Perencanaan Pembangunan Web Conferencing sebagai Sarana Menciptakan Collaborative Environment

Transkripsi

1 Perencanaan Pembangunan Web Cnferencing sebagai Sarana Menciptakan Cllabrative Envirnment pada Organisasi Pembelajar (Studi Kasus Yayasan Pendidikan Telkm) 1 Shaufiah,ST, 2 Prf. Dr. Ir. Jann Hidajat Tjakraatmadja 1 Mahasiswa S2 CIO STEI ITB, 2 SBM ITB 1 ufi@stttelkm. ac.id, 2 jannhidajat@sbm.itb.ac.id Abstraksi Dalam sebuah rganisasi mdern, salah satu fitur yang harus ada pada dirinya adalah rang-rang yang berada di bawahnya dapat berklabrasi dalam bekerja. Hal ini disadari benar leh Yayasan Pendidikan Telkm (YPT)- sebuah yayasan di bidang pendidikan dan pelatihan yang membawahi beberapa lembaga pendidikan seperti Institut Teknlgi Telkm, STMB Telkm, Pliteknik Telkm serta unit usaha diantaranya Radi Zra, dan Radi K-Lite. Untuk dapat mencapai fitur tersebut pastinya diperlukan lingkungan pendukung terciptanya budaya klabrasi tersebut atau istilah lainnya cllabrative envirnment. Namun, bagaimana cara agar cllabrative envirnment tersebut bisa terwujud? Salah satu cara bagaimana mewujudkan cllabrative envirnment dalam rganisasi adalah dengan melalui teknlgi infrmasi dan kmunikasi (TIK). Salah satu pemanfaatan TIK yang diajukan dalam tulisan ini adalah web cnferencing. Web cnferencing merupakan teknlgi kmunikasi dan klabrasi yang digunakan untuk melakukan pertemuan atau presentasi langsung melalui internet,. Dengan web cnferencing ini setiap partisipan tidak perlu berada dalam tempat yang sama, cukup berada di depan kmputer masing-masing yang terhubung ke internet. Dalam tulisan ini akan dibahas mengenai rganisasi pembelajar, cllabrative envirnment dan faktr-faktr pendukungnya, kajian teknis web cnferencing dan perancangannya serta pemanfaatannya. Tulisan ini diharapkan dapat menjadi landasan pengimplementasian web cnferencing pada Yayasan Pendidikan Telkm sehingga bisa mencapai cita-cita sebagai rganisasi pembelajar. Kata Kunci : web cnferencing, rganisasi pembelajar,cllabrative envirnment 1. Pendahuluan Yayasan Pendidikan Telkm (YPT) adalah sebuah yayasan yang didirikan leh PT. Telkm dan berlkasi di Jl. Hegar Manah N. 71 Bandung. YPT ini merupakan rganisasi yang memiliki visi T Becme a Rle Mdel f Excellent Fundatin f ICTM Educatin and Training in Indnesia. YPT membawahi beberapa institusi pendidikan dan training serta radi. Institusi yang berada di bawah YPT Grup ini antara lain: Institut Teknlgi Telkm (dahulu STT Telkm) STMB Telkm (sedang menuju Institut Teknlgi Manajemen Bisnis Telkm) Telkm Prfessinal Develpment Center Radi K-Lite FM Dan Radi Zra FM Kelima institusi ini terletak pada lkasi yang berbeda, dan walaupun berdiri sendiri-sendiri pada prakteknya banyak kegiatan yang harus dilaksanakan secara bersama-sama seperti misalnya Seleksi Mahasiswa Baru Bersama (SMBB). Hal ini tentu saja membutuhkan suatu media kmunikasi dan pertukaran infrmasi yang dapat menjembatani kerjasama tersebut. YPT sebagai pucuk pimpinan dari kelima institusi tersebut, tentunya menjadi pihak yang paling bertanggungjawab terhadap kebutuhan tersebut, terlebih lagi tujuan dari visi YPT tersebut tidak akan bisa terwujud seandainya kelima institusi tersebut tidak bahu membahu mewujudkannya. Untuk itu YPT sadar benar dengan tuntutan bahwa dalam sebuah rganisasi mdern, salah satu fitur yang harus ada pada dirinya adalah rang-rang yang berada di bawahnya dapat berklabrasi dalam bekerja. Namun, hal ini tentu harus dibarengi dengan pengetahuan terlebih dahulu mengenai apa itu klabrasi dan lingkungan yang mendukungnya serta faktr-faktr apa saja yang mempengaruhinya. Oleh karenanya dalam tulisan ini akan dibahas mengenai hal tersebut sehingga YPT bisa mewujudkan visinya

