ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASISKAN WEB PADA PT. DAIRYFOOD INTERNUSA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN BERBASISKAN WEB PADA PT. DAIRYFOOD INTERNUSA Indrajani 1), Shelly 2) Universitas Bina Nusantara ABSTRACT The purpse f this research is t design and develp an nline selling system which is a web-base and prvide varius infrmatin regarding PT. Dairyfd Internusa. The methds implemented include analysis and design. The system was design based n the web s that custmers f IT Dairyfd Internusa can. Teach the cmpany infrmatin at any time. Using the applicatin, custmers can perfrm transactins nline. The implementatin is hped t increase the selling f the cmpany. Keywrds: Analysis, Design, E-cmmerce 1. Pendahuluan Di era glbalisasi yang berkembang pesat saat ini, internet merupakan teknlgi yang memiliki cakupan sangat luas. Di mana internet terhubung secara nline tanpa mengenal batas waktu dan tempat. Dalam hal ini, bila perusahaan menggunakan internet dalam sistem infrmasinya maka akan memberikan kemudahan bagi para pelanggan dalam mendapatkan infrmasi yang dibutuhkan dan juga perusahaan itu sendiri. Salah satu aktivitas perusahaan yang terpenting adalah aktivitas penjualan di mana penjualan merupakan peran terpenting dan ujung tmbak suatu perusahaan. Tujuan penjualan yang utama adalah mencapai tingkat vlume penjualan yang besar yang tentunya menentukan kelangsungan hidup perusahaan dan mendatangkan laba bagi perusahaan serta pengembalian investasi yang telah ditanamkan. Karena hal tersebut disusunlah penelitian ini, dengan merancang sistem infrmasi penjualan yang menggunakan fasilitas internet sebagai media kmunikasi sehingga diharapkan terjadinya prses penjualan yang lebih cepat. 1.1 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam analisis dan perancangan yang berfkus pada sistem infrmasi penjualan adalah sebagai berikut : Penjualan mencakup: penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang ke pelanggan, retur penjualan dan penyediaan lapran. Merancang sistem yang baru bagi PT. Dairyfd Internusa. Perancangan keamanan website yang dibuat hanya menggunakan kde sekuriti Tujuan dan Manfaat Tujuan dari pembuatan sistem yaitu : Menganalisis permasalahan yang ada serta memperleh slusinya dan dijadikan acuan dalam mengembangkan sistem penjualan yang berbasiskan website. Menganalisis sistem penjualan pada PT. Dairyfd Internusa, untuk kemudian mengembangkannya menjadi sistem penjualan yang nline melalui internet dengan harapan dapat meningkatkan penjualan. Merancang sebuah website bagi perusahaan. Manfaat yang akan diperleh perusahaan setelah pengimplementasian rancangan sistem ini adalah sebagai berikut: Memberikan kemudahan kepada pembeli untuk melakukan transaksi pembelian. Pembeli dapat melakukan transaksi setiap saat dan di mana pun juga. Memperluas jangkauan daerah pemasaran dengan pangsa pasar. 1.3 Metdlgi Penelitian Metde penelitian yang digunakan adalah : Metdlgi Analisis terdiri atas : a. Penelitian atas sistem yang sedang berjalan Untuk mendapat infrmasi pendukung yang lebih lengkap bagi penulisan penelitian ini, dilakukan penelitian ke PT. Dairyfd Internusa untuk mengetahui prsedur penjualan dari sistem yang ada melalui kuesiner. b. Analisis terhadap temuan dari penelitian Setelah mendapat infrmasi tersebut, dilakukan analisis untuk menemukan masalah masalah yang dihadapi leh PT. Dairyfd Internusa. c. Studi Pustaka Studi Pustaka yang berhubungan dengan tpik pembahasan yang digunakan untuk menganalisis sistem penjualan yang sedang berjalan pada PT. Dairyfd Internusa. d. Identifikasi persyaratan sistem 85

