STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAGIAN UMUM DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK DI PENGADILAN TINGGI BANDUNG LAMA PROSES = 1 HARI

Transkripsi

1 DALAM PENYELESAIAN SURAT MASUK LAMA PROSES = HARI Surat Masuk yang bersifat tertutup (Rahasia dan pribadi) langsung disampaikan kepada yang bersangkutan sesuai tujuan surat. Surat Masuk yang bersifat terbuka (penting dan tidak penting), diregister pada Buku Kendali Surat Masuk dan diberi lembar disposisi, disampaikan ke Ketua Pengadilan Tinggi. Surat masuk yang mendesak dan permohonan perpanjangan tahanan langsung diserahkan ke Panitera Muda Pidana atau pejabat yang bersangkutan. Setelah diregister surat diberi lembar disposisi, kemudian dicatat pada Buku Kendali KPT dan segera d i s a m p a i k a n. Setelah di disposisi oleh KPT, kemudian surat disampaikan kepada Panitera / Sekretaris untuk didisposisi. Setelah didisposisi oleh Panitera / Sekretaris surat kembali dicatat pada Buku Kendali Wapan dan Wasek. Surat dari Wapan dicatat pada Buku Kendali Panmud Pidana, Panmud Perdata dan Panmud Hukum. Surat dari Wasek dicatat pada B u k u K e n d a l i K a s u b B a g. Keuangan, Kasub Bag. Personalia dan kasub Bag. Umum.

2 DALAM PENYELESAIAN SURAT KELUAR LAMA PROSES = HARI Surat Keluar di register pada Buku S u r a t K e l u a r d a n l a n g s u n g menyerahkan Arsip Surat Keluar. Surat setelah dimasukan Amplop dan diberikan Alamat Tujuan dan Nomor Surat kemudian di Cap Stempel dan dicatat dalam buku dan lembar pengiriman Surat. Surat Keluar disampaikan / dikirim pada pukul.00 WIB, lewat dari jam tersebut dikirim besok harinya.

3 DALAM PENCATATAN ASET BMN LAMA PROSES = 7 HARI Barang masuk di lakukan pemeriksaan barang oleh Petugas/Panitia Penerima Barang yang ditunjuk. Setelah barang diperiksa dan sesuai dengan order/kontrak, Panitia menandatangani Berita Acara Penerimaan Barang. Apabila tidak sesuai barang harus diganti/ditukar dengan yang baru. Setelah dilakukan pembayaran oleh bendahara atau KPPN Kemudian, SPM, SPD dan Kuitansi disampaikan kepada petugas persediaan atau petugas SIMAK BMN untuk melakukan pencatatan BMN yang sudah dicatat bisa langsung dilakukan penomoran BMN yang bisa di print langsung dari Aplikasi. Setelah penomoran, dilakukan pendistribusian BMN dan perubahan pada DBR, KIB dengan mengganti yang baru.

4 DALAM PERBAIKAN/PERAWATAN BMN LAMA PROSES = 5 HARI Pemeriksaan BMN yang mengalami kerusakan dilakukan pendataan. sesuai Keppres 4 Setelah pendataan data dilakukan survei HPS terhadap perbaikan barang dimaksud ke Susun HPS dan melakukan koordinasi dengan bagian keuangan. Melakukan pengadaan barang/jasa.

5 DALAM PENGADAAN ATK/ART LAMA PROSES = 4 HARI Pengajuan ATK dan ART (Barang Persediaan) dari tiap Bagian. sesuai Keppres 4 Bagian Umum merekap semua kebutuhan dan dibuat Daftar Rencana Pembelian. Melaksanakan Pengadaan sesuai dengan kebutuhan (tiap bulan sekali). Seluruh Pembelian dimasukkan kedalam Aplikasi, kwitansi diserahkan ke Bag. Keuangan dan seluruh Pengeluaran dicatat dalam Buku Keluar Barang. 4 5 Stock Opname Manual dilakukan setiap bulan, dan Stock Opname untuk Aplikasi Persediaan setiap akhir Semester. 4 6 Operator Persediaan mengisi Aplikasi Persediaan dan mengirimkan ke SIMAK

6 DALAM LAPORAN BULANAN LAMA PROSES = 4 HARI Pengumpulan Bahan Laporan dari sub-sub bagian dan Panmud. Pengetikan data/resume/laporan.

