STANDARD PROSEDUR OPERASIONAL BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK DI PENGADILAN NEGERI TASIKMALAYA LAMA PROSES = 1 HARI.

Transkripsi

1 DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK LAMA PROSES = 1 HARI 1 Hari Surat Masuk yang bersifat tertutup (Rahasia dan pribadi) langsung disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai tujuan surat. Surat Masuk yang bersifat terbuka (penting dan tidak penting), diregister pada Buku agenda Surat Masuk dan diberi lembar disposisi, disampaikan ke Ketua Pengadilan Negeri. Surat masuk yang mendesak danpermohonan perpanjangan tahanan langsung diserahkan ke Panitera Muda Pidana atau pejabat yang bersangkutan. Setelah diregister surat diberi lembar disposisi, kemudian dicatat pada Buku agenda surat masuk. Setelah di disposisi oleh KPN, kemudian surat disampaikan kepada Panitera/Sekretaris untuk didisposisi. -Setelah didisposisi oleh Panitera/Sekretaris surat kembali dicatat pada Buku Kendali Wapan dan Wasek. Surat dari Wapan dicatat pada Buku Kendali Panmud Pidana, Panmud Perdata dan Panmud Hukum. Surat dari Wasek dicatat pada Buku Kendali Kasub Bag. Kauangan, Kasub Bag. Personalia dan Bag. Umum.

2 DALAM PENYELESAIAN SURAT KELUAR LAMA PROSES = 1 HARI 1 Hari Surat keluar di register pada Agenda surat keluar dan langsung menyerahkan arsip surat keluar. Surat setelah dimasukan Amplop dan diberikan Alamat Tujuan dan Nomor Surat Kemudian di Cap Stempel dan dicatat dalam buku dan lembar pengiriman Surat. Surat Keluar disampaikan/ dikirim pada pukul WIB, lewat dari jam tersebut dikirim besok harinya.

3 DALAM PENCATATAN BMN (BARANG MILIK NEGARA) LAMA PROSES = 7 HARI 1 Hari Barang masuk dilakukan pemeriksaan barang oleh petugas /panitia penerima barang yang ditunjuk. Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan order/kontrak, panitia menandatangani berita acara penerimaan barang. Apabila tidak sesuai barang harus diganti/ditukar dengan yang baru. 2 Hari Setelah dilakukan pembayaran oleh bendahara atau KPPN Kemudian, SPM, SP2D dan Kuitansi disampaikan kepada petugas persediaan atau petugas SIMAK BMN untuk melakukan pencatatan. 2 Hari BMN yang sudah dicatat bisa langsung dilakukan penomoran BMN yang bisa di print langsung dari Aplikasi. 2 Hari Setelah penomoran, dilakukan pendistribusian BMN dan perubahan pada DBR, KIB dengan mengganti yang baru.

4 DALAM PERAWATAN/PERBAIKAN BMN (BARANG MILIK NEGARA) LAMA PROSES = 5 HARI 1 Hari 2 Hari 2 Hari Sesuai Kepres Pemeriksaan BMN yang mengalami kerusakan dilakukan pendataan. Setelah dilakukan pendataan data dilakukan survei HPS terhadap perbaikan barang dimaksud ke Susun HPS dan melakukan koordimasi dengan bagian keuangan Melakukan pengadaan barang/jasa

5 DALAM PENGADAAN ATK/ART LAMA PROSES = 14 HARI 1 Hari 3 Hari Sesuai Kepres 2 Hari Pengajuan ATK dan ART (Barang Persediaan) dari tiap Bagian Bagian Umum merekap semua kebutuhan dan dibuat Daftar Rencana Pembelian. Melaksanakan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan (tiap 3 bulan sekali). Seluruh Pembelian dimasukkan kedalam Aplikasi, kwitansi diserahkan ke Bag. Keuangan dan seluruh Pengeluaran dicatat dalam Buku Keluar Barang. Stok opname manual dilakukan setiap bulan, dan stok opname untuk aplikasi persedian setiap akhir semeeter Operator persediaan mengisi aplikasi persediaan dan mengirimkan ke SIMAK 4 Hari 4 Hari

6 DALAM LAPORAN BULANAN DAN TAHUNAN LAMA PROSES = 4 HARI 3 Hari 1 Hari Pengumpulan bahan Laporan dari sub-sub Bagian dan Panmud Pengetikan Data/Resume/Laporan

7 DALAM PENGHAPUSAN BMN (BARANG MILIK NEGARA) LAMA PROSES = 87 HARI 5 Hari 7 Hari 7 Hari Usulan Pembentukan Panitia penghapusan BMN (Barang Milik Negara) ke. Pengadilan Tinggi Bandung. Tugas panitia penghapusan BMN: - mulai bekerja Pengajuan berkas : - Kepada PANSEK selaku kuasa pengguna barang, dengan surat pengantar dengan ttd oleh KPN. - Usulan penghapusan BMN ke KPKNL /kanwil DJKN Pembuatan pengantar rekomendasi yang di ttd oleh KPT kepada KBUA Proses KBUA penghapusan 7 Hari 60 Hari 1 Hari

8 DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK) LAMA PROSES = 12 HARI 2 Hari 10 Hari Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk Setelah deregister Induk, deregister kembali Ke Buku Register Klasifikasi masingmasing Bidang. Kemudian Buku halaman pertama diberi Nomor dan dicap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register. Pemberian label pada buku, kemudian buku Disusun pada rak buku sesuai klasifikasi Masing-masing. Pembuatan Katalog Buku

9 DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) LAMA PROSES = 2 HARI 2 Hari 2 Hari Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku peminjaman masingmasing anggota. Kartu diambil dan disimpan di laci khusus. Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya paling lama 1 minggu. Membuat Surat Teguran / Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

10 DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) LAMA PROSES = 2 HARI 5 Menit 10 Menit 5 Menit 10 Menit Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu. Hubungi Pejabat apakah bersedia menerima atau tidak Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu tanda tamu

11 DALAM PENGAMANAN KANTOR LAMA PROSES = 1 HARI Menyusun jadwal piket untuk satpam setiap akhir bulan Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap 3 jam sekali dilaksanakan oleh petugas keamanan Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM) Ke mengarahkan semua tamu untuk melapor ke : -Piket -Impormasi. mencatat dalam buku piket semua kegiatan di lingkungan kantor oleh yang melaksanakan piket

12 DALAM KEBERSIHAN KANTOR LAMA PROSES = 1 HARI Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/halaman kantor oleh petugas (cleaning service) Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal: pelantikan dll. Dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan seminggu tiga kali.

13 DALAM PELAPORAN BMN (BARANG MILIK NEGARA) LAMA PROSES = 8 HARI 3 Hari 2 Hari 2 Hari 1 Hari Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN Melakukan Rekonsiliasi internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA) Melakukan Rekonsiliasi dengan KPKNL dengan melampirkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan lainnya Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran- lampiran lainnya

14 DALAM PENETAPAN STATUS BMN (BARANG MILIK NEGARA) LAMA PROSES = 8 HARI 3 Hari 3 Hari 2 Hari Pengusulan status BMN ke PT PT mengajukan usulan status BMN dari satker kepada KPKNL. KANWIL DJKN, DJKN PUSAT Menerima SK penetapan status dari kpknl dan BUA