2 sekaligus bisa menjadikan dirinya sebagai rganisasi pembelajar. 1.1 Organisasi Pembelajar Organisasi pembelajar adalah mengacu kepada kemampuan rganisasi untuk belajar dari pengalaman sebelumnya (DiBella, 1995)[1]. Untuk membangun sebuah rganisasi pembelajar maka harus menangani tiga isu kritikal: (1) meaning (menentukan visi akan menjadi seperti apa rganisasi pembelajar nantinya); (2) management (menentukan bagaimana perusahaan/ firma bekerja); dan (3) measurement (penentuan penilaian dan level pembelajaran). Menurut Garvin (1993) sebuah rganisasi pembelajar adalah yang melakukan lima aktivitas berikut dengan baik seperti: pemecahan masalah secara sistematis, ekperimentasi kreatif, belajar dari pengalaman sebelumnya, belajar dari best practise lainnya, dan pentransferan knwledge secara cepat dan efisien melalui rganisasi. Organisasi pembelajar adalah sebuah kumpulan individu, tim, prses rganisasi dan skill untuk menciptakan knwledge baru ( misalnya peningkatan kerja, imprvisasi, prses dan invasi prduk) pada semua level dan unit di rganisasi dan untuk sharing atau transfer knwledge di rganisasi kepada yang membutuhkannya[4]. Organisasi pembelajar ini telah cba dimdelkan leh beberapa pakar, salah satunya adalah mdel yang dikemukakan leh Prf. Dr. Jann Hidajat Tjakraatmaja yang disebut sebagai Huse f Learning Organizatin- Jann Mdel. Mdel ini terdiri dari beberapa unsur pembangun yang bisa dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Huse f Learning Organizatin - Jann Mdel[4] Unsur-unsur pembangun rganisasi pembelajar menurut mdel Jann adalah: 1. Learning fundatin = learning habitat: a. Iklim Kepercayaan Maksudnya disini harus ada iklim saling percaya dalam prses pertukaran infrmasi. Saling percaya ini memiliki indikatr: Pemeliharaan kepercayaan yang baik, yang tumbuh dari saling percaya dan empati. Terpelihara dengan baiknya persahabatan dan kmunikasi yang tulus yang tumbuh dari kepercayaan dan psisi adaptif. Kemampuan menyelesaikan knflik, yang tumbuh dari kemampuan untuk berbagi beliefs dan pemikiran. Terpelihara dengan baiknya keterbukaan etika, yang tumbuh dari kemauan untuk menerima sugesti dan kritik etika b. Learning culture yaitu nilai atau beliefs atau kebiasaan kerja harian, yang menekankan perilaku dan persepsi karyawan dalam transfrmasi atau transfer dan kmbinasi antara anggta rganisasi atau dengan rekan rganisasi. Learning culture ini memiliki indikatr: Spirit untuk sharing knwledge, yang tumbuh dari kebiasaan untuk sharing knwledge. Sikap menghrmati kustmer, yang tumbuh dari memperhatikan custmer dankaryawan lainnya. Tleransi terhadap kesalahan dan pinin yang berbeda, yang tumbuh dari keyakinan bahwa perbedaan dan kesalahan yang tidak disengaja adalah sifat manusia, yang akan menghasilkan pengalaman yang bisa menjadi sumber pengetahuan, kreativitas dan invasi. Semangat untuk terus belajar, yang tumbuh dari keyakinan bahwa pengetahuan berkembang dengan cepat dan bisa dikuasai seandainya kita memiliki kebiasaan untuk beajar secara kntinu. 2. Learning enabler = leadership: 3. Learning first pillars = knwledge wrkers yang berhubungan dengan bagaimana mind set dan kebiasaan dari karyawan. 4. Learning secnd pillar = learning facilities: a. Learning system Learning system ini dapat dibuat dengan memanfaatkan teknlgi infrmasi 5. Learning rf = learning disciplines: a. Persnal mastery

3 b. Shared visin c. Mental mdel d. Systems thinking: e. Team learning 2. Cllabrative Envirnment Untuk menciptakan rganisasi pembelajar sangat erat kaitannya dengan masalah budaya. Dalam rganisasi pastilah terdiri dari sejumlah rang dengan latar belakang, kepribadian, emsi, dan eg yang beranekaragam. Hasil penjumlahan dan interaksi berbagai rang tersebutlah yang akan membentuk budaya rganisasi. Sehingga secara sederhana, budaya rganisasi dapat didefinisikan sebagai kesatuan dari rang-rang yang memiliki tujuan, keyakinan (beliefs), dan nilai-nilai yang sama. Budaya ini memiliki peran yang makin penting dalam mempengaruhi perilaku karyawan di tempat kerja. Dalam mempelajari budaya karyawan dapat melakukannya melalui berbagai cara dan sumber seperti: cerita, ritual, lambang materi dan bahasa. Sedangkan awalnya terbentuk atau terciptanya budaya terjadi dalam 3(tiga) cara : 1. Para pendiri hanya mempekerjakan dan mempertahankan karyawan yang berpikir dan merasakan cara yang mereka gunakan 2. Mengindktrinasi dan menssialisasikan cara berpikir mereka (pendiri) 3. Perilaku pendiri menjadi mdel yang mendrng karyawan untuk mengidentifikasikan diri dengan mereka, kemudian menginternalisasikan keyakinan, nilai, dan asumsi mereka. Sesuai dengan Mdel Jann mengenai Organisasi Pembelajar maka, learning habitat merupakan sebuah pndasi yang harus dipenuhi, salah satu aspek yang menunjukkan learning habitat ini adalah cllabrative envirnment. Namun, dalam prakteknya ada hambatan yang menyebabkan budaya klabrasi itu tidak tercapai, hal ini disebutkan leh Hansen dan Nhria (2004) yakni: Ketidakmauan untuk mencari input dan belajar dari rang lain Ketidakmampuan untuk mencari keahlian Ketidakmauan untuk menlng Ketidakmampuan untuk bekerjasama dan transfer pengetahuan Khusus untuk alasan rang-rang tidak mau berbagi knwledge menurut Vaas 1999 adalah: Ingin berbagi, namun tidak punya yang cukup untuk melakukannya Tidak memiliki kemampuan dalam teknik knwledge management Tidak mengerti knwledge management dan keuntungannya 3. Cllabratin Services Kekurangan teknlgi yang sesuai Tidak ada kmitmen dari senir manager Tidak ada dana untuk knwledge management Kegagalan budaya untuk mendukung knwledge sharing Interaksi antara satu rang dengan rang lainnya bisa saja memiliki bentuk yang berbeda. Bentuk interaksi ini jika dibedakan akan menjadi tiga kategri, yakni : Prses percakapan, dimana rang-rang menggunakan pertukaran infrmasi sebagai alat utam untuk berinteraksi Transaksi berdasarkan interaksi dimana rang-rang secara bersama-sama menyelesaikan transaksi seperti pengambilan keputusan. Interaksi antara rang rang yang disebut klabrasi dimana rang-rang tersebut bersama-sama berusaha mencapai tujuan yang sama. Dalam lingkungan rganisasi, interaksi adalah hal yang sangat penting dan kebutuhan akan kmunikasi yang efektif akan menjadi besar yani bagaimana klabrasi antara rang-rang akan terbentuk guna menghasilkan kerja yang baik dan ptimal, terlebih ketika mereka berada pada wilayah gegrafis yang berbeda. Oleh karenanya diperlukanlah sebuah invasi cara agar dapat membawa suasana klabrasi yang efektif dengan memanfaatkan teknlgi baru. Cara tersbut dikenal dengan cllabratin services yakni cmputer based tls yang memfasilitasi anggta rgansasi dan rekan kerjanya untuk berkerja bersama-sama serta berbagi infrmasi. Cllabratin services ini terbagi menjadi dua kategri [6]: Cmmunicatin Tls, terdiri dari aplikasi seperti , tls web cnferencing, VIP dan Instant Messanging

4 Grupware tls degan fitur seperti basis data dan file sharing, manajemen pryek, frum diskusi dan lain-lain. Pada tulisan ini yang akan lebih dibahas adalah cmmunicatin tls yaitu web cnferencing. 3.1 Web Cnferencing Web cnferencing merupakan teknlgi kmunikasi dan klabrasi yang digunakan untuk melakukan pertemuan atau presentasi langsung melalui internet,. Dengan web cnferencing ini setiap partisipan tidak perlu berada dalam tempat yang sama, cukup berada di depan kmputer masing-masing yang terhubung ke internet. Aspek yang harus diperhatikan untuk web cnferencing adalah: Penggunaanya haruslah mudah baik dari segi instalasi, pemeliharaan, dan keperluan training yang sedikit Interperability yang bagus dimana diperlukan Relibialitas dari system sehingga bisa menjamin stabilitas selama penggunaan Keamanan, dimana diperlukannya jaminan kerahasiaan infrmasi yang dipertukarkan dari pihak-pihak yang tidak berhak 3.2 Perancangan Web Cnferencing pada Yayasan Pendidikan Telkm Dalam perancangan web cnferencing pada YPT ini mengacu pada tls web cnferencing kmersial yang sudah ada, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan dan kndisi infrastruktur eksisting di lingkungan