SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Transkripsi

1 UJIAN AKHIR TRIWULAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. Disusun Oleh: Mohamad Iqbal Maulana P PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN BISNIS SEKOLAH BISNIS - INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2016

2 1. Jawablah pertanyaan pertanyaan pada salah satu dari kasus yang terdapat pada buku Management Information System, Edisi ke 10 karya O Brien dan Marakas chapter 1. Anda dapat memilih case nomer 2 (halaman 61-62), case nomer 3 (halaman 75) atau case nomer 4 (halaman 77-78) Case 2 : The New York Times and Boston Scientific: Two Different Ways of Innovating with Information Technology 1. Sebagaimana dinyatakan dalam kasus ini, The New York Times memilih untuk menyebarkan inovasi kelompok dukungan mereka sebagai layanan bersama seluruh unit bisnis. Menurut Anda apa artinya ini? Apa keuntungan memilih pendekatan ini? Apakah ada kerugiannya? The New York Times memilih menyebarkan inovasi kelompok dukungan mereka sebagai layanan bersama seluruh unit bisnis, karena hal ini dimaksudkan untuk memberikan kesempatan kepada seluruh anggotanya di semua unit usahanya agar dapat berkontribusi pada The New York Times, sehingga hal ini diharapkan akan menimbulkan suatu team work dan akan memberikan sinergi, dalam mengembangkan dan menerapkan inovasi di semua unit usahanya. Keuntungan The New York Times memilih pendekatan ini adalah meningkatkan daya saing The New York Times dalam dunia penyampaian informasi, menghemat biaya maintenance proses bisnis, mempercepat penerimaan informasi baik dari sisi intern maupun ekstern. Selain itu perusahaan menjadi lebih kuat karena rasa kepemilikan karyawan menjadi lebih tinggi, team work menjadi lebih solid serta berbagai ide cerdas dapat digali dari para karyawannya di semua unit, yang pada akhirnya akan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan, dan meningkatkan efisiensi melalui proses perbaikan yang kontinyu. Kerugian The New York Times memilih pendekatan ini adalah dalam proses pengambilan keputusan akan memakan waktu lebih lama, karena melibatkan hampir semua karyawan di semua unit usahanya dan di semua tingkatan yang tentunya memiliki latar belakang yang berbeda-beda dan juga memiliki ide, pendapat, karakter, selera, dan kepentingan yang beraneka ragam dan ada kecenderungan dimana mereka dapat saling bertentangan antara satu dengan yang lainnya.

3 2. Boston Scientific menghadapi tantangan untuk menjaga keseimbangan antara keterbukaan dan pembagian keamanan dalam kebutuhan untuk membatasi akses informasi Bagaimana penggunaan teknologi memungkinkan perusahaan untuk mencapai kedua tujuan pada waktu yang sama? Apa jenis perubahan budaya yang diperlukan untuk ini menjadi mungkin? Apakah ini lebih penting daripada teknologi terkait masalah? Kembangkan beberapa contoh untuk membenarkan jawaban Anda. Perusahaan Boston Scientific menggunakan security active yang bernama software Goldfire, dalam penggunaan teknologi informasinya. Software Goldfire ini digunakan untuk mengurangi dampak negatif yang akan terjadi dari adanya keterbukaan akses informasi, sehingga perusahaan Boston Scientific dapat memantau dan memonitor aktivitas dalam pengaksesan informasi oleh pengguna, baik dari siapa yang mengakses apa dan informasi apa yang ingin didapatkan olehnya. Software ini juga melakukan review dan pemeliharaan sistem kemanan secara berkala. Penggunaan teknologi informasi tersebut memungkinkan Perusahaan Boston Scientific mencapai kedua tujuan pada waktu yang sama, yaitu akses informasi yang terbuka dengan keamanan yang tetap terjaga. Dalam hal ini, perubahan budaya dalam pengawasan jauh lebih penting dibandingkan teknologi itu sendiri, dikarenakan teknologi hanya sebagai alat bantu dan kuncinya adalah pengakses informasi tersebut. Jenis perubahan budaya yang diperlukan adalah meningkatkan sistem pengawasan perusahaan, perusahaan melakukan monitor atas segala kegiatan dari perusahaan-perusahaan lain yang mengakses informasi perusahaan. Misalnya, perusahaan PT XYZ menggunakan sistem bussines to bussines, bekerja sama dengan PT ABC. Apabila PT ABC ingin melihat data transaksi pembayaran yang telah dilakukan oleh PT XYZ maka PT ABC dapat mengakses di sistem B2B. Ketika PT ABC ingin masuk atau mengakses ke sistem B2B, PT ABC memasukkan kode tertentu beserta passwordnya. Penggunaan sistem ini dapat mengurangi dampak negatif yang akan terjadi dari adanya keterbukaan akses informasi, sehingga kerahasiaan informasi antar PT XYZ dan PT ABC dapat tetap terjaga.

