu pesaing utama kita. Teman Monique ini mengatakan bahwa perusahaannya sedang mengikuti lelang untuk dua kontrak bernilai tinggi yang juga sedang kita ikuti. Ia menyarankan bahwa jika perusahaan kita mengajukan penawaran harga tinggi untuk satu kontrak dan perusahaannya melakukan yang sama untuk kontrak yang lain, maka kedua perusahaan akan sama-sama untung. Apa yang harus dilakukan Monique? J: Monique harus segera menghentikan perbincangan ini dan melaporkan situasi ini kepada manajernya atau ke bagian Kepatuhan (Compliance). Ia harus memberi tahu temannya bahwa ini bukan perbincangan bisnis yang patut. Ingatlah, secara tak resmi setuju dengan kesepakatan ini atau tidak menghentikan perbincangan dapat menyebabkan pelanggaran serius terhadap Undang Undang Persaingan Usaha yang berlaku, Peraturan Perilaku kita dan kebijakan perusahaan. T: Jaron terlibat dalam proses penetapan ulang harga atas beberapa layanan ADM, dan berpikir mungkin berguna untuk mengetahui berapa harga yang ditetapkan oleh pesaing utama kita di kawasan ini, untuk jenis layanan yang sama. Ia tidak dapat menemukan informasi ini secara online, atau melalui dokumen publik lainnya. Bolehkah Jaron menghubungi pesaing dari rumah dan berpura-pura sebagai pelanggan? J: Sama sekali tidak boleh. Anda tidak boleh menyalahgunakan identitas untuk mendapatkan informasi pesaing. 16

19 menggunakan materi yang dilindungi (misalnya mengunduh peranti lunak yang dilindungi ke komputer perusahaan atau dengan mengkopi, menerbitkan atau membagikan artikel majalah yang dilindungi hak cipta). Demikian pula, merupakan tindakan ilegal untuk mengunduh lagu, foto dan/atau video dari Internet tanpa persetujuan pemilik yang sah. Referensi ADM telah melakukan pengaturan di tingkat regional untuk otorisasi penyalinan materi cetak tertentu. Hubungi bagian Hukum untuk keterangan lebih lanjut. Perlakuan Yang Adil Kepada Pemasok Kita berkomitmen untuk bertransaksi secara adil dengan semua pemasok kita. Kita memilih pemasok kita berdasarkan kriteria sah berkaitan dengan bisnis. Ini antara lain mencakup kualitas produk dan layanan, keunggulan teknis dan biaya. Selain itu, kita tidak pernah mengambil keuntungan secara tidak adil terhadap pemasok kita melalui manipulasi posisi atau hubungan kita, penyembunyian atau penyesatan fakta penting, penyalahgunaan informasi rahasia, atau praktik transaksi tidak adil lainnya. Pelanggan Pemerintahan Banyak negara menetapkan persyaratan hukum yang ketat pada perusahaan yang melakukan bisnis dengan pemerintah. Ketika menjual, membeli, bernegosiasi atau bekerja dengan pelanggan pemerintahan, kita harus hati-hati mematuhi persyaratan ini. Aturan-aturan ini seringkali jauh lebih ketat dan lebih kompleks daripada yang mengatur penjualan kita untuk pelanggan komersial. Jika pekerjaan Anda melibatkan kontrak pemerintah, Anda bertanggung jawab untuk mengetahui dan mematuhi peraturan tertentu yang berlaku untuk pekerjaan Anda. Hubungi Bagian Kepatuhan (Compliance) untuk lebih jelasnya. 17