2 Menentukan syarat syarat yang diperlukan untuk perancangan sistem baru yang dapat memecahkan atau mengatasi masalah yang dihadapi saat ini. Metdlgi Perancangan a. Rancangan database berbasis bject riented. b. Pembuatan struktur menu. c. Pembuatan spesifikasi database. d. Pembuatan tampilan layar. 2. Landasan Teri 2.1 Sistem Infrmasi Penjualan Sistem adalah sekelmpk unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu [Mulyadi, 2001]. Sistem juga adalah kumpulan dari kmpnen-kmpnen peralatan mdel requirements, functin dan interface [Mathiassen, Lars, 2000]. Sistem adalah sekelmpk elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan kmpnen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki rganisasi ke arah yang lebih baik [McLed, 1998]. Infrmasi adalah salah satu jenis sumberdaya yang tersedia bagi manajer, yang dapat dikella seperti halnya sumberdaya yang lain. Infrmasi dari kmputer dapat digunakan leh para manajer, nn manajer, serta rang-rang dan rganisasi-rganisasi dalam lingkungan perusahaan [McLed, 2001]. Sistem Infrmasi adalah suatu sistem dalam suatu rganisasi yang mempertemukan kebutuhan penglahan transaksi harian, mendukung perasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu rganisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan lapran-lapran yang dibutuhkan [McLed, 2001]. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati leh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan [Mulyadi, 2001]. Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu rganisasi, prsedur, data, serta sarana pendukung untuk mengperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan infrmasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem Infrmasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prsedur-prsedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku [Niswnger, 1999]. 2.2 Internet Internet adalah sebuah jaringan besar yang terdiri dari berbagai jaringan yang meliputi jaringan bersifat bisnis, pendidikan dan riset serta menghubungkan jutaan kmputer di dalam jaringan-jaringan tersebut [O Brien,1997]. WWW adalah sistem client/server yang dirancang untuk menggunakan dkumen hypertext dan hypermedia via Internet. WWW menggunakan HTTP (Hypertext Transfer Prtcl) untuk bertukar infrmasi, image, dan data lain. Dkumen difrmat dalam HTML (Hypertext Markup Language) yang digunakan untuk menciptakan halaman dan dkumen yang disajikan pada Web [Ellswrth Jill H. & Ellswrth Matthew V, 1997]. URL merupakan singkatan dari Unifrm Resurces Lcatr adalah cara standar yang digunakan untuk menentukan situs atau halaman pada internet. URL merupakan cara standar untuk menampilkan infrmasi tentang jenis isi dan lkasi file : nama file, lkasi kmputer di internet, letak file di dalam kmputer, dan prtkl internet yang digunakan untuk mengakses file itu [Ellswrth Jill H. & Ellswrth Matthew V, 1997]. 2.3 E-Cmmerce E-Cmmerce adalah knsep baru yang menggambarkan prses pembelian dan penjualan atau pertukaran prduk, jasa, dan infrmasi melalui jaringan kmputer termasuk internet [Turban, Efraim,2000]. E-Cmmerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemask dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk kmunikasi. Ada tiga pilar elektrnik yang menykng prses-prses pasar terbuka yaitu: infrmasi elektrnik, hubungan elektrnik, dan transaksi elektrnik [McLed, Raymnd,1998]. 2.4 Analisis SWOT SWOT adalah identifikasi berbagai faktr secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. SWOT terdiri dari strength, weakness, pprtunity dan threats yang dianalisa leh perusahaan tersebut untuk menentukan langkah-langkah strategis untuk perusahaan tersebut. Berikut ini penjelasan Analisis SWOT [Rangkuti, 2002] : 86

