BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN. adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal

Transkripsi

1 BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Analisis Sistem Analisis sistem merupakan sebuah tahapan untuk menganalisis kebutuhan dari sebuah sistem. Al Fatta (2007:44), mengemukakan bahwa analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara klektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian kmpnen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian kmpnen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fndasi menentukan keberhasilan sistem infrmasi yang akan dihasilkan nantinnya. Menurut Kendall & Kendall (2003: 13), perangkat atau teknik untuk memnentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, prses, dan utput fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau cnstraintnya. Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan infrmasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis infrmasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa rang utama dalam rganisasi yang bisa terpengaruh leh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesiner (Kendall & Kendall, 2003: 167). 26

2 Identifikasi Masalah Permasalahan yang dapat diidentifikasi berdasarkan kerja praktik di Kantr Kecamatan Candi adalah pencatatan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan cara menuliskannya ke dalam buku besar yang terkadang pegawai lupa untuk mengisi salah satu klm pencatatan. Kemudian tidak adanya penglahan arsip surat yang baik. Hal itu mengakibatkan penglahan pencarian data surat yang pernah masuk ataupun surat yang keluar menjadi susah. 4.3 Spesifikasi Aplikasi Perancangan dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Kantr Kecamatan Candi ini memiliki fitur: a. Menglah dan menampilkan data Pegawai. b. Menglah dan menampilkan Glngan Pegawai. c. Menglah dan menampilkan Bagian Pegawai. d. Menglah dan menampilkan Jabatan Pegawai e. Menglah dan menampilkan jenis surat. f. Menglah dan menampilkan dispsisi surat. g. Menglah dan menampilkan data surat yang masuk. h. Menglah dan menampilkan pembuatan surat. 4.4 Lingkungan Operasi Lingkungan perasi dalam membangun aplikasi ini memiliki spesifikasi kebutuhan sebagai berikut: a. Operating System Windws Sistem perasi yang digunakan dalam membangun dan mengembangkan aplikasi ini adalah sistem perasi windws.

3 28 b. Sublime Text 2 Merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mendesain dan membangun sistem. c. MySQL Merupakan media penyimpanan (database) yang digunakan dalam membangun dan mengembangkan aplikasi ini. 4.5 Dcument Flwchart Dcument flwchart memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada Kantr Kecamatan Candi. Dcument flwchart, menggambarkan seluruh prses yang berhubungan dalam kegiatan penerimaan surat masuk dan surat keluar.

4 Transaksi Masuk Transaksi Masuk Staff Kepegawaian Camat Sekretaris Camat Bagian Terkait Mulai Lembar Dispsisi Masuk Lembar Dispsisi Masuk Masuk Mencatat Masuk Mengisi Lembar Dispsisi Mengisi Lembar Dispsisi A Membuat Lembar Dispsisi Lembar Dispsisi A Masuk Lembar Dispsisi (telah terisi) Mencatat Lembar Dispsisi yang telah terisi Masuk Lembar Dispsisi (telah terisi) Selesai Gambar 4.1 Prses Transaksi Masuk Prses transaksi surat masuk menjelaskan tentang bagaimana surat pertama kali masuk hingga pendispsisian berdasarkan surat yang masuk. Pertama kali surat yang masuk tersebut akan diterima leh Staf Kepegawaian, kemudian surat yang telah diterima akan dicatat kedalam buku besar yang berisikan nmr urut, nmr berkas, alamat pegirim, tanggal surat, nmr surat, dan perihal surat. Setelah surat masuk dicatat, Staf Kepegawaian akan membuatkan lembar dispsisi dan menyerahkan lembar dispsisi beserta surat masuk kepada Camat untuk mengisi lembar dispsisi. Setelah lembar dispsisi terisi, maka lembar dispsisi akan

5 30 diberikan kepada Sekretaris Camat untuk didispsisikan lagi, kemudian surat masuk beserta lembar dispsisi yang telah terisi akan diserahkan kepada Staf Kepegawaian untuk dicatat kembali, dan surat beserta lembar dispsisi tersebut akan diserahkan kembali kepada bagian yang terkait Transaksi Keluar Transaksi Keluar Staff Kepegawaian Administratr Camat Mulai Keluar Keluar Membuat Keluar Mengecek Isi Menandatangani Keluar Memberi Nmr Keluar Mencatat dan Mengarsip Selesai Gambar 4.2 Prses Transaksi Keluar

6 31 Prses transaksi surat keluar menjelaskan bagaimana surat dibuat hingga surat tersebut diarsipkan. Pertama kali surat dibuat leh Staf Kepegawaian yang isi suratnya sudah diusulkan leh Camat ataupun Sekretaris Camat. Setelah surat dibuat maka Staf Kepegawaian akan menyerahkan kepada Administratr untuk di cek lagi kebenaran dari isi surat tersebut. Jika surat tersebut terdapat kesalahan maka surat itu akan diberikan kembali kepada Staf Kepegawaian untuk diperbaiki, dan apabila surat tersebut sudah benar, maka surat tersebut akan diberi nmr dan diserahkan kepada Camat untuk segera ditandatangani. Setelah surat telah ditandatangani, surat tersebut akan diberikan kepada Staf Kepegawaian untuk dicatat dan diarsipkan.

7 System Flwchart System Flw Master Pegawai Sistem Flw Master Pegawai Staff Kepegawaian Mulai Prses Menampilkan Master Pegawai Master Pegawai Tambah Data Tidak Ubah Data Tidak Input Data Pegawai(NIP, Nama, , dan Alamat Pegawai) Ubah Data Pegawai (Nama, , dan Alamat Pegawai) Pilih Data yang akan Dihapus Simpan Data Tabel Pegawai Selesai Gambar 4.3 System Flw Master Pegawai Pada gambar 4.3 menjelaskan tentang system flw master pegawai yang dimana Staf Kepegawaian yang mengella prses ini. Alur master pegawai disini dimulai dari Staf Kepegawaian masuk ke halaman master pegawai dan kemudian Staf Kepegawaian dapat menambah data pegawai jika ada pegawai baru dan dapat mengubah data pegawai jika ada kesalahan. Serta Staf Kepegawaian dapat menghapus data pegawai jika ada pegawai yang sudah pensiun atau berpindah tugas.