YPT Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Teknlgi Web cnferencing yang akan dibangun harus memuat fitur dan tls sebagai berikut: 1. White bard fasilitas yang memungkinkan untuk menggambar diagram dan menjelaskan lebih lanjut mengenai presentasi dan dkumen 2. Slide shw Menyediakan slide shws untuk mengarahkan perhatian audiens selama presentasi. Slide 3. Web vide 4. Recrding 5. Applicatin Sharing presentasi bisa di Dwnlad and dan disimpan secara lcal di kmputer masingmasing. Mengirim real-time webcam vide stream ke cnference. Sehingga diharapkan audiens merasa berkmunikasi selah-lah pada ruang yang sama. Merekam data dan audi saat cnference dalam satu arsip, menyimpannya sehingga bisa dilihat di lain kesempatan. Sharing satu aplikasi saja atau keseluruhan yang ada di desktp. Klabrasi dkumen, spreadsheet atau infrmasi lainnya secara real-time. 6. Plling Untuk memfasilitasi plling seandainya perlu diadakan dalam cference tersebut 7. Instant Messaging (IM) and Chat and text delivery Untuk memfasilitasi diskusi lewat teks Pertukaran infrmasi, presentasi dan diskusi kelmpk selama Web cnference nline bisa menjadi hal yang sensitif bagi rganisasi dan peserta web cnference itu sendiri, leh karenanya ada beberapa hal yang harus tercakup pada fitur tambahan khususnya yang berkaitan dengan manajemen cnference pada sistem web cnferencing ini yaitu: Registrasi tujuannya tidak lain adalah untuk memastikan partisipan yang tepat memperleh infrmasi yang dibutuhkan untuk berpartisipasi dalam cnference. Infrmasi yang diberikan pada saat awal adalah alamat URL Web, dan ID/passwrd untuk mengakses ke Web cnference.

5 a. Verifikasi daftar undangan untuk memastikan kebenaran dan up-tdate (audiens sesuai dengan yang direncanakan) b. Menggunakan secure (Secure Scket Layer, SSL) untuk mengirim infrmasi dan knfirmasi dengan fitur DO NOT FORWARD yang diaktifkan Knfirmasi saat partisipan telah mengknfirmasi kehadiran maka harus ada knfirmasi registrasi kehadiran mereka melalui . Transmisi Cnference untuk menghindari resik presentsi dan dkumen terhenti saat transmisi melalui internet, maka sebaiknya digunakan prtcl Secure Scket Layer (SSL) untuk mengenkripsi knten saat dikirimkan pada partisipan dan perangkat hst client/server. Identifikasi Cnference ketika cnference dimulai, mderatr harus dapat mengidentifikasi semua partisipan dan memverifikasi apakah mereka benar-benar berhak ikut dalam pertemuan. a. Semua partisipan diberikan PIN (persnal identificatin number) yang unik dan mengisi daftar hadir elektrnik tanda keikutsertaan dalam cnference. b. Terdapat fasilitas untuk memutuskan keikutsertaan audiens yang tidak berhak. Teknisi Web Cnference ketika cnference akan dilaksanakan dan berlangsung harus ada rang yang sudah terlatih dan familiar dengan sistem Web Cnference yang mempersiapkan mulai dari prses startup, transmisi sampai shutdwn. Hal ini untuk menghindari gangguan terhadap jalannya cnference seandainya terjadi permasalahan teknis Spesifikasi Kebutuhan Implementasi Untuk dapat mengimplementasikan system web cnferencing ini maka perangkat dan fasilitas yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: web server kmputer/ laptp untuk hst headset (atau speaker dan micrphne) web camera web brwser akses internet yang cukup cepat LAN 3.3 Arsitektur Web Cnferencing Berikut adalah gambaran arsitektur web cnferencing pada lingkungan YPT, dengan perangkat yang sudah disebutkan sebelumnya, partisipan diharapkan mengikuti instruksi yang disediakan meeting rganizer untuk terhubung ke alamat web cnferencing. Kemudian partisipan harus lgin dan ditentifikasi, jika berhasil maka user akan melihat fitur yang ada pada system web cnference dan selanjutnya user dapat mengikuti presentasi dan berinteraksi dengan partisipan lainnya yang sudah tergabung pula. Untuk jalannya cnference terdapat serang administratr yang akan melakukan setup, mengawasi transmisi sampai shutdwn cnference.