3 Strength Kekuatan yang dimiliki leh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaing. Misalnya kekuatan pemasaran dan penjualan. Weakness Kelemahan yang biasanya berbentuk masalah-masalah yang dihadapi leh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya. Opprtunity Peluang merupakan suatu bidang kebutuhan pembeli di mana perusahaan dapat berperasi secara menguntungkan. Peluang dapat diglngkan menurut daya tariknya dan kemungkinan berhasilnya. Threats Ancaman merupakan tantangan akibat kecenderungan atau perkembangan yang kurang menguntungkan yang akan mengurangi penjualan dan laba jika tidak dilakukan tindakan defensive (pertahanan). Ada 4 alternatif strategi yang tersedia yaitu (Rangkuti, 2002, p31-32) : Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. Strategi ST Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. Strategi WO Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. Strategi WT Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman. 2.4 Basis Data Database adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara lgis dan deskripsi dari data, yang dirancang untuk keperluan infrmasi dari suatu perusahaan [Cnnlly dan Begg, 2002]. Dua tujuan utama dari knsep database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai independensi data. Pengulangan data (data redudancy) adalah duplikasi dari data, yaitu data yang sama yang disimpan dalam bermacam-macam file. Independency data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan untuk prgram yang memprses data. Independensi data dilakukan melalui penempatan spesifikasi data dalam tabel-tabel dan kamus yang terpisah secara khusus dari prgram-prgram. Prgram tersebut menunjukkan tabel dalam pemesanan untuk mengakses data. Perubahan struktur data hanya dilakukan sekali di dalam tabel. 2.5 Interaksi Manusia dan Kmputer IMK (Interaksi Manusia Kmputer) adalah suatu studi mengenai bagaimana manusia berinteraksi dengan kmputer dan sampai sejauh mana kmputer dikembangkan untuk interaksi yang berhasil dengan manusia. Satu faktr penting dari IMK adalah user-user yang berbeda akan membentuk knsepsi-knsepsi atau mdel-mdel mental yang berbeda mengenai cara mereka berinteraksi, belajar dan menyimpan pengetahuan dan keahlian (mdel kgnitif yang berbeda untuk rang dengan left-brained dan right-brained ). Pada akhirnya, preferensi user akan berubah setelah mereka secara gradual menguasai interface-interface baru [Shneiderman, Ben,1998]. 3. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan PT Dairyfd Internusa merupakan sebuah perusahaan dagang yang bergerak di bidang distribusi bahan makanan, seperti Dairygld dan Crman, tetapi prduk utamanya adalah Cheesy Keju. PT. Dairyfd Internusa merupakan distributr tunggal dari PT. DairyGld. Jaringan custmer PT. Dairyfd Internusa mencakup industri rumah, cafe, dan htel. Gambar 1. Use Case dan Class Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan 87

4 Database yang digunakan memiliki tabel-tabel sebagai berikut : Ms_Pelanggan, Ms_Karyawan, Ms_Prduk, dan Tr_Transaksi Analisis ini meliputi Strength (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opprtunity (kesempatan) dan Threats (ancaman dari pihak eksternal terutama kmpetitr). Sehingga dengan adanya analisis ini bisa membantu pihak manajemen dalam menyusun strategi yang lebih dapat dipercaya. Analisis SWOT pada PT. Dairyfd Internusa dapat antara lain : Strength (Kekuatan) : Kekuatan prduk yang sudah dipercaya leh pasar dan dikenal baik. Kualitas prduk yang terjangkau. Waktu pengiriman yang tepat waktu. Weakness (Kelemahan) : Infrmasi prduk yang kurang terutama untuk user maupun distributr. Layanan pelanggan yang kurang memadai. Media prmsi masih kurang