PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI : INSOURCING VS OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN PEMBIAYAAN ALAT BERAT STUDI KASUS PT. VERENA MULTI FINANCE TBK.

Transkripsi

1 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Penyerahan : 31 Januari 2014 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI : INSOURCING VS OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN PEMBIAYAAN ALAT BERAT STUDI KASUS PT. VERENA MULTI FINANCE TBK. OLEH: JHON LAMHOT FERNANDO NAPITUPULU KELAS E.49 P PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI i DAFTAR GAMBAR..ii I. PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah...3 II. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Pendekatan Insourcing Pendekatan Outsourcing...6 III. PEMBAHASAN Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk...13 IV. PENUTUP Kesimpulan...18 DAFTAR PUSTAKA...19 i

3 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1. Jenis Penerapan Outsourcing...11 Gambar 3.2. Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk...14 Gambar 3.5. High Level Process Pengajuan Pembiayaan Alat Berat di Verena...15 Gambar 3.6. Sistem VIPS...17 Gambar 3.7. Web PT. Verena Multi Finance sebagai Salah Satu Media E-Commerce...17 Gambar 3.8. Future Development E-Commerce ii

4 1.1 Latar Belakang Bab I PENDAHULUAN Tugas Mata Kuliah SIM Kemajuan informasi teknologi pada perusahaan membantu perusahaan dalam melakukan praktek pemasaran dan bisnis. Industri pembiayaan merupakan salah satu alternatif pembiayaan bukan bank yang saat ini semakin berkembang di Indonesia. Industri pembiayaan yang diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 84/PMK.012/2006 tentang perusahaan pembiayaan menawarkan fasilitas kredit dengan beberapa benefit yang dapat dirasakan oleh berbagai perusahaan diantaranya proses yang lebih cepat dan fleksibel, syarat yang lebih mudah dari bank hingga tanpa memerlukan agunan, dan pembayaran angsuran bulanan yang dianggap sebagai pengeluaran sehingga dapat mengurangi pajak pendapatan. Setiap perusahaan pembiayaan industri alat berat dituntut untuk mengembangkan strategi advantage yang kompetitif untuk dapat terus bersaing meningkatkan pangsa pasarnya. Pengembangan strategi advantage yang baik dapat memberikan peningkatan/improvement/benefit secara langsung maupun tidak langsung bagi suatu perusahaan. Improvement di bidang sistem informasi merupakan salah satu yang paling penting untuk dilakukan. Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat untuk bersaing. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam 1

5 hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Dalam mengoptimalkan pengembangan dan implementasi teknologi sistem informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 3 (tiga) metode, yaitu insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk penyederhanaan terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan aktivitas utama dari bisnisnya, meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat meningkatkan produksi dan output serta memberikan dukungan tambahan kepada manajemen organisasi untuk meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara keseluruhan. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masingmasing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan. Paper ini akan mengulas bagaimana pengembangan sistem informasi berbasis insourcing, cosourcing, maupun outsourcing beserta kelebihan dan kelemahan masingmasing. Akan dibahas juga secara singkat bagi mana peranan dan strategi pengembangan sistem informasi melalui pendekatan ketiga model di atas pada perusahaan PT. Verena Multi Finance Tbk. Penulis merupakan salah satu karyawan dari PT. Verena Multi Finance Tbk. Yang berinteraksi langsung dalam berbagai pengembangan sistem improvement khususnya Service Level Agreement (SLA). 2

6 1.2 Rumusan Masalah mengenai: Tugas Mata Kuliah SIM Rumusan masalah yang akan diulas di paper ini akan membatasi pembahasan 1 Menjelaskan pengertian dan penerapan insourcing dan outsourcing? 2 Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi? 3 Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk.? 3

7 Bab II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Perusahaan yang telah memutuskan untuk mengembangkan usaha di dunia Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. 1 Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis SI ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, SI yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. SI strategis dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain) yang menggunakan TI untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan 1 James A. O Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed

8 kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi : 1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya 3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil pangsa pasar 4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok Dalam hal tersebut system informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah : 1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis, jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari. 2. Reduce Cost, tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biayabiaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu : Eliminasi Proses, Simplifikasi Proses, Integrasi Proses dan Otomatisasi Proses. 3. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia 5

9 untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer bonding) 4. Create New Realities, Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi Pendekatan Insourcing Pengertian Insourcing Insourcing merupakan pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya teknologi, sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya software, sumberdaya jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang diubah melalui berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan inhouse. 2.3 Pendekatan Outsourcing Pengertian Outsourcing Menurut O Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam 6

10 kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan jasa outsourcing). Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012) menyatakan bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya manusia, dan tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian layanan IT dari sebuah vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi melakukan IT outsourcing adalah mengembangkan sistem informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal. 2 Richardus Eko Indrajit. Peranan Startegis Teknologi Informasi November

11 Bab III PEMBAHASAN 3.1. Penerapan insourcing dan outsourcing dengan aspek kajian terhadap keunggulan dan kelemahan dalam pengembangan dan implementasi SI Setiap perusahaan memiliki pertimbangan khusus untuk memutuskan bagaimana strategi pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di setiap lini manajerial perusahaannya. Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam menjalankan inti bisnis. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan Penerapan Insourcing Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan. 8

12 3.2.2 Keunggulan dan Kelemahan Insourcing Tugas Mata Kuliah SIM Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain: 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security access). 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing. Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user. 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 9

13 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date Penerapan Outsourcing Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan melakukan outsourcing, yaitu: 1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. 2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya 3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional 4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya 5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik. 6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. 10

14 Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing Sumber: Anonim (2010) Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu : 1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware. 2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu. 3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri. 4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi melalui outsourcing, antara lain: 11

15 1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan. 2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan IT yang cepat, perubahan arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru. 3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan. 4. Akses pada pakar IT yang lebih baik. 5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah. 6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya. 7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem ITnya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan. 8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT. Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti: 1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna. 2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. 12

16 3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. 4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. 6. Perubahan dalam gaya manajemen. 7. Proses seleksi kerja yang berbeda. 8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal Menganalisis penerapan insourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi manajemen PT. Verena Multi Finance Tbk Dalam memenangi persaingan perebutan market share, perusahaan alat berat dituntut untuk terus membenahi internal bisnis prosesnya sehingga proses approval suatu aplikasi dapat semakin cepat, mudah, menarik bagi customer, dan tentunya tetap concern terhadap potensial risk yang dapat terjadi. Core business process pada perusahaan pembiayaan alat berat dibagi dalam 2 bagian besar yakni main business process dan supporting business process. Main business process merupakan bagian dari bisnis proses yang terlibat secara langsung pada approval suatu aplikasi sedangkan supporting merupkan bisnis proses yang tidak terlibat langsung dalam proses approval suatu aplikasi, namun terlibat dalam upaya supporting untuk mendukung keberhasilan main business process tersebut. Gambar di bawah ini memperlihatkan pembagian core business process dari perusahaan PT. Verena Multi Finance. 13

17 Gambar 3.2 Main Business Process PT. Verena Multi Finance Tbk. Dari Gambar 3.1 dapat terlihat bahwa dalam industri pembiayaan jasa keuangan, rantai Supply Chain Management yang paling utama yang terlibat yakni Departemen Marketing/Sales untuk mencari lessor atau target pembiayaan dengan produknya aplikasi in yang didapatkan langsung dari customer ataupun dari supplier, kemudian marketing/account officer mengumpulkan semua berkas yang dibutuhkan sebagai kelengkapan aplikasi. Aplikasi tersebut kemudian akan masuk ke credit & risk department dan Legal department untuk dianalisis oleh credit analyst dan legal officer akan mengecek kelengkapan dan validitas dokumen legal. Setelah selesai dari credit analyst dan diberi rekomendasi untuk disetujui atau ditolak, kemudian aplikasi akan masuk ke credit commitee yang beranggotakan Nasional Sales Manager, Credit Analyst Manager, Direktur Marketing, Direktur Operasional, President Direktur, dan President Komisaris. Credit commitee akan memutuskan apakah aplikasi itu akan diapprove atau direject. Setelah applikasi diapprove kemudian akan masuk ke divisi operation untuk cetak kontrak dan PO ke supplier, apabila semua kelengkapan dokumen selesai maka proses selanjutnya adalah disbursement atau pencairan dana oleh Finance, dan data akan dicatatkan oleh divisi accounting. 14

