SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN

Transkripsi

1 mor SOP b) Sekretaris RI SOP PENGELOLAAN SURAT MASUK & SURAT KELUAR KEDINASAN Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. S-1 Hukum 1. SOP Pengelolaan Surat Masuk 2. SOP Pengelolaan Surat Keluar dan pengiriman surat keluar Peralatan jaringan internet, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi, Buku register, lemari arsip, filling cabinet Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Tata persuratan tidak berjalan dengan baik 1 Menerima,surat diberikan tanda terima dan diregister buku register, surat masuk diberikan nomor dan lembar disposisi, dikoreksi oleh Kepala Sub Bag. Umum kemudian diserahkan ke Panitera/Sekretaris, untik surat keluar deregister dalam buku register surat keluar diberi nomor dan tanggal, satu (1) untuk surat ditinggal arsip 2 Panitera Sekretaris mensensor surat masuk untuk diteruskan pada Ketua Pengadilan Tinggi 3 Ketua Pengadilan Tinggi mendisposisi surat tdk 4 Surat kembali ke Panitera Sekretaris untuk didisposisi ke Wakil Sekretaris turun ke Bag. Umum untuk didistribusikan sesuai disposisi 5 Surat ng memerlukan jawaban / tanggapan segera dijawab/ditanggapi 6 - Pengriman surat dilakukan melalui PT. Pos Indonesia dilakukan setiap hari kerja, sedangkan surat ng sangat urgen/penting dikirim melalui kurir - Pengarsipan / pertinggal LHA Buku Register surat masuk/keluar dan lembar disposisi Lembar disposisi dan buku ekspedisi Lembar disposisi dan buku ekspedisi Lembar disposisi buku ekspedisi dari penerima surat komputer buku register keluar dan ekspedisi pengiriman - Arsip file - Lemari arsip - Filling cabinet 5 menit Dicatat dalam Buku Register surat masuk dan surat keluar 3 menit Tercatat dalam lembar disposisi dan buku ekspedisi 3 menit Dianalisis dan surat ng terima dan dicatat dalam buku ekspedisi 2 menit Dicatat dalam buku ekspedisi 10 menit Dibuat konsep surat, diparaf dan ditandatangani 15 menit Surat telah dikirim sesuai alamat yg dituju pengarsipan

2 SOP KEPALA mor SOP b) Sekretaris RI Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. S-1 Ekonomi 1. SOP Kepala Peralatan komputer, jaringan internet, referensi, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi dan Kartu DBR Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pekerjaan tidak akan berjalan dengan baik 1 Membuat program / rencana kegiatan kerja tahunan 2 Mengkoordinir dan membagi tugas kegiatan pada staf, mengkoordinir keamnanan lingkungan dan kebersihan lingkungan 3 Melakukan control terhadap pekerjaan / tugas para staf, kebersihan lingkungan kantor, taman dan keamanan, genset, lampu, air dan alat-alat kantor setiap pagi dan sore sebelum pulang 4 Memberikan pengarahan kepada para staf, Office Boy, bagian taman, bagian keamanan, perpustakaan perihal pelaksanaan tugas. LHA Komputer LHA Komputer 5 Memeriksa surat masuk, surat keluar Buku register ekspedisi, lembar disposisi 6 Mengevaluasi Laporan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN) dan mengecek barang persediaan ATK 7 Mengonsep surat dan memaraf surat ng dikirim oleh 8 Melaksanakan tugas dan perintah atasan tentang pekerjaan / pelaksanaan dinas 9 Memberikan penilaian kinerja staf Sub Bagian Umum 10 Mengadakan koordinasi dengan atasan dan mengadakan koordinasi dengan instansi terkait tdk 5 menit Tercatat dalam Buku dibuat bagan struktur organisasin 15 menit an kegiatan masing-masing staf Referensi terkait 15 menit Pada staff mengerti ada Kegiatan dan berjalan dengan baik 5 menit Disiplin dalam Referensi terkait tugas kertas ATK/DBR Komputer Komputer Komputer dan DP3 komputer dan instansi terkait 2 menit Tertib 10 menit Tertib laporan 10 menit Tindak lanjut 10 menit Penyelesaian tugas 15 menit Mengarsipkan surat penting 10 menit Tertibn pelaksanaan dan terjalin koordinasi ng baik