8 System Flw Master Jabatan Sistem Flw Master Jabatan Staff Kepegawaian Mulai Prses Menampilkan Master Jabatan Master Jabatan Tambah Data Tidak Ubah Data Tidak Input Data Jabatan(Id Jabatan, Jabatan) Ubah Data Jabatan(Id Jabatan, Jabatan) Pilih Data yang akan Dihapus Simpan Data Tabel Jabatan Selesai Gambar 4.4 System Flw Master Jabatan Pada gambar 4.4 menjelaskan tentang system flw master jabatan yang dimana Staf Kepegawaian yang mengella prses ini. Alur master jabatan disini dimulai dari Staf Kepegawaian masuk ke halaman master jabatan dan kemudian Staf Kepegawaian dapat menambah data jabatan dan dapat mengubah data jabatan jika ada kesalahan. Serta Staf Kepegawaian dapat menghapus data jabatan.

9 System Flw Master Bagian Sistem Flw Master Bagian Staff Kepegawaian Mulai Prses Menampilkan Master Bagian Master Bagian Tambah Data Tidak Ubah Data Tidak Input Data Bagian(Id Bagian, Bagian) Ubah Data Bagian(Id Bagian, Bagian) Pilih Data yang akan Dihapus Simpan Data Tabel Bagian Selesai Gambar 4.5 System Flw Master Bagian Pada gambar 4.5 menjelaskan tentang system flw master bagian yang dimana Staf Kepegawaian yang mengella prses ini. Alur master bagian disini dimulai dari Staf Kepegawaian masuk ke halaman master bagian dan kemudian Staf Kepegawaian dapat menambah data bagian dan dapat mengubah data bagian jika ada kesalahan, serta Staf Kepegawaian dapat menghapus data bagian.

10 System Flw Master Glngan Sistem Flw Master Glngan Staff Kepegawaian Mulai Prses Menampilkan Master Glngan Master Glngan Tambah Data Tidak Ubah Data Tidak Input Data Glngan(Id Glngan, Glngan) Ubah Data Glngan(Id Glngan, Glngan) Pilih Data yang akan Dihapus Simpan Data Tabel Bagian Selesai Gambar 4.6 Sytem Flw Master Glngan Pada gambar 4.6 menjelaskan tentang system flw master glngan yang dimana Staf Kepegawaian yang mengella prses ini. Alur master glngan disini dimulai dari Staf Kepegawaian masuk ke halaman master glngan dan kemudian Staf Kepegawaian dapat menambah data glngan dan dapat mengubah data glngan jika ada kesalahan. Serta Staf Kepegawaian dapat menghapus data glngan.

11 System Flw Master Jenis Sistem Flw Master Jenis Staff Kepegawaian Mulai Prses Menampilkan Master Jenis Master Jenis Tambah Data Tidak Ubah Data Input Data Jenis (Id Jenis, Jenis ) Ubah Data Jenis (Nmr Jenis ) Simpan Data Tabel Jenis Selesai Gambar 4.7 System Flw Master Jenis Pada gambar 4.7 menjelaskan tentang system flw master jenis surat yang dimana Staf Kepegawaian yang mengella prses ini. Alur master jenis surat disini dimulai dari Staf Kepegawaian masuk ke halaman master jenis surat dan kemudian Staf Kepegawaian dapat menambah data jenis surat jika diperlukan dan dapat mengubah data nmr jenis surat jika ada kesalahan.

12 System Flw Transaksi Masuk Sistem Flw Transaksi Masuk Staff Kepegawaian Camat Sekertaris Camat Bagian Terkait Mulai Prses Menampilkan Masuk Masuk Tabel Dispsisi Tabel Dispsisi Masuk Input Data Dispsisi Tabel Isi Dispsisi Prses Menampilkan Masuk dan Dispsisi Tabel Isi Dispsisi Prses Menampilkan Masuk dan Dispsisi Input data Masuk Prses Simpan dan Kirim Dispsisi Tabel Masuk Masuk dan Dispsisi Tabel Masuk Prses Simpan dan Kirim Masuk Tabel Dispsisi Input Data Masuk Masuk dan Dispsisi Tabel Masuk Tabel Isi Dispsisi Prses Simpan dan Kirim Dispsisi Selesai A Gambar 4.8 System Flw Transaksi Masuk Pada gambar 4.8 menjelaskan tentang system flw transaksi surat masuk. Prses ini melibatkan banyak aktr yaitu Staf Kepegawaian, Camat, Sekretaris Camat, dan Pegawai. Alur dari prses ini dimulai dari Staf Kepegawaian menerima surat masuk dan kemudian menginputkan data dari surat masuk tersebut. Setelah itu Staf Kepegawaian menyimpan data tersebut yang sekaligus mengirim data tersebut ke Camat untuk di dispsisikan. Setelah itu Camat akan mengisi dispsisi tersebut dan dispsisi tersebut akan diteruskan ke bagian Sekretaris Camat untuk menambah dispsisi apabila diperlukan. Jika telah mengisi dispsisi tersebut Sekretaris Camat akan menyimpan dan mengirim surat berserta dispsisi tersebut ke Pegawai sesuai dengan isi dispsisi tersebut. Terakhir Pegawai ditunjuk akan

13 38 tmatis mengetahui dispsisi tersebut. Prses pencatatan terjadi ketika surat masuk tersimpan dan dispsisi tersimpan System Flw Pembuatan Lapran Masuk Sistem Flw Pembuatan Lapran Masuk Staff Kepegawaian Kabag Umum dan Kepegawaian Mulai Lapran Masuk Prses Menampilkan Lapran Masuk A Selesai Lapran Masuk Tabel Masuk Pilih Bulan Lapran Prses Cetak Lapran Masuk Lapran Masuk Gambar 4.9 System Flw Pembuatan Lapran Masuk Pada gambar 4.9 menjelaskan tentang system flw pembuatan lapran surat masuk. Prses ini melibatkan Staf Kepegawaian dalam pengellaannya. Alur dari prses ini dimulai dari Staf Kepegawaian membuka menu lapran, dan kemudian memilih bulan sesuai dengan lapran bulan apa yang ingin dicetak. Setelah memilih bulan Staf Kepegawaian dapat mencetak lapran tersebut dan menyerahkannya ke Kabag Umum dan Kepegawaian.