20 Menjunjung Integritas bagi Pemegang Saham Kita Konflik Kepentingan Untuk menjaga kepercayaan dari para pemegang saham, kita harus beroperasi dengan selalu mengutamakan kepentingan perusahaan yang terbaik. Keputusan yang berkaitan dengan bisnis ADM selalu harus didasarkan pada tujuan dan prioritas perusahaan dan kolega harus mengambil keputusan tersebut tanpa ada konflik kepentingan. Konflik kepentingan adalah situasi di mana kepentingan pribadi kita, termasuk kepentingan anggota keluarga, teman-teman dan kenalan kita, dapat membahayakan kemampuan kita untuk mengambil keputusan bisnis yang benar dan obyektif atas nama ADM. suatu bisnis eksternal, termasuk jabatan dewan organisasi nirlaba yang telah menerima atau berencana untuk mengajukan permintaan dukungan dari ADM Cares. Bagian berikut ini menjelaskan beberapa situasi yang lebih umum di mana konflik mungkin timbul. Hadiah dan Hiburan Bisnis Hadiah dan hiburan bisnis sering digunakan untuk memperkuat hubungan bisnis. Meskipun mengembangkan hubungan kerja yang kuat dengan Jika Anda menemui konflik kepentingan, atau merasa mungkin terjadi seperti itu, Anda memiliki kewajiban untuk mengungkapkan situasi tersebut kepada atasan Anda sesegera mungkin. Karyawan harus selalu menghindari potensi konflik kepentingan karena baru kelihatan saja adanya sebuah konflik dapat menyebabkan motif karyawan dipertanyakan. Karyawan mungkin diminta untuk secara resmi mengungkapkan potensi konflik secara tahunan, tetapi kewajiban untuk mengungkapkannya berlaku sepanjang tahun. Karyawan harus mendapatkan persetujuan dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum menerima posisi pejabat atau direktur dengan 18

21 pelanggan dan mitra usaha adalah penting, kita harus berhati-hati khususnya saat menawarkan atau menerima hadiah tersebut. Bertukar hadiah dan hiburan dapat mengakibatkan konflik kepentingan. Jika tidak ditangani dengan benar, bahkan dapat menyebabkan munculnya suap atau pembayaran yang tidak wajar lainnya. Anda tidak boleh menerima atau memberikan hadiah, bantuan atau hiburan jika akan mewajibkan penerima (atau tampak mewajibkan penerima) untuk melakukan sesuatu. Karyawan tidak boleh menerima diskon untuk keuntungan pribadi dari pemasok dan penyedia layanan jika diskon tersebut tidak ditawarkan kepada masyarakat umum. Saat masa atau acara tukar-menukar hadiah, di kawasan di mana merupakan suatu kebiasaan untuk bertukar hadiah, karyawan dapat bertukar hadiah dengan asosiasi bisnis non pemerintah dalam nilai yang tidak besar. Namun, karyawan tidak boleh meminta hadiah dari mitra usaha manapun. Secara umum, kita dapat menawarkan atau menerima hadiah, bantuan atau hiburan asalkan: Tidak menjadikan penerima merasa wajib (atau menimbulkan kesan wajib) untuk melakukan sesuatu Merupakan tindakan yang wajar dalam suatu hubungan bisnis Tidak melebihi praktik bisnis setempat yang telah disetujui umum Nilainya sederhana Tidak melanggar hukum setempat atau kebijakan perusahaan penerima Tidak diminta Tidak sering-sering dilakukan Referensi Lihat bagian Suap dan Pembayaran yang Tidak Wajar dalam Peraturan Perilaku dan Kebijakan Anti Korupsi kita di Pusat Informasi Kebijakan ADM untuk mendapatkan penjelasan tambahan. 19

