SUB BAGIAN UMUM. 1. Administrasi tata persuratan ( surat masuk )

Transkripsi

1 SUB BAGIAN UMUM 1. Administrasi tata persuratan ( surat masuk ) NO URAIAN TUGAS SH BK WP SK KET 1 Surat masuk diterima oleh sub bagian umum dari penitera diagendakan diberi nomor surat, lembar disposisi dan kartu kendali orang 2 Surat masuk diserahkan kepada ketua pengadilan negeri untuk didisposisi 3 Surat masuk diteruskan ke panitera sekretaris didisposisikan ke bagian masing masing 4 Khusus surat masuk yang mengenai ijin penyitaan, penggeledahan didisposisi oleh wakil ketua pengadilan negeri. 5 Surat masuk yang menyangkut perkara diteruskan ke wakil panitera dan yang menyangkut kesekretariatan diteruskan ke wakil sekretaris oleh bagian umum. 6 Surat masuk yang didisposisi oleh wakil panitera wakil sekretaris diberikan ke bagian umum untuk dibagikan ke masing masing bagian 7 Surat masuk di arsipkan, dijawab ditanggapi setelah diterima bagian masing masing. 2. Administrasi tata persuratan ( surat keluar ) 1 Surat diagendakan, diberi nomor dan diberi tanggal serta 1 surat untuk di arsipkan dibagian umum. Surat orang 2 Pengiriman surat dilampiri tanda terima melalui kantor pos dan yang mendesak dikirim melalui kurir. 3 Pengiriman surat yang ditujukan ke pengadilan tinggi masalah perpanjangan penahanan dikirim melalui faximile dan surat aslinya dikirim melalui kantor pos. 0 5 Kegiatan Kegiatan Surat

2 3. Administrasi perlengkapan 1 Pencatatan aset barang milik negara setiap ada pengadaan barang jasa kedalam APLIKASI SIMAK BMN. 4 orang 2 Pencatatan barang barang persediaan ( ATK). 3 Pemberian nomor urut pendaftaran ( NUP) BMN 4 Pembuatan Daftar Barang Ruangan ( DBR )yang berlaku selama 1 tahun 5 Pembuatan kartu inventaris barang ( kib ) 6 Pembuatan neraca ( simak bmn ) dan dilaporkan setiap akhir bulan ke Sub Bagian Keuangan. 7 Melakukan rekonsiliasi data BMN di neraca SIMAK BMN dengan neraca SAKPA KEUANGAN setiap bulan. 8 Membuat Barang Milik Negara setiap semester ke instansi terkait. 9 Setiap semester melakukan rekonsiliasi ke KPKNL. 10 Melakukan opname barang setiap triwulan. 11 Pendaftaran barang inventaris yang telah rusak dan sudah tidak dipakai. 12 Perpanjangan pajak kendaraan operasional roda 2 dan roda 4 13 Perbaikan dan perawatan kendaraan operasional roda 2 dan roda 4 14 Perawatan dan pemeliharaan gedung kantor secara periodic 60 Laporan 1 Surat

3 15 Perawatan ac dan komputer setiap 3 ( tiga ) bulan 16 Perbaikan dan perawatan meubelair Administrasi perencanaan 1 Menghimpun data ATK dan sarana penunjang kerja tahun yang akan datang orang 2 Menyusun rencana kerja tahunan yang berhubungan dengan sarana dan prasarana 3 Menyusun rencana kerja dan program kerja sub bagian umum setiap awal tahun 5. Kerumah tanggaan a. Pengelolaan perpustakaan Mencata buku baru yang diterima dalam buku agenda, buku induk dan penomoran menurut klasifikasi oleh petugas perpustakaan orang 2 Membuat catatan peminjaman buku dan pengembalian buku dalam buku pinjaman. 3 Melakukan pemeliharaan, perawatan koleksi buku buku 4 Mendata penerimaan buku baru untuk dimasukkan ke website b. Perawatan dan pemeliharaan sarana dan prasarana gedung 1 Perawatan dan pemeliharaan gedung dilaksanakan oleh 1 orang

4 pihak ke 3 2 Perawatan dan pemeliharaan barang inventaris kantor setiap 3 bulan sekali oleh pihak ke 3 3 Pengisian ulang tabung pemadam kebakaran setiap satu tahun sekali 4 Perawatan dan kebersihan taman oleh petugas taman dan kerja bakti sebulan 2 kali c. Keamanan Tabung pemadam Menyusun uraian tugas satuan pengaman setiap akhir bulan Rencana orang 2 Melakukan pertemuan dalam rangka evaluasi pelaksanaan tugas dengan staf sub bagian umum dan satuan pengamanan 3 Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 2 jam sekali setiap hari oleh petugas pengamanan dan staf sub bagian umum 4 Melakukan koordinasi dengan aparatur keamanan terkait apabila diperlukan 5 Membuat jadwal piket penerima tamu karyawankaryawati setiap bulan sekali 6 Mengarahkan semua tamu untuk lapor ke piket 7 Melakukan pengontrolan semua ruangan kerja setelah jam kerja 8 Menyalakan lampu dimalam hari diluar ruanagan seperlunya oleh petugas pengamanan 9 Mencatat dalam buku bagi pegawai atau pihak luar yang melaksanakan dilingkungan Kegiatan Jadwal 1 60 tamu

5 kantor dilaur jam kerja d. Kebersihan 1 Menyusun uraian tugas petugas kebersihan dan penanggung jawab kebersihan Rencana orang 2 Mengontrol pelaksanaan tugas uraian tugas