14 System Flw Pembuatan Keluar Sistem Flw Pembuatan Keluar Staff Kepegawaian Administratr Mulai Keluar Tabel Buat Prses Menampilkan Pembuatan Keluar Verifikasi Isi Pembuatan Keluar Prses Pilih Menu Pembuatan Keluar Prses Memberi Nmr dan Acc Prses Pilih Jenis Keluar Prses Simpan Tabel Buat Tabel Jenis Frm Keluar B Input Data Keluar Tabel Buat Prses Simpan dan Kirim Dispsisi Keluar Tabel Buat Prses Cetak Selesai Gambar 4.10 System Flw Pembuatan Keluar Pada gambar 4.10 menjelaskkan tentang system flw pembuatan surat keluar. Prses ini melibatkan dua aktr yaitu Staf Kepegawaian dan Administratr. Alur prses ini dimulai dari Staf Kepegawaian memilih menu surat keluar dan memilih jenis surat apa yang akan dibuat. Setelah itu Staf Kepegawaian akan membuat surat dengan mengisi frm sesuai dengan jenis surat yang telah dipilih. Setelah prses pengisian frm selesai, Staf Kepegawaian akan menyimpan surat keluar tersebut sekaligus mengirim ke Administratr untuk di verifikasi dan

15 40 diberi nmr surat. Kemudian surat keluar tersebut akan disimpan dan surat siap untuk dicetak System Flw Pembuatan Lapran Keluar Sistem Flw Pembuatan Lapran Keluar Staff Kepegawaian Kabag Umum dan Kepegawaian Mulai Lapran Keluar Prses Menampilkan Lapran Keluar B Selesai Lapran Keluar Tabel Buat Pilih Bulan Lapran Prses Cetak Lapran Keluar Lapran Keluar Gambar 4.11 System Flw Pembuatan Lapran Keluar Pada gambar 4.11 menjelaskan tentang system flw pembuatan lapran surat keluar. Prses ini melibatkan Staf Kepegawaian dalam pengellaannya. Alur dari prses ini dimulai dari Staf Kepegawaian membuka menu lapran, dan kemudian memilih bulan sesuai dengan lapran bulan apa yang ingin dicetak. Setelah memilih bulan Staf Kepegawaian dapat mencetak lapran tersebut dan menyerahkannya ke Kabag Umum dan Kepegawaian.

16 Diagram Berjenjang Diagram berjenjang digunakan untuk memperjelas alur dari setiap prses agar menjadi lebih teratur dan jelas. Berikut diagram berjenjang aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web dapat dilihat pada gambar 4.12.

17 1.1.1 Master Pegawai Master Bagian Master Glngan 1.1 Pengellaan Master Master Jabatan Lgin Staff Kepegawaian Master Jenis 1.2 Pengriman Pencatatan Masuk Lgin Camat dan Sekcam Penyimpanan 1.3 Pengisian Dispsisi 1 Aplikasi Pencatatan Masuk dan Keluar Berbasis Web Isi Dispsisi Pemilihan Jenis 1.4 Penerimaan Pengisian Frm 1.5 Pembuatan Pencatatan Lapran Masuk Pembuatan Lapran Pencetakan Lapran Keluar Verifikasi dan Pemberian Nmr 42 Gambar 4.12 Diagram Berjenjang

18 43 Pada gambar 4.12 diatas menjelaskan tentang prses dan sub prses dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat enam prses utama yang diantaranya yaitu pengellaan master, pengiriman surat, pengisian dispsisi, penerimaan surat, pembuatan surat, dan pembuatan lapran. Pada pengellaan master terdapat lima sub prses yaitu master pegawai, master bagian, master glngan, master jabatan, dan master jenis surat. Pada prses pengiriman surat terdapat tiga sub prses yaitu lgin Staf Kepegawaian, pencatatan surat masuk, dan penyimpanan surat. Pada prses pengisian dispsisi memiliki dua sub prses yaitu lgin Camat dan Sekretaris Camat dan isi dispsisi. Pada prses pembuatan surat memiliki lima sub prses yaitu pemilihan jenis surat, pengisian frm, pencatatan surat, pencetakan surat, dan verifikasi surat keluar dan pemberian nmr surat keluar. Kemudian pada prses pembuatan lapran memiliki dua sub prses yaitu pembuatan lapran surat masuk dan pembuatan lapran surat keluar.

19 Cntext Diagram Kabag Umum dan Kepegawaian Frm Masuk Staff Kepegawaian Ntifikasi Gagal Lgin Frm Pembuatan Tercetak Lapran Peridik Masuk dan Keluar Masuk Ntifikasi Gagal Lgin Dispsisi Pegawai Frm Masuk Terisi ID dan Passwrd Belum di Verifikasi dan di Beri Nmr Frm Dispsisi terisi ID dan Passwrd 1 Aplikasi Pencatatan Masuk dan Keluar Berbasis Web ID dan Passwrd Masuk Frm Dispsisi terisi ID dan Passwrd Sekertaris Camat Frm Dispsisi Ntifikasi Gagal Lgin Masuk Ntifikasi Gagal Lgin ID dan Passwrd Belum di Verifikasi dan di Beri Nmr Telah di Verifikasi dan di Beri Nmr Frm Dispsisi Ntifikasi Gagal Lgin Camat Administratr Gambar 4.13 Cntext Diagram Pada gambar 4.13 menjelaskan mengenai cntext diagram dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar Pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web. Pada cntext diagram aplikasi ini memiliki enam entitas yaitu Staf kepegawaian, Kabag Umum dan Kepegawaian, Pegawai, Sekretaris Camat, Camat, dan Administratr. 4.9 Data Flw Diagram Level 0 (DFD Level 0) Gambar 4.14 menjelaskan tentang DFD level 0 dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar Pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web. Pada DFD Level 0 terdapat enam prses yaitu pengellaan master, pengiriman surat masuk, pengisian dispsisi, penerimaan surat, pembuatan surat, dan pembuatan lapran.

20 Data Buat 1.6 Pembuatan Administratr Data Glngan Frm Keluar Tercetak 1.1 Penglahan Master Staff Kepegawaian Frm Masuk Data Masuk 1.4 Pengiriman Masuk Lapran Masuk 1 Tabel Jenis Kabag Umum dan Kepegawaian 1.3 Pembuatan Lapran Bulan Lapran Data Masuk Masuk 1.2 Penerimaan 1.5 Pengisian Dispsisi Frm Dispsisi Pegawai Sekertaris Camat Camat 45 2 Tabel Jabatan 3 Tabel Bagian Gambar 4.14 Data Flw Diagram Level 0 4 Tabel Glngan 6 Tabel Buat Frm Terisi Teverfikasi dan Diberi Nmr Data Jabatan Data Buat Frm Terisi Data Jenis Data Pegawai Data Glngan Data Bagian Data Pegawai Data Jabatan Data Bagian ID dan Passwrd Ntifikasi Lgin Gagal Data Jenis Frm MasukTerisi Data Jenis Data Pegawai Data Bagian Data Masuk 7 Tabel Masuk 5 Tabel Pegawai Data Pegawai Masuk Data Jenis Data Masuk Data Bagian Data Pegawai Lapran Keluar Data Jenis Data Dispsisi Ntifikasi Lgin Gagal 8 Tabel Dispsisi 9 Tabel Isi Dispsisi Data Dispsisi Data Isi Dispsisi Masuk Data Isi Dispsisi ID dan Passwrd Dispsisi Frm Dispsisi Frm Dispsisi Terisi Frm Dispsisi Terisi