22 MARI MENERAPKANNYA T: Pada sebuah pertemuan di luar, seorang pemasok yang telah memberikan layanan kepada perusahaan kita selama beberapa bulan, mengundang Allen untuk makan siang. Allen menerima undangan tersebut dan mengizinkan pemasok tersebut untuk membayar makanan yang sederhana itu. Apakah tindakannya diperbolehkan? J: Ya, makanan yang sederhana umumnya dapat diterima, asalkan tidak menimbulkan pertanyaan tentang obyektivitas Anda. Pastikan situasinya wajar untuk hubungan bisnis Anda dan sesuai dengan adat istiadat dan hukum setempat. T: Daniela bekerja di salah satu pabrik produksi kita. Ia memiliki hubungan kerja yang erat dengan beberapa perwakilan pemasok kita. Baru-baru ini, ia ditawari dua tiket untuk menonton pertandingan kejuaraan sepak bola yang sangat laris, dari perwakilan pemasok yang sedang mengikuti lelang untuk suatu kontrak besar. Daniela berpikir ini mungkin melanggar Peraturan kita, tetapi merasa tidak yakin. Haruskah ia meminta nasehat dahulu sebelum menerima hadiah itu? J: Ya, Daniela harus bertanya pada atasannya atau menghubungi bagian Kepatuhan (Compliance) untuk mendapat panduan. Meskipun acara olah raga biasanya dianggap sebagai hadiah yang dapat diterima di ADM, tiket untuk pertandingan kejuaraan sepak bola yang sangat laris biasanya bernilai tidak murah. Selain itu, waktu pemberian hadiah menjadi masalah. Karena pemasok sedang bersaing untuk mendapat kontrak besar, tiket itu dapat dilihat sebagai suap. Peluang Korporat Untuk dapat mengambil keputusan bisnis yang obyektif atas nama ADM, kita tidak boleh bersaing dengan perusahaan kita sendiri. Ini berarti kita tidak boleh mengambil peluang bisnis atau investasi untuk diri kita sendiri, yang kita ketahui melalui posisi kita di ADM atau melalui aset atau informasi perusahaan. Secara spesifik, Anda tidak boleh secara pribadi melakukan spekulasi komoditas pertanian yang diproses oleh ADM. Selain itu, Anda tidak boleh membantu orang lain mengambil peluang bisnis atau investasi seperti itu untuk kepentingan pribadi, termasuk untuk anggota keluarga dan teman. Referensi Harap kaji Kebijakan Tentang Spekulasi ADM di dalam Pusat Informasi Kebijakan ADM untuk mendapatkan informasi lebih lanjut. Pekerjaan di Luar ADM memahami bahwa kita mungkin ingin terlibat dalam pekerjaan di luar perusahaan kita. Namun, kita harus selalu memastikan bahwa setiap pekerjaan di luar tidak mengganggu kemampuan kita dalam melakukan tugas untuk ADM dan tidak menciptakan konflik kepentingan. 20

23 Kepentingan Finansial Anda harus menghindari melakukan bisnis ADM dengan perusahaan di mana Anda memiliki kepentingan finansial yang besar. Selain itu, Anda tidak boleh membeli atau memiliki kepentingan finansial yang besar dalam pelanggan atau mitra usaha kecuali Anda telah mendapatkan persetujuan dari manajer Anda dan bagian Kepatuhan (Compliance). Anda harus selalu memastikan bahwa Anda bisa membuat keputusan bisnis ADM dengan kepentingan terbaik perusahaan sebagai hal yang utama. Anti Korupsi Penyuapan ADM melarang penyuapan dan bentuk-bentuk pembayaran tidak wajar lainnya. Aturan ini berlaku dalam semua operasi ADM, termasuk usaha patungan yang dikendalikan ADM, di manapun Anda melakukan bisnis atau apapun tingkat jabatan Anda. Suap bisa berupa segala hal berharga yang ditawarkan, dijanjikan, dibuat atau diberikan untuk memperoleh atau mempertahankan bisnis atau untuk mendapatkan keuntungan bisnis yang tidak patut. Hal ini mencakup uang tunai, barang yang setara uang tunai, hadiah, biaya perjalanan, hiburan, layanan atau pinjaman. Jangan pernah mencoba untuk mengakali hukum, peraturan atau kebijakan perusahaan dengan meminta pihak ketiga untuk melakukan sesuatu yang Anda dilarang melakukannya. 21