4 3. Peta penyewaan video yang dikembangkan oleh The New York Times dan Netflix grafis menampilkan popularitas film di lingkungan dari kota-kota besar di Amerika Serikat. Bagaimana Netflix menggunakan informasi ini untuk meningkatkan bisnis mereka? Bisakah perusahaan lain juga memanfaatkan data ini? Bagaimana? Berikan beberapa contoh. Netflix menggunakan peta penyewaan video tersebut untuk memberikan informasi dan mempermudah pelanggan untuk dapat mengakses film-film yang sedang popular dan paling banyak ditonton oleh masyarakat luas di masing-masing daerah domisilinya. Peta penyewaan video tersebut memberikan manfaat kepada Netflix dalam pendistribusian dan penyetokan stock-stock film sesuai dengan minat para pelanggan, sehingga Netflix dapat menyediakan persediaan film mana yang harus diperbanyak atau persediaan film mana yang harus dikurangi. Penggunaan peta penyewaan video tersebut pada akhirnya dapat meningkatkan bisnis dan kinerja Netflix dalam memaksimalkan keuntungan. Perusahaan lain dapat juga memanfaatkan teknologi tersebut untuk mendukung kegiatan bisnisnya, sehingga mereka juga dapat mengetahui trend yang terjadi di masyarakat Salah satu contoh cara perusahaan lain dalam memanfaatkan teknologi tersebut adalah dengan mendaftarkan diri menjadi pelanggan Netflix dan mengakses informasi-informasi yang disajikan Netflix, kemudian perusahaan ini menyediakan stock-stock film yang paling banyak diminati untuk tiap masing-masing kota yang menjadi target bisnisnya. Dengan menerapkan harga yang lebih murah daripada yang ditawarkan Netflix, ada kecenderungan perusahaan lain ini dapat mengurangi sebagian pangsa pasar Netflix.

5 2. Buatlah Ringkasan dan review atas buku O brien dan Marakas chapter 9 tentang E-Commerce. Lakukan observasi pada situs situs: (Berikanlah ulasan kritis atas penerapan E Commerce pada sistus tersebut, pilih salah satu). Hal yang sama dapat anda lakukan pada salah satu situs ; ; ; Jadikanlah ulasan kritis anda tersebut sebagai lampiran dari ringkasan dan review atas chapter tentang E Commerce tersebut. E-commerce adalah transaksi bisnis yang meliputi pembelian, penjualan, dan pemasaran barang serta jasa melalui sistem elektronik, seperti computer, televisi, dan internet dimana website menjadi wadah untuk melakukan proses tersebut. Dengan kemudahan-kemudahan transaksi e-commerce maka sekarang sudah banyak yang menggunakan sistem ini di Indonesia seperti, zolora.co.id, blibli.com, dinomarket.com, dan lazada.co.id. Ada beberapa keuntungan bagi perusahaan yang menerapkan e-commerce antara lain memperpendek jarak, memperluas mitra bisnis, dan dapat mempermudah layanan ke pelanggan. Adapun kategori-kategori pada e-commerce, yaitu : Business-to-Consumer (B2C). Bentuk jual beli produk yang melibatkan perusahaan penjual dengan konsumen terakhir atau masyarakat umum, biasanya dalam bentuk catalog dan menggunakan perangkat lunak. Consumen-to-consumer (C2C) e-commerce. Model berdagang yang terjadi antara konsumen dengan konsumen secara online. Business-to-Business (B2B) e-commerce. Bentuk jual beli produk atau jasa yang melibatkan dua atau beberapa perusahaan secara elektronis atau online. Seperti produsen yang menjualkan produknya ke distributor.