21 Data Flw Diagram Level 1 (DFD Level 1) Data Flw Diagram Level 1 Pengellaan Master 6 Tabel Buat Data Buat 2 Tabel Jabatan Data Jabatan Data Jabatan Master Jabatan Master Buat Data Buat Data Bagian Master Bagian 3 Tabel Bagian Data Bagian Data Jabatan Data Bagian Data Jabatan Data Bagian Master Glngan Data Glngan Data Glngan Staff Kepegawaian Data Pegawai Data Pegawai Master Pegawai Data Glngan 4 Tabel Glngan Data Glngan Data Jenis Data Jenis Data Pegawai 5 Tabel Pegawai Data Pegawai Master Jenis Data Jenis Data Jenis 1 Tabel Jenis Gambar 4.15 Data Flw Diagram Level 1 Pengellaan Master Pada gambar 4.15 menjelaskan mengenai DFD level 1 pengellaan master dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat lima prses penglahan master yaitu master pegawai, master jabatan, master bagian, master glngan, dan master jenis surat. Pada setiap master terdapat prses input dan update data. DFD level 1 pengellaan master memiliki satu entitas dalam mengella master tersebut yaitu Staf Kepegawaian.

22 Data Flw Diagram Level 1 Pengiriman 5 Tabel Pegawai Data Pegawai Lgin Staff Kepegawaian Ntifikasi Lgin Gagal ID dan Passwrd Frm Terisi Staff Kepegawaian Data Jenis 1 Tabel Jenis Pencatatan Masuk Data Data Frm Menyimpan Masuk Masuk Sekertaris Camat 7 Tabel Masuk Masuk Camat Gambar 4.16 Data Flw Diagram Level 1 Pengiriman Pada gambar 4.16 menjelaskan mengenai DFD level 1 pengiriman surat dari apliaksi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat tiga prses di dalam DFD level 1 pengiriman surat yaitu prses lgin Staf Kepegawaian, prses pencatatan surat masuk, dan prses menyimpan surat masuk. DFD level 1 pengiriman surat memiliki tiga entitas yang berperan dalam masingmasing prses tersebut yaitu Staf Kepegawaian, Camat, dan Sekretaris Camat.

23 Data Flw Diagram Level 1 Pengisian Dispsisi 7 Tabel Masuk Data Data Bagian 3 Tabel Bagian 1 Tabel Jenis 9 Tabel Isi Dispsisi Data Pegawai Data Isi Dispsisi Data Isi Dispsisi Mengisi Dispsisi Data Jenis Data Dispsisi 8 Tabel Dispsisi Data Dispsisi Frm Dispsisi Frm Dispsisi Terisi Frm Dispsisi Frm Dispsisi Terisi 5 Tabel Pegawai Sekertaris Camat Masuk ID dan Passwrd Masuk Ntifikasi Lgin Gagal Camat Data Pegawai Ntifikasi Lgin Gagal Lgin Camat dan Sekertaris Camat ID dan Passwrd Data Bagian Gambar 4.17 Data Flw Diagram Level 1 Pengisian Dispsisi Pada gambar 4.17 menjelaskan mengenai DFD level 1 pengisian dispsisi dari apliaksi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat dua prses di dalam DFD level 1 pengisian dispsisi yaitu prses lgin Camat dan Sekretaris Camat dan prses mengisi dispsisi. DFD level 1 pengisian dispsisi memiliki dua entitas yang berperan dalam masing-masing prses tersebut yaitu Camat dan Sekretaris Camat.

24 Data Flw Diagram Level 1 Pembuatan 6 Tabel Buat Pengisian Frm Frm Terisi Pemilihan Jenis Siap Cetak Frm Frm Terisi Frm Belum di Verifikasi dan di Beri Nmr Pencatatan Data Jenis 1 Tabel Jenis Terpilih Belum di Verifikasi dan di Beri Nmr Staff Kepegawaian Data Pegawai 5 Tabel Pegawai Tercetak Pencetakan Siap Cetak Verifikasi dan Pemberian Nmr Siap Cetak Belum di Verifikasi dan di Beri Nmr Ntifikasi Administratr Gambar 4.18 Data Flw Diagram Level 1 Pembuatan Pada gambar 4.18 menjelaskan mengenai DFD level 1 pembuatan surat dari apliaksi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat lima prses di dalam DFD level 1 pembuatan surat yaitu prses pemilihan jenis surat, prses pengisian frm, prses pencatatan surat, prses verifikasi dan pemberian nmr surat, serta prses pencetakan surat. DFD level 1 pembuatan surat memiliki dua entitas yang berperan dalam masing-masing prses tersebut yaitu Staf Kepegawaian dan Administratr.

25 Data Flw Diagram Level 1 Pembuatan Lapran 6 Tabel Buat Data Buat Prses Pembuatan Lapran Keluar Lapran Keluar Kabag Umum dan Kepegawaian Peride Lapran Lapran Masuk Staff Kepegawaian Peride Lapran Prses Pembuatan Lapran Masuk Data Masuk 7 Tabel Masuk Gambar 4.19 Data Flw Diagram Level 1 Pembuatan Lapran Pada gambar 4.19 menjelaskan mengenai DFD level 1 pembuatan lapran dari apliaksi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. Terdapat dua prses di dalam DFD level 1 pembuatan lapran yaitu prses pembuatan lapran surat masuk dan prses pembuatan lapran surat masuk. DFD level 1 pembuatan lapran memiliki dua entitas yang berperan dalam masingmasing prses tersebut yaitu Staf Kepegawaian dan Kabag Umum dan Kepegawaian.