24 Hukum Anti Korupsi Jika posisi Anda memerlukan interaksi dengan pemerintah, Anda harus mengetahui dan mematuhi hukum anti korupsi yang berlaku terhadap berbagai kegiatan bisnis global kita, seperti UU Anti Penyuapan Inggris. Kita juga harus memastikan bahwa pihak ketiga yang kita pilih untuk mewakili ADM, misalnya konsultan, agen, perwakilan, subkontraktor dan mitra usaha patungan (joint venture), mengetahui dan mematuhi hukum-hukum ini ketika mereka melakukan usaha kita, karena perusahaan dapat dikenakan tanggung jawab atas tindakan mereka. Menurut hukum anti korupsi di seluruh dunia dan kebijakan perusahaan, kita tidak boleh menawarkan, menjanjikan, membuat atau memberikan suap atau pembayaran yang tidak wajar lainnya (atau yang bisa dianggap seperti itu) kepada pegawai pemerintah. Salah satu bentuk pembayaran yang tidak wajar adalah komisi. Komisi adalah pengembalian dana yang telah dibayarkan atau harus dibayar sebagai bagian dari kontrak hukum, sebagai hadiah untuk melakukan atau mengatur keputusan bisnis. Pegawai Pemerintah memiliki makna yang luas. Istilah ini dapat merujuk kepada pejabat publik dan karyawan di setiap tingkat pemerintahan; pejabat dan kandidat partai politik; karyawan organisasi internasional publik (seperti PBB); dan karyawan dari badan usaha yang dimiliki atau dikendalikan oleh pemerintah. Pembayaran untuk Kemudahan Meskipun pembayaran untuk kemudahan mungkin legal di lokasi tertentu tempat kita melakukan bisnis, Anda harus mendapatkan persetujuan dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum menawarkan, menjanjikan, memberi otorisasi atau melakukan pembayaran seperti ini. Aturan ini berlaku berapapun kecilnya jumlah yang diminta. Pembayaran untuk kemudahan, yang sering disebut sebagai uang pelicin, adalah pembayaran kecil yang dilakukan kepada pegawai pemerintah tingkat rendah untuk mempercepat atau mengamankan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat rutin dan tidak bersyarat. Referensi Kolega yang terlibat dalam mempekerjakan pihak ketiga untuk melakukan bisnis dengan pegawai pemerintah harus menyelesaikan proses uji tuntas (due diligence) sebelum mengizinkan mereka melakukan bisnis atas nama ADM. Jika Anda memiliki pertanyaan yang berkaitan dengan suap atau pembayaran yang tidak wajar lainnya, Anda harus mencari saran dari bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum bertindak. 22

25 MARI MENERAPKANNYA T: Sierra harus mendapatkan surat izin secepat mungkin. Seorang pegawai pemerintah yang bekerja dengannya menawarkan untuk mempercepat proses persetujuan dengan sedikit biaya. Bolehkah ia memberi sedikit uang kepada pegawai pemerintah itu untuk mempercepat proses? J: Tidak. Karena hukum setempat yang mengatur pembayaran kemudahan seperti itu sangat beragam dan dapat menimbulkan hukuman berat, Sierra tidak boleh menawarkan atau membayar uang sekecil apapun tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari bagian Kepatuhan (Compliance), yang hanya dapat diberikan dalam keadaan yang sangat terbatas. Pengendalian Perdagangan ADM mengirim produk dan jasa ke berbagai negara di seluruh dunia. Operasi perdagangan internasional kita tunduk pada hukum dan peraturan negara tempat kita melakukan bisnis. Oleh karena itu kita harus mematuhi semua hukum dan peraturan mengenai perdagangan internasional. Permintaan untuk berpartisipasi dalam boikot harus dilaporkan kepada tim bagian Kepatuhan Perdagangan (Trade Compliance). Bagian Kepatuhan (Compliance) akan memberikan panduan tentang permintaan itu dan apakah harus dilaporkan kepada pejabat pemerintah. Aset dan Teknologi ADM Informasi Rahasia ADM Salah satu tanggung jawab kita adalah untuk melindungi informasi rahasia ADM. Informasi rahasia biasanya mencakup semua informasi non publik yang mungkin berguna bagi pesaing atau bisa berbahaya bagi ADM jika diungkapkan. Contohnya antara lain data keuangan, informasi harga, strategi pemasaran, biaya, data teknis, proses, tata letak dan rancangan mesin dan peralatan, sistem informasi dan perangkat lunak komputer. Ini termasuk informasi yang dilakukan dalam bentuk dokumen tertulis maupun elektronik, serta percakapan lisan. Untuk memastikan bahwa informasi rahasia ADM dilindungi dengan baik, tidak satupun dari kita boleh mengungkapkannya kepada siapa pun di luar ADM kecuali bila berwenang atau secara hukum diwajibkan untuk melakukannya. Kita juga tidak boleh membicarakan informasi ini dengan kolega yang tidak memiliki kebutuhan bisnis untuk mengetahuinya. Berhatihatilah untuk tidak menghilangkan, salah menaruh atau meninggalkan informasi rahasia (atau teknologi yang berisi informasi tersebut) tanpa pengawasan. Selain itu, jangan pernah membahas informasi ini apabila orangorang yang tidak perlu tahu mungkin mendengarnya (seperti di terminal bandara, kereta api, restoran atau ruang istirahat perusahaan). 23