7 DALAM PENGHAPUSAN BMN LAMA PROSES = HARI 4 Pembuatan SK Panitia Penghapusan Barang yang diajukan oleh PN.Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN 4 4 Setelah PN melengkapi Persyaratan Penghapusan BMN, Berkas Penghapusan diteruskan kepada KPKNL setempat untuk mendapatkan persetujuan penghapusan BMN.Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) Melakukan Rekonsiliasi Internal dengan Bagian Keuangan dengan dibuatkan Berita Acara Hasil Rekonsiliasi Internal (per bulan dan per semesteran) dengan melakukan pengiriman data (SIMAK BMN ke SAKPA) Setelah terbit surat persetujuan dari KPKNL setempat, kemudian Pengadilan Tinggi membuat permohonan SK Penghapusan Barang Kepada Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MA- RI.Acara Rekonsiliasi Internal dan ADK serta persyaratan

8 DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK) LAMA PROSES = HARI 0 Penerimaan Buku untuk Perpustakaan dicatat ke Buku Register Induk. Setelah diregister Induk, diregister kembali ke Buku Register Klasifikasi masing-masing bidang. Kemudian Buku halaman pertama diberi nomor dan dicap Stempel Perpustakaan dan dimasukkan Nomor Register. Pemberian label pada buku, kemudian buku disusun pada rak buku sesuai klasifikasi masing-masing. Pembuatan Katalog Buku.

9 DALAM PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) LAMA PROSES = 4 HARI Buku yang dipinjam dicatat pada Register Buku peminjaman masing-masing anggota. Kartu diambil dan disimpan di laci khusus. Penyerahan Buku kepada peminjam dan pengembaliannya paling lama minggu. Membuat Surat Teguran/Surat Peringatan kepada Peminjam Buku yang belum mengembalikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

10 DALAM PENGAMANAN TAMU LAMA PROSES = Segera (limitasi waktu 0 MENIT) 5 Menit Tamu wajib lapor ke Petugas Piket dan mengisi buku tamu 0 Menit 5 Menit 0 Menit 4 Hubungi Pejabat apakah besedia menerima atau tidak. Apabila bersedia, tamu diantar langsung oleh Petugas Piket. Setelah selesai, kartu identitas bisa diserahkan kembali dengan terlebih dahulu menyerahkan tanda tamu.

11 DALAM PENGAMANAN KANTOR LAMA PROSES = 4 Menyusun jadwal piket untuk pegawai dan Satpam setiap akhir bulan. Melakukan pengontrolan lingkungan kantor setiap jam sekali, dilaksanakan oleh petugas keamanan. Melakukan koordinasi dengan aparat keamanan terkait (POLRES, POLSEK, KODIM). Mengarahkan semua tamu untuk melapor ke piket. Smencatat dalam buku piket, semua kegiatan di lingkungan kantor oleh yang melaksanakan piket.

12 DALAM KEBERSIHAN KANTOR LAMA PROSES = HARI/SESUAI JADWAL Pelaksanaan Kebersihan dilakukan rutin setiap hari kerja, meliputi kebersihan dalam ruangan dan luar ruangan/ halaman kantor oleh petugas (cleaning service) Pelaksanaan kebersihan untuk kegiatan khusus misal : pelantikan dll dilaksanakan pada hari tersebut sebelum dan sesudah pelaksanaan. Pengangkutan sampah dilaksanakan oleh petugas kebersihan seminggu tiga kali.

13 DALAM PELAPORAN BMN LAMA PROSES = 8 4 Melakukan Rekonsiliasi Melakukan Internal dengan Bagian Rekonsiliasi dengan Keuangan dengan KPKNL dengan dibuatkan Berita Acara melampirkan Berita Hasil Rekonsiliasi Acara Rekonsiliasi Internal (per bulan dan Internal dan ADK per semesteran) dengan serta persyaratan melakukan pengiriman lainnya data (SIMAK BMN ke SAKPA) Pelaporan SIMAK BMN Semesteran, terlebih dahulu Aplikasi Persediaan melakukan pengiriman ke SIMAK BMN Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan KPKNL ke Korwil beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiranlampiran lainnya.