26 # # # user passwrd level... idbagian bagian tabelbagian bagian Integer Variable characters (50) tabelsuratperintah idperintah dasar kepada1 kepada2 untuk1 untuk2 untuk3... lgin Variable characters (30) Variable characters (30) Integer Integer Text Characters (18) Characters (18) Text Text Text # idglngan namaglngan membuat perintah melakukan tabelglngan mempunyai glngan mempunyai bagian pembuat perintah # # glgngan Integer Variable characters (50) idbuatsurat n_surat tglbuat status tgl... # tabelbuatsurat membuat undangan idsurtaundangan pembuka tglundangan waktu tempat acara pimpinanrapat... NIP nama alamat tgllahir... Integer Variable characters (50) Date & Time Integer Date tabelsuratundangan terdapat # mempunyai jabatan tabelpegawai idjabatan namajabatan pembuat undangan Integer Text Date Variable characters (30) Variable characters (50) Variable characters (50) Characters (18) pegawai Characters (18) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (100) Date tabeljabatan Integer Variable characters (50) pembuat keterangan dispsisi membuat keterangan tabelsuratmasuk # # id n tanggalsrt tglditerima dari perihal file keterangan... idjenissurat namasurat njs... # # Integer Variable characters (20) Date Date Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (100) Variable characters (150) terdapat tabeljenissurat tabelmutasi id_mutasi tanggal_mulai aktif... Integer Variable characters (50) Variable characters (50) jabatan tabelsuratketerangan idketerangan maksud Integer Date Integer Integer Text memiliki # # idisidisp isidispsisi iddispsisi leh tanggalbuat... tabelisidispsisi mempunyai tabeldispsisi Integer Variable characters (100) Integer Characters (18) Date & Time Cnceptual Data Mdel (CDM) Gambar 4.20 Cnceptual Data Mdel (CDM)

27 52 Pada gambar 4.20 menjelaskan tentang cnceptual data mdel (CDM) yang terdiri dari empat belas tabel yang saling berhubungan dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web. Dari CDM tersebut, dapat diketahui empat belas tabel tersebut merupakan dasar penyimpanan data dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar. Empat belas tabel tersebut diantaranya adalah lgin, tabelbagian, tabelbuatsurat, tabeldispsisi, tabelglngan, tabelisidispsisi, tabeljabatan, tabeljenissurat, tabelmutasi, tabelpegawai, tabelsuratmasuk, tabelsuratketerangan, tabelsuratperintah, tabelsuratundangan.

28 Physical Data Mdel (PDM) FK_TABELPEG_MEMPUNYAI_TABELJAB FK_TABELPEG_RELATIONS_TABELGOL FK_TABELSUR_TERDAPAT_TABELJEN FK_TABELPEG_RELATIONS_TABELBAG FK_TABELISI_RELATIONS_TABELDIS FK_TABELDIS_RELATIONS_TABELSUR FK_TABELISI_DISPOSISI_TABELPEG FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELPEG FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELPEG FK_TABELBUA_RELATIONS_TABELJEN FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELPEG FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELBUA FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELBUA FK_TABELSUR_RELATIONS_TABELBUA FK_LOGIN_RELATIONS_TABELPEG FK_TABELMUT_RELATIONS_TABELPEG FK_TABELMUT_RELATIONS_TABELJAB FK_TABELMUT_RELATIONS_TABELBAG FK_TABELMUT_RELATIONS_TABELGOL tabelpegawai NIP idjabatan idglngan idbagian nama alamat tgllahir... char(18) integer integer integer varchar(100) varchar(100) varchar(100) date <pk> <fk1> <fk2> <fk3> tabelbagian idbagian bagian integer varchar(50) <pk> tabelglngan idglngan namaglngan integer varchar(50) <pk> tabeljabatan idjabatan namajabatan integer varchar(50) <pk> tabeljenissurat idjenissurat namasurat njs... integer varchar(50) varchar(50) <pk> tabeldispsisi iddispsisi id leh tanggalbuat... integer integer char(18) timestamp <pk> <fk> tabelisidispsisi idisidisp iddispsisi NIP isidispsisi... integer integer char(18) varchar(100) <pk> <fk1> <fk2> tabelsuratmasuk id idjenissurat n tanggalsrt tglditerima dari perihal file keterangan... integer integer varchar(20) date date varchar(50) varchar(100) varchar(100) varchar(150) <pk> <fk> tabelsuratketerangan idketerangan NIP idbuatsurat maksud... integer char(18) integer lng varchar <pk> <fk1> <fk2> tabelsuratperintah idperintah NIP idbuatsurat dasar kepada1 kepada2 untuk1 untuk2 untuk3... integer char(18) integer lng varchar char(18) char(18) lng varchar lng varchar lng varchar <pk> <fk1> <fk2> tabelsuratundangan idsurtaundangan idbuatsurat NIP pembuka tglundangan waktu tempat acara pimpinanrapat... integer integer char(18) lng varchar date varchar(30) varchar(50) varchar(50) char(18) <pk> <fk2> <fk1> tabelbuatsurat idbuatsurat idjenissurat n_surat tglbuat status tgl... integer integer varchar(50) timestamp integer date <pk> <fk> lgin user NIP passwrd level varchar(30) char(18) varchar(30) integer <pk> <fk> tabelmutasi id_mutasi idbagian idjabatan idglngan NIP tanggal_mulai aktif... integer integer integer integer char(18) date integer <pk> <fk3> <fk2> <fk4> <fk1> Gambar 4.21 Physical Data Mdel (PDM)

29 54 Pada gambar 4.21 menjelaskan mengenai physical data mdel (PDM) dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Candi berbasis web. PDM didapat dari generate CDM, dan terdapat beberapa perubahan di dalam PDM seperti tabel yang berhubungan jika ne t many primary key (ne) akan menjadi freign key (many), dan jika many t many akan menjadi tabel baru. Desain dari PDM tersebut akan menjadi desain utama dari database aplikasi. Gambar 4.21 memiliki empat belas tabel yang saling terhubung satu sama lain, tabel tersebut diantaranya adalah lgin, tabelbagian, tabelbuatsurat, tabeldispsisi, tabelglngan, tabelisidispsisi, tabeljabatan, tabeljenissurat, tabelmutasi, tabelpegawai, tabelsuratmasuk, tabelsuratketerangan, tabelsuratperintah, tabelsuratundangan.