18 Dalam industri pembiayaan alat berat, proses disbursement suatu account bukanlah akhir dari suatu proses penjualan, namun menjadi awal dari business yang sebenarnya dimana perusahaan pembiayaan harus mampu melakukan proses maintain customer yang tepat sehingga outstanding amount dapat dibayarkan oleh customer dengan tepat waktu dan tidak terjadi keterlambatan pembayaran Bagian yang terlibat dalam proses ini adalah bagian Account Receivable (AR) dan Collection Department, kedua bagian ini akan berperan untuk menagih pembayaran customer pada jatuh tempo hingga melakukan proses penarikan/reposses apabila ada customer yang gagal bayar (default). Gambar 3.3 High Level Process pengajuan pembiayaan alat berat di Verena Verena mengembangkan Verena Integrated Processing System (VIPS) yang dapat digunakan untuk keperluan Intranet, Extranet, dan saat ini sedang dikembangkan untuk penggunaan internet. VIPS menggunakan Internet protocols (http) yang dapat 15

19 diakses oleh setiap karyawan di Verena dengan menu yang disesuaikan dengan departemen dan ruang lingkup akses tertentu. VIPS sebagai Intranet bagi karyawan dapat digunakan sebagai media informasi terbaru, database karyawan, database kehadiran, form request cuti, form IT request, hingga cek data record pembayaran angsuran customer. Pengembangan VIPS merupakan model pendekatan secara outsource yang dilakukan oleh Verena dengan memanfaatkan bantuan pihak ketiga. Model pengembangan dengan outsource ini dilakukan dengan tujuan untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Verena menggunakan model pendekatan insource untuk pengembangan VIPS saat ini seperti untuk aktivitas extranet yang saat ini sedang coba dilakukan dengan fokus saat ini B to B dengan perusahaan asuransi yakni Sinarmas dan ACA. B to B ini dilakukan untuk keperluan pengurusan penutupan polis asuransi customer yang akan divalidkan di Verena. System dari Verena dapat diakses oleh SIMAS dan ACA hanya untuk keperluan penutupan asuransi, namun untuk pembayaran premi asuransi masih dilakukan secara manual dengan transfer melalui bank. B to B masih dirancang hanya two partied hanya untuk Verena dan asuransi, tanpa melibatkan pihak bank. Tim IT Verena juga fokus mengembangkan pemasaran produk jasa Verena sudah berbasis website melalui Namun dalam web ini hanya berisi informasi singkat mengenai pembiayaan alat berat yang dilakukan oleh Verena, namun untuk commercial atau marketing proposed secara detail tidak disajikan di web perusahaan, dengan alasan confidential dengan ancaman berbagai kompetitor. Pengembangan Sistem Informasi dengan pendekatan model insource juga dilakukan berbasis E-commerce. Pengembangan E-commerce saat ini dilakukan untuk media informasi perusahaan kepada publik tentang bagaimana company profile perusahaan, product yang ditawarkan, laporan tahunan, dan informasi umum lainnya. 16

20 Informasi mengenai kondisi credit pembiayaan tidak ditampilkan dalam internet (web) ini. Web Verena ini juga berfungsi sebagai media promosi perusahaan kepada customer. Berikut tampilan VIPS dan Web yang dimiliki oleh Verena yang digunakan sebagai support E-Commerce dalam peningkatan kualitas sistem informasi. Gambar 3.4 Sistem VIPS Gambar 3.5 Web Verena sebagai salah satu Media E-Commerce Peluang dan potensi penerapan E-commerce yang akan dilakukan Verena ke depannya yakni terkait dengan Customer Relation Management (CRM) ini hingga saat ini masih dalam proses develop dan improvement oleh tim IT Verena demi kemudahan akses dan layanan fasilitas lain yang dapat dimanfaaatkan oleh customer Verena maupun calon customer Verena. Saat ini, Verena sedang mengembang Virtual Account berbasis jaringan 17