3 mor SOP b) Sekretaris RI SOP PENGELOLAAN ALAT TULIS KANTOR (ATK) PERSEDIAAN Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. SMK Administrasi Perkantoran 1. SOP Pengelolaan Surat Masuk 2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Satuan Kerja Peralatan computer, jaringan internet, Form Ajuan ATK (BON), Buku Register, ta Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan akan terhambat 1 Menghimpun dan mencatat data kebutuhan ATK dan sarana kerja dalam pelaksanaan dinas di Pengadilan Tinggi pertriwulan LHA computer dan buku register serta Kartu ATK 30 menit Tercatat semua kebutuhan 2 Menyediakan kebutuhan ATK dan sarana kerja dalam pelaksanaan dinas per triwulan dan menginput data pada Aplikasi Persediaan tdk ta, Buku register dan komputer 2 Jam Tersedian ATK dan Sarana 3 Membagikan kebutuhan ATK dan sarana berdasarkan permintaan dari masing-masing bagian dan menginput data pada Aplikasi Persediaan Buku register, Form ajuan ATK (BON), komputer 10 menit Terciptan sarana kerja ng baik 4 Memenuhi kebutuhan ATK dan sarana serta menyusun rencana kerja tahunan ng berhubungan dengan sarana dan prasarana awal tahun Computer, buku register dan Box file 30 menit Tertib pengarsipan 5. Melakukan rekonsiliasi Aplikasi ATK Persediaan dengan SIMAK-BMN tiap semester dan membuat BA Stok Opname fisik barang persediaan komputer, internet - 30 menit Tertib dan keakuratan data

4 SOP SATUAN PENGAMANAN KANTOR mor SOP b) Sekretaris RI Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. SMA Sederajat 1. SOP Satuan Pengamanan Kantor Alat Pengamanan, jas lengkap dan Buku laporan pengamanan Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Keamanan kantor tidak kondusif 1 Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 (dua) jam sekali pada pagi hari, siang dan malam Petugas K.U WS PS Alat pengamanan, jas lengkap 30 menit Lingkungan aman 2 Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja, mematikan listrik, air, AC, dan computer ng masih menla dan mengunci pintu ng belum terkunci Alat pengamanan, jas lengkap 30 menit Lingkungan kondusif 3 Menlakan lampu ng diperlukan pada penerangan malam hari dan mematikan lampu pada pagi hari Alat pengamanan, jas lengkap, lampu senter 30 menit Lingkungan aman 4 Mencatat dalam buku register laporan pengamanan tentang kegiatan ng harus dicatat, dan melaksanakan kegiatan dilingkungan kantor diluar jam kerja serta melaporkan semua kegiatan / kejadian kepada Kepala Alat pengamanan, buku laporan 30 menit Terlaksanan pengamanan ng tertib dan terkendali

5 mor SOP b) Sekretaris RI SOP PELAPORAN BARANG MILIK NEGARA KORWIL BANTEN Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. S-1 Hukum 1. SOP Pengelolaan SIMAK BMN dan SAKPA Satuan Kerja 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 3. SOP Pengelolaan SAPPA-W Peralatan komputer, jaringan internet, Buku Ekspedisi, Berita Acara Rekonsiliasi, BA Stok Opname, ADK, CaLBMN Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pelaporan BMN tidak tepat waktu 1 Membuat surat permintaaan data laporan Barang Milik Negara Semesteran berupa ADK dan Kelengkapan Laporan BMN ke seluruh Pengadilan dibawah Koordinator Wilah Banten setiap semester ng ditandatangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilah 2 Menerima dan memeriksa Laporan Barang Milik Negara berupa ADK dan Kelengkapann dari Operator SIMAK-BMN Satker Pengadilan dibawah Koordinator Wilah Banten setiap Semester 3 Data Laporan diverifikasi dan dilakukan Rekonsiliasi dengan Bagian Keuangan (SAPPA-W) Korwil Banten dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi Internal Wilah Banten. 4 Melakukan Rekonsiliasi Eksternal dengan Kantor Wilah DJKN Banten dan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi ng ditandangani oleh Kuasa Pengguna Barang Wilah 5 Pembuatan Laporan Barang Milik Negara Koordinator Wilah Banten ng disusun berdasarkan data Laporan dari Pengadilan dibawah Koordinator Wilah Banten ng ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang Wilah 6 Pengiriman Laporan BMN semesteran melalui atau Komdanas Mahkamah Agung dan melalui PT. Pos Indonesia tdk Buku Ekspedisi internet, ADK berupa Hard copy & soft copy ADK, BAR KPKNL, BA Opname Fisk dan BAR Internal ADK, BAR KPKNL dan BA Opname Fisik dan BAR Kanwil DJKN ADK dan CalBMN Buku Ekspedisi dan komputer 15 menit Laporan diterima tepat waktu, Dicatat dalam Buku Ekspedisi 30 menit Pencocokan data ADK dan soft copy 30 menit Pencocokan data BMN & Keuangan Korwil dan sesuai dengan BAR KPKNL 60 menit Data BMN akurat dan akuntabel 3 jam Laporan BMN ng akurat dan akuntabel 15 menit Laporan BMN dikirim tepat waktu