6 Terdapat sembilan komponen yang penting pada proses e-commerce. Berikut gambar proses e-commerce : Gambar 1. Arsitektur proses e-commerce Access Control and Security E-commerce harus menetapkan proses saling percaya dan memakai akses yang aman, antara para pihak dalam transaksi e-commerce. Otentikasi pengguna, otorisasi akses dan menegakkan fitur keamanan yang harus lebih diutamakan. Profiling and Personalizing Mengumpulkan data tentang perilaku dan pilihan pelanggan. Membangun karakteristik profil dan preferensi pelanggan. Profil yang digunakan untuk mengenali pelanggan dan menyediakan pelanggan rekomendasi produk dan personalisasi iklan. Ini merupakan salah satu dari strategi pemasaran. Search Management Proses pencarian yang membantu pelanggan menemukan produk tertentu atau jasa yang mereka inginkan untuk mengevaluasi atau membeli.

7 Content and Catalog Management Manajemen konten, perangkat lunak yang membantu perusahaan berkembang, dan juga membantu menghasilkan, memberikan, memperbarui arsip data, multimedia dan informasi di situs e-commerce. Manajemen catalog, perangkat lunak yang membantu menghasilkan dan mengelola konten. katalog pelanggan dan mass-customization swalayan produk, misalnya, konfigurasi manajemen. Workflow Management Perangkat lunak yang membantu karyawan secara elektronik berkolaborasi untuk menyelesaikan tugas-tugas kerja secara terstruktur. Memastikan transaksi tepat serta memastikan dokumen yang dikirim ke karyawan, pelanggan, atau pemasok. Event Notification Menanggapi peristiwa pelanggan yang mengakses situs web, yang melakukan pembayaran serta proses pengiriman barang. Event notifikasi software memonitor proses e-commerce. Dalam hal ini mencatat semua peristiwa yang relevan dan memberitahukan semua stakeholder yang terlibat. Collaboration and Trading Proses yang mendukung kolaborasi pengaturan vital dan layanan trading. Dibutuhkan oleh pelanggan, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya. Meningkatkan layanan pelanggan dan membangun loyalitas pelanggan. Electronic Payment Processes Proses pembayaran web. Proses pembayaran kartu kredit. Proses pembayaran lainnya yang lebih kompleks. Transfer dana elektronik (TDE). Menangkap dan memproses transfer uang dan kredit antara bank, bisnis dan pelanggan mereka. Securing Electronic Payment Jaringan sniffers, perangkat lunak yang mengakui dan penyadapan format nomor kartu kredit. Langkah-langkah keamanan untuk memerangi, mengenkripsi data antara pelanggan dan pedagang. Mengenkripsi otorisasi kartu kredit. Mengambil informasi sensitif secara offline.

8 Berikut merupakan faktor-faktor yang mensukseskan E-commerce : Seleksi dan Nilai, pilihan produk yang menarik, harga yang kompetitif, kepuasan jaminan, dan dukungan pelanggan setelah penjualan. Kinerja dan Layanan, cepat serta navigasi yang mudah, belanja, dan pembelian, dan pengiriman yang cepat dan pengiriman. Lihat dan rasakan, etalase Web yang menarik, belanja daerah situs Web, produk multimedia halaman katalog, dan fitur belanja. Iklan dan Insentif, target halaman web iklan dan promosi, diskon, dan penawaran khusus, termasuk iklan di situs afiliasi. Perhatian pribadi, halaman Web pribadi, pribadi rekomendasi produk, web iklan dan pemberitahuan , dan dukungan interaktif untuk semua pelanggan. Hubungan Masyarakat, komunitas virtual dari pelanggan, pemasok, perusahaan perwakilan, dan lain-lain melalui newsgroup, chat room, dan link ke situs terkait. Keamanan dan Keandalan, keamanan informasi pelanggan dan transaksi situs Web, informasi produk dapat dipercaya, dan pemenuhan pesanan diandalkan. Adapun Web Storage Requirementnya agar bisnis e-commerce sukses :