30 Struktur Tabel Struktur tabel merupakan fungsi dari semua tabel yang ada di dalam sistem dan juga meliputi setiap field pada tabel yaitu nama field, tipe data, ukuran, key, dan keterangan. Struktur tabel dari rancangan sistem infrmasi ini adalah sebagai berikut: 1. Nama Tabel : tabelpegawai Primary Key : NIP Freign Key : idjabatan, idglngan, idbagian Fungsi : Menyimpan data pegawai Tabel 4.1 Data Pegawai N Field Data Type Length Keterangan 1 NIP Char 18 Primary Key 2 Nama Varchar Alamat Varchar Varchar tgllahir Date 6 idjabatan Integer 11 Freign Key 7 idglngan Integer 11 Freign Key 8 idbagian Integer 11 Freign Key

31 56 2. Nama Tabel : tabeljabatan Primary Key : idjabatan Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data jabatan Tabel 4.2 Data Jabatan N Field Data Type Length Keterangan 1 idjabatan Integer 11 Primary Key 2 namajabatan Varchar Nama Tabel : tabelglngan Primary Key : idglngan Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data Glngan Tabel 4.3 Data Glngan N Field Data Type Length Keterangan 1 idglngan Integer 11 Primary Key 2 namaglngan Varchar 50

32 57 4. Nama Tabel : tabelbagian Primary Key : idbagian Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data bagian Tabel 4.4 Data Bagian N Field Data Type Length Keterangan 1 idbagian Integer 11 Primary Key 2 bagian Varchar Nama Tabel : tabeljenissurat Primary Key : idjenissurat Freign Key : - Fungsi : Menyimpan data jenis surat Tabel 4.5 Data Jenis N Field Data Type Length Keterangan 1 idjenissurat Integer 11 Primary Key 2 namasurat Varchar 50 3 njs Varchar 50

33 58 6. Nama Tabel : lgin Primary Key : user Freign Key : NIP Fungsi : Menyimpan NIP, passwrd dan level pegawai untuk lgin. Tabel 4.6 Data Lgin N Field Data Type Length Keterangan 1 NIP Varchar 18 Primary Key 2 passwrd Varchar 30 3 level Integer Nama Tabel : tabeldispsisi Primary Key : iddispsisi Freign Key : id Fungsi : Menyimpan data dispsisi id dispsisi, id surat dan tanggal buat Tabel 4.7 Data Dispsisi N Field Data Type Length Keterangan 1 iddispsisi Integer 11 Primary Key 2 id Integer 11 3 tanggalbuat Datetime

34 59 8. Nama Tabel : tabelisidispsisi Primary Key : idisidisp Freign Key : iddispsisi, NIP Fungsi : Menyimpan data isi dari dispsisi Tabel 4.8 Data Isi Dispsisi N Field Data Type Length Keterangan 1 idisidisp Integer 11 Primary Key 2 iddispsisi Integer 11 Freign Key 3 NIP Varchar 18 Freign Key 4 isidispsisi Varchar 100

35 60 9. Nama Tabel : tabelsuratmasuk Primary Key : id Freign Key : idjenissurat Fungsi : Menyimpan data surat masuk yang tercatat Tabel 4.9 Data Masuk N Field Data Type Length Keterangan 1 id Integer 11 Primary Key 2 n Varchar 50 3 idjenissurat Integer 11 Freign Key 4 tgl_surat Date 5 tglditerima Date 6 dari Varchar 50 7 perihal Varchar file Varchar keterangan Varchar 150

36 Nama Tabel : tabelbuatsurat Primary Key : idbuatsurat Freign Key : NIP, idjenissurat Fungsi : Menyimpan data surat keluar yang dibuat Tabel 4.10 Data Buat N Field Data Type Length Keterangan 1 idbuatsurat Integer 11 Primary Key 2 n_surat Varchar 50 3 NIP Char 18 Freign Key 4 idjenissurat Integer 11 Freign Key 5 tglbuat Datetime 6 tglsurat Date 7 status int 11

37 Nama Tabel : tabelsuratketerangan Primary Key : idketerangan Freign Key : idbuatsurat, NIP Fungsi : Menyimpan data surat keterangan Tabel 4.11 Data Keterangan N Field Data Type Length Keterangan 1 idisidisp Integer 11 Primary Key 2 iddispsisi Integer 11 Freign Key 3 NIP Varchar 18 Freign Key 4 isidispsisi Varchar 100

38 Nama Tabel : tabelsuratperintah Primary Key : idperintah Freign Key : idbuatsurat, NIP Fungsi : Menyimpan data surat perintah Tabel 4.12 Data Perintah N Field Data Type Length Keterangan 1 idperintah Integer 11 Primary Key 2 idbuatsurat Integer 11 Freign Key 3 NIP Char 18 Freign Key 4 dasar Text 5 kepada1 Char 18 6 kepada2 Char 18 7 untuk1 Text 8 untuk2 Text 9 untuk3 Text

39 Nama Tabel : tabelsuratundangan Primary Key : idundangan Freign Key : idbuatsurat, NIP Fungsi : Menyimpan data surat undangan Tabel 4.13 Data Undangan N Field Data Type Length Keterangan 1 idundangan Integer 11 Primary Key 2 idbuatsurat Integer 11 Freign Key 3 NIP Char 18 Freign Key 4 pembuka Text 5 tglundangan Date 6 waktu Varchar 30 7 tempat Varchar 50 8 acara Varchar 50 9 pimpinanrapat Char 18

40 Nama Tabel : tabelmutasi Primary Key : id_mutasi Freign Key : idbagian, idjabatan, idglngan, NIP Fungsi : Menyimpan data catatan jabatan pegawai selama bekerja Tabel 4.14 Data Mutasi Pegawai N Field Data Type Length Keterangan 1 id_mutasi Integer 11 Primary Key 2 idbagian Integer 11 Freign Key 3 NIP Char 18 Freign Key 4 idjabatan Integer 11 Freign Key 5 idglngan Integer 11 Freign Key 6 Tanggal_mulai Date 7 aktif Integer 11

41 Desain Input dan Output Desain Lgin Gambar 4.22 Desain Lgin Gambar 4.22 merupakan desain dari frm lgin, dimana frm tersebut berfungsi sebagai langkah pertama untuk masuk kedalam aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi berbasis web.

42 Desain Master Pegawai Gambar 4.23 Desain Master Pegawai Gambar 4.23 merupakan desain dari master pegawai yang dimana berfungsi untuk melihat data pegawai yang ada di Kecamatan Candi. Serta memiliki fitur untuk dapat menambah data pegawai baru dan melakukan pencarian data pegawai.

43 Desain Frm Master Pegawai Gambar 4.24 Desain Frm Master Pegawai Gambar 4.24 merupakan desain dari frm master pegawai yang dimana berfungsi untuk prses input pegawai sesuai dengan klm- klm yang telah ditentukan seperti NIP, nama pegawai, glngan, bagian, jabatan, tanggal lahir, alamat, , passwrd, serta level pegawai sebagai previledge lgin kedalam aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi.