14 DALAM PELAPORAN BMN TINGKAT WILAYAH LAMA PROSES = Melakukan Rekonsiliasi Melakukan Internal dengan Bagian Rekonsiliasi dengan Keuangan dengan KANWIL DJKN dibuatkan Berita Acara dengan melampirkan Hasil Rekonsiliasi Berita Acara Internal (per bulan dan Rekonsiliasi Internal per semesteran) dengan dan ADK serta melakukan pengiriman persyaratan lainnya data (SIMAK BMN ke SAKPA) Pelaporan SIMAK BMN Tingkat Wilayah, terlebih dahulu ADK SIMAK BMN satuan kerja DIPA 0 di input ke Aplikasi SIMAK BMN WILAYAH Pengiriman Hasil Rekonsiliasi dengan Eselon I (Dirjen Badilum) beserta ADK dan laporan BMN Semesteran beserta lampiran-lampiran lainnya (CALBMN Wilayah).

15 DALAM PENETAPAN STATUS BMN LAMA PROSES = 9 4 Mengajukan usulan Menerima Penetapan status penggunaan Status dari (KPKNL, sesuai dengan KANWIL DJKN, DJKN Kewenangannya PUSAT) jika tidak (KPKNL, KANWIL DJKN, terdapat kekurangan DJKN PUSAT) Data Usulan Status BMN Satuan Kerja diterima oleh Bagian umum dengan melampirkan data pendukung yang telah ditentukan Pengiriman Penetapan status BMN ke Stuan Kerja

16 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT MASUK No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Umum Staf Umum Staf Umum 4 Staf Umum Jam Jam Jam Jam Penerimaan surat, validasi dan memberikan tanda bukti penerimaan surat Pengelompokan dan pemisahan surat pribadi dan dinas (mendesak dan biasa) Memproses dan mendisposisi Surat dinas penting dan mendesak Memproses dan mendisposisi surat dinas biasa 5 Ketua/Wakil Ketua Jam Mendisposisi surat 6 Panitera/Sekretaris /Wapan /Wasek Jam Mendisposisi Surat 7 Staf Umum Jam Pencatatan surat di buku kendali Panmud Pidana, Perdata, Hukum dan Tipikor sesuai arah tujuan surat 8 Staf Umum Jam Pencatatan surat di buku kendali Kasub.Bag. Keuangan, Personalia, dan Umum sesuai arah tujuan surat TOTAL WAKTU 8 Jam ( Kerja)

17 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGELOLAAN SURAT KELUAR No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Umum Staf Umum Staf Umum 4 Staf Umum Jam Jam Jam Jam Penerimaan surat keluar dari tiap bagian dan meregisternya Memasukan surat ke amplop dan memberikan cap stempel pengadilan Pencatatan surat keluar yang akan dikirim Pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya TOTAL WAKTU 8 Jam ( Kerja)

18 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENCATATAN ASET BMN (BARANG MILIK NEGARA) No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS 4 5 Pejabat atau Panitia penerima barang yang ditunjuk Pejabat atau Panitia penerima barang yang ditunjuk Bendahara Pengeluaran Operator Aplikasi Persediaan dan SIMAK BMN Staf Umum/ Operator Apl.Persediaan/ SIMAK BMN Penerimaan, Pengecekan dan Pemeriksaan barang masuk dan surat/dokumen pendukungnya Penandatanganan Berita Acara Serah Terima barang Memproses dan melakukan pembayaran ke pihak Rekanan/Penyedia barang baik secara tunai maupun kontrak melalui KPPN Pencatatan dan penomoran BMN yang masuk pada aplikasi persediaan dan SIMAK BMN Pendistribusian BMN dan perubahan KIB pada aplikasi persediaan dan SIMAK BMN TOTAL WAKTU 7 Kerja