9 Studi Kasus Lazada Lazada merupakan top online retailer di Indonesia, perusahaan ini memberikan kesempatan kepada konsumen untuk membeli segala jenis produk yang berkaitan dengan elektronik, dekorasi rumah tangga, peralatan rumah tangga, fashion hingga produk kesehatan dan kecantikan hanya dengan mengakses website yang telah disediakan, produk pesanan akan diantar ke alamat konsumen yang diinginkan dengan bekerja sama dengan jasa-jasa pengiriman ternama di Indonesia, pelayan kurir yang cepat dengan kualitas produk yang terbaru dan terbaik, tidak jarang juga ditemukan merk-merk ternama terdaftar di Lazada. Pembayaran yang praktis juga diberikan oleh Lazada, uang tunai, transfer, ataupun dengan kartu kredit. Hingga sekarang Lazada Indonesia menjual berbagai macam barang, yang terdiri dari 14 kategori yang lebih dari produk yang dapat dibeli oleh masyarakat. Sistem penjualan Lazada dengan menggunakan jasa internet, berbasis web dan dapat bertransaksi dengan online tanpa adanya tatap muka antara pembeli dan penjual. Ini tentu saja memudahkan para pembeli yang berasal dari daerah yang jauh untuk melakukan transaksi dengan harga yang normal. Tentu saja daerah si pembeli yang jauh akan mempengaruhi lama tidaknya barang yang dibeli sampai ke pembeli tersebut. Berikut tampilan situs :

10 Adapun kelebihan belanja online di Lazada, antara lain adalah beraneka ragam produk yang tersedia, banyak diskon menarik yang di tawarkan, website yang user friendly, bebas ongkos kirim, bisa cash on delivery, pengiriman barang cepat. Dengan visi menjadi salah satu belanja online yang paling top dan utama di Indonesia serta memberikan pelayanan kepada konsumen secara maksimal, memberikan inspirasi dalam belanja dan memberikan pengalaman kepada konsumen dalam memilih-milih produk online. Berdasarkan ringkasan diatas Lazada termasuk dalam kategori e-commerce B2C (Business to Consumer). Penjualan dalam Lazada lebih berfokus kepada B2C (Business to Customer) dimana target pemasaran perusahaan adalah pembeli individu. Sistem penjualan di Lazada ingin memberikan sebuah pengalaman kepada pembeli atau customer experience yang berbeda jika pembeli membeli dari toko secara fisik. Lazada lebih berfokus kepada penjualan produk electronik, buku, software, perlengkapan otomotif, dan peralatan rumah tangga serta sejumlah kecil aksesoris, produk kecantikan dan kesehatan. Sejumlah merk terkenal telah terdaftar di Lazada Indonesia. Salah satu keunggulan yang diberikan Lazada adalah layanan antar gratis di wilayah Jakarta, dengan menggandeng Go-Jek dan sistem Cash On Delivery untuk wilayah Jakarta. Perusahaan juga menyediakan layanan customer service.

11 3. Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan!. Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut! Insourcing Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Seringkali organisasi yang tidak puas dengan outsourcing akan memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan mengoutsourcing-kannya. Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut : 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya adalah : Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.

12 Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing. Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar. Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah: Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. Adanya demotivasi dari karyawan yang ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol.

13 Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembang memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. Outsourcing Alasan suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya adalah: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Keuntungan dengan menerapkan metode outsourcing adalah: Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas sistem informasi. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi.

14 Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. Perusahaan dapat mengonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani. Masalah mengenai hardware, software, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Lebih praktis serta waktu pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efektif, dan efisien karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Penghematan waktu proses dapat diperoleh karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik. Resiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi. Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai. Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode outsourcing adalah:

15 Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik. Kehilangan kendali terhadap sistem informasi dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.