44 Desain Master Jabatan Gambar 4.25 Desain Master Jabatan Gambar 4.25 merupakan desain dari master jabatan yang dimana berfungsi untuk melihat data jabatan yang ada di Kecamatan Candi. Serta memiliki fitur untuk dapat menambah data jabatan baru dan melakukan pencarian data jabatan.

45 Desain Frm Master Jabatan Gambar 4.26 Desain Frm Master Jabatan Gambar 4.26 merupakan desain dari frm master pejabat yang dimana berfungsi untuk menambah data jabatan sesuai dengan ketentuan pemerintah pusat Desain Master Glngan Gambar 4.27 Desain Master Glngan Pada gambar 4.27 menunjukan desain master glngan yang dimana berfungsi untuk melihat data glngan pegawai di Kecamatan Candi. Master

46 71 glngan memiliki fitur menambahkan data glngan baru dan pencarian data glngan Desain Frm Glngan Gambar 4.28 Desain Frm Glngan Gambar 4.28 merupakan desain dari frm master glngan yang dimana berfungsi untuk menambahkan data glngan baru yang sesuai dengan ketentuan pemerintah pusat.

47 Desain Master Bagian Gambar 4.29 Desain Master Bagian Gambar 4.29 merupakan desain master bagian yang dimana memiliki fungsi untuk melihat data bagian pegawai di Kecamatan Candi. Master bagian memiliki fitur tambah data yang berfungsi untuk menambahkan data bagian baru dan juga fitur pencarian bagian Desain Frm Master Bagian Gambar 4.30 Desain Frm Master Bagian

48 73 Gambar 4.30 merupakan desain frm dari master bagian yang dimana memiliki fungsi untuk menambah data bagian pegawai Kecamatan Candi sesuai dengan peraturan pemerintah Desain Master Jenis Gambar 4.31 Desain Master Jenis Gambar 4.31 merupakan desain master jenis surat yang dimana berfungsi untuk melihat data jenis surat. Master jenis surat juga memiliki fitur tambah data yang berguna untuk menambahkan data jenis surat yang baru serta memiiliki fitur pencarian data jenis surat.

49 Desain Frm Master Jenis Gambar 4.32 Desain Frm Master Jenis Gambar 4.32 merupakan desain frm dari master jenis surat yang dimana memiliki fungsi untuk menambahkan data jenis surat yang baru sesuai dengan keperluan Desain Pencatatan Masuk Gambar 4.33 Desain Pencatatan Masuk Gambar 4.33 merupakan desain pencatatan surat masuk yang dimana memiliki fungsi untuk mencatat semua surat yang masuk. Pencatatan surat masuk

50 75 ini meliputi nmr surat, jenis surat, tanggal surat, tanggal diterima, perihal, file, dan keterangan. Klm file memungkinkan user untuk dapat mengunggah file surat ke dalam database Desain Frm Dispsisi Gambar 4.34 Desain Frm Dispsisi Gambar 4.34 merupakan desain frm dispsisi yang berfungsi untuk memberikan dispsisi kepada pegawai yang bersangkutan sesuai dengan surat masuk yang telah tercatat sebelumnya. Aktivitas ini dilakukan leh Camat dan Sekertaris Camat. Hal yang harus dilakukan pertama adalah memilih nama pegawai yang akan didispsisikan dan selanjutnya dilanjutkan dengan mengisi keterangan dispsisi. Tmbl add berfungsi untuk menampung data pegawai yang didispsisikan sebelum prses simpan dilakukan.

51 Desain Frm Keterangan Gambar 4.35 Desain Frm Keterangan Gambar 4.35 merupakan desain input frm surat keterangan yang digunakan untuk membuat surat keterangan. Data yang dibutuhkan untuk membuat surat keterangan yaitu nama yang bertandatangan, nama yang diterangkan, maksud menerangkan, dan tanggal surat.

52 Desain Frm Undangan Gambar 4 36 Desain Frm Undangan Gambar 4.36 merupakan desain input frm surat undangan yang digunakan untuk membuat surat undangan. Data yang dibutuhkan untuk membuat surat undangan yaitu untuk siapa undangan tersebut disampaikan, pembuka surat, waktu acara, tempat acara, penjelasan acara, dan pimpinan rapat.

53 Desain Frm Perintah Gambar 4.37 Desain Frm Perintah Gambar 4.37 merupakan desain input frm surat perintah yang digunakan untuk membuat surat perintah. Data yang dibutuhkan untuk membuat surat perintah yaitu dasar surat perintah dibuat, untuk siapa perintah tersebut, dan tanggal surat.

54 Desain Frm Lapran Gambar 4.38 Desain Frm Lapran Gambar 4.38 merupakan desain input frm pembuatan lapran yang digunakan untuk membuat lapran rekapitulasi masuk dan surat keluar dengan memilih jenis surat dan tanggal lapran yang akan dicetak Desain Lapran surat keluar. Gambar 4.39 Desain Lapran Gambar 4.39 merupakan desain keluaran dari pencatatan surat masuk dan

55 Implementasi Sistem Di bagian implementasi sistem akan menjelaskan mengenai perangkat lunak atau perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan aplikasi ini serta kegunaan dari aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar pada Kantr Kecamatan Candi Perangkat Lunak dan Perangkat Keras Pendukung Perangkat Lunak Pendukung 1. Sistem Operasi Windws 7,8 dan XAMPP versi Ntepad++ versi Brwser Ggle Chrme atau Mzilla Firefx Perangkat Keras Pendukung 1. Prcessr Intel Cre i3 1.8 GHz 2. Minimal ukuran RAM 1 GB Pengprasian Prgram A. Frm Lgin Gambar 4.40 Frm Lgin Gambar 4.40 merupakan frm lgin yang digunakan saat pertama kali akan mengakses aplikasi pencatatan surat masuk dan surat keluar. Prses lgin tersebut

56 81 membutuhkan NIP dan passwrd untuk masuk ke dalam aplikasi tersebut. NIP dan passwrd tersebut akan di cek kebenaranya leh sistem, apabila salah maka aplikasi akan memunculkan ntifikasi NIP atau passwrd anda salah dan apabila benar user dapat masuk ke dalam aplikasi tersebut. B. Master Pegawai Gambar 4.41 Master Pegawai Gambar 4.41 merupakan master pegawai yang digunakan untuk melihat data pegawai yang ada di Kecamatan Candi. Selain dapat melihat data pegawai, master pegawai memiliki fitur untuk menambahkan data pegawai baru, mengubah data pegawai jika terdapat kesalahan dan menghapus data pegawai apabila pegawa telah pensiun ataupun pindah tugas.