19 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERBAIKAN/PERAWATAN BMN No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Umum Staf Umum Staf Umum 4 Panitia/Pejabat Pengadaan Barang Sesuai Keppres Pendataan BMN yang rusak Survey HPS ke penyedia barang/jasa Penyusunan HPS dan koordinasi dengan bagian keuangan Melakukan Pengadaan barang/jasa TOTAL WAKTU 5 Kerja

20 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGADAAN BARANG PERSEDIAAN No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Semua Bagian Staf Umum 4 Panitia/Pejabat pengadaan barang Operator Apl. Persediaan Sesuai Keppres Pengajuan kebutuhan ATK dan ART dari semua bagian Merekap dan membuat daftar rencana pembelian Pengadaan barang Pencatatan pembelian barang ke aplikasi 5 Operator Apl. Persediaan 4 Stok opname 6 Operator Apl. Persediaan 4 Pengisian data dan Pelaporan Semesteran TOTAL WAKTU 4 Kerja

21 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU LAPORAN BULANAN No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Umum Staf Umum Pengumpulan bahan laporan dari semua bagian Pembuatan laporan bulanan TOTAL WAKTU 4 Kerja

22 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PELAPORAN SIMAK BMN SEMESTERAN No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS 4 Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Operator Apl. Persediaan/SIMAK BMN Input data persediaan ke SIMAK BMN Rekonsiliasi internal dengan bag.keuangan Rekonsiliasi dengan KPKNL Pengiriman hasil rekonsiliasi ke kantor wilayah (PTA) TOTAL WAKTU 8 Kerja

23 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGHAPUSAN BMN DI PENGADILAN NEGERI No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Pejabat/Pegawai yang ditunjuk Pejabat/Pegawai yang ditunjuk Pejabat/Pegawai yang ditunjuk Pembuatan SK Panitia penghapusan Meminta persetujuan penghapusan ke KPKNL Permohonan SK penghapusan ke Kepala BUA cq. Bagian Perlengkapan MA RI TOTAL WAKTU Kerja

24 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (BUKU MASUK) No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan 4 Staf Perpustakaan Penerimaan Buku dicatat di Buku Register Induk Pencatatan di Buku Register Klasifikasi masingmasing bidang Penomoran buku dan distempel cap perpustakaan Pemberian label pada buku 5 Staf Perpustakaan Pembuatan katalog buku TOTAL WAKTU Kerja

25 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PERPUSTAKAAN (PEMINJAMAN BUKU) No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan 4 Staf Perpustakaan Pencatatan peminjaman buku Penyimpanan kartu peminjam buku Pencatatan penyerahan dan pengembalian buku Membuat surat teguran keterlambatan pengembalian buku TOTAL WAKTU 4 Kerja

26 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU PENGAMANAN TAMU No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Petugas Piket Segera Tamu melapor dan memberikan identitas pribadi Petugas Piket Segera Menanyakan kesediaan pejabat untuk menerima tamu Petugas Piket Segera Mengantar tamu ke pejabat yang dituju 4 Petugas Piket Segera Penyerahan kembali identitas tamu TOTAL WAKTU (Segera)

27 No PEJABAT PELAKSANA Kasub.Bag. Umum Petugas Keamanan Sesuai jadwal Kasub.Bag. Umum Segera TENGGANG WAKTU REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEAMANAN KANTOR AKTIVITAS Penyusunan jadwal piket pegawai dan satpam Pengontrolan lingkungan kantor Koordinasi dengan aparat keamanan terkait bila diperlukan 4 Petugas Keamanan Segera Mengarahkan tamu untuk melapor ke bag.piket 5 Petugas Keamanan Sesuai jadwal Pencatatan kegiatan piket TOTAL WAKTU Kerja (dan sesuai jadwal)

28 REKAPITULASI PROSES DAN WAKTU KEBERSIHAN/KENYAMANAN KANTOR No PEJABAT PELAKSANA TENGGANG WAKTU AKTIVITAS Staf Umum/Honorer Staf Umum/Honorer Dinas Kebersihan Sesuai jadwal Sesuai jadwal Sesuai jadwal Pelaksanaan kebersihan yang rutin Pelaksanaan kebersihan untuk acara khusus Pengangkutan sampah TOTAL WAKTU (Sesuai Jadwal)