16 Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang. Perusahaan memiliki wewenang penuh untuk menggunakan tenaga kerja yang diinginkan baik insource ataupun outsource. Setiap kebijakan yang diambil memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Hanya tergantung dari sisi mana melihatnya, ingin melihat perubahan dalam jangka panjang atau pendek, dilihat dari sisi efektif atau tidak, efisien atau tidak, biaya yang dikeluarkan besar atau tidak. Hal tersebut dapat dilihat dari kepentingan perusahaan tersebut. Untuk dapat lebih efektif maka disarankan adanya: Komunikasi dua arah antara perusahaan dengan provider jasa outsource dengan bekerja sama, melakukan perubahan, atau menyelesaikan permasalahan yang terjadi. Tenaga outsource telah dilatih terlebih dahulu agar memiliki kemampuan/ketrampilan. Memperhatikan hak dan kewajiban baik pengguna outsource maupun tenaga kerja yang ditulis secara detail dan menginformasikan apa yang menjadi hak-haknya.

17 4. Maintainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas tidaknya suatu software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi suatu sistem informasi di organisasi? Karakteristik dari berkualitas tidaknya suatu software secara umum ada empat prinsip, antara lain ketersediaan (availability), keamanan (security), dapat terus dirawat dan dipelihara (maintainability), dan integritas (integrity). Pengertian dari maintainability adalah suatu usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dalam suatu software. Maintanability diperlukan untuk pemeliharaan suatu software dimana setelah dikembangkan dan diimplementasikan terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil ujicoba maupun evaluasi. Suatu software yang baik dikatakan maintainability karena software tersebut dapat dengan mudah direvisi apabila diperlukan. Maintanability didalam prosesnya meliputi pengoreksian kesalahan, peningkatan, penambahan dan penghapusan kemampuan, adaptasi dalam perubahan kebutuhan data di lingkungan operasi, peningkatan dari pencapaian, kemampuan, atau kualitas yang lain. Maintainability menjadi urgen karena pada software system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan organisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun. Maintenance programmer diharapkan dapat memenuhi kebutuhan end-user. Pemeliharaan rutin dilakukan untuk mendukung software maintenance. Pemeliharaan rutin itu terdiri dari pemeliharaan fisik, pemeliharaan sistem operasi server dan software aplikasinya, pemeliharaan dan perlindungan data, serta perlindungan software user dari virus dan spam, juga hacker dan cracker. Pemeliharaan software yang dilakukan secara rutin dan berkala akan membuat organisasi dapat dengan mudah melakukan penyesuaian terhadap lingkungan bisnisnya yang terus berkembang. Selain itu, pemeliharaan software yang dilakukan secara rutin dan berkala juga membuat organisasi dapat memanfaatkan peluang bisnisnya yang ada untuk mencapai tujuannya.

18 5. Jelaskan pula bagaimana konversi sistem informasi dari sistem informasi yang lama ke sistem informasi yang baru dapat dilakukan? Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangkan menggantikan sistem yang lama. Terdapat empat metode konversi sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru yaitu : konversi langsung, konversi paralel, konversi pilot, konversi phase-in. Berikut penjelasan dari masing-masing metode konversi sistem informasi : 1. Konversi Langsung (Direct Conversion) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Dengan sistem langsung ini apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Asumsi dari penggunaan sistem ini diantaranya : a. Data sistem yang lama bisa digantikan sistem yang baru b. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai c. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya d. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem sistem tersebut tidak berarti. Kelebihan dari sistem konversi langsung ini yaitu sistem ini relatif murah, namun memiliki resiko kegagalan yang cukup besar. Gambar 1. Konversi Langsung 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion) Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika

19 sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Sistem paralel ini yaitu merupakan pendekatan yang paling aman dan memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada perusahaan dari kegagalan sistem baru. Namun perlu biaya yang cukup mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. Besarnya biaya ini harus di keluarkan untuk penduplikasian fasilitas-fasilitas dan biaya personil yang memelihara sistem rangkap tersebut. Gambar 2. Konversi Paralel 3. Konversi Bertahap (Phase-In Conversion) Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Kelebihan dari sistem konversi ini yaitu kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas. Sedangkan kelemahannya yaitu keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi

20 kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. Gambar 3. Konversi Phased-in 4. Konversi Pilot (Pilot Conversion) Jika metode phase-in mensegmentasi sistem, metode pilot ini mensegmentasi organisasi. Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode konversi pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kelebihan dari Konversi pilot ini adalah resiko lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah daripada konversi paralel, koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi. Namun memerlukan area dari operasi untuk uji coba. Gambar 4. Konversi Pilot