57 82 C. Frm Master Pegawai Gambar 4.42 Frm Master Pegawai Gambar 4.42 merupakan frm master pegawai yang digunakan untuk menambah data pegawai di Kecamatan Candi berdasar klm-klm input. D. Master Jabatan Gambar 4.43 Master Jabatan Gambar 4.43 merupakan master jabatan yang digunakan untuk melihat data jabatan yang ada di Kecamatan Candi. Selain melihat data master jabatan juga

58 83 memiliki fitur untuk menambahkan data jabatan baru, mengubah data jabatan jika terdapat kesalahan dan menghapus data jabatan. E. Frm Master Jabatan Gambar 4.44 Frm Master Jabatan Gambar 4.44 merupakan frm master jabatan yang berfungsi untuk menambahkan data jabatan baru. F. Master Glngan Gambar 4.45 Master Glngan Gambar 4.45 merupakan master glngan yang berfungsi untuk melihat data glngan yang terdapat di Kecamatan Candi. Selain melihat data master glngan juga memiliki fitur tambah data yang berguna untuk menambahkan data

59 84 glngan baru, mengubah data glngan apabila terjadi kesalahan dan menghapus data glngan. G. Frm Master Glngan Gambar 4.46 Frm Master Glngan Gambar 4.46 merupakan frm master pegawai yang dimana berfungi untuk menambahkan data glngan baru. H. Master Bagian Gambar 4.47 Master Bagian Gambar 4.47 merupakan master bagian yang berfungsi untuk melihat data bagian yang terdapat di Kecamatan Candi. Selain melihat data master bagian juga

60 85 memiliki fitur tambah data yang berguna untuk menambahkan data bagian baru, mengubah data bagian apabila terjadi kesalahan dan menghapus data bagian. I. Frm Master Bagian Gambar 4.48 Frm Master Bagian Gambar 4.48 merupakan frm master bagian yang memiliki fungsi untuk menambahkan data bagian baru. J. Master Jenis Gambar 4.49 Master Jenis Gambar 4.49 merupakan master jenis surat yang digunakan untuk melihat data jenis surat yang terdapat di Kecamatan Candi. Selain dapat melihat data master jenis surat juga memiliki fitur mengubah data nmr jenis surat apabila terjadi kesalahan.

61 86 K. Frm Master Jenis Gambar 4.50 Frm Master Jenis Gambar 4.50 merupakan frm master jenis surat yang berfungsi untuk menambah jenis surat baru. L. Frm Pencatatan Masuk Gambar 4.51 Frm Pencatatan Masuk Gambar 4.51 merupakan frm pencatatan surat masuk yang berfungsi untuk melakukan pencatatan apabila terdapat surat yang masuk di Kecamatan Candi. yang masuk akan dicatat leh user alias admin dari aplikasi tersebut. Admin harus mencatat surat melalui pengisian klm-klm yang tertera pada frm tersebut seperti nmr surat, jenis surat, tanggal surat, tanggal diterima, perihal, file dan keterangan. Pada klm file digunakan untuk mengunggah file surat yang asli ke dalam aplikasi tersebut.

62 87 M. Frm Dispsisi Gambar 4.52 Frm Dispsisi Gambar 4.52 merupakan frm dispsisi yang berguna untuk memberikan dispsisi kepada pegawai yang akan ditugaskan. Pada aktivitas ini peran Camat dan Sekertaris Camat diperlukan untuk melakukan pengisian dispsisi tersebut. Hal yang harus dilakukan adalah melakukan pencarian surat yang akan didispsisikan sesuai dengan pencatatan surat yang dilakukan sebelumnya. Kemudian Camat atau Sekertaris Camat akan memilih pegawai yang akan ditugaskan dan mengisi klm isi. Setelah itu Camat atau Sekertaris Camat akan menyimpan data tersebut dan data itu akan masuk ke dalam database.

63 88 N. Keterangan Gambar 4.53 Frm Keterangan Frm surat keterangan pada Gambar 4.53 diakses leh pembuat surat. Data yang diperlukan untuk mengisi frm surat keterangan adalah Menerangkan yaitu pegawai yang dimaksud di dalam surat. Maksud adalah isi maksud membuat surat keterangan, dan Tanggal adalah tanggal dibuatnya surat tersebut. Gambar 4.54 Keterangan

64 89 O. Perintah Gambar 4.55 Frm Perintah Frm surat perintah pada gambar 4.55 dapat diakses leh pembuat surat. Isian yang diperlukan untuk mengisi frm surat perintah adalah Dasar yaitu hal yang mendasari dibuatnya surat perintah. Isian kedua adalah Kepada yaitu kepada siapa perintah tersebut ditujukan. Selanjutnya adalah Untuk yaitu perintah apa yang harus dilaksanakan. Gambar 4.56 Perintah

65 90 P. Frm Undangan Gambar 4.57 Frm Undangan Frm surat undangan dapat diakses leh pembuat surat dan administratr surat. Isian yang diperlukan untuk mengisi frm surat undangan adalah Kepada yaitu kepada siapa surat tersebut ditujukan. Isian kedua adalah Pembuka kalimat pembuka surat. Isian selanjutnya adalah hari, tanggal, jam acara, rincian acara, dan pimpinan rapat jika undangan tersebut adalah undangan acara rapat. Gambar 4.58 Undangan

66 91 Q. Pemberian Nmr Keluar Gambar 4.59 Sebelum di Knfirmasi Pada gambar 4.59 menunjukan bahwa terdapat sebuah surat keluar baru yang belum di lihat dan belum diberikan nmr. Pada prses tersebut Administratr berperan untuk mengecek kebenaran dari surat yang telah dibuat tersebut dan memberikan nmr surat ketika surat telah selesai dicek. Ketika surat telah benar maka Administratr akan menekan tmbl knfirmasi untuk prses pemberian nmr. Dari gambar 4.60 dapat diketahui bahwa surat telah diknfirmasi dan di berikan nmr. Gambar 4.60 Setelah di Knfirmasi

67 92 R. Frm Cetak Lapran Gambar 4.61 Frm Cetak Lapran Gambar 4.61 merupakan frm cetak lapran dimana user akan memilih jenis surat apa ang akan dicetak laprannya dan memilih tanggal dari lapran yang akan dicetak. S. Lapran Masuk Gambar 4.62 Lapran Masuk Gambar 4.62 merupakan lapran surat masuk yang dicetak berdasarkan peride yang dipilih.

68 93 T. Lapran Keluar Gambar 4.63 Lapran Keluar Gambar 4.63 merupakan lapran surat keluar yang dicetak berdasarkan peride yang dipilih.