26 Kekayaan Intelektual ADM Banyak dari kita yang berurusan dengan materi yang haknya dimiliki ADM, misalnya yang dilindungi oleh hak cipta atau paten, serta rahasia dagang. Ini termasuk produk inovasi teknologi, penemuan, ide, proses, dan desain. Kita diharuskan untuk melindungi hak kekayaan intelektual ini dan menggunakannya semata-mata untuk tujuan bisnis resmi. Sejauh diizinkan oleh hukum, ADM memiliki hak atas setiap materi yang kita buat saat dalam waktu perusahaan atau termasuk dalam lingkup tugas pekerjaan kita di ADM. Hal ini berlaku bahkan setelah kita tidak bekerja lagi di ADM. Aset Perusahaan Kita bertanggung jawab untuk melindungi aset-aset ADM, termasuk fasilitas kerja, dana, peralatan, kendaraan, dan waktu Anda saat melakukan bisnis ADM. Anda harus menggunakan aset-aset ini secara efisien dan untuk tujuan bisnis. Jangan pernah menggunakan aset ADM untuk keuntungan pribadi. mengikuti semua langkah-langkah pengamanan dan kontrol internal yang ada untuk sumber daya yang Anda gunakan. Jika Anda perlu menggunakan sumber daya elektronik ADM, seperti komputer dan telepon, untuk penggunaan pribadi, pastikan Anda menggunakannya secara terbatas dan wajar. Pertimbangkanlah dengan masak, dan jangan sampai penggunaan pribadi Anda atas sumber daya ini sampai mengganggu tugas pekerjaan Anda. Ingat bahwa pesan elektronik (seperti , instant messages dan SMS/pesan teks) merupakan catatan permanen dari komunikasi Anda. Komunikasi elektronik dapat diubah dan diteruskan tanpa izin Anda. Atas alasan ini, berhati-hatilah khususnya saat membuat pesan elektronik di atas kop surat perusahaan atau saat menggunakan sumber daya ADM. Sistem Komunikasi Elektronik ADM menyediakan akses bagi banyak dari kita ke berbagai sistem komunikasi elektronik, termasuk sistem komputer dan telepon, sehingga kita dapat melakukan pekerjaan kita sehari-hari. Kita memiliki kewajiban untuk selalu menjaga sistem dan teknologi yang diberikan kepada kita, seperti laptop, ponsel, PDA dan perangkat lunak. Ini berarti kita semua harus melakukan tugas kita untuk mencegah terjadinya kerusakan, kehilangan dan akses tidak sah ke sumber daya ini. Pastikan untuk 24

27 Selain itu, Anda harus menggunakan sistem dan teknologi ini dengan cara yang etis dan legal. Jangan mengunduh atau mengirim materi yang tidak patut, mengandung unsur seksual, ilegal atau menyinggung orang lain melalui sumber daya perusahaan. Anda tidak boleh mengharapkan adanya privasi saat menggunakan sumber daya perusahaan karena ADM dapat memantau penggunaan pribadi Anda sejauh diizinkan oleh hukum setempat. Namun, perlu diingat bahwa ADM umumnya hanya akan memperhatikan penggunaan Anda atas aset perusahaan jika hal itu mengganggu tugas pekerjaan Anda atau jika dapat membahayakan perusahaan atau kolega Anda. Media Sosial dan Situs Jejaring Media sosial dan situs web jejaring telah banyak mengubah cara kita berbagi informasi. Teknologi ini telah menciptakan peluang baru untuk komunikasi dan kolaborasi, tetapi juga menciptakan potensi negatif bagi perusahaan kita. Situs media sosial termasuk situs jejaring sosial, blog, situs berbagi foto dan video, forum, chat room, dan lain-lain. Jika jabatan Anda membutuhkan posting di situs tersebut, Anda harus menerima izin dari bagian Komunikasi Eksternal sebelum melakukannya. MARI MENERAPKANNYA T: Baru-baru ini Sophie mengikuti gaya hidup sehat yang baru: yaitu program latihan baru dan perubahan dalam pola makannya. Sebagai bagian dari motivasinya, ia sering menulis di blog tentang kemajuannya, resep baru dan latihan baru yang diikutinya. Ketika hampir mendekati tujuannya, ia mulai blogging secara teratur saat istirahat makan siang dengan laptop yang disediakan ADM untuknya. Meskipun ia menggunakan teknologi Perusahaan, ia tidak blogging selama jam kerja. Apakah hal ini diperbolehkan? J: Ya. Selama blognya dengan jelas menunjukkan bahwa ia mem-posting pikiran dan pandangannya pribadi dan tidak ada posting-nya yang mewakili ADM. Perlu diingat bahwa hal ini dapat diterima karena tidak mengganggu tugas normalnya. Dalam interaksi pribadi di media sosial Anda bisa menulis ADM sebagai tempat Anda bekerja dan memberi tahu jabatan Anda, tetapi sama seperti di media lain, Anda tidak boleh memasang gambar yang berkaitan dengan pekerjaan atau membicarakan ADM atau pekerjaan Anda di perusahaan kita. Simaklah Kebijakan Komunikasi Eksternal di Pusat Informasi Kebijakan ADM untuk informasi lebih lanjut. 25