21 internetworking yang memungkinkan customer untuk melakukan pengecekan record angsuran dan pembayaran detail by online melalui sistem customer card online. Customer akan diberikan username dan pasword yang dapat mengakses web verena dengan menu cek record pembayaran. Pengembangan konsep Virtual Account juga dapat dilakukan dimana customer dengan sistem pembayaran melalui transfer dapat menggunakan virtual account sehingga angsuran yang masuk ke Verena akan langsung dapat dibaca di sistem Verena. Pengembangan E-Commerce dengan berbagai supllier, bank, dan asuransi juga akan dilakukan terkait dengan sistem B to B untuk mempercepatkan sinergitas dan integrasi antara forward dan backward linkages. Pengembangan sistem VIPS berbasis E-Business mutlak untuk terus dilakukan untuk mendapatkan suatu sistem terbaik dan tercepat dalam proses approval suatu aplikasi. Development yang dapat dilakukan yakni penggunaan report (Credit Analysis Report) by sistem dimana proses pengerjaan report analisis yang dilakukan CA dikerjakan langsung di sistem VIPS tanpa menggunakan report manual lagi. Proses approval juga akan dikembangkan berbasis sistem dimana credit committee dapat langsung memberikan keputusan approve/reject by sistem melalui fasilitas perangkat moblie phone sehingga dapat mempercepat waktu approval. Future development yang dapat dilakukan yakni dengan pengembangan Dashboard aplikasi dengan benefit mengetahui status aplikasi dari awal masuk, proses pengerjaan, hingga waktu validasi. Gambar 3.6 Future Development E-Commerce 18

22 BAB IV PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan penjelasan di atas, maka ditarik kesimpulan sebagai berikut : Pengembangan Sistem Informasi dalam suatu perusahaan harus berangkat dari rencana strategis stake holder maupun komponen manajerial yang terlibat dalam suatu sistem bisnis. Keseluruhan pemangku kebijakan harus mampu merumuskan kebutuhan pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan apa yang sedang berjalan dan perlu untuk dikembangkan. Setelah rumusan terbentuk maka perlu dianalisa bagaimana komponen perangkat SDM yang dimiliki khusunya tim IT untuk dapat diberikan tanggung jawab dalam pengembangan tersebut, apabila memiki kompetensi yang cukup maka strategi insourcing dapat dilakukan, namun apabila menggunakan model strategi outsourcing maka perlu dilakukan bimbingan awal beserta dampingan kepada tim oursource sehingga pengembangan sistem informasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dari setiap komponen sistem manajerial yang sedang bekerja. Verena melakukan pengembangan sistem informasinya dengan model oursource dan insource. Model outsource dilakukan dalam pembentukan dan penciptaan suatu sistem yang dinamakan VIPS (Verena Integrated Processing System) dan dalam prosesnya pengembangan VIPS secara customize untuk development daily activities dilakukan oleh Tim pengembang IT mengikuti model insource. 35

23 DAFTAR PUSTAKA [Anonim] Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam [Diakses pada 23 Januari 2014] [Anonim] Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing dalam [Diakses pada 23 Januari 2014] Dewangga, J Outsourcing dalam [Diakses pada 23 Januari 2014] Greaves, Maurice F Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management Association. James A. O Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba Empat Ed O Brien, J. A. and G. M. Marakas Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th Edition. McGraw- Hill. Pasaribu, FTP Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam [Diakses pada 23 Januari 2014] Richardus Eko Indrajit, Peranan Startegis Teknologi Informasi 23 Januari 2014 Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J Perancangan Model Pengambilan Keputusan IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika Volume 1, Number 2, Juli 2012 Zilmahram, T Outsourcing dan Insourcing dalam [Diakses pada 23 Januari 2014] 1