KEWENANGAN YANG DAPAT DILIMPAHKAN KEWENANGAN TERBATAS/ PELAKSANAAN

Transkripsi

1 PENDELEGASIAN WEWENANG PIMPINAN DINAS SOSIAL KABUPATEN BANGLI PIMPINAN OPD DINAS LUAR/ BERHALANGAN MEMBERITAHU/PERINTAH LISAN/ MENULIS SURAT PELIMPAHAN TUGAS KEPADA SEKRETARIS/KABID PEJABAT YANG DITUNJUK: MELAPOR SECARA LISAN/TERTULIS TTG TUGAS YG SUDAH/ BELUM SELESAI YANG TIDAK DAPAT DILIMPAHKAN YANG DAPAT DILIMPAHKAN TERBATAS/ PELAKSANAAN PIMPINAN SUDAH KEMBALI AKTIF PEJABAT YANG DITUNJUK DAPAT: 1. BERHAK MENANDATANGANI SURAT- SURAT YG BERSIFAP RUTIN 2. DAPAT MEWAKILI LEMBAGA UNTUK RAPAT/UNDANGAN 3. MENGAMBIL LANGKAH TEKNIS (NON KEBIJAKAN) Ka. Dinas Sosial Kabupaten Bangli

2 No Kadi s Sekre t Kabid- Kabid PENGELOLAAN SURAT MASUK Kasuba Penerima Agendar gumu Surat is m Kelengkapan Waktu Out put Pulpen 10 mt diterima 1 Menerima Masuk 2 Menandatangani buku ekspedisi Pengirim 3 Meneliti kode, (Biasa/Rahasia/Pribadi ) 4 Mencatata dalam Agenda Buku agenda masuk masuk 5 Mengisi lembar 6 Mengisi lembar disposis ttg identitas 7 Mendidrtibusikan Surat masuk 8 Mengisi tindaklanjut Alat tulis/ Surat Masuk pulpen (perintah) 9 Mencatat Daftar pendistribusian distribusi 10 Menyimpan warna Fil lembar Hijau lembar Disposisi Hijau 11 Tindak lanjut Surat Kertas/ laptop blangko dll secara resmi Pulpen 10 mt Ada bukti penerimaan Pulpen 10 mt Surat diklasifikasi 10 mt Surat tercatat Lembar 10 mt Surat berisi lembar Pulpen/ 10 mt Identitas lembar tercatat Map 1 Jam Surat didistribusikan 30 mt 1 jam 10 mt Lembar berisi perintah Catatan distribusi Disposisi lembar haiau tersimpan Dapat berbentuk: 1. Perlu Jawaban; 2. Cukup diketahui; 3. Tindak lanjut lainnya. Keterangan Waktu penyelesaian, dilihat dari permasalahanann ya

3 No 1 Menjawab masuk/ Inisiatif Sendidri 2 Membuat Konsep Surat 3 Mengetik draf Surat Keluar 4 Koreksi draf Surat Keluar 5 Membubuhkan paraf pada keluar 6 Mengisi lembar kendali Surat 7 Mengisis lembar Memo kepada Kadis/Sekretaris 8 Pengesahan/Penand atangan Surat Keluar 9 Mengisis Nomor Surat Keluar 10 Menggandakan/ Menulis alamat Tujuan Surat 11 Meneliti Kebenaran Alamat Tujuan Surat Kadis Sekre Kasuba t g PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT Operator/ Penerima pengganda Surat an Kurir Kelengkapan Waktu Out put Pulpen 10 mt diterima secara resmi Pulpen, Buku kosong, kertas 30 mt Tersedia konsep keluar Komputer, Printer, 30 mt Draf terketik secara kertas, tinta dll rapi dan benar (ejaan/tata letak) Alat tulis 15 mt Surat terkoreksi oleh Kasubag/Sekretaris Alat tulis 10 mt Surat terparaf pada tempat yang benar Pulpen/ lembar 10 mt Draf sudah tercatat Kendali keluar Membar Memo, alat 10 Draf keluar ada tulis Jam penjelasan singkat pada memo Alat tulis/ pulpen 20 mt Surat keluar telah ditandatangani Kadis/Sekretaris. Alat tulis 10 Surat berisi nomor sesuai Biaya penggandaan, sepeda motor Kertas/ laptop blangko dll jam 2 Jam 1 jam kode keluar Surat digandakan sesuai kebutuhan Surat terkontrol keluarnya sesuai tujuan 12 Mengirim Surat ke Prangko, Sepeda 1 jam Surat tercatat/sampai di Keteranga n Permen Dagri Nomor 30 Tahun 1979 tentang Tata Kearsipan Departem en Dalam Negeri

4 Kantor Pos 13 Mengirim Surat Secara Langsung Motor, BBM, Buku Ekspedisi, Pulpen Sepeda Motor, BBM, Buku ekspedisi, pulpen 2-3 jam kantor pos Surat sampai tujuan/ alamat No 1 Menerima Pengaduan: 1. tertulis 2. datang langsung (lisan) 3. lewat telepon/sms 2 Memilah Pengaduan masyarakat sesuai tupoksi 3 Pelaporan/meneruskan pengaduan ke yang terkait 4 Mengarahkan masalah ke unit yang terkait 5 Menghubungi/Panggil yang diadukan untuk konfirmasi 6 Menganalisis Informasi/data yang diperoleh 7 Melaporkan Informasi awal kepada Pimpinan 8 Membuat tindak lanjut sesuai kebutuhan a) Perintah Mempercepat proses (bila lambat) b) Merapatkan pihak terkait (bila diperlukan) Kadis Sekret Kabid- Kabid Kasubag Umum SOP PENGADUAN MASYARAKAT Pencatat Laporan Unit yang diadukan Kelengkapan Waktu Out put 1. Buku Pengaduan 2. Pulpen Keterangan 30 mt Pengaduan masyarakat tercatat Diterima di ruang Subag Umum Blangko 30 mt Lembar sudah diisi arah pimpinan yang dituju Bangko 30 mt Pengaduan terlaporkan pada Pimpinan Lembar 30 mt Ada Disposisi/perintah Pimpinan sebagai tindaklanjut Surat panggilan/ 2 hari Terlapor datang ke kantor (bukti telepon daftar hadir) Pulpen/ lembar 1 hari Tersedia catatan data atas pengaduan masyarakat (kesimpulan pengaduan masyarakat Map 1 Jam Surat didistribusikan Alat tulis/ pulpen 30 mt Kertas komputer/ printer Ruang rapat dan Buku notulen rapat Tindakan nyata dari unit terlapor 1 hari Tindakan nyata percepatan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 25 Tahun 2007 tentang Pedoman Penanganan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah 3 hari Notulen rapat dan tindaklanjut Kasubag Umum memfasilitasi tempat

5 c) Memberikan teguran/ menyurati (bila diperlukan) Kertas komputer/ printer 1 hari Surat teguran atau lainnya Kasubag umum mengirim