28 Pembukuan dan Pencatatan yang Akurat Pemegang saham kita mengandalkan kita untuk membuat pembukuan dan catatan yang akurat dan lengkap. Dokumen-dokumen ini merupakan dasar untuk semua pengungkapan publik dan pengajuan berkas resmi kita, yang bertujuan untuk memberikan para pemegang saham dan publik gambaran yang akurat dari operasi perusahaan dan keadaan keuangan kita. Selain itu, ADM menggunakan dokumen-dokumen ini untuk menganalisis operasi perusahaan, membuat laporan keuangan dan laporan resmi ke pemerintah, dan membuat keputusan bisnis yang penting. Kita berkewajiban untuk memastikan bahwa informasi yang kita sampaikan dalam semua catatan perusahaan adaah lengkap, akurat dan mudah dipahami. Ini termasuk semua informasi yang kita berikan dalam dokumen penggajian, absensi, laporan perjalanan dan pengeluaran, catatan kinerja dan evaluasi, catatan pelanggan dan pemasok, dan catatan teknis dan desain. Kita tidak boleh membuat pernyataan yang palsu atau salah dalam dokumen perusahaan. berbagai laporan keuangan dan berkas-berkas lain kepada pihak regulator yang berwenang di AS. Sangat penting bahwa dokumen-dokumen ini akurat dan diajukan secara tepat waktu. Oleh karena itu, jika Anda memiliki tanggung jawab terkait, Anda harus mematuhi persyaratan hukum yang mengatur laporan tersebut, serta mengetahui dan mematuhi kontrol internal ADM yang mengatur hal yang sama. Ingat, catatan atau laporan yang tidak akurat, tidak lengkap atau terlambat dapat mengakibatkan tindakan hukum bagi mereka yang terlibat. Siapapun yang terlibat dalam penggelapan keuangan akan dikenakan tindakan disipliner, konsisten dengan hukum setempat, serta berpotensi terkena tindakan hukum perdata dan pidana. Anda harus melaporkan setiap dugaan penyimpangan akuntansi atau audit sesegera mungkin. Pengungkapan Keuangan dan Penggelapan Kolega yang memiliki tanggung jawab keuangan dan akuntansi mempunyai kewajiban khusus untuk memastikan bahwa laporan keuangan perusahaan kita, baik yang lokal maupun konsolidasi AS, adalah benar dan jujur. Karena ADM adalah perusahaan terbuka yang berbasis di AS, kita harus menyerahkan 26