6 http/ https Gambar 2. Arsitektur Web Cnferencing YPT 3.4 Pemanfaatan Web Cnferencing Pembangunan Web cnferencing bagi Yayasan Pendidikan Telkm dapat dimanfaatkan untuk hal sebagai berikut: Meningkatkan partisipasi individu yang tidak dapat hadir secara langsung dalam aktivitas di YPT Meningkatkan prduktifitas dan kualitas kerja saat individu bisa secara virtual mengikuti rapat walaupun secara fisik tidak memungkinkan Memberikan cara yang efektif dalam biaya dan fleksibel melalui pertemuan virtual di Internet sehingga biaya perjalanan, waktu dan tenaga dapat dihemat Memberikan fasilitas untuk karyawan untuk dapat menyalurkan ide, gagasan, dan pemikiran secara nline Sebagai sarana kmunikasi dan ssialisasi kebijakan alternatif yang mudah dan cepat, karena seluruh karyawan cukup berada pada kmputer masing-masing. Pengptimalan fasilitas internet yang sudah ada pada lingkungan YPT Dapat dimanfaatkan pula sebagai sarana pengajaran tambahan bagi dsen dan mahasiswa Dapat mendukung suasana klabrasi antar lembaga yang berada di bawah YPT seperti IT Telkm, STMB Telkm, Pliteknik Telkm, Radi Zra dan K-Lite FM 4. Kesimpulan Web cnferencing merupakan sebuah cara baru dalam menciptakan kerja bersama antara rang-rang dalam suatu rganisasi dengan bantuan teknlgi infrmasi dan kmunikasi. Namun, yang terpenting dalam implementasi web cnferencing ini adalah bagaimana ia bisa menjadi sebuah enabler bagi terciptanya budaya klabrasi yang sebelumnya mungkin telah cba ditanamkan leh para pemimpin dan anggta di dalam rganisasi tersebut. Jika dikaitkan dengan knteks rganisasi pembelajar maka web cnferencing ini merupakan sebuah fasilitas pembelajaran yang bisa dimanfaatkan sehingga rganisasi bisa mewujudkan dirinya sebagai rganisasi pembelajar. Tentu saja untuk lebih mengptimalkan peran dari web cnferencing ini diperlukan training penggunaannya sehingga tidak ada lagi hambatan untuk tidak mau menggunakannya sebagai media kmunikasidan pertukaran infrmasi. REFERENSI [1] Efraim Turban, Ephraim McLean and James Wetherbe, Infrmatin Technlgy fr Management Transfrming Business In The

7 Digital Ecnmy, 3 rd editin, Jhn Wiley & Sns, 2002 [2] tanggal akses 15 Maret 2008 [3] Ivancevich Mattesn, Organizatinal Behavir and Management, 7th editin, McGraw-Hill Irwin, 2002 [4] Jann Hidajat Tjakraatmaja, Learning Organizatin and Knwledge Management, SBM ITB, 2008 [5] Marina Yustiana Lubis, Slide Kuliah Perilaku Organisasi, Dept. Teknik Industri STT Telkm, 2007 [6] Schubert F, Ravi Sharma and Altn Chua, Knwledge Management Tls and Technique, 2 nd editin, Prentice Hall, 2007 [7] Stephen P.Rbbins, Organizatinal Behavir, 9th editin, Prentice Hall Internatinal, 2001