VIII.1. SOP SURAT MASUK VIII. STANDART OPERASIONAL PROSEDUR SUB BAGIAN TATA USAHA DAN RUMAH TANGGA Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan SOP Tanggal Revisi Turt-1/X/2016/PT-Mdn ua Pengadilan Tinggi Medan 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 Perma 7 Tahun 2015 erkaitan 1. SOP Surat Keluar Peringatan Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Kualifikasi : 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Dipoloma 3 Peralatan / : dan ATK Pencatatan dan Pendataan : Register surat masuk Pan Mud / Ka. Sub Panitera / Ka. s ua 1 Menerima surat masuk dan mensortir kebenaran surat (alamat, dinas, pribadi, rahasia, penting, biasa) Diterimanya surat masuk untuk Pengadilan Tinggi Medan 2 Meregister surat masuk pada buku agenda surat masuk Buku Agenda surat masuk 3 Mengisi dan menyertakan disposis pada surat 4 Disposisi ua terhadap surat 5 Memisahkan surat kepaniteraan / kesekretariatan 6 Disposisi Panitera / Sekeratris 7 Disposisi Ka. 8 Menerima surat yang sudah di 9 Mendistribusikan surat sesuai ke bagian pengelola masing-masing Pencatatan / register surat masuk pada buka agenda surat masuk Surat masuk disertai dengan Adanya ketua terhadap surat tersebut Surat yang telah dipisahkan Adanya Panitera / s Adanya Ka. untuk surat non teknis Surat sudah di Bukti penerimaan surat 10 Mengarsipkan copi Kotak Arsip Arsip copi
VIII. SOP SURAT KELUAR Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan SOP Tanggal Revisi Turt-2/X/2016/PT-Mdn ua Pengadilan Tinggi Medan 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 Perma 7 Tahun 2015 erkaitan 1. SOP Surat Masuk Peringatan Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Kualifikasi : 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Dipoloma 3 Peralatan / : dan ATK Pencatatan dan Pendataan : Register surat keluar 1 Menerima surat keluar dari tiap-tiap bagian 2 Mengagendakan, menomori dan membuat tanggal surat keluar buku register/agenda 3 Mengamplopkan surat keluar Amlpo surat dan lem kertas 4 Membuat daftar pengiriman surat 5 Mengirimkan surat (lewat pos atau Kurir) 6 Mengarsipkan bukti pengiriman surat Kotak Arsip 3 Diterimanya surat keluar dari tiap bagian Pencatatan / register surat keluar pada buka agenda surat keluar Surat sudah dalam amplop Daftar pengiriman surat Surat terkirim Arsip bukti pengiriman surat
VIII.3. SOP PENGADAAN DAN PENDISTRIBUSIAN ATK / BARANG PERKANTORAN SEHARI-HARI SOP Turt-3/X/2016/PT-Mdn Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan Tanggal Revisi ua Pengadilan Tinggi Medan Kualifikasi : 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Perma 7 Tahun 2015 Diploma 3 dan Strata 1 (S-1) erkaitan Peralatan / : 1 dan ATK Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Kebutuhan ATK dan keperluan perkatoran sehari-hari I. Pengadaan ATK/Barang Keperluan Perkatoran Sehari-Hari 1 Mendata dan menerima kebutuhan atk/barang keperluan kantor sehari-hari 2 Merekap data kebutuhan atk / barang keperluan kantor seharihari Ka. Sub Ka. / PPK s / KPA Pihak iga Atk 3 Mengajukan usulan daftar pembelian 4 Mengkoreksi rekapan usulan daftar pembelian dan mengajukan biaya pembeliaan persetujuan 5 Memeriksa dan menyetujui rekapan usulan biaya pembelian persetujuan 6 Menyetujui rekapan biaya pembelian 7 Membeli atk / barang keperluan sesuai dengan daftar pembelian yang disetujui kepada pihak ketiga 8 Menyediakan atk /barang keperluan 9 Menerima, menyimpan dan merekap stok persediaan atk/barang keperluan II Pendistribusian ATK dan Barang Perkantoran sehari-hari 1 Menerima atk / barang keperluan dari tiap bagian 2 Mengajukan daftar atk / barang keperluan perkantoran seharihari 3 Mengoreksi daftar atk/ barang 4 Menyetujui daftar atk/ barang 5 Menyediakan dan menyerahkan atk / barang keperluan perkantoran seharihari sesuai dengan daftar persetujuan ke tiap-tiap bagian 6 Mendata, merekap dan membuat laporan barang keluar dan sisa barang persetujuan lemari penyimpanan Blangko Permintaan an an Lembaran bukti penyerahan 1 60 Data kebutuhan atk / barang keperluan Rekap pengajuan pembelian barang Usulan daftar pembelian rekapan usulan daftar dan biaya pembelian barang Daftar biaya pembelian barang Daftar biaya pembelian barang Bukti pembelian Tanda terima Atk / barang keperluan perkantoran 300 sehari-hari 30 60 60 Data persediaan atk dan barang keperluan yang tersimpan dalam lemari barang Data Daftar pengajuan Hasil koreksi usulan Daftar yang telah disetujui Bukti penyerahan barang tercatat nya barang yang keluar dan sisa barang
VIII.4. SOP PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN BMN SOP Turt-4/X/2016/PT-Mdn Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan Tanggal Revisi ua Pengadilan Tinggi Medan Kualifikasi : 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Perma 7 Tahun 2015 Diploma 3 dan Strata 1 (S-1) erkaitan Peralatan / : 1 dan ATK Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Perawatan dan Pemeliharan BMN Ka. Sub Ka. / PPK s / KPA Pihak iga 1 Mendata dan menerima usulan perawatan dan BMN dari tiap-tiap bagian 2 Mengajukan usulan perawatan dan BMN 3 Mengoreksi dan mengajukan biaya usulan perawatan dan BMN Atk Lembar pengajuan Daftar BMN yang akan dilakukan perawatan dan Daftar pengajuan perawatan dan Hasil koreksi daftar usulan dan biaya perawatan dan 4 Memeriksa dan menyetujui biaya usulan perawatan dan BMN 5 Menyetujui usulan biaya perawatan dan pemeliharan BMN 6 Mencari rekanan untuk melakukan perawatan dan kepada pihak ketiga 7 Melaksanakan perawatan dan oleh pihak ketiga 8 Memeriksa dan menerima hasil perawatan dan BMN dari pihak ketiga Lembar pengajuan Lembar pengajuan Atk 1 s.d 2 hari kerja 1 s.d 7 hari kerja 30 Daftar biaya perawatan dan Daftar biaya perawatan dan Mendapatkan pihak ketiga yang melakukan perawatan dan Hasil perawatan BMN Diterima hasil perawatan 9 Menyerahkan BMN yang sudah dilakukan perawatan dan kepada pihak bagian yang mengajukan penyerahan 10 Mengarsipkan bukti perawatan dan yang telah dilaksanakan Kotak Arsip Bukti penyerahan Arsip bukti perawatan dan bmn
VIII.5. SOP PERPUSTAKAAN SOP Turt-5/X/2016/PT-Mdn Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan Tanggal Revisi ua Pengadilan Tinggi Medan Kualifikasi : 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 Perma 7 Tahun 2015 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Diploma 3 dan Strata 1 (S-1) erkaitan Peralatan / : 1 dan ATK Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Data buku perpustakaan dan peminjam buku Pihak Peminjam I. Penerimaan dan Pendataan Buku Perpustakaan 1 Menerima dan mendata buku yang Data penerimaan buku akan dimasukkan dalam perpustakaan Atk 2 Meregister buku dalam buku Buku Register Induk 3 Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan buku 4 Menyampul, melabel, dan membuat kartu peminjam buku 5 Menyusun, menata dan mengelompokan buku dalam rak buku / lemari penyimpanan buku II. Proses Peminjaman dan Pemulangan Buku 1 Menerima peminjaman buku oleh anggota perpustakaan 2 Memeriksa ketersedian buku dan mengambil buku pinjaman pada tempatnya 3 Meregister data peminjam, buku yang dipinjam dan waktu peminjaman dalam buku register 4 Menyerahkan buku kepada peminjam buku register ATK, sampul dan label buku Rak / Lemari buku buku register 30 Registrasi dan penomoran buku Daftar identifikasi dan klasifikasi buku Buku yang sudah berlebel dan rapi Buku tertata rapi dalam rak/lemari penyimpanan Data buku pinjaman Buku yang akan dipinjam Data dalam buku register peminjaman Bukti penyerahan 5 Menerima buku pinjaman dan menandatangani kartu pinjaman 6 Mengarsipkan kartu buku yang dipinjam 7 Menerima dan memeriksa buku pinjaman yang dipulangkan 8 Meregister pemulangan buku pada buku register 9 Mengembalikan kartu pinjaman pada buku yang dipinjam 10 Meletakan buku pinjaman pada tempatnya semula ATK dan Kartu Buku Kotak Arsip buku register Bukti penerimaan buku Arsip kartu pinjaman Data buku yang dipulangkan Register pemulangan buku Kartu pinjaman terletak pada buku Buku terlatak pada tempat semula
VIII.6. SOP KEAMANAN DAN GANGGUAN LINGKUNGAN KANTOR SOP Turt-6/X/2016/PT-Mdn Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan Tanggal Revisi ua Pengadilan Tinggi Medan Kualifikasi : 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Perma 7 Tahun 2015 Diploma 3 dan Strata 1 (S-1) erkaitan Peralatan / : 1, ATK dan peralatan keamanan Peringatan Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Pencatatan dan Pendataan : Data Keamanan dan Gangguan Ka. Sub Kabag s KPT Pihak Yang Dituju 1 Memeriksa keadaan lingkungan gedung kantor secara berkala dalam satu hari 2 Melaporkan kondisi keamanan lingkungan kantor (aman dan ) 3 Menerima laporan keadaan keamanan : a. Bila keadaan aman, laporan sampai disini b. Bila terjadi keamanan segera melaporkan keamanan 4 Menerima laporan keamanan dan mengusulkan penanganan 5 Menerima laporan keamanan dan mengoreksi usulan penanganan 6 Menerima laporan keamanan, dan menbuat keputusan penanganan 7 Melaksanakan, melaporkan dan atau berkerjasama dengan pihak berwajib dalam hal tindakan penanganan keamanan serta melaporkan kegiatan penanganan keamanan 8 Menerima, mengawasi, dan membantu tindakan penanganan 9 Menerima, menyetujui dan membantu tindakan penanganan 10 Menerima, mengetahui dan membantu penyelesaian penanganan 11 Mengarsipkan laporan keamanan 10 s.d. 30 Keadaan Lingkungan Gedung Kantor Laporan Kondisi keamanan lingkungan kantor Kondisi keamanan lingkungan kantor Keadaan aman Laporan keamanan Usulan penanganan keamanan Laporan koreksi penanganan Keputusan tindakan penanganan Tindakan penanganan kantor Koreksi dan bantuan penanganan ganguan Persetujuan penanganan dan bantuan penanganan Penyelesaian penanganan Arsip laporan penanganan
VIII.7. SOP PENERIMAAN KUNJUNGAN TAMU SOP Turt-7/X/2016/PT-Mdn Jl. Ngumban Surbakti 38 A medan Tanggal Revisi ua Pengadilan Tinggi Medan Kualifikasi : 1. Peraturan Sek MA 02 Tahun 2013 1. Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) Perma 7 Tahun 2015 Diploma 3 dan Strata 1 (S-1) erkaitan Peralatan / : 1, ATK, kartu tangda pengenal dan peralatan keamanan Jika SOP tidak dilaksanakan dikenakan saknsi PP 53 Tahun 2010 Data tamu yang berkunjung dan keperluan tamu Pihak Yang Dituju 1 Menerima tamu yang berkunjung Data tamu berkunjung 2 Mengisi daftar tamu dan menerima Data isian buku tamu dan identitas tamu bukti identitas tamu 3 Melaporkan dan meminta persetujuan Tamu disetujui berkunjung kepada pihak yang dituju 4 Memberikan kartu tanda pengenal tamu, menyimpan kartu identitas tamu, dan mengantarkan tamu kepada yang dituju 5 Tamu berada pada pihak yang dituju 6 Menerima, memeriksa dan mendata waktu keluar tamu pada buku tamu yang telah selesai berkunjung Situasi dan kondosi Adanya tanda pengenal tamu dan identitas tamu Penerimaan tamu Kepastian keamanan kunjungan tamu dan data jam keluar tamu 7 Memastikan keadaan aman dan menerima kartu tanda pengenal tamu, serta mengembalikan identitas tamu 8 Mengantar tamu sampai pada pintu keluar gedung 9 Mengarsipkan laporan kunjungan tamu Kembali keadaan semula Memastikan tamu sudah keluar dari Gedung Kantor Arsip laporan kunjungan tamu