variatif. Infrmasi pemasaran kurang memadai. Opprtunity (Peluang) : Perluasan area pasar diperluas sampai bisa menjangkau nusantara Indnesia. Penempatan strategi pemasaran yang tepat khususnya di zaman infrmasi ini dengan menerapkan e-cmmerce. Aplikasi harga yang uptdate sehingga para user maupun distributr akan lebih mudah mendapatkan infrmasi harga prduk. Menerapkan e-cmmerce sebagai suatu strategi pemasaran perusahaan yang mana masih belum diterapkan leh pesaing. Threats (Ancaman) : Kndisi eknmi yang tidak stabil (fluktuasi kurs dllar terhadap rupiah) sehingga penentuan harga harus selalu disesuaikan dengan perubahan kurs. Banyak pesaing yang bergerak di bidang yang sama. Gencarnya kegiatan prmsi para pesaing. Adapun masalah-masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut : Lkasi perusahaan berada di Jakarta sehingga membuat pelanggan yang berada di daerah luar Jakarta mengalami kesulitan dalam membeli prduk. Pelayanan dalam memberikan infrmasi tentang prduk yang kurang cepat yang membuat pelanggan mengalami keterlambatan dalam mengetahui prduk-prduk yang dimiliki leh Dairyfd Internusa. Pelanggan mengalami kesulitan dalam mendapatkan infrmasi suatu prduk yang dijual dimana infrmasi prduk mencakup tentang harga prduk dan gambaran (bentuk) prduk tersebut. Dari permasalahan yang dihadapi di atas, terdapat beberapa alternatif pemecahan masalah yang dapat dianalisis dan disimpulkan sebagai berikut : Dengan adanya sistem penjualan nline (website), maka infrmasi secara tmatis akan tersebar dan pelanggan yang berada di luar Jakarta dapat lebih mudah berbelanja. Merancang dan membuat website yang dilengkapi dengan aut-respnder sehingga perusahaan dapat mengirimkan infrmasi ke pelanggan secara up-t-date. Dengan merancang sebuah website yang menyediakan infrmasi barang-barang berdasarkan kategrinya sehingga dapat memudahkan pelanggan dalam mendapatkan infrmasi tentang prduk dan harga yang dapat diakses secara n-line. 4. Perancangan Sistem Yang Diusulkan Untuk mempermudah transaksi penjualan pada PT. Dairyfd Internusa, setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan maka pada bagian ini akan dirancang suatu sistem penjualan yang baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang lama dengan mengusulkan suatu sistem penjualan melalui website. Dengan adanya situs website pada PT. Dairyfd Internusa, diharapkan infrmasi prduk dapat dipasarkan dan cepat diterima leh pelanggan. Dalam hal ini yang terpenting adalah transaksi jual beli yang lebih mudah dan praktis bagi pelanggan, distributr, maupun perusahaan. 88

5 Gambar 2. Use Case dan Class Diagram Sistem Yang Diusulkan Database yang digunakan memiliki tabel-tabel sebagai berikut : Ms_Pelanggan Ms_Kategri_Prduk Tr_Pembayaran Ms_Kta Ms_Prduk Tr_Cara_Pembayaran Ms_User Ms_Bank Tr_Order_Penjualan Ms_Level Ms_Kartu_Kredit Tr_Order_Penjualan_Detail Ms_Prfile Ms_Type_Kartu_Kredit Tr_Retur Ms_Image Ms_Faq Tr_Retur_Detail Tr_Pengiriman Setiap kali pelanggan melakukan pemesanan barang melalui website maka akan langsung terhubung dengan back ffice. Dimana karyawan yang bertugas sebagai admin dapat melihat semua pemesanan yang terjadi melalui website, beserta data pelanggan yang melakukan transaksi tersebut. Pada situs website ini terdapat fasilitas shpping cart (keranjang belanja) untuk memudahkan pelanggan dalam menampung prduk-prduk yang diinginkan untuk diikutsertakan dalam transaksi. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan pelanggan dalam mencari suatu barang yang diinginkan dari pihak PT. Dairyfd Internusa. Susunan menu secara umum dalam aplikasi e-cmmerce yang diusulkan adalah : Gambar 3. Rancangan Layar Hme dan Tampilan Layar Hme Hme Menu ini akan membawa pengguna ke halaman utama yang merupakan halaman yang ditampilkan pertama kali ketika pemakai memasuki situs ini. Prduct Categry Menu ini menampilkan semua kategri prduk yang tersedia, bila pengguna memilih salah satu kategri maka akan ditampilkam prduk untuk kategri yang dipilih. Shpping Cart Menu ini akan membawa pengguna ke halaman yang menampilkan semua barang yang telah dimasukkan ke dalam cart. Cntact Us Untuk menghubungi perusahaan, pemakai dapat menggunakan menu ini untuk mendapatkan infrmasi yang dapat digunakan untuk menghubungi perusahaan. FAQ Untuk membaca tanya jawab umum, pengguna dapat memilih menu ini. 89

6 Rencana Implementasi Berikut ini adalah spesifikasi yang disarankan untuk dapat menjalankan sistem secara ptimal : a. Kebutuhan untuk server : 1. Prsessr Intel TM pentium IV megabyte RAM 3. Harddisk 4. 10/100 mbps NIC (Netwrk Interface Card) 5. Sistem perasi Micrsft TM Windws 2000 server atau Advanced Server / XP 6. Micrsft TM Internet Infrmatin Server 5.0 b. Kebutuhan untuk client : 1. Prcessr Intel, Intel TM Pentium II atau yang lebih cepat megabyte RAM 3. Harddisk 4. Kartu grafis yang dapat menampilkan 24 bit 5. Mdem 56 kbps atau yang lebih cepat 6. Mnitr SVGA 7. Sistem perasi Micrsft TM Windws Internet Explrer 5 atau yang lebih baru, Netscape Navigatr 4.7 atau yang lebih baru c. Kebutuhan Sftware ( S/ W ) 1. Macrmedia Flash MX 2. Bahasa Pemrgraman PHP 4 dan MySQL Database 3. Xampp 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis, perancangan, implementasi dan evaluasi terhadap keseluruhan sistem, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: Analisis dan perancangan sistem infrmasi penjualan yang dihasilkan memiliki fasilitas pemesanan, retur penjualan, pembayaran serta penyediaan lapran yang lebih cepat. Pembeli dapat melakukan pembelian lewat website. Sistem infrmasi penjualan yang dirancang ini dapat mempermudah perusahaan dan pelanggan dalam prses pemesanan prduk. Dengan penjualan lewat website dapat memberikan infrmasi prduk yang lebih lengkap. 6. Keterbatasan Penelitian Adapun beberapa saran yang diusulkan yaitu : Knsep pembahasan dalam metde pembayaran dibuat lebih spesifik guna mempermudah jalannya prsedur pembayaran. Penulis sebaiknya membahas tentang keamanan website untuk mencegah terjadinya kecurangan dari pihak luar yang dapat merugikan perusahaan dan pelanggan. Untuk penelitian lebih lanjut dapat dibuat perancangan website dengan dua bahasa atau lebih (multi language). Daftar Pustaka [1] Cnnlly, Thmas M., Begg, Carlyn E Database Systems, A Practical Apprach t design, implementatin and management. Addisn Wesley. [2] Ellswrth, Jill H. and Matthew V. Ellswrth Pemasaran Di Internet. Tejemahan Yuliant. Grasind, Jakarta [3] Mathiassen, Lars, dkk Object Oriented Analysis and Design. Mark Publishing. APS, Denmark. [4] Mcled, Raymnd Management Infrmatin System. Seventh Editin. Prentice Hall, New Jersey. [5] Mcled, Raymnd Sistem Infrmasi Manajemen. Edisi ke-tujuh : jilid 1. PT. Prenhallind, Jakarta. [6] Mulyadi Sistem Akuntansi. Edisi ke-tiga. Salemba 4, Jakarta. [7] Niswnger, C.Rllin; E.Fess, Philip; S.Warre, Carl Prinsip-prinsip Akuntansi. Jilid-1. Edisi ke-19. Erlangga, Jakarta [8] O Brien, James.A Intductin t Infrmatin System. Edisi ke-8. Times Mirrr Higher Educatin Grup Inc, Chicag. [9] Rangkuti, Freddy Analisis SWOT, Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. [10] Turban, Efraim, et al Electrnic Cmmerce : A Managerial Perspective. Prentice-Hall Inc, USA [11] Shneiderman, Ben.(1998). Designing the user interface : Strategies fr Effective Human Cmputer Intercnnectin, Third Editin. Addisn Wesley Lngman, Inc, Massacuhsetts 90