6 mor SOP b) Sekretaris RI SOP OFFICE BOY KEBERSIHAN KANTOR DAN TAMAN Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. SMP 2. SMA Sederajat 1. SOP Office Boy Kebersihan Kantor dan Taman 2. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan Sapu, Alat Pel, Mesin Pemotong rumput, Penyedot debu, Alat kebersihan lainn Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pekerjaan tidak nman dan kondisi kantor tidak bersih 1 Membersihkan seluruh ruangan setiap hari, menpu, mengepel lantai, menyedot debu karpet, dll. Petugas KS WS PS KPT LHA Sapu, Alat Pel, Penyedot debu 1 Jam an kegiatan 2 Membersihkan kamar mandi secara kontinyu dalam waktu 2 jam sekali pada hari kerja Sikat, alat pel, pengharum kamar mandi 30 menit Kamar bersih mandi 3 Merawat taman, menyiram, memotong rumput, membersihkan lingkungan taman, halaman dalam dan luar pagar kantor setiap hari 4 Mengajukan permintaan alat dan perlengkapan untuk kebersihan kepada Bagian Umum 5 Melaksanakan tugas dan perintah tentang pelaksanaan pekerjaan 6 Mengecek saluran air kantor, pengharum ruangan, AC Ruangan, lampu lingkungan kantor dan memberikan laporan kegiatan ke Bagian Umum Tdk Sapu, Alat pemotong rumput, alat kebersihan lainn Bon permintaan 10 menit Catatan laporan / kegiatan 1 jam Lingkungan kantor bersih dan indah 30 menit Terpenuhin kebutuhan untuk kebersihan kantor Penyelesaian tugas Suasana nman, arsip

7 SOP PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN mor SOP b) Sekretaris RI Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. SMA Sederajat 1. SOP Pengelolaan Perpustakaan Peralatan Buku Induk Register, Katalog, lemari, pembatas buku Jika SOP tidak dilaksanakan, maka Pengelolaan buku perpustakaan tidak berjalan dengan baik 1 Menerima dan membuat tanda terima pengiriman buku dan mengarsipkann Peminjam LHA Buku Induk Register 5 menit Tertib 2 Mencatat semua buku dan majalah ng masuk kedalam Buku Register induk Perpustakaan Buku Induk Register 5 menit Tertib adminstrasi 3 Membuat Katalog buku perpustkaan dan penempatan buku sesuai dengan jenis dan judul buku Katalog 3 menit Penataan buku menjadi rapih 4 Mencatat peminjaman dan pengembalian buku kedalam register Buku register, komputer 2 menit Pengembalian buku tepat waktu 5 Mengarsipkan surat pengantar pengiriman buku dan majalah dan penataan buku perpustakaan dan menyusun data Buku Register Peminjaman dan Pengembalian 5 menit Tertib Administrasi dan pengarsipan

8 mor SOP b) Sekretaris RI SOP PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA SATUAN KERJA Dasar Hukum : Kualifikasi : 1. PMA. 10 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja 2. Peraturan SEKMA. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman dan Badan Peradilan Yang Berada di Bawahn 1. S-1 Komputer 1. SOP Pengelolaan Alat Tulis Kantor (ATK) Persediaan 2. SOP Pengelolaan Barang Milik Negara Korwil 3. SOP Aplikasi SAKPA Satuan Kerja Peralatan computer, jaringan internet, referensi, Lembar disposisi, Buku Ekspedisi Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pengelolaan BMN tidak tertib 1 Menginput data kedalam Aplikasi SIMAK- BMN berdasarkan SPM, SP2D, Dokumen lainn serta dibuatkan Label Barang 2 Melakukan Pengecekan Barang Milik Negara secara periodik ng ada diruangan dan dibuatkan lembar Daftar Barang Ruangan SPM, SP2D dan dokumen lainn 15 menit Aplikasi data BMN DBR 2 jam Penginputan barang sesuai DBR 3 Melakukan rekonsiliasi dengan Aplikasi SAKPA untuk mencocokan data neraca BMN dan SAKPA setiap bulan, semester dan tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Internal 4 Melakukan Rekonsiliasi dengan Kantor Pelanan Kekaan Negara dan Lelang setiap Semester dan Tahunan dibuktikan dengan Berita Acara Rekonsiliasi KPKNL dan dilengkapi dengan Berita Acara Stok Opname Fisik Barang Persediaan 5 Membuat Catatan atas Laporan Barang Milik Negara setiap Semester dan Tahunan tdk komputer, ADK 30 menit BAR Internal ADK, BA Stok Opname, Laporan BMN Internet 2 Jam BAR KPKNL 30 menit Tertib Administrasi, Laporan BMN 6 Mengirim Laporan SIMAK-BMN (hard copy & soft copy) dan CalBMN ke Koordinator Wilah melalui dan Komdanas Internet 15 menit Laporan BMN dikirim tepat waktu, akurat dan akuntabel pengarsipan