29 Audit dan Pemeriksaan Kita wajib bekerja sama dengan auditor eksternal dan internal, serta dengan penyelidik pemerintah yang melakukan pemeriksaan atau pengkajian terhadap produk atau kegiatan perusahaan kita. Kita tidak boleh mengganggu atau mempengaruhi secara tidak patut pemeriksaan mereka. Pastikan untuk memberikan auditor dan penyidik informasi yang berhak mereka dapatkan. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang informasi apa yang dapat diberikan kepada auditor atau penyidik yang meminta, berkonsultasilah dengan atasan Anda, manajer atau bagian Kepatuhan (Compliance). Jika terjadi penyelidikan pemerintah, manajemen lokasi harus segera menghubungi bagian Kepatuhan (Compliance) sebelum melanjutkan. Referensi ADM telah menyediakan panduan yang bersifat spesifik per negara tentang cara menangani audit dan penyelidikan, baik yang bersifat wajib maupun dari pemerintah. Harap lihat Pusat Informasi Kebijakan ADM untuk lebih jelasnya. Pengelolaan Catatan Kita bertanggung jawab untuk menyimpan catatan bisnis ADM selama diperlukan untuk tujuan bisnis, atau lebih lama jika diwajibkan oleh pajak, Undang Undang atau standar lainnya. Selain itu, kita perlu tahu kapan dan bagaimana cara menghancurkan catatan bisnis. Ikuti semua aturan yang ditetapkan dalam program Pengelolaan Catatan kita. Jika Anda mengetahui bahwa ada dokumen dalam kendali Anda yang mungkin relevan terhadap suatu tindakan hukum atau penyelidikan pemerintah, jangan mengubah, menyembunyikan atau menghancurkan dokumen-dokumen tersebut. Referensi Bacalah Pusat Pengelolaan Catatan (Records Management Center) ADM di dalam Intranet untuk mendapat keterangan lebih lanjut tentang program Pengelolaan Catatan. Jika Anda tidak yakin apakah suatu dokumen relevan, hubungi manajer Penyimpanan Catatan (Records Retention) di dalam bagian Kepatuhan (Compliance). 27

30 Perdagangan Orang Dalam Untuk melindungi investor, Undang Undang Sekuritas menyatakan ilegal bagi orang yang memiliki informasi orang dalam yang penting tentang suatu perusahaan untuk memperdagangkan surat berharga perusahaan tersebut. Informasi Penting adalah informasi yang akan dianggap penting oleh investor dalam membuat keputusan investasi. Informasi orang dalam adalah informasi yang umumnya tidak tersedia bagi investor publik. Jika Anda mendapatkan informasi orang dalam yang penting tentang ADM atau perusahaan lain (seperti perusahaan pelanggan atau pemasok) selama bekerja dengan perusahaan kita, Anda tidak boleh memperdagangkan saham perusahaan-perusahaan tersebut karena Anda mengetahui informasi penting tentang mereka yang tidak diketahui investor publik secara umum. Jika Anda memiliki informasi orang dalam yang penting tentang suatu perusahaan (termasuk ADM), Anda hanya dapat memperdagangkan sekuritas perusahaan tersebut setelah informasi tersebut tersedia secara umum untuk investor biasa melalui sumber media yang wajar atau melalui berkas yang tersedia untuk umum. Jika Anda membeli sekuritas ADM, haruslah dilakukan sebagai investasi jangka panjang. Hindari terlibat dalam perdagangan sekuritas ADM yang bersifat spekulatif. Jika Anda ditetapkan sebagai orang dalam, maka Anda harus mengikuti pembatasan yang lebih ketat, termasuk persyaratan bahwa Anda harus melaporkan semua transaksi sekuritas ADM Anda yang sebelumnya dengan Departemen Hukum ADM. Pelanggaran Undang Undang Sekuritas dapat menyebabkan konsekuensi berat kepada pihak-pihak yang terlibat, termasuk hukuman perdata dan pidana. 28

31 Memberi Informasi ( Tipping ) Jangan pernah mengkomunikasikan informasi internal kepada siapa pun yang tidak perlu mengetahuinya. Merupakan pelanggaran dari Undang Undang Sekuritas jika Anda memberitahukan informasi internal kepada orang lain jika kita tahu atau seharusnya tahu bahwa orang tersebut mungkin akan terlibat dalam perdagangan orang dalam atas dasar informasi ini. Ini disebut tipping dan Anda bisa dianggap bertanggung jawab karena melanggar hukum meskipun Anda sendiri tidak terlibat dalam aktivitas perdagangan apapun. Referensi Lihatlah Kebijakan Perdagangan Orang Dalam kita di Pusat Informasi Kebijakan ADM untuk informasi lebih lanjut MARI MENERAPKANNYA T: Teman Derrick memintanya untuk memastikan rumor penarikan produk. Ia mendengar bahwa penarikan produk itu dapat mempengaruhi harga saham salah satu pelanggan ADM. Temannya itu mengatakan bahwa ia memiliki sejumlah besar saham perusahaan pelanggan itu, dan berusaha untuk memutuskan apakah akan menjualnya atau tidak. Apa yang harus Derrick lakukan? J: Derrick tidak boleh memastikan ataupun menyangkal potensi adanya penarikan produk, jika informasi ini belum dibuka secara umum. Ia harus menjelaskan bahwa informasi tentang potensi penarikan produk itu bersifat rahasia dan tidak bisa ia beri tahukan kepada siapapun di luar ADM. 29

32 Menjunjung Integritas bagi Masyarakat Kita Pembinaan Lingkungan ADM berkomitmen melakukan peningkatan yang terusmenerus dalam melindungi lingkungan. Pelaksanaan komitmen ini merupakan tujuan utama manajemen. Masing-masing dari kita memiliki tanggung jawab untuk mendukung dan melaksanakan program dan praktik yang memungkinkan ADM untuk melakukan bisnis dengan cara yang ramah lingkungan. Kita harus memahami potensi dampak lingkungan dalam tugas pekerjaan kita dan harus meminimalkan risiko terhadap lingkungan. Di manapun lokasi kita, sekurang-kurangnya kita harus mematuhi semua Undang Undang dan peraturan lingkungan yang berlaku serta persyaratan perusahaan. Partisipasi Politik Beberapa dari kita memilih untuk mendukung kesejahteraan masyarakat kita dengan cara berpartisipasi dalam kegiatan politik pilihan kita. Namun, kita hanya dapat berpartisipasi dalam kegiatan seperti itu dalam waktu kita sendiri dan atas biaya kita sendiri. Kita tidak boleh menggunakan barang atau sumber daya milik ADM untuk kegiatan politik pribadi. Selain itu, kita tidak boleh terlibat dalam kegiatan politik atas nama ADM, kecuali telah mendapatkan wewenang. Jangan pernah memaksa rekan kerja, terutama orang yang melapor kepada Anda, untuk mendukung agenda tertentu Anda. MARI MENERAPKANNYA T. Bethany melihat ada tumpahan kecil yang terjadi di salah satu fasilitas produksi ADM. Ia kuatir awak kerja di sana mungkin tidak segera melihat tumpahan itu. Apa yang harus Bethany lakukan? J. Bethany harus segera melaporkan tumpahan itu ke atasannya. Petugas yang sedang sibuk bekerja mungkin tidak melihat tumpahan itu, jadi terserah pada kita masing-masing untuk maju mengutarakannya segera setelah kita melihat sebuah insiden. Tumpahan bisa menimbulkan ancaman serius terhadap keselamatan lingkungan dan tempat kerja kita, sehingga sangat penting bahwa kita segera bertindak tanpa penundaan. Selain itu, peraturan lingkungan setempat mungkin juga mewajibkan adanya pemberitahuan kepada pemerintah. 30

33 Kegiatan Politik Korporat ADM hanya akan terlibat dalam proses politik jika diperbolehkan oleh hukum. Perusahaan kita hanya akan memberikan kontribusi untuk kandidat atau kampanye politik dengan persetujuan tertulis terlebih dahulu dari CEO kita atau dari Departemen Hubungan Pemerintah. Kontribusi adalah suatu istilah yang memiliki arti luas, dan mungkin termasuk uang, barang, jasa, dan sebagainya. Kegiatan melobi diatur dengan ketat. Oleh karena itu kita tidak boleh melakukan kontak dengan pejabat pemerintah dalam upaya untuk mempengaruhi Undang Undang, peraturan, kebijakan atau tindakan pemerintah lainnya atas nama ADM. Satu-satunya pengecualian untuk aturan ini adalah ketika Anda mendapat izin khusus dari CEO kita atau dari Departemen Hubungan Pemerintah. Selain itu, kegiatan melobi mungkin mempersyaratkan pelaporan tertentu. Hubungi bagian Hubungan Pemerintah jika Anda membutuhkan panduan atau memiliki